Ako sa vytvorí kópia odchádzajúceho listu? Pravidlá obchodnej korešpondencie e-mailom. Obchodný list: vzor

Tamara Vorotyntseva - riaditeľka rozvoja vzdelávacej spoločnosti "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktický obchodný kouč, autor knihy „Budovanie systému školenia personálu“ a publikácií v obchodných publikáciách v Rusku, Kazachstane a na Ukrajine. Tvorca internetového mailing listu: „E-mailová korešpondencia v podnikaní“ na serveri subscribe.ru! Kniha je praktická príručka pre obchodníkov, ktorí aktívne korešpondujú s klientmi a partnermi. Predstavuje nástroje, ktoré pomôžu zefektívniť elektronickú komunikáciu, optimálnu z hľadiska času a výsledku a čo najviac v súlade s pravidlami a predpismi prijatými v modernej podnikateľskej komunite. Autor poskytuje praktické rady, svoje pozorovania ilustruje prípadmi zo skutočného života a vyvodzuje odôvodnené závery. Text knihy je bohatý na rozpoznateľné príklady skutočnej obchodnej korešpondencie. Autor sa delí o svoje postrehy, techniky, „triky“, ktoré môžu výrazne ovplyvniť efektivitu a efektivitu obchodného emailu. Ak ste obchodník a je pre vás dôležité písať rýchlo, stručne, kompetentne, v súlade s pravidlami dobrého obchodného tónu, táto kniha sa stane vaším spoľahlivým pomocníkom.

kniha:

Pri práci s poľami "Komu" ("Komu"), "Kopírovať" ("Сс"), "Skrytá kópia" ("Всс") nezabúdajte, že ide o dôležitú časť e-mailu, ktorá ovplyvňuje ďalšie akcie účastníkov. v korešpondencii.

"Komu" ("To"). Toto pole obsahuje adresu príjemcu, ktorému je list priamo adresovaný, a informácie v ňom obsiahnuté. Od hlavného adresáta čaká na odpoveď autor listu. Ak sú v tomto poli umiestnení dvaja príjemcovia, potom autor listu čaká na odpoveď od každého alebo jedného z nich (majte na pamäti, ak je vaše meno na zozname príjemcov). Zároveň (ak ste odosielateľom) majte na pamäti, že nie je veľmi vhodné uvádzať do poľa „Komu“ (“Komu” viacero príjemcov). List odoslaný niekoľkým adresátom nemusí dostať ani jednu odpoveď, pretože každý si bude myslieť, že odpovie ten druhý.

Ak je list adresovaný vám, ale v kópii obsahuje iných adresátov, nezabudnite pri odpovedi použiť tlačidlo „Odpovedať VŠETKÝM“! Tým sa uloží okruh adresátov označený iniciátorom korešpondencie.

"Kopírovať" ("Ss"). IN do tohto poľa zadajte adresy príjemcov, ktorí by podľa vás mali poznať korešpondenciu v tejto veci. Títo príjemcovia dostávajú informácie len „pre informáciu“. Príjemca v kópii zvyčajne nemusí odpovedať na list, ale v prípade potreby tak môže urobiť.

POZNÁMKA. TO JE DÔLEŽITÉ!

Ak je vaše meno v poli „Kópia“ („CC“), potom pri zadávaní korešpondencie nezabudnite, že existujú situácie, keď je mimoriadne dôležité byť zdvorilý. Použite frázy: „Dovoľte mi pripojiť sa k diskusii“ alebo „Dovoľte mi pripojiť sa k vášmu dialógu“ alebo „Dovoľte mi vyjadriť svoj názor“.

"Bcc" ("Bcc"). Toto pole je v niektorých spoločnostiach zakázané, keďže ide o nástroj, ktorý je v rozpore s etickými štandardmi komunikácie. Účelom tohto poľa je vyzvať adresáta, aby sa stal „utajeným svedkom“.

Ak je vo vašej obchodnej praxi zvykom využívať toto pole v práci, zvážte nasledovné. Príjemca v „slepej kópii“ zostáva neviditeľný pre hlavného príjemcu a pre príjemcov v kópii. Niekedy je pre odosielateľa a „utajeného príjemcu“ užitočné predbežná dohoda (alebo následné povedomie) o dôvode a účele takéhoto spôsobu informovania.

POZNÁMKA. TO JE DÔLEŽITÉ!

„Skrytý“ príjemca by v žiadnom prípade nemal vstupovať do korešpondencie z tohto poľa.

Obchodná komunikácia je svoj vlastný svet s vlastnými zákonmi. Veľa závisí od toho, ako dodržiavame tieto zákony: dojem, ktorý robíme na kolegov a partnerov, produktivita práce a dokonca aj kariérny postup.

Osobitné miesto v obchodnej komunikácii zaujíma obchodná korešpondencia, ktorá je každodennou povinnosťou väčšiny kancelárskych pracovníkov a nielen. Schopnosť správneho vedenia obchodnej korešpondencie môže byť dobrým pomocníkom pri uzatváraní ziskových obchodov a budovaní imidžu vašej firmy.

Pozrime sa na niektoré vlastnosti obchodného listu. Obchodná korešpondencia je teda:

• používanie vzorových fráz a klišé
• emocionálna neutralita,
• sémantická presnosť a stručnosť prezentácie,
• dobre štruktúrovaný argument.

obchodná korešpondencia na anglický jazyk je rovnaký súbor pravidiel a klišé, z ktorých niektoré odporúčame každému, kto pracuje so zahraničnými partnermi alebo v medzinárodných spoločnostiach. Upozorňujeme na niekoľko užitočných fráz, ktoré ozdobia vašu obchodnú korešpondenciu. Tieto frázy zdôraznia vašu profesionalitu a pomôžu formovať imidž podnikateľa. Začať? m!

1.Nájdite v prílohe

Začnime s klasikou. Často musíte k listu pripojiť rôzne dokumenty alebo iné súbory. Na informovanie príjemcu o prítomnosti prílohy je táto fráza dokonalá. Koniec koncov, slovo „Attachment“ v preklade znamená „investícia“. Fráza by mala byť použitá na konci listu.

Tu je niekoľko príkladov použitia:

• V prílohe nájdete moje portfólio.
• V prílohe nájdete kópiu zmluvy/zmluvy.

2.Poslal som ďalej

Túto frázu môžete použiť, ak potrebujete poslať e-mail ďalším príjemcom. Na informovanie adresáta o tom je fráza „Poslal som ďalej“ perfektná. Napríklad:

• Poslal som vám Annin životopis.
• Preposlal som vám Johnov e-mail.

3. Mám kópiu

Osoba nezasvätená do všetkých tajomstiev osobitostí obchodnej korešpondencie nemusí pochopiť, čo táto podivná skratka znamená. Ale my sme profesionáli. „I've cc'ed“ je skratka, ktorá znamená skopírovaný uhlík. Táto fráza znamená „uložiť niekoho na kópiu, aby ste dostali listy“.

Ak teda potrebujete dať niekomu vedieť, že do kópie vkladáte iných príjemcov, pokojne použite túto frázu. Napríklad:

• Napísal som Sare kópiu tohto e-mailu.
• Napísal som Jackovi a Jimmymu tieto e-maily.

Čo sa týka skratiek, ktoré nie je možné použiť v obchodnej korešpondencii, pre tento prípad sa zvyčajne robí výnimka.

4. Pre ďalšie podrobnosti

Táto fráza je osvedčený spôsob, ako zdvorilo ukončiť svoj list v angličtine. „Pre ďalšie podrobnosti“ znamená „pre podrobnejšie informácie“, „podrobnejšie“. Príklady použitia:

• Pre bližšie informácie ma kedykoľvek kontaktujte.
• Pre bližšie informácie napíšte nášmu obchodnému manažérovi.

Ďalšia fráza, ktorá vám pomôže skončiť zdvorilo, je „Ak máte nejaké otázky, neváhajte ma kontaktovať.“ V preklade to znamená „Ak máte nejaké otázky, pokojne mi napíšte.“

5.Teším sa

Fráza „tešiť sa“ znamená „tešiť sa“. Ak sa teda tešíte na odpoveď alebo inú akciu od adresáta, potom by bolo celkom vhodné použiť túto frázu. Napríklad:

• Teším sa na tvoju odpoveď.
• Teším sa na vašu odpoveď.

Fráza sa najlepšie používa na konci listu.

Pri písaní listu musíte byť zdvorilí, aj keď sa vám to veľmi nechce. Schopnosť zostaviť kompetentné listy v akejkoľvek situácii odráža vašu profesionalitu, dobrý chov a znalosť podnikateľskej etiky. Na záver pripomíname, že v obchodnej korešpondencii musíte preukázať presnosť znenia a dokonalú gramotnosť. Je tiež neprijateľné používať skratky (až na zriedkavé výnimky).

Píšte e-maily správne v angličtine, milí priatelia! Veľa štastia!

čo je e-mail? V dnešnom obchodnom svete je to takto:

• Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
• Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha prostredníctvom e-mailu. Ak teda dobre ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
• Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa vás snaží získať, rozptýliť a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z týchto pozícií sa pozrite na prácu s e-mailom. Začnime jednoducho.

Dizajn písmen

Používam poštového klienta Mozilla Thunderbird, takže použijem jeho príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Možno niekto nevie, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

• Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
• Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
• Skrytá kópia: napíšeme niekoho, kto by si mal list prečítať, ale mal by zostať neznámy pre ostatných adresátov listu. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadnej korešpondencii zadajte príjemcov prostredníctvom polí „Kópia“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré v poli „Kópia“ uvádzajú 50 – 90 príjemcov. Dochádza k narušeniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ďalším pracujete na podobnej téme. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa poznajú. A ak sú na zozname konkurenčné firmy, ktoré o sebe nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a prinajmenšom s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to takto.

Téma listu

Profesionálne poštové služby často píšu o dôležitosti predmetu (niekedy rozumne) vo svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora treba ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo fwd, medzi ktorými budete musieť vyhľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie stredného manažéra. O podnikateľoch a majiteľoch firiem vôbec nehovorím, ich počet listov niekedy presahuje 200 a viac za deň. Takže ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet listu?

Chyba #1 : v predmete len názov firmy. Napríklad "Sky" a všetko. Po prvé, pravdepodobne nepatríte medzi vašu spoločnosť, ktorá komunikuje s touto protistranou. Po druhé, takáto téma nedáva zmysel, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Približne takto.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titul. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného listu: nie predať, ale poskytnúť identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie textov pre rôzne prípadyživota. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám čítať ich články aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme dôsledne urobiť niekoľko rozhodnutí.

Otázka zdvorilosti . Na začiatku listu môžete rozmazávať zdvorilosti či dokonca nežnosti v duchu: „Môj milý Rodya, už viac ako dva mesiace sa s tebou písomne ​​nerozprávam, z čoho som sám trpel a ani som nespal inú noc, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na zostavenie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času účastníka rozhovoru na jeho prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie písanie epištolárneho žánru na súťaž a nie list jeho matky Raskoľnikovovi, ale obchodnú korešpondenciu.

Rešpektujeme náš čas a príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť si okolnosti vášho zoznámenia má zmysel až v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo aktuálnej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Dobrý deň, Ivan“, v druhom a nasledujúcich: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy som sa obával otázky, na koho sa v liste obrátiť, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez váhania som napísal „Ahoj, Anna“ a nepustil som sa do parného kúpeľa. Ale nie vždy to tak je.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovič." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!".

Pre seba používam pravidlo osloviť menom toho, kto je v poli „Komu“. A tých, ktorí sú v kópii, vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťaz listov s otázkami a odpoveďami – jedným slovom dialóg. Považuje sa za osvedčený postup nevymazávať históriu korešpondencie a napísať svoju odpoveď na začiatok citovaného textu, aby ste si po opätovnom zobrazení tejto korešpondencie o týždeň mohli jednoducho prečítať dialóg zhora nadol zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille "Nastaviť kurzor po citovanom texte." Odporúčam zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Zostavenie a adresovanie“. Musí to tak byť.

Účel listu . Obchodné listy sú dvoch typov:

• keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
• a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že odsúhlasí priloženú faktúru na úhradu.

Motivačných listov je spravidla oveľa viac ako ohlasovacích. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Po výzve na akciu by malo nasledovať krstné meno a malo by byť poslednou vetou listu.

Nesprávne : "Porfirij Petrovič, viem, kto zabil starú ženu."

Správny : "Porfiry Petrovič, to ja som zabil starú ženu, prosím, zakročte pri mojom zatknutí, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Všetky e-mailové klienty navyše umožňujú nastaviť automatickú náhradu podpisu, napríklad klasické „S úctou, ...“. V Mozille sa to robí v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Napísať alebo nenapísať kontakty do podpisu je osobná záležitosť každého. Ale ak ste nejako spojený s predajom - určite napíšte. Aj keď sa transakcia neuskutoční na základe výsledkov komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Na záver ešte jedna vlastnosť tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. Zadajte predvolenú hodnotu v texte listu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Samozrejme uzávierka musí byť reálna (text z ukážky neposielajte v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a rozhodnúť sa o ňom. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, k použitiu tohto čipu treba pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu napínať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale nechať vás čakať na piatok.

investície

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné ponuky, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Omyl : Obrovská veľkosť investície. Často dostávame e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. Poštový program korešpondenta bude takmer určite niekoľko minút visieť v márnych pokusoch stiahnuť náhľad tejto prílohy. A Boh chráň, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne ...

Osobne takéto listy okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Ovládajte veľkosť prílohy. Odporúča sa, aby nebol väčší ako 3 MB.

Čo ak prekročí?

• Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad v PDF a 300 dpi sa získajú celkom čitateľné skeny.
• Zamyslite sa nad programami, ako je archivátor WinRar alebo 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
• Čo ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc prídu cloudové úložiská informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Radšej si však svoje informácie uložené v cloude spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie celkom samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Raz sme vo firme pripravovali obchodnú ponuku adresovanú ... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a v prílohe bol súbor s názvom „DlyaFedi.docx“. S manažérom, ktorý mi to poslal, sa uskutočnil dialóg s nasledujúcim obsahom:

Vážený manažér, ste osobne pripravený priblížiť sa k tejto váženej osobe a nazvať ju Fjodor?

Akosi nie, vážený človek, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „Pre Fediho“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás v tomto CP kúpi sekery?

Chystal som sa premenovať...

Prečo nastavovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše s premenovaním súboru pre seba? Prečo hneď správne nepomenovať prílohu: "Pre Fedora Michajloviča.docx" alebo ešte lepšie - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailom ako "tvárou" viac-menej vyriešené. Prejdime k e-mailu ako nástroju produktivity a povedzme si o jeho rozptýlení.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj poštu je potrebné riešiť sprísnením pravidiel a implementáciou pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY e-mailové upozornenia. Ak je poštový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom a ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve života.

Niekomu silná vôľa umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, ale Obyčajní ľudia radšej nepokúšajte osud a vypnite ich. V Mozillla Thunderbird sa to robí cez menu „Nástroje“ → „Možnosti“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhradíte čas na analýzu pošty, otvoríte poštového klienta a uvidíte všetky neprečítané správy. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútenej odstávky, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými e-mailmi? Odpovedám: nemáte na pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (takéto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do poštového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky so svojím „Time Drive“) deklarujú štandard pre odpovedanie na e-maily do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo dobrej formy - neočakávajte okamžité odpovede od partnera e-mailom. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to prostredníctvom rýchlejších komunikačných kanálov.

Vypli sme teda notifikácie a teraz zapíname poštového klienta podľa nášho harmonogramu.

Čo robiť, keď sme sa dostali do e-mailu a zapojili sme sa do činnosti nazývanej „analyzovanie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme zero inbox som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som jediného človeka, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehackeri sú na túto tému články. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Budem vďačný, ak budú GTD guru uvedení v komentároch, doplnia alebo vylepšia popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív vašich aktivít. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Ak ste sa pustili do analýzy doručenej pošty, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí vybrať a stlačiť Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť odstrániť e-mail, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

1. Dokážete odpovedať za tri minúty? Treba na to odpovedať? Áno, áno a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte hneď.
2. Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte svoj e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad používam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: prepošlete jej list a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
3. Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo len prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo ďalej s touto správou: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé skladovanie, ktoré mám.

• 0_Run. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem pridať písmená, ktoré si vyžadujú podrobné štúdium. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
• 1_Odkaz Odtiaľ dávam listy informácie o pozadí: uvítacie listy s prihlasovacími údajmi z rôznych webových služieb, lístky na nadchádzajúce lety atď.
• 2_Projekty. Tu je uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existuje aktuálny vzťah. Prirodzene, pre každý projekt alebo partnera existuje samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy od zamestnancov „Neba“ spojených s týmto partnerom. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
• 3_Múzeum. Sem hodím tie písmenká, ktoré je škoda vymazať a výhody z nich nie sú zrejmé. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z "2_Projects". Jedným slovom, prví kandidáti na výmaz sú uložení v „Múzeu“.
• 4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzorovými dokumentmi, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad akty zosúlaďovania od klientov, lístky na výlety. Priečinok má veľa spoločného s priečinkami "2_Projekty" a "1_Sprav", iba obsahuje účtovné informácie av priečinku "2_Projekty" - informácie o správe. V "4_Documents" - mŕtve informácie a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné mailingy, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia poštového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení má Thunderbird začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže vlajka je vypnutá! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika sa presunuli do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99 % prípadov týkajú projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kam sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy len na jednom mieste – v priečinku doručenej pošty. Teraz používam filtre len na organizovanie automatických bežných listov z rôznych systémov do priečinkov, teda listov, ktoré odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v menu „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať od 10 do 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na nové e-maily? ;)

Dnes súdy často akceptujú elektronickú korešpondenciu ako písomný dôkaz. Na to však musí mať právnu silu. Medzitým jasné a jednotné pravidlá a metódy na zisťovanie oprávnenosti virtuálnej korešpondencie ešte neboli vyvinuté, čo vedie k veľkému množstvu problémov.

Zvážte niekoľko spôsobov odosielania e-mailov právny účinok.

Časy, keď boli listy na papieri jediným komunikačným prostriedkom, sú preč. Rozvoj ekonomických vzťahov medzi ekonomickými subjektmi je už nemysliteľný bez využitia informačných technológií. To platí najmä vtedy, keď sa protistrany nachádzajú v rôznych mestách alebo dokonca krajinách.

Komunikácia prostredníctvom elektronickej komunikácie pomáha znižovať náklady na materiál a tiež vám umožňuje rýchlo vypracovať spoločné stanovisko ku konkrétnym problémom.

Takýto pokrok však netreba vnímať len pozitívne. Medzi subjektmi hospodárskych vzťahov často vznikajú rôzne spory, pri ich riešení sa obracajú na súdy. Súd rozhoduje na základe posúdenia dôkazov, ktoré strany poskytli.

Zároveň sa analyzuje relevantnosť, prípustnosť, spoľahlivosť každého dôkazu samostatne, ako aj dostatočnosť a previazanosť dôkazov ako celku. Toto pravidlo zakotvené v APC Ruskej federácie (odsek 2, článok 71), ako aj v Občianskom súdnom poriadku Ruskej federácie (odsek 3, článok 67). V procese zisťovania prípustnosti a spoľahlivosti vykonaných dôkazov si súd často kladie otázky, ktorých riešenie výrazne ovplyvňuje výsledok prípadu.

Používanie elektronickej správy dokumentov vo vzťahoch medzi ekonomickými subjektmi upravujú normy Občianskeho zákonníka Ruskej federácie. Najmä v odseku 2 čl. 434 uvádza: písomnú zmluvu je možné uzavrieť výmenou dokumentov prostredníctvom elektronickej komunikácie, čo umožňuje spoľahlivo zistiť, že dokument pochádza od zmluvnej strany.

V súlade s odsekom 1 čl. 71 Občianskeho súdneho poriadku Ruskej federácie a ods. 1 čl. 75 Rozhodcovského poriadku Ruskej federácie je písomným dôkazom obchodná korešpondencia obsahujúca informácie o okolnostiach dôležitých pre posúdenie a vyriešenie prípadu, vyhotovená vo forme digitálneho záznamu a prijatá prostredníctvom elektronickej komunikácie.

Pre použitie elektronických dokumentov v súdnom konaní musia byť splnené dve podmienky. Po prvé, ako už bolo uvedené, musia mať právnu silu. Po druhé, dokument musí byť čitateľný, to znamená, že musí obsahovať informácie, ktoré sú všeobecne zrozumiteľné a prístupné vnímaniu.

Táto požiadavka vyplýva zo všeobecných pravidiel súdneho konania, ktoré predpokladajú bezprostrednosť vnímania informácií zo zdrojov dôkazov sudcami.

Súd často odmietne priložiť k prípadu ako dôkaz materiály elektronickej korešpondencie, ktorá nespĺňa vyššie uvedené podmienky, a následne vydá rozhodnutie, ktoré nespĺňa oprávnené požiadavky zainteresovanej strany.

Zvážte hlavné spôsoby legitimizácie elektronickej korešpondencie pred a po začatí konania.

Spolupracujte s notárom

Ak prípad sa ešte nezačal, potom, aby ste elektronickej korešpondencii dali právnu silu, musíte zapojiť notára. V odseku 1 čl. 102 Základy notárskej legislatívy (zásady) uvádza, že na žiadosť zainteresovaných osôb notár zabezpečí dôkazy požadované na súde alebo v správnom orgáne, ak je dôvod domnievať sa, že vykonanie dôkazu sa následne stane nemožným alebo náročným. A v odseku 1 čl. 103 VZ stanovuje, že na zabezpečenie dôkazov notár skúma písomné a vecné dôkazy.

Podľa odseku 2 čl. 102 OZ notár nevykonáva dokazovanie vo veci, ktorá je v čase, keď sa naňho záujemcovia obrátia, v konaní na súde alebo správnom orgáne. V opačnom prípade súdy uznávajú notárom overenú elektronickú korešpondenciu za neprípustný dôkaz (uznesenie 9. AAC zo dňa 11. marca 2010 č. 09AP-656 / 2010-GK).

Je potrebné pripomenúť, že na základe časti 4 čl. 103 Základy, poskytovanie dôkazov bez upovedomenia jednej zo strán a zainteresovaných strán sa vykonáva len v naliehavých prípadoch.

Za účelom preskúmania dôkazov sa vyhotovuje protokol, v ktorom sa okrem Detailný popisúkony notára by mali obsahovať aj údaje o dátume a mieste obhliadky, notárovi, ktorý obhliadku vykonáva, o zainteresovaných osobách, ktoré sa na nej zúčastňujú, ako aj zoznam okolností zistených pri obhliadke. Samotné e-maily sa vytlačia a uložia s protokolom, ktorý podpíšu osoby zúčastnené na kontrole, notár a spečatia jeho pečaťou. Na základe rozhodnutia Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie zo dňa 23. apríla 2010 č. VAC-4481/10 sa notársky overený protokol o nahliadnutí do elektronickej schránky považuje za riadny dôkaz.

V súčasnosti nie všetci notári poskytujú služby certifikácie e-mailov a ich cena je pomerne vysoká. Napríklad: jeden z notárov mesta Moskva si účtuje 2 000 rubľov za jednu stranu popisnej časti protokolu.

Záujemca o zabezpečenie dôkazu sa s príslušnou žiadosťou obráti na notára. Malo by v ňom byť uvedené:

• dôkazy, ktoré treba zabezpečiť;
• okolnosti, ktoré sú podložené týmto dôkazom;
• dôvody, na základe ktorých sa vyžaduje poskytnutie dôkazov;
• neprítomnosť v čase podania žiadosti u notára veci v konaní na všeobecnom súde, rozhodcovskom súde alebo správnom orgáne.

S prihliadnutím na technický proces prenosu elektronických správ miestami detekcie elektronickej pošty môžu byť počítač príjemcu, poštový server odosielateľa, poštový server príjemcu, počítač osoby, ktorej je elektronická korešpondencia určená.

Notári nahliadajú do obsahu elektronickej schránky buď na diaľku, to znamená, že využívajú vzdialený prístup na poštový server (môže to byť server poskytovateľa poskytujúceho službu elektronickej komunikácie na základe zmluvy, poštový server registrátora doménových mien alebo bezplatný internetový poštový server), alebo priamo z počítača dotknutej osoby, ktorá má nainštalovaný e-mailový program (Microsoft Outlook, Netscape Messenger a pod.).

Na vzdialenú kontrolu môže notár okrem aplikácie potrebovať aj povolenie od registrátora doménových mien alebo poskytovateľa internetu. Všetko závisí od toho, kto presne poskytuje podporu pre prácu poštových schránok alebo servera elektronickej pošty na základe zmluvy.

Potvrdenie poskytovateľa

Uznesenia 9. AAVŠ zo dňa 04.06.2009 č. 09AP-3703 / 2009-AK, zo dňa 27.04.2009 č. 09AP-5209/2009, FAS MO zo dňa 13.5.2010 č. / KG41e3841 súdy uznávajú aj prípustnosť elektronickej korešpondencie, ak je potvrdená poskytovateľom internetových služieb alebo registrátorom doménových mien, ktorí sú zodpovední za správu poštový server.

Poskytovateľ alebo registrátor doménového mena osvedčuje elektronickú korešpondenciu na žiadosť záujemcu len vtedy, ak spravuje poštový server a takéto právo je uvedené v zmluve o poskytovaní služieb.

Objem elektronickej korešpondencie však môže byť dosť veľký, čo následne môže skomplikovať proces poskytovania papierových dokumentov. V tejto súvislosti súd niekedy umožňuje poskytovanie elektronickej korešpondencie na elektronických médiách. Rozhodcovský súd Moskovskej oblasti teda vo svojom rozhodnutí zo dňa 1. augusta 2008 vo veci č. A41-2326/08 poukázal na prípustnosť elektronickej korešpondencie predkladanej súdu na štyroch CD nosičoch.

Ale pri posudzovaní veci v odvolacom stupni Desiaty AAC uznesením zo dňa 09.10.2008 vo veci č. A41-2326 / 08 uznal prepojenie na elektronickú korešpondenciu za neopodstatnené a zrušil rozhodnutie súdu prvého stupňa, s uvedením, že záujemca nepredložil žiadne doklady stanovené v uzatvorenej zmluvnej zmluve.

E-maily týkajúce sa predmetu sporu je teda potrebné podávať súdu písomne ​​a všetky ostatné dokumenty je možné podávať elektronicky.

Na preukázanie skutočností uvedených vo virtuálnej korešpondencii pomôže potvrdenie obsahu listov odvolaním sa na ne v ďalšej papierovej korešpondencii. Použitie iných písomných dôkazov je premietnuté do uznesenia 9. AAC z 20. decembra 2010 č. 09AP-27221/2010-GK. Medzitým má súd pri posudzovaní prípadu a hodnotení dôkazov predložených stranami právo nepovažovať papierovú korešpondenciu s odkazmi na elektronickú korešpondenciu za prijateľnú.

Len to berie do úvahy a rozhoduje sa na základe komplexného rozboru všetkých predložených dôkazov.

Získajte pomoc od odborníka

Ak prípad sa už začal, potom na priznanie právnej účinnosti elektronickej korešpondencii je potrebné využiť právo na zapojenie znalca. V odseku 1 čl. 82 Rozhodcovského poriadku Ruskej federácie sa upravuje, že s cieľom objasniť otázky vznikajúce pri posudzovaní prípadu, ktoré si vyžadujú osobitné znalosti, rozhodcovský súd na žiadosť osoby, ktorá sa prípadu zúčastňuje, ustanoví znalecký posudok, alebo so súhlasom osôb, ktoré sa na ňom podieľajú.

Ak je ustanovenie znaleckého skúmania ustanovené zákonom alebo dohodou, alebo sa vyžaduje na overenie výroku o sfalšovaní predložených dôkazov, alebo ak je potrebné dodatočné alebo opakované odborné skúmanie, môže rozhodcovský súd ustanoviť znalecké skúmanie na vlastnej iniciatívy. Ustanovenie skúšky na overenie predložených dôkazov upravuje aj čl. 79 Občianskeho súdneho poriadku Ruskej federácie.

V žiadosti o vymenovanie súdnoznalecké vyšetrenie je potrebné uviesť organizáciu a konkrétnych odborníkov, ktorí ju budú vykonávať, ako aj okruh otázok, pre ktoré sa záujemca rozhodol podať na súd žiadosť o určenie skúšky. Okrem toho by sa mali poskytnúť informácie o nákladoch a načasovaní takéhoto vyšetrenia a v plnej výške by mali byť uložené na súde na zaplatenie. Zapojený odborník musí spĺňať požiadavky ustanovené pre neho v čl. 13 federálneho zákona „o štátnej forenznej činnosti v Ruskej federácii“.

Príloha k spisu ako dôkaz znaleckého záveru o pravosti elektronickej korešpondencie je potvrdená súdna prax(Riešenie Rozhodcovský súd mesta Moskva zo dňa 21. augusta 2009 vo veci č. A40-13210 / 09-110-153; Výnos FAS MO z 20. januára 2010 č. KG-A40 / 14271-09).

Na základe dohody

V odseku 3 čl. 75 Kódexu rozhodcovského konania Ruskej federácie sa poznamenáva, že dokumenty prijaté prostredníctvom elektronickej komunikácie sa považujú za písomné dôkazy, ak je to stanovené v dohode medzi stranami. V súlade s tým je potrebné uviesť, že zmluvné strany uznávajú právnu silu korešpondencie a dokumentov prijatých faxom, internetom a inými elektronickými komunikačnými prostriedkami rovnocennými s originálmi. V zmluve musí byť zároveň uvedená e-mailová adresa, z ktorej bude elektronická korešpondencia chodiť, a údaje o oprávnenej osobe, ktorá je oprávnená ju viesť.

V zmluve musí byť uvedené, že určená e-mailová adresa slúži zmluvným stranám nielen na pracovnú korešpondenciu, ale aj na odovzdávanie výsledkov práce, čo potvrdzuje aj stanovisko MO FAS v uznesení č. KG-A40 / 12090 -08 zo dňa 12.01.2009. Výnos 9. AAVŠ z 24. decembra 2010 č. 09AP-31261/2010-GK zdôrazňuje, že v zmluve by mala byť stanovená možnosť používať e-mail na schválenie zadávacích podmienok a reklamáciu kvality poskytovaných služieb a prác. vykonané.

Okrem toho si zmluvné strany môžu v zmluve ustanoviť, že notifikácie a správy zasielané e-mailom uznávajú, ale musia byť dodatočne potvrdené v určitej lehote kuriérom alebo doporučenou poštou (uznesenie trinásteho AAC zo dňa 25. apríla 2008 č. A56-42419 / 2007).

Ak to zhrnieme, môžeme povedať, že v súčasnosti existuje prax používania elektronickej korešpondencie súdmi ako písomného dôkazu. S prihliadnutím na požiadavky procesného práva týkajúce sa prípustnosti a spoľahlivosti dôkazov však súd na virtuálnu korešpondenciu prihliada len vtedy, ak má právnu silu.

V súvislosti s tým tam veľké množstvo problémy, keďže ešte nebola vytvorená jednotná metodika určovania oprávnenosti elektronickej korešpondencie. Právo zainteresovanej strany obrátiť sa na notára s cieľom zabezpečiť dôkazy je zakotvené, ale nie normatívny akt Ministerstvo spravodlivosti Ruskej federácie, ktorým sa upravuje postup poskytovania takýchto služieb notármi. V dôsledku toho neexistuje jednotný prístup na určenie ich hodnoty a vytvorenie jasného mechanizmu na vykonávanie tohto práva.

Existuje niekoľko spôsobov, ako právne overiť e-maily na účely dôkazov na súde: zabezpečenie e-mailov u notára, overenie u ISP prepojením na e-maily v ďalšej papierovej komunikácii a forenzné preukázanie ich pravosti.

Kompetentný prístup k včasnému poskytovaniu elektronickej korešpondencie ako písomného dôkazu umožní podnikateľským subjektom v plnom rozsahu prinavrátiť im porušené práva pri riešení sporov.

Za posledné desaťročia si obchodná korešpondencia prostredníctvom e-mailu získala obrovskú popularitu a stala sa jedným z hlavných spôsobov obchodnej komunikácie. Dnes je ťažké nájsť človeka, ktorý by nepoužíval e-mail v praxi medziľudskej komunikácie. Napriek tomu si dnes mnohí kladú otázku: aby boli dodržané všetky pravidlá? Ako vytvoriť dobrý dojem o odosielateľovi pomocou kompetentného listu?

Tento článok popisuje pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie a praktické rady uvedené v článku vám pomôžu naučiť sa správnu obchodnú komunikáciu pri písaní e-mailov.

Mnoho ľudí začína svoj pracovný deň tým, že si skontroluje poštovú schránku, či nemá nové správy. Ale, žiaľ, napriek prevládaniu tohto spôsobu výmeny informácií mnohí nevedia správne používať jazyk obchodnej korešpondencie a berú e-maily na neformálny spôsob komunikácie.

Vďaka rýchlosti doručenia zjednodušuje výmenu dôležitých úradných dokumentov, formulárov, žiadostí, no aj tu ľudia robia chyby pri odosielaní listov. Často sa stáva, že pri písaní e-mailu pri výmene akýchkoľvek súborov adresáti z nejakého dôvodu neskladajú úvodné eseje a nezadávajú témy, čo môže príjemcom skomplikovať prácu. Účelom tohto článku je odpovedať na otázku: ako poslať e-mail a dodržiavať všetky pravidlá obchodnej písomnej komunikácie e-mailom?

Pri písaní e-mailov musia byť vyplnené všetky poskytnuté polia

Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie ukladajú odosielateľovi listu povinnosť vyplniť všetky polia uvedené v e-maile, ako je adresa a meno príjemcu a odosielateľa listu. Nezabudnite opísať predmet, ktorý stručne popisuje podstatu odosielaného listu. Osud odoslaného listu a rýchlosť riešenia problému v ňom uvedeného veľmi často závisí od správne opísanej témy. Pracovný e-mail by mal začínať pozdravom – tento jednoduchý prejav úcty k príjemcovi je v korešpondencii veľmi dôležitý. Po pozdrave by mal nasledovať text, ktorý sa nazýva "telo listu" a na konci sa nechá podpis, napríklad "S úctou Brisov Petr Ivanovič."

Pozdravy v obchodnej korešpondencii

V tomto bode stojí za to zamerať vašu pozornosť ďalej, pretože gesto rešpektu je veľmi dôležité v každom aspekte obchodnej komunikácie. Optimálna pozdravná fráza je „Dobré popoludnie“ alebo „Dobrý deň“. Vedenie obchodnej korešpondencie prostredníctvom e-mailu obmedzuje odosielateľa v používaní fráz „Dobrý večer“ alebo „Dobré ráno“, pretože príjemca môže list prečítať oveľa neskôr, ako ho dostane. Rovnako nie je správne používať pri pozdrave hovorové výrazy používané pri pozdrave.

Po slove alebo fráze pozdravu by ste mali osloviť príjemcu menom a priezviskom, a ak je meno odosielateľovi neznáme, tento moment možno preskočiť. Potom môžete pristúpiť k prezentácii účelu listu.

Prílohy v obchodnej e-mailovej korešpondencii

Ak hlavným účelom listu nie je len písomné rozprávanie a prezentácia podstaty problému, ale aj zaslanie súboru, potom je lepšie priložiť odovzdaný predmet. Často sa stáva, že mnohí odosielatelia v dôsledku nepozornosti, ktorí v texte listu uviedli podstatu problému, zabudnú pripojiť potrebnú prílohu. Takáto nedbalosť môže nepriaznivo ovplyvniť obchodnú povesť odosielateľa obchodného listu.

E-mailová adresa by mala byť rozpoznateľná a stručná.

Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie ukladajú odosielateľovi povinnosť mať rozpoznateľné elektronické meno, ktoré musí obsahovať pravdivé údaje o mene odosielateľa. Oficiálne listy a odvolania vyzerajú veľmi nestručne a hlúpo, keď sú v e-mailovej adrese uvedené neformálne výrazy alebo slová, napríklad e-mailová adresa „limon_petya“. Pre dospelého človeka to vyzerá veľmi nedôstojne. Pre obchodnú korešpondenciu je lepšie vytvoriť samostatný e-mail a dodržiavať etiketu obchodnej e-mailovej korešpondencie.

Použitie funkcie Rýchla odpoveď (odpoveď) na odpovedanie na predtým prijaté e-maily

Funkcia Reply or Response (skrátene Re:) pomáha používateľovi rýchlym spôsobom odpovedať na predtým odoslané správy od odosielateľa. Táto funkcia má tiež univerzálnu schopnosť prečítať predchádzajúcu korešpondenciu s partnerom na danú tému. Pravidlá obchodnej e-mailovej korešpondencie však ukladajú odosielateľovi povinnosť premenovať predmet obchodného listu, ak sa v priebehu korešpondencie zmení podstata diskusie.

Pred odoslaním obchodného listu skontrolujte pravopisné a interpunkčné chyby.

E-mail zjednodušuje výmenu informácií, ale v obchodnej korešpondencii by ste nemali zanedbávať pravidlá ruského jazyka, pretože neopatrne urobená chyba môže ovplyvniť autoritu odosielateľa. Pred odoslaním listu by ste si mali text niekoľkokrát prezrieť a pozorne skontrolovať, či neobsahuje pravopisné a interpunkčné chyby. Mnoho e-mailových klientov má kontrolu pravopisu, takže dávajte pozor na slová podčiarknuté červenou farbou. Ak máte akékoľvek pochybnosti o správnom pravopise, mali by ste vyhľadať pomoc na internete alebo skontrolovať pravopis pomocou pravopisného slovníka.

Pole adresy musí byť vyplnené ako posledné.

Aby ste sa vyhli odosielaniu nedokončených alebo neupravených listov, adresu príjemcu obchodného listu zadávajte na poslednú chvíľu pred odoslaním. Toto pravidlo je zahrnuté aj v základoch obchodnej e-mailovej korešpondencie. Stáva sa, že pri vypĺňaní poľa adresát môže e-mail ponúknuť zoznam predtým použitých adresátov, tu by ste mali zamerať svoju pozornosť aj na to, aby ste omylom neposlali zostavený obchodný list cudziemu adresátovi.

Štruktúrovanie obchodného listu

Pravidlá štruktúrovania textu platia nielen pre papierové médiá, ale aj pre pravidlá obchodnej korešpondencie prostredníctvom elektronickej pošty. Pre príjemcu nie je vždy vhodné čítať veľké množstvo textových správ na obrazovke monitora. Aby ste tento bod zjednodušili, mali by ste text rozdeliť na logicky vytvorené malé odseky a vyhnúť sa komplikovaným vetám pri písaní textu obchodných listov. Optimálna dĺžka jednej vety v obchodnom liste by nemala byť väčšia ako pätnásť slov.

Podstata obchodného listu by mala byť uvedená vo veci samej

Okrem uvedeného predmetu obchodného listu by adresáta mala zaujímať aj jasne formulovaná prvá a druhá veta hlavného textu. Úlohou odosielateľa je na začiatku listu uviesť podstatu problému alebo problému, s ktorým sa obracia na adresáta. V prvej vete by mal byť uvedený účel, na ktorý sa obchodný list posiela. Príklad: „Oznamujeme vám, že sa končia podmienky záväzku zo zmluvy č. 45 zo dňa 02.01.2017 „O dodávke sypkých materiálov“. Na predĺženie zmluvy by ste mali predložiť nový balík dokumentov. Vďaka určenému účelu má príjemca možnosť ponoriť sa do hlavnej myšlienky obchodného listu. Ak je text listu príliš veľký, potom je lepšie použiť funkciu pripojenia predmetu ako prílohy vo forme textového dokumentu, ale zároveň by mala byť v textovom poli ponechaná titulná esej, ktorá osvetľuje obchodný list. Ukážka: „Posielame vám elektronickú kópiu listu od Mak-Stroy LLC na posúdenie. Dovoľujeme si Vás požiadať, aby ste nám oznámili svoje rozhodnutie o predĺžení Zmluvy č. 45 zo dňa 2. januára 2017 „O dodávke sypkých materiálov“ do termínu uvedeného v liste.“

Na každý obchodný e-mail je potrebné odpovedať.

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď príjemca z nejakého dôvodu ignoruje obchodný list. Niekedy skutočne môžu nastať prípady, keď nie je možné dať odpoveď kvôli určitým situáciám, napríklad lehota na vyriešenie problému môže trvať niekoľko dní alebo je príjemca zamyslený a nemôže okamžite odpovedať na položenú otázku. V tomto prípade treba uviesť krátky komentár k tejto veci, napríklad: „Dobrý deň, Petr Ivanovič. Dostal som váš list, ale dnes sa mi ťažko odpovedá, pretože sa musím poradiť s vyšším vedením. Váš problém nahlásim generálnemu riaditeľovi našej spoločnosti a do konca týždňa dám oficiálnu odpoveď. S pozdravom, obchodný manažér Belov Ivan Gennadievich.

Je potrebné pripomenúť, že ak odpoveď nebola poskytnutá do troch pracovných dní, mlčanie príjemcu obchodného listu možno hodnotiť ako ignorovanie a odmietnutie komunikácie s odosielateľom.

Pri písaní listov s odpoveďou by ste mali odpovedať na všetky položené otázky.

Ak má list odoslaný adresátovi dotazovaciu povahu, pri zostavovaní listu by mali byť odpovede na otázky uvedené v poradí, ktoré je uvedené v prijatom texte obchodného listu. Ak boli položené otázky, odosielateľ dúfa, že na ne dostane konkrétne odpovede. Pri skladaní listu by sa odpovede nemali číslovať, stačí uviesť myšlienku v poradí. Aby ste odpovedali na všetky položené otázky, musíte si najprv niekoľkokrát znovu prečítať prijatý obchodný list a ak je otázok príliš veľa, je lepšie ich napísať oddelene, aby ste nezmeškali. Ak nie je možné odpovedať na niektoré z položených otázok, stojí za to uviesť, že v súčasnosti z nejakého dôvodu nie je možné odpovedať.

Nezneužívajte skratky, emocionálny dizajn a veľké písmená

Existujú negatívne príklady obchodnej korešpondencie, keď ju odosielatelia riedia neformálnymi znakmi vo forme emotikonov. Ich využitie je obľúbené v komunikácii v v sociálnych sieťach Pravidlá obchodnej korešpondencie však takéto prejavy emócií nevítajú, keďže adresát nemusí poznať ich skutočný význam a považovať ich za súbor interpunkčných chýb, ktorým nerozumie.

Oplatí sa tiež odmietnuť písať text veľkými písmenami. Na internete sa súbor slov napísaných veľkými písmenami nazýva „kričiace frázy“ a častejšie takéto frázy nesú negatívnu konotáciu. Príjemca pri čítaní obchodného e-mailu môže takéto písmo vnímať negatívne, čo nepriaznivo ovplyvní vnímanie významu. Ak je v obchodnom liste potrebné zdôrazniť dôležitosť akéhokoľvek momentu, je lepšie použiť úvodné vety, napríklad „Upozorňujeme, že balík dokumentov na predĺženie zmluvy je potrebné poskytnúť najneskôr do 2.10. 2017“ alebo „Upozorňujeme, že doklady na predĺženie zmluvy je potrebné predložiť do 10.2.2017.

Neposielajte citlivé informácie e-mailom

Na prenos osobných alebo dôverných informácií je lepšie odmietnuť elektronické schránky, pretože existuje hrozba zachytenia informácií útočníkmi na ich vlastné sebecké účely. Takéto informácie môžu zahŕňať: telefónne čísla, heslá k bankovým kartám, osobné bankové účty atď. Je dôležité si uvedomiť, že informácie sú uložené na serveri poštového agenta a v prípade hackerstva môžu byť odcudzené.

Na konci listu musí byť podpis odosielateľa.

Ako už bolo spomenuté, každý odoslaný e-mail musí obsahovať špecifický podpis. Vývojári poštových schránok často zavádzajú funkciu podpisového bloku, do ktorého môžete zadať svoje údaje o pozícii, mene a kontaktnom telefónnom čísle. Následne sa tento blok automaticky zobrazí na konci každého písmena, čo uľahčí písanie. Je dôležité správne napísať podpis, aby mal príjemca možnosť pri odpovedi na list správne osloviť odosielateľa. Príklad podpisu môže vyzerať takto: "S úctou, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

Na záver možno poznamenať, že na to, aby ste pochopili, ako viesť obchodnú korešpondenciu prostredníctvom e-mailu, nemusíte ovládať ďalšie a zložité základy. Stačí dodržiavať základné pravidlá etikety a dodržiavať normy ruského jazyka.