Proces legalizácie dokumentu. Právna sila dokumentu, jeho normatívny základ
| Názov dokumentu: | |
| Číslo dokumentu: | 6.10.4-84 |
| Typ dokumentu: | GOST |
| Hostiteľský orgán: | Štátna norma ZSSR |
| Postavenie: | Konajúci |
| Publikovaný: | úradné uverejnenie |
| Dátum prijatia: | 09.10.1984 |
| Dátum účinnosti: | 1. júla 1987 |
| Dátum kontroly: | 1. apríla 2001 |
GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Poskytnutie právnej sily dokumentom na nosiči stroja a strojovo klasifikovanom stroji vytvorenom počítačovou technológiou. Základné ustanovenia
GOST 6.10.4-84
Skupina T54
MEDZIŠTÁTNY ŠTANDARD
Jednotné dokumentačné systémy
PRÁVNY VÝKON DOKUMENTOV NA STROJOVÝCH MÉDIÁCH
A STROJ VYTVORENÝ PROSTRIEDKOM
POČÍTAČOVÉ VYBAVENIE
Základné ustanovenia
Jednotné systémy dokumentácie. Konferencia o
právna sila pre dokumenty o softvéri a strojovom programe
vytvorené počítačmi. Všeobecné
Vyhláškou Štátneho výboru pre štandardy ZSSR z 9. októbra 1984 N 3549 bolo úvodné obdobie ustanovené od 1. 7. 1987
REPUBLIKÁCIA
Táto norma ustanovuje požiadavky na zloženie a obsah náležitostí, ktoré dávajú právnu silu dokumentom na strojovom médiu a grame stroja vytvoreným počítačovou technológiou, ako aj postup vykonávania zmien v týchto dokumentoch.
Táto norma je povinná pre všetky podniky, organizácie a inštitúcie (ďalej len organizácie) vykonávajúce výmenu informácií o dokumentoch na strojovom nosiči a strojoch.
Na základe tohto štandardu je možné vyvinúť priemyselné a podnikové štandardy, berúc do úvahy zvláštnosti použitia dokumentov na strojovom médiu a strojoch medzi organizáciami a pri použití priamo v organizácii.
1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
1.1. Dokument na strojovom médiu musí byť zaznamenaný, vyrobený a označený v súlade s požiadavkami GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88 a informácie sú kódované v súlade s celounijnými klasifikátormi technických a ekonomických informácií. Ak v celounijných klasifikátoroch nie sú potrebné informácie, je povolené používať kódy registrovaných medziodvetvových a odvetvových klasifikátorov.
______________
* Platnosť vypršala na danom území Ruská federácia.
1.2. Schéma stroja musí byť vytvorená s prihliadnutím na požiadavky štátnych noriem pre jednotné dokumentačné systémy.
1.3. Dokument na nosiči stroja a strojová schéma by sa mali používať, iba ak existujú príslušné rozhodnutia ministerstiev a útvarov.
1.4. Preprava (preprava, preprava atď.) Dokumentu na nosiči stroja a grame stroja by sa mala uskutočniť so sprievodným listom vyhotoveným v súlade s normou GOST 6.38-90 *. Vzor sprievodného listu je uvedený v prílohe.
______________
GOST R 6.30-97 ** (ďalej).
** Na území Ruskej federácie platí GOST R 6.30-2003. - Poznamenajte si „KÓD“.
1.5. Strojovo napísaný dokument a strojová tlač nadobudnú účinnosť po splnení požiadaviek tejto normy a podpísaní sprievodného listu.
1.6. Záznam dokumentu na strojové médium a vytvorenie strojového gramu by mali byť založené na údajoch zaznamenaných v pôvodných (primárnych) dokumentoch prijatých komunikačnými kanálmi z automatických záznamových zariadení alebo v procese automatizovaného riešenia problémov.
1.7. Na požiadanie organizácie používateľov je na vizuálnu kontrolu dokumentu vytvoreného na strojovom médiu prevedený do podoby čitateľnej človekom rôznymi technickými prostriedkami na zobrazovanie údajov (displeje, tlačiarne atď.).
2. POŽIADAVKY NA PODROBNOSTI DOKUMENTOV O MÉDIACH STROJA A STROJI VYTVORENOM POČÍTAČOVÝM ZARIADENÍM
2.1. Dokument na nosiči stroja alebo strojová mapa musí obsahovať nasledujúce povinné údaje:
názov organizácie - tvorca dokumentu;
miesto organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa;
názov dokumentu;
dátum výroby dokumentu;
kód osoby zodpovednej za správnosť vyhotovenia dokumentu na strojovom médiu alebo strojovo čitateľnom čísle alebo spravidla kód osoby, ktorá dokument schválila.
Poznámka. Rozhodnutím ministerstiev a ministerstiev je povolené používať pre jednotlivé dokumenty na strojovom médiu a stroji ďalšie podrobnosti (telefónne číslo, ďalekopis, funkcia a priezvisko osoby, ktorá má právo osvedčovať dokument zaznamenaný na strojovom médiu a strojovej mape a pod.), Odrážajúce špecifiká tvorby, použitia a prenosu. tieto dokumenty.
2.2. Povinné údaje o dokumente na strojovom médiu by mali byť umiestnené spôsobom, ktorý umožňuje jednoznačnú identifikáciu atribútu.
2.3. Povinné podrobnosti strojového diagramu by mali byť vytlačené a umiestnené v súlade s požiadavkami štátnych noriem pre jednotné dokumentačné systémy.
2.4. Požadovaný „Názov organizácie - tvorca dokumentu“ by mal byť napísaný v tejto podobe: identifikačný kód podľa All-Union Classifier of Enterprises and Organisation (OKPO) * a názov organizácie. Je povolené používať zavedené skrátené názvy.
__________________
* Táto požiadavka musí byť spojená s požiadavkami GOST 6.38-90.
Pre organizácie, ktoré nemajú práva právnickej osoby, by sa mal uviesť kód OKPO organizácie, ktorej sú podriadené.
2.5. Požadovaná položka „Miesto organizácie - tvorca dokumentu“ musí byť napísaná v tejto podobe: identifikačný kód podľa celounijného klasifikátora „Označovací systém objektov administratívno-územného členenia ZSSR a republík Únie, ako aj osád“ (SOATO) a názov osady, kde sa organizácia nachádza. ...
2.6. Požadovaný „Názov dokumentu“ musí byť napísaný v tomto tvare: identifikačný kód a názov formulára dokumentu podľa All-Union Classifier of Management Documentation (OKUD) * pre dokumenty s celounijným zameraním alebo odvetvím (rezortné), republikánsky klasifikátor riadiacej dokumentácie - pre priemyselné (rezortné), republikové formuláre Dokumenty.
______________
* OK 011-93 platí na území Ruskej federácie.
2.7. Požadovaný „Dátum výroby dokumentu“ musí byť zaznamenaný v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90 a je uvedený čas záznamu dokumentu, čo umožňuje jeho identifikáciu pomocou protokolu stroja.
2.8. Požadovaný „Kód osoby zodpovednej za správne vyhotovenie dokumentu na strojovom médiu alebo strojovej tabuľke“ alebo „Kód osoby, ktorá dokument schválila“ musí byť napísaný v tejto podobe: identifikačný kód a pozícia, meno osoby zodpovednej za správnu výrobu dokumentu na strojovom médiu alebo strojovej schéme, alebo osoba, ktorá dokument schválila. Vlastníctvo kódu ku konkrétnej osobe musí byť zaregistrované v organizácii - tvorcovi dokumentu na strojovom médiu alebo na médiu, ktoré vyprodukovalo písací stroj, a tiež musia byť vytvorené technické, softvérové \u200b\u200ba organizačné podmienky, ktoré vylučujú možnosť použitia cudzích kódov.
2.9. Organizácie, na ktoré sa vzťahujú osobitné ustanovenia, musia uviesť podrobnosti uvedené v odsekoch. 2,4; 2.5 v súlade s pravidlami týchto predpisov.
2.10. Postup výberu, prijatia na uskladnenie a vydania dokumentov na nosiči stroja a strojového gramu spotrebiteľom, ich zrušenia a zničenia ustanovia ministerstvá a útvary.
3. ORIGINÁLY, DUPLIKÁTY, KÓPIE DOKUMENTU O MÉDIACH STROJA A STROJI
3.1. Originály, duplikáty a kópie dokumentu na strojovom médiu a strojové gramy získané štandardným softvérom tohto počítačového komplexu majú rovnakú právnu silu, ak sú vyhotovené v súlade s požiadavkami tejto normy.
3.2. Originál dokumentu na strojovom médiu je prvý záznam dokumentu na strojovom médiu, ktorý obsahuje údaj, že tento dokument je originálom.
Originálny písací stroj je prvá počítačom vytlačená kópia dokumentu na papieri, ktorá obsahuje údaj o tom, že tento dokument je originál.
3.3. Duplikáty dokumentu na strojovom médiu sú neskôr, autentické, obsahujú záznamy dokumentu na strojovom médiu a obsahujú údaj o tom, že ide o duplikáty.
Duplikáty písacieho stroja sú neskôr, výtlačky na papieri, ktoré majú autentický obsah a obsahujú označenie, že ide o duplikáty.
3.4. Kópie dokumentu na strojovom médiu alebo na písacom stroji sú dokumenty prepisované z originálu alebo duplikátu dokumentu na strojovom médiu alebo z sadzby na iné médium, ktoré majú autentický obsah a obsahujú údaj, že ide o kópie.
Duplikáty a kópie musia obsahovať povinné údaje obsiahnuté v pôvodnom dokumente na strojovom médiu alebo v písacom stroji.
Na strojovom grame, ktorý je kópiou dokumentu na strojovom médiu, musí byť navyše pečiatka alebo pečať organizácie, ktorá vykonala transformáciu dokumentu do podoby čitateľnej pre človeka, certifikačný nápis a zodpovedajúce podpisy.
4. POSTUP PRI ZMENÁCH ZMEN V DOKUMENTE O STROJOVOM MÉDIU A STROJI
4.1. Iba organizácia - tvorca dokumentu s povinnou registráciou obsahu a základu zmien a osoba zodpovedná za vykonané zmeny - môže zmeniť pôvodný dokument na strojovom médiu.
Registráciu zmien vykonáva organizácia - tvorca záznamu o dokumente.
4.2. Ak sa urobia zmeny v pôvodnom strojovom diagrame, musia byť na nich uvedené dôvody zmien, dátum a čas ich zavedenia, pozícia a podpis úradníka, ktorý zmeny vykonal, a jeho dekódovanie.
4.3. Organizácia - tvorca pôvodného dokumentu na strojovom médiu alebo na písacom stroji je povinná informovať organizáciu - používateľov dokumentu o všetkých zmenách zaslaním motivačného listu vrátane informácií o zmenách a obsahujúcich spolu s uvedením povinných údajov v súlade s bodom 2.1 tieto informácie:
uvedenie základu pre zmenu;
čas vykonania zmien;
úradný podpis.
Ak je to potrebné, motivačný list môže byť opečiatkovaný alebo opatrená pečiatkou organizácie, ktorá vytvorila originálny dokument na strojovom médiu alebo na písacom stroji.
4.4. Zmeny v duplikáte (kópii) dokumentu na strojovom médiu alebo na písacom stroji, ktoré má užívateľ v držbe, sa vykonávajú iba na základe oznámenia organizácie - tvorcu dokumentu na strojovom médiu alebo na písacom stroji.
4.5. Upravený pôvodný dokument, ako aj duplikát a kópie upraveného dokumentu zostávajú v platnosti, ak dôjde k zmenám v súlade s požiadavkami tejto normy.
DODATOK (referencia). LIST KRYTU VZORKY
DOPLNOK
Odkaz
Náležitosti organizácie - tvorca dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom grame | Lišta obmedzenia prístupu k dokumentu |
|
Názov textu |
V súlade s dohodou z 25/12/84 vám posielam dokumenty na strojovom médiu vrátane nasledujúcich informácií:
Výrobné číslo | Sériové číslo zväzku | ||
Výkon |
|||
Implementácia |
|||
Preprava |
Použitie: magnetická páska - 3.
Poznámka. Sprievodný list je vypracovaný na hlavičkovom papieri organizácie v súlade s požiadavkami GOST 6.38-90.
Text dokumentu overuje:
úradné uverejnenie
Jednotné systémy dokumentácie: Sat. GOST. -
Moskva: Vydavateľstvo IPK Standards, 2001
GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Poskytnutie právnej sily dokumentom na nosiči stroja a strojovo klasifikovanom stroji vytvorenom počítačovou technológiou. Základné ustanovenia
| Názov dokumentu: | |
| Číslo dokumentu: | 6.10.4-84 |
| Typ dokumentu: | GOST |
| Hostiteľský orgán: | Štátna norma ZSSR |
| Postavenie: | Konajúci |
| Publikovaný: | úradné uverejnenie Jednotné systémy dokumentácie: Sat. GOST. - M.: Vydavateľstvo štandardov IPK, 2001 |
| Dátum prijatia: | 09.10.1984 |
| Dátum účinnosti: | 1. júla 1987 |
| Dátum kontroly: | 1. apríla 2001 |
GOST 6.10.4-84 Jednotné systémy dokumentácie. Poskytnutie právnej sily dokumentom na nosiči stroja a strojovo klasifikovanom stroji vytvorenom počítačovou technológiou. Základné ustanovenia
Právna sila je majetkom úradného dokumentu, ktorý mu oznamujú platné právne predpisy, pôsobnosť vydávajúceho orgánu a stanovený postup registrácie. Nedostatok potrebných detailov alebo ich nesprávny dizajn môže viesť k skutočnosti, že dokument nebude mať právnu silu (napríklad chýba podpis alebo dátum). Ak neobsahuje názov textu ani poznámku o umelcovi, povedie to iba k určitým ťažkostiam pri práci s dokumentom, ale neovplyvní to jeho právny význam.
Povinné náležitosti, ktoré zaisťujú právnu silu dokumentov, sú:
názov organizácie (úradníka) - autor dokumentu;
názov typu dokumentu; dátum dokumentu;
evidenčné číslo;
pečiatka schválenia dokumentu;
text; podpis;
Podpis je povinným atribútom každého dokumentu. Úradník, ktorý pripojí podpis k dokumentu, preberá zodpovednosť: za pravosť dokumentu; za všetky možné dôsledky vykonania (uzákonenia) dokumentu. Právo podpísať sa poskytuje určitým osobám a je možné ho zabezpečiť: v charte podniku; v nariadení o podniku (o štrukturálnej jednotke); v pokynoch pre kancelársku prácu; v popise práce zamestnanca; v poradí rozdelenia povinností. Dokumenty organizácie podpisuje riaditeľ alebo jeho zástupcovia. Dokumenty štruktúrnych odborov sú podpísané ich hlavami. V mnohých otázkach môžu mať podpisové právo ďalší zamestnanci, napríklad poprední špecialisti podniku. Podpis je podľa potreby umiestnený na prvom vyhotovení dokumentu - na ďalších vyhotoveniach, napríklad pri uzatváraní dohody.
Dátum dokumentu je jednou z najdôležitejších podrobností dokumentu. Absencia dátumu na dokumente ho zneplatňuje.
Pečať je právne dôležitý majetok a slúži na potvrdenie podpisu úradníka na najdôležitejších (alebo finančných) dokumentoch.
Pečať označuje: pravosť dokumentu o príslušnosti dokumentu k organizácii uvedenej na pečati. Pečať je umiestnená na dokumentoch, ktorých zverejnenie znamená:
- - akékoľvek právne dôsledky, napríklad založenie a reorganizácia podniku;
- - materiálne následky, napríklad prevod materiálne hodnoty, certifikácia práva organizácie alebo jednotlivca na niečo.
Certifikačná pečiatka - niektoré dokumenty nadobúdajú právnu silu až od okamihu ich schválenia hlavným alebo vyšším orgánom. Schvaľovacia pečiatka je rekvizita úradného dokumentu, ktorá dáva jej obsahu normatívny alebo právny charakter. Nasledujúce subjekty podliehajú povinnému schváleniu: charty, nariadenia o podnikoch (pobočkách); personálne stoly; akty inšpekcií, akty prijatia a odovzdania; popisy práce; odhady, obchodné plány, správy atď. P.
Registračné číslo je ďalšou zárukou pravosti dokumentu. Označuje, že dokument prešiel všetkými fázami spracovania, je zaregistrovaný a je teda oficiálnym dokumentom podniku. Na zabezpečenie právnej sily elektronického dokumentu sa používa elektronický digitálny podpis. Elektronický dokument sa uznáva ako právne významný iba s pozitívnym výsledkom overenia pravosti elektronického digitálneho podpisu.
Elektronický digitálny podpis (EDS) je elektronický dokument nevyhnutný na ochranu tohto elektronického dokumentu pred falšovaním, ktorý sa získava v dôsledku kryptografickej transformácie informácií pomocou súkromného kľúča elektronického digitálneho podpisu a umožňuje identifikovať majiteľa certifikátu podpisového kľúča, ako aj zistiť, či nedochádza k skresleniu informácií v elektronickej podobe. dokument. EDS v elektronickom dokumente je ekvivalentom vlastnoručného podpisu v papierovom dokumente za nasledujúcich podmienok:
- - certifikát podpisového kľúča vydaný certifikačným strediskom je platný v čase podpisu elektronického dokumentu; bola potvrdená pravosť elektronického digitálneho podpisu v elektronickom dokumente;
- - elektronický digitálny podpis sa používa v súlade s informáciami uvedenými v certifikáte podpisového kľúča. Vďaka tejto technológii sa získava elektronický dokument: ktorý má právnu silu; potvrdenie autorstva dokumentu; potvrdzujúce absenciu skreslenia informácií v dokumente. Aby kópia papierového dokumentu mala právnu silu originálu, musí byť overená predpísaným spôsobom. Na tento účel sa odloží požadovaná „kópia certifikačnej značky“, ktorá obsahuje: certifikačný nápis „True“; postavenie osoby, ktorá kópiu overila; jeho podpis; dátum certifikácie;
- - tlač (pre najdôležitejšie alebo externé dokumenty). Osvedčenie vykonáva spoločnosť sama alebo v prípade potreby notár.
V súlade s regulačnými právnymi aktmi alebo na základe dohody strán môže byť papierový dokument s pečaťou po prevedení do elektronického dokumentu overený elektronickým digitálnym podpisom úradníka. Firmy môžu certifikovať:
- - kópie dokumentov predložených občanmi pri prijímaní do zamestnania, pri štúdiu;
- - kópie dokumentov na riešenie sociálnych problémov zamestnancov. V podniku kópie overuje: vedúci organizácie; úradník (vedúci personálneho oddelenia).
Čo môžete poradiť, ak chcete dokázať, že váš adresát dostal vaše správy a odpovedal vám naisto, a už existujú podozrenia z jeho odmietnutia potvrdiť tieto informácie v budúcnosti? V papierovej verzii listu môžete odporučiť, aby ste sa zmienili o predtým odoslaných e-mailoch prijatých ako odpoveď a mimochodom, nie ako o hlavnom predmete listu. Nezabudnite, že nielen vy budete možno musieť poskytnúť e-mail ako dôkaz, nemali by ste byť frivolní voči korešpondencii z vašej strany, a to aj s kandidátmi na túto pozíciu, nielen so zamestnancami. Autor tohto článku sa v praxi stretol s nasledujúcim príkladom. Zamestnanec personálneho oddelenia odmietol uchádzača o miesto, právnika M., pre taký diskriminačný parameter, ako je pohlavie. Manažér chcel pracovať s mužským právnikom a žena poslala životopis.
Legalizácia dokumentov na elektronických médiách
Pre jednoduché riešenia zvyčajne nie sú potrebné žiadne špecializované systémy, postačuje akýkoľvek program na skenovanie alebo rozpoznávanie. Pre veľké objemy zvážte potrebu profesionálnych zobrazovacích systémov, ako sú napríklad Kofax's Accent Capture alebo ActionPoint's InputAccel. Tieto systémy umožňujú rozsiahle zadávanie dokumentov s organizáciou samostatných pracovísk pre rôzne typy práce s dedikovanými servermi na spracovanie, konverziu a rozpoznávanie obrázkov.
Algoritmy v nich zabudované umožňujú získať obrázky vysoká kvalita s maximálnou rýchlosťou. Sú zamerané na použitie priemyselných streamovacích skenerov. Ceny takýchto systémov sa pohybujú od niekoľkých tisíc do niekoľkých desiatok tisíc dolárov.
Poskytnutie právnej sily elektronickému dokumentu
Mnoho odborníkov sa preto domnieva, že je potrebné osobitne určiť postup pri poskytovaní a hodnotení elektronických dôkazov. Návrh zákona o elektronickom obchode navrhuje zvážiť, že všetky kópie elektronických dokumentov podpísané zákonom predpísaným spôsobom sú originály. Elektronický dokument nemôže mať elektronickú kópiu.
Toto ustanovenie však zostáva návrhom. Elektronické dokumenty sa dnes musia transformovať do písomnej formy na účely súdneho prieskumu, t.j. vytlačené. Citovať zákon: čl. Čl. 59 „Relevantnosť dôkazov“, 60 „Prípustnosť dôkazov“, čl. 67 „Vyhodnocovanie dôkazov“ Občianskeho súdneho poriadku Ruskej federácie Elektronický dokument má tak právnu silu: - povinné údaje; - potvrdenie autority tvorcu; - pravosť a pravosť.
Vlastnosti ukladania, ochrany a legalizácie elektronických dokumentov
Všetky kópie elektronického dokumentu podpísaného rovnakým elektronickým analógovým podpisom (elektronický digitálny podpis) majú rovnakú právnu hodnotu za predpokladu, že ich pravosť je potvrdená v súlade s požiadavkami federálnych zákonov. 2. Elektronický dokument podpísaný elektronickým analógom (elektronický digitálny podpis) má rovnakú právnu silu ako písomný dokument a môže byť predložený ako súdny dôkaz. 3. Kópia elektronického dokumentu na papieri má právny význam, ak je podpísaná elektronickým analógom podpisu (elektronický digitálny podpis), ako aj ak je certifikovaná osobou oprávnenou na certifikáciu v súlade s regulačnými právnymi aktmi Ruskej federácie.
Právna sila elektronického dokumentu a jeho povinné atribúty
Poskytnutie právnej sily dokumentom na nosiči stroja a strojovo klasifikovanom stroji vytvorenom počítačovou technológiou. Základné ustanovenia “. Táto norma ustanovuje požiadavky na zloženie a obsah podrobností, ktoré dávajú právnu silu elektronickému dokumentu, a taktiež stanovuje postup pri ich zmenách. Elektronický dokument musí obsahovať: - registračné číslo; - dátum registrácie; - podpis (kód) osoby zodpovednej za správnu prípravu dokumentu alebo osoby, ktorá dokument schválila; - obsah dokumentu; - názov organizácie - tvorca dokumentu; - miesto organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa.
Je možné použiť ďalšie podrobnosti, hlavnou vecou je, že povinné môžu byť jednoznačne identifikované.
33 .. legalizácia dokumentov na strojovom médiu
Pretože ak uchovávate objednávky pre zamestnancov v elektronickej podobe a osobitne potvrdenie zamestnanca o oboznámení sa v papierovej podobe, potom v prípade konfliktu môže zamestnanec povedať, že nebol oboznámený s dokumentom, ktorý bol správne uložený v organizácii. A nebude možné dokázať opak. Je možné jednoznačne dospieť k záveru, že v tejto fáze je nemožný úplný prechod na personálnu elektronickú správu dokumentov. E-mail ako dôkaz Použitie e-mailu ako dôkazného prostriedku spôsobuje obrovské ťažkosti, predovšetkým s identifikáciou osoby, ktorá odoslala e-mail zo svojej poštovej schránky, s týmito alebo týmito informáciami.
Navyše, ak je obsah e-mailu zverejnený bez súhlasu autora správy, je možné list vylúčiť zo zoznamu dôkazov, pretože bolo prijaté v rozpore so zákonom.
Právna sila elektronického dokumentu
Ďalším problémom je potreba zabezpečiť právnu silu elektronických dokumentov. Čím ďalej, tým častejšie sa dá tento problém vyriešiť ako bežný organizačný a technický problém. Vďaka skutočnosti, že bol konečne prijatý zákon upravujúci používanie elektronických digitálnych podpisov (EDS), je možné dať právnym statusom elektronické dokumenty.
Podľa federálneho zákona „O elektronických digitálnych podpisoch“ „Federálny zákon„ o elektronických digitálnych podpisoch “z 10. januára 2002, článok 4-12 // Zbierka právnych predpisov Ruskej federácie. 2002. č. 2. Článok 127. „Elektronický digitálny podpis v elektronickom dokumente je za určitých podmienok rovnocenný s vlastnoručným podpisom v papierovom dokumente.
Pojem elektronický dokument, jeho právna sila
Pozor
V poslednej dobe čoraz viac veľkých organizácií a podnikov prechádza na správu digitálnych dokumentov. To je samozrejme veľmi pohodlné a šetrí to značné množstvo času. To však vyvoláva vážnu otázku: aká je právna sila elektronického dokumentu? Obsah
- 1 Od papiera po elektronický pracovný tok
- 1.1 Náležitosti definujúce právnu silu
- 2 Ochrana korešpondencie
- 3 Špeciálne prípady
- 4 Praktické rady
- 5 Čo bude ďalej?
Od papiera k správe elektronických dokumentov V roku 2001 vstúpil do platnosti federálny zákon upravujúci používanie elektronických digitálnych podpisov.
Odvtedy mnoho organizácií zmenilo formát svojho pracovného toku: z papierového na digitálny alebo zmiešaný.
Zvyšovanie jedinečnosti
Posielam na adresu súdu poštou spolu s žaloba kópie formulárov 2-NDFL zasielaných poštou z miesta výkonu práce a kópie príkazov na prijatie / prepustenie. Počas svojej práce som opakovane dostával objednávky a skenoval kópie dokumentov e-mailom. Ako môžu byť tieto informácie z e-mailu predložené ako dôkaz na súde? Notár ma odmieta ubezpečiť o tlačenej korešpondencii. Čo môžete poradiť v takejto situácii? Notár samozrejme odmietne potvrdiť papier prevzatý odnikiaľ. Potrebuje priniesť počítač, z ktorého sa uskutočňovala e-mailová korešpondencia, aby mohol overiť skutočnosť, že je prítomný, a potom vypracovať protokol s detailný popis ich akcie: zapnutie počítača, spustenie poštového programu, nájdenie e-mailov. Až potom sa e-maily vytlačia a pripoja k zápisnici.
Elektronické dokumenty ako dôkaz
Autenticita a autenticita Najjednoduchší spôsob, ako zabezpečiť autenticitu elektronického dokumentu, je použitie elektronického digitálneho podpisu (EDS). Pri posudzovaní dôkaznej sily elektronického dokumentu súd prihliada predovšetkým na spoľahlivosť metód formovania, uchovávania, prenosu a identifikácie autora. Preto je okrem EDS dôležitý aj dôveryhodný systém na spracovanie elektronických dokumentov (dôveryhodné úložisko).
Aké dokumenty je potrebné ihneď vyhotoviť v listinnej podobe Bez ohľadu na to, či má podnik systém elektronickej správy dokumentov, všetky personálne dokumenty, podľa ktorých pracovnoprávnych predpisov, pracovných zmlúv, kolektívnych pracovných zmlúv sa vyžaduje súhlas zamestnanca, musia byť uložené na papieri s podpismi oprávnených osôb a zamestnanec.
Odošlite svoju dobrú prácu do znalostnej bázy je jednoduché. Použite nasledujúci formulár
Študenti, študenti postgraduálneho štúdia, mladí vedci, ktorí využívajú vedomostnú základňu pri štúdiu a práci, vám budú veľmi vďační.
Podobné dokumenty
Pojem elektronický dokument a hodnotenie jeho právnej sily. Právny režim toku dokumentov, princípy a etapy jeho automatizácie, použité zariadenia a techniky. Elektronický digitálny podpis elektronického dokumentu. Postupy riešenia konfliktov.
test, pridané 14.03.2014
Vymedzenie pojmov elektronická správa dokumentov, dokumentový a digitálny podpis, problémy ich bezpečného používania. Princípy fungovania, výhody a nevýhody, uznávanie právnej sily elektronických dokumentov v porovnaní s papierovými dokumentmi.
abstrakt, pridané 02/05/2012
Práca skúma súdny systém pôsobiaci na území Ukrajiny - najmä súdy zemstva. Zemský súd posudzoval občianskoprávne veci, jeho kancelária mala takzvané právo vydať právnu silu rôznym dokumentom.
abstrakt, pridané 13.12.2005
Právna psychológia. Podstata teoretických prístupov v právnej psychológii. Princíp objektivity. Osobné a pohybové prístupy v psychológii. Systémový prístup v právnej psychológii. Ďalšie teoretické prístupy v právnej psychológii.
semestrálny príspevok pridaný 10. 2. 2008
Pojmy a podstata právnej zodpovednosti. Ochranné právne vzťahy v systéme styku s verejnosťou. Prístupy k pochopeniu právnej zodpovednosti. Znaky, zásady, funkcie právnej zodpovednosti. Problém pozitívnej zodpovednosti.
semestrálny príspevok pridaný dňa 11/12/2010
Postup poskytovania plateného voľna počas študentskej schôdze. Uspokojenie nároku na zaplatenie poplatku. Pojem forma (prameň) práva ako spôsob dodania úradnej právnej sily pravidlu správania, jeho vonkajšie úradné vyjadrenie.
abstrakt pridaný 12/12/2016
Pojem, znaky a podstata právnej zodpovednosti. Okolnosti vylučujúce právnu zodpovednosť. Dôvody na vyňatie z právnej zodpovednosti. Prezumpcia neviny. Implementácia právnej zodpovednosti ATS.
pridaný semestrálny príspevok 02/09/2007
Formovať pracovný tok personálneho oddelenia
* zoznam požadovaných personálnych dokumentov, druhov a druhov personálnej dokumentácie
* nomenklatúra prípadov
* zoskupenie dokumentov do prípadov
požiadavky na prípravu personálnej dokumentácie, legalizáciu dokumentov
- Pokračovanie 1 možností návrhu
* pokyny k správe personálnych záznamov
* príprava súborov personálnych služieb na prenos do archívu organizácie, doby skladovania
* zodpovednosť zamestnávateľa za porušenie požiadaviek na vedenie personálnej evidencie
Aké sú požiadavky na vedenie HR záznamov?
Kvalifikovaná administrácia HR zahŕňa zdokumentovanie všetkých problémov s HR v súlade so stanovenými pravidlami pre papierovanie. Povinnosť dokumentovať informácie podľa určitých pravidiel je ustanovená federálnym zákonom z 27. júla 2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“.
Z článku 11 federálneho zákona č. 149-FZ:
- - Požiadavky na dokumentáciu informácií môžu ustanoviť právne predpisy Ruskej federácie alebo dohoda strán.
- - Vo federálnych výkonných orgánoch sú informácie dokumentované spôsobom stanoveným vládou Ruskej federácie. Pravidlá kancelárskej práce a toku dokumentov ustanovené inými štátnymi orgánmi, orgánmi miestnej samosprávy v rámci ich kompetencie musia zodpovedať požiadavkám stanoveným vládou Ruskej federácie, pokiaľ ide o kancelársku prácu a tok dokumentov pre federálne výkonné orgány.
Pre riadiace činnosti je právna sila dokumentov veľmi dôležitá, potvrdzuje sa, že dokumenty môžu slúžiť ako skutočný dôkaz informácií v nich obsiahnutých. Súdna prax pozná veľa príkladov, keď organizácia prehrala prípad kvôli nesprávne vykonaným personálnym dokumentom vyhotoveným v rozpore s požiadavkami príslušnej GOST, pretože nie sú súdnou cestou akceptované ako písomný dôkaz a nemajú právnu silu. Toto je ďalšie potvrdenie skutočnosti, že v pracovnoprávnych vzťahoch (najmä v situácii prepustenia) je potrebné dodržiavať všetky formálne jemnosti riadenia personálnych záznamov.
Pravidlá spracovania dokumentov
Aby ste mohli správne vypracovať dokument, musíte najskôr určiť, do ktorej skupiny dokumentov alebo systému dokumentácie patrí.Systém dokumentácie v súlade s ustanovením 2.1 GOST R 51141-98 je súbor dokumentov vzájomne prepojených podľa charakteristík pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na ich registráciu. “
V súlade s Všeruským klasifikátorom riadiacej dokumentácie OK 011-93 schváleným rezolúciou Gosstandart Ruskej federácie z 30. decembra 1993 č. 299 by personálne záznamy mali obsahovať dva systémy dokumentov:
- jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
- jednotný systém primárnej účtovnej dokumentácie (skupina dokumentácie pre účtovníctvo práce a platby).
Pravidlá spracovania dokumentovzahrnuté v systéme organizačnej a administratívnej dokumentácie, definované GOST R 6.30-2003, schválený uznesením Štátneho štandardu Ruskej federácie z 3. marca 2003 č. 65-st.
Tento štandard ustanovuje požiadavky na registráciu detailov listín a na formuláre listín.
Pokyny na použitie a vypĺňanie jednotných formulárov (19 formulárov na zaznamenávanie zamestnancov a 11 formulárov na zaznamenávanie čerpania pracovného času a zúčtovaní s zamestnancami za mzdu) primárnej účtovnej dokumentácie na zaznamenávanie práce a jej vyplácanie obsahuje vyhláška Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 5. januára 2004 č. Č.
GOST R 6.30-2003 však obsahuje zoznam podrobností, ktorý obsahuje 30 nápisov; bohužiaľ nie je uvedené, ktoré nápisy dávajú dokumentu právnu silu. Nie všetky nápisy však ovplyvňujú právnu silu dokumentu.
Teda štandard „Jednotné dokumentačné systémy. Poskytnutie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a grame stroja vytvoreným počítačovou technológiou GOST 6.10.4.-84 ", schválené rezolúciou Štátnej normy Ruskej federácie z 9. októbra 1984 č. 3549, ustanovuje požiadavky na zloženie detailov, ktoré dodávajú právnu silu dokumentom na strojovom médiu a strojový diagram vytvorený počítačovou technológiou. Patria sem: názov organizácie - tvorca dokumentu; miesto organizácie - tvorca dokumentu alebo poštová adresa; Názov dokumentu; dátum výroby dokumentu; kód osoby zodpovednej za správnosť vyhotovenia dokumentu na strojovom médiu alebo strojovom drapáku, alebo spravidla kód osoby, ktorá dokument schválila. Ale okrem týchto podrobností môže dokument obsahovať ďalšie podrobnosti, ktoré môžu byť povinné pre určité typy dokumentov na základe požiadaviek zákona alebo iných predpisov.
Elektronická dokumentácia
Okrem tradičných papierových dokumentov sa v modernej HR službe používajú aj elektronické dokumenty. V čl. 11 Federálny zákon č. 149-FZ ustanovil osobitné požiadavky na tieto dokumenty:„Elektronická správa podpísaná elektronickým digitálnym podpisom alebo iným analógom vlastnoručného podpisu sa považuje za elektronický dokument rovnocenný s dokumentom podpísaným vlastnoručným podpisom v prípadoch, keď federálne zákony alebo iné regulačné právne akty neustanovujú alebo z nich nevyplýva požiadavka na vyhotovenie takéhoto dokumentu v papierovej podobe.“ .
V takom prípade sa právna sila elektronického dokumentu na základe tohto zákona potvrdzuje elektronickým digitálnym podpisom. Právna sila elektronického digitálneho podpisu sa uznáva, ak v automatizovanom informačnom systéme existujú softvérové \u200b\u200ba hardvérové \u200b\u200bnástroje, ktoré zabezpečujú identifikáciu podpisu, a ak je dodržaný stanovený režim ich používania. Ustanovenia uvedeného federálneho zákona navyše nezakazujú použitie iných analógov vlastnoručného podpisu v elektronických dokumentoch ako nevyhnutných identifikačných údajov.
Všeobecne musí zloženie detailov elektronického dokumentu zodpovedať požiadavkám GOST R 6.30-2003.
Okrem toho GOST R 6.30-2003, ktorý uvádza zloženie podrobností použitých pri príprave dokumentov, tento pojem nedefinuje. Definícia obsahuje GOST R 51141-98, podľa ktorého je nevyhnutnosťou dokumentu povinný prvok formalizácie úradného dokumentu (bod 2.1 GOST R 51141-98).
Legalizácia dokumentov
Právnu silu dokumentu zabezpečuje súbor náležitostí stanovených pre každý typ dokumentov a registrácia na formulári, ktorý spĺňa normu.Malo by sa pamätať na to, že rôzne dokumenty pozostávajú z inej sady podrobností a pri zostavovaní jedného dokumentu nemusíte používať všetky podrobnosti opísané v GOST. Niektoré náležitosti sa navzájom vylučujú, napríklad požiadavka „Referenčné údaje o organizácii“ je uvedená iba písmenami, zatiaľ čo „Názov typu dokumentu“ nie je napísaný na hlavičkovom papieri. V procese prípravy a vypracovania dokumentov možno zloženie požadovaných podrobností doplniť ďalšími podrobnosťami, ak to vyžaduje účel dokumentu, jeho spracovanie. K zjednoteným formám dokumentov môžete pridať ďalšie podrobnosti. Napríklad k formuláru príkazov na prijatie a prepustenie zamestnancov pridajte požadovaný „podpis vedúceho personálneho oddelenia“, „podpis priameho nadriadeného“. Odstraňovanie jednotlivých detailov z jednotných formulárov však nie je povolené.
Zloženie náležitostícharakterizácia konkrétneho dokumentu je určená cieľmi vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tohto dokumentu a spôsobom dokumentácie.
Hlavným dokumentom stanovujúcim zloženie náležitostí a požiadavky na ich návrh je GOST R 6.30-2003.
Tento dokument ustanovuje nasledujúce podrobnosti, ktoré sa používajú pri príprave a vykonávaní organizačných a administratívnych dokumentov - vyhlášky, príkazy, príkazy, listy, zápisnice, akty a ďalšie dokumenty uvedené v OK 011-93 (OKUD):
Kód formulára dokumentuale sú pripevnené podľa Všeruského klasifikátora riadiacej dokumentácie (OKUD). OKUD je neoddeliteľnou súčasťou Jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií a pokrýva jednotné systémy dokumentácie a formy dokumentov povolených na použitie v národnom hospodárstve.
Logo alebo ochranná známka organizácie (značka služby) je umiestnená na hlavičkovom papieri organizácie v súlade s chartou (predpisom o organizácii).
Organizačný kód (OKPO) je pripevnený podľa Všeruského klasifikátora podnikov a organizácií.
OGRN - hlavné štátne registračné číslo právnickej osoby je pripevnené v súlade s dokladmi vydanými daňovými úradmi.
INN / KPP- identifikačné číslo platiteľa dane / kód dôvodu registrácie sa uvádza v súlade s dokladmi vydanými daňovými úradmi.
Názov spoločnosti, ktorý je autorom dokumentu, musí zodpovedať menu uvedenému v jeho zakladajúcich dokumentoch. Nad názvom organizácie uveďte skrátený názov a v prípade jeho neprítomnosti úplný názov materskej organizácie (ak existuje). Skrátený názov organizácie je uvedený v prípadoch, ak je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) je umiestnený pod celým menom alebo za ním. Názvy organizácií, z ktorých sa zúčastňujú subjekty Ruskej federácie, ktoré sú spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruským) štátnym jazykom subjektov Ruskej federácie vytlačené v dvoch jazykoch.
Názov pobočky, územného oddelenia, zastúpenia je uvedený v prípade, že je autorom dokumentu, a nachádza sa pod názvom organizácie.
Medzi odkazy na organizácie patria samo o sebe: poštová adresa; telefónne číslo a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (faxové čísla, telexy, bankové účty, e-mailová adresa).
Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou musí byť stanovený chartou (predpis o organizácii) a musí zodpovedať typom dokumentov ustanovených OKUD (trieda 0200000). Napríklad „Interné pracovné predpisy“, „popis práce“.
Dátum dokumentu je dátum jeho podpísania alebo schválenia, do zápisnice - dátum schôdze (rozhodovania), k aktu - dátum udalosti.
Doklady vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jediný) dátum.
Povolený dvoma spôsobmi formátovania dátumu dokumentu: digitálne alebo verbálne-digitálne.
Digitálnou metódou je dátum dokumentu zostavený v arabských číslach v poradí:
deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sú zostavené dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok - štyrmi arabskými číslicami.
Napríklad dátum 5. február 2011 by mal mať nasledujúci formát: 2. 5. 2011.
Dátum je možné formátovať v nasledujúcom poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad 2011.02.05.
Táto metóda formátovania dátumov sa v archívoch často používa - dátumy na policiach, priečinkoch a iných dokumentoch sú napísané v „obrátenom“ poradí.
Verbálno-digitálnou metódou by sa mal vydať dátum: 5. februára 2011
Registračné číslo dokumentu pozostáva z z jeho poradového čísla, ktoré je možné podľa uváženia organizácie doplniť indexom prípadu podľa nomenklatúry prípadov, informácií o korešpondentovi, exekútoroch.
Registračné číslo dokumentu vydaného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami sa skladá z registračných čísel dokumentu každej z týchto organizácií, za ktorým nasleduje lomka v poradí autorov dokumentu.
Registračné číslo dokumentu sa pridelí na základe záznamu vykonaného v príslušnom registračnom formulári. Rozlišujú sa tieto typy registračných formulárov: karty na kontrolu registrácie (RCC); registračné denníky (knihy); formy obrazovky (pri použití výpočtovej techniky). Pre niektoré časopisy a knihy sú formuláre schválené úradnými orgánmi. Napríklad forma knihy na zaznamenávanie pohybu pracovných kníh a príloh k nim bola schválená vyhláškou Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 č. 69 „O schválení pokynov na vyplnenie pracovných kníh“.
Ale väčšina foriem sú vyvíjané podľa vlastného uváženia zamestnávateľ. Formuláre dokumentov si môžete pozrieť na stránke Formuláre dokumentov
Neregistrovaný dokument nemá právnu silu !!!
Odkaz na registračné číslo a dátum dokument obsahuje registračné číslo a dátum dokumentu, na ktorý sa má odpovedať. Táto požiadavka sa vyžaduje pri listoch.
Miesto prípravy alebo vydania dokumentu sú označené v prípade, že je ťažké ich určiť požiadavkami „Názov organizácie“ a „Referenčné údaje o organizácii“. Miesto zostavenia alebo publikácie je uvedené s prihliadnutím na akceptované administratívno-územné členenie, možno použiť iba všeobecne akceptované skratky.
Adresát môžu existovať organizácie, ich štruktúrne oddelenia, úradníci alebo jednotlivci. Pri adresovaní dokumentu úradníkovi sú pred priezviskom uvedené začiatočné písmená.
Názov organizácie a jej štruktúrnej jednotky je uvedený v nominatívnom prípade. Pozícia osoby, ktorej je dokument určený, je uvedená v datívnom prípade,
Napríklad:
generálnemu riaditeľovi
OJSC "Parus"
V.A. Laptev
alebo
LLC "Mayak"
Učtáreň
Hlavný ekonóm
V.M. Kochetova
POKRAČOVANIE 1 na STRANE
