Ako sa veci robia. Použitie GTD systému od Davida Allena

Hľadáte spôsoby, ako pracovať menej a urobiť viac? Prevzali ste dve desiatky projektov, stratili ste kontrolu nad situáciou? Možno sa práve nahromadila únava: práca, domov, fitness, zdravý životný štýl, priatelia, rodičia, rodina, deti?

V tomto prípade vám môže pomôcť David Allen a jeho metóda GTD. Ide o antistresovú vakcínu, ktorá vás naučí, ako riadiť čas a myseľ.

Podstata metódy GTD

David Allen vyvinul a otestoval stratégiu osobného výkonu s cieľom maximalizovať hodnotu s čo najmenším úsilím. Opísal spôsob, ako efektívne rozdeliť čas medzi dôležité a nevyhnutné úlohy. Názov jeho metódy – Getting Things Done (GTD) – sa prekladá ako „uviesť veci do konca“, hoci význam je vhodnejší „ako dať veci do poriadku“. Princípy sú jednoduché:

1. Všetky nedokončené záležitosti sa prenesú z hlavy na externý disk. Informácie sa zhromažďujú a zaznamenávajú do zoznamu. Všetko je prinesené: aj tá najmenšia vec. Zoznam by mal byť dostupný kedykoľvek, treba si ho neustále prezerať.

2. Vysvetlenia sa zaznamenávajú, aby sa nestrácal čas premýšľaním o probléme v budúcnosti.

3. Vytvorí sa systém pripomenutí zoznamov. Je potrebné ich pravidelne aktualizovať (denne, týždenne): prečiarknuť splnené úlohy, zadať nové. Kontrola sa vykonáva: horizontálne - cez celý zoznam úloh; vertikálne - pre každý konkrétny prípad (čo sa urobilo a aké sú vyhliadky).

Ak chcete optimalizovať svoju prácu, naplánujte si konkrétny čas a dátum úlohy. Použite plánovač alebo kalendár. Vypočujte si radu Davida Allena. Vykonajte všetky akcie postupne.

Poďme cvičiť?

1. Prestup. Zvýraznite v myšlienkach a napíšte na papier jednou vetou prvú situáciu/úlohu/projekt, ktorá sa vám vynorí v hlave. Nezáleží na tom, či sa ašpirácia týka profesionálnej činnosti, rodiny alebo osobnosti. Malo by to vyzerať ako úspešný pracovný výsledok. Napríklad:

· Choďte na dovolenku na Maledivy sami / s celou rodinou;

· Spustiť závod/reťazec obchodov v Čeľabinsku;

· Upečte koláč / palacinky podľa babkinho receptu.

2. Vysvetlenia. Zapíšte si konkrétnu fyzickú akciu, ktorá sa musí vykonať, aby ste v tomto projekte postúpili. Čo môžete urobiť práve teraz? Kam ísť? Komu mám zavolať? čo napísať? S kým hovoriť?

· Zavolajte do cestovnej kancelárie a vyberte si možnosti trasy;

· Poslať pripravenú žiadosť e-mailom;

· Kúpte múku, maslo, vajcia v predajni ABV.

3. Zamyslite sa nad tým, ako to odporúča robiť
David Allen. Čo sa zmenilo po chvíľke uvažovania? Zvýraznenie konkrétnej úlohy spravidla nielen zvyšuje kontrolu nad ňou, ale umožňuje vám aj relaxovať. Pretože sa vytvoril špecifický obraz požadovaného výsledku, boli načrtnuté prvé kroky k jeho dosiahnutiu a boli identifikované potrebné zdroje.

Nemyslite na problém, ale na to, ako ho vyriešiť.

Reflektovanie a stanovovanie cieľov je vašou intelektuálnou prácou. Produktivitu intelektuálnej práce určuje odpoveď na otázku: "Aké sú očakávané výsledky práce?" Čím jasnejší je výsledok, tým vyššia je vaša intelektuálna produktivita.

Problém sa zmení na konkrétnu úlohu, ktorú je potrebné vyriešiť. Proces je rozdelený do jednoduchých krokov, z ktorých najbližší sa vykoná okamžite. Človek neprechádza úlohami jedna za druhou: chcem sa niekedy naučiť spievať, súrne potrebujem urobiť projekt, vyzdvihnúť dieťa zo škôlky. Vyžaduje si zoznam a postupuje po ceste vykonávania konkrétnych akcií:

· Ak sa chcete naučiť spievať, musíte zavolať lektorovi - zaberie to 2 minúty. Volám práve teraz;

· Na projekt si treba ísť do obchodu nakúpiť materiál podľa zoznamu, zajtra vyrobiť model a cestou vyzdvihnem dieťa.

Vďaka GTD systému sa hlava nenapĺňa horúčkovitými myšlienkami na nesplnené projekty. Zoznam už máte pred sebou. Môžete sa uvoľniť a prejsť na ďalší krok.

Je to ako v supermarkete

Môžete sa prechádzať a mať neustále na pamäti produkty, ktoré potrebujete kúpiť. To si vyžaduje všetku silu, ale stále niečo, ale zabudne sa na to, alebo nazbierate kopu nepotrebných vecí.

Alebo môžete prísť do obchodu so zoznamom napísaným na papieri (smartfón): v tomto prípade sa mozgové zdroje vynakladajú iba na optimalizáciu procesu. Keď sa pozriete na zoznam a uvidíte tam mlieko, idete si ho kúpiť, pričom venujete pozornosť odrode, výrobcovi, dátumu výroby, cene. To prináša viac zdravotných a rodinných výhod.

Keď je výsledok určený, človek sa pohne správnym smerom a neustále si kladie otázku: „Aký je ďalší krok, aby sa priblížil k cieľu?“

Transformujte nehmotné myšlienky na fyzické činy

David Allen ponúka súbor podporných nástrojov, ktoré oslobodia mozog od rutiny pri práci na globálnych projektoch. Zoznam úloh je možné uložiť napríklad pomocou:

• denník;

• Podnosy na listy papiera;

• priečinky s nálepkami;

• elektronické organizéry alebo klzáky;
• správcovia úloh (pozri naše).

Mnoho veľkých projektov pozostáva zo súboru malých akcií, z ktorých každá trvá 1-2 minúty. V tomto prípade stačí urobiť a zabudnúť. Toto je princíp dvoch minút – jednej z kľúčových v GTD. Urobte si z toho zvyk pomocou jednoduchého sledovača (písali sme o nich).

Elektronickú verziu knihy „Ako urobiť poriadok“ od Davida Allena si môžete stiahnuť na týchto odkazoch: bookscafe.net, BookPoisk, FB2LIT.

Zároveň, ak väčšina elektronických knižníc ponúka úvodný fragment s odkazom na konci, kde si môžete po zaplatení stiahnuť celú knihu (cena od 170 do 400 rubľov), tak bookscafe.net ponúka dve zo 7 kníh od Davida Allena zadarmo.

Môžete študovať moderné životné hacky v riadení času v našom.

Vynikajúci výber bezplatných nástrojov na sebazdokonaľovanie: plánovače, organizéry, diáre, kontrolné zoznamy – kliknite na odkaz „40+ zoznamov, ktoré vám pomôžu dať veci do poriadku“.

Papierovú verziu knihy „Ako dať veci do poriadku“ si môžete zakúpiť v internetových obchodoch: Ozón, Labyrint, book24.

Záver

Dlhé roky ste snívali o tom, že sa naučíte riadiť svoj život? Čas nadišiel. Urobte prelom: zvýšte svoju vlastnú efektivitu, uľahčite si akúkoľvek prácu. Osloboďte svoju myseľ od rutiny, staňte sa kreatívnym človekom.

Začnite ešte dnes. Nečítajte len knihu, ale používajte GTD techniky. Osobná praktická skúsenosť je užitočnejšia ako desiatky kníh, ktoré som prečítal. Vyzvite sa na používanie GTD na 40 dní. Prečo 40? Pretože práve v tomto období si človek stihne osvojiť, zapojiť sa, zhodnotiť nové aktivity. Metóda GTD optimalizuje intelektuálnu prácu v profesionálnej a osobnej sfére. Bude poriadok vo veciach, bude poriadok v hlave a v živote.

Takže Aký je váš ďalší krok?

Nestrať to. Prihláste sa na odber a dostanete odkaz na článok na svoj e-mail.

Predslov k ruskému vydaniu knihy Davida Allena How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity začína takto: „Každý moderný človek má veľmi málo času a každý sa sťažuje na svoju vlastnú dezorganizáciu – zabudnete na dôležité veci. na schôdzi, budete meškať alebo nestihnete zavolať na telefón. Z tohto dôvodu sa vzťahy s kolegami a priateľmi zhoršujú, pracovné plány kolabujú a blahobyt sa zhoršuje. Čím je človek organizovanejší, tým ľahšie zvláda prácu, domáce práce a život všeobecne, tým lepší je jeho vzťah s ostatnými.“

Takéto situácie sú mnohým známe. A prísľub autora knihy pomôcť stať sa organizovanejšími v mnohých ohľadoch vysvetľuje jej úspech. Svedčí o tom nielen vyše 600-tisíc predaných kópií od roku 2001 len v Amerike, ale aj ďalší rozvoj Allenovho konceptu mnohými autormi, tvorba špeciálneho softvéru vrátane mobilných aplikácií na základe metódy Getting Things Done (GTD). Celé online zdroje sú venované jednotlivým Allenovým technikám (napríklad „43 priečinkov“). To jasne dokazuje, že vývoj autora výrazne ovplyvnil takú oblasť, ako je osobná. Preto si v tomto článku povieme niečo o koncepte GTD, princípoch jeho fungovania, ako aj o niektorých praktických aspektoch, ktoré môže každý uplatniť pri svojej činnosti.

Ako dotiahnuť veci do konca

Dokončiť veci- technika na zvýšenie osobnej efektivity, vyvinutá a opísaná v rovnomennej knihe od Davida Allena. Skratka GTD je bežnejšia. Wikipedia hovorí, že pri preklade slovného spojenia z angličtiny do ruštiny sa omylom používa formulácia „dať veci do poriadku“ (s týmto názvom v ruskom preklade vyšla kniha), pričom je potrebné „uviesť veci do konca“. Zaujímavosťou je, že rusky a anglicky hovoriaca Wikipédia sa líšia vo svojich interpretáciách samotného chápania metodiky GTD: prvá ju nazýva nezávislou a obmedzene súvisiacou s time managementom, zatiaľ čo druhá tvrdí, že GTD je metóda v rámci tzv. rámec riadenia času.

Mnohí odborníci si všímajú špecifický štýl prezentácie, ktorý je Allenovi vlastný. Jeho nápady, na rozdiel od tých, ktoré predložil Stephen Covey v "", nie sú inšpirujúce, ale poskytujú presný a podrobný popis algoritmu. Na rozdiel od Coveyho, ktorému nechýbajú filozofické úvahy a vyžaduje jasné poslanie, ktoré zahŕňa hlavný cieľ života, Allen naopak buduje systém „zdola nahor“. Je presvedčený, že ak chcete zmeniť svoj život, musíte začať nie s globálnymi úlohami, ale s uvedením vecí do poriadku v najmenších okolitých maličkostiach.

„Odporúčam, aby ste konali na princípe“ hneď od začiatku “- takto autor opisuje aplikáciu svojej vlastnej metódy. Podľa Allena netreba len čítať a robiť si poznámky, ale treba to aj naozaj začať používať, pretože si to nevyžaduje špeciálne zručnosti a výsledok vás nenechá čakať.

Vyzbrojení radami od autora sa teda dostávame k tomu najdôležitejšiemu: k otázke o podstate metódy doťahovania vecí do konca. Mnohí kritizujú koncept GTD pre jeho zložitosť a nezrozumiteľnosť, ktorá zároveň nebráni každému vo vývoji vlastného systému, ktorý prijal iba niekoľko postulátov. Nižšie sú uvedené len také odporúčania z knihy „Getting Things Done“:

Organizácia priestoru

Jedno z prvých odporúčaní v knihe. Podľa Allena je pracovisko ako kontrolný bod, kde sa začína každý deň. Podstata je tu veľmi abstraktná – nejde ani tak o to, aby pracovisko nebolo zavalené papiermi a rozhádzanými kancelárskymi pomôckami (to je požiadavka spoločná pre každého, kto sa uchyľuje k time managementu), ale že si ho musíte čo najviac zorganizovať. možné "pre seba.", Podľa typu vašej činnosti a potrieb. Existuje aj špecifikum: metóda GTD predpokladá okrem stola, samozrejme, aj tieto atribúty:

• zásobníky papiera (najmenej tri kusy);
• stoh papiera A5;
• pero alebo ceruzka;
• lepiace papieriky (~ 8 x 8 cm);
• spinky;
• štipce na prádlo na veľké stohy papiera;
• zošívačka;
• škótska;
• guma;
• zariadenie na lepenie štítkov;
• priečinky na papiere;
• denník;
• odpadkový kôš.

Systém ukladania referenčných informácií

Takýto systém je potrebný pre každého. Skriňa na ukladanie korešpondencie, veľa priečinkov, zariadenie na nalepovanie štítkov - jedným slovom všetko, čo prispieva k štruktúrovaniu akýchkoľvek prichádzajúcich informácií, aby ste k nim neskôr ľahko pristupovali. Autor si je istý, že proces umiestnenia listu alebo dokumentu do takéhoto systému by nemal trvať dlhšie ako 60 sekúnd. Preto je lepšie usporiadať niečo ako abecedný zoznam, ktorý vám umožní rýchly a pohodlný prístup k informáciám.

zoznamy

Okrem používania plánovača kalendára musí mať každý 4 zoznamy:

1. "Ďalšie kroky". Do tohto zoznamu si zapíšte veci, ktoré musíte v blízkej budúcnosti urobiť. Nezáleží na tom, aká je to forma - papierový poznámkový blok alebo textový dokument na ploche osobného počítača, dôležité je, aby bol neustále s vami. Týmto spôsobom budete mať neustále pripomínanie vecí, ktoré musíte urobiť. Takýto zoznam musíte upravovať, každý deň doň vkladať nové záznamy.

2. projekty. Pod týmto názvom Allen označuje podniky, ktoré sú viacerými súvisiacimi podakciami, a preto na ich dokončenie vyžadujú viac ako jednu akciu. Projekty je potrebné monitorovať, aby bolo možné posúdiť postup ich implementácie (týždenne).

3. Odložené. Tento zoznam obsahuje projekty, ktorých realizáciou je niekto poverený alebo si vyžaduje vplyv vonkajších faktorov. Treba ich tiež systematicky kontrolovať (aspoň raz týždenne).

4. Raz / možno. Už z názvu zoznamu je jasné, že ide o zoznam nedefinovaných úloh do budúcnosti, ako je zabehnutie maratónu alebo založenie blogu.

Vedenie týchto zoznamov úzko súvisí s hlavným zásady GTD: zber, spracovanie, organizácia, kontrola a činnosť.

Zbierka. David Allen používa výraz „kôš“ na označenie fixovania informácií na akomkoľvek médiu s cieľom oslobodiť myseľ. Môže to byť organizér, denník, notebook. Musíte všetko vyhodiť z hlavy (v tomto prípade preniesť) a prejsť do ďalšej fázy.

Liečba. Počas spracovania informácií by sa mali rozdeliť na dva typy: jeden, ktorý si vyžaduje akciu, a ten, ktorý nie. Pri práci s prvým typom to buď robíme sami, delegujeme, alebo odkladáme. Keď pracujeme s druhým, odložíme ho bokom v referenčných informáciách, zbavíme sa ho a pridáme do zoznamu „niekedy“.

Pravidlo dvoch minút - ak dokončenie práce trvá menej ako 2-5 minút, musí sa vykonať okamžite.

Prehľad zoznam úloh by sa mal robiť denne alebo tak často, ako je to možné. GTD vyžaduje kontrolu všetkých aktivít, projektov a „odložených“ položiek aspoň raz týždenne.

Akcia. Fyzické vykonávanie úloh.

Okrem toho, čo už bolo povedané, chceme upozorniť na skutočnosť, že GTD nie je jedinečný nástroj, ale súbor techník. Môžete ich brať ako základ, upravovať, meniť podľa typu činnosti a potrieb.

Kontrola nad úspechom

Aby sa maličkosti, na ktoré sme rozdelili tie naše veľké, posunuli k dokončeniu, je dôležité pochopiť, aký cieľ sledujeme, aké výsledky chceme dosiahnuť. Ako už bolo spomenuté, v súlade s tým sa plánuje množstvo sekvenčných akcií a pripomienok, ktoré sú spojené do jedného systematizovaného systému. Čím je úloha náročnejšia, tým viac by sa mala rozdeliť na menšie „kocky“ a tým podrobnejší by mal byť tento systém vypracovaný. Pozrime sa bližšie na fázy dosiahnutia:

• Odpoveď na otázku, čo chceme dosiahnuť. Musíme jasne pochopiť, prečo vykonávame určité činnosti. Je to ako keď lukostrelec mieri na terč. Dokáže vykonať mnoho akcií od natiahnutia tetivy až po vystrelenie, no výsledok bude stále kontrolovaný zásahom šípu do stredu terča. Bez odpovede na otázku môže poslať šíp do publika.
• Odpoveď na otázku je, ako to chceme dosiahnuť. Tu, pre väčšinu ľudí, generátor nápadov začína aktívne pracovať, rozdávať vhodné aj úprimne klamné. Po prvé, opraviť všetko bez kritiky a potom vybrať tie najvhodnejšie, je ľahšie dosiahnuť cieľ.
• Výber najlepšej trajektórie a jej priame sledovanie. Takže po zodpovedaní otázok si môžete zostaviť jasný plán, podľa ktorého môžeme dosiahnuť náš cieľ.

Váš život pozostáva zo stanovených cieľov, série vašich činov a dosiahnutých výsledkov. Čím lepšie dokážete štruktúrovať informácie na rôznych úrovniach, zostavovať a sledovať reťazce akcií, tým lepšie budete môcť dať svoje záležitosti do poriadku.

Trochu o autorovi

Na záver niečo málo o samotnom autorovi. David Allen (* 28. december 1945, Shreveport, USA) je odborník a konzultant v oblasti time managementu a osobnej produktivity. Ako teenager mal rád, vyhral Louisiana State Debating Championship. Na univerzite sa zameral na štúdium americkej histórie. Po skončení vysokej školy si D. Allen dlho hľadal svoje miesto v živote. Podľa vlastného ubezpečenia vystriedal do 35 rokov minimálne 35 povolaní. Zoznam pozícií, ktoré zastáva, je skutočne pôsobivý a miestami až exotický. Budúci tréner pracoval ako čašník, kuchár v reštaurácii, učiteľ karate, kúzelník, sústružník, predavač vitamínov a mopedov, cestovný agent, manažér cestovného ruchu, záhradný dizajnér. V 80. rokoch začal rozvíjať školiace programy pre manažérov a vedúcich pracovníkov v Lockheed Corporation.

Dnes vedie D. Allen vlastnú koučingovú spoločnosť v oblasti efektívneho riadenia a produktivity. Sám Allen málokedy vedie verejné semináre. Je tiež jedným zo zakladateľov spoločnosti Actioneer Inc, ktorá sa špecializuje na výrobu kancelárskych potrieb.

Allen napísal tri knihy – už slávnu Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life, ako aj Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Život".

Zľava pre používateľov 4brain

Allen sám veľmi zriedka vedie verejné semináre; robia to jeho certifikovaní študenti. Takže v Rusku, Bielorusku a Kazachstane je jej certifikovaným partnerom spoločnosť Everconsult, ktorá vedie školenia o GTD.

Spoločnosť Everconsult nás kontaktovala a všetkým užívateľom našej stránky ponúkla 15% zľavu na ich akcie (záujemcovia). ... Pre získanie zľavy pri registrácii stačí zadať promo kód.

Odhalím niektoré tajomstvá efektívnosti v živote a podnikaní ...

Malý cheat o tom, ako sa vysporiadať s biznisom a začať efektívne žiť!

David Allen vás osobne pozýva na školenie do Moskvy. Musím povedať, že z jeho kníh sa predalo cez 2 milióny výtlačkov!
A jeho systém naozaj funguje!

Keď spoznáte GTD systém, váš život už nebude rovnaký!
Pamätám si, že na mňa veľmi zapôsobil výkon Davida Allena!

Chytíme tisíc vecí, snažíme sa nezabudnúť na každodenné maličkosti na ceste, často zabúdame na cieľ, ale pamätáme si na nevyhnutne blížiace sa termíny.

Niekedy strach z lavíny úloh doslova paralyzuje mozog a nastupuje apatia, prokrastinácia, depresia. Práca v takýchto chvíľach sa pohybuje pomaly, zdá sa, dokonca aj kurzor myši sa sotva plazí po monitore.

Táto situácia je o to nebezpečnejšia, čím viac ľudí pracuje v tíme, najmä ak ide o vývojový tím.

Myšlienka pozvať na našu konferenciuDavid Allen bol nečakaný, no nie náhodný. Na prvý pohľad osobný koncept GTD dáva dobré odporúčania pre každého vývojára jednotlivo a vývojový proces ako celok. Metóda GTD samozrejme nie je pre proces vývoja softvéru taká „vybrúsená“ ako agilná, no napriek tomu ju môže doplniť alebo sa stať prvým krokom na ceste tímu prechodu na agilnú metodiku vývoja. Čo je GTD pre programátora?

Uplatňovanie princípov GTD vo vývoji rozdeľme do dvoch blokov: osobné, keď ide o jednotlivca, a tímové, keď ide o firmu alebo skupinu vývojárov. Vo všeobecnosti sú princípy rovnaké, ale je oveľa ťažšie ich implementovať v tíme, pretože bude zaručená sabotáž a odpor zo strany pracovníkov alebo vedúceho tímu.

Žiadny muž nie je ostrov

Jedným zo základov metódy GTD je princíp presúvania úloh z pamäte človeka do externého zdroja. Ľudský mozog sa tak prestáva starať o to, aby mal na pamäti všetky plány, od nepodstatných až po globálne, a začína sa sústrediť na úlohy, ktoré sú v danej chvíli skutočne dôležité a ich realizáciu. Niekto hovorí, že metóda GTD sa efektívne využíva na uvoľnenie osobného priestoru a nájdenie rovnováhy medzi prácou a napríklad koníčkom alebo rodinou. Z pohľadu praktického vývojára je však GTD potrebné v prvom rade na udržanie rovnováhy medzi prácou a ... prácou.

Programátori, systémoví architekti a projektoví manažéri sú neustále v rámci viacerých priorít, úloh či projektov. Okolnosti často bránia vykonaniu jednej úlohy, takže musíte byť schopní rýchlo prestavať. Takýto zhon od projektu k projektu často generuje stres, no nie ten, ktorý vzniká z nemilovanej práce, ale stres ako fyziologický a emocionálny jav. Čím vyššia je miera úzkosti, tým ťažšie je zvládať zadané úlohy. Tu prichádza na rad GTD.

Nastavenie filtrov v zozname úloh

Najprv musíte nastaviť obmedzenia výberom toho hlavného spomedzi všetkých úloh. Opustíte to hlavné, uvoľníte si čas a energiu a vytvoríte impulz na akciu s oveľa menšou námahou, ako keď si všetky maličkosti nechávate v hlave. Existuje rutina, existujú dôležité projekty, existujú plány do budúcnosti. Všetky tieto kategórie majú zároveň to hlavné. Ak ho chcete zvýrazniť, musíte vykonať niekoľko krokov:

• vybrať začaté, ale nedokončené úlohy;


• vybrať prípady najväčšieho záujmu;


• vyberte si veci, ktoré nechcete robiť a ktoré sa neustále odkladajú;


• vyberte si bežné veci vrátane domácich.

Hlavná z nich sa spravidla nachádza v prvých troch skupinách. V súlade s tým by mali byť uprednostňované problematické a nedokončené záležitosti – nie nadarmo je presný preklad Getting Things Done – „uviesť veci do konca“.

Organizujeme komunikáciu

Nezáleží na tom, či je freelancer alebo programátor, pracuje na diaľku alebo v tíme, neustále je v oblasti komunikácie: hovory od zákazníkov, otázky manažmentu, požiadavky užívateľov a kolegov, informačné správy od dodávateľov SDK atď. komunikácie nemožno nazvať bezvýznamnými, ale musia byť schopné kompetentne spracovať ...

• Prestaňte kontrolovať svoj e-mail každých 5 minút – nastavte si vyskakovacie upozornenia, na ktoré sa môžete pozrieť kútikom oka. Umiestnite svoju poštu do priečinkov a čítajte ju, keď sa v konkrétnom okamihu aktualizuje.


• Rozdeľte všetku komunikáciu podľa kontextu: Skype, mobilné hovory, pevná linka, komunikácia prostredníctvom pošty atď. Na komunikáciu v rámci každého kanála si vyhraďte určitý čas.


• Pozrite si pracovné a osobné rozhovory. Možno, ak vám váš nový zamestnanec donekonečna píše alebo vám starý kolega kladie rovnaké pracovné otázky, mali by ste ich požiadať, aby si pripravili otázky, našli si čas na komunikáciu a objasnenie všetkých zložitých bodov.


• Sledujte svoj webový prehliadač. Vývojári si často prezerajú profilové témy na fórach alebo na špecializovaných stránkach. Tam sú uväznení zaujímavými témami a diskusiami, ktoré nemajú nič spoločné s aktuálnou úlohou. Čítanie skutočne zaujímavej témy je lepšie odložiť pomocou záložiek v prehliadači alebo špeciálnych utilít na ukladanie odkazov (napríklad doplnok Pocket, ktorý je možné nainštalovať aj ako aplikáciu do mobilného zariadenia a synchronizovať záložky).


• Vytvorte si poznámkový blok a/alebo aplikáciu, kde si budete zapisovať všetky úlohy so značkami naliehavosti a dôležitosti. GTD pre riadenie podniku zavádza pojmy čas, kontext (miesto), akcia. Ak chcete správne uprednostniť úlohy, predstavte si jednoduchý filter, akým je napríklad Excel. Ku každej úlohe priraďte časový parameter (podľa hodiny alebo času dňa), miesto (domov, práca, ulica, telocvičňa, obchod atď.). A potom si rozdeľte úlohy približne takto: „vyžiadať si pripomienky k technickému zadania – práca – 14:00“ alebo „zavolať pneuservis – ulica – večer“. Existuje mnoho aplikácií na takéto nahrávanie, od Plánovača úloh systému Windows, ktorý môžete použiť na vlastné účely, až po Evernote, Rainlendar a starostlivo napísané pripomienky vo vašom smartfóne.

Uistenie sa, že máte takýto zoznam, zaručene zníži úzkosť a pomôže vám sústrediť sa na každú úlohu.

Existuje globálnejší problém, ktorý sa týka aj vývojárov akéhokoľvek druhu zamestnania. Dnes takmer každý týždeň vychádzajú nové nástroje, príručky, utility pre vývojárov, každú chvíľu sa objavujú správy o nových verziách frameworkov, nových knižniciach a dokonca aj o nových programovacích jazykoch. Všetky tieto informácie vzbudzujú extrémny záujem profesionálov a niekedy ich dokonca zaujmú a prinútia vyskúšať niečo nové (vytvorte si jednoduchú mobilnú aplikáciu, napíšte „Hello, world!“ na Brainfuck alebo zostavte nový open source projekt). Existuje len jedno východisko: rozdeliť záujmy podľa ich dôležitosti vo vzťahu k aktuálnym projektom, krátkodobým a dlhodobým cieľom. Zameranie sa na jednu úlohu umožňuje zvýšiť osobnú produktivitu, uvoľniť čas a začať sa učiť nové informácie.

5 krokov optimalizácie

Metóda GTD rozlišuje päť fáz práce na zozname úloh.

Zber informácií.Musíte zhromaždiť všetky úlohy - stačí vziať a zapísať perom alebo do textového súboru všetky svoje bežné, nedokončené, globálne záležitosti. Zároveň je dôležité mať na pamäti, že napríklad úloha „Napísať správu vo Fast Report pre Snegovik LLC“ skrýva niekoľko dôležitých a podúloh, ktoré si vyžadujú pozornosť: zhromažďovanie požiadaviek od klienta, vypracovanie a schválenie technickej špecifikácie. , vyžiadať si pole dát na testovanie reportu atď... Je potrebné si zapísať úplne všetky úlohy - o niečo neskôr ich budete zoskupovať.
Venujte pozornosť nielen tým projektom, ktoré sú v pamäti, ale aj tým, ktoré sú v počítači - často nie je o nič menší chaos ako v myšlienkach. Súbory sa oplatí rozdeliť do priečinkov zodpovedajúcich každému projektu a oddeliť osobné dokumenty od pracovníkov.

Proces spracovania.Spracujte informácie podľa schémy navrhnutej GTD: ak sa už niečo vykonáva, musíte pokračovať v práci až do konca, ak to môžete urobiť za menej ako dve minúty, urobte to ihneď.

Klasický algoritmus spracovania GTD

Z pohľadu práce na pre vás kľúčovom projekte je dôležité brať do úvahy niekoľko nuancií.

• Odložte úlohy, ktoré nie sú naliehavé, ako napríklad štúdium menej dôležitých materiálov, ktoré nemajú nič spoločné s aktuálnou prácou.


• Ak je to možné, delegujte úlohy napríklad na kolegov alebo freelancerov. Ak píšete kód rýchlo a efektívne, no nie ste veľmi dobrí v tvorbe webu, reklamy alebo dizajnu, obráťte sa na profesionálov. Aj keď ide o vlastný projekt, investícia do kvalitnej práce niekoho iného sa rýchlo vráti.


• Naučte sa povedať nie. Toto je možno jedna z najťažších zručností: vždy sa nájdu desiatky známych, ktorým spadol Windows, do kódu sa vkradla chyba, vyžaduje firmvér Android a prosí o útek z väzenia pre iPhone. Tieto malé úlohy sú časovo náročné. Ak si nechcete pokaziť vzťah, nájdite si na webe niekoľko dostupných príručiek a pošlite odkazy tým, ktorí trpia.

Organizácia zoznamu.Po prejdení prvých dvoch a najťažších etáp si musíte zorganizovať prácu s úlohami. Tu môžete použiť jednoduché pravidlo: rozdeľte čas na týždne, na konci týždňa upravte zoznam a vytvorte nový. Všetky úlohy by mali byť rozdelené podľa termínov a priorít. Na správu úloh môžete použiť ktorúkoľvek z aplikácií, ktoré sa vám páčia: sú to mobilné OneNote a Evernote a Asana a Redmine a Kalendár Google atď.

V tejto fáze je hlavnou vecou venovať veľkú pozornosť práci s aktuálnymi alebo viacerými projektmi. K tomu vám poslúžia myšlienkové mapy, ktoré budú odzrkadľovať všetky fázy práce vo forme vizuálnej mapy štruktúry, podľa ktorej budete projektom napredovať. Existuje veľa bezplatných a platených aplikácií so zaujímavými funkciami na vytvorenie mapy mysle. Máme radi pohodlné, bezplatné a rusifikované , v ktorej sme vytvorili približný pohľad na nedokončenú mapu, ktorá si netvrdí, že je pravdivá:

Časť 1

Časť 2

Úlohy by ste nemali deliť na jednoduché a zložité, musíte robiť všetko v poriadku, potom sa čas rozdelí racionálne.

Revízia toho, čo sa urobilo.V tejto fáze je potrebné označiť, čo sa urobilo, analyzovať príčiny porúch, vytvoriť plán na ďalšiu fázu (napríklad týždeň).

Vlastne akcia.Úlohy by sa mali vykonávať na základe dostupných zdrojov: úsilia, času, miesta dokončenia, ako aj stanovenej priority. Ak vám na rýchle vyriešenie problému chýba nejaký zdroj, ktorý sa objaví neskôr, skúste úlohu odložiť v čase objavenia sa prostriedku na jej lepšie vykonanie. Ak napríklad dokončujete počítačovú aplikáciu a na vykonanie niektorých zmien potrebujete aktualizovanú súpravu SDK, ktorú vaša spoločnosť ešte nezakúpila, ale plánuje sa jej zakúpenie v blízkej budúcnosti, vykonajte zmeny, ktoré je možné vykonať. v aktuálnej verzii a vykonajte úlohu pre zvyšok zmien v priečinku alebo súbore s úlohami do budúcnosti. Hľadanie spôsobov, ako vyriešiť problém dostupnými prostriedkami, vás samozrejme odhaľuje ako profesionála, ale vyžaduje si to veľké a nie vždy opodstatnené výdavky vášho času a úsilia.

Tu je niekoľko tipov, ako používať princípy GTD, ak ste tímový vývojár alebo pracujete na vlastnú päsť.

• Naplánujte svoj projekt na začiatku a nie postupne, rozdeľte ho na riešiteľné čiastkové úlohy.


• Zvýraznite konkrétne fázy práce na projekte a uveďte štítky dôležitosti a naliehavosti práce.


• Dodržujte každú úlohu až do konca, bez toho, aby ste ju nechali na neskôr. Aj keď poznáte len dlhú cestu k vyriešeniu problému, vyriešte ho. V priebehu ďalšej refaktorizácie bude možné zbaviť sa neoptimálneho riešenia.


• Pravidelne kontrolujte zoznamy úloh, aby ste mohli revidovať, čo sa urobilo, a zmeniť plány.


• Sústreďte sa na jednu úlohu naraz – to vám ušetrí čas a námahu.


• Každej fáze prideľte čas a venujte jej maximálnu pozornosť: zhromažďovanie požiadaviek, vývoj, testovanie jednotiek atď.

GTD sa nedá zaviesť za jeden deň – najprv sa objavia nejaké jednotlivé prvky, potom sa vytvoria pravidlá, nakoniec sa objaví zvyk a hmatateľný výsledok. Hlavná vec je neprestať. Mimochodom, je fajn, ak dokážete preniesť časť svojich zručností v GTD do tímu, s ktorým pracujete – to môže výrazne optimalizovať prácu v rámci firmy.

V číslach je bezpečnosť

Napriek tomu, že GTD je spravidla zamerané na jednotlivca, je použiteľné aj pre tím, v ktorom je dôležité vedieť definovať víziu projektu, ciele, identifikovať projekty a určiť oblasti zodpovednosti. Okrem toho v mnohých organizáciách už existuje a úspešne sa používa entita, ktorá je najbližšia logike GTD - Ganttov diagram. Ganttov diagram veľmi presne odráža potrebu projektu na zdroje, úlohy a čiastkové úlohy, približný čas na dokončenie každej úlohy, dátumy začiatku a konca práce na úlohe, fázy projektu, ktoré môžu začať až po ukončení predchádzajúcej etape a uvoľnenie požadovaných zdrojov.

Často je však všetka práca s mapovaním zdrojov a zamestnanosti zbytočná. Prepojenie GTD s vývojom softvéru Robert Peak, GTD evanjelist a CTO David Allen, konzultačnej spoločnosti, ktorý viedol technické projekty a téme rozumie sotva horšie ako samotný CEO, napísal o Ganttovom diagrame:

„Videl som toľko času, energie a peňazí, ktoré sa potopili do zložitých Ganttových diagramov, ktoré boli zničené pri prvom kliknutí prstami manažéra. Každá spoločnosť, ktorá sa spolieha na prioritné kódy ABC a pevné opraty pre programátorov, aby zostali na zadnej strane vývoja softvéru, čaká trpké sklamanie."

Odhaľuje aj podstatu konceptu. Faktom je, že nie je zameraný ani tak na plánovanie, ako na schopnosť vrátiť sa do bodu zlyhania. Poďme si to vysvetliť podrobnejšie. V živote každého človeka a každého tímu sú chvíle, keď sa odchýlia od zamýšľaných cieľov a všetka činnosť sa ponorí do chaosu. Môže k tomu dôjsť tak z vonkajších dôvodov, ako aj z dôvodov spojených s jednotlivými vnútornými vplyvmi: dočasná zmena priebehu projektu, nástup nového investora s novou víziou, prestávka na mimoriadne urgentné práce (napríklad príprava na exhibícia). Úlohou GTD v tíme je ľahko sa vrátiť do bodu, v ktorom bolo potrebné odstúpiť od plánu práce a pokračovať v prevádzke ako doteraz.

„Časť na zametanie mysle v GTD je dosť jednoduchá, David (Allen) o nej často hovorí ako o druhom výpise pamäte pre 'mentálnu RAM'. Je to, ako keby ste pravidelne kontrolovali svoj vlastný mozog, aby ste videli, čo drží vašu pozornosť, vytiahnite ho a pozrite sa na to. Je to ako keby ste dávali dokopy tieto zoznamy príležitostí (projekty a ďalšie kroky), ktoré vám poskytujú záchrannú sieť, aby ste sa uistili, že čokoľvek robíte, robíte to správne a v spojení s pravidlom dvoch minút (ak môžete urobte niečo za menej, urobte to za menej ako 2 minúty (približne)) a premýšľaním o ďalšej akcii získate statickú snímku svojho pracovného stavu, s ktorou sa môžete ľahko vrátiť do okamihu, keď ste prestali."

Vývojový tím má štyri hlavné činnosti, ktoré samy osebe pôsobia ako prvky tímového GTD.

1. Regresné testovanie – testujú sa už opravené sekcie zdrojového kódu, ako aj funkčnosť funkcionality súvisiacej so zmeneným kódom. V rámci extrémneho programovania ilustruje GTD z hľadiska opakovateľnosti, revízie a jednoznačnosti.


2. Práca s dokumentáciou – vytváranie a testovanie dokumentácie vám umožňuje len preniesť dôležité znalosti a úlohy na papier. Nepotrebujú ich mať na pamäti ani používatelia, ani testeri, ani vývojári – v prípade potreby sa môžete obrátiť na dokumentáciu a objasniť nejasný bod alebo nájsť odpoveď na otázku o fungovaní programu.


3. Refaktorovanie kódu je proces zlepšovania kódu bez zmeny funkčnosti. Prívrženci extrémneho programovania vykonávajú periodické refaktoringy, aby zlepšili výkon programu, pochopenie a čitateľnosť kódu. Existujú spoločnosti a tímy, ktoré sa vyhýbajú refaktoringu. Vo väčšine prípadov je to kvôli obavám, že zmeny v kóde povedú k zlyhaniu systému. Tento prístup spravidla vedie k stagnácii a zastarávaniu programu.


4. Brainstorming. Proces, ktorý sa v tej či onej forme odohráva v akomkoľvek tíme. Toto je len zbierka informácií a nápadov. Počas brainstormingu a po ňom je možné vytvárať aj myšlienkové mapy.

Vo väčšine prípadov programátor v práci vykonáva oveľa viac úloh ako písanie kódu. Navyše, čím viac skúseností a kvalifikácie má, tým rôznorodejšie úlohy sú mu pridelené. V istom momente nastáva kríza, keď povinnosti a povinnosti začnú na zamestnanca doliehať a výrazne znižovať jeho produktivitu. Je zrejmé, že proti tomu možno a treba bojovať, a to nie direktívnymi metódami a represívnymi opatreniami, ale pomocou GTD, ktorá je zameraná na evolučnú zmenu v prístupe k práci. Početné recenzie tých, ktorí túto metódu vyskúšali, hovoria o významných ťažkostiach na začiatku a nemenej významných úspechoch na konci procesu. Veď zvyk sa vraj vytvorí za 21 dní. Prečo to neskúsiť?

P.S.: V rámci konferencie bude možné bezplatne si vypočuť online prejav autora metódy GTD Davida Allena a klásť mu otázky17. novembra (utorok) o 19:15 UTC. Porozpráva o prístupe GTD k riešeniu preťaženia informáciami a podelí sa o najnovší výskum ľudskej produktivity.

Podľa najnovšieho Productivity Scan by Life Architect dokáže metodika GTD zvýšiť osobnú produktivitu a efektivitu minimálne o 20 %.

GTD® sa osvedčil ako pre osobné použitie, tak aj pre organizácie v celom rade odvetví. Úspešne ho uplatňuje tak vrcholový manažment, ako aj noví zamestnanci spoločností zaradených do TOP 50 rebríčka Fortune.

Getting Things Done je technika riadenia času, ktorú založil David Allen a je opísaná vo svojej knihe s rovnakým názvom.

Hlavnou myšlienkou metódy je, že človek potrebuje zbaviť hlavu nepotrebných rutinných informácií tým, že ich prenesie na externé médium, či už ide o podnosy s papiermi, denník alebo.

David ponúka nejaký algoritmus, ktorý sa dá použiť na efektívne spracovanie veľkého množstva informácií, na organizáciu vášho času.

Podľa metódy GTD je lepšie pracovať s prichádzajúcimi informáciami v niekoľkých fázach:

2. Spracovanie.

3. Organizácia.

5. Akcie.

Venujme sa týmto etapám podrobnejšie.

Zbierka

Hlavnou myšlienkou je, aby ste dostali akúkoľvek úlohu, nápad, informáciu atď. musia byť zaznamenané na nejakom médiu: na papieri, v pošte, v notebooku alebo vreckovom počítači. Možno budete používať rôzne nástroje na zaznamenávanie rôznych vstupných informácií. O to tu nejde. Hlavné myšlienky sú nasledovné:

Na nič nezabudneš

Vyložíte si hlavu z veľkého množstva rutinných informácií.

Informácie napísané na papieri možno zhromažďovať v zásobníkoch, súboroch alebo e-mailoch prijatých e-mailom v špecifických priečinkoch atď., V závislosti od nástrojov zberu.

Aby táto schéma fungovala, musia byť zásobníky prichádzajúcich informácií spracované v určitom období, napríklad raz týždenne. Spracovaním zásobníkov ich vlastne vyprázdnite.

Môžete si napríklad zapísať všetky úlohy, nápady, poznámky do sekcie „Úlohy“ online organizéra jedným kliknutím.

Organizácia

Zhromaždené informácie (kôš, podnos, kontajner doručenej pošty) sa spracúvajú striktne podľa nasledujúceho algoritmu:

Zoberme si ďalšiu hornú položku košíka doručenej pošty.

Ak prvok vyžaduje akciu a trvá to trochu času (do 5 minút), okamžite ju vykonáme.

Ak si úloha vyžaduje veľa času, tak ju na niekoho delegujeme alebo odložíme.

Ak položka „Doručená pošta“ nevyžaduje akciu, túto položku zahodíme, umiestnime ju do zásobníka (zoznamu možno niekedy) alebo túto položku necháme niekde v archíve ako referenčnú informáciu.

Na organizáciu práce na tých úlohách, ktoré si vyžadujú ďalšiu akciu, David Allen navrhuje rozdeliť takéto úlohy do niekoľkých zoznamov:

Nasledujúce akcie

Mali by ste mať zoznam ďalších konkrétnych akcií, ktoré je potrebné vykonať. Iba v tomto prípade budete môcť pracovať čo najefektívnejšie a „brúsiť“ veľké množstvo prípadov.

V online organizátori TimeMaster je podobný zoznam reprezentovaný hárkom úloh

projekty

Úlohy, ktoré si vyžadujú viac ako jednu akciu na dosiahnutie svojich cieľov, sú v podstate projekty. Napríklad, aby ste sa pripravili na prezentáciu, musíte zavolať organizátorom, zaplatiť účet za miestnosť atď. Pre každý projekt by sa mali určiť ďalšie opatrenia.

Online organizér TimeMaster vám umožňuje rozdeliť úlohy na podúlohy v priebehu niekoľkých sekúnd.

Odložené

Ak bola úloha delegovaná alebo môže byť z nejakého dôvodu dokončená o niečo neskôr, mali by byť takéto úlohy umiestnené v samostatnom zozname.

Online organizátor TimeMaster má kontakty, pomocou ktorých môžete viesť zoznamy úloh.

Raz možno

Sú úlohy, ktoré momentálne nie sú relevantné, nie je jasné, či budú relevantné aj v budúcnosti, ale takáto možnosť tu je. Takéto úlohy sú umiestnené na samostatnom zozname.

V online organizátore TimeMaster môžete takéto zoznamy usporiadať v priebehu niekoľkých sekúnd pomocou kontextov.

David Allen odporúča opustiť klasické pevné plánovanie dňa, kedy je celý deň naplánovaný na minúty. Tento druh plánovania je zriedka praktický, pretože vás môže kedykoľvek rozptýliť a plány sa môžu zmeniť.

David verí, že úlohy sú náročné a flexibilné.

Flexibilné úlohyísť do jednoduchého zoznamu. Ide o úlohy, ktoré je možné splniť v ľubovoľnom čase, takže ich možno splniť v poradí. Do tejto kategórie patrí väčšina úloh priemerného človeka.

Ťažké úlohy- ide o úlohy, ktoré sa viažu na konkrétny čas. Napríklad schôdzka, konferencia, plánovaný hovor, úloha vyprší.

Má zmysel nechať v kalendári iba ťažké úlohy. Na začiatku dňa sa vám zobrazí zoznam kalendárov a zoznam úloh. Najpohodlnejšie je, keď sa zoznam úloh a kalendár nachádzajú na rovnakej stránke. Je jednoduchšie plánovať týmto spôsobom. Ak na začiatku dňa nie sú naplánované žiadne ťažké veci, potom môžete vykonávať flexibilné úlohy v poradí: v závislosti od dostupnosti času, energie a zdrojov vykonávate úlohy od najvyššej priority po najnižšiu prioritu. Akonáhle príde čas na ťažkú ​​úlohu, prerušíte sa, vykonáte ťažkú ​​úlohu a potom sa znova vrátite k dokončeniu úloh na zozname. Toto je najflexibilnejší, najjednoduchší a najpohodlnejší spôsob plánovania pri riešení veľkého počtu prípadov.

David vo svojej knihe spomína aj plánovanie zhora nadol. Používa analógiu hodnotenia cieľov, projektov a úloh „zo vzduchu“:

1. aktuálne udalosti;

2. aktuálne projekty;

3. referenčné podmienky;

4. nasledujúce roky (1-2 roky);

5. päťročná perspektíva (3-5 rokov);

Ako však sám David priznáva, vo svojej knihe sa hlavný dôraz kladie na popis metód spracovania aktuálnych udalostí a projektov a strategickému plánovaniu treba venovať samostatné knihy. Mimochodom, metódy strategického plánovania opísal Steve Covey, nemenej známy svetový odborník v oblasti time managementu. Uvádza sa to v článku o strategickom plánovaní.

Viac o technike GTD si môžete prečítať v rovnomennej knihe od Davida Allena Getting Things Done alebo sa naučiť túto a ďalšie techniky aplikovať v praxi pomocou online organizéra a ďalších nástrojov v našom videokurze.

Prečo je ťažké udržať si všetko v hlave

Naša krátkodobá pamäť je ako hlavná pamäť počítača – je potrebná na prácu s naliehavými úlohami a jej objem je extrémne malý. Zároveň sme schopní priemerne spracovať a pracovať dobre a vôbec len s 1-3. Zároveň neustále rastie množstvo informácií, ktoré si nárokujú našu pozornosť. David Allen, autor knihy How to Get Things Done, opakuje: "Vaša myseľ je na vytváranie nápadov, nie na ich ukladanie." A to je jeden z cieľov jeho prístupu.

O interných povinnostiach

Hlavným zdrojom stresu a negatívnych emócií sú podľa autora nevyriešené alebo porušené povinnosti voči sebe či iným (v origináli ich Allen nazýva otvorené slučky). Depresívne myšlienky znášame ešte ťažšie ako uvedomenie si množstva práce, ktorú musíme urobiť. Môžete sa dozvedieť viac o vzťahu medzi kognitívnymi funkciami, plánovaním a rozpracovanosťou a.

"Akýkoľvek záväzok" by mal, mohol alebo by mal "typ, ktorý je len v mysli, vytvára iracionálne napätie, ktoré nemožno odstrániť, 24 hodín denne, sedem dní v týždni."

Allen tiež verí, že na rozdiel od manuálnej práce nemá intelektuálna práca jasné hranice. A nejde ani tak o to, že po náročnom dni v kancelárii stále premýšľate o práci z domu. Pre Allena neexistuje vôbec žiadny rozdiel medzi prácou a voľným časom. Práca je podľa jeho logiky všetko, do čoho sa snažíme priniesť skutočný stav vecí. Hlavná vec je pred stanovením týchto vašich úloh jasne objasniť výsledky a určiť kroky na ich riešenie.

Ako sa naučiť jasnejšie myslieť

Prvým krokom je vysporiadanie sa s internými povinnosťami. Filozofia Getting Things Done (GTD) predpokladá, že celý proces riadenia práce pozostáva z troch jednoduchých princípov.

Najprv si musíte oslobodiť hlavu – pozbierať všetky nedokončené myšlienky a úlohy do externého systému, ktorému dôverujete.

Potom si ich musíte ujasniť – rozhodnúť sa, čo s týmito informáciami urobíte.

Urob to.

Päť krokov na objasnenie zložitých problémov

1. Zbierka

Zhromaždite všetky otvorené otázky (osobné aj profesionálne), nedokončené záležitosti (v origináli priestranné a neurčité slová, v preklade - "nedokončené") a ďalšie informácie, ktoré vás len znepokojujú. Toto všetko pošlite do oddelenia „Doručená pošta“ – spoľahlivé externé úložisko, ktoré môže byť fyzické (notebooky, priečinky) aj digitálne (akákoľvek aplikácia na správu úloh štandardne obsahuje napríklad priečinok „Doručená pošta“, alebo – ten druhý je úplne vyvinuté na základe GTD). Pridajte k tomu svoju poštu a instant messenger – svoju predvolenú doručenú poštu.

Uložením nedokončených obchodných informácií na nosič si uvoľníte hlavu. Hlavná vec je nevyrábať príliš veľa zoznamov a pravidelne ich aktualizovať a spracovávať.

Akonáhle premýšľate o úlohe „mal by som“, „mal by som“, „mal by som“, táto úloha prejde do kategórie nedokončených

2. Spracovanie

Väčšinou k nám informácie prichádzajú počas celého dňa, no niekomu je pohodlnejšie ich spracovať ráno, zopakovať si ich večer a podobne. Allen vo všeobecnosti odporúča oddeliť tieto štádiá v priebehu času. Samotný proces spracovania informácií pozostáva z postupných odpovedí na otázky.

"Čo je to?" (definovanie typu informácie – úlohy, poznámky alebo nápady).

"Vyžaduje si to teraz akciu?" Niektoré informácie nemajú vôbec fungovať, len ich treba vyhodiť. Druhá časť musí byť umiestnená v systéme, aby sa z nej oslobodilo vedomie.

Ak nie je potrebná žiadna akcia a informácie nie sú potrebné, jednoducho sa ich zbavíme.

Ak sa nevyžaduje žiadna akcia, ale informácie sú potrebné, odložíme ich, aby sme sa vrátili neskôr. GTD na to navrhuje vytvoriť zložku „Niekedy / Možno“, do ktorej sa posielajú všetky plány do budúcnosti – od zoznamov kníh, filmov a cestovateľských miest až po zoznam možných pracovných a rodinných projektov.

Ďalšia možnosť: informácie uložíme ako referenciu - pre naše ďalšie akcie a projekty. Na to sú dobré známe možnosti ako Dropbox a Disk Google, ako aj novšie nástroje ako Notebook.

Ak je potrebná akcia, kľúčovou otázkou je „Aká je ďalšia akcia?“ Buď to urobíte hneď, ak to nezaberie viac ako 2 minúty (5, možno 10 – rozhodnete sa), alebo to delegujte na vhodnejšiu osobu a zaraďte ju na „Čakaciu listinu“.

Ak akcia vyžaduje presný dátum, odošlite ju do Kalendára (najzrejmejšie sú Kalendár Google, Kalendár Apple, Microsoft Outlook). Akcie bez dátumu vypršania platnosti prechádzajú do zoznamu Ďalšie akcie, čo je v podstate zoznam úloh v správcovi úloh alebo poznámkovom bloku.

Aká je ďalšia akcia? Toto je hlavná otázka pre všetky informácie, ktoré zhromažďujete. Ak odpoviete správne, bude toho veľa na organizovanie. „Ďalšia akcia“ je ďalšia špecifická fyzická akcia, ktorú je potrebné vykonať, aby sa postúpilo k dokončeniu konkrétnej úlohy.

3. Organizácia

V dôsledku spracovania sa získa niekoľko kategórií úložiska, ktoré tvoria váš systém.

Zoznamy aktívnych akcií: kalendár (pre akcie s presným dátumom) a zoznam úloh - v správcovi úloh / notebooku.

Zoznam projektov – úloh, ktoré si vyžadujú vykonanie viac ako jednej akcie (väčšina manažérov úloh má niekoľko úrovní úloh, z ktorých vyplýva aj úroveň projektov, pomôže však len zoznam – zoznam projektov) a referenčné materiály pre - v akomkoľvek pohodlnom a dostupnom úložisku.

Zoznam čakateľov je určený pre úlohy, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť, nie účasť. Okrem nastavenia pripomenutí úloh, ktoré budú niekedy v budúcnosti relevantné, je funkcia pripomenutia dostupná aj vo väčšine aplikácií s úlohami.

Zoznam niekedy/možno – pre úlohy, ktoré sa môžu stať relevantnými v budúcnosti: v skutočnosti zoznam všetkého, čo by ste chceli urobiť, ale nerobte to teraz.

4. Prehľad

Po zhromaždení, spracovaní a usporiadaní máte pripravené algoritmy pre akcie v oblastiach, ktoré sú pre vás relevantné. Aby bol systém stále aktuálny, je potrebné ho z času na čas kontrolovať – predovšetkým kalendár a zoznam úloh, ako aj zoznam projektov, zoznam čakateľov a zoznam úloh. Týždenne si prezrite všetky plány a zoznamy, čím získate pocit integrity a jasnosti mysle: takže vám nič neunikne a sústredíte sa na to hlavné.

5. Poprava

Pri riadení pracovného toku je dôležité správne uprednostniť úlohy. Aby ste zistili, čo a kedy robiť, Allen radí dodržiavať tri vzorce správania.

Úlohám priraďte určité kritériá: kontext (napríklad podľa miesta: domov, kancelária, obchod; alebo podľa povahy práce: hovory, stretnutia atď.); dostupný čas; dostupná energia; vaše osobné priority.

Práca zvyčajne znamená jednu z troch vecí: robíte to, čo si naplánujete, alebo si prácu naplánujete alebo dokončujete úlohy tak, ako sa objavia. Ak sa v určitom bode zaseknete, skúste posúdiť, čo z nasledujúceho robíte a čo sa oplatí robiť.

Práca začína zdola nahor, pričom sa postupuje od nižších cieľov k vyšším. Najprv sa postarajte o svoje súčasné záležitosti, potom - oblasti zodpovednosti a pozornosti (rodina, práca, zdravie, priatelia). Teraz si môžete vziať plány na 1-3 roky dopredu, potom - na perspektívu na 5 alebo viac rokov. Posledným krokom je posúdenie vášho poslania a princípov. Takto si krok za krokom ľahšie vyjasníte všetky svoje záležitosti.