Kako se pravi kopija odlaznog pisma? Pravila poslovne korespondencije putem e-maila. Poslovno pismo: uzorak

Tamara Vorotyntseva - Direktor razvoja kompanije za obuku "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktični poslovni trener, autor knjige „Izgradnja sistema obuke kadrova“ i publikacija u poslovnim publikacijama u Rusiji, Kazahstanu i Ukrajini. Kreator Internet mailing liste: "E-mail korespondencija u poslovanju" na serveru subscribe.ru! Knjiga je praktični vodič za poslovne ljude koji se aktivno dopisuju sa klijentima i partnerima. Predstavlja alate koji će pomoći da elektronska komunikacija bude efikasna, vremenski i rezultatski optimalna, te u najvećoj mogućoj mjeri usklađena sa pravilima i propisima usvojenim u savremenoj poslovnoj zajednici. Autor daje praktične savjete, ilustruje svoja zapažanja slučajevima iz stvarnog života i donosi argumentirane zaključke. Tekst knjige obiluje prepoznatljivim primjerima prave poslovne korespondencije. Autor iznosi svoja zapažanja, tehnike, „trikove“ koji mogu značajno uticati na efektivnost i efikasnost poslovnog emaila. Ako ste poslovna osoba i važno vam je da pišete ažurno, sažeto, kompetentno, u skladu sa pravilima dobrog poslovnog tona, ova knjiga će postati vaš pouzdan pomoćnik.

knjiga:

Kada radite sa poljima "To" ("To"), "Copy" ("Ss"), "Bcc" ("Vss"), zapamtite da je ovo važan dio e-pošte koji utiče na dalje radnje učesnika u prepisci.

"Kome" ("Ono"). Ovo polje sadrži adresu primaoca kome je pismo direktno upućeno i informacije koje se u njemu nalaze. Od glavnog primaoca, autor pisma čeka odgovor. Ako su u ovo polje postavljena dva primaoca, onda autor pisma čeka odgovor od svakog ili jednog od njih (imajte to na umu ako se vaše ime nalazi na listi primalaca). Istovremeno (ako ste pošiljalac), imajte na umu da nije preporučljivo uključiti više od jednog primaoca u polje „Prima“ („Za“). Pismo poslano nekoliko primalaca možda neće dobiti jedan odgovor, jer će svi misliti da će drugi odgovoriti.

Ako je pismo upućeno vama, ali sadrži druge primaoce u kopiji, obavezno koristite dugme "Odgovori SVIMA" kada odgovarate! Ovo će sačuvati krug adresata koje je naveo inicijator korespondencije.

"Kopiraj" ("Ss"). IN u ovo polje unesite adrese primalaca koji bi, po Vašem mišljenju, trebali biti upoznati sa prepiskom po ovom pitanju. Ovi primaoci primaju informacije samo "za informacije". Primalac u kopiji obično ne mora odgovoriti na pismo, ali to može učiniti ako je potrebno.

BILJEŠKA. VAŽNO JE!

Ako se vaše ime nalazi u polju "Kopija" ("CC"), tada prilikom ulaska u prepisku zapamtite da postoje situacije kada je izuzetno važno biti ljubazan. Koristite fraze: "Dozvolite mi da se pridružim diskusiji", ili "Dozvolite mi da se pridružim vašem dijalogu", ili "Dozvolite mi da izrazim svoje mišljenje".

"Bcc" ("Bcc"). Ovo polje u nekim kompanijama je zabranjeno za upotrebu, jer je alat koji je u suprotnosti sa etičkim standardima komunikacije. Svrha ovog polja je da pozove primaoca da postane "tajni svjedok".

Ako je u vašoj poslovnoj praksi uobičajeno da koristite ovu oblast na poslu, razmotrite sljedeće. Primalac u "slepoj kopiji" ostaje nevidljiv za glavnog primaoca i za primaoce u kopiji. Ponekad je korisno da pošiljalac i "tajni primalac" imaju preliminarni dogovor (ili naknadnu svijest) o razlozima i svrsi takvog načina obavještavanja.

BILJEŠKA. VAŽNO JE!

"Skriveni" primalac apsolutno ne bi trebao ulaziti u prepisku iz ovog polja.

Poslovna komunikacija je svoj svijet sa svojim zakonima. Mnogo toga zavisi od toga kako se pridržavamo ovih zakona: utisak koji ostavljamo na kolege i partnere, produktivnost rada, pa čak i napredovanje u karijeri.

Posebno mjesto u poslovnoj komunikaciji zauzima poslovna korespondencija, koja je svakodnevna obaveza većine kancelarijskih radnika i ne samo. Sposobnost pravilnog vođenja poslovne korespondencije može biti dobra pomoć za sklapanje profitabilnih poslova i izgradnju vašeg poslovnog imidža.

Pogledajmo neke od karakteristika poslovnog pisma. Dakle, poslovna korespondencija je:

• upotreba formulaičnih fraza i klišea
• emocionalna neutralnost,
• semantička tačnost i konciznost prezentacije,
• dobro struktuiran argument.

poslovna korespondencija na engleski jezik je isti skup pravila i klišea, od kojih neke preporučujemo svima koji rade sa stranim partnerima ili u međunarodnim kompanijama. Predstavljamo vam nekoliko korisnih fraza koje će ukrasiti vašu poslovnu korespondenciju. Ove fraze će naglasiti vašu profesionalnost i pomoći u oblikovanju imidža poslovne osobe. Početak? m!

1. Molimo pronađite u prilogu

Počnimo s klasicima. Često morate uz pismo priložiti razne dokumente ili druge datoteke. Ova fraza je savršena da biste obavijestili primatelja o prisutnosti priloga. Na kraju krajeva, riječ “Attachment” u prijevodu znači “investicija”. Frazu treba koristiti na kraju pisma.

Evo nekoliko primjera upotrebe:

• U prilogu pogledajte moj portfolio.
• U prilogu pogledajte kopiju ugovora/ugovora.

2. Proslijedio sam

Ova fraza se može koristiti ako trebate proslijediti e-poštu drugim primaocima. Da biste o tome obavijestili primatelja, savršena je fraza „Proslijedio sam“. Na primjer:

• Proslijedila sam vam Anin CV.
• Proslijedio sam vam Johnov email.

3. cc'ed

Osoba koja nije upućena u sve tajne posebnosti poslovne korespondencije možda neće shvatiti šta znači ova čudna skraćenica. Ali mi smo profesionalci. "I've cc'ed" je skraćenica koja znači da sam kopirao. Fraza znači "stavite nekoga na kopiju da prima pisma."

Dakle, ako trebate nekome obavijestiti da ste stavili druge primaoce u kopiju, slobodno upotrijebite ovu frazu. Na primjer:

• Poslao sam kopiju Sari na ovu e-poštu.
• Poslao sam kopiju Jacku i Jimmyju na ove mejlove.

Što se tiče skraćenica koje se ne mogu koristiti u poslovnoj korespondenciji, u ovom slučaju se obično pravi izuzetak.

4. Za više detalja

Ova fraza je dokazan način da ljubazno završite svoje pismo na engleskom. "Za dalje detalje" znači "za detaljnije informacije", "detaljnije". Primjeri korištenja:

• Za više detalja kontaktirajte me u bilo koje vrijeme.
• Za više detalja pišite našem menadžeru prodaje.

Još jedna fraza koja će vam pomoći da završite uljudno je "Ako imate bilo kakvih pitanja, ne ustručavajte se da me kontaktirate." U prijevodu to znači "Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno mi pišite."

5. Radujem se

Izraz "očekivati ​​naprijed" znači "radovati se". Dakle, ako se radujete odgovoru ili nekoj drugoj akciji od strane adresata, onda bi bilo sasvim prikladno koristiti ovu frazu. Na primjer:

• Radujem se vašem odgovoru.
• Radujem se vašem odgovoru.

Frazu je najbolje koristiti na kraju pisma.

Kada pišete pismo, morate biti ljubazni čak i kada vam se to baš i ne sviđa. Sposobnost sastavljanja kompetentnih pisama u svakoj situaciji odražava vaš profesionalizam, dobar odgoj i poznavanje poslovne etike. U zaključku, podsjećamo da u poslovnoj korespondenciji morate pokazati tačnost riječi i besprijekornu pismenost. Također je neprihvatljivo koristiti skraćenice (uz rijetke izuzetke).

Pišite ispravno mejlove na engleskom, dragi prijatelji! Sretno!

Šta je e-pošta? U današnjem poslovnom svijetu, ovo je:

• Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
• Vaš radni alat. Mnogo komunikacije sa vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete sebi znatno olakšati život.
• Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava da vas uhvati, odvrati i odvede na krivi put putem e-pošte.

Sa ovih pozicija gledajte i na rad sa e-poštom. Počnimo jednostavno.

Dizajn slova

Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću koristiti njegov primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.

Kome. Kopiraj. Skrivena kopija

Možda neko ne zna, ali "To" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".

• Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
• Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
• Skrivena kopija: pišemo nekoga ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovnu slanje poslovnih pisama, kao što su obavještenja.

Nije tačno u masovnom slanju, navedite primaoce kroz polja "Cc" ili "To". Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju "Cc" navode 50-90 primalaca. Došlo je do povrede privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. A ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a u najmanju ruku prekinuti saradnju sa jednim od njih. Ne radi ovako.

Tema pisma

Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu o važnosti teme (ponekad razumno) u svojim korporativnim blogovima. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem „treba otvoriti mejl“.

Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati, a zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.

Dvadeset pisama je obim jednodnevne prepiske srednjeg menadžera. O poduzetnicima i vlasnicima biznisa uopće ne govorim, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. pa još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim naslovom.

Dakle, kako pravilno formulirati temu pisma?

Greška #1 : samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Sky" i sve. Prvo, vjerovatno niste iz svoje kompanije koja komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, ovakva tema nema nikakvog smisla, jer je naziv vaše kompanije već vidljiv sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Otprilike ovako.

Je li zgodno pretraživati ​​takve teme?

Greška #2 : blještavo, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne da proda, već da omogući identifikaciju i pretragu.

Tekst pisma

Postoji mnogo vodiča za pisanje tekstova za različitim slučajevimaživot. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.

U procesu pisanja pisma moramo dosledno donositi nekoliko odluka.

Stvar ljubaznosti . Na početku pisma možete zamagliti ljubaznošću ili čak nježnošću u duhu „Dragi moj Rodja, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismenim putem, od čega sam i sam patio, a čak nisam ni spavao noć, razmišljanje.” Vrlo ljubazno i ​​veoma skupo, kako u smislu vremena za sastavljanje ovakvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne pisanje epistolarnog žanra za takmičenje i ne pismo njegove majke Raskoljnikovu, već poslovnu prepisku.

Poštujemo svoje vrijeme i primaoca!

Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti svog poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon kratkotrajnog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili tekuće prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane,...”.

Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez ikakvog oklijevanja sam napisao "Zdravo, Ana" i nisam se kupao u parnom kupatilu. Ali to nije uvijek slučaj.

Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete navesti po imenu: "Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr ​​Petrovič." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".

Za sebe koristim pravilo da se imenom oslovljavam sa onim ko je u polju "Za". A onima koji su u kopiji ne kontaktirajte nikako. Ovo pravilo vam istovremeno omogućava da preciznije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.

Citiranje . Prepiska je često lanac pisama s pitanjima i odgovorima – jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom praksom da ne brišete istoriju dopisivanja i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku za nedelju dana, lako možete pročitati dijalog od vrha do dna po silaznim datumima.

Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilla-i je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u meniju "Alati" → "Opcije računa" → "Kompilacija i adresiranje". Mora da je tako.

Svrha pisma . Poslovna pisma su dvije vrste:

• kada jednostavno obavestimo sagovornika (npr. izveštaj o obavljenom radu za mesec);
• i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da pristane na priloženi račun za plaćanje.

Po pravilu je mnogo više podsticajnih pisama nego prijavnih. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da prati ime i da bude poslednja rečenica pisma.

Nije tačno : "Porfirije Petroviču, znam ko je ubio staricu."

U redu : "Porfirije Petroviču, ja sam ubio staricu, postupite po mom hapšenju, umoran sam od patnje!"

Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.

Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozili se to radi u meniju "Alati" → "Opcije naloga".

Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je lična stvar svakoga. Ali ako ste nekako povezani sa prodajom - obavezno napišite. Čak i ako se transakcija ne izvrši na osnovu rezultata komunikacije, ubuduće ćete biti lako pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.

Konačno, još jedna karakteristika tijela pisma za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije petka u 12:00, smatram se amnestiranom.” Naravno, rok mora biti realan (nemojte slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i odluči o vašem pismu. Takvo "ćutanje" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, korištenju ovog čipa mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, onda ga malo napregnuti ili dovesti do odluke da ne odgovara na pismo odmah, već da vas natjera da čekate petak.

Prilozi

Pisma često dolaze sa prilozima: životopisima, komercijalnim ponudama, predračunima, rasporedima, skeniranjem dokumenata - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.

Greška : Ogromna veličina ulaganja. Često primamo e-poruke s prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će gotovo sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...

Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Kontrolirajte veličinu priloga. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.

Šta ako premaši?

• Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener za drugačiji format i rezoluciju. Na primjer, u PDF-u i 300dpi dobijaju se prilično čitljivi skenovi.
• Razmislite o programima kao što su WinRar arhivator ili 7zip. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
• Šta ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti Cloud skladišta informacija: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, poput Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u veze za skladištenje u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.

I još jedna ne baš očigledna preporuka o investicijama - njihova ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo u kompaniji pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od direktora sa nacrtom CP na odobrenje, au prilogu je bio fajl pod nazivom "DlyaFedi.docx". Sa menadžerom koji mi je ovo poslao, vođen je dijalog sledećeg sadržaja:

Poštovani upravniče, da li ste lično spremni da priđete ovoj uvaženoj osobi i nazovete ga Fjodor u lice?

Nekako ne, poštovana osoba, svi ga zovu imenom i patronimom.

Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire kod nas u ovoj KP?

Hteo sam da preimenujem...

Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili se dodatno truditi da preimenujete fajl? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".

Dakle, sa e-poštom kao "licem" manje-više sređeno. Pređimo na e-poštu kao alat za produktivnost i razgovarajmo o tome kako odvlači pažnju.

Rad sa slovima

E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake ometanja, pošta se mora rješavati pooštravanjem pravila i primjenom rasporeda rada.

U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja putem pošte. Ako je mail klijent konfiguriran po defaultu, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, a ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a onda strmoglave u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva života.

Nekima moćna snaga volje omogućava da vas ne ometaju obavijesti, ali obični ljudi bolje je ne iskušavati sudbinu i isključiti ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija "Alati" → "Postavke" → "Opšte" → "Kada se pojave nove poruke".

Ako nema obavještenja, kako razumjeti da je pismo stiglo?

Veoma jednostavno. Vi sami, svjesno, izdvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate svoj mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer u vrijeme ručka i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.

Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim e-porukama? Odgovaram: nemate hitna pisma na mail. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takvo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).

Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") proglašavaju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme - ne očekujte trenutne odgovore od sagovornika putem mejla. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih kanala komunikacije.

Dakle, isključili smo obavještenja i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.

Šta da radimo kada smo ušli u poštu i uključili se u aktivnost koja se zove "parsing email"? Gdje je početak i kraj ovog rada?

Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim svoj točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bit ću zahvalan ako će GTD gurui biti navedeni u komentarima, dopuniti ili poboljšati opisani sistem.

Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva vaših aktivnosti. Prema tome, folder Inbox uvijek treba biti prazan. Ako ste se bavili analizom inboxa, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.

Šta raditi sa mejlovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete e-poštu, morat ćete donijeti odluku o tome šta ćete s njom.

1. Možete li odgovoriti za tri minuta? Da li je potrebno odgovoriti? Da, hoćete, a odgovor će trajati najviše tri minute, a zatim odmah odgovorite.
2. Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da pretvorite e-poštu u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
3. Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili samo čitanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: obrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajno skladištenje.

Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.

• 0_Run. Nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete dodati slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovaj folder također treba redovno čistiti, ali uz promišljen pristup u vrijeme koje je za to posebno određeno.
• 1_Referenca Odavde sam stavio pisma pozadinske informacije: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, kartama za nadolazeće letove i tako dalje.
• 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima sa kojima postoji trenutni odnos. Naravno, postoji posebna fascikla za svaki projekat ili partnera. U fasciklu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u "Nebu" povezanih sa ovim partnerom. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
• 3_Muzej. Evo bacam ona pisma koja je šteta obrisati, a koristi od njih nisu očigledne. Ovdje se migriraju i folderi sa zatvorenim projektima iz "2_Projects". Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje pohranjeni su u "Muzeju".
• 4_Dokumenti. Evo pisama sa elektronskim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, akti pomirenja klijenata, karte za putovanja. Fascikla ima mnogo zajedničkog sa fasciklama "2_Projects" i "1_Sprav", samo što čuva računovodstvene informacije, au folderu "2_Projects" - informacije o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - uživo.
• 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne poruke na koje se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili traženja rješenja.

Postoje i druge postavke klijenta pošte koje su važne za rad ovog sistema. Prvo, po defaultu, Thunderbird ima potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije to radim svjesno, tako da je zastava isključena! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.

Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premještena u folder "Advokat". Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se određeno pismo čuvati, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za organiziranje automatskih redovnih pisama iz raznih sistema u foldere, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurisani u meniju "Alati" → "Filteri poruka".

Dakle, uz pravilan pristup, e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.

Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja za nove e-mailove? ;)

Danas sudovi često prihvataju elektronsku prepisku kao pisani dokaz. Međutim, da biste to učinili, mora imati pravnu snagu. U međuvremenu, jasno i uniformna pravila a metode za utvrđivanje legitimnosti virtuelne korespondencije još nisu razvijene, što dovodi do velikog broja problema.

Razmotrite nekoliko načina da pošaljete e-poštu pravnu snagu.

Prošla su vremena kada su pisma na papiru bila jedino sredstvo komunikacije. Razvoj ekonomskih odnosa između privrednih subjekata već je nezamisliv bez upotrebe informacionih tehnologija. Ovo je posebno tačno kada se ugovorne strane nalaze u različitim gradovima ili čak državama.

Komunikacija putem elektronske komunikacije pomaže u smanjenju materijalnih troškova, a također vam omogućava da brzo razvijete zajednički stav o određenim pitanjima.

Međutim, takav napredak ne treba posmatrati samo sa pozitivne strane. Često se javljaju različiti sporovi između subjekata ekonomskih odnosa, za njihovo rješavanje obraćaju se sudovima. Sud donosi odluku na osnovu ocjene dokaza koje su dale stranke.

Istovremeno se analizira relevantnost, prihvatljivost, pouzdanost svakog dokaza posebno, kao i dovoljnost i međupovezanost dokaza u njihovoj ukupnosti. Ovo pravilo sadržano u APC-u Ruske Federacije (član 2, član 71), iu Zakonu o građanskom postupku Ruske Federacije (član 3, član 67). U postupku utvrđivanja prihvatljivosti i pouzdanosti izvedenih dokaza, sud često postavlja pitanja čije rješenje bitno utiče na ishod predmeta.

Upotreba elektronskog upravljanja dokumentima u odnosima između privrednih subjekata regulirana je normama Građanskog zakonika Ruske Federacije. Konkretno, u stavu 2 čl. 434 kaže: ugovor u pisanoj formi može se zaključiti razmjenom dokumenata putem elektronske komunikacije, čime se može pouzdano utvrditi da dokument dolazi od strane u ugovoru.

U skladu sa stavom 1. čl. 71 Zakona o građanskom postupku Ruske Federacije i stav 1 čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, pisani dokaz je poslovna prepiska koja sadrži informacije o okolnostima bitnim za razmatranje i rješavanje predmeta, sačinjena u obliku digitalnog zapisa i primljena putem elektronske komunikacije.

Za korištenje elektronskih dokumenata u pravnim postupcima moraju biti ispunjena dva uslova. Prvo, kao što je već navedeno, oni moraju imati pravnu snagu. Drugo, dokument mora biti čitljiv, odnosno sadržavati informacije koje su općenito razumljive i dostupne percepciji.

Ovaj uslov proizilazi iz opštih pravila sudskog postupka, koja pretpostavljaju neposrednost percepcije informacija iz izvora dokaza od strane sudija.

Često sud odbija da kao dokaz materijalima predmeta priloži elektronsku prepisku koja ne ispunjava gore navedene uslove, te nakon toga donese odluku koja ne zadovoljava legitimne zahtjeve zainteresovane strane.

Razmotrite glavne načine legitimizacije elektronske korespondencije prije i nakon početka postupka.

Radite kod notara

Ako slučaj još nije počeo, onda da biste dali pravnu snagu elektronskoj korespondenciji, potrebno je da angažujete notara. U stavu 1. čl. 102. Osnova javnobilježničkog zakonodavstva (Osnove) navodi se da, na zahtjev zainteresovanih lica, javni bilježnik daje dokaze koji su potrebni sudu ili organu uprave ako postoji razlog za vjerovanje da će izvođenje dokaza naknadno postati nemoguće ili otežano. I u stavu 1 čl. 103. Osnova propisano je da notar radi obezbjeđenja dokaza ispituje pismene i materijalne dokaze.

Prema stavu 2 čl. 102. Osnova, notar ne daje dokaze u predmetu koji se u trenutku obraćanja zainteresovanih lica nalazi u postupku pred sudom ili organom uprave. U suprotnom, sudovi priznaju ovjerenu elektronsku prepisku kao nedopušteni dokaz (Rješenje 9. ASP od 11.03.2010. br. 09AP-656/2010-GK).

Vrijedi podsjetiti da na osnovu dijela 4 čl. 103 Osnove, pružanje dokaza bez obavještavanja jedne od stranaka i zainteresovanih lica vrši se samo u hitnim slučajevima.

Radi ispitivanja dokaza sačinjava se protokol u kojem se pored Detaljan opis radnje notara treba da sadrže i podatke o datumu i mjestu uviđaja, notaru koji vrši uvid, o zainteresovanim licima koja u njemu učestvuju, kao i navođenje okolnosti otkrivenih tokom uviđaja. Sami e-mailovi se štampaju i polažu uz protokol, koji potpisuju lica koja učestvuju u uvidu, notar i zapečaćen njegovim pečatom. Na osnovu Odluke Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 23. aprila 2010. godine br. VAC-4481/10, overeni protokol o pregledu elektronskog poštanskog sandučeta se priznaje kao ispravan dokaz.

Trenutno ne pružaju svi javni bilježnici usluge ovjere e-pošte, a njihova cijena je prilično visoka. Na primjer: jedan od notara grada Moskve naplaćuje 2 hiljade rubalja za jednu stranicu opisnog dijela protokola.

Lice koje je zainteresovano za obezbeđivanje dokaza mora se obratiti notaru sa odgovarajućom molbom. Trebalo bi naznačiti:

• dokazi koje treba osigurati;
• okolnosti koje su potkrijepljene ovim dokazima;
• razlozi zbog kojih se zahtijevaju dokazi;
• odsustvo u trenutku podnošenja prijave notaru predmeta u postupku pred sudom opšte nadležnosti, arbitražnog suda ili organa uprave.

S obzirom na tehnički proces prenosa elektronskih poruka, mesta detekcije elektronske pošte mogu biti računar primaoca, server pošte pošiljaoca, server pošte primaoca, računar lica kome je elektronska prepiska upućena.

Javni beležnici pregledavaju sadržaj elektronske kutije ili daljinski, odnosno koriste daljinski pristup serveru pošte (može biti server provajdera koji pruža uslugu elektronske komunikacije po ugovoru, mail server registratora domena ili besplatni Internet mail server), ili direktno sa računara dotične osobe, na kojem je instaliran program za e-poštu (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, itd.).

Za daljinski pregled, pored aplikacije, notaru će možda biti potrebna dozvola od registratora imena domena ili Internet provajdera. Sve zavisi od toga ko tačno pruža podršku za rad poštanskih sandučića ili servera elektronske pošte prema ugovoru.

Potvrda provajdera

Rješenja Devetog ASP-a od 04.06.2009. godine broj 09AP-3703/2009-AK od 27.04.2009. godine broj 09AP-5209/2009, MO FAS od 13.05.2010. takođe priznaju prihvatljivost elektronske korespondencije, ako je certificiran od strane ISP-a ili registrara imena domena koji su odgovorni za upravljanje mail server.

Provajder naziva domena ili registrator ovjerava elektronsku prepisku na zahtjev zainteresovane strane samo ako upravlja mail serverom i takvo pravo je navedeno u ugovoru o usluzi.

Međutim, obim elektronske korespondencije može biti prilično velik, što zauzvrat može zakomplicirati proces dostavljanja papirnih dokumenata. S tim u vezi, sud ponekad dozvoljava pružanje elektronske korespondencije na elektronskim medijima. Tako se Arbitražni sud Moskovske oblasti, donošenjem Odluke od 1. avgusta 2008. godine u predmetu broj A41-2326/08, pozvao na prihvatljivost elektronske prepiske dostavljene sudu na četiri CD-a.

Ali prilikom razmatranja predmeta u žalbenom postupku, Deseti ASP je svojim Rešenjem od 09.10.2008. godine u predmetu br. A41-2326/08 prepoznao vezu sa elektronskom korespondencijom kao neosnovanu i ukinuo odluku prvostepenog suda, sa naznakom da zainteresovano lice nije dostavilo dokumentaciju predviđenu zaključenim ugovorom.

Dakle, e-mailovi koji se odnose na predmet spora moraju se dostaviti sudu u pisanoj formi, a svi ostali dokumenti se mogu dostaviti elektronskim putem.

Da bi se dokazale činjenice navedene u virtuelnoj korespondenciji, pomoći će potvrda sadržaja pisama pozivanjem na njih u kasnijoj papirnoj korespondenciji. Korištenje ostalih pismenih dokaza je prikazano u Rješenju Devetog ASP-a od 20. decembra 2010. godine broj 09AP-27221/2010-GK. U međuvremenu, sud, razmatrajući slučaj i ocjenjujući dokaze koje su dostavile stranke, ima pravo da ne smatra prihvatljivom papirnu korespondenciju sa linkovima na elektronsku korespondenciju.

On to samo uzima u obzir i donosi odluku na osnovu sveobuhvatne analize svih izvedenih dokaza.

Potražite pomoć od stručnjaka

Ako slučaj je već počeo, tada je za pravno dejstvo elektronske korespondencije potrebno iskoristiti pravo na angažovanje stručnjaka. U stavu 1. čl. 82. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, propisano je da arbitražni sud, radi razjašnjenja pitanja koja nastaju tokom razmatranja predmeta koji zahtijevaju posebna znanja, imenuje vještačenje na zahtjev osobe koja učestvuje u predmetu, ili uz saglasnost lica koja u tome učestvuju.

Ako je određivanje vještačenja propisano zakonom ili sporazumom, ili je potrebno za provjeru izjave o falsifikovanju dostavljenih dokaza, ili ako je potrebno dodatno ili ponovljeno vještačenje, arbitražni sud može odrediti vještačenje na vlastitu inicijativu. Zakazivanje ispitivanja radi provjere izvedenih dokaza predviđeno je i čl. 79 Zakon o građanskom postupku Ruske Federacije.

U prijavi za imenovanje forenzičko ispitivanje potrebno je navesti organizaciju i konkretne stručnjake koji će ga sprovoditi, kao i krug pitanja za koja je zainteresovano lice odlučilo da se obrati sudu za određivanje ispita. Pored toga, treba dostaviti informacije o troškovima, vremenu takvog pregleda i deponovati kod suda u cijelosti za njegovo plaćanje. Angažovani stručnjak mora ispunjavati uslove utvrđene za njega u čl. 13 Federalnog zakona "O državnim forenzičkim aktivnostima u Ruskoj Federaciji".

Potvrđuje se prilog spisu predmeta kao dokaz zaključka vještaka o autentičnosti elektronske prepiske sudska praksa(Rješenje Arbitražni sud grada Moskve od 21. avgusta 2009. godine u predmetu br. A40-13210 / 09-110-153; Uredba MO FAS-a od 20. januara 2010. godine broj KG-A40 / 14271-09).

Na osnovu sporazuma

U stavu 3 čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, napominje se da se dokumenti primljeni putem elektronske komunikacije priznaju kao pisani dokaz, ako je to propisano sporazumom između strana. Shodno tome, potrebno je naznačiti da stranke priznaju pravnu snagu prepiske i dokumenata primljenih faksom, internetom i drugim elektronskim sredstvima komunikacije jednaku originalima. Istovremeno, u ugovoru mora biti navedena adresa elektronske pošte sa koje će ići elektronska korespondencija, kao i podaci o ovlašćenom licu za njeno vođenje.

U ugovoru mora biti navedeno da naznačenu e-mail adresu strane koriste ne samo za radnu korespondenciju, već i za prenošenje rezultata rada, što potvrđuje i stav MO FAS-a u Rezoluciji br. KG-A40/12090. -08 od 12.01.2009. Uredbom Devetog ASP-a od 24. decembra 2010. godine broj 09AP-31261/2010-GK ističe se da ugovorom treba predvideti mogućnost korišćenja e-pošte za odobravanje projektnog zadatka i reklamacije o kvalitetu pruženih usluga i radova. izvedeno.

Osim toga, ugovorne strane mogu predvidjeti ugovorom da se obavještenja i poruke poslane e-mailom priznaju od njih, ali moraju biti dodatno potvrđene u određenom roku kurirskom ili preporučenom pošiljkom (Rješenje Trinaestog ASP-a od 25.04.2008. A56-42419 / 2007).

Sumirajući, možemo reći da u ovom trenutku postoji praksa korišćenja elektronske korespondencije od strane sudova kao pisanog dokaza. Međutim, uzimajući u obzir zahtjeve procesnog prava u pogledu prihvatljivosti i pouzdanosti dokaza, virtuelnu prepisku sud uzima u obzir samo ako ima pravnu snagu.

U vezi sa ovim, postoji veliki broj problema, jer još nije formirana jedinstvena metodologija za utvrđivanje legitimnosti elektronske korespondencije. Pravo zainteresovane strane da se obrati notaru radi obezbeđivanja dokaza je zagarantovano, ali ne normativni akt Ministarstvo pravde Ruske Federacije, kojim se regulira postupak pružanja takvih usluga od strane notara. Kao rezultat toga, ne postoji jedinstven pristup utvrđivanju njihove vrijednosti i formiranju jasnog mehanizma za ostvarivanje ovog prava.

Postoji nekoliko načina da se e-mailovi pravno validiraju kao dokaz na sudu: osiguranje e-pošte kod javnog bilježnika, ovjera kod ISP-a, povezivanjem na e-poštu u daljnjoj komunikaciji na papiru i forenzički dokaz njihove autentičnosti.

Kompetentan pristup pravovremenom pružanju elektronske korespondencije kao pisanog dokaza omogućiće privrednim subjektima da u potpunosti povrate svoja povrijeđena prava prilikom rješavanja sporova.

Tokom proteklih decenija, poslovna korespondencija putem elektronske pošte stekla je ogromnu popularnost i postala jedan od glavnih načina poslovne komunikacije. Danas je teško naći osobu koja ne bi koristila e-poštu u praksi međuljudske komunikacije. Uprkos tome, mnogi danas postavljaju pitanje: da li se poštuju sva pravila? Kako stvoriti dobar utisak na pošiljaoca uz pomoć kompetentnog pisma?

Ovaj članak opisuje pravila poslovne e-mail korespondencije, a praktični savjeti predstavljeni u članku pomoći će vam da naučite pravu poslovnu komunikaciju prilikom sastavljanja e-mailova.

Mnogi ljudi započinju svoj radni dan tako što provjeravaju svoje poštansko sanduče za nove poruke. Ali, nažalost, uprkos rasprostranjenosti ovog načina razmjene informacija, mnogi ne znaju kako pravilno koristiti jezik poslovne korespondencije, uzimajući e-poštu za neformalni način komunikacije.

Zbog brzine dostave pojednostavljuje razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, prijava, ali i ovdje ljudi prave greške prilikom slanja pisama. Često se dešava da prilikom sastavljanja mejla prilikom razmjene bilo kojeg fajla, iz nekog razloga, adresati ne sastavljaju naslovne eseje i ne unose teme, što primaocima može otežati rad. Svrha ovog članka je odgovoriti na pitanje: kako poslati e-mail i poštovati sva pravila poslovne pismene komunikacije putem e-pošte?

Prilikom sastavljanja e-pošte, sva navedena polja moraju biti popunjena

Pravila poslovne e-mail korespondencije obavezuju pošiljaoca pisma da popuni sva polja predviđena u e-mailu, kao što su adresa i ime primaoca i pošiljaoca pisma. Obavezno opišite temu, koja ukratko opisuje suštinu pisma koje se šalje. Vrlo često sudbina poslanog pisma i brzina rješavanja problema iznesenog u njemu zavise od ispravno opisane teme. Poslovna e-pošta treba da počne sa pozdravom - ovaj jednostavan čin poštovanja prema primaocu je veoma važan u prepisci. Nakon pozdrava treba da sledi tekst koji se zove „telo pisma“, a na kraju se ostavlja potpis, na primer „S poštovanjem, Brišov Petre Ivanoviču“.

Pozdrav u poslovnoj korespondenciji

Na ovom mjestu vrijedi dodatno usmjeriti vašu pažnju, jer je gest poštovanja vrlo važan u svakom aspektu poslovne komunikacije. Optimalna pozdravna fraza je "Dobar dan" ili "Zdravo". Vođenje poslovne korespondencije putem e-pošte ograničava pošiljaoca da koristi fraze "Dobro veče" ili "Dobro jutro", budući da primalac može pročitati pismo mnogo kasnije nego što ga primi. Takođe nije ispravno koristiti kolokvijalne izraze koji se koriste u pozdravu u pozdravu.

Nakon pozdravne riječi ili fraze treba se obratiti primaocu imenom i prezimenom, a ako je ime nepoznato pošiljaocu, ovaj trenutak se može preskočiti. Nakon toga možete nastaviti sa predstavljanjem svrhe pisma.

Prilozi u poslovnoj e-pošti

Ako glavna svrha pisma nije samo pisani narativ i prezentacija suštine problema, već i slanje datoteke, onda je bolje priložiti proslijeđeni objekt na prvom mjestu. Često se dešava da mnogi pošiljaoci zbog nepažnje, navodeći suštinu problema u tekstu pisma, zaborave da prilože potreban prilog. Takav nemar može negativno uticati na poslovnu reputaciju pošiljaoca poslovnog pisma.

E-mail adresa treba da bude prepoznatljiva i koncizna.

Pravila poslovne e-mail korespondencije obavezuju pošiljaoca da ima prepoznatljivo elektronsko ime, koje mora sadržavati istinite podatke o imenu pošiljaoca. Službena pisma i apeli izgledaju vrlo nekoncizno i ​​glupo kada se u e-mail adresi navedu neformalni izrazi ili riječi, na primjer, adresa e-pošte „limon_petya“. Za odraslu osobu izgleda vrlo nedostojno. Za poslovnu korespondenciju, bolje je kreirati zasebnu e-poštu i pridržavati se bontona poslovne e-poruke.

Korišćenje funkcije brzog odgovora (odgovora) za odgovor na prethodno primljene e-poruke

Funkcija Odgovor ili Odgovor (skraćeno Re:) pomaže korisniku da na brz način odgovori na prethodno poslane poruke od pošiljaoca. Ova funkcija takođe ima univerzalnu mogućnost čitanja prethodne korespondencije sa sagovornikom na datu temu. Ali pravila poslovne e-mail korespondencije obavezuju pošiljaoca da preimenuje predmet poslovnog pisma ako se tokom prepiske promijeni suština rasprave.

Prije slanja poslovnog pisma, provjerite ima li pravopisnih i interpunkcijskih grešaka.

E-pošta pojednostavljuje razmjenu informacija, ali u poslovnoj korespondenciji ne biste trebali zanemariti pravila ruskog jezika, jer neoprezno napravljena greška može utjecati na autoritet pošiljaoca. Prije nego što pošaljete pismo, trebali biste nekoliko puta pregledati tekst i pažljivo provjeriti ima li pravopisnih i interpunkcijskih grešaka. Mnogi klijenti e-pošte imaju provjeru pravopisa, pa obratite pažnju na riječi podvučene crvenom bojom. Ako sumnjate u ispravnost pravopisa, potražite pomoć na internetu ili provjerite pravopis koristeći pravopisni rječnik.

Polje za adresu se mora popuniti posljednje.

Da biste izbegli slanje nedovršenih ili neobrađenih pisama, adresu primaoca poslovnog pisma treba uneti u poslednjem trenutku pre slanja. Ovo pravilo je takođe uključeno u osnove poslovne e-mail korespondencije. Dešava se da prilikom popunjavanja polja za adresat e-mail može ponuditi listu ranije korištenih primatelja, ovdje također treba usmjeriti pažnju kako ne biste greškom poslali sastavljeno poslovno pismo trećem primaocu.

Strukturiranje poslovnog pisma

Pravila strukturiranja teksta ne odnose se samo na papirne medije, već i na pravila poslovne korespondencije putem e-pošte. Nije uvijek zgodno da primalac čita velike količine tekstualnih poruka na ekranu monitora. Da biste pojednostavili ovu stvar, trebali biste razbiti tekst na logično oblikovane male pasuse i izbjegavati komplicirane rečenice u pisanju teksta poslovnih pisama. Optimalna dužina jedne rečenice u poslovnom pismu ne bi trebala biti veća od petnaest riječi.

Suštinu poslovnog pisma treba navesti u meritumu

Pored navedenog predmeta poslovnog pisma, primaoca treba zanimati i jasno artikulisana prva i druga rečenica osnovnog teksta. Zadatak pošiljaoca je da na početku pisma navede suštinu problema ili pitanja o kojoj se obraća primaocu. U prvoj rečenici treba navesti svrhu zbog koje se poslovno pismo šalje. Uzorak: „Obavještavamo Vas da se završavaju uslovi obaveze po ugovoru br. 45 od 02.01.2017. godine „O nabavci rasutih materijala“. Za produženje ugovora potrebno je dostaviti novi paket dokumenata. Zahvaljujući naznačenoj svrsi, primalac ima priliku da se udubi u glavnu ideju poslovnog pisma. Ako je tekst pisma prevelik, onda je bolje koristiti funkciju pričvršćivanja objekta kao priloga u obliku tekstualnog dokumenta, ali u isto vrijeme u polju za tekst treba ostaviti naslovni esej koji osvetljava poslovno pismo. Uzorak: „Šaljemo vam elektronsku kopiju pisma Mak-Stroy doo na pregled. Molimo Vas da nas obavijestite o Vašoj odluci u vezi produženja Ugovora broj 45 od 02.01.2017. godine „O nabavci rasutih materijala“ do roka navedenog u dopisu.“

Na svaki poslovni email mora se odgovoriti.

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada primalac iz nekog razloga ignoriše poslovno pismo. Ponekad zaista postoje slučajevi kada se zbog određenih situacija ne može dati odgovor, na primjer, rok za rješavanje problema može potrajati nekoliko dana ili je primalac u razmišljanju i ne može odmah odgovoriti na postavljeno pitanje. U ovom slučaju treba dati kratak komentar na ovu temu, na primjer: „Zdravo, Petre Ivanoviču. Dobio sam Vaše pismo, ali danas mi je teško odgovoriti, jer moram da se konsultujem sa višim rukovodstvom. Vaš problem ću prijaviti generalnom direktoru naše kompanije i dati zvaničan odgovor do kraja sedmice. S poštovanjem, menadžer prodaje Belov Ivan Gennadievich.

Vrijedi zapamtiti da ako odgovor nije dat u roku od tri radna dana, onda se šutnja primaoca poslovnog pisma može ocijeniti kao ignorisanje i odbijanje komunikacije sa pošiljaocem.

Prilikom pisanja odgovora treba da odgovorite na sva postavljena pitanja.

Ako je pismo upućeno primaocu upitne prirode, tada pri sastavljanju pisma treba dati odgovore na pitanja onim redoslijedom koji je prisutan u primljenom tekstu poslovnog pisma. Ako su pitanja postavljena, pošiljalac se nada da će na njih dobiti konkretne odgovore. Prilikom sastavljanja pisma, odgovori ne bi trebali biti numerisani, samo je potrebno navesti misao redom. Da biste odgovorili na sva postavljena pitanja, prvo je potrebno nekoliko puta ponovo pročitati primljeno poslovno pismo, a ako ima previše pitanja, bolje ih je napisati zasebno kako ne biste propustili. Ako je nemoguće odgovoriti na neka od postavljenih pitanja, vrijedi naznačiti da se u ovom trenutku iz nekog razloga ne može dati odgovor.

Nemojte zloupotrebljavati skraćenice, emocionalni dizajn i velika slova

Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada je pošiljaoci razvodnjavaju neformalnim znakovima u obliku emotikona. Njihova upotreba je popularna u komunikaciji u na društvenim mrežama, međutim, pravila poslovne korespondencije ne pozdravljaju takve manifestacije emocija, jer primalac možda ne zna njihovo pravo značenje i smatra ih za set interpunkcijskih grešaka koje ne razumije.

Također je vrijedno odbiti pisati tekst velikim slovima. Na Internetu se skup riječi ispisanih velikim slovima naziva „vikanje fraza“ i češće takve fraze nose negativnu konotaciju. Primalac, čitajući poslovni e-mail, može takav font smatrati negativno, što će negativno uticati na percepciju značenja. Ako je u poslovnom pismu potrebno naglasiti važnost bilo kojeg trenutka, bolje je koristiti uvodne fraze, na primjer: „Imajte na umu da morate dostaviti paket dokumenata za produženje ugovora najkasnije do 10.02. 2017” ili „Napominjemo da se dokumentacija za produženje ugovora mora dostaviti do 10. februara 2017. godine.

Nemojte slati osjetljive informacije putem e-pošte

Za prijenos ličnih ili povjerljivih informacija, bolje je odbiti elektronske poštanske sandučiće, jer postoji prijetnja presretanja informacija od strane napadača u vlastite sebične svrhe. Takve informacije mogu uključivati: brojeve telefona, lozinke bankovnih kartica, lične bankovne račune, itd. Važno je zapamtiti da se informacije pohranjuju na serveru mail agenta i da u slučaju hakovanja mogu biti ukradene.

Potpis pošiljaoca mora biti na kraju pisma.

Kao što je ranije spomenuto, svaki poslani email mora sadržavati određeni potpis. Često programeri poštanskih sandučića uvode funkciju bloka potpisa u koji možete unijeti svoje podatke o poziciji, imenu i kontakt telefonu. Nakon toga, ovaj blok će se automatski prikazati na kraju svakog slova, što će olakšati kucanje. Važno je pravilno napisati potpis kako bi primalac imao priliku da se tačno obrati pošiljaocu prilikom odgovaranja na pismo. Primer potpisa može izgledati ovako: "S poštovanjem, Nikolaj Aleksandrovič Petrov, +79810000000."

Izvodeći zaključke, može se primijetiti da da biste razumjeli kako voditi poslovnu korespondenciju putem e-pošte, ne morate savladati dodatne i složene osnove. Potrebno je samo pridržavati se elementarnih pravila bontona i pridržavati se normi ruskog jezika.