Dajući mu pravnu snagu. Pravna snaga dokumenta, njegova normativna osnova

Potrebni dokumenti koji pružaju pravnu snagu (GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistem dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju")

U raznim organizacijama, tokom izrade projekta ili tokom proizvodnog procesa, zaposlenici međusobno prepisuju. Vrlo često proizvodna prepiska sadrži prilično važne informacije, jer zaposleni u njoj opisuju količinu i kvalitet obavljenog posla ili pišu kako to treba obaviti. Stoga takva prepiska mora biti pravno obavezujuća.

Ovo je prilično mukotrpan proces, jer legalizacija dokumenata zahtijeva poštivanje određenih pravila. Najvažnije pravilo je poštovanje važećih zakona od strane poslodavca. Inače, on je taj koji mora stvoriti internu prepisku. Takođe, poslodavac mora znati i, naravno, poštovati pravila papirologije koja su neophodna za stvaranje interne korespondencije. Poslodavac je takođe odgovoran za upoznavanje zaposlenih sa svim dopisnim dokumentima. Neka pravila za sastavljanje prepiske važe za zaposlene u kompaniji. Na primjer, zaposlenik ne može objaviti dokument koji nije u njegovoj nadležnosti.

Da bi prepiska stekla pravnu snagu, treba prikupiti određeni skup detalja:

1. Mora se navesti autora dokumenata. Na primjer, mora se navesti naziv organizacije u kojoj se odvija interna korespondencija, odnosno mora biti naznačena pripadnost odjeljenja ili se može navesti određeni organizacioni i pravni oblik. Da biste izbjegli nepotrebne probleme, preporučuje se ispis dokumenta pomoću zaglavlja. Neki dokumenti o internoj prepisci zahtijevaju navođenje grada u kojem je dokument sastavljen.

2. Dokument mora sadržavati naslov, nalog itd.

3. Sadržaj dokumenta navodi nekoliko datuma: datum kada je dokument stvoren, datum njegovog odobrenja i datum stupanja na snagu.

4. Pravni dokument mora imati registarski broj. Mora biti u skladu sa sistemom registracije preduzeća.

5. Tekst dokumenta treba tačno otkriti suštinu njegovog naslova. Ovo je jedan od odlučujućih faktora u stvaranju pravnog dokumenta.

6. Dokument mora biti potvrđen potpisom šefa kompanije ili osobe odgovorne za izradu ovog dokumenta. Potpis se može primijeniti na razne načine. Na primjer, direktni potpis. Najčešće se koristi prilikom potpisivanja različitih naloga, uz dodatno navođenje položaja i dekodiranje osobe koja potpisuje dokument. Takođe, potpis se može staviti u obliku odobrenja. Sam vrat postavljen je u gornju desnu stranu dokumenta. Indirektni pečat s potpisom je drugi oblik postavljanja potpisa. Takav pečat se obično stavlja nakon odobrenja, bilo kojim redoslijedom. Na zahtjev zaposlenika, potpis menadžera može se staviti u obliku menadžerske odluke. Takva se rezolucija sastoji od četiri dijela: 1) primalac ove rezolucije; 2) Opis naloga ili uredbe; 3) potpis glave; 4) datum završetka rezolucije. Rezolucija se može staviti i u gornji desni kut dokumenta, i u bilo koji njegov dio velikim slovima.

7. Postoje dokumenti koji ne mogu biti pravno obavezujući bez odobrenja za vizu. Vize su jedan od najtežih uvjeta, odnosno nije ih lako sastaviti. Među vizama mogu biti: 1) viza za koordinaciju različitih nesuglasica sa sindikalnim tijelom; 2) Pri izradi mnogih dokumenata uzima se u obzir mišljenje predstavničkog tijela. 3) Svi pripremljeni dokumenti se prije svega dogovaraju sa pravnikom preduzeća i glavnim računovođom. Dokumenti za koje je potrebno odobrenje različitih pojedinaca određeni su normama važećeg zakonodavstva i raznim normama koje usvaja samo preduzeće (ako ih ima). Kodeksi preduzeća su različite upute ili propisi u odnosu na odjele u organizaciji. Viza za odobrenje dokumentacije može se sastaviti u raznim oblicima. Može postojati veza do dokumenta koji potvrđuje sporazum između strana. U ovom se slučaju traka za poravnanje obično nalazi u donjem lijevom uglu. Može postojati i formulacija ili referenca na nju koja dokazuje sporazum (stavovi osoba koje su se sporazumele, kao i njihovi potpisi i transkripti). Na kraju se mora naznačiti datum odobrenja. Takva se viza može nalaziti na bilo kojem slobodnom mjestu na dokumentu.

8. Takav uvjet kao viza za upoznavanje mora sadržavati sve naredbe osoblja i druge potrebne dokumente. Trebaju biti upoznati sa svim zaposlenima na ovaj ili onaj način koji učestvuju u proizvodnoj prepisci. Rekvizit mora sadržavati datum upoznavanja zaposlenih sa rekvizitom. Sama viza mora biti postavljena na dnu, zatvarajući dio ili na sredini, s lijeve strane dokumenta. Za to je Goskomstat razvio posebne obrasce. Uz pomoć ovih obrazaca dokument dobiva pravnu snagu ako sadrži sve potrebne detalje. To olakšava rad advokatima koji rade na dokumentu i čini ga razumljivijim zaposleniku koji je daleko od pravnih poslova.

Da bi se dokumentima interne korespondencije dala pravna snaga, treba uzeti u obzir koje zadatke sama korespondencija rješava.

1. Obavještava stranke o obavljenom poslu, utvrđuje prijedloge i želje jedne od strana koje rade na projektu u pogledu kvaliteta i brzine rada.

2. Je li jedna od najvažnijih karika u procesu otkaza ili prijave odsustva, premještanja radnika na drugo mjesto rada.

3. U slučaju radnog spora, industrijska prepiska može postati dokument koji će pomoći u rješavanju ovog spora.

Da bi interna prepiska obavljala sve gore navedene zadatke, trebali biste se pridržavati pravila kao što su:

1. Dokument treba biti pravilno sastavljen sa svim potrebnim potrebama za prepisku.

2. Primalac ovog dokumenta mora pristati na njegovo izvršenje. Obično se pristanak može formalno potvrditi u obliku rezolucije.

3. Dokumentu mora biti dodijeljen registracijski broj, koji mora biti u posebnom dnevniku za praćenje dolaznih i odlaznih dokumenata.

4. Tokom datuma izvršenja dokumenta, on se mora čuvati na sigurnom mjestu (na primjer, u sefu kompanije).

U osnovi, interna korespondencija zaposlenika sadrži razne izjave, servisne napomene, a u internoj korespondenciji poslodavca sa podređenim - razne obavijesti o radu i još mnogo toga. Dokumenti proizvodne korespondencije pravno su formalizirani ako postoji korespondencija između zaposlenih, zaposlenika i šefa te između šefova različitih proizvodnih odjela. U pravilu zaposlenici i zaposlenici najčešće razmjenjuju službene poruke.

Trenutno su tehnologije daleko napredovale i ako su prije 15 godina razmjenjivali poruke napisane na papiru, sada to rade putem e-pošte. Ova metoda vam omogućava da odmah dostavite poruku zaposleniku koji je daleko od vas, ali ima i svoje nedostatke. Teško je dokazati da je upravo ovaj zaposlenik napisao ovu poruku, i niko drugi. Čak i ako unesete sistem lozinki, teško je precizno utvrditi da ovu lozinku ne zna niko osim samog zaposlenika. Stoga, ako pretpostavite da u preduzeću može nastati ili je već došlo do sukoba, napišite dokument na papiru i ovjerite svojim potpisom, on će biti mnogo pouzdaniji. Takođe, ne bi škodilo da svoj dokument registrujete preko osobe koja registruje sve dokumente kompanije.

Ako koristite e-poštu, osoba koja je primila vašu poruku mora ovaj dokument odštampati i registrirati. Takođe, u kompaniji je potrebno razviti posebnu metodu redovne provjere e-pošte. U ovom slučaju, prepiska će sadržavati dvije glavne prednosti: brzo slanje i primanje poruka, kao i visoku pouzdanost u slučaju sukoba. Ovo će vam igrati samo u ruke.

Izjave i obavijesti najvažniji su dokumenti za zaštitu prava poslodavca u rješavanju različitih sukoba. Stoga ćemo razmotriti načine da im damo pravnu snagu. Pravila dizajna su vrlo važna u ovom procesu.

Obično razne organizacije prilikom zapošljavanja koriste posebne obrasce koje zaposlenik mora popuniti ručno. Nakon popunjavanja donjeg desnog ugla zaposlenik stavlja broj prijave i potpis. Aplikacija se može odštampati i na računaru, a osoba koja se zaposli mora samo potpisati ovu aplikaciju i početi raditi. U principu, takva je registracija sasvim legalna, ali neki sudovi to doživljavaju kao pritisak na zaposlenika. Stoga je bolje napisati izjavu ručno, što će vam omogućiti da izbjegnete neke probleme u slučaju sukoba. Poželjno je da potrebni detalji budu prisutni tokom izvršenja dokumenata, u suprotnom dokument neće stupiti na pravnu snagu.

1. Prvo morate navesti kojoj vrsti dokumenata ovaj dokument pripada. U tom slučaju, u naslovu dokumenta trebate napisati „Prijava“.

3. Zatim se napiše autor prijave. Kao i kod adresata, i vi upisujete svoje ime i položaj.

4. Nakon što opišete adresata i nalogodavca, napišite tijelo same prijave (tekst).

5. Na kraju pisanja teksta, sastavljač stavlja svoj potpis i datum pisanja prijave.

6. Obično se nakon potpisivanja sastavljača potpiše sporazum, odnosno menadžer koji vas angažira potpisuje dokument. Ovo nije obavezno i \u200b\u200bsve ovisi o stavu kompanije prema ovom pitanju. Stoga, ne bojte se da vas neće zaposliti kad nema potpisa menadžera.

7. Nadalje, nakon što su riješeni svi problemi, prijavu u registru dolaznih dokumenata upisuje ovlašteno lice koje stavlja registracijski broj dokumenta, datum usvajanja i svoj potpis. Ovo je obavezna procedura, jer bez nje dokument ne može stupiti na snagu. Ovlaštena osoba organizacije najčešće je lični sekretar poslodavca.

8. Potrebno je izraditi rješenje osobe kojoj je zahtjev upućen i koja može riješiti ovo pitanje. Rezolucija bi se trebala sastojati od potpisa, datuma pripreme i odluke o izdanju prijave, navodeći sve podatke o osobi na koju se odnosi.

9. Nakon što se aplikacija ispuni, šef preduzeća stavlja u nju beleške o njenoj primeni. Smještaju se u bilo koji slobodni prostor slova. Također, upravitelj može staviti oznake na kućište u kojem se nalazi vaša aplikacija.

Obaveštenja su takođe sastavni deo dokumenata potrebnih za normalno poslovanje preduzeća. Poslodavac obavještava zaposlenika o predstojećim promjenama putem obavještenja. To može biti otpuštanje, novi odmor, buduće promjene ugovora o radu itd.

Pravne obavijesti trebaju biti napisane na papiru kako to zahtijeva radno pravo. Po prijemu obaveštenja, zaposlenik sam potpisuje dokument. Upravo takav bi trebao biti radni poredak svakog preduzeća, kada nijedan sud ne može naći krivicu za izvršenje dokumenata.

Za veće povjerenje dat ću vam nekoliko izvoda iz Zakona o radu, koji potvrđuju prisustvo samo pismenog oblika obavještenja. Član 74 podrazumijeva promjene u uslovima rada od strane poslodavca. Istovremeno, zaposlenik ima puno pravo da odbije rad ili poslodavcu ponudi nove uslove rada. Ako zaposlenik odbije raditi, poslodavac mu mora ponuditi nove uslove rada. Takođe, poslodavac je dužan da zaposlenom dostavi pismo sa prethodnim obaveštenjem pre promene uslova rada.

Član 79. Ovaj se član odnosi na prekid trajanja ugovora o radu. Ugovor o radu na određeno vrijeme raskida se ako je ovaj ugovor istekao. U tom slučaju, zaposlenik mora dobiti obavijest o otkazu tri dana unaprijed u vezi sa završetkom planiranog posla. Poslodavac ima pravo produžiti radni vijek ovog zaposlenika samo u slučajevima kada se zaposlenik ne protivi nastavku suradnje s poslodavcem.

Član 123 govori o dobivanju godišnjeg odmora. Zaposleni ima pravo na godišnji odmor od kompanije. U tom slučaju, poslodavac mora obavijestiti zaposlenika o početku godišnjeg odmora dvije sedmice prije njegovog početka. Pismo sa obaveštenjem šalje se zaposlenom protiv prijema. početak i kraj odmora ovisi o godišnjem rasporedu odmora. Zaposleni ima pravo odbiti godišnji odmor ili ga odgoditi za bilo koje vrijeme koje je na raspolaganju kompaniji. Ako je zaposlenik odbio godišnji odmor, dodaje mu se broj dana od ovog odmora do sljedećeg.

Član 180 opisuje naknadu koju daje organizacija koja angažuje zaposlenika za stalni posao u slučaju naglog smanjenja broja zaposlenih ili bankrota kompanije ili drugih neočekivanih okolnosti. Prilikom smanjenja broja zaposlenih, zaposlenik mora biti obaviješten o otkazu dva mjeseca unaprijed. Ovaj period se daje tako da zaposlenik može naći posao po svojoj specijalnosti. U svim tim slučajevima, poslodavac će trebati potvrditi činjenicu da je zaposlenika obavijestio na određeno vrijeme, što udovoljava zahtjevima radnog zakonodavstva. Stoga se takva obaveštenja uručuju zaposleniku pod ličnim potpisom. I najvažnije pri isporuci obavještenja nije toliko potpisivanje od strane zaposlenika, već naznaka datuma primanja takvog obavještenja. Obavijest bi trebala sadržavati detalje slične onima koji bi trebali biti u bilo kojem dokumentu osoblja. Zatim ćemo razmotriti sistem za registraciju dokumenata koji se odnose na internu prepisku. Sistem registracije dokumenata omogućava poslodavcu da se uspješno brani u slučaju industrijskih problema. Što je bolji i jednostavniji sistem registracije, poslodavac će lakše braniti svoja prava. U takvim je slučajevima bolje još jednom igrati na sigurno. Obično se sistem za registraciju dokumenata koristi u sljedećim slučajevima.

Obavijest bi trebala sadržavati detalje slične onima koji bi trebali biti u bilo kojem dokumentu osoblja. Zatim ćemo razmotriti sistem za registraciju dokumenata koji se odnose na internu prepisku.

Sistem registracije dokumenata omogućava poslodavcu da se uspješno brani u slučaju industrijskih problema. Što je bolji i jednostavniji sistem registracije, poslodavac će lakše braniti svoja prava. U takvim je slučajevima bolje još jednom igrati na sigurno.

Obično se sistem za registraciju dokumenata koristi u sljedećim slučajevima:

1. Provjera dostupnosti dokumenata i kontrola njihovog kretanja.

2. Uz pomoć sistema registracije, preduzeće ima mogućnost da da zakonsku snagu bilo kojem registrovanom dokumentu.

3. Registracija vam omogućava postizanje optimalne brzine toka posla.

4. U slučaju bilo kakvog industrijskog sukoba, sistem registracije časopisa potvrdit će stvaranje dokumenta na željeni datum.

Broj evidencija sistema registracije, koji obavljaju funkciju registracije dokumenata, ovisi o smjeru poduzeća. Da bi dnevnici registracije mogli potvrditi datum stvaranja dokumenta, odnosno da časopis dokaže da dokument kasnije nije mogao biti unet u registraciju, treba se pridržavati nekih pravila.

1. Časopis mora imati snažnu koricu tako da bilo koji incident ne može oštetiti dragocjene informacije.

2. Da biste dokazali da nisu mogli izvući list iz časopisa ili umetnuti dodatni, trebali biste pokrenuti časopis s poklopcem za ljepilo. Također ne bi škodilo numeriranju stranica radi dodatne sigurnosti.

3. Kada kreirate dnevnik, trebali biste stvoriti zapis uvjerenja. Ovaj unos uključuje: naziv časopisa i njegovu svrhu, broj stranica (prvo treba napisati brojevima, a zatim velikim slovima), datum registracije i potpis šefa kompanije. Zapis o potvrdi zalijepljen je na zadnjoj stranici knjige upisa, kao i na prednjoj korici.

4. Časopis mora zapečatiti pravnik kompanije i potpisati šef.

Interni pogled na časopis razvija kompanija, jer ne postoji pravni razlog da se časopisima dodjeljuju posebni obrasci za internu korespondenciju.

Kada je na osnovu materijala slučaja potrebno riješiti sve probleme potrebne za proizvodnju, radnici dobivaju kopiju dokumenta. To se radi kako bi se dokument zaštitio od slučajnih ili posebnih oštećenja. Originalni dokument obično se daje samo šefovima odjela, pa čak i tada ne uvijek. Obično se original nalazi u sefu u direktorskom uredu.

Kopije dokumenta podijeljene su u dvije vrste: faksimilne i besplatne. Faksimil kopija u potpunosti ponavlja dokument, sadrži sve detalje, posebno lokaciju detalja u dokumentu. Besplatna kopija kreira se pomoću pisaćih mašina ili računara kompanije. Ne prikazuje dokument tako precizno, ali u potpunosti prenosi suštinu informacija sadržanih u dokumentu. Obično se besplatna kopija razlikuje od originala po tome što ne ponavlja svoj oblik.

Zaposleni koji uzme kopiju dokumenta u bilo koju svrhu potvrđuje ga. Istovremeno mu se nameće odgovornost za sigurnost dokumenta. Da bi se osiguralo da kopija u potpunosti odražava informacije originala, osoba koja je uzima pažljivo ih pregledava, pravilno stavlja riječ i potpisuje kopiju za znak prijema. Kopija se obično potpisuje u slobodnom kutu, gdje nema zapisa. Ako se dokument daje drugim organizacijama, na njegovim se kopijama stavlja pečat organizacije u koju se prenosi. Postoji i takva vrsta kopije kao duplikat. Od obične se kopije razlikuje po tome što ima ista pravna svojstva kao i original. Duplikat je vrlo koristan kada idete na sud, jer kad ga predate, original je na vašem stolu i ne brinete se za njegovu sigurnost. Ne zaboravite da sudovi imaju tendenciju da s vremena na vrijeme izgube dokumente, pa je najbolje ne riskirati, pogotovo ako su dokumenti važni.

U organizacijama, u okviru proizvodnog procesa, zaposlenici međusobno prepisuju. Oni pišu izjave, informišu se međusobno uz pomoć obavještenja o napretku obavljenog posla ili kako to učiniti. Takvi dokumenti su često od velike važnosti i stoga moraju biti pravno obavezujući.

Da bi dokument postao pravno obavezujući, moraju se poštovati sljedeća pravila:

poslodavac, prilikom kreiranja internog dopisa, mora se pridržavati važećih zakona;

zaposlenik može objaviti dokument samo u granicama svoje nadležnosti;

poslodavac je dužan da se pridržava pravila za sastavljanje i obradu dokumenata, kao i upoznavanje zaposlenih sa njima (ako je potrebno).

Detalji koji daju pravnu snagu dokumentu

Obavezni sastav rekvizita, koji kreiranim dokumentima daje pravnu snagu:

1. Autor dokumenta (naziv organizacije, ustanove, preduzeća, sa naznakom pripadnosti odseku ili organizacionom i pravnom obliku). Alternativa bi bila ispis dokumenta na zaglavlju. Neki dokumenti dodatno ukazuju na grad u kojem je ovaj dokument objavljen.

2. Naziv dokumenta (nalog, uredba itd.).

3. Datum nastanka dokumenta, njegovo odobrenje, stupanje na snagu.

4. Registracijski indeks (broj) ovog dokumenta u skladu sa sistemom registracije usvojenim u kompaniji.

6. Potpis šefa organizacije ili ovlaštene odgovorne osobe. Potpis glave može se staviti u nekoliko oblika, posebno:

6.1. Direktni potpis (kao kod naloga u objedinjenim oblicima - naznačavajući položaj, dekodiranje potpisa i samog potpisa).

6.2. Direktni pečat odobrenja koji potpisuje šef (ili ovlašteno službeno lice) organizacije. Pečat odobrenja stavlja se na gornji dio dokumenta sa desne strane.

6.3. Indirektni pečat odobrenja, posreduje se, na primjer, odobrenjem po nalogu. Takav pečat stavlja se u pravilu i na gornji zaglavni dio dokumenta s desne strane (kao u objedinjenom obrascu T-3 - Tabela osoblja).

6.4. U obliku menadžerske rezolucije, na primjer, na izjavi zaposlenika. Rezolucija mora sadržavati četiri komponente: primatelj rezolucije, vrlo administrativna radnja ili uputstvo, potpis glave i datum rezolucije. Rezolucija se obično stavlja ručno u bilo koji slobodni prostor dokumenta, ali obično na njegov vrh.

7. Odobrenje viza za one vrste dokumenata koji bez takvih viza neće imati punu pravnu snagu. Na primjer, odobrenje vize s primarnim sindikalnim tijelom, uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela, koordinaciju s pravnikom, glavnim računovođom itd. Dokumenti za koje je potrebno odobrenje određeni su zahtevima važećeg zakonodavstva, objedinjenih obrazaca i unutrašnjih lokalnih propisa same organizacije, posebno uputstvima za rad u kancelariji ili propisima za odeljenja, itd. (Ako postoje). Odobrena viza može biti u sljedećim oblicima:

7.1. Oznaka dokumenta koji potvrđuje odobrenje (objedinjeni obrazac T-7). Odobreni vrat obično je pričvršćen na donji dio za oblikovanje s lijeve strane.

7.2. Navođenje teksta kojim se potvrđuje odobrenje, položaj osobe ili osoba s kojima je odobrenje dato, potpis / potpisi, njihovo dekodiranje i datum odobrenja. Odobrena viza postavlja se po pravilu u donji dio dokumenta ili na bilo koji slobodni prostor.

8. Vize za upoznavanje moraju biti u skladu sa svim naredbama osoblja i drugim dokumentima, koji se u osnovi moraju priopćiti određenom krugu zaposlenih. Ovaj uslov takođe uključuje rukom napisani datum upoznavanja zaposlenih sa potpisanim dokumentom. Viza za poznavanje nalazi se u donjem dijelu dokumenta na sredini ili na lijevoj strani.

Objedinjeni obrasci koje je razvio Goskomstat izgrađeni su uzimajući u obzir davanje pravne snage dokumentima i sadrže sve navedene detalje (iako postoje izuzeci, na primjer, lična karta zaposlenog - objedinjeni obrazac T-2 ne sadrži registraciju broj, jer se ti dokumenti ne pohranjuju kronološki, već po abecedi).

Primjer svih ovih detalja na objedinjenom obrascu dat je u nastavku na primjeru objedinjenog obrasca T-6 - naloga za odmor.

Legalizacija dokumenata interne korespondencije

Interna korespondencija u organizaciji rješava sljedeće zadatke:

1. Pismeno izražava i dokumentuje mišljenje, zahtjev, prijedlog jedne od strana, poslodavca ili zaposlenog ili ima karakter obavještavanja druge strane.

2. Je li integralna poveznica u postupku za otkaz ugovora o radu, premještanje radnika, izdavanje odsustva i druge kadrovske postupke.

3. Služi kao neophodni dokumentovani dokaz prilikom razmatranja radnog spora.

Da bi interna korespondencija ispunila sve gore navedene zadatke, moraju biti ispunjeni sljedeći uslovi:

1. Dokument mora biti pravilno sastavljen sa svim potrebnim potrebama.

2. Dokument mora imati registarski broj prema dnevniku ulazne i odlazne dokumentacije.

3. Na ovaj dokument mora se dati službeni odgovor strane primaoca. Na primjer, u obliku rezolucije.

4. Dokument se mora čuvati u skladu sa utvrđenim arhivskim zahtjevima.

Najčešće zaposlenik vodi internu prepisku uz pomoć izjava, usluga i memoranduma, a poslodavac - u obliku obavještenja. Interni dopisni dokumenti se sastavljaju ne samo ako trebate razmijeniti službene poruke između zaposlenih, već i između šefova odjeljenja i zaposlenih, šefova nekih odjeljenja i drugih itd.

Trenutno se većina ove prepiske odvija u u elektroničkom formatu, slanjem poruka e-mailom ... Takvim porukama izuzetno je teško dokazati da je ovaj elektronički dokument stvorio upravo taj zaposlenik (čak i prilikom postavljanja lozinki, bit će potrebno dokazati da niko osim tog određenog zaposlenika nije znao lozinku za pristup određenoj e-pošti) . Stoga se u slučaju sukoba ili mogućeg sukoba preporučuje izrada dokumenata u papirnatom obliku, ovjeravajući svojim potpisom, te registracija putem službenika u kompaniji odgovornoj za registraciju dokumenta.

Moguće je dati pravni učinak takvoj prepisci ako zaposlenik ispiše e-poštu, a službenik ih registruje. Pored toga, interni dokumenti kompanije (interni lokalni propisi) moraju uspostaviti kao radni mehanizam komunikacije upravo ovaj način razmjene informacija, kao i učestalost provjere poruka.

Razmislite opšti principi davanje pravne snage dokumentima interne prepiske - izjave i obaveštenja. Ovi dokumenti su često glavni dokazi u radni sporovi, stoga je kompetentan rad s njima izuzetno važan za zaštitu interesa poslodavca.

Karakteristike registracije i legalizacije aplikacija

U interesu je poslodavca da se lični iskazi zaposlenih pišu rukom. Obično organizacije koriste obrasce obrazaca, u kojima se potpis zaposlenog i datum potpisivanja prijave moraju ispuniti najmanje ručno. Često se takva registracija zahtjeva u parnici tumači kao činjenica pritiska na zaposlenog.

U principu, aplikacija se može kreirati na automatiziran način, ali nakon toga je odštampana i potpisana od strane osobe koja sastavlja ovu aplikaciju.

Poželjno je da prijava, uzimajući u obzir gornji postupak za davanje pravne snage dokumentima, sadrži sljedeće detalje:

1. Naziv dokumenta je „Prijava“.

2. Adresat - kome se šalje prijava, navodeći položaj u određenoj organizaciji, puno ime i prezime. službeni.

3. Sastavljač - od koga se šalje, naznačujući položaj i puno ime. zaposlenik.

4. Tekst izjave.

5. Potpis podnosioca prijave.

6. Datum pripreme prijave.

7. Potpisi sporazuma (najčešće sa šefom strukturne jedinice - ako je potrebno). Ovaj atribut nije obavezan. Stoga je njegovo prisustvo određeno principima rada s takvim dokumentima u određenoj organizaciji.

8. Registracioni broj prijave. Dokumentu se dodjeljuje broj prema dnevniku ulazne dokumentacije (ili drugom dnevniku, u zavisnosti od konstrukcije sistema registracije u određenoj organizaciji), naznačujući broj, datum prihvatanja dokumenta i potpis odgovorne osobe (na primjer, tajnica). Osoba odgovorna za prihvatanje ovih dokumenata navodi broj.

9. Rješenje osobe kojoj je zahtjev upućen ili koja je ovlaštena za rješavanje određenog problema. Rezolucija mora sadržavati vlastoručni potpis, datum i administrativnu odluku o prijavi, navodeći određenog službenika (njegovo ime ili jednostavno odjeljenje) kome se ova naredba šalje i (ako je potrebno) datum do kada je nalog naveden u rezoluciji mora se izvršiti.

10. Nakon što se na osnovu ove izjave izvrše kadrovski postupci, na njoj se mogu napraviti bilješke o izvršenju naredbe šefa (vidi primjer 8). Obično se postavljaju u donji dio dokumenta s lijeve strane ili u bilo koji slobodan prostor.

11. Možda postoje oznake broja predmeta na koji je poslana ova prijava.

Dajmo primjer izjave sa svim potrebnim detaljima.

Karakteristike registracije i legalizacije obavještenja

Poslodavac piše obavještenja kako bi o nečemu obavijestio zaposlenika. Na primjer, kako bi ga upozorio na predloženo smanjenje osoblja (član 180. Zakona o radu Ruske Federacije), na predstojeći sljedeći godišnji odmor, prema rasporedu odmora kompanije (član 123 Zakona o radu ruskog Federacije), o predstojećoj promjeni uslova ugovora o radu (član 74. Zakona o radu Ruske Federacije), o činjenici da je smanjen ugovor o radu na određeno vrijeme sa članom (član 79. Zakona o radu Republike Ruska Federacija) itd.

Službena obavještenja o poštivanju postupka predviđenog radnim zakonodavstvom moraju se sastaviti samo u papirnatom obliku, jer će ovi dokumenti potvrditi poštivanje utvrđenog postupka, a zaposlenik činjenicu primanja ovog obavještenja, u pravilu, potvrđuje na dokumentu sebe.

Ispod su izvodi iz Zakona o radu koji potvrđuju zahtjev pismenog oblika obavještavanja u nekim slučajevima o poštivanju zahtjeva radnog zakonodavstva.

Fragment dokumenta

Zakon o radu Ruske Federacije Član 74. Promjena uslova ugovora o radu koje su stranke utvrdile iz razloga koji se odnose na promjene u organizacionim ili tehnološkim uslovima rada (...) Poslodavac je dužan da zaposlenog obavesti o predstojećim promenama uslova ugovora o radu koje su stranke utvrdile, kao i o razlozima koji su prouzrokovali potrebu za tim promenama. pisanje najkasnije u roku od dva mjeseca, ako ovim Kodeksom nije drugačije određeno. Ako se zaposlenik ne složi da radi u novim uslovima, poslodavac je to dužan pisanje ponuditi mu drugi posao dostupan poslodavcu (i upražnjeno radno mjesto ili posao koji odgovara kvalifikacijama zaposlenika, i upražnjeno niže radno mjesto ili slabije plaćen posao), koji zaposlenik može obavljati, uzimajući u obzir zdravstveno stanje. Član 79. Otkaz ugovora o radu na određeno vrijeme Ugovor o radu na određeno vrijeme raskida se istekom roka važenja. Zaposlenik mora biti pismeno obavešten o otkazu ugovora o radu zbog isteka perioda njegovog važenja najmanje tri kalendarska dana prije otkaza, osim ako nije istekao rok ugovora o radu na određeno vrijeme zaključen u vrijeme obavljanja poslova odsutnog zaposlenika ističe. Član 123. Prioritet odobravanja godišnjeg plaćenog odsustva Redoslijed odobravanja plaćenih odmora utvrđuje se godišnje u skladu s rasporedom odmora (…). Zaposlenik mora biti obaviješten o vremenu početka odmora ispod slikanja najkasnije dvije sedmice prije početka. Član 180. Garancije i naknade zaposlenima u slučaju likvidacije organizacije, smanjenja broja ili osoblja zaposlenih u organizaciji (...) Zaposleni se lično upozoravaju na predstojeće otkaze u vezi sa likvidacijom organizacije, smanjenjem broja ili broja zaposlenih u organizaciji. ispod slikanja najmanje dva mjeseca prije otkaza.

U svim tim slučajevima, poslodavac će trebati potvrditi činjenicu da je zaposlenika obavijestio na određeno vrijeme, što udovoljava zahtjevima radnog zakonodavstva. Stoga se takva obaveštenja uručuju zaposleniku pod ličnim potpisom. I najvažnije pri isporuci obavještenja nije toliko potpisivanje od strane zaposlenika, već naznaka datuma primanja takvog obavještenja.

Obavijest sadrži sve iste detalje koji bi trebali biti na bilo kojem dokumentu osoblja.

Sistem interne registracije prepiske

Poslodavcu će biti lakše da se brani u slučaju radnog sukoba (uključujući sudski) ako organizacija ima dobro izgrađen sistem registracije dokumenata. Sistem registracije preduzeća potreban je za:

obračun dostupnosti dokumenata i praćenje njihovog kretanja;

legalizacija dokumenata kompanije;

optimalna organizacija internog protoka dokumenata u preduzeću;

zaštita interesa poslodavca u slučaju pravnog sukoba. U ovom slučaju, sistem registracije časopisa potvrdit će stvaranje dokumenta određenog datuma.

Broj dnevnika (knjigovodstvenih knjiga) koji se moraju voditi izravno ovisi o karakteristikama aktivnosti organizacije. Da bi knjigovodstveni dnevnici (knjige) mogli obavljati ne samo funkciju registracije dokumenata, već i u slučaju sukoba, mogao bi poslužiti kao dokaz da je dokument zaista stvoren u određenom vremenskom periodu i da se ne može unositi kasnije , preporučuje se poštivanje sljedećih pravila za formatiranje ovih časopisa.

Dnevnici bi trebali:

imaju tvrdu navlaku (kako bi se uvažio rok trajanja);

imati povez za ljepilo (da dokaže nemogućnost ili poteškoće uklanjanja lista ili dodavanja lista u postojeći časopis);

imaju numerirane stranice od početka do kraja;

biti šivan;

biti ovjeren pečatom pravnog lica i potpisom šefa organizacije (sa izuzetkom prve dvije knjige radnih knjiga, koje moraju biti ovjerene voštanim pečatom ili pečatom (član 41 Vlade RF Uredba od 16. aprila 2003. br. 225 "O radnim knjižicama").

Interni pogled na časopise u kojima je moguće registrovati dokumente interne korespondencije razvijaju same organizacije, jer ne postoje jedinstveni oblici časopisa. Ispod je njihov približni oblik.

Kopije i duplikati

Često se dokumenti interne korespondencije predaju službenicima u obliku kopija ili duplikata, posebno ako se original dokumenta šalje višem službeniku ili je uložen u spis predmeta, ali potrebno je poduzeti neke daljnje radnje prema dokumentu.

Kopiraj dokument može biti faksimilan ili besplatan. Faksimil kopija u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske značajke - detalje sadržane u originalu (uključujući potpis i pečat) ili dio njih, posebno njihovo mjesto. Besplatna kopija stvoren na pisaćim mašinama, sadrži sve detalje o dokumentu, ali ne mora nužno ponavljati njegov oblik.

Zaposleni zadužen za dokumenta ovjerava kopije. Ovjeravanje kopija vrši se lijepljenjem riječi "Tačno" ili "Kopija je istinito" i naznačavanjem potpisa, njegovog dekodiranja i datuma odgovorne osobe. Zapis o ovjeri je u pravilu u donjem dijelu dokumenta na bilo kojem slobodnom prostoru.

Ako se dokument podnosi drugim organizacijama, na kopijama dokumenata (izvodi iz njih) obavezno stavite pečat .

Duplikat - duplikat zvanične isprave koja ima pravnu snagu originala.

* * *

Dakle, dokumente interne korespondencije ne treba potcjenjivati \u200b\u200b- često priznavanje zakonitosti provedenog postupka ovisi o njihovom ispravnom dizajnu i obradi. Ali upravo s tim dokumentima poslodavci najčešće ne znaju kako se nositi. Takvi papiri se ne registruju, ne knjiže, ne odobravaju, što negativno utiče ne samo na pravnu snagu dokumenta, već i na postupke upravljanja koji se provode u kompaniji. Zbog toga poslodavac često ne može dokazati krivicu određenog zaposlenika i ne može se prijaviti legalni načini primjena disciplinske mjere ili otkaz ugovora o radu sa zaposlenim. Mnoge kompanije počinju da grade sistem za upravljanje dokumentima na osnovu svojih grešaka, ali bolje je spriječiti negativne posljedicenego da se bave njihovim rezultatom.

1 Rukopisni datum

2 Rukopisni datum

Ključne riječi:

1 -1

Pravna snaga dokumenta osigurana je setom rekvizita uspostavljenih za svaku vrstu dokumenata i registracijom na obrascu koji zadovoljava standard.
Treba imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i prilikom sastavljanja jednog dokumenta ne trebate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki se rekviziti međusobno isključuju, na primjer, rekvizit „Referentni podaci o organizaciji“ naznačen je samo slovima, dok „naziv vrste dokumenta“ nije napisan na zaglavlju. U procesu pripreme i izvršenja dokumenata, sastav obaveznih detalja može se dopuniti drugim detaljima, ako to zahtijeva svrha dokumenta, njegova obrada. Objedinjenim obrascima dokumenata možete dodati dodatne detalje. Na primjer, dodajte potrebni "potpis šefa kadrovskog odjela", "potpis neposrednog rukovodioca" u obrazac naloga za prijem i otpuštanje zaposlenih. Međutim, uklanjanje pojedinih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Sastav rekvizitakarakterizacija određenog dokumenta određena je ciljevima izrade dokumenta, njegovom svrhom, zahtjevima za sadržajem i oblikom ovog dokumenta i načinom dokumentacije.
Glavni dokumenti koji utvrđuju sastav detalja i zahtjevi za njihov dizajn su GOST R 6.30-2003, Pravila kancelarijskog rada u saveznim izvršnim tijelima odobrila je Vlada Ruske Federacije 15. juna 2009. br. 477

Ovim dokumentima utvrđuju se sljedeći detalji koji se koriste u pripremi i izvršenju organizacionih i administrativnih dokumenata - uredbi, naredbi, naredbi, pisama, zapisnika, akata i ostalih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumentaali se stavljaju prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sistema klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i socijalnih informacija i pokriva jedinstvene sisteme dokumentacije i obrasce dokumenata dozvoljenih za upotrebu u nacionalnoj ekonomiji.
Logo organizacije ili zaštitni znak (oznaka usluge) stavlja se na zaglavlje organizacije u skladu sa Poveljom (propis o organizaciji).
Šifra organizacije (OKPO) stavlja se prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija.
OGRN - glavni državni registarski broj pravnog lica stavlja se u skladu sa dokumentima izdatim od poreskih vlasti.
INN / KPP- identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga za registraciju navodi se u skladu sa dokumentima izdatim od poreskih vlasti.
Naziv kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu upisanom u njegove sastavne dokumente. Iznad naziva organizacije naznačite skraćeni naziv, au njegovom odsustvu - puno ime matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je to zapisano u konstitutivnim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod punog imena ili iza njega. Nazivi organizacija subjekata Ruska Federacija, koji su, uz državni jezik Ruske Federacije (ruski), državni jezik subjekata Ruske Federacije, štampani na dva jezika.
Ime podružnice, teritorijalnog odjela, predstavništva naznačeno je u slučaju da je autor dokumenta i nalazi se ispod naziva organizacije.
Podaci o pozadini organizacije uključuju samo po sebi: poštanska adresa; telefonski broj i druge informacije po nahođenju organizacije (brojevi faksa, teleks brojevi, bankovni računi, adresa e-pošte).
Naziv vrste dokumenta koji organizacija sastavlja ili objavljuje mora biti utvrđen poveljom (propisom o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, "Interni propisi o radu", "opis posla".
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za zapisnik - datum sastanka (odlučivanja), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.
Dozvoljeno dva načina formatiranja datuma dokumenta: digitalno ili verbalno-digitalno.
Digitalnom metodom datum dokumenta se izrađuje arapskim brojevima u slijedu:
dan u mesecu, mesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec sastavljeni su s dva para arapskih brojeva odvojenih tačkom; godine - u četiri arapske brojke.
Na primjer, datum 5. februar 2011. treba oblikovati na sljedeći način: 02/05/2011.
Datum se može oblikovati u slijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer, 2011.02.05.
Ovaj način formatiranja datuma široko se koristi u arhivama - datumi na policama, mapama i drugim dokumentima pišu se u obrnutom redoslijedu.
Verbalno-digitalnom metodom treba objaviti datum: 05. februar 2011
Registarski broj dokumenta sastoji se od sa svog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiteljima.
Registracijski broj dokumenta koji zajednički izdaju dvije ili više organizacija sastoji se od registracijskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, nakon čega slijedi kosa crta po redoslijedu autora u dokumentu.
Registarski broj dokumenta dodeljuje se na osnovu unosa izvršenog u odgovarajućem registracionom obrascu.

Razlikuju se sljedeće vrste obrazaca za registraciju:

Kartice za registraciju i kontrolu (RCC);

Dnevnici registracije (knjige);

Ekranski obrasci (kada se koristi računarska tehnologija).

Za neke časopise i knjige obrasce odobravaju zvanična tijela. Na primjer, obrazac knjige za evidentiranje kretanja radnih knjiga i uložaka u njih odobren je dekretom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 "O odobravanju uputstava za popunjavanje rada knjige ".
Ali većina oblika razvijeni po njihovom nahođenjuposlodavac. Obrasci dokumenata mogu se naći u gore navedenim dokumentima.

Neregistrovani dokument nema pravnu snagu !!!
Link do registracijskog broja i datuma dokument uključuje registracijski broj i datum dokumenta na koji treba odgovoriti. Ovaj je zahtjev potreban za pisma.
Mjesto pripreme ili izdanja dokumenta naznačena su u slučaju da je to teško utvrditi detaljima "Naziv organizacije" i "Referentni podaci o organizaciji". Mjesto sastavljanja ili objavljivanja naznačeno je uzimajući u obzir usvojenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo općeprihvaćene skraćenice.
Adresa mogu postojati organizacije, njihovi strukturni odjeli, službenici ili pojedinci. Kada se dokument obraća službenom licu, inicijali se navode ispred prezimena.
Ime organizacije i njene strukturne jedinice naznačeno je u nominativu. Položaj osobe kojoj je dokument upućen naznačen je u dativu.
Na primjer:
izvršnom direktoru
OJSC "Parus"
V.A. Laptev
ili

LLC "Mayak"
Računovodstva
Glavni ekonomista
V.M. Kochetova

Dokument ne smije sadržavati više od četiri adresata. Riječ "Kopiraj" prije drugog, trećeg, četvrtog adresata nije navedena. Ako je broj primalaca veći, pravi se lista za distribuciju dokumenata.
Varijabla "Adresa" može sadržavati poštansku adresu. Elementi poštanske adrese naznačeni su redoslijedom utvrđenim pravilima za pružanje poštanskih usluga.
Kada se dokument obraćate organizaciji, navedite njegovo ime, a zatim poštansku adresu, dozvoljeno je i centriranje svakog retka varijable "Adresa" u odnosu na najduži red.

Na primjer:

Vladina agencija
Sverusko naučno istraživanje
Institut za dokumentaciju i arhivske poslove
Profsoyuznaya st., 82, Moskva, 117393
Kada se dokument obraćate pojedincu, navedite prezime i ime, zaštitno ime primatelja, zatim poštansku adresu,

Na primjer:

Abramov Oleg Pavlovič
st. Sadovaja, 5, apt. 12,
Lipki, Tula, 301264
Kada se dokument istovremeno obraćate organizaciji i pojedincu („u kopiji“), adresu treba sastaviti slijedeći primjer:
Odjel za unutarnje poslove Moskovskog okruga
St. Petersburg
Šef odjela
S.M.Titov
Sviridov Petr Alekseevich
st. Portovaja, 82, stan 17
Lomonosov
Lenjingradska oblast, 196754
Pečat za odobrenje dokumenta- potreban službeni dokument koji daje normativni ili pravni karakter njegovom sadržaju. Odobravanje dokumenata je poseban način za sprovođenje dokumenta, kojim se odobrava njegova distribucija određenom krugu organizacija, službenika i građana.
Dokument se može odobriti na dva načina:
službenik (službenici);
posebno izdat dokument.
Obje metode odobrenja imaju isti pravni učinak.
Pečat za odobrenje dokumenta nalazi se u gornjem desnom uglu dokumenta.
Kada dokument odobri službeno lice, pečat za odobrenje mora se sastojati od riječi ODOBRENO (bez navodnika), imena mjesta osobe koja odobrava dokument, njegovog potpisa, inicijala, prezimena i datuma odobrenja.

na primjer

ODOBRENO
Generalni direktor
CJSC "Grimizna jedra"
Lični potpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Dopušteno je centriranje elemenata u odnosu na najdužu liniju u atributu "Potpis odobrenja" u dokumentu.

na primjer

ODOBRENO
Generalni direktor
CJSC "Fabrika porcelana Lomonosov"
Lični potpis I.S. Sergeev
12.01.2011
Kada nekoliko službenika odobri dokument, njihovi se potpisi stavljaju na isti nivo.
Kada se dokument odobrava rezolucijom, odlukom, naredbom, protokolom, pečat za odobrenje sastoji se od riječi ODOBRENO (ODOBRENO, ODOBRENO ili ODOBRENO), naziva odobravajućeg dokumenta u instrumentalnom slučaju, njegovog datuma, broja.

na primjer

ODOBRENO
Odlukom skupštine
akcionari od 15.09.2010. br. 14
ili
ODOBRENO OD
Po nalogu predsjedavajućeg
odbor banke
od 01.02.2011. br. 12
Nema svaki dokument pečat odobrenja.

Okvirna lista dokumenata koji podležu odobrenju.
Akti (inspekcije i revizije; prihvatanje završenih građevinskih objekata, opreme; otpisi; ekspertiza, prenos predmeta; likvidacija organizacija, institucija, preduzeća itd.).
Ugovori (o proizvodnji radova, materijalno-tehničkom snabdijevanju, zakupu prostora; o zalihama, ugovorima, naučnoj i tehničkoj saradnji, odgovornosti itd.).
Zadaci (za projektovanje objekata, tehničke konstrukcije, kapitalnu izgradnju; za izvođenje istraživanja, projektovanje i inženjerski i tehnološki rad; tehnički itd.)
Upute (pravila) - (službene; o radu u uredu; mjere sigurnosti; interni propisi o radu, itd.)
Standardi (potrošnja sirovina, materijala, električne energije; tehnološki dizajn; broj zaposlenih itd.)
Izvještaji (o proizvodnim aktivnostima, poslovnim putovanjima, istraživačkim projektima itd.)
Liste (pozicije zaposlenih sa neredovnim radnim vremenom; preduzeća koja podležu određenim pogodnostima; standardni dokumentarni materijali generisani u aktivnostima ministarstava, odeljenja i drugih organizacija, naznačujući rokove skladištenja materijala, itd.)
Planovi (proizvodnja; izgradnja i ugradnja, projektovanje i istraživanje, istraživački rad, implementacija nova tehnologija; kooperativne isporuke proizvoda; distribucija proizvoda prema utvrđenoj nomenklaturi; prihodi od stambenih i komunalnih usluga, kapitalnih popravki; rad kolegijuma, naučno-tehničkog vijeća, akademskog vijeća itd.)
Propisi (o organizaciji; strukturna jedinica; bonusi, usavršavanje itd.)
Programi (rad i aktivnosti; obuka, itd.)
Cijene za proizvodnju djela.
Procjene (troškovi za održavanje uređaja za upravljanje, zgrada, prostorija, objekata; upotreba fonda preduzeća; za pripremu i razvoj proizvodnje novih proizvoda; za kapitalnu izgradnju itd.)
Državni standardi, industrija, tehnički uslovi.
Struktura i osoblje.
Tarifne stope.
Povelje o organizacijama.
Oblici objedinjenih dokumenata.
Stolovi osoblja i njihove promjene.
Rezolucija.
Rezolucija sadrži naznaku rješenja (pripreme rješenja) pitanja navedenog u dokumentu.
Rezolucija, koju je relevantni službenik napisao na dokumentu, uključuje imena, inicijale izvršitelja, sadržaj naloga (ako je potrebno), rok za izvršenje, potpis i datum.

Na primjer:

A. V. Zaitseva
Nikitin P.S.
Molimo pripremite projekat
Ugovori sa firmom "Hermes"
do 21.01.2011
Lični potpis
datum
Dopušteno je izdati rezoluciju na posebnom listu.
Naslov teksta uključuje sažetak dokument. Naslov mora biti u skladu s nazivom vrste dokumenta. Naslov može odgovoriti na pitanja:
o cemu (o kome), sta (kome)?
na primjer: nalog za stvaranje komisije za ovjeru; opis posla vodećeg dizajnera.
Naslov se ne mora naznačiti za tekst dokumenata sastavljenih na obrascima formata A5.
Kontrolna oznakaizvršenje dokumenta označeno je slovom "K", riječju ili pečatom "Kontrola".
Tekst dokumenta sastavljen je na državnom jeziku Ruske Federacije ili na državnim jezicima sastavnica Ruske Federacije u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije i sastavnim dijelovima Ruske Federacije.
Tekstovi dokumenata izrađeni su u obliku upitnika, tabele, koherentnog teksta ili kao kombinacija ovih struktura.
Pri sastavljanju teksta u obliku upitnika, nazivi karakteristika karakteriziranog objekta trebaju biti izraženi imenicom u nominativu ili frazom s glagolom drugog lica u množini sadašnjeg ili prošlog vremena („imati ”,„ Vlastiti ”ili„ bili ”,„ bili ”itd.). Karakteristike izražene usmeno moraju biti u skladu s imenima znakova.
Stupci i redovi tablice moraju imati naslove izražene imenicom u nominativu. Podnaslovi stupaca i redova moraju biti u skladu s naslovima.

Ako se proračunska tablica ispisuje na više stranica, stupci tablice trebaju biti numerirani, a samo brojevi ovih stupaca trebaju biti ispisani na sljedećim stranicama.
Koherentni tekstobično se sastoji od dva dijela.
U prvom dijelu navedite razloge, osnove, svrhe sastavljanja dokumenta,
u drugom (konačnom) - odluke, zaključci, zahtjevi, prijedlozi, preporuke.
Tekst može sadržavati samo završni dio (na primjer, nalozi - administrativni dio bez izjave; pisma, izjave - zahtjev bez objašnjenja).
U tekstu dokumenta pripremljenog na osnovu dokumenata drugih organizacija ili prethodno objavljenih dokumenata navedite njihove detalje:
Naslov dokumenta;
naziv organizacije - autor dokumenta;
datum dokumenta;
registarski broj dokumenta;
naslov prema tekstu.
Ako tekst sadrži nekoliko odluka, zaključaka i tako dalje, tada se može podijeliti na odjeljke, pododjeljke, odlomke koji su numerirani arapskim brojevima.
U dokumentima (narudžba, narudžba) organizacija koje djeluju na principima upravljanja jednim čovjekom, kao i dokumenata upućenih menadžmentu organizacije, tekst je predstavljen u prvom licu jednine („nalog“, „ponuda“, „upit“).
U dokumentima kolegijalna tijelatekst je predstavljen u jednini od trećeg lica ("odlučuje", "odlučuje").
U zajedničkim dokumentima tekst je naveden u prvom licu množine ("naručujemo", "odlučili").
Tekst protokola predstavljen je u trećem licu množine („slušao“, „govorio“, „odlučio“, „odlučio“).
U dokumentima kojima se utvrđuju prava i obaveze organizacija, njihovih strukturnih odjela (propisi, upute), kao i koji sadrže opis, ocjenu činjenica ili zaključaka (akt, potvrda), koristite oblik prezentacije teksta od treće osobe, jednine ili množine ("odjel obavlja funkcije", "Udruženje uključuje", "komisija je osnovala").
Sljedeći oblici prezentacije koriste se slovima:
- u prvom licu množine („molim vas pošaljite“, „pošaljite na razmatranje“);
- u prvom licu jednine („Smatram potrebnim“, „istaknite“);
- od trećeg lica jednine ("ministarstvu to ne smeta").
Oznaka dostupnosti aplikacije, imenovani u tekstu dokumenta, sastavljeni su kako slijedi:
Primena: 5 litara. u 2 primjerka.
Ako pismo sadrži prilog koji nije imenovan u tekstu, navedite njegovo ime, broj listova i broj kopija; ako postoji nekoliko aplikacija, oni se numeriraju ,

Na primjer:

Aplikacije.
1. Uredba o Uredu za regionalne zajmove, 5 stranica. u 1 primjerku.
2. Pravila za pripremu i izvršenje dokumenata Regionalnog odjela za pozajmice za 7 stranica. u 2 primjerka.
Oznaka se stavlja u tri intervala jedan odlomak s lijeve margine dokumenta.
Ako su prilozi vezani, broj listova nije naveden.

Svaki kadrovski službenik u procesu rada mora sastaviti mnogo dokumenata iste vrste, a ti dokumenti moraju biti sastavljeni tačno i jednoobrazno. Naravno, zakonodavstvo definiše osnovni postupak popunjavanja objedinjenih obrazaca, radnih knjiga, sadržaj ugovora o radu. No, kako biste u svojoj tvrtki organizirali rad s dokumentima, preporučljivo je razviti Upute o upravljanju kadrovskim evidencijama i rasporedom rada.

Formirati tijek rada odjela za ljudske resurse
* spisak potrebne kadrovske dokumentacije, vrste i vrste kadrovske dokumentacije
* nomenklatura predmeta
* grupiranje dokumenata u predmete
uslovi za registraciju kadrovske dokumentacije, legalizacija dokumenata
- Nastavak 1 opcije dizajna
* uputstva o upravljanju kadrovskim evidencijama
* priprema dosijea osoblja za prenos u arhivu organizacije, rokovi čuvanja
* odgovornost poslodavca za kršenje uslova za vođenje kadrovske evidencije

Koji su zahtjevi za vođenje HR evidencije?

Kvalificirana HR uprava uključuje dokumentiranje svih ljudskih resursa u skladu s utvrđenim pravilima za papirologiju.
Zahtjev za dokumentovanjem informacija prema određenim pravilima utvrđen je Saveznim zakonom od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informaciona tehnologija i o zaštiti informacija “.

Iz člana 11. Saveznog zakona br. 149-FZ:

1. - Zakonodavstvo Ruske Federacije ili sporazum strana mogu uspostaviti zahtjeve za dokumentovanje informacija.
2. -U saveznim izvršnim vlastima podaci se dokumentuju na način koji je utvrdila vlada Ruske Federacije. Pravila kancelarijskog rada i protoka dokumenata koja su uspostavila druga državna tela, organi lokalne samouprave iz svoje nadležnosti moraju biti u skladu sa zahtevima koje je utvrdila Vlada Ruske Federacije u pogledu kancelarijskog rada i protoka dokumenata za savezne izvršne organe.

Menadžeri i zaposlenici odjela za ljudske resurse trebaju imati na umu da pravilno sastavljanje dokumenta znači davanje pravne snage. Potrebno je obratiti dovoljnu pažnju ne samo na sadržaj, već i na oblik dokumenta. Pravna snaga dokumenta svojstvo je službenog dokumenta koji mu je saopšten važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa izdavanja i uspostavljenim postupkom registracije (tačka 2.1 GOST R 51141-98).
Za upravljačke aktivnosti pravna snaga dokumenata je vrlo važna, što potvrđuje da dokumenti mogu poslužiti kao istinski dokaz informacija sadržanih u njima. Sudska praksa zna mnogo primjera kada je organizacija izgubila slučaj zbog nepropisno izvršenih kadrovskih dokumenata sastavljenih kršenjem zahtjeva relevantnog GOST-a, jer na sudu nisu prihvaćeni kao pisani dokazi i nemaju pravnu snagu. Ovo je još jedna potvrda činjenice da je u radnim pravnim odnosima (posebno u situaciji otkaza) potrebno poštivati \u200b\u200bsve formalne suptilnosti upravljanja kadrovskim evidencijama.

Pravila za obradu dokumenata

Da biste ispravno sastavili dokument, prvo morate odrediti kojoj grupi dokumenata ili sistemu dokumentacije pripada.
Sistem dokumentacije u skladu s klauzulom 2.1 GOST R 51141-98 je skup dokumenata međusobno povezanih prema karakteristikama porijekla, namjeni, vrsti, opsegu aktivnosti, jedinstvenim zahtjevima za njihovu registraciju. "
U skladu sa Sveruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije OK 011-93, odobrenim Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 299, evidencija osoblja treba da sadrži dva sistema dokumenata:
- jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije;
- objedinjeni sistem primarne računovodstvene dokumentacije (grupa dokumentacije za računovodstvo i plaćanje rada).
Pravila za obradu dokumenatauključeni u sistem organizacione i administrativne dokumentacije, definirano GOST R 6.30-2003, odobren dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. marta 2003. br. 65-st.
Ovaj standard utvrđuje zahtjeve za registraciju detalja dokumenata i obrazaca dokumenata.
Upute o korišćenju i popunjavanju objedinjenih obrazaca (19 obrazaca za evidentiranje osoblja i 11 obrazaca za evidentiranje upotrebe radnog vremena i obračuna sa osobljem na naknadu) primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje sadržane su u uredbi Državni odbor za statistiku Ruske Federacije od 5. januara 2004. br. 1.
Međutim, GOST R 6.30-2003 sadrži popis detalja koji sadrži 30 natpisa; nažalost, nije naznačeno koji natpisi daju pravnu snagu dokumentu. Međutim, ne utiču svi natpisi na pravnu snagu dokumenta.
Dakle, standardni „Jedinstveni sistem dokumentacije. Legalizacija dokumenata na mašinskom nosaču i mašinski generisani dokumenti računarska tehnologija GOST 6.10.4.-84 ", odobren dekretom Gosstandart-a Ruske Federacije od 9. oktobra 1984. br. 3549, utvrđuje zahteve za sastavom rekvizita koji daju pravnu snagu dokumentima na mašinskom mediju i mašini grafikon stvoren računarskom tehnologijom. Uključuju: naziv organizacije - tvorca dokumenta; mjesto organizacije - tvorca dokumenta ili poštanske adrese; Naslov dokumenta; datum izrade dokumenta; kôd osobe odgovorne za ispravnost izrade dokumenta na mašinskom mediju ili mašinskom zahvatanju, ili, u pravilu, kôd osobe koja je odobrila dokument. Ali pored ovih detalja, dokument može sadržavati i dodatne detalje koji mogu biti obavezni za određene vrste dokumenata na osnovu zahtjeva zakona ili drugih propisa.

Elektronska dokumentacija

Pored tradicionalnih dokumenata na papiru, u modernim HR uslugama koriste se i elektronski dokumenti. U čl. 11 Federalni zakon br. 149-FZ utvrdio je posebne zahtjeve za takve dokumente:
"Elektronička poruka potpisana elektroničkim digitalnim potpisom ili drugim analogom rukom potpisanog priznaje se kao elektronički dokument koji je ekvivalentan dokumentu potpisanom vlastitim potpisom, u slučajevima kada savezni zakoni ili drugi regulatorni pravni akti ne uspostavljaju ili ne podrazumijevaju zahtjev sastaviti takav dokument na papiru " .
U ovom slučaju, pravna snaga elektroničkog dokumenta na osnovu ovog zakona potvrđuje se elektroničkim digitalnim potpisom. Pravna snaga elektroničkog digitalnog potpisa prepoznaje se ako u automatiziranom informacijskom sustavu postoje softverski i hardverski alati koji osiguravaju identifikaciju potpisa i ako se poštuje uspostavljeni način njihove upotrebe. Štaviše, odredbe spomenutog Saveznog zakona ne zabranjuju upotrebu drugih analoga rukom potpisanog potpisa u elektroničkim dokumentima kao rekvizite za identifikaciju podataka.
Općenito, sastav pojedinosti elektroničkog dokumenta mora biti u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003.
Pored toga, GOST R 6.30-2003, navodeći sastav detalja korištenih u pripremi dokumenata, ne definira ovaj koncept. Definicija sadrži GOST R 51141-98, prema kojem je rekvizit dokumenta obavezni element formalizacije službenog dokumenta (točka 2.1 GOST R 51141-98).

Legalizacija dokumenata

Pravna snaga dokumenta osigurana je setom rekvizita uspostavljenih za svaku vrstu dokumenata i registracijom na obrascu koji zadovoljava standard.
Treba imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i prilikom sastavljanja jednog dokumenta ne trebate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki se rekviziti međusobno isključuju, na primjer, rekvizit „Referentni podaci o organizaciji“ naznačen je samo slovima, dok „naziv vrste dokumenta“ nije napisan na zaglavlju. U procesu pripreme i izvršenja dokumenata, sastav obaveznih detalja može se dopuniti drugim detaljima, ako to zahtijeva svrha dokumenta, njegova obrada. Objedinjenim obrascima dokumenata možete dodati dodatne detalje. Na primjer, dodajte potrebni "potpis šefa kadrovskog odjela", "potpis neposrednog rukovodioca" u obrazac naloga za prijem i otpuštanje zaposlenih. Međutim, uklanjanje pojedinih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Sastav rekvizitakarakterizacija određenog dokumenta određena je ciljevima izrade dokumenta, njegovom svrhom, zahtjevima za sadržajem i oblikom ovog dokumenta i načinom dokumentacije.
Glavni dokument kojim se utvrđuje sastav rekvizita i zahtjevi za njihov dizajn je GOST R 6.30-2003.
Ovim dokumentom utvrđuju se sledeći detalji koji se koriste u pripremi i izvršenju organizacionih i administrativnih dokumenata - uredbi, naredbi, naredbi, pisama, zapisnika, akata i drugih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumentaali se stavljaju prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sistema klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i socijalnih informacija i pokriva jedinstvene sisteme dokumentacije i obrasce dokumenata dozvoljenih za upotrebu u nacionalnoj ekonomiji.
Logo organizacije ili zaštitni znak (oznaka usluge) stavlja se na zaglavlje organizacije u skladu sa Poveljom (propis o organizaciji).
Kôd organizacije (OKPO) postavlja se prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija.
OGRN - glavni državni registarski broj pravnog lica stavlja se u skladu sa dokumentima izdatim od poreskih vlasti.
INN / KPP- identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga za registraciju navodi se u skladu sa dokumentima izdatim od poreskih vlasti.
Naziv kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu upisanom u njegove sastavne dokumente. Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, au njegovom odsustvu - puno ime matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je to zapisano u konstitutivnim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod punog imena ili iza njega. Imena organizacija konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koja su, zajedno sa državnim jezikom Ruske Federacije (ruski), državnim jezikom konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, štampana su na dva jezika.
Ime podružnice, teritorijalnog odjela, predstavništva naznačeno je u slučaju da je autor dokumenta i nalazi se ispod naziva organizacije.
Podaci o pozadini organizacije uključuju samo po sebi: poštanska adresa; telefonski broj i druge informacije po nahođenju organizacije (brojevi faksa, teleks brojevi, bankovni računi, adresa e-pošte).
Naziv vrste dokumenta koji organizacija sastavlja ili objavljuje mora biti utvrđen poveljom (propisom o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, "Interni propisi o radu", "opis posla".
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za zapisnik - datum sastanka (odlučivanja), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.
Dozvoljeno dva načina formatiranja datuma dokumenta: digitalno ili verbalno-digitalno.
Digitalnom metodom datum dokumenta se izrađuje arapskim brojevima u slijedu:
dan u mesecu, mesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec sastavljeni su s dva para arapskih brojeva odvojenih tačkom; godine - u četiri arapske brojke.
Na primjer, datum 5. februar 2011. treba oblikovati na sljedeći način: 02/05/2011.
Datum se može oblikovati u slijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer, 2011.02.05.
Ova metoda formatiranja datuma široko se koristi u arhivima - datumi na policama, mapama i drugim dokumentima pišu se "obrnutim" redoslijedom.
Verbalno-digitalnom metodom treba objaviti datum: 05. februar 2011
Registarski broj dokumenta sastoji se od sa svog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiteljima.
Registracijski broj dokumenta koji zajednički izdaju dvije ili više organizacija sastoji se od registracijskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, nakon čega slijedi kosa crta po redoslijedu autora u dokumentu.
Registarski broj dokumenta dodeljuje se na osnovu unosa izvršenog u odgovarajućem registracionom obrascu. Razlikuju se sljedeće vrste obrazaca za registraciju: kartice za kontrolu registracije (RCC); matične knjige (knjige); obrasci ekrana (kada se koristi računarska tehnologija). Za neke časopise i knjige obrasce odobravaju zvanična tijela. Na primjer, obrazac knjige za bilježenje kretanja radnih knjiga i uložaka u njih odobren je dekretom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 „O odobravanju uputa za popunjavanje rada knjige ".
Ali većina oblika razvijeni po njihovom nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata mogu se pogledati na stranici Obrasci dokumenata
Neregistrovani dokument nema pravnu snagu !!!
Link do registracijskog broja i datuma dokument uključuje registracijski broj i datum dokumenta na koji treba odgovoriti. Ovaj je zahtjev potreban za pisma.
Mjesto pripreme ili izdanja dokumenta naznačena su u slučaju da je to teško utvrditi detaljima "Naziv organizacije" i "Referentni podaci o organizaciji". Mjesto sastavljanja ili objavljivanja naznačeno je uzimajući u obzir usvojenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo općeprihvaćene skraćenice.
Adresa mogu postojati organizacije, njihovi strukturni odjeli, službenici ili pojedinci. Kada se dokument obraća službenom licu, inicijali se navode ispred prezimena.
Ime organizacije i njene strukturne jedinice naznačeno je u nominativu. Položaj osobe kojoj je dokument upućen naznačen je u dativu,
Na primjer:
izvršnom direktoru
OJSC "Parus"
V.A. Laptev
ili

LLC "Mayak"
Računovodstva
Glavni ekonomista
V.M. Kochetova

NASTAVAK 1 na STRANICI

Međutim, ovaj zakon ima uski fokus: fokusira se na pravnu snagu elektroničkog potpisa u dokumentima i poistovjećuje ga sa rukom napisanim. Istovremeno, još uvijek ne postoji opći zakonodavni akt koji bi regulirao ED u našoj zemlji. Postoji toliko mnogo vrsta dokumenata koji se koriste u toku rada da je vrlo problematično svaki od njih propisati u zakonu. Stoga se danas digitalni tok rada reguliše posredno, uz pomoć nekoliko različitih zakonodavnih akata. Jedan od njih je Građanski zakonik Ruske Federacije, posebno član 160. On predviđa mogućnost potpisivanja dokumenata ne samo rukom potpisanim, već i bilo kojeg drugog predviđenog ruskim zakonodavstvom, uključujući digitalno. Pravna snaga papirnih i elektroničkih dokumenata danas je prepoznata kao jednaka samo u slučajevima kada su ispunjeni svi potrebni detalji.

Legalizacija dokumenata na elektronskim medijima

Jedan od temeljnih aspekata korištenja elektroničkog digitalnog potpisa je potvrda vlasništva javnog EDS ključa određenoj osobi izdavanjem certifikata ključa potpisa, koji mora sadržavati: jedinstveni registracijski broj certifikata potpisnog ključa, datume početka i isteka certifikata ključa potpisa u registru tijela za ovjeru; prezime, ime i prezime vlasnika certifikata sa potpisom; javni ključ elektroničkog digitalnog potpisa; naziv sredstva za elektronički digitalni potpis kojim se koristi ovaj javni ključ elektroničkog digitalnog potpisa; naziv i mjesto certifikacijskog centra koji je izdao certifikat o potpisu; informacije o odnosu u čijoj će primjeni elektronički dokument s elektroničkim digitalnim potpisom imati pravnu vrijednost.

Davanje pravne snage elektroničkom dokumentu

Pažnja

Jul 2010. 09:19 U posljednje vrijeme sve više organizacija prelazi na sisteme za elektroničko upravljanje dokumentima. A neki žele potpuno ukloniti papirologiju iz prakse. Sastavljajući dokument, često ga zaboravimo prije provjere, izvještavanja ili sukoba u kojem se ovaj dokument koristi kao dokaz.

Radni sukobi se najčešće rješavaju na sudu. A šta je s elektronskim dokumentima u ovom slučaju? Dokazi u predmetu u skladu sa čl. 55. Zakonika o parničnom postupku Ruske Federacije su informacije o činjenicama pribavljenim na način propisan zakonom, na osnovu kojih sud utvrđuje prisustvo ili odsustvo okolnosti koje potkrepljuju tvrdnje i prigovore stranaka, kao i druge okolnosti koje su važne za pravilno razmatranje i rješavanje slučaja.

Karakteristike čuvanja, zaštite i legalizacije elektroničkih dokumenata

Na primjer, Zakon o parničnom postupku predviđa klauzulu da se digitalni dokazi uzimaju i kao dokazi u postupku, ali je potrebna njihova provjera. I ovdje može postojati problem s identifikacijom pošiljatelja. Stoga bi bilateralni sporazum s organizacijom s kojom se vrši e-pošta u ovom slučaju bio vrlo poželjna mjera.
Povratak na sadržaj Najbolje prakse Da biste izbjegli parnice, preporučuje se vođenje dnevnika korespondencije, faksa i e-pošte. To nije potrebno, ali poslužit će kao dodatna garancija prolaska ove ili one poruke. Pored toga, neke organizacije koriste mješoviti oblik tijeka rada, u kojem se potpisani radovi pohranjuju u arhivu, a u radu se koristi njihova digitalizirana verzija.
Ovaj pristup će pouzdano zaštititi vašu organizaciju od raznih pravnih incidenata.

Pravna snaga elektroničkog dokumenta i njegovi obavezni atributi

Pored toga, povjerljivost prenesenih informacija ne može se pravilno osigurati. Stoga, imaju li elektronski dokumenti pravnu snagu, može se utvrditi po nekoliko tačaka:

• prisustvo elektronskog digitalnog potpisa, koji je pribavljen na način propisan zakonom;
• korištenje elektroničkih digitalnih potpisa samo certificiranim telekomunikacijskim sredstvima;
• postojanje sporazuma između strana o upotrebi elektroničkog digitalnog potpisa ili propisa koji propisuju postupak za održavanje ED i upotrebu elektronskog digitalnog potpisa.

Samo ako su ovi uslovi ispunjeni, može se zajamčiti pravna snaga upravljanja elektroničkim dokumentima. povratak na sadržaj Posebni slučajevi Nije tajna da se značajan dio prepiske između kolega ili klijenata odvija razmjenom poruka putem e-pošte.

33 .. legalizacija dokumenata na mašinskim medijima

Elektronski tok dokumenata u Rusiji reguliše:

• savezni zakon br. 402-FZ "O računovodstvu" od 06.12.2011.
• savezni zakon br. 63-FZ "O elektroničkim potpisima" od 06.04.2011.
• naredba Ministarstva finansija Rusije br. 174n "O odobravanju postupka izdavanja i primanja računa u elektronskom obliku putem telekomunikacionih kanala pomoću poboljšanog kvalifikovanog elektronskog potpisa" od 10.11.2015.

Šta čini elektronički dokument legalnim? Dokument kreiran na računaru ili skeniran papirni dokument još uvijek nisu pravno značajne. Za različite vrste dokumenti imaju različite garante pravne snage. Formalizirani dokumenti Takvi dokumenti uključuju račune, izvještaje, ugovor o radu sa udaljenim zaposlenikom, popis traženih dokumenata.

Pravna snaga elektroničkog dokumenta

Nesumnjivo će proći neko vrijeme dok elektronski potpis ne postane široko korišten u razmjeni dokumenata između organizacija. Ali ništa ne sprečava brzo uvođenje digitalnih potpisa i, shodno tome, elektroničkih dokumenata unutar organizacija. U stvari, koncept elektronskog potpisa kao analoga običnog potpisa već je postojao u zakonodavstvu.

Bitan

Ova situacija omogućila je upotrebu elektroničkog potpisa, pod uslovom da je potpisan sporazum između strana, koji predviđa sve uslove za upotrebu EDS-a. Zahvaljujući ovome, u ruska praksa postoje primjeri stvarne upotrebe EDS-a, na primjer, u međubankarskoj razmjeni. Ako određeni potencijalni pravni sukobi dovode do zabrinutosti, može se ići kompromisnim putem.

Elektronski dokumenti koji imaju pravne implikacije mogu biti praćeni papirnatim kopijama sa „pravim potpisom“.

Pojam elektroničkog dokumenta, njegova pravna snaga

Elektronička razmjena podataka stvarnost je s kojom se danas gotovo svi suočavaju. Informacioni sistemi, računarske mreže, e-pošta - ovo nije potpuna lista sredstava pomoću kojih se vrši razmjena podataka u elektroničkom obliku. Upotreba sistema automatizacije toka dokumenata važan je faktor koji doprinosi povećanju efikasnosti rada osoba koje donose odluke i kontroliraju njihovu provedbu, tj.
šefovi organizacija. Više od 80% informativnih resursa preduzeća koncentrirano je u dokumentima, a protok dokumenata je ključna tehnologija upravljanja: odluke o upravljanju sastavljaju se, dostavljaju izvršiocima i zatim kontroliraju u obliku dokumenata.

Povećavanje jedinstvenosti

Rekviziti za definisanje pravne snage Za sledeće detalje predviđeno je pravno regulisanje aktivnosti sa elektronskim dokumentima. Pročitajte takođe

• naziv vrste dokumenta (osim slova);
• serijski broj;
• naziv kompanije,
• datum registracije;
• mjesto izrade i potpisivanja;
• elektronički digitalni potpis (na papiru - ovo je uobičajeni potpis).

Oni takođe daju pravnu snagu dokumentu i na papiru. Elektronički digitalni potpis možete dobiti samo u certifikacionom centru koji je registrovan kod NLO-a.
Takav potpis je ekvivalentan rukom potpisanom potpisu i ima slično pravna snaga... povratak na sadržaj Zaštita korespondencije Izvještaj, prijava ili nalog u elektroničkom obliku nisu pravno obavezujući, jer ne postoji garancija da dokument neće biti promijenjen tokom obrade.

Elektronski dokumenti kao dokaz

Problem upotrebe elektroničkih dokumenata u sudskim postupcima nije tako nov, prvi put je razmatran 1979. godine u Uputstvu o državnoj arbitraži SSSR-a br. I-1-4 „O upotrebi dokumenata pripremljenih uz Pomoć elektronske računarske tehnologije ". A objavljivanjem prvog normativnog akta kojim se regulira ovo pitanje, u njegovoj se točki 1., pojavio je još uvijek neriješeni problem utvrđivanja originala i kopije elektroničkog dokumenta. Kaže se da ako je za rješavanje spora potreban original dokumenta, tada se prva kopija mora predočiti sudu. Dakle, radilo se o tome da sudu dostavimo računar na kojem je spis stvoren. Ova neobičnost proizlazi iz osnovne razlike između pisanih dokaza i elektronskih dokaza.