Proces legalizacije dokumenta. Pravna snaga dokumenta, njegova normativna osnova
| Naziv dokumenta: | |
| Broj dokumenta: | 6.10.4-84 |
| Vrsta dokumenta: | GOST |
| Tijelo domaćina: | SSSR državni standard |
| Status: | Gluma |
| Objavljeno: | zvanična publikacija |
| Datum usvajanja: | 09. oktobra 1984 |
| Datum stupanja na snagu: | 01. jula 1987 |
| Datum revizije: | 01. aprila 2001 |
GOST 6.10.4-84 Objedinjeni dokumentarni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinski stupnjevanom stroju generiranom računarskom tehnologijom. Osnovne odredbe
GOST 6.10.4-84
Grupa T54
INTERSTATE STANDARD
Objedinjeni dokumentarni sistemi
PRAVNO IZVRŠENJE DOKUMENATA NA MAŠINSKIM MEDIJIMA
I MAŠINA KOJA JE STVORENA
RAČUNARSKA OPREMA
Osnovne odredbe
Objedinjeni sistemi dokumentacije. Konferencija o
pravna snaga za dokumente o softveru i mašinogramima
kreirali računari. Generale
Dekretom Državnog komiteta za standarde SSSR-a od 9. oktobra 1984. godine N 3549, period uvođenja utvrđen je od 01.07.87.
REPUBLIKACIJA
Ovim se standardom utvrđuju zahtjevi za sastavom i sadržajem rekvizita koji daju pravnu snagu dokumentima na mašinskom mediju i mašinskom gramu stvorenim računarskom tehnologijom, kao i postupak za izmjene tih dokumenata.
Ovaj standard je obavezan za sva preduzeća, organizacije i institucije (u daljem tekstu organizacije) koje vrše razmjenu informacija dokumenata na nosaču mašina i mašinama.
Na osnovu ovog standarda mogu se razviti industrijski i poslovni standardi uzimajući u obzir osobenosti upotrebe dokumenata na mašinskom mediju i mašinama kako između organizacija, tako i kada se koriste direktno u organizaciji.
1. OPĆE ODREDBE
1. OPĆE ODREDBE
1.1. Dokument na mašinskom mediju mora se snimiti, izraditi i označiti u skladu sa zahtjevima GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, a informacije su kodirane u skladu sa sveunijskim klasifikatorima tehničkih i ekonomskih informacija. U nedostatku potrebnih podataka u sveunijskim klasifikatorima, dopušteno je koristiti kodove registriranih međusektorskih i sektorskih klasifikatora.
______________
* Isteklo na teritoriji Ruska Federacija.
1.2. Mašina stroja mora se kreirati uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene sisteme dokumentacije.
1.3. Dokument na nosaču mašine i mašinskoj karti treba koristiti samo ako postoje odgovarajuće odluke ministarstava i resora.
1.4. Prijevoz (prijenos, prosljeđivanje, itd.) Dokumenta na nosaču mašine i mašinskom gramu treba izvršiti s popratnim pismom sastavljenim u skladu s GOST 6.38-90 *. Uzorak propratnog pisma nalazi se u dodatku.
______________
GOST R 6.30-97 ** (u daljem tekstu).
** Na teritoriji Ruske Federacije na snazi \u200b\u200bje GOST R 6.30-2003. - Napomena "KOD".
1.5. Mašinski napisani dokument i mašinski otisak stupaju na snagu nakon ispunjavanja zahtjeva ovog standarda i potpisivanja propratnog pisma.
1.6. Snimanje dokumenta na mašinski medij i stvaranje strojnog grama treba izvršiti na osnovu podataka zabilježenih u izvornim (primarnim) dokumentima primljenim putem komunikacijskih kanala sa uređaja za automatsko snimanje ili u procesu automatiziranog rješavanja problema.
1.7. Na zahtjev korisničke organizacije, za vizuelnu kontrolu dokumenta stvorenog na mašinskom nosaču, on se pretvara u čitljiv oblik pomoću različitih tehničkih sredstava za prikaz podataka (displeji, štampači itd.).
2. ZAHTEVI ZA DETALJE DOKUMENATA NA MAŠINSKIM MEDIJIMA I MAŠINI IZDAVLJENOM RAČUNARSKOM OPREMOM
2.1. Dokument na mašinskom nosaču ili pisaćoj mašini mora sadržavati sljedeće obavezne detalje:
naziv organizacije - tvorca dokumenta;
mjesto organizacije - tvorca dokumenta ili poštanske adrese;
naslov dokumenta;
datum izrade dokumenta;
kôd osobe odgovorne za ispravnost izrade dokumenta na mašinskom mediju ili mašinskom zahvatanju, ili, u pravilu, kôd osobe koja je odobrila dokument.
Bilješka. Odlukom ministarstava i resora dozvoljeno je koristiti dodatne detalje (telefonski broj, teletip, položaj i prezime osobe koja ima pravo ovjere dokumenta snimljenog na mašinskom mediju i mašinskoj karti itd.) Za pojedinačne dokumente na mašinskom mediju i mašini, koji odražavaju specifičnosti stvaranja, upotrebe i prijenosa ovi dokumenti.
2.2. Obavezni detalji dokumenta na mašinskom mediju trebaju biti postavljeni na način koji omogućava jedinstvenu identifikaciju atributa.
2.3. Obavezne detalje tablice stroja treba ispisati i smjestiti u skladu sa zahtjevima državnih standarda za jedinstvene sisteme dokumentacije.
2.4. Zahtjev "Naziv organizacije - kreator dokumenta" treba napisati u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema Sveukupnoj klasifikaciji preduzeća i organizacija (OKPO) * i naziv organizacije. Dopušteno je koristiti utvrđena skraćena imena.
__________________
* Ovaj uvjet mora biti povezan sa zahtjevima GOST 6.38-90.
Za organizacije koje nemaju prava pravnog lica treba navesti OKPO kod organizacije kojoj su podređene.
2.5. Zahtjev "Lokacija organizacije - tvorac dokumenta" mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod prema All-Union klasifikatoru "Sistem označavanja objekata administrativno-teritorijalne podjele SSSR-a i saveznih republika, kao i naselja" (SOATO) i naziv naselja u kojem se organizacija nalazi ...
2.6. Potrebni "Naziv dokumenta" mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod i naziv obrasca dokumenta prema Sveukupnom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD) * za dokumente univerzalne namjene ili industrije (odjel), republički klasifikator upravljačke dokumentacije - za industriju (odjeljenje), republički obrasci dokumenti.
______________
* OK 011-93 važi na teritoriji Ruske Federacije.
2.7. Potrebni "Datum proizvodnje dokumenta" mora biti evidentiran u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-90 i naznačeno je vrijeme snimanja dokumenata, što omogućava identifikaciju sa mašinskim protokolom.
2.8. Potrebni "Šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na mašinskom mediju ili mašinskoj karti" ili "Šifra osobe koja je odobrila dokument" mora biti napisan u sljedećem obliku: identifikacijski kod i položaj, ime osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na mašinskom mediju ili mašinskoj karti, ili osoba koja je odobrila dokument. Vlasništvo nad kodom nad određenom osobom mora biti registrovano kod organizacije - tvorca dokumenta na mašinskom mediju ili onoga koji je proizveo pisaću mašinu, a takođe moraju biti stvoreni tehnički, softverski i organizacijski uslovi koji isključuju mogućnost upotrebe tuđih kodova.
2.9. Organizacije koje podliježu posebnim odredbama moraju navesti detalje predviđene paragrafima. 2.4; 2.5 u skladu s pravilima ovih propisa.
2.10. Postupak izbora, prihvatanja za čuvanje i izdavanja potrošačima dokumenata na nosaču mašina i mašini, njihovog poništavanja i uništavanja utvrdit će ministarstva i odjeljenja.
3. ORIGINALI, DUPLIKATI, KOPIJE DOKUMENATA NA MAŠINSKIM MEDIJIMA I MAŠINAMA
3.1. Originali, duplikati i kopije dokumenta na mašinskom medijumu i mašinske grame dobijeni standardnim softverom ovog računarskog kompleksa imaju istu pravnu snagu ako su izvedeni u skladu sa zahtevima ovog standarda.
3.2. Izvornik dokumenta na mašinskom mediju prvi je put dokumenata na mašinskom mediju i sadrži naznaku da je ovaj dokument original.
Originalna pisaća mašina je prva računarski odštampana kopija dokumenta na papiru i sadrži naznaku da je ovaj dokument original.
3.3. Duplikati dokumenta na mašinskom mediju su kasnije u vremenu, autentični po sadržaju, zapisi dokumenta na mašinskom mediju i sadrže naznaku da su ti dokumenti duplikati.
Duplikati pisaće mašine pisani su kasnije, ispisi na papiru koji su autentični po sadržaju, sadrže naznaku da su duplikati.
3.4. Kopije dokumenta na mašinskom mediju ili pisaćoj mašini su dokumenti prepisani sa originala ili duplikata dokumenta na mašinskom mediju ili slova na drugi medij, autentičnog sadržaja i koji sadrže naznaku da su ti dokumenti kopije.
Duplikati i kopije moraju sadržavati obavezne detalje sadržane u originalnom dokumentu na mašinskom mediju ili u mašini za pisanje.
Na ugrabljenom stroju, koji je kopija dokumenta na nosaču stroja, dodatno mora biti pečat ili pečat organizacije koja je izvršila transformaciju dokumenta u čitljiv obrazac, ovjereni natpis i odgovarajući potpisi.
4. POSTUPAK ZA IZMJENU DOKUMENTA NA MAŠINSKIM MEDIJIMA I MAŠINI
4.1. Samo organizacija - kreator dokumenta sa obaveznom registracijom sadržaja i osnova promena i osoba odgovorna za izvršene izmene - može da izmeni originalni dokument na mašinskom mediju.
Registraciju promjena vrši organizacija - kreator zapisa dokumenta.
4.2. Ako se izvrše promjene na originalnoj mašinskoj karti, na njoj moraju biti navedeni razlozi za promjene, datum i vrijeme njihovog uvođenja, položaj i potpis službenika koji je izvršio promjene i njegovo dekodiranje.
4.3. Organizacija - kreator izvornog dokumenta na mašinskom mediju ili mašinski čitljivom stroju dužna je obavijestiti organizaciju - korisnike dokumenta o svim promjenama slanjem propratnog pisma, uključujući informacije o promjenama i sadrži, uz naznaku obaveznih detalja u skladu s točkom 2.1, sljedeće podatke:
naznaka osnova za promjenu;
vrijeme uvođenja promjena;
službeni potpis.
Ako je potrebno, motivaciono pismo može pečatom ili pečatom otisnuti organizacija koja je kreirala originalni dokument na mašinskom mediju ili pisaćoj mašini.
4.4. Promjene na duplikatu (kopiji) dokumenta na mašinskom mediju ili pisaćoj mašini koji su u posjedu korisnika vrše se samo na osnovu obavijesti organizacije - tvorca dokumenta na mašinskom mediju ili pisaće mašine.
4.5. Izmijenjeni izvorni dokument, kao i duplikat i kopije izmijenjenog dokumenta, ostaju na snazi \u200b\u200bako su promjene izvršene u skladu sa zahtjevima ovog standarda.
DODATAK (referenca). UZORAK POVLAZNOG PISMA
PRILOG
Referenca
Potrebni podaci organizacije - kreator dokumenta na mašinskom nosaču ili mašini | Traka ograničenja pristupa dokumentu |
|
Naslov teksta |
U skladu sa sporazumom od 25.12.84. Šaljem vam dokumente na mašinskim medijima, uključujući sledeće informacije:
Fabrički broj | Serijski broj sveska | ||
Izlaz |
|||
Implementacija |
|||
Prijevoz |
Primjena: magnetna traka - 3.
Bilješka. Propratno pismo sastavlja se na zaglavlju organizacije u skladu sa zahtjevima GOST 6.38-90.
Tekst dokumenta ovjerava:
zvanična publikacija
Objedinjeni dokumentarni sistemi: Sat. GOST. -
Moskva: Izdavačka kuća IPK Standardi, 2001
GOST 6.10.4-84 Objedinjeni dokumentarni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinski stupnjevanom stroju generiranom računarskom tehnologijom. Osnovne odredbe
| Naziv dokumenta: | |
| Broj dokumenta: | 6.10.4-84 |
| Vrsta dokumenta: | GOST |
| Tijelo domaćina: | SSSR državni standard |
| Status: | Gluma |
| Objavljeno: | zvanična publikacija Objedinjeni dokumentarni sistemi: Sat. GOST. - M.: Izdavačka kuća standarda IPK, 2001 |
| Datum usvajanja: | 09. oktobra 1984 |
| Datum stupanja na snagu: | 01. jula 1987 |
| Datum revizije: | 01. aprila 2001 |
GOST 6.10.4-84 Objedinjeni dokumentarni sistemi. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinski stupnjevanom stroju generiranom računarskom tehnologijom. Osnovne odredbe
Pravna snaga je svojstvo službenog dokumenta, saopšteno mu je važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga izdaje i utvrđenim postupkom za registraciju. Nedostatak potrebnih detalja ili njihov netačan dizajn može dovesti do činjenice da dokument neće imati pravnu snagu (na primjer, nema potpisa ili datuma). Ako ne sadrži naslov teksta ili napomenu o umjetniku, to će samo dovesti do određenih poteškoća u radu s dokumentom, ali neće utjecati na njegov pravni značaj.
Obavezni rekviziti koji osiguravaju pravnu snagu dokumenata su:
naziv organizacije (službenik) - autor dokumenta;
naziv vrste dokumenta; datum dokumenta;
matični broj;
pečat za odobrenje dokumenta;
tekst; potpis;
Potpis je obavezan atribut bilo kojeg dokumenta. Službenik, stavljajući potpis u dokument, preuzima odgovornost: za autentičnost dokumenta; za sve moguće posljedice izvršenja (donošenja) dokumenta. Pravo potpisivanja daje se određenim licima i može se osigurati: u povelji preduzeća; u propisu o preduzeću (o strukturnoj jedinici); u uputama za rad u uredu; u opisu posla zaposlenog; u naredbi o raspodjeli dužnosti. Dokumente organizacije potpisuje direktor ili njegovi zamjenici. Dokumente strukturnih odjeljenja potpisuju njihovi šefovi. Po mnogim pitanjima drugi zaposlenici, na primjer vodeći stručnjaci preduzeća, mogu imati pravo potpisati. Potpis se stavlja na prvu kopiju dokumenta, ako je potrebno - i na druge kopije, na primjer, prilikom zaključivanja sporazuma.
Datum dokumenta jedan je od najvažnijih detalja dokumenta. Odsustvo datuma na dokumentu ga stavlja van snage.
Pečat je pravno značajno svojstvo i koristi se za ovjeru potpisa službenika na najvažnijim (ili finansijskim) dokumentima.
Pečat označava: autentičnost dokumenta o pripadnosti dokumenta organizaciji koja je navedena na pečatu. Pečat se stavlja na dokumente čija objava podrazumijeva:
- - sve pravne posljedice, na primjer, osnivanje, reorganizacija preduzeća;
- - materijalne posljedice, npr. prijenos materijalne vrijednosti, potvrda prava organizacije ili pojedinca na nešto.
Potvrdni pečat - neki dokumenti dobijaju pravnu snagu tek od trenutka kada ih odobri šef ili viši organ. Odobreni pečat je rekvizit službenog dokumenta koji daje normativni ili pravni karakter njegovom sadržaju. Sledeće podležu obaveznom odobrenju: povelje, propisi o preduzećima (ograncima); stolovi osoblja; akti inspekcije, akti prihvatanja i prenosa; opisi poslova; procjene, poslovni planovi, izvještaji itd. P.
Registracijski broj je dodatna garancija autentičnosti dokumenta. Označava da je dokument prošao sve faze obrade, da je registrovan i da je prema tome službeni dokument preduzeća. Za davanje pravne snage elektroničkom dokumentu koristi se elektronički digitalni potpis. Elektronski dokument prepoznat je kao pravno značajan samo s pozitivnim rezultatom provjere autentičnosti elektroničkog digitalnog potpisa.
Elektronički digitalni potpis (EDS) elektronički je dokument potreban za zaštitu ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja, dobiven kao rezultat kriptografske transformacije informacija pomoću privatnog ključa elektroničkog digitalnog potpisa i omogućava identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i utvrđivanje odsustva izobličenja podataka u elektroničkom dokument. EDS u elektroničkom dokumentu ekvivalentan je rukom potpisanom u papirnatom dokumentu, pod sljedećim uvjetima:
- - potvrda o potpisu koji je izdao certifikacijski centar vrijedi u vrijeme potpisivanja elektroničkog dokumenta; potvrđena je autentičnost elektronskog digitalnog potpisa u elektroničkom dokumentu;
- - elektronički digitalni potpis koristi se u skladu sa njegovim informacijama navedenim u certifikatu ključa potpisa. Zahvaljujući ovoj tehnologiji dobija se elektronički dokument: koji ima pravnu snagu; potvrđivanje autorstva dokumenta; što potvrđuje odsustvo iskrivljavanja informacija u dokumentu. Da bi kopija papirnog dokumenta imala pravnu snagu originala, mora biti ovjerena na propisani način. U tu svrhu stavlja se potrebna "oznaka ovjere kopije", koja sadrži: ovjeru natpis "Tačno"; položaj osobe koja je overila kopiju; njegov potpis; datum ovjere;
- - štampanje (za najvažnije ili eksterne dokumente). Ovjeru provodi sama kompanija ili, ako je potrebno, notar.
U skladu sa regulatornim pravnim aktima ili sporazumom strana, papirnati dokument sa pečatom, kada se pretvori u elektronski dokument, može biti ovjeren elektroničkim digitalnim potpisom službenika. Tvrtkama je dozvoljeno da certificiraju:
- - kopije dokumenata koje građani podnose prilikom zapošljavanja, studiranja;
- - kopije dokumenata za rešavanje socijalnih problema zaposlenih. U preduzeću kopije overavaju: šef organizacije; službenik (šef odjela za kadrove).
Šta možete savjetovati ako želite dokazati da je vaš adresat primio vaše poruke i sigurno vam odgovorio, a već postoje sumnje u njegovo odbijanje da potvrdi ove podatke u budućnosti? U papirnoj verziji pisma moguće je preporučiti da se pozivate na prethodno poslane e-poruke i primljene kao odgovor, a između ostalog, ne kao glavnu temu pisma. Ne zaboravite da ne samo da ćete morati pružiti e-poštu kao dokaz, već ne biste trebali biti neozbiljni u vezi s prepiskom sa svoje strane, uključujući kandidate za to mesto, a ne samo sa zaposlenima. Autor ovog članka u praksi je naišao na sljedeći primjer. Zaposlenik u kadrovskom odjelu odbio je podnosioca predstavke za to radno mjesto, advokata M., zbog takvog diskriminatornog parametra kao što je spol. Menadžer je želio raditi s muškim pravnikom, a žena je poslala životopis.
Legalizacija dokumenata na elektronskim medijima
Za jednostavna rješenja obično nisu potrebni specijalizirani sustavi; dovoljan je bilo koji program za skeniranje ili prepoznavanje. Za velike količine razmotrite potrebu za profesionalnim sistemima za obradu slika kao što su Kofaxov Accent Capture ili ActionPoint InputAccel. Ovi sistemi omogućavaju masivan unos dokumenata uz organizaciju odvojenih radnih mesta za razne vrste poslova, sa namenskim serverima za obradu, pretvaranje i prepoznavanje slika.
Algoritmi ugrađeni u njih omogućavaju dobivanje slika visoka kvaliteta sa maksimalnom brzinom. Usmjereni su na uporabu industrijskih streaming skenera. Cijene takvih sistema kreću se od nekoliko hiljada do nekoliko desetina hiljada dolara.
Davanje pravne snage elektroničkom dokumentu
Stoga mnogi stručnjaci smatraju da je potrebno posebno odrediti postupak za davanje i procjenu elektroničkih dokaza. Nacrt zakona o elektronskoj trgovini predlaže da se uzme u obzir da su sve kopije elektronskih dokumenata potpisanih na način propisan zakonom originali. Elektronički dokument ne može imati elektroničku kopiju.
Ali ova odredba ostaje nacrt. Danas se elektronički dokumenti moraju pretvoriti u pisani oblik za istraživanje na sudu, tj. ispisano. Citiram zakon: čl. Art. 59 "Relevantnost dokaza", 60 "Prihvatljivost dokaza", čl. 67 „Procjena dokaza“ Zakonika o parničnom postupku Ruske Federacije Dakle, pravna snaga daje se elektroničkom dokumentu: - obavezni detalji; - potvrda autoriteta stvaraoca; - autentičnost i autentičnost.
Karakteristike čuvanja, zaštite i legalizacije elektroničkih dokumenata
Sve kopije elektroničkog dokumenta potpisanog istim elektroničkim analogom potpisa (elektronski digitalni potpis) imaju jednaku pravnu vrijednost, pod uslovom da je njihova autentičnost potvrđena u skladu sa zahtjevima saveznih zakona. 2. Elektronički dokument potpisan elektroničkim analogom (elektronski digitalni potpis) ima istu pravnu snagu kao pisani dokument i može se predstaviti kao sudski dokaz. 3. Kopija elektroničkog dokumenta na papiru ima pravni značaj ako je potpisana elektronskim analogom potpisa (elektronski digitalni potpis), kao i ako ga je overila osoba koja ima pravo na overu u skladu sa regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije.
Pravna snaga elektroničkog dokumenta i njegovi obavezni atributi
Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinski stupnjevanom stroju generiranom računarskom tehnologijom. Osnovne odredbe ". Ovim se standardom utvrđuju zahtjevi za sastavom i sadržajem detalja koji daju pravnu snagu elektroničkom dokumentu, a također utvrđuje i postupak za izmjenu istih. Elektronski dokument mora sadržavati: - registarski broj; - datum registracije; - potpis (šifra) osobe odgovorne za ispravnu pripremu dokumenta ili koja je odobrila dokument; - sadržaj dokumenta; - naziv organizacije - kreator dokumenta; - mjesto organizacije - kreator dokumenta ili poštanske adrese.
Moguće je koristiti dodatne detalje, glavno je da se obavezni mogu jedinstveno identificirati.
33 .. legalizacija dokumenata na mašinskim medijima
Budući da ako narudžbe za osoblje čuvate u elektroničkom obliku, a odvojeno račun zaposlenika za upoznavanje u papirnatom obliku, tada u slučaju sukoba zaposlenik može reći da nije upoznat s dokumentom koji je pravilno čuvan u organizaciji. I bit će nemoguće dokazati suprotno. Može se nedvosmisleno zaključiti da je u ovoj fazi potpuni prelazak na upravljanje elektroničkim dokumentima osoblja nemoguć. E-pošta kao dokaz Upotreba e-pošte kao dokaza izaziva ogromne poteškoće, prije svega, oko identifikacije osobe koja je e-mail poslala s ovim ili onim podacima iz svog poštanskog sandučeta.
Štaviše, ako se sadržaj e-pošte otkrije bez pristanka autora poruke, pismo se može izuzeti sa liste dokaza, jer primljeno je kršenjem zakona.
Pravna snaga elektroničkog dokumenta
Drugi problem je potreba da se osigura pravna snaga elektroničkih dokumenata. Ali što se dalje, sve češće ovaj problem može riješiti kao običan organizacijski i tehnički problem. Zahvaljujući činjenici da je konačno usvojen zakon kojim se uređuje upotreba elektroničkih digitalnih potpisa (EDS), postalo je moguće dati elektronski dokument pravni status.
Prema Saveznom zakonu "O elektronskim digitalnim potpisima", Saveznom zakonu "O elektronskim digitalnim potpisima" od 10. januara 2002, član 4-12 // Prikupljeno zakonodavstvo Ruske Federacije. 2002. br. 2. Član 127., Elektronski digitalni potpis u elektroničkom dokumentu ekvivalentan je rukom potpisanom u papirnatom dokumentu, pod određenim uslovima.
Pojam elektroničkog dokumenta, njegova pravna snaga
Pažnja
U posljednje vrijeme sve više i više velikih organizacija i preduzeća prelazi na upravljanje digitalnim dokumentima. Naravno, ovo je vrlo povoljno i štedi znatnu količinu vremena. Ali ovo postavlja ozbiljno pitanje: koja je pravna snaga elektroničkog dokumenta? Sadržaj
- 1 Od papira do elektroničkog procesa rada
- 1.1 Rekviziti koji definišu pravnu snagu
- 2 Zaštita prepiske
- 3 Posebni slučajevi
- 4 Praktični savjeti
- 5 Šta je sledeće?
Od papira do upravljanja elektroničkim dokumentima 2001. godine stupio je na snagu Savezni zakon kojim se uređuje upotreba elektroničkih digitalnih potpisa.
Od tada su mnoge organizacije promijenile format upravljanja dokumentima: iz papirnog u digitalni ili mješoviti.
Sve veća jedinstvenost
Na adresu suda šaljem poštom zajedno sa tužbeni zahtjev kopije obrazaca 2-NDFL poslane poštom sa mjesta rada i kopije naloga za prihvat / otkaz. Tokom svog rada, više puta sam primao narudžbe i skenirao kopije dokumenata putem e-pošte. Kako se ove informacije iz e-pošte mogu predstaviti kao dokaz na sudu? Notar odbija da overi moju štampanu prepisku. Šta možete savjetovati u takvoj situaciji? Naravno, notar će odbiti ovjeriti papir uzet niotkuda. Treba ponijeti računar s kojeg je obavljena prepiska e-pošte kako bi mogao provjeriti činjenicu njegovog prisustva, a zatim sastaviti protokol s detaljan opis njihove akcije: uključivanje računara, pokretanje programa za poštu, pronađena e-pošta. Tek tada se e-mailovi štampaju i prilažu zapisniku.
Elektronski dokumenti kao dokaz
Autentičnost i autentičnost Najlakši način da se osigura autentičnost elektroničkog dokumenta pomoću elektroničkog digitalnog potpisa (EDS). Pri ocjeni dokazne snage elektroničkog dokumenta sud uzima u obzir prije svega pouzdanost metoda formiranja, čuvanja, prenošenja i identifikacije autora. Za to je, uz EDS, važan pouzdan sistem za obradu elektroničkih dokumenata (pouzdano skladište).
Koje dokumente treba odmah sastaviti u papirnatom obliku Bez obzira na to da li preduzeće ima elektronski sistem upravljanja dokumentima, svi kadrovski dokumenti, prema kojima je za radno zakonodavstvo, ugovor o radu, kolektivni ugovor o radu potreban pristanak zaposlenog, moraju se čuvati na papiru, uz potpise ovlašćenih osoba i zaposlenik.
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite donji obrazac
Studenti, diplomirani studenti, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svojim studijama i radu bit će vam vrlo zahvalni.
Slični dokumenti
Pojam elektroničkog dokumenta i procjena njegove pravne snage. Pravni režim toka posla, principi i faze njegove automatizacije, oprema i tehnike koje se koriste. Elektronički digitalni potpis elektroničkog dokumenta. Postupci rješavanja sukoba.
test, dodano 14.03.2014
Definicija pojmova elektroničkog upravljanja dokumentima, dokumenata i digitalnog potpisa, problemi njihove sigurne upotrebe. Principi funkcionisanja, prednosti i nedostaci, prepoznavanje pravne snage elektroničkih dokumenata u poređenju sa papirnim dokumentima.
sažetak, dodan 05.05.2012
U radu se ispituje pravosudni sistem koji djeluje na teritoriji Ukrajine - posebno zematski sudovi. Sud u Zemskom razmatrao je građanske slučajeve, a njegova kancelarija imala je takozvano pravo da daje pravnu snagu raznim dokumentima.
sažetak, dodan 13.12.2005
Pravna psihologija. Suština teorijskih pristupa u pravnoj psihologiji. Načelo objektivnosti. Lični i aktivni pristupi u psihologiji. Sistemski pristup u pravnoj psihologiji. Ostali teorijski pristupi u pravnoj psihologiji.
seminarski rad dodan 10.02.2008
Pojmovi i suština pravne odgovornosti. Zaštitni pravni odnosi u sistemu odnosa s javnošću. Pristupi razumijevanju pravne odgovornosti. Znakovi, principi, funkcije pravne odgovornosti. Problem pozitivne odgovornosti.
seminarski rad dodan 12.11.2010
Postupak za odobravanje plaćenog odsustva za vrijeme trajanja studentske sesije. Zadovoljstvo potraživanja za plaćanje takse. Koncept oblika (izvora) zakona kao načina davanja službene pravne snage pravilu ponašanja, njegov vanjski službeni izraz.
sažetak dodan 12.12.2016
Pojam, znakovi i suština pravne odgovornosti. Okolnosti koje isključuju pravnu odgovornost. Razlozi za izuzeće od pravne odgovornosti. Pretpostavka nevinosti. Sprovođenje pravne odgovornosti ATS-a.
dodan seminarski rad 02.09.2007
Formirati tijek rada odjela za ljudske resurse
* spisak potrebne kadrovske dokumentacije, vrste i vrste kadrovske dokumentacije
* nomenklatura predmeta
* grupiranje dokumenata u predmete
uslovi za registraciju kadrovske dokumentacije, legalizacija dokumenata
- Nastavak 1 opcije dizajna
* uputstva za upravljanje kadrovskim evidencijama
* priprema dosijea osoblja za prenos u arhivu organizacije, rokovi čuvanja
* odgovornost poslodavca za kršenje uslova za vođenje kadrovske evidencije
Koji su zahtjevi za vođenje HR evidencije?
Kvalificirana HR uprava uključuje dokumentiranje svih ljudskih resursa u skladu s utvrđenim pravilima za papirologiju. Zahtjev za dokumentovanjem informacija prema određenim pravilima utvrđen je Saveznim zakonom od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti podataka".
Iz člana 11. Saveznog zakona br. 149-FZ:
- - Zakoni Ruske Federacije ili sporazum strana mogu uspostaviti zahtjeve za dokumentovanje informacija.
- -U saveznim izvršnim vlastima podaci se dokumentuju na način koji je utvrdila vlada Ruske Federacije. Pravila kancelarijskog rada i protoka dokumenata koja su uspostavila druga državna tela, organi lokalne samouprave iz svoje nadležnosti moraju biti u skladu sa zahtevima koje je utvrdila Vlada Ruske Federacije u pogledu kancelarijskog rada i protoka dokumenata za savezne izvršne organe.
Za upravljačke aktivnosti pravna snaga dokumenata je vrlo važna, što potvrđuje da dokumenti mogu poslužiti kao istinski dokaz informacija sadržanih u njima. Sudska praksa zna mnogo primjera kada je organizacija izgubila slučaj zbog nepropisno izvršenih kadrovskih dokumenata sastavljenih kršenjem zahtjeva relevantnog GOST-a, jer na sudu nisu prihvaćeni kao pisani dokazi i nemaju pravnu snagu. Ovo je još jedna potvrda činjenice da je u radnim pravnim odnosima (posebno u situaciji otkaza) potrebno poštivati \u200b\u200bsve formalne suptilnosti upravljanja kadrovskim evidencijama.
Pravila za obradu dokumenata
Da biste ispravno sastavili dokument, prvo morate odrediti kojoj grupi dokumenata ili sistemu dokumentacije pripada.Sistem dokumentacije u skladu s klauzulom 2.1 GOST R 51141-98 je skup dokumenata međusobno povezanih prema karakteristikama porijekla, namjeni, vrsti, opsegu aktivnosti, jedinstvenim zahtjevima za njihovu registraciju. "
U skladu sa Sveruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije OK 011-93, odobrenim Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 30. decembra 1993. br. 299, evidencija osoblja treba da sadrži dva sistema dokumenata:
- jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije;
- objedinjeni sistem primarne računovodstvene dokumentacije (grupa dokumentacije za računovodstvo i plaćanje rada).
Pravila za obradu dokumenatauključeni u sistem organizacione i administrativne dokumentacije, definirano GOST R 6.30-2003, odobren dekretom Državnog standarda Ruske Federacije od 3. marta 2003. br. 65-st.
Ovaj standard utvrđuje zahtjeve za registraciju detalja dokumenata i obrazaca dokumenata.
Upute o upotrebi i popunjavanju objedinjenih obrazaca (19 obrazaca za evidentiranje osoblja i 11 obrazaca za evidentiranje upotrebe radnog vremena i obračuna sa osobljem na naknadu) primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje sadržane su u uredbi Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 5. januara 2004. br. Br. 1.
Međutim, GOST R 6.30-2003 sadrži popis detalja koji sadrži 30 natpisa; nažalost, nije naznačeno koji natpisi daju pravnu snagu dokumentu. Međutim, ne utiču svi natpisi na pravnu snagu dokumenta.
Dakle, standardni „Jedinstveni sistem dokumentacije. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinskom gramu stvorenim računarskom tehnologijom GOST 6.10.4.-84 ", odobren Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 9. oktobra 1984. br. 3549, utvrđuje zahteve za sastavljanjem detalja koji daju pravnu snagu dokumentima na mašinskom mediju i mašinska karta stvorena računarskom tehnologijom. Uključuju: naziv organizacije - tvorca dokumenta; mjesto organizacije - tvorca dokumenta ili poštanske adrese; Naslov dokumenta; datum izrade dokumenta; kôd osobe odgovorne za ispravnost izrade dokumenta na mašinskom mediju ili mašinski čitljivom, ili, po pravilu, kôd osobe koja je odobrila dokument. Ali pored ovih detalja, dokument može sadržavati i dodatne detalje koji mogu biti obavezni za određene vrste dokumenata na osnovu zahtjeva zakona ili drugih propisa.
Elektronska dokumentacija
Pored tradicionalnih dokumenata na papiru, u modernim HR uslugama koriste se i elektronski dokumenti. U čl. 11 Federalni zakon br. 149-FZ utvrdio je posebne zahtjeve za takve dokumente:"Elektronička poruka potpisana elektroničkim digitalnim potpisom ili drugim analogom rukom potpisanog priznaje se kao elektronički dokument koji je ekvivalentan dokumentu potpisanom vlastitim potpisom, u slučajevima kada savezni zakoni ili drugi regulatorni pravni akti ne uspostavljaju ili ne podrazumijevaju zahtjev za sastavljanjem takvog dokumenta na papiru" .
U ovom slučaju, pravna snaga elektroničkog dokumenta na osnovu ovog zakona potvrđuje se elektroničkim digitalnim potpisom. Pravna snaga elektroničkog digitalnog potpisa prepoznaje se ako u automatizovanom informacionom sistemu postoji softver i hardver koji osigurava identifikaciju potpisa i ako se poštuje uspostavljeni režim njihove upotrebe. Štaviše, odredbe spomenutog Saveznog zakona ne zabranjuju upotrebu drugih analoga rukom potpisanog potpisa u elektroničkim dokumentima kao rekvizite za identifikaciju podataka.
Općenito, sastav pojedinosti elektroničkog dokumenta mora biti u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003.
Pored toga, GOST R 6.30-2003, navodeći sastav detalja korištenih u pripremi dokumenata, ne definira ovaj koncept. Definicija sadrži GOST R 51141-98, prema kojem je rekvizit dokumenta obavezni element formalizacije službenog dokumenta (točka 2.1 GOST R 51141-98).
Legalizacija dokumenata
Pravna snaga dokumenta osigurana je setom rekvizita uspostavljenih za svaku vrstu dokumenata i registracijom na obrascu koji zadovoljava standard.Treba imati na umu da se različiti dokumenti sastoje od različitog skupa detalja i da prilikom sastavljanja jednog dokumenta ne morate koristiti sve detalje opisane u GOST-u. Neki se rekviziti međusobno isključuju, na primjer, rekvizit „Referentni podaci o organizaciji“ naznačen je samo slovima, dok na zaglavlju nije napisano „Naziv vrste dokumenta“. U procesu pripreme i sastavljanja dokumenata, sastav potrebnih detalja može se dopuniti drugim detaljima, ako to zahtijeva svrha dokumenta, njegova obrada. Objedinjenim obrascima dokumenata možete dodati dodatne detalje. Na primjer, dodajte obrazac naredbi za prijem i otpuštanje zaposlenih potrebni "potpis šefa kadrovskog odjela", "potpis neposrednog rukovodioca". Međutim, uklanjanje pojedinih detalja iz objedinjenih obrazaca nije dozvoljeno.
Sastav rekvizitakarakterizacija određenog dokumenta određena je ciljevima izrade dokumenta, njegovom svrhom, zahtjevima za sadržajem i oblikom ovog dokumenta i načinom dokumentacije.
Glavni dokument kojim se utvrđuje sastav rekvizita i zahtjevi za njihov dizajn je GOST R 6.30-2003.
Ovim dokumentom utvrđuju se sledeći detalji koji se koriste u pripremi i izvršenju organizacionih i administrativnih dokumenata - uredbi, naredbi, naredbi, pisama, zapisnika, akata i drugih dokumenata obuhvaćenih OK 011-93 (OKUD):
Šifra obrasca dokumentaa stavljaju se prema Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD). OKUD je sastavni dio Jedinstvenog sistema klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i socijalnih informacija i pokriva jedinstvene sisteme dokumentacije i obrasce dokumenata dozvoljenih za upotrebu u nacionalnoj ekonomiji.
Logo organizacije ili zaštitni znak (oznaka usluge) stavlja se na zaglavlje organizacije u skladu sa Poveljom (propis o organizaciji).
Kôd organizacije (OKPO) postavlja se prema Sveruskom klasifikatoru preduzeća i organizacija.
OGRN - glavni državni registarski broj pravnog lica stavlja se u skladu sa dokumentima izdatim od poreskih vlasti.
INN / KPP- identifikacioni broj poreskog obveznika / šifra razloga za registraciju navodi se u skladu sa dokumentima koje izdaju poreske vlasti.
Naziv kompanije, koji je autor dokumenta, mora odgovarati imenu upisanom u njegove sastavne dokumente. Iznad naziva organizacije navedite skraćeni naziv, au njegovom odsustvu - puno ime matične organizacije (ako postoji). Skraćeni naziv organizacije daje se u slučajevima kada je to zapisano u konstitutivnim dokumentima organizacije. Skraćeni naziv (u zagradama) stavlja se ispod punog imena ili iza njega. Imena organizacija konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koja su, zajedno sa državnim jezikom Ruske Federacije (ruski), državnim jezikom konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, štampana su na dva jezika.
Ime podružnice, teritorijalnog odjela, predstavništva naznačeno je u slučaju da je autor dokumenta i nalazi se ispod naziva organizacije.
Reference organizacije uključuju samo po sebi: poštanska adresa; telefonski broj i druge informacije po nahođenju organizacije (brojevi faksa, teleksa, bankovnih računa, adrese e-pošte).
Naziv vrste dokumenta koji organizacija sastavlja ili objavljuje mora biti utvrđen poveljom (propisom o organizaciji) i mora odgovarati vrstama dokumenata predviđenim OKUD-om (klasa 0200000). Na primjer, "Interni propisi o radu", "opis posla".
Datum dokumenta je datum njegovog potpisivanja ili odobrenja, za zapisnik - datum sastanka (odlučivanja), za akt - datum događaja.
Dokumenti koje izdaju dvije ili više organizacija moraju imati jedan (jedan) datum.
Dozvoljeno dva načina formatiranja datuma dokumenta: digitalno ili verbalno-digitalno.
Digitalnom metodom datum dokumenta se izrađuje arapskim brojevima u slijedu:
dan u mesecu, mesec, godina. Dan u mjesecu i mjesec sastavljeni su s dva para arapskih brojeva odvojenih tačkom; godine - u četiri arapske brojke.
Na primjer, datum 5. februar 2011. treba oblikovati na sljedeći način: 02/05/2011.
Datum se može oblikovati u slijedu: godina, mjesec, dan u mjesecu, na primjer, 2011.02.05.
Ova metoda formatiranja datuma široko se koristi u arhivama - datumi na policama, mapama i drugim dokumentima pišu se "obrnutim" redoslijedom.
Verbalno-digitalnom metodom treba objaviti datum: 05. februar 2011
Registarski broj dokumenta sastoji se od sa svog serijskog broja, koji se prema nahođenju organizacije može dopuniti indeksom predmeta prema nomenklaturi predmeta, podacima o dopisniku, izvršiteljima.
Registracijski broj dokumenta koji zajednički izdaju dvije ili više organizacija sastoji se od registracijskih brojeva dokumenta svake od ovih organizacija, nakon čega slijedi kosa crta po redoslijedu autora u dokumentu.
Registarski broj dokumenta dodeljuje se na osnovu unosa izvršenog u odgovarajućem registracionom obrascu. Razlikuju se sljedeće vrste obrazaca za registraciju: kartice za kontrolu registracije (RCC); matične knjige (knjige); obrasci ekrana (kada se koristi računarska tehnologija). Za neke časopise i knjige obrasce odobravaju zvanična tijela. Na primjer, oblik knjige za evidentiranje kretanja radnih knjiga i uložaka u njih odobren je dekretom Ministarstva rada Ruske Federacije od 10. oktobra 2003. br. 69 "O odobravanju uputstava za popunjavanje radnih knjiga".
Ali većina oblika razvijeni po njihovom nahođenju poslodavac. Obrasci dokumenata mogu se pogledati na stranici Obrasci dokumenata
Neregistrovani dokument nema pravnu snagu !!!
Link do registracijskog broja i datuma dokument uključuje registracijski broj i datum dokumenta na koji treba odgovoriti. Ovaj je zahtjev potreban za pisma.
Mjesto pripreme ili su izdanja dokumenta naznačena u slučaju da je to teško odrediti rekvizitima "Naziv organizacije" i "Referentni podaci o organizaciji". Mjesto sastavljanja ili objavljivanja naznačeno je uzimajući u obzir prihvaćenu administrativno-teritorijalnu podjelu, mogu se koristiti samo općeprihvaćene skraćenice.
Adresa mogu postojati organizacije, njihovi strukturni odjeli, službenici ili pojedinci. Kada se dokument obraća službenom licu, inicijali se navode ispred prezimena.
Ime organizacije i njene strukturne jedinice naznačeno je u nominativu. Položaj osobe kojoj je dokument upućen naznačen je u dativu,
Na primjer:
izvršnom direktoru
OJSC "Parus"
V.A. Laptev
ili
LLC "Mayak"
Računovodstva
Glavni ekonomista
V.M. Kochetova
NASTAVAK 1 na STRANICI
