Kako ide obavljanje stvari. Korištenje GTD sistema Davida Allena

Tražite načine da manje radite, a radite više? Preuzeli ste dvadesetak projekata, jeste li izgubili kontrolu nad situacijom? Možda se tek nagomilao umor: posao, kuća, fitnes, zdrav način života, prijatelji, roditelji, porodica, djeca?

U ovom slučaju, David Allen i njegova GTD metoda mogu vam pomoći. Ovo je vakcina protiv stresa koja će vas naučiti kako da upravljate vremenom i umom.

Suština GTD metode

David Allen je razvio i testirao strategiju ličnog učinka kako bi maksimizirao vrijednost uz najmanje napora. On je opisao način da se efektivno rasporedi vreme između važnih i neophodnih zadataka. Naziv njegove metode - Getting Things Done (GTD) - prevodi se kao "dovođenje stvari do kraja", iako je prikladnije značenje "kako dovesti stvari u red". Principi su jednostavni:

1. Svi nedovršeni poslovi se prenose sa glave na eksterni disk. Informacije se prikupljaju i bilježe u listu. Sve je uneseno: čak i najmanja stvar. Lista treba da bude dostupna u svakom trenutku, treba je stalno pregledavati.

2. Objašnjenja se snimaju kako ne bi gubili vrijeme na razmišljanje o problemu u budućnosti.

3. Kreiran je sistem podsjetnika o listama. Potrebno ih je redovno ažurirati (dnevno, sedmično): precrtajte obavljene zadatke, unesite nove. Kontrola se vrši: horizontalno - preko cele liste obaveza; vertikalno - za svaki konkretan slučaj (šta je urađeno i kakvi su izgledi).

Da biste optimizirali svoj rad, zakažite određeno vrijeme i datum za zadatak. Koristite planer ili kalendar. Poslušajte savjet Davida Allena. Izvršite sve radnje uzastopno.

Vježbajmo?

1. Transfer. Istaknite u svojim mislima i napišite na papir u jednoj rečenici prvu situaciju/zadatak/projekat koji vam se pojavi u glavi. Nije bitno da li se težnja odnosi na profesionalnu aktivnost, porodicu ili ličnost. Trebalo bi izgledati kao uspješan rezultat rada. Na primjer:

· Idite na odmor na Maldive sami / sa cijelom porodicom;

· Pokretanje fabrike/lanca prodavnica u Čeljabinsku;

· Ispeći tortu/palačinke po bakinom receptu.

2. Objašnjenja. Zapišite specifične fizičke radnje koje se moraju poduzeti da biste napredovali u ovom projektu. Šta možete učiniti sada? Gdje ići? Koga da pozovem? Šta napisati? Sa kim razgovarati?

· Pozovite turističku agenciju da odaberete opcije rute;

· Pošaljite pripremljeni zahtjev e-mailom;

· Kupujte brašno, puter, jaja u prodavnici ABV.

3. Razmislite o tome kako to preporučuje
David Allen. Šta se promijenilo nakon kratkog razmišljanja? U pravilu, isticanje određenog zadatka ne samo da poboljšava kontrolu nad njim, već vam omogućava i da se opustite. Budući da je formirana konkretna slika željenog rezultata, ocrtani su prvi koraci ka njegovom postizanju i identifikovani potrebni resursi.

Ne razmišljajte o problemu, već o tome kako ga riješiti.

Razmišljanje i postavljanje ciljeva je vaš intelektualni rad. Produktivnost intelektualnog rada određena je odgovorom na pitanje: "Koji su očekivani rezultati rada?" Što je rezultat jasnije definiran, veća je vaša intelektualna produktivnost.

Problem se pretvara u konkretan zadatak koji treba riješiti. Proces je podijeljen na jednostavne korake, od kojih se najbliži izvršava odmah. Čovjek ne prolazi kroz zadatke jedan za drugim: želim jednog dana naučiti pjevati, hitno moram napraviti projekat, pokupiti dijete iz vrtića. Zauzima listu i ide niz putanju izvođenja određenih radnji:

· Da biste naučili kako da pevate, potrebno je da pozovete učitelja - to će trajati 2 minuta. Zovem upravo sada;

· Za projekat treba da odete u prodavnicu da kupite materijal po spisku, da bi sutra napravili maketu, a usput cu pokupiti dete.

Zahvaljujući GTD sistemu, glava nije puna grozničavih misli o neostvarenim projektima. Lista je već pred vama. Možete se opustiti i preći na sljedeći korak.

To je kao u supermarketu

Možete hodati okolo i stalno imati na umu proizvode koje trebate kupiti. Ovo oduzima svu snagu, ali ipak nešto, ali će se zaboraviti ili ćete skupiti gomilu nepotrebnih stvari.

Ili možete doći u trgovinu sa listom napisanom na papiru (pametni telefon): u ovom slučaju se moždani resursi troše samo na optimizaciju procesa. Gledajući listu i tamo vidite mlijeko, idete i kupujete ga, obraćajući pažnju na sortu, proizvođača, datum proizvodnje, cijenu. Ovo donosi više zdravstvenih i porodičnih koristi.

Kada je rezultat utvrđen, osoba se kreće u pravom smjeru, neprestano postavljajući sebi pitanje: "Koji je sljedeći korak da se učini da se približi cilju?"

Transformirajte nematerijalne misli u fizičke radnje

David Allen nudi skup pomoćnih alata za oslobađanje mozga od rutine za rad na globalnim projektima. Lista zadataka se može pohraniti koristeći na primjer:

• dnevnik;

• Ladice za listove papira;

• fascikle s naljepnicama;

• Elektronički organizatori ili jedrilice;
• menadžeri zadataka (pogledajte naše).

Mnogi veliki projekti sastoje se od skupa malih radnji, od kojih svaka traje 1-2 minute. U ovom slučaju, samo trebate učiniti i zaboraviti. Ovo je princip dvije minute - jedan od ključnih u GTD-u. Neka vam to postane navika sa jednostavnim trackerom (pisali smo o njima).

Elektronsku verziju knjige "Kako dovesti stvari u red" Davida Allena možete preuzeti na sljedećim linkovima: bookscafe.net, BookPoisk, FB2LIT.

U isto vrijeme, ako većina elektronskih biblioteka nudi uvodni fragment sa vezom na kraju, gdje možete preuzeti cijelu knjigu nakon uplate (cijena od 170 do 400 rubalja), onda bookscafe.net nudi dvije od 7 knjiga Davida Allena besplatno.

Moderne lajf hakove u upravljanju vremenom možete naučiti u našoj.

Odličan izbor besplatnih alata za samousavršavanje: planeri, organizatori, dnevnici, kontrolne liste - kliknite na link "40+ lista koje će vam pomoći da dovedete stvari u red".

Papirnu verziju knjige "Kako dovesti stvari u red" možete kupiti u online prodavnicama: Ozone, Labyrinth, book24.

Zaključak

Da li ste dugi niz godina sanjali da naučite kako upravljati svojim životom? Došlo je vrijeme. Napravite iskorak: povećajte sopstvenu efikasnost, olakšajte sebi bilo kakav posao. Oslobodite svoj um od rutine, postanite kreativna osoba.

Započnite danas. Nemojte samo čitati knjigu, koristite GTD tehnike. Lično praktično iskustvo korisnije je od desetina knjiga koje sam pročitao. Izazovite sebe da koristite GTD 40 dana. Zašto 40? Jer upravo za to vrijeme osoba uspijeva savladati, uključiti se i procijeniti nove aktivnosti. GTD metoda optimizira intelektualni rad u profesionalnoj i ličnoj sferi. Biće reda u poslovima, biće reda u glavi i u životu.

Dakle. Koji je tvoj sljedeći korak?

Nemoj ga izgubiti. Pretplatite se i primite link na članak na svoju poštu.

Predgovor ruskom izdanju knjige Davida Allena How to Get Things Done: The Art of Stress Free Productivity počinje ovako: „Svakoj modernoj osobi jako nedostaje vremena i svi se žale na vlastitu neorganiziranost – zaboravljate na važnu sastanak, zakasnićete ili niste na vreme nazovite telefonom. Zbog toga se pogoršavaju odnosi sa kolegama i prijateljima, ruše se planovi rada i pogoršava se dobrobit. Što je čovek organizovaniji, lakše se snalazi u poslu, kućnim poslovima i životom uopšte, to je bolji odnos sa drugima.”

Takve situacije su mnogima poznate. A obećanje autora knjige da će pomoći da postane organizovaniji, u mnogo čemu objašnjava njen uspjeh. O tome svjedoči ne samo preko 600 hiljada prodatih primjeraka od 2001. godine samo u Americi, već i daljnji razvoj Allenovog koncepta od strane mnogih autora, stvaranje posebnog softvera, uključujući mobilne aplikacije, baziranih na Getting Things Done (GTD) metodi. Cijeli online resursi su posvećeni Allenovim pojedinačnim tehnikama (na primjer, "43 foldera"). Ovo jasno pokazuje da je autorov razvoj značajno uticao na takvo područje kao što je lično. Stoga ćemo u ovom članku govoriti o konceptu GTD-a, principima njegovog rada, kao i nekim praktičnim aspektima koje svako može primijeniti u svojim aktivnostima.

Kako dovesti stvari do kraja

Obavljanje stvari- tehnika za povećanje lične efikasnosti, razvijena i opisana u istoimenoj knjizi Davida Allena. Skraćenica GTD je češća. Wikipedia kaže da se prilikom prijevoda fraze s engleskog na ruski pogrešno koristi izraz "dovođenje stvari u red" (sa ovim nazivom u ruskom prijevodu je objavljena knjiga), dok je potrebno "dovesti stvari do kraja". Zanimljiva je činjenica da se Wikipedija ruskog i engleskog govornog područja razlikuju u tumačenjima samog razumijevanja GTD metodologije: prva je naziva neovisnom i ograničeno vezanom za upravljanje vremenom, dok druga tvrdi da je GTD metoda unutar okvir upravljanja vremenom.

Mnogi stručnjaci primjećuju specifičan stil prezentacije svojstven Allenu. Njegove ideje, za razliku od onih koje je iznio Stephen Covey u "", nisu inspirativne, ali pružaju rigorozan i detaljan opis algoritma. Za razliku od Kovija, koji nije lišen filozofskog promišljanja i zahtijeva jasnu izjavu o misiji koja obuhvata glavni cilj života, Alen, naprotiv, gradi sistem „odozdo prema gore“. Uvjeren je da da biste promijenili svoj život, morate početi ne s globalnim zadacima, već s dovođenjem u red u najsitnijim okolnim sitnicama.

„Preporučujem da postupite po principu „odmah“ – ovako autor opisuje primjenu vlastite metode. Prema Allenu, ne morate samo čitati i bilježiti, morate ga zaista početi koristiti, jer to ne zahtijeva posebne vještine, a rezultat vas neće tjerati da čekate.

Dakle, naoružani savjetima autora, dolazimo do najvažnijeg: do pitanja suštine metode dovođenja stvari do kraja. Mnogi kritikuju koncept GTD-a zbog njegove složenosti i nerazumljivosti, što, u isto vrijeme, ne sprječava svakoga da razvije svoj vlastiti sistem, usvojivši samo nekoliko postulata. Ispod su samo takve preporuke iz knjige "Dovršiti stvari":

Organizacija prostora

Jedna od prvih preporuka u knjizi. Prema Allenu, radno mjesto je poput kontrolne tačke na kojoj svaki dan počinje. Suština je ovdje vrlo apstraktna – poenta nije toliko u tome da radno mjesto nije zatrpano papirima i razbacanim kancelarijskim alatima (ovo je zahtjev zajednički svima koji pribjegavaju upravljanju vremenom), već da ga trebate organizirati koliko god moguće "za sebe.", prema vrsti aktivnosti i potrebama. Postoji i specifičnost: GTD metoda podrazumijeva prisustvo, pored stola, naravno, sljedećih atributa:

• ladice za papir (najmanje tri komada);
• hrpa A5 papira;
• olovka ili olovka;
• ljepljive bilješke (~ 8 x 8 cm);
• spajalice;
• štipaljke za velike hrpe papira;
• heftalica;
• Scotch;
• gumica;
• Uređaj za lijepljenje naljepnica;
• fascikle za papire;
• dnevnik;
• koš za smeće.

Sistem skladištenja referentnih informacija

Takav sistem je neophodan svima. Ormar za čuvanje korespondencije, mnoštvo fascikli, aparat za nalepljivanje etiketa - jednom rečju, sve što doprinosi strukturiranju bilo koje pristigle informacije u cilju lakšeg pristupa kasnije. Autor je siguran da proces postavljanja pisma ili dokumenta u takav sistem ne bi trebalo da traje više od 60 sekundi. Stoga je bolje organizirati nešto poput abecednog imenika koji će vam omogućiti brz i praktičan pristup informacijama.

Liste

Osim korištenja kalendarskog planera, svi moraju imati 4 liste:

1. "Sljedeći koraci". Na ovoj listi zapisujete stvari koje trebate uraditi u bliskoj budućnosti. Nije bitno u kom je obliku - papirna sveska ili tekstualni dokument na radnoj površini personalnog računara, važno je da je stalno sa vama. Na ovaj način ćete imati stalni podsjetnik na stvari koje trebate učiniti. Morate uređivati ​​takvu listu, unositi nove unose na nju svaki dan.

2. Projekti. Pod ovim naslovom, Allen označava preduzeća koja su višestruko povezani pod-akcija, pa je stoga potrebno više od jedne radnje da bi se izvršile. Projekte je potrebno pratiti kako bi se moglo procijeniti napredak njihove implementacije (tjedno).

3. Odloženo. Ova lista sadrži projekte čija je realizacija povjerena nekome ili zahtijeva utjecaj vanjskih faktora. Takođe ih je potrebno sistematski provjeravati (barem jednom sedmično).

4. Jednog dana / možda. Iz naziva liste jasno je da se radi o listi nedefiniranih zadataka za budućnost, poput trčanja maratona ili pokretanja bloga.

Održavanje ovih lista usko je povezano sa glavnim principi GTD: prikupljanje, obrada, organizacija, pregled i djelovanje.

Kolekcija. David Allen koristi izraz "korpa" za fiksiranje informacija na bilo kojem mediju s ciljem oslobađanja uma. Ovo može biti organizator, dnevnik, laptop. Morate izbaciti sve iz glave (u ovom slučaju transfer) i preći na sljedeću fazu.

Tretman. Tokom obrade informacija treba ih podijeliti u dvije vrste: onaj koji zahtijeva akciju i onaj koji ne zahtijeva akciju. Kada radimo sa prvim tipom, mi to radimo sami, delegiramo ili odlažemo. Kada radimo s drugim, ostavljamo ga po strani u referentnim informacijama, riješimo ga se, dodamo ga na listu "jednog dana".

Pravilo dva minuta - ako je za završetak posla potrebno manje od 2-5 minuta, mora se odmah obaviti.

Pregled listu zadataka treba raditi svakodnevno ili što je češće moguće. GTD zahtijeva pregled svih aktivnosti, projekata i „odgođenih“ stavki najmanje jednom sedmično.

Akcija. Fizičko izvršavanje zadataka.

Uz ono što je već rečeno, želimo da vam skrenemo pažnju da GTD nije jedinstven alat, već skup tehnika. Možete ih uzeti kao osnovu, prilagođavati, mijenjati prema vrsti aktivnosti i potrebama.

Kontrola nad postignućem

Da bi male stvari, na koje smo podijelili naše velike, krenule ka završetku, važno je razumjeti kojem cilju težimo, koje rezultate želimo postići. Kao što je već spomenuto, u skladu s tim planiran je niz uzastopnih radnji i podsjetnika spojenih u jedinstven sistematizovan sistem. Što je zadatak teži, to ga više treba podijeliti na manje „cigle“ i detaljnije razviti ovaj sistem. Pogledajmo bliže faze postignuća:

• Odgovor na pitanje šta želimo da postignemo. Moramo jasno razumjeti zašto izvodimo određene radnje. To je poput strijelca koji cilja u jabuku mete. Može izvoditi mnoge radnje od povlačenja tetive do pucanja, ali rezultat će se i dalje provjeriti udaranjem strele u centar mete. Bez odgovora na pitanje, može poslati strijelu u publiku.
• Odgovor na pitanje je kako želimo postići. Ovdje, za većinu ljudi, generator ideja počinje aktivno raditi, dajući i prikladne i iskreno obmane. Prvo, popravite sve bez kritike, a zatim odaberete najprikladnije, lakše je postići cilj.
• Odabir najbolje putanje i direktno praćenje. Dakle, nakon što odgovorite na pitanja, možete napraviti jasan plan, po kojem možemo postići svoj cilj.

Vaš život se sastoji od postavljenih ciljeva, niza vaših akcija i dobijenih rezultata. Što bolje strukturirate informacije na različitim nivoima, gradite i pratite lance akcija, to ćete bolje moći da dovedete svoje poslove u red.

Malo o autoru

Za kraj, malo o samom autoru. David Allen (rođen 28. decembra 1945., Shreveport, SAD) je stručnjak i konsultant za upravljanje vremenom i ličnu produktivnost. Kao tinejdžer, volio je, osvojio Državno prvenstvo u debatama Louisiane. Na univerzitetu je diplomirao proučavanje američke istorije. Nakon što je završio fakultet, D. Allen je dugo tražio svoje mjesto u životu. Prema sopstvenom uverenju, do svoje 35. godine promenio je najmanje 35 zanimanja. Lista pozicija na kojima se nalazi je zaista impresivna, a ponekad čak i egzotična. Budući trener radio je kao konobar, kuhar u restoranu, učitelj karatea, mađioničar, tokar, prodavač vitamina i mopeda, putnički agent, menadžer turizma, dizajner pejzaža. Osamdesetih je počeo razvijati programe obuke za menadžere i rukovodioce u Lockheed Corporation.

Danas D. Allen vodi svoju vlastitu trenersku kompaniju u oblasti efektivnog upravljanja i produktivnosti. Sam Allen rijetko vodi javne seminare. Takođe je jedan od osnivača kompanije Actioneer Inc, specijalizovane za proizvodnju kancelarijskog materijala.

Alen je napisao tri knjige - već čuvenu Getting Things Done: Umetnost produktivnosti bez stresa i Spremnost na sve: 52 principa produktivnosti za rad i život, kao i Omogućavanje da sve funkcioniše: pobeda u igri posla i posla Život".

Popust za 4brain korisnike

Sam Alen vrlo rijetko vodi javne seminare, to rade njegovi certificirani studenti. Dakle, u Rusiji, Bjelorusiji i Kazahstanu, njen certificirani partner je kompanija Everconsult, koja provodi obuke o GTD-u.

Kontaktirala nas je kompanija Everconsult i svim korisnicima našeg sajta ponudila popust od 15% na njihove događaje (zainteresovani). ... Da biste ostvarili popust pri registraciji, potrebno je samo unijeti promo kod.

Otkriću neke tajne efikasnosti u životu i poslu...

Mala varalica o tome kako se nositi s poslom i početi živjeti efikasno!

David Allen vas lično poziva na trening u Moskvu. Moram reći da su njegove knjige prodate u preko 2 miliona primjeraka!
I njegov sistem zaista radi!

Vaš život više neće biti isti kada upoznate GTD sistem!
Sećam se da sam bio veoma impresioniran nastupom Davida Allena!

Zgrabimo hiljadu stvari, trudeći se da usput ne zaboravimo na svakodnevne sitnice, često zaboravljamo na cilj, ali se prisjećamo rokova koji se neminovno približavaju.

Ponekad strah od lavine zadataka doslovno parališe mozak i nastaje apatija, odugovlačenje, depresija. Rad u takvim trenucima ide sporo, čini se, čak i kursor miša jedva puzi po monitoru.

Ova situacija je tim opasnija što više ljudi radi u timu, posebno kada je u pitanju razvojni tim.

Ideja da pozovemo na našu konferencijuDavid Allen je bio neočekivan, ali ne i slučajan. Na prvi pogled, lični koncept GTD-a daje dobre preporuke za svakog programera pojedinačno i razvojni proces u cjelini. Naravno, GTD metoda nije toliko "naoštrena" za proces razvoja softvera kao agilna, ali ipak može je nadopuniti ili postati prvi korak na putu prelaska tima na agilnu razvojnu metodologiju. Šta je GTD za programera?

Podijelimo primjenu GTD principa u razvoju u dva bloka: lični, kada je u pitanju pojedinačna osoba, i tim, kada je u pitanju kompanija ili grupa programera. Generalno, principi su isti, ali ih je mnogo teže implementirati u timu, jer će biti zagarantovane sabotaže i otpora radnika ili vođe tima.

Nijedan čovek nije ostrvo

Jedan od temelja GTD metode je princip premještanja zadataka iz memorije osobe na vanjski izvor. Tako ljudski mozak prestaje da brine o tome da li ima na umu sve planove, od beznačajnih do globalnih, i počinje da se koncentriše na zadatke koji su zaista važni u ovom trenutku i njihovu realizaciju. Neko kaže da se GTD metoda efikasno koristi za oslobađanje ličnog prostora i pronalaženje ravnoteže između posla i, na primjer, hobija ili porodice. Međutim, sa stanovišta praktičnog programera, GTD je prije svega potreban za održavanje ravnoteže između posla i ... rada.

Programeri, sistemski arhitekti i projektni menadžeri su kontinuirano u okviru višestrukih prioriteta, zadataka ili projekata. Često okolnosti onemogućavaju obavljanje jednog zadatka, tako da morate biti u mogućnosti da se brzo obnovite. Takva jurnjava od projekta do projekta često generiše stres, ali ne onaj koji proizlazi iz nevoljenog posla, već stres kao fiziološku i emocionalnu pojavu. Što je nivo anksioznosti veći, to je teže izaći na kraj sa zadatim zadacima. Ovdje dolazi GTD.

Postavljanje filtera na listi obaveza

Prije svega, trebate postaviti ograničenja odabirom glavnog među svim zadacima. Ostavljajući glavnu stvar, oslobađate vrijeme i energiju i stvarate impuls za akciju uz mnogo manje truda nego kada sve sitnice držite u glavi. Postoji rutina, postoje važni projekti, postoje planovi za budućnost. Istovremeno, sve ove kategorije imaju glavnu stvar. Da biste ga istakli, morate slijediti nekoliko koraka:

• odaberite započete, ali nedovršene zadatke;


• odabrati slučajeve od najveće zabrinutosti;


• birajte stvari koje ne želite da radite i koje se stalno odgađaju;


• birajte rutinske stvari, uključujući i kućne.

Po pravilu, glavni se nalazi u prve tri grupe. Shodno tome, prioritet treba dati mučnim i nedovršenim poslovima – nije uzalud tačan prevod Getting Things Done – „dovesti stvari do kraja“.

Organizujemo komunikaciju

Nije bitno da li freelancer ili programer, radi na daljinu ili u timu, on je stalno u polju komunikacije: pozivi kupaca, pitanja menadžmenta, zahtjevi korisnika i kolega, informativne poruke od SDK dobavljača itd. komunikacije se ne mogu nazvati beznačajnim, ali ih treba moći kompetentno obraditi...

• Prestanite provjeravati svoju e-poštu svakih 5 minuta - postavite iskačuća obavještenja koja možete pogledati krajičkom oka. Stavite svoju poštu u foldere i čitajte je kako se ažurira u određenom trenutku.


• Podijelite svu komunikaciju prema kontekstu: Skype, mobilni pozivi, fiksni telefon, komunikacija putem pošte, itd. Odvojite malo vremena za komunikaciju unutar svakog kanala.


• Provjerite poslovne i lične razgovore. Možda, ako vam novi zaposlenik beskrajno piše ili vam stari kolega postavlja ista radna pitanja, trebali biste ih zamoliti da pripreme pitanja, odvojite vrijeme za komunikaciju i razjašnjenje svih teških stvari.


• Gledajte svoj web pretraživač. Programeri često gledaju teme profila na forumima ili specijalizovanim sajtovima. Tamo su zarobljeni zanimljivim temama i raspravama koje nemaju veze sa trenutnim zadatkom. Čitanje zaista zanimljive teme bolje je odgoditi korištenjem oznaka u pregledniku ili posebnih uslužnih programa za pohranjivanje linkova (na primjer, dodatak Pocket, koji se također može instalirati kao aplikacija na mobilnom uređaju i sinkronizirati oznake).


• Napravite bilježnicu i/ili aplikaciju u koju ćete zapisivati ​​sve zadatke s oznakama hitnosti i važnosti. GTD za poslovno upravljanje uvodi koncepte vremena, konteksta (mjesta), radnje. Da biste pravilno odredili prioritete zadataka, zamislite jednostavan filter kao što je Excel, na primjer. Svakom zadatku dodijelite vremenski parametar (po satu ili doba dana), mjesto (kuća, posao, ulica, teretana, trgovina, itd.). A zatim podijelite zadatke otprilike na sljedeći način: "zatražite komentare na tehnički zadatak - posao - 14:00" ili "pozovite servis guma - ulica - veče". Postoji mnogo aplikacija za ovakve snimke, od Windows Task Scheduler-a, koji možete koristiti za svoje potrebe, do Evernotea, Rainlendara i pažljivo napisanih podsjetnika na vašem pametnom telefonu.

Ako imate ovakvu listu, garantovano ćete smanjiti anksioznost i pomoći vam da se fokusirate na svaki zadatak.

Postoji globalniji problem koji takođe pogađa programere bilo koje vrste zaposlenja. Danas, skoro svake sedmice, objavljuju se novi alati, vodiči, uslužni programi za programere, s vremena na vrijeme stižu poruke o novim verzijama okvira, novim bibliotekama, pa čak i novim programskim jezicima. Sve ove informacije izazivaju izuzetan interes profesionalaca, a ponekad čak i očaraju i natjeraju vas da isprobate nešto novo (napravite jednostavnu mobilnu aplikaciju, napišite “Zdravo, svijete!” na Brainfucku ili sastavite novi open source projekat). Postoji samo jedan izlaz: interese rasporediti prema njihovoj važnosti u odnosu na tekuće projekte, kratkoročne i dugoročne ciljeve. Fokusiranje na jedan zadatak omogućava povećanje lične produktivnosti, oslobađanje vremena i početak učenja novih informacija.

5 koraka optimizacije

GTD metoda razlikuje pet faza rada na listi obaveza.

Prikupljanje informacija.Morate prikupiti sve zadatke - samo uzmite i zapišite olovkom ili u tekstualnu datoteku sve svoje rutinske, nedovršene, globalne poslove. Istovremeno, važno je zapamtiti da, na primjer, zadatak „Napišite izvještaj u Fast Report za Snegovik doo“ krije nekoliko važnih i podzadataka koji zahtijevaju pažnju: prikupljanje zahtjeva od klijenta, sastavljanje i odobravanje tehničke specifikacije , zatražiti niz podataka za testiranje izvještaja, itd. ... Potrebno je zapisati apsolutno sve zadatke - malo kasnije ćete ih grupirati.
Obratite pažnju ne samo na one projekte koji su u memoriji, već i na one koji su u računaru - često nema manjeg haosa nego u mislima. Vrijedno je podijeliti datoteke u mape koje odgovaraju svakom projektu, odvajajući lične dokumente od radnika.

Proces obrade.Obradite informacije prema shemi koju je predložio GTD: ako se nešto već izvršava, morate nastaviti posao do kraja, ako možete to učiniti za manje od dvije minute, uradite to odmah.

Klasični algoritam GTD obrade

Sa stanovišta rada na ključnom projektu za vas, važno je uzeti u obzir nekoliko nijansi.

• Odgodite nehitne zadatke, kao što je proučavanje neosnovnih materijala koji nemaju veze sa trenutnim poslom.


• Ako je moguće, delegirajte zadatke, na primjer, na kolege ili slobodnjake. Ako pišete kod brzo i efikasno, ali niste baš dobri u kreiranju web stranice, reklamiranju ili dizajnu, obratite se profesionalcima. Čak i ako se radi o vašem projektu, ulaganje u tuđi kvalitetan rad brzo će se isplatiti.


• Naučite reći ne. Ovo je možda jedna od najtežih vještina: uvijek postoje desetine poznanika kojima se Windows srušio, greška se uvukla u kod, zahtijeva Android firmware i moli za bijeg iz zatvora za iPhone. Ovi mali zadaci oduzimaju mnogo vremena. Ako ne želite da pokvarite odnos, pronađite nekoliko dostupnih priručnika na webu i pošaljite linkove onima koji pate.

Organizacija liste.Nakon što ste prošli prve dvije i najteže faze, potrebno je organizirati rad sa zadacima. Ovdje možete koristiti jednostavno pravilo: podijelite vrijeme na sedmice, revidirajte listu na kraju sedmice i kreirajte novu. Sve zadatke treba podijeliti prema rokovima i prioritetima. Za upravljanje zadacima možete koristiti bilo koju od aplikacija koje vam se sviđaju: to su mobilni OneNote i Evernote, i Asana, i Redmine, i Google kalendar i tako dalje...

U ovoj fazi, najvažnije je posvetiti veliku pažnju radu sa tekućim ili nekoliko projekata. Da biste to učinili, možete koristiti mape uma, koje će odražavati sve faze rada u obliku vizualne strukture-mape, u skladu s kojom ćete napredovati kroz projekat. Postoji mnogo besplatnih i plaćenih aplikacija sa zanimljivim funkcijama za kreiranje mape uma. Volimo zgodno, besplatno i rusificirano , u kojem smo napravili približan prikaz nedovršene karte koja ne tvrdi da je istinita:

Dio 1

Dio 2

Ne biste trebali dijeliti zadatke na jednostavne i složene, morate sve raditi po redu, tada će vrijeme biti raspoređeno racionalno.

Revizija urađenog.U ovoj fazi potrebno je označiti urađeno, analizirati razloge kvarova, napraviti plan za narednu fazu (na primjer, sedmicu).

Zapravo akcija.Zadatke treba izvršavati na osnovu raspoloživih resursa: truda, vremena, mjesta završetka, kao i utvrđenog prioriteta. Ako vam za brzo rješenje problema nedostaje neki resurs koji će se pojaviti kasnije, pokušajte odgoditi zadatak u vrijeme pojave sredstva za njegovo bolje izvršenje. Na primjer, ako finalizirate desktop aplikaciju i da biste unijeli neke od promjena, potreban vam je ažurirani SDK koji vaša kompanija još nije kupila, ali je planirana za kupovinu u bliskoj budućnosti, izvršite promjene koje se mogu izvršiti u trenutnoj verziji i napravite zadatak za ostale promjene u folderu ili datoteci sa zadacima za budućnost. Naravno, potraga za načinima rješavanja problema dostupnim sredstvima otkriva vas kao profesionalca, ali zahtijeva velike i ne uvijek opravdane utroške vašeg vremena i truda.

Evo nekoliko savjeta o tome kako koristiti GTD principe ako ste timski programer ili radite sami.

• Planirajte svoj projekat na početku, a ne usput, podijelite ga na rješive podzadatke.


• Istaknite specifične faze rada na projektu i označite važnost i hitnost posla.


• Pratite svaki zadatak do kraja, ne ostavljajući ga za kasnije. Čak i ako znate samo dug put do rješavanja problema, riješite ga. U toku daljeg refaktoriranja, biće moguće riješiti se neoptimalnog rješenja.


• Povremeno pregledajte liste zadataka kako biste revidirali ono što je urađeno i promijenili planove.


• Fokusirajte se na jedan po jedan zadatak - to će vam uštedjeti vrijeme i trud.


• Odvojite vrijeme za svaku fazu i posvetite joj maksimalnu pažnju: prikupljanje zahtjeva, razvoj, testiranje jedinica, itd.

GTD se ne može implementirati u jednom danu – prvo se pojavljuju pojedini elementi, zatim se formiraju pravila, na kraju se javlja navika i opipljiv rezultat. Glavna stvar je ne stati. Inače, lijepo je ako neke od svojih vještina u GTD-u možete prenijeti na tim s kojim radite – to može značajno optimizirati rad unutar kompanije.

Sigurnost je u brojkama

Unatoč činjenici da je GTD, po pravilu, usmjeren na pojedinca, primjenjiv je i na tim, u kojem je važno znati definirati viziju projekta, ciljeve, identificirati projekte i dodijeliti područja odgovornosti . Štaviše, mnoge organizacije već postoje i uspješno koriste, možda, entitet najbliži GTD logici - Ganttov grafikon. Gantogram vrlo precizno odražava potrebe projekta za resursima, zadacima i podzadacima, približno vrijeme za završetak svakog zadatka, datum početka i završetka rada na zadatku, faze projekta, koji mogu započeti tek nakon završetka prethodnu fazu i oslobađanje potrebnih resursa.

Često je, međutim, sav posao oko utvrđivanja resursa i zapošljavanja uzaludan. Povezujući GTD sa razvojem softvera, Robert Peak, evangelista GTD-a i CTO David Allen, konsultantske kompanije, koji je vodio tehničke projekte i razume ovu temu jedva gore od samog izvršnog direktora, napisao je o Ganttovoj karti:

“Vidio sam toliko vremena, energije i novca kako tone u složene Gantove karte koje su uništene na prvi klik prstima izvršnog direktora. Svaku kompaniju koja se oslanja na ABC kodove prioriteta i čvrste uzde za programere da ostanu na začelju razvoja softvera čeka gorko razočaranje."

On također otkriva suštinu koncepta. Činjenica je da ona nije toliko usmjerena na planiranje koliko na sposobnost vraćanja na tačku neuspjeha. Hajde da objasnimo detaljnije. U životu bilo koje osobe i bilo kojeg tima postoje trenuci kada odstupe od zacrtanih ciljeva i sve aktivnosti uranjaju u haos. To se može dogoditi kako iz vanjskih razloga tako i iz razloga povezanih s pojedinačnim unutarnjim utjecajima: privremena promjena u toku razvoja projekta, pojava novog investitora s novom vizijom, pauza za vanredne poslove (npr. za izložbu). Zadatak GTD-a u timu je da se lako vrati na tačku u kojoj je bilo potrebno odmaknuti se od plana rada i nastaviti sa radom po starom.

“Dio GTD-a koji se bavi proučavanjem uma je prilično jednostavan, David (Alen) ga često naziva nekom vrstom memorije za 'mentalni RAM'. Kao da povremeno provjeravate vlastiti mozak da vidite šta vam drži pažnju, izvucite ga i pogledate ga. Kao da sastavljate ove liste prilika (projekata i sljedećih koraka) koje vam pružaju sigurnosnu mrežu kako biste osigurali da sve što radite radite kako treba iu vezi s pravilom dvije minute (ako možete uradite nešto za manje uradite to za manje od 2 minute - otprilike) i razmišljanje o sljedećoj radnji daje vam statički snimak vašeg radnog stanja, s kojim se lako možete vratiti na trenutak kada ste stali."

Postoje četiri glavne aktivnosti u razvojnom timu, koji sami po sebi djeluju kao elementi timskog GTD-a.

1. Regresijsko testiranje - testiraju se već ispravljeni dijelovi izvornog koda, kao i funkcionalnost funkcionalnosti povezane sa promijenjenim kodom. Kao dio ekstremnog programiranja, ilustruje GTD u smislu ponovljivosti, revizije i nedvosmislenosti.


2. Rad sa dokumentacijom - kreiranje i testiranje dokumentacije omogućava vam samo prenošenje važnih znanja i zadataka na papir. Ni korisnici, ni testeri, ni programeri ne moraju ih imati na umu - ako je potrebno, možete pogledati dokumentaciju i razjasniti nejasnu stvar ili pronaći odgovor na pitanje o radu programa.


3. Refaktoriranje koda je proces poboljšanja koda bez promjene funkcionalnosti. Pristalice ekstremnog programiranja sprovode periodična refaktoriranja kako bi poboljšali performanse programa, razumijevanje i čitljivost koda. Postoje kompanije i timovi koji izbjegavaju refaktoring. U većini slučajeva, to je zbog straha da će promjene u kodu dovesti do pada u sistemu. Ovakav pristup po pravilu dovodi do stagnacije i zastarjelosti programa.


4. Brainstorm. Proces koji se odvija u ovom ili onom obliku u bilo kom timu. Ovo je samo zbirka informacija i ideja. Tokom i nakon brainstorminga, mape uma se također mogu generirati.

U većini slučajeva, programer na poslu obavlja mnogo više zadataka od pisanja koda. Štaviše, što više iskustva i kvalifikacija ima, to mu se dodeljuju raznovrsniji zadaci. U nekom trenutku dolazi do krize kada dužnosti i obaveze počnu da opterećuju zaposlenog i značajno smanjuju njegovu produktivnost. Očigledno, protiv toga se može i treba boriti, i to ne direktivnim metodama i represivnim mjerama, već uz pomoć GTD-a koji ima za cilj evolucijsku promjenu u pristupu radu. Brojne recenzije onih koji su isprobali ovu metodu govore o značajnim poteškoćama na početku i ne manje značajnim uspjesima na kraju procesa. Na kraju krajeva, kaže se da se navika stvara za 21 dan. Zašto ne probati?

P.S.: U okviru konferencije biće moguće besplatno slušati online govor autora GTD metode Davida Allena i postavljati mu pitanja17. novembar (utorak) u 19:15 UTC. On će govoriti o GTD-ovom pristupu rješavanju preopterećenja informacijama i podijeliti najnovija istraživanja o ljudskoj produktivnosti.

Prema najnovijem Productivity Scan by Life Architect, GTD metodologija može povećati ličnu produktivnost i efikasnost za najmanje 20%.

GTD® je dokazao svoju vrijednost i za ličnu upotrebu i za organizacije u širokom spektru industrija. Uspješno ga primjenjuju i najviši menadžment i novozaposleni u kompanijama koje su uvrštene u TOP-50 Fortune liste.

Getting Things Done je tehnika upravljanja vremenom koju je osnovao David Allen i opisana u njegovoj istoimenoj knjizi.

Osnovna ideja metode je da osoba treba da rastereti glavu od nepotrebnih rutinskih informacija tako što će ih prenijeti na vanjski medij, bilo da se radi o ladicama s papirima, dnevniku ili.

David nudi neki algoritam koji se može koristiti za efikasnu obradu velike količine informacija, za organiziranje vašeg vremena.

Prema GTD metodi, bolje je raditi s dolaznim informacijama u nekoliko faza:

2. Obrada.

3. Organizacija.

5. Radnje.

Zaustavimo se detaljnije na ovim fazama.

Kolekcija

Glavna ideja je da svaki zadatak, ideja, informacija itd. dobijete od vas. moraju biti snimljeni na nekom mediju: na papiru, poštom, na laptopu ili džepnom računaru. Možda ćete koristiti različite alate za snimanje različitih ulaznih informacija. Ovo nije poenta. Glavne ideje su sljedeće:

Nećete ništa zaboraviti

Rasteretićete glavu od velike količine rutinskih informacija.

Informacije napisane na papiru mogu se prikupljati u ladicama, datotekama ili e-mailovima primljenim putem e-pošte u određene mape, i tako dalje, ovisno o alatima za prikupljanje.

Da bi ova šema funkcionirala, ladice sa dolaznim informacijama moraju se obraditi u nekom periodu, na primjer, jednom sedmično. Obradom tacni, zapravo ih praznite.

Na primjer, možete jednim klikom zapisati sve zadatke, ideje, bilješke u odjeljku "Zadaci" online organizatora.

Organizacija

Prikupljene informacije (korpa, poslužavnik, Inbox kontejner) obrađuju se striktno prema sljedećem algoritmu:

Uzmimo sljedeću gornju stavku u Inbox korpi.

Ako element zahtijeva radnju, a potrebno je malo vremena (do 5 minuta), onda je odmah izvršavamo.

Ako zadatak zahtijeva puno vremena, onda ga delegiramo nekome ili ga odlažemo.

Ako stavka “Primljeno” ne zahtijeva radnju, onda ovu stavku odbacujemo, stavljamo u ladicu (listu) “Možda jednog dana” ili ostavljamo ovu stavku negdje u arhivi kao referentnu informaciju.

Da bi se organizirao rad na onim zadacima koji zahtijevaju daljnje djelovanje, David Allen predlaže da se takvi zadaci razdvoje na nekoliko lista:

Sljedeće radnje

Trebali biste imati listu daljnjih konkretnih radnji koje treba poduzeti. Samo u ovom slučaju moći ćete da radite što efikasnije, "bruseći" veliki broj slučajeva.

U online organizatoru TimeMaster, slična lista je predstavljena listom zadataka

Projekti

Zadaci koji zahtijevaju više od jedne akcije za postizanje svojih ciljeva su u suštini projekti. Na primjer, da biste se pripremili za prezentaciju, trebate nazvati organizatore, platiti račun za sobu itd. Za svaki projekat treba identifikovati dalju akciju.

TimeMaster online organizator vam omogućava da podijelite zadatke u podzadatke u nekoliko sekundi.

Odloženo

Ako je zadatak delegiran ili se iz nekog razloga može završiti malo kasnije, onda takve zadatke treba staviti u posebnu listu.

TimeMaster online organizator ima kontakte pomoću kojih možete voditi liste zadataka.

Možda jednog dana

Postoje zadaci koji trenutno nisu relevantni, nejasno je da li će biti relevantni u budućnosti, ali takva mogućnost postoji. Takvi zadaci se stavljaju na posebnu listu.

U online organizatoru TimeMaster, možete organizirati takve liste za nekoliko sekundi koristeći kontekste.

David Allen preporučuje napuštanje klasičnog rigidnog rasporeda dana, kada je cijeli dan zakazan za nekoliko minuta. Ovakva vrsta planiranja rijetko je praktična jer u svakom trenutku možete biti ometeni i planovi se mogu promijeniti.

David vjeruje da su zadaci teški i fleksibilni.

Fleksibilni zadaci idite na jednostavnu listu. To su zadaci koji se mogu završiti u bilo kojem trenutku, tako da se mogu završiti po redu. Većina zadataka prosječne osobe spada u ovu kategoriju.

Teški zadaci- to su zadaci koji su vezani za određeno vrijeme. Na primjer, termin, konferencija, zakazani poziv, zadatak ističe.

Ima smisla ostaviti samo teške zadatke u kalendaru. Na početku dana vidite svoju listu kalendara i listu zadataka. Najpogodnije je kada se lista zadataka i kalendar nalaze na istoj stranici. Lakše je planirati na ovaj način. Ako na početku dana nema planiranih teških stvari, tada možete obavljati fleksibilne zadatke po redoslijedu: ovisno o raspoloživosti vremena, energije i resursa, obavljate zadatke od najvišeg do najnižeg prioriteta. Čim dođe vrijeme za težak zadatak, prekidate ga, izvršavate težak zadatak, a zatim se ponovo vraćate na izvršavanje zadataka na listi. Ovo je najfleksibilniji, najjednostavniji i najprikladniji način planiranja kada se radi o velikom broju slučajeva.

David također spominje planiranje odozgo prema dolje u svojoj knjizi. On koristi analogiju pregleda ciljeva, projekata i zadataka „iz zraka”:

1. tekući poslovi;

2. tekući projekti;

3. projektni zadatak;

4. naredne godine (1-2 godine);

5. petogodišnja perspektiva (3-5 godina);

Međutim, kako sam David priznaje, u svojoj knjizi glavni naglasak je na opisivanju metoda za obradu tekućih poslova i projekata, a posebne knjige treba dati strateškom planiranju. Inače, metode strateškog planiranja opisao je Steve Covey, ništa manje poznati svjetski stručnjak u oblasti upravljanja vremenom. To se navodi u članku o strateškom planiranju.

Više o GTD tehnici možete pročitati u istoimenoj knjizi Davida Allena, Getting Things Done, ili naučiti kako primijeniti ovu i druge tehnike u praksi koristeći online organizator i druge alate u našem video kursu.

Zašto je teško držati sve u glavi

Naša kratkoročna memorija je poput glavne memorije računara - potrebna je za rad sa hitnim zadacima, a njena zapremina je izuzetno mala. Istovremeno, u mogućnosti smo da obrađujemo u prosjeku, a radimo dobro i uopće samo sa 1-3. Istovremeno, količina informacija koje traže našu pažnju stalno raste. David Allen, autor knjige How to Get Things Done, ponavlja: "Vaš um je za stvaranje ideja, a ne za njihovo skladištenje." I to je jedan od ciljeva njegovog pristupa.

O internim obavezama

Prema autoru, glavni izvor stresa i negativnih emocija su neriješene ili narušene obaveze prema sebi ili drugima (u originalu ih Alen naziva otvorenim krugovima). Depresivne misli su još teže podnijeti od svijesti o količini posla koji moramo obaviti. Možete saznati više o odnosu između kognitivne funkcije, planiranja i rada u tijeku i.

"Svako zalaganje" tipa "trebalo bi, moglo ili treba", koje je samo u umu, stvara iracionalnu tenziju koja se ne može ukloniti, 24 sata dnevno, sedam dana u nedelji."

Alen također smatra da, za razliku od ručnog rada, intelektualni rad nema jasne granice. A nije čak ni da nakon napornog dana u kancelariji stalno razmišljate o radu od kuće. Za Allena, uopće ne postoji razlika između posla i dokolice. Po njegovoj logici, rad je sve ono čemu težimo da dovedemo stvarno stanje stvari. Najvažnije je, prije postavljanja ovih vaših zadataka, jasno razjasniti rezultate i odrediti korake za njihovo rješavanje.

Kako naučiti jasnije razmišljati

Prvi korak je rješavanje unutrašnjih obaveza. Filozofija Getting Things Done (GTD) pretpostavlja da se cijeli proces upravljanja poslom svodi na tri jednostavna principa.

Prvo morate osloboditi glavu - sakupite sve nedovršene misli i zadatke u vanjski sistem kojem vjerujete.

Zatim ih trebate razjasniti - odlučiti što ćete učiniti s ovim informacijama.

Učini to.

Pet koraka za razjašnjavanje teških problema

1. Kolekcija

Prikupite sva otvorena pitanja (i lična i profesionalna), nedovršena posla (u originalu opširna i neodređena riječ, u prijevodu - "nedovršena") i druge informacije koje vas samo zabrinjavaju. Pošaljite sve ovo u odjeljenje "Primljeno" - pouzdanu eksternu pohranu koja može biti i fizička (bilježnice, mape) i digitalna (svaka aplikacija za upravljanje zadacima prema zadanim postavkama sadrži mapu "Primljeno", na primjer, ili - ovo drugo je u potpunosti razvijen na bazi GTD). Dodajte ovome svoju poštu i instant messengere - svoje zadano prijemno sanduče.

Čuvanjem nedovršenih poslovnih informacija na nosaču oslobađate glavu. Glavna stvar je da ne pravite previše lista i da ih redovno ažurirate i obrađujete.

Čim pomislite na zadatak “trebao bih”, “trebao”, “trebao”, ovaj zadatak ide u kategoriju nedovršenih

2. Obrada

Obično nam informacije stižu tokom dana, ali je zgodnije da ih neko obradi ujutro, da ih pregleda uveče i tako dalje. Alen generalno preporučuje odvajanje ovih faza tokom vremena. Sam proces obrade informacija sastoji se od uzastopnih odgovora na pitanja.

"Šta je?" (definiranje vrste informacija - zadataka, bilješki ili ideja).

"Da li ovo zahtijeva akciju sada?" Neke od informacija uopće ne rade, samo ih treba baciti. Drugi dio se mora smjestiti u sistem kako bi se svijest oslobodila.

Ako nije potrebna nikakva radnja i informacije nisu potrebne, jednostavno ih se riješimo.

Ako nije potrebna nikakva radnja, ali su informacije potrebne, onda ih odgađamo kako bismo kasnije vratili. Da bi se to postiglo, GTD predlaže kreiranje foldera "Someday / Maybe" u koji se šalju svi planovi za budućnost - od lista knjiga, filmova i mjesta za putovanja do liste mogućih radnih i porodičnih projekata.

Druga opcija: podatke čuvamo kao referencu - za naše dalje akcije i projekte. Dobro poznate opcije kao što su Dropbox i Google Drive, kao i noviji alati kao što je Notebook su dobri za ovo.

Ako je potrebna akcija, ključno pitanje je "Koja je sljedeća akcija?" Ili to uradite odmah ako ne traje više od 2 minuta (5, možda 10 - vi odlučite), ili delegirajte nekoj prikladnijoj osobi i stavite je na "Listu čekanja".

Ako je za radnju potreban tačan datum, pošaljite je u Kalendar (Google kalendar, Apple kalendar, Microsoft Outlook su najočitiji). Radnje bez datuma isteka idu na listu Sljedeće radnje, koja je u suštini lista zadataka u vašem upravitelju zadataka ili bilježnici.

Koja je sljedeća akcija? Ovo je glavno pitanje za sve informacije koje prikupljate. Ako odgovorite tačno, imat ćete dosta toga za organizirati. "Sljedeća radnja" je sljedeća specifična, fizička radnja koju je potrebno izvesti da bi se napredovalo ka završetku određenog zadatka.

3. Organizacija

Kao rezultat obrade dobija se nekoliko kategorija skladišta koje čine vaš sistem.

Liste aktivnih radnji: kalendar (za radnje sa tačnim datumom) i lista zadataka - u upravitelju zadataka / bilježnici.

Spisak projekata – zadataka koji zahtevaju više od jedne radnje da se izvrši (većina menadžera zadataka ima nekoliko nivoa zadataka, što podrazumeva nivo projekata, međutim, samo lista – indeks projekata – će pomoći) i referentni materijali za ih - u bilo kojem prikladnom i dostupnom spremištu.

Lista čekanja je za zadatke koji zahtijevaju vašu pažnju, a ne učešće. Pored postavljanja podsjetnika za zadatke koji će postati relevantni u nekom trenutku u budućnosti - funkcija podsjetnika je također dostupna u većini aplikacija za zadatke.

Jednog dana/Možda lista - za zadatke koji mogu postati relevantni u budućnosti: zapravo, spisak svega što biste željeli raditi, a nemojte to raditi sada.

4. Pregled

Nakon prikupljanja, obrade i organizovanja, imate gotove algoritme za radnje u oblastima koje su za vas relevantne. Da bi sistem bio ažuran, potrebno ga je s vremena na vrijeme pregledati — prvenstveno kalendar i listu obaveza, kao i listu projekata, listu čekanja i listu obaveza. Pregledajte sve planove i liste sedmično, to će dati osjećaj integriteta i jasnoće uma: tako da ništa ne propustite i fokusirate se na glavnu stvar.

5. Izvršenje

U upravljanju tokovima posla, važno je pravilno odrediti prioritete zadataka. Kako bi shvatio šta i kada treba učiniti, Alen savjetuje da slijedite tri obrasca ponašanja.

Dodijelite određene kriterije zadacima: kontekst (na primjer, po mjestu: dom, kancelarija, prodavnica; ili priroda posla: pozivi, sastanci i tako dalje); raspoloživo vrijeme; dostupna energija; vašim ličnim prioritetima.

Posao obično znači jednu od tri stvari: radite ono što planirate, ili planirate posao, ili izvršavate zadatke kako se pojave. Ako u nekom trenutku zapnete, pokušajte procijeniti šta od sljedećeg radite i šta vrijedi učiniti.

Rad počinje odozdo prema gore, krećući se od nižeg reda ka višim ciljevima. Prvo vodite računa o svojim tekućim poslovima, a zatim - o područjima odgovornosti i pažnje (porodica, posao, zdravlje, prijatelji). Sada možete preuzeti planove za 1-3 godine unaprijed, nakon toga - za perspektivu za 5 ili više godina. Poslednji korak je da procenite svoju misiju i principe. Tako ćete, korak po korak, lakše razjasniti sve svoje poslove.