Anotacija: Darbas biure yra valdymo technologijos pagrindas. Biuro darbo pagrindai Kas yra darbas biure

Dokumentai atsirado atsiradus raštui. Nuo seniausių laikų mūsų valstybės teritorijoje saugomi dokumentai liudija apie įvairių asmenų ir valstybės gyvenimo aspektų dokumentavimą.

Kronika, pasakojantis apie Senosios Rusijos valstybės (IX-XII a.) ir Bizantijos santykius, praneša tarp jų sudarytų sutarčių turinį. Tai rodo, kad yra diplomatinių dokumentų. Diplomatiniai santykiai buvo užfiksuoti ir chartijose. Sertifikatas patikrino ambasadoriaus tapatybę ir jo įgaliojimus pasirašyti susitarimą.

Sulankstoma teisinės dokumentacijos sistema

XI amžiuje išskirtinis rašytiniai Rusijos teisės paminklai: Rusijos tiesa, Jaroslavo tiesa, Jaroslavičiaus tiesa. Iki XII amžiaus pradžios. jie buvo sujungti į Trumpa tiesa.

Svarbu žinoti, kad privačios nuosavybės apsaugai teikiama didelė reikšmė privertė jos nuosavybės faktą užfiksuoti įvairiose chartijose. Chartijose taip pat buvo užfiksuotos pirklių privilegijos, bažnyčios pajamos, įvairūs susitarimai, testamentai.

Feodalinio susiskaldymo laikotarpiu (XIII-XV a.) feodalinių santykių raida užfiksuota m. privatinės teisės aktai(indėliai, žemės ir kito turto pardavimo aktai, įkeistos hipotekos, skolintos obligacijos, paslaugų užstatai, skolinantis pinigus, kilnojamąjį ir nekilnojamąjį turtą, pilni pardavimo į vergiją aktai, atleidimo iš atostogų raštai ir kt.) kunigaikštystės buvo nustatytos sutartyse didieji ir apanažiniai kunigaikščiai. Kuriami rašytiniai teisės paminklai - nuosprendžio raštai. Aukščiausia valdžia autoritetingus nurodymus savo pavaldiniams įrašė m dekreto raštai. Teismų veiklą lydėjo pasaulio „teisinių laiškų, neteisminių laiškų“ teismų sąrašų sudarymas.

Bus klerkai – žmonės, kurie moka dirbti su dokumentais.

Dokumentai buvo pagrįsti brangia medžiaga - pergamentas. Verta paminėti, kad jis buvo pagamintas iš ožkos arba veršienos, o geriausios veislės buvo pristatytos iš Hanzos miestų ir Graikijos. Verta pasakyti, kad taupant pinigus, vertės ir prasmės praradęs tekstas buvo nuvalytas, o pergamento lapas panaudotas pakartotinai.

Tai buvo patirties kaupimo dokumentų rengimo srityje metas, kai susiformavo dokumentų rengimo tradicijos, nusistovėjo jų tvirtinimo būdai - parašai, segės, antspaudai, atsirado dokumentų rašymo etapai - juodraštis ir baltas. popierius. Tuo pačiu negalima kalbėti apie biuro darbą kaip apie tam tikrų taisyklių sistemą senosios Rusijos valstybės gyvavimo ir feodalinio susiskaldymo metu. Tai tradicijų ir papročių kaupimo dirbant su oficialiais dokumentais laikotarpis.

Rusijoje susideda iš kelių laikotarpių:

ikirevoliucinis biuro darbas (XVI – XX a. pradžia);
sovietinis biuro darbas (1917-1991 spalio mėn.);
posovietinis laikotarpis (1991 m. – dabar)

Biuro darbas ikirevoliucinėje Rusijoje

Biuro darbas ikirevoliucinėje Rusijoje apima tris etapus:

pirmasis etapas - užsakymo popierizmas (XVI - XVII a.);
antrasis etapas – koleginis biuro darbas (XIII a.);
trečiasis etapas - vykdomojo biuro darbas (XIX - XX a. pradžia)

[[1917 m. spalio mėn.|1917 m. spalio mėn.]] įvykiai. radikaliai pakeitė valdžios institucijų sistemą Rusijoje. Visos Rusijos sovietų kongresas tapo aukščiausia valstybės valdžios institucija. Vykdomoji institucija tarp suvažiavimų buvo Visos Rusijos centrinis vykdomasis komitetas (VTsIK) Aukščiausias valdymo organas vadinosi Liaudies komisarų taryba (Sovnarkom) Sektoriniais valdymo organais buvo liaudies komisariatai (Liaudies komisariatas) Vietos valdžios organai buvo provincijų ir rajonų. tarybos, o vyriausybės organai buvo jų vykdomieji komitetai (vykdomieji komitetai)

Pirmieji sovietų valdžios metai pasižymėjo naujosios valdžios iškeltus uždavinius atitinkančių biuro darbo organizavimo taisyklių paieška.

Buvo paskelbti dekretus, reglamentuojantis teisėkūros veiklos tvarką (Liaudies komisarų tarybos 1917 m. spalio 30 d. potvarkis „Dėl įstatymų tvirtinimo ir paskelbimo tvarkos“, Liaudies komisarų tarybos 1918 m. lapkričio 18 d. potvarkis „Dėl įsigaliojimo laiko. įstatymų ir vyriausybės įsakymų galia“) Oficialių sovietinių dokumentų rengimo tvarka nustatyta Liaudies komisarų tarybos 1918 m. kovo 2 d. nutarimu „Dėl valstybės institucijų formų formos“; antspaudų naudojimo tvarka pagal Visos Rusijos centrinio vykdomojo komiteto ir Liaudies komisarų tarybos 1922 m. liepos 6 d. nutarimus „Dėl antspaudų su valstybės herbu naudojimo tvarkos“. 1918 m. gruodžio 8 d. Darbininkų ir valstiečių gynimo tarybos dekretu „Dėl tikslaus ir greito centrinės valdžios įsakymų vykdymo bei kanceliarinės biurokratijos panaikinimo“ buvo siekiama sumažinti dokumentų srautą ir įpareigoti juos pakeisti. susirašinėjimo telefonu pokalbiais, dalykinių dokumentų su telefono žinutėmis ir visų administracinių dokumentų kontrolės nustatymo. Visos sovietinės institucijos privalėjo tiksliai ir neabejotinai vykdyti centrinės valdžios potvarkius ir įsakymus. To paties tikslo siekė ir 1918 m. gruodį Valstybės kontrolės liaudies komisariato Teisės konsultaciniame skyriuje Susirinkimas dėl tarnybinio darbo supaprastinimo sovietinėse įstaigose parengtu potvarkiu „Dėl tarnybinio darbo ir susirašinėjimo supaprastinimo sovietinėse įstaigose“.

1920–1930 m metai buvo ypatingas laikotarpis sovietinio biuro darbo raidoje, nes tai buvo masinio judėjimo, vadinamo, laikas mokslinis darbo organizavimas(KARŠTAS) ir vadybinio darbo mokslinis organizavimas(NOUT) NOUT judėjimas turėjo didelės įtakos biuro darbo formavimuisi ir plėtrai.

Kaip šio judėjimo dalis, buvo atidaryti mokslinių tyrimų institutai: Taganrog ir Kazanės mokslo darbo organizavimo institutai. Darbo su NOT koordinavimas buvo patikėtas Darbo mokslinio organizavimo tarybai (Sovnot), sukurtai prie Darbininkų ir valstiečių inspekcijos liaudies komisariato (NKRKI) valdybos 1923 m.

Šiuo laikotarpiu susikūrė visuomeninės organizacijos, kurios sprendė valdymo klausimus: Administracijos darbuotojų klubas, Buhalterių asociacija, Administracijos darbuotojų asociacija.

Išskyrus tai, kas išdėstyta aukščiau, kaip NUT judėjimo dalis, kiekvienoje didelėje institucijoje ir įmonėje sukuriami NUT ląstelės (biurai, sektoriai ir kt.).

Buvo leidžiami žurnalai, kurių puslapiuose buvo nagrinėjamos vadybos ir darbo su dokumentais problemos: „Atkreipkite dėmesį, kad valdymo technologija“, „Organizavimo ir valdymo klausimai“, „Sistema ir organizacija“, „Laikas“, „Darbo organizavimas“. Išleidžiama daug literatūros biuro valdymo klausimais. Tarp jų buvo pagrindinės teorinės studijos ir biuro darbo vadovai studentams ir praktikams.

XX amžiaus 2 dešimtmetyje buvo išleisti teisės aktai, kuriuose, be kita ko, atsispindėjo dokumentacijos klausimai: 1924 m. SSRS Konstitucija išaiškino valdžios ir administracinių organų leidžiamų dokumentų rūšis ir jų paskelbimo tvarką. Visos Rusijos SSRS centrinio vykdomojo komiteto dekretais buvo nustatyta nacionalinių respublikų ir regionų teisė vykdyti biuro darbą valdžios institucijose nacionalinėmis kalbomis. Už respublikos ribų siunčiami dokumentai turėjo būti rašomi dviem kalbomis: rusų ir tautine arba tik rusų kalba.

Svarbu žinoti, kad 1925 m. įsteigta akcinė bendrovė prie NKRKI turėjo didelę reikšmę sovietinio biuro darbo plėtrai. Valstybinis organizacinės statybos biuras(Orgstroy)

Pagrindinė Orgstroi veikla buvo biuro darbo racionalizavimas.

Norint įgyvendinti Orgstroi veiklos rezultatus, reikėjo jų teorinio pagrindimo, pagrįsto rimtu moksliniu pagrindu.

Tokia institucija prie NKRKI buvo sukurta 1926 m Valdymo technologijos institutas(ITU)

ITU glaudžiai bendradarbiavo su Orgstroi. Orgstroi taikė metodus ir apklausas, ITU praktikoje sukurtus moksliškai pagrįstus biuro darbo tobulinimo metodus, įdiegė juos į institucijų veiklą: tiesioginio stebėjimo, apklausos (interviu), įrašymo, fotografavimo, darbo dienos savifotografavimo metodą, laiko matavimas. Visi šie metodai šiuo metu taikomi tiriant biuro valdymo sistemą, analizuojant ir rengiant racionalizavimo pasiūlymus.

IN 1928 ITU miestas kartu su RSFSR centriniu archyvu parengė „Archyvinio darbo organizavimo RSFSR valstybinėse, profesinėse ir kooperatinėse įstaigose ir įmonėse taisykles“. Taisyklės turėjo didelę reikšmę organizuojant nuolatinį dokumentų saugojimą biuro darbe, taip pat nustatė jų naikinimo tvarką.

IN 1931 ITU miestas parengė „Bendrųjų dokumentų ir dokumentų srauto taisyklių“ projektą, kuriame numatomos vienodos biuro darbo taisyklės visos šalies mastu. Tai buvo pirmasis bandymas sukurti vieningą kanceliarinio darbo sistemą, nes „Bendrosios taisyklės...“ turėjo tapti normatyviniu pagrindu rengiant raštvedybos nurodymus kiekvienai sovietinei įstaigai ir įmonei. Tačiau dėl ITU likvidavimo 1932 m. balandį taisyklės nebuvo galutinai parengtos ir patvirtintos. Likvidavus ITU SSRS, nebuvo vieno biuro valdymo mokslinės plėtros centro.

Kanceliarinio darbo istorijoje prasidėjo ilgas žinybinio darbo oficialiais dokumentais reglamentavimo laikotarpis, tuo metu kiekvienas skyrius raštinės darbo organizavimo klausimus spręsdavo savaip.

Didelę įtaką dokumentacijos procesams padarė 1936 m. Konstitucija, kuri pirmą kartą sovietų valdžios metais įteisino administracinių dokumentų hierarchiją, aiškiai apibrėždama, kokių rūšių administracinius dokumentus turi išduoti konkreti vyriausybės ir valdymo institucija, taip pat įstaigos, organizacijos ir įmonės.

IN 1943 SSRS Vyriausioji archyvų direkcija dar kartą bandė kurti vienodi darbo su oficialiais dokumentais standartai. Parengtas projektas „Dokumentinės dalies įrengimo ir dokumentinės medžiagos apsaugos dabartiniame TSRS įstaigų, organizacijų ir įmonių biuro darbe instrukcijos“. Kartu dokumentas nebuvo patvirtintas ir šį kartą.

Pirmasis buvo išleistas tais pačiais metais standartinių valdymo dokumentų sąrašas, kuriame buvo nustatyti jų saugojimo terminai. Sąrašas tapo pagrindu tiriant dokumentų vertę tiek biure, tiek archyve.

Nereikia pamiršti, kad svarbus sovietinio biuro darbo raidos etapas buvo SSRS Vyriausybės 1959 m. vieningos valstybės įstaigų valdymo sistemos šalies įstaigoms ir įmonėms sukūrimas remiantis plačiai paplitusiu techninių priemonių naudojimu. 1963 m. liepos 25 d. SSRS Ministrų Tarybos dekretu „Dėl priemonių archyviniams reikalams SSRS gerinti“ Vyriausioji archyvų direkcija prie SSRS Vyriausybės (GAU SSRS) buvo paskirta vadovaujančia organizacija SSRS Vieningos valstybinės dokumentų tvarkymo sistemos (SSRS) sukūrimas 1966 m. Sukurtas Visasąjunginis dokumentacijos ir archyvavimo mokslinio tyrimo institutas (VNIIDAD), kurio pagrindinis tikslas buvo Vieningo valstybinio duomenų lapo sukūrimas.

Svarbu pažymėti, kad tuo pat metu pradedamas spręsti ir personalo rengimo klausimas: daugelyje vidurinių mokyklų nuo 1962/63 mokslo metų. Prasidėjo specialybės „Biuro vadyba“ studentų mokymas. 1964 m. Maskvos valstybiniame istorijos ir archyvų institute (MGIAI) buvo atidarytas pirmasis SSRS Viešųjų dokumentų tvarkymo (VGD) skyrius, rengiantis aukštąjį išsilavinimą turinčius specialistus, reikalingus dirbti su valdymo dokumentais.

Nuo to laiko VNIIDAD kuria normatyvinę ir metodinę kanceliarinio darbo bazę, FGD (šiuo metu – Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto Dokumentų valdymo fakultetas) rengia specialistus dirbti su dokumentais.

Pažymėtina, kad glaudus MGIAI ir VNIIDAD bendradarbiavimas turėjo didelės įtakos buitinės biuro darbo raidai jau aštuntajame ir devintajame dešimtmečiuose. Pradėtas sistemingas, kryptingas teorinių ir metodinių dokumentų valdymo problemų tyrimas, kuris buvo įkūnytas specifinėse taikomosiose nacionalinio pobūdžio raidose.

Neturėtume pamiršti, kad svarbiausia iš jų buvo Vieninga valstybinė biuro darbo sistema(EGSD), patvirtintas SSRS mokslo ir technologijų komiteto 1973 m. rugsėjo mėn.
Verta paminėti, kad pagrindinės Vieningos valstybinės duomenų bazės nuostatos yra moksliškai sutvarkytas taisyklių, standartų, rekomendacijų rinkinys, kuris nustatė ir reglamentavo biuro procesų organizavimą TSRS įstaigose, organizacijose ir įmonėse. Pagrindinis jos tikslas – vieningais pagrindais tobulinti biuro darbo organizavimą, įvedant vienodas darbo su dokumentais formas ir būdus.
Pažymėtina, kad pagrindinėse Vieningos valstybės duomenų bazės nuostatose buvo nustatytos valdymo veiklos dokumentavimo taisyklės (taikomos tik organizaciniams ir administraciniams dokumentams), pateiktos darbo su dokumentais organizavimo rekomendacijos, nustatyti biuro darbuotojų darbo organizavimo pagrindai. ir biuro procesų mechanizavimas. Pirmą kartą per pastaruosius dešimtmečius buvo sukurta visapusiška biuro valdymo sistema, kuri buvo visos šalies pobūdžio, bet, deja, negavo oficialaus statuso.

IN 1988 g) SSRS Pagrindinio archyvo vadovybė patvirtino antrąjį jo leidimą, pavadintą Vieninga valstybine valdymo dokumentacijos palaikymo sistema (USSDOU) Verta pasakyti, kad USSDOU nuostatos galiojo visoms dokumentacijos sistemoms, įskaitant dokumentus, sukurtus kompiuterinės technikos ir mikrografijos priemonės.

Antroji reikšminga biuro darbo tobulinimo sritis buvo valdymo dokumentacijos sudėties ir taisyklių suvienodinimas ir standartizavimas, kuris buvo aktyviai plėtojamas nuo aštuntojo dešimtmečio.

Pirmieji organizacinės ir administracinės dokumentacijos (ORD) GOST standartai įsigaliojo 1972 m. - GOST 6.38-72 „Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema.
Verta paminėti, kad pagrindinės nuostatos“ ir GOST 6.39-72 „Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Formos pavyzdys“.

Kuriant vieningą organizacinio ir administracinio dokumentavimo sistemą (USORD), šie GOST buvo patvirtinti nauja redakcija 1978 m., o 1990 m. pataisyti ir sujungti į GOST 6.38-90 „Vieninga dokumentų sistema. Organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“. Eksploatacinių dokumentų standartai nustatė detalių sudėtį, jų projektavimo ir išdėstymo taisykles, reikalavimus blankams, dokumentų tekstams ir spausdinimo įrenginiais parengtiems dokumentams.

Atskira darbo su dokumentais tobulinimo sritis buvo biuro darbe ir archyvavime vartojamų terminų suvienodinimas. Sąvokų aiškinimas tapo nedviprasmiškas dėl GOST 16487-70 „Biuro darbas ir archyvavimas. Atkreipkime dėmesį, kad terminai ir apibrėžimai“ (peržiūrėta 1983 ir 1998 m.) Suvienodinta terminija leidžia vienareikšmiškai suvokti tiek norminius, tiek metodinius dokumentus ir specialiąją literatūrą. Oficialūs terminai taip pat naudojami kuriant vietinius norminius dokumentus bet kurioje organizacijoje.

Nuo 1970-ųjų kompiuterinės technologijos buvo pradėtos diegti į valdymą ir dėl to automatizuotų valdymo sistemų (ACS) kūrimas pradėjo spręsti valdymo ir gamybos problemas. Diegiant automatizuoto valdymo sistemas reikėjo suvienodinti dokumentus. Aštuntojo dešimtmečio viduryje buvo patvirtintos pirmosios unifikuotos dokumentacijos sistemos (UDS) – tai pagal vienodas taisykles ir reikalavimus sukurti tarpusavyje susijusių dokumentų rinkiniai, kuriuose yra tam tikros veiklos srities valdymui reikalinga informacija. Medžiaga buvo paskelbta http://site

Verta pasakyti, kad visas USD sąrašas pateiktas All-Union Classification of Management Documentation (OKUD), paskelbtame 1983 m.

Į USD buvo įtraukta vieninga organizacinio ir administracinio dokumentavimo sistema (USORD). Verta paminėti, kad į ją buvo įtrauktas GOST 6.15.1-75 „Pagrindinės nuostatos“, nustatantis USORD paskirtį ir sudėtį, reikalavimus formoms ir tekstams. dokumentai, jų tvirtinimo ir registravimo taisyklės; GOST 6.38-75, GOST 6.39-75, taip pat vieningų dokumentų formų ir jų naudojimo gairių albumas.

Ypatinga šios sistemos reikšmė yra jos beveik visuotinis taikymas institucijose, organizacijose ir įmonėse.

Devintajame dešimtmetyje buvo peržiūrėta dokumentų saugojimo dokumentų tvarkymo ir archyvų norminė ir metodinė bazė. 1986 metais buvo paskelbtos „Pagrindinės skyriaus archyvų veiklos taisyklės“, kuriose buvo pateiktos dokumentų saugojimo, dokumentų formavimo į bylas, jų nagrinėjimo, fiksavimo ir archyvo sudarymo taisyklės. 1989 metais išleistas „Valstybės komitetų, ministerijų, departamentų, įstaigų, organizacijų ir įmonių veikloje sugeneruotų standartinių dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimo terminus“, kuris tapo ir praktiniu vadovu kiekvienai dokumentų tvarkymo tarnybai organizuojant dokumentų saugojimą. dokumentus.

Devintajame dešimtmetyje buvo sukurti biuro darbo operacijų laiko standartai. Remiantis nustatytomis darbo sąnaudų formulėmis, buvo galima apskaičiuoti kiekybinę biuro darbuotojų sudėtį.
Verta paminėti, kad to pagrindas buvo SSRS Valstybinio darbo ir socialinio komiteto Centrinio darbo standartų biuro parengti 1988 m. išleisti Integruoti biuro darbo laiko normatyvai ir vieningi darbo laiko normatyvai (gamyba) rašomąja mašinėle. Problemos.

Biuro darbas šiuolaikinėje Rusijoje

Biuro darbo plėtra 1970–80-aisiais buvo biuro darbo organizavimo Rusijos Federacijoje pagrindas.

Šiam trečiajam biuro darbo istorijos etapui pirmiausia būdingi reikšmingi pokyčiai socialinėje ir ekonominėje srityse. Nuo 1990-ųjų Rusijoje pradėjo aktyviai kurtis nevyriausybinės organizacijos (akcinės bendrovės, akcinės bendrovės, unitarinės įmonės ir kt.), daugumoje šių organizacijų biuro darbas buvo kuriamas iš naujo. Nuo 1990-ųjų pradžios Rusijos Federacijoje Pradėjo kurtis įstatyminė ir reguliavimo sistema, kuriame buvo nustatyti reikalavimai tiek dokumentams, tiek darbui su jais.

Pradedant studijuoti kursą, pirmiausia reikėtų susipažinti su pagrindiniais profesiniais terminais ir apibrėžimais, su kuriais nuolat susiduriama dirbant su dokumentais.

Biuro darbas – tai veiklos šaka, teikianti dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą.

Iš pradžių šis terminas atsirado žodinėje kalboje (manoma, XVII a.) ir reiškė bylos sprendimo (pagaminimo) procesą: „bylos pateikimas“ – problemos sprendimas. Priimant sprendimą iškilo poreikis konsoliduoti rezultatą, pavyzdžiui, pasiektą susitarimą. Nuo seniausių laikų tam buvo kuriami dokumentai, nes ištartas žodis yra trumpalaikis, gali būti pamirštas, persiduodant iškraipomas ar nesuprastas. Jau XVI a. vartojamas žodis atvejis kaip su kokiu nors reikalu ar klausimu susijusių dokumentų rinkinys. Pirmą kartą šioje sąvokoje žodis „aktas“ dokumentuose buvo įrašytas 1584 m.

Šiuolaikinis biuro darbas apima:

Savalaikio ir teisingo dokumentų (dokumentacijos) sukūrimo užtikrinimas;

Darbo su dokumentais organizavimas (priėmimas, perdavimas, tvarkymas, apskaita, registravimas, kontrolė, saugojimas, sisteminimas, dokumentų paruošimas archyvavimui, sunaikinimas).

Pastaraisiais dešimtmečiais šis terminas buvo vartojamas kartu su terminu „biuro darbas“. valdymo dokumentacija(ŽEMYN). Jo atsiradimas siejamas su kompiuterinių sistemų įdiegimu į valdymą ir jų organizaciniu, programiniu ir informaciniu palaikymu, siekiant priartinti jį prie kompiuterinėse programose ir literatūroje vartojamos terminijos. Šiuo metu terminai „popierizmas“ ir „dokumentacijos tvarkymas“ yra sinonimai ir vartojami tai pačiai veiklai apibūdinti. Abu terminus galima rasti, pavyzdžiui, dokumentų, reglamentuojančių dokumentacijos procesų organizavimą, pavadinimuose: „Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema“ ir „Standartiniai nurodymai biuro darbui Rusijos Federacijos ministerijose ir departamentuose“.

Dokumentacija yra dokumento kūrimo ir apdorojimo procesas. Valstybinis standartas dokumentaciją apibrėžia kaip „informacijos įrašymą įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles“.

Poreikis fiksuoti informaciją atsirado tarp žmonių senovėje. Iki šių dienų išliko įvairių epochų „dokumentai“, sukurti ant molio lentelių, beržo žievės, akmeninių stelų ir kt. Skirtingi buvo ir informacijos taikymo būdai: piešimas, grafika, rašymas. Šiuo metu vadybos praktikoje jie daugiausia naudoja dokumentus, sukurtus bet kokiu rašymo būdu – rašytus ranka, spausdinti, spausdinti, kompiuteriu, taip pat naudojant grafiką, piešinius, nuotraukas, garso ir vaizdo įrašus bei ant specialių medžiagų (popieriaus, juostos ir fotojuostos). , magnetinė juosta, diskas ir kt.). Mokslo disciplina, tirianti dokumentacijos ir laikmenų metodų kūrimą, yra dokumentų valdymas

Darbo su dokumentais organizavimas - dokumentų judėjimo valdymo aparate užtikrinimas, jų panaudojimas informaciniams tikslams ir saugojimas. Terminas valstybės standarte apibrėžiamas kaip „dokumentų srauto, saugojimo ir naudojimo organizavimas dabartinėje įstaigos veikloje“.

Dokumentų srautas standartiniai skambučiai dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki užbaigimo vykdymas ar išsiuntimas. Dokumentų apdorojimo technologija apima:

Dokumentų priėmimas ir pirminis tvarkymas;

Preliminarus jų svarstymas ir paskirstymas;

Dokumentų registravimas;

Dokumentų vykdymo kontrolė;

Informacija ir informaciniai darbai;

Dokumentų įforminimas;

Jų išsiuntimas;

Dokumentų sisteminimas (bylų formavimas) ir einamasis saugojimas.

Panagrinėkime kai kurias iš išvardytų sąvokų. Taigi, Registracija reiškia apskaitos duomenų apie dokumentą registravimas nustatyta forma, jo sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo fakto fiksavimas, dokumentų įforminimo kontrolė - veiksmų, užtikrinančių savalaikį jų įvykdymą, visuma, bylos formavimas - vykdomų dokumentų grupavimas į grupes. byla pagal bylų nomenklatūrą (sisteminis organizacijoje pradėtų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo laikotarpius, surašytas nustatyta tvarka) ir dokumentų sisteminimas byloje.

Bet koks valdymo sprendimas visada yra pagrįstas informacija apie nagrinėjamą klausimą ar valdomą objektą. Informacija yra identiška sąvokoms: „duomenys“, „informacija“, „rodikliai“. Teisiškai nustatytas šis terminas:

„Informacija – tai informacija apie asmenis, objektus, faktus, įvykius, reiškinius ir procesus, nepriklausomai nuo jų pateikimo formos“.

Kiekvienoje žmogaus veiklos srityje informacija turi savo specifiką, todėl ji atitinkamai skirstoma į medicininę, mokslinę, techninę, technologinę ir kt. Federalinėse institucijose ir vadovybėje, institucijose, organizacijose ir įmonėse (nepriklausomai nuo veiklos krypties). ir nuosavybės forma) valdymo informacija, kuri naudojama bet kuriam objektui ar struktūroms valdyti. Valdymo informacijai keliami keli reikalavimai: išsamumas, efektyvumas, patikimumas, tikslumas, nukreipimas, prieinamumas žmogaus suvokimui.

Dokumentai naudojami įvairiose veiklos srityse, žinių šakose, gyvenimo srityse ir yra daugelio mokslo krypčių tyrimo objektas. Todėl sąvokos „dokumentas“ turinys yra daugiareikšmis ir priklauso nuo pramonės, kurioje jis naudojamas ir kokiais tikslais. Taigi teisininkams dokumentas – tai visų pirma būdas ką nors įrodyti ar paliudyti, istorikui – istorijos šaltinis, kibernetikos dokumentininkas – informacijos nešėjas, o vadybos srities specialistai jį laiko kaip dalyką. valdymo sprendimų fiksavimo ir perdavimo priemonės.

Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“ pateikiamas toks sąvokos „dokumentas“ apibrėžimas:

dokumentas - Tai informacija, įrašyta į materialią laikmeną su duomenimis, leidžiančiais ją identifikuoti. Tas pats apibrėžimas pateiktas valstybiniame terminų ir apibrėžimų standarte „Biuro darbas ir archyvavimas“. Norint išsamiau apibūdinti „dokumento“ sąvoką, „rekvizitų“ sąvoka taip pat turėtų būti išplėsta.

Kiekvienas dokumentas susideda iš kelių jį sudarančių elementų, kurie vadinami rekvizitais (vardas, pavardė, autorius, adresatas, tekstas, data, parašas ir kt.). GOST nustato tokį apibrėžimą:

Dokumento detalės - reikalingas dizaino elementas oficialus dokumentas?

Įvairūs dokumentai susideda iš skirtingų detalių rinkinių. Rekvizitų skaičių lemia dokumento sukūrimo tikslai, paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai. Daugelio dokumentų detalių skaičius yra griežtai ribojamas. Daugeliui dokumentų detalių skaičių ir sudėtį nustato teisės aktai ir norminiai aktai. Bet bet kuriuo atveju, kaip matyti iš apibrėžimo, materialioje laikmenoje įrašyta informacija turi būti įforminta įvedant reikiamus duomenis. Tik tada jis tampa dokumentu.

Dokumentų moksle dokumentas laikomas faktų, įvykių, objektyvios tikrovės reiškinių ir žmogaus psichinės veiklos bet kokiu patogiu būdu fiksavimo (parodymo) ant specialios medžiagos rezultatu.

Dokumentai, įrašę (rodomi) informaciją, tuo užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, galimybę perduoti kitam asmeniui, pakartotinai naudoti, pakartotinai ir pakartotinai grąžinti į ją laikui bėgant. Jos veikia įvairias žmogaus veiklos sritis ir skirstomos į tekstines ir grafines, tradicines (ranka, spausdinimo mašinėle) ir kompiuterines laikmenas, mokslines, technines, asmenines ir tarnybines ir kt.

Oficialūs dokumentai - Tai juridinių ar fizinių asmenų sukurti, nustatyta tvarka įforminti ir patvirtinti dokumentai. Tarp jų yra speciali kategorija pareigūnas (vadovas) dokumentai, kurie valstybiniame standarte apibrėžiami kaip oficialūs dokumentai, naudojami dabartinėje organizacijos veikloje.

Kaip informacijos nešėjai, dokumentai yra nepakeičiamas bet kurios įstaigos, įmonės, bet kurios įmonės vidaus organizavimo elementas, užtikrinantis jų struktūrinių dalių ir atskirų darbuotojų sąveiką. Jie yra valdymo sprendimų priėmimo pagrindas, yra jų įgyvendinimo įrodymas ir apibendrinimų bei analizės šaltinis, taip pat medžiaga informaciniams ir paieškos darbams. Valdymo veikloje dokumentas veikia ir kaip darbo objektas, ir kaip darbo rezultatas.

RF ŠVIETIMO IR MOKSLO MINISTERIJA

Maskvos valstybinis technologijos ir vadybos universitetas

skyrius ekonomika, verslas ir teisė

TESTAS

Pagal discipliną : Valdymo veiklos dokumentavimas

Tema Įrašų tvarkymas yra valdymo technologijos pagrindas

Atlieka studentas 1 kursą

Arakcheeva Marina Anatolyevna

Fakultetas: ekonomika ir verslumas

specialistas. organizacijos valdymas

Šifravimas: 080507

3 įvadas

1. Esamos biuro darbo būklės įvertinimas 3

2. Biuro darbo organizavimą ir technologijas įtakojantys veiksniai įvairių valdymo lygių įstaigose 4

3. Organizaciniai, teisiniai, socialiniai ir psichologiniai biuro darbo aspektai 5

4. Dokumentacijos palaikymas valdymui. Pagrindiniai ikimokyklinio ugdymo įstaigos uždaviniai ir funkcijos 11

5. Valdymo dokumentacijos paslaugų struktūra ir jų funkcijos 13

6. Sąvokos „vadybos dokumentacijos parama“ (DOU) ir „biuro darbo“ sąvokos skirtumai 15

7. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų sąsajos su automatizuoto dokumentų apdorojimo technologija 16

8. Vadovavimo darbo mokslinis organizavimas kaip vadybos ir biuro darbo efektyvumą didinantis veiksnys 18

9. Archyvų įstaigų veikla teikiant dokumentų tvarkymo paslaugų reglamentavimo ir metodinę pagalbą 22

23 išvada

Literatūra 24

ĮVADAS

Savo darbe turite išspręsti keletą problemų:

Įvertinti esamą dokumentų tvarkymo būklę;

Nustatyti veiksnius, turinčius įtakos biuro darbo organizavimui ir technologijoms įvairių valdymo lygių įstaigose;

Apibūdinti organizacinius, teisinius, socialinius ir psichologinius biuro darbo aspektus;

Pateikti valdymo dokumentacijos sampratą, nustatyti pagrindinius ikimokyklinio ugdymo įstaigų uždavinius ir funkcijas;

Apsvarstyti valdymo dokumentacijos paslaugų struktūrą ir jų funkcijas;

Atskirkite sąvokas „vadybos dokumentacija“ (DOU) ir sąvoką „darbas biure“;

Nustatyti ryšį tarp ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir automatizuoto dokumentų apdorojimo technologijos;

Vadovavimo darbo mokslinį organizavimą laikyti veiksniu, didinančiu vadybos ir biuro darbo efektyvumą;

Apsvarstykite archyvų institucijų veiklą, teikiant normatyvinę ir metodinę dokumentų tvarkymo paslaugų pagalbą.

1. Esamos biuro darbo būklės įvertinimas

Biuro darbo būklę ir bendrą vadovų bei specialistų aptarnavimo kultūrą daugiausia lemia sekretorės-asistentės darbo kokybė, kuri, savo ruožtu, priklauso nuo jo organizavimo lygio. Praktikoje sekretorius-asistentas arba visiškai (arba iš esmės) atlieka valdymo aparato ar viso didelio struktūrinio padalinio raštvedybą, vykdydamas vadovo sekretoriaus funkcijas, arba atlieka tik vadovo funkcijas. sekretorė. Vyrauja pirmasis sekretoriaus-referento veiklos tipas. Sekretorės-asistentės darbas pasižymi atliekamų funkcijų ir operacijų platumu ir įvairove. Pirma, sekretorės darbas reikalauja gebėjimo greitai pereiti nuo vieno darbo prie kito: registruoti dokumentus, pokalbius telefonu, spausdinti, dirbti su faksais, priimti lankytojus ir pan. Antra, sekretoriaus padėjėja per darbo dieną bendrauja su gana dideliu ratu žmonių. Trečia, sekretorius-asistentas, be tiesioginio vadovo nurodymų, dėl savo veiklos pobūdžio dažnai turi vykdyti ir kitų asmenų nurodymus. Tokia situacija sukuria papildomų sunkumų sekretoriaus-asistento darbe, todėl jo pareigos ir teisės turi būti ypač griežtai apibrėžtos ir įtvirtintos pareigybės aprašyme.

Informacinės technologijos iš esmės pakeitė šiuolaikinį biuro darbą, atsirado nauja jo kokybė ir reikalavimas. Vis dar nėra nacionalinių reikalavimų elektroninėms dokumentų valdymo sistemoms, naudojamoms net valstybinėse įstaigose, taip pat nėra standartinių biuro darbo organizavimo taisyklių administracinėse įstaigose. Ryškus pavyzdys yra didžiulis terminų skaičius vyriausybinių įstaigų dokumentų valdymo paslaugų pavadinimuose: dokumentų palaikymo skyrius, bendrasis skyrius, biuras ir kt. Tačiau valstybės aparatas yra vienas mechanizmas valstybei valdyti iš apačios į viršų. Be to, yra apie 70 biuro automatizavimo programinės įrangos gamintojų, kurie veikia pagal savo taisykles. Bet nėra tokio produkto kokybės įvertinimo. Todėl jau seniai reikia sukurti nacionalinį biurų automatizavimo sistemų standartą, bent jau valstybinėse įstaigose naudojamoms sistemoms.

2. Biuro darbo organizavimą ir technologijas įtakojantys veiksniai įvairių valdymo lygių įstaigose

Darbo su dokumentais organizavimas yra pagrindinė valdymo užduotis bet kurioje įstaigoje: nuo mažos įmonės biuro iki federalinio departamento ar didelės korporacijos.

Bet kurios įmonės veiklą reglamentuoja galiojantys teisės aktai, vadovybės įsakymai ir nurodymai, sudarytų sutarčių sąlygos, nustatytos tam tikrų (pavyzdžiui, prekybos) operacijų atlikimo taisyklės ir kt. Visi šie „reguliatoriai“ surašomi kaip dokumentai - įrašyti įstatymų, įsakymų, sutarčių tekstai. Tuo remiantis galima teigti, kad visa bet kurios įmonės veikla slypi nuosekliame dokumentų įforminime, o jų vykdymo sėkmė lemia įmonės gerovę.

Dokumento vykdymo sėkmė daugiausia priklauso nuo toliau nurodytų dalykų.
Pirmiausia , priklauso nuo to, kaip aiškiai pateikiama informacija, įskaitant jos dizainą ir išdėstymą. Pavyzdžiui, jei įsakymo tekstas yra smulkiu šriftu, įsakymo taškai nėra atskirti vienas nuo kito, o vykdytojų pavardės nėra išskirtos į atskirą grupę, tai kai kurios jo pozicijos gali būti tiesiog nesuvoktos. . Todėl yra keletas standartinių dokumentų rengimo, sudarymo, vykdymo ir gaminimo taisyklių – arba, kitaip tariant, dokumentacijos taisyklių.

Antra, būtina užtikrinti savalaikį dokumento įforminimą, t.y. turi būti pasiektas toks darbų organizavimas, kad dokumentas iš karto būtų perduotas rangovui (arba iš rangovo rangovui), o pačiam rangovui atsirastų paskatos dokumentą įvykdyti laiku. Rusijoje kelis šimtmečius ir iki šių dienų viena iš tokių paskatų yra mirties bausmės vykdymo kontrolė. Be to, kontrolė priskiriama darbuotojui, kuris tiesiogiai nedalyvauja vykdant dokumentą ir, be to, gali visiškai neturėti supratimo apie žinių ar gamybos sritį, kurią paveikia dokumento vykdymas.

3. Organizaciniai, teisiniai, socialiniai ir psichologiniai biuro darbo aspektai

Yra trys biuro darbo organizavimo formos: centralizuotas, decentralizuotas ir mišrus.

Esant centralizuotai biuro darbo organizavimo formai, visos dokumentų tvarkymo operacijos koncentruojamos (centralizuotos) viename visos įstaigos centre – biure, bendrame skyriuje ar sekretorėje. Decentralizuota forma apima biuro veiklos paskirstymą tarp įstaigos struktūrinių padalinių; Be to, kiekvienas iš jų atlieka gana homogenišką biuro operacijų rinkinį. Decentralizuotos biuro darbo organizavimo formos, kai kanceliarinės operacijos atliekamos įvairiuose įstaigos struktūriniuose padaliniuose, nereikėtų painioti su biuro darbo tarnybos organizacine struktūra, kurioje yra specializuoti padaliniai: ekspedicijos, technikos biurai, kontrolė. grupės ir kt. Mišria forma operacijos atliekamos centralizuotai (priėmimas, registravimas, kontrolė, dokumentų dauginimas) ir decentralizuotai (informacinės ir informacinės paslaugos, dokumentų saugojimas, bylų formavimas).

Biuro darbo organizavimo forma parenkama atsižvelgiant į įstaigos dydį, dokumentų srautų apimtį, struktūrinių padalinių sudėtį. Mažose įstaigose (kai dokumentacija vykdoma tiesiogiai padaliniuose), taip pat geografiškai išsklaidytose (esančiose, pavyzdžiui, skirtingose didmiesčio vietose) pasirenkama centralizuota forma. Dauguma įstaigų ir organizacijų naudoja mišrią biuro organizavimo formą.

Racionaliausia atskirų biuro procesų ir operacijų organizavimo forma yra centralizavimas, nes tai leidžia:

· sumažinti biuro veiklos išlaidas;

tobulinti biuro darbuotojų darbo organizavimą ir ypač įvesti jo standartizavimą;
užtikrinti darbuotojų specializaciją ir pakeičiamumą;
naudoti progresyvias ir produktyvias technines priemones;
užtikrinti organizacinio ir metodinio vadovavimo vienybę.

Šiuolaikinėmis sąlygomis visiškai centralizuoti biuro darbo paslaugas įmanoma tik palyginti nedidelėse įstaigose. Didelėse įstaigose reikėtų siekti tikslingai centralizuoti atskiras kanceliarinio darbo funkcijas, tokias kaip dokumentų priėmimas ir siuntimas, dokumentų registravimas ir vykdymo stebėjimas, dokumentų stenografija ir spausdinimas, jų dauginimas, raštvedybos metodinis valdymas.

Mažose įstaigose, kuriose nėra bendrųjų skyrių ar raštvedybos skyrių, raštvedybos paslaugas atlieka vedėjo sekretorė-padėjėja.

Jei organizacija ar įstaiga turi didelę dokumentų apimtį, tada įvedamas struktūrinis padalinys, atsakingas už biuro darbą: biuras, bendrasis skyrius, biuro darbo skyrius ir kt. Šio struktūrinio padalinio veikla atspindėta specialiai parengtame reglamente.

Siekdami reguliuoti raštvedybos procesą, nustatyti dokumentų formavimo ir tvarkymo organizacijoje būdus ir būdus, raštvedybos skyriai parengia kanceliarinio darbo instrukcijas, kurios nustatomos įstaigos vadovo įsakymu.

Funkcijų pasiskirstymas tarp biuro valdymo padalinių ir atlikėjų:

Biuro darbuotojų darbo organizavimo pagrindas – gilus ir aiškus funkcijų pasiskirstymas tarp padalinių ir atlikėjų. Tai atsispindi norminiuose dokumentuose – raštvedybos nuostatuose ir jų darbuotojų pareigybių aprašymuose.

Biuro tvarkymo skyriaus nuostatus rengia skyriaus vedėjas, tvirtina įstaigos vadovas. Skyriaus struktūrinio padalinio nuostatus rengia šio padalinio vadovas kartu su skyriaus vedėju, o tvirtina skyriaus vedėjas, verslo vadovas ar kito padalinio, kuriam priklauso biuro valdymo skyrius, vadovas. .

Skyriaus ar jo struktūrinio padalinio nuostatus sudaro šie skyriai:

· Bendrosios nuostatos;

· pagrindinės funkcijos ir užduotys;

· vadovo pareigos, teisės ir atsakomybė (šis punktas atsiranda, jei nėra parengtas vadovo pareigybės aprašymas);

· darbo organizavimas;

· skyriaus valdymas.

Reglamente turi būti aiški kalba, kuri neleistų nesutarti dėl to, kas ką turi daryti, kas kam yra pavaldus ir pan. Su šiais padaliniais turi būti susitarta dėl punktų, apibrėžiančių biuro valdymo skyriaus santykius su kitais padaliniais.

Rengiant biuro valdymo skyriaus nuostatus, naudojamas standartinis reglamentas. Jis papildomas (jei reikia, mažinamas) ir koreguojamas pagal konkrečias duoto valdymo aparato ir jo raštvedybos veiklos sąlygas.

Kiekvienam biuro valdymo skyriaus darbuotojui sudaromas pareigybės aprašymas, kuris nustato darbuotojo organizacinę ir teisinę padėtį struktūriniame padalinyje bei sudaro sąlygas efektyviam jo darbui.

Instrukcijas sudaro šie skyriai:

Bendra dalis. Nustatytos pagrindinės darbuotojo užduotys (pavyzdžiui, raštvedžio pagrindinė užduotis – registruoti dokumentus), pareigybių užpildymo tvarka (t. y. kas skiria ir atleidžia šį darbuotoją), profesiniai reikalavimai darbuotojui (išsilavinimo lygis, t. darbo patirtis, turi žinoti..., turi mokėti...), asmuo, kuriam darbuotojas yra tiesiogiai pavaldus, pagrindiniai dokumentai ir medžiaga, kuria darbuotojas privalo vadovautis savo veikloje.

Darbuotojų funkcijos. Nustatomas darbuotojui priskirtas dalykas ar darbo sritis, darbų rūšių, sudarančių pavestų funkcijų vykdymą, sąrašas (pavyzdžiui, dokumentų registravimas gali būti toks darbas kaip kortelių pildymas, bylų spinta, pažymų išdavimas telefonu ir pan.).

Darbuotojo pareigos. Nurodomos su dokumentų rengimu, informacijos gavimu, tvarkymu ir išdavimu susijusios pareigos, reikalaujančios privalomai naudoti tam tikras darbo formas ir metodus (pavyzdžiui, periodinis bylų formavimo struktūriniuose padaliniuose stebėjimas, instruktažų vedimas ir kt.) , reikalaujantis laikytis konkrečių veiksmų įgyvendinimo terminų , kurie nustato užsakymų vykdymo tvarką, etikos standartus, kurių turi būti laikomasi komandoje. Kartais šiame skyriuje aprašomi atliekamo darbo technologijos elementai.

Darbuotojo teisės. Nustatomos darbuotojo teisės įgyvendinti jam pavestas funkcijas.

Santykiai (ryšiai pagal pareigas). Nurodomi padaliniai ir darbuotojai, iš kurių rangovas gauna ir kuriems perduoda informaciją, perdavimo laikas, kas dalyvauja vykdant tam tikrus dokumentus, su kuo dėl jų susitariama ir pan.

Veiklos vertinimas. Išvardijami kriterijai, leidžiantys įvertinti, kiek darbuotojas vykdo savo funkcijas ir pareigas, įgyvendina savo teises ir pan. Pagrindiniai kriterijai – darbų kokybė ir jo atlikimo savalaikiškumas.

Pareigybės aprašymą pasirašo dokumentų tvarkymo skyriaus vedėjas, tvirtina dokumentų tvarkymo skyriaus vedėjas ar pavaduotojas.

Psichologinis biuro darbo aspektas:

Automatizuota biuro valdymo sistema gali tapti psichologine kliūtimi bet kurios organizacijos senosios mokyklos vadovui, nes jiems daug lengviau dirbti tiesiogiai su žmonėmis įprastais metodais: vadinama „ant kilimo“, „padovanojo“. siurblys“, pamatė baimę pavaldinio akyse – jūs darote išvadą, kad švaistote savo vietą. Be to, vadovybė dažnai atranda, kad Vakarų ekspertų žadėti pranašumai kažkur dingo. Nors šios problemos sprendimas paprastas – ASD buvo pasiūlyta diegti ant visų vadovų ir vadovų darbo stalo, o klientas sutaupė pinigų: tiekė sistemą tik struktūrinių padalinių klerkams. Dėl to tarp skyrių darbas vyksta greitai ir tiksliai, o juose viskas kaip ir anksčiau.

Atlikėjams dažnai kyla jausmas, kad įdiegus dokumentų valdymo paslaugą, atsirado dar vienas viršininkas, kuris nuolat stovi už jų. Iš tiesų dabar, jei norite, galite sužinoti: kas ką daro, kada ir kiek.

Teisinis biuro darbo aspektas:

Yra norminių dokumentų, reglamentuojančių įmonės valdymo dokumentacijos organizavimą:

Rusijos Federacijos Konstitucija

Rusijos Federacijos civilinis kodeksas (1 ir 2 dalys)

1995 m. rugpjūčio 28 d. federalinis įstatymas Nr. 154-FZ „Dėl bendrųjų vietos savivaldos principų Rusijos Federacijoje“

2000 m. gruodžio 25 d. Rusijos Federacijos federalinis konstitucinis įstatymas Nr. 2-FKZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“

1995 m. sausio 25 d. federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“. Šis įstatymas reglamentuoja santykius, kylančius formuojant ir naudojant informacinius išteklius, pagrįstus dokumentais pagrįstos informacijos kūrimu, rinkimu, apdorojimu, kaupimu, saugojimu, paieška, platinimu ir teikimu vartotojui; informacinių technologijų ir jų palaikymo priemonių kūrimas ir naudojimas; informacijos apsauga, informacijos procesuose dalyvaujančių subjektų teisės ir informatizacija. Įstatyme pateikiami su informacija ir jos dokumentavimu susiję apibrėžimai - Rusijos Federacijos 2002 m. sausio 10 d. federalinis įstatymas „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“. Šio įstatymo tikslas – numatyti elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo elektroniniuose dokumentuose teisines sąlygas, kurioms esant elektroninis skaitmeninis parašas elektroniniame dokumente pripažįstamas lygiaverčiu parašui ranka popieriniame dokumente. Šis įstatymas apibrėžia elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo sąlygas ir jo naudojimo ypatybes.

2006 m. gegužės 2 d. federalinis įstatymas Nr. 59-FZ „Dėl Rusijos Federacijos piliečių apeliacijų nagrinėjimo tvarkos“

1996 m. gegužės 2 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretas Nr. 638 „Dėl Rusijos Federacijos prezidento dekretų ir įsakymų projektų, numatančių Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimų ir įsakymų priėmimą, rengimo tvarkos“

- „Valstybinė valdymo dokumentų palaikymo sistema“, sukurta archyvų tarnybų. Šis dokumentas yra principų ir taisyklių rinkinys, nustatantis vienodus valdymo veiklos dokumentavimo ir darbo su dokumentais organizavimo reikalavimus valdžios institucijose. Tai vienas iš pagrindinių federalinių reglamentų, kuriame yra reikalavimų ir nuostatų rinkinys, prisidedantis prie vieningo požiūrio ne tik į tradicinį, bet ir į automatizuotą dokumentų valdymą - informacijos valdymą kūrimo. Valstybinė ugdymo įstaiga efektyvina dokumentacijos paramos valdymo organizacijose organizacinę struktūrą, spręsdama standartinių ikimokyklinio ugdymo paslaugų konstravimo ir dokumentacijos kūrimo ir tvarkymo technologinio proceso organizavimo klausimus. GSDOU prisideda prie daugelio dokumentų automatizavimo, kūrimo ir apdorojimo problemų sprendimo ir apima nacionalinio masto ir reikšmės reglamentus bei taisykles. Tuo pačiu, iš esmės būdama valstybinė sistema, ji visais aspektais orientuota ir į taikymą nevalstybinėse struktūrose – „Standartinės tarnybos darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos“, parengtos Archyvų komiteto ir patvirtintos 2000 m. spalio 31 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimas Nr. 1547-r padeda išspręsti technologinės dokumentacijos problemas. Šis standartas nustato detalių sudėtį, organizacinių ir administracinių dokumentų, kuriuose registruojami sprendimai administraciniais ir organizaciniais klausimais, rengimo taisykles. Standartinė instrukcija, nustatanti dokumentacijos elementų suvienodinimo reikalavimus, labai palengvina standartinių, vieningų ir vieningų procesų kūrimą tiek tradicinei, tiek automatizuotai dokumentacijai, dokumentuotos informacijos saugojimui ir perdavimui.- GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ (patvirtintas 1998 m. vasario 27 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 28). Šis standartas yra svarbus etapas atnaujinant normatyvinę ir metodinę biuro darbo ir archyvavimo bazę pagal federalinius įstatymus ir dabartinį šios pramonės išsivystymo lygį. Šiame standarte nustatyti terminai turi būti vartojami visų tipų dokumentuose. Esminį standarto pagrindą sudaro trys skyriai: „Bendrosios sąvokos“, „Biuro valdymas“ ir „Archyvų valdymas“ - GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų rengimui“ (patvirtintas Rusijos Federacijos valstybinio standarto 2003-03-03 dekretu Nr. 65-st.), kuris buvo taikomas visose federalinės valdžios institucijose, vyriausybinėse institucijose, sudarančiose Rusijos Federacijos subjektus. Rusijos Federacija (įskaitant Federacijos subjektus, kurių valstybinė kalba yra kartu su rusų kalba), vietos valdžios organai, įmonės, organizacijos ir jų asociacijos, nepriklausomai nuo organizacinės ir teisinės formos bei veiklos rūšies. „Organizacijų veikloje sugeneruotų standartinių valdymo dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimo terminus“ (patvirtintas Roarchyvo 2000-10-06) apima dokumentus, sugeneruotus dokumentuojant panašias (bendras visoms) įstaigų, organizacijų ir įmonių vykdomas valdymo funkcijas, neatsižvelgiant į jų funkcijas, veiklos lygį ir mastą bei nuosavybės formas. Sąrašas skirtas išsaugoti, tvarkyti ir papildyti Rusijos Federacijos archyvų fondą, nustatyti dokumentų saugojimo terminus, parinkti juos nuolatiniam saugojimui ar sunaikinimui. Jis taip pat turėtų būti naudojamas rengiant bylų nomenklatūras, formuojant bylas, kuriant dokumentų klasifikavimo schemas, kuriant paieškos sistemas biuro darbe, kuriant žinybinius sąrašus.

Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės (patvirtintos Rosarkhiv valdybos 2002-02-06 sprendimu)

Visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorius OK 011-93 (patvirtintas 1993 m. gruodžio 30 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 299)

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslaugų kasdienę veiklą reglamentuoja:

· Ikimokyklinio ugdymo įstaigų aptarnavimo nuostatai

· Struktūrinių padalinių nuostatai (jei yra)

· Ikimokyklinio ugdymo instrukcijos

· Aptarnaujančio personalo darbo vietų organizavimo instrukcijos

· Darbo ikimokyklinio ugdymo įstaigose atlikimo laiko normos

· Planavimo ir ataskaitų teikimo dokumentai

· Aptarnaujančio personalo pareigybių aprašymai.

Socialinis biuro darbo aspektas gali būti svarstomas įgyvendinant 2006 m. gegužės 2 d. federalinį įstatymą Nr. 59-FZ „Dėl Rusijos Federacijos piliečių skundų nagrinėjimo tvarkos“, kuris reglamentuoja piliečių tvarką. kreipimaisi į valstybės institucijas ir savivaldybes bei piliečių kreipimųsi šiose įstaigose ir pareigūnuose nagrinėjimo tvarka. Piliečio kreipimasis – rašytinis pasiūlymas, pareiškimas ar skundas, siunčiamas valstybės institucijai, vietos valdžios institucijai ar pareigūnui, taip pat žodinis piliečio kreipimasis į valstybės organą, vietos valdžios organą. Piliečio rašytiniame kreipimesi turi būti nurodyta jo pavardė, vardas ir patronimas bei pašto adresas, kuriuo per 30 kalendorinių dienų bus išsiųstas atsakymas, piliečio asmeninis parašas ir kreipimosi data. Kartu nustatyta, kad „per viešąsias informacines sistemas“ gauti skundai nagrinėjami šio įstatymo nustatyta tvarka.

4. Dokumentacijos palaikymas valdymui.

Pagrindiniai ikimokyklinio ugdymo įstaigos uždaviniai ir funkcijos.

Valdymo dokumentaciją vykdo speciali tarnyba, veikianti kaip savarankiškas struktūrinis padalinys. Tai gali būti: verslo vadyba, bendras skyrius, biuras ar sekretoriatas. Mažose organizacijose, kur tvarkomų dokumentų apimtys nedidelės, o tokios paslaugos sukūrimas nepraktiškas, visą vadovybės dokumentacijos palaikymo darbus atlieka vadovo sekretorė arba specialiai šiam darbui paskirtas darbuotojas.

Organizacijos valdymo veiklos dokumentinė parama yra svarbiausia aptarnavimo valdymo funkcija, kurios racionalus organizavimas lemia valdymo sprendimų priėmimo greitį ir kokybę bei visos organizacijos efektyvumą.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos organizacinės formos pasirinkimas priklauso nuo vadovybės ir pačios ikimokyklinio ugdymo įstaigos sprendimo. Pasirinktos darbo su dokumentais formos reglamentavimas yra įtvirtintas raštinės darbo instrukcijose.
Šiuolaikinėmis sąlygomis, kai daugelyje įstaigų darbas su valdymo dokumentacija yra paremtas kompiuterinėmis technologijomis, ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos funkcijos neapsiriboja vien įstaigos dokumentų srauto organizavimu, dokumentų registravimu ir jų vykdymo stebėjimu. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba tiesiogiai dalyvauja nustatant užduotis kuriant automatizuotas informacines sistemas darbui su dokumentais, užtikrinant informacijos prieinamumą ir informacijos apsaugą, tobulinant darbą su dokumentais.

Taigi ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslauga išsprendžia pagrindines problemas:
1) valdymo veiklos dokumentavimo užtikrinimas;
2) darbo su dokumentais organizavimas įstaigoje;

3) darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimas.
Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai keliami uždaviniai lemia jos funkcijas.
1. Valdymo veiklos dokumentavimo užtikrinimo uždaviniai gali būti sprendžiami atliekant šias funkcijas:
- formų kūrimas ir projektavimas, užtikrinant jų gamybą;
- dokumentų gamybos, kopijavimo ir dauginimo užtikrinimas;
- dokumentų rengimo ir įforminimo, nustatytos tvirtinimo tvarkos laikymosi ir dokumentų sertifikavimo kokybės kontrolė.
2. Darbo su dokumentais organizavimo uždaviniai įstaigoje sprendžiami atliekant šias funkcijas:

Vienodos dokumentų priėmimo tvarkos (institucinio dokumentų srauto) nustatymas;

Gaunamų ir siunčiamų dokumentų apdorojimas persiuntimu;

Gaunamų, siunčiamų ir vidaus dokumentų registravimas ir apskaita;

Dokumentų įforminimo kontrolė;

Dokumentų sisteminimas, jų saugojimo ir naudojimo užtikrinimas;

Darbo su piliečių kreipimais organizavimas;

Informacijos saugumo užtikrinimas.

3. Darbo su dokumentais formų ir metodų tobulinimo uždaviniai apima šias funkcijas:

Reguliacinių, instrukcijų, metodinių dokumentų rengimas ir tikslinimas bei supažindinimas su organizacijos darbuotojais;

Metodinis vadovavimas ir nustatytų darbo su dokumentais taisyklių laikymosi kontrolė organizacijos struktūriniuose padaliniuose;

Organizacijos darbuotojų kvalifikacijos kėlimas ir konsultavimas darbo su dokumentais klausimais;

Organizacijos dokumentacijos efektyvinimas, dokumentų suvienodinimo darbų atlikimas, organizacijos veikloje naudojamų dokumentų formų darbo laiko apskaitos žiniaraščio ir albumo kūrimas;

Naujų darbo su dokumentais formų ir metodų kūrimas ir diegimas, organizacijos dokumentų srauto gerinimas, vykdomosios drausmės didinimas;

Automatizuotų informacinių sistemų ir duomenų bazių darbui su dokumentais kūrimo ir tobulinimo užduočių nustatymas.

5. Valdymo dokumentacijos paslaugų struktūra ir jų funkcijos.

1. Verslo vadyba.

2. Biuras.

3. Bendrasis skyrius.

4. Sekretorius.

Bylų vadyba yra sukurta ministerijose ir departamentuose kaip struktūra, kurioje atliekamas darbas su dokumentais, ir kaip biuro darbą stebinti ir koordinuojanti institucija centriniame pramonės biure. Iš tikrųjų, būdamas struktūriniu organizacijos padaliniu, verslo valdymas savo ruožtu yra padalintas į šiuos standartinius struktūrinius vienetus:

1. Sekretoriatas yra struktūrinis padalinys, sukurtas aptarnauti organizacijos valdymą. Į jį įeina: registratūra; vadovo sekretoriatas ir vadovo pavaduotojų sekretoriatai; valdybos sekretoriatas; protokolų biuras.

Sekretoriato funkcijos apima: pirminį jo vardu gautų dokumentų svarstymą ir paruošimą ataskaitai vadovui; atskirų dokumentų rengimas projekto vadovo nurodymu ir jų derinimas su organizacijos funkciniais struktūriniais padaliniais; vadovo rengiamų susirinkimų organizavimo ir dokumentavimo paslaugos, dokumentuojant kolegialių valdymo organų veiklą.

2. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų racionalizavimo (rekordinio darbo) skyrius yra ikimokyklinio ugdymo įstaigų tobulinimo centras, metodinis centras.

Jos funkcijos apima: biuro valdymo technologijų tobulinimo priemonių kūrimą ir įgyvendinimą; raštvedybos normatyvinės ir metodinės paramos kūrimas (nuostatai, instrukcijos, taisyklės, nuostatai, vieningų formų ataskaitų kortelės ir kt.); klasifikacinių žinynų rengimas (bylų nomenklatūra, klasifikatoriai, dokumentų sąrašai su saugojimo terminais).

3. Biuras, kuris savo ruožtu skirstomas į: ekspediciją, korespondencijos biurą, dokumentų apskaitos ir registravimo biurą, kompiuterių centrą dokumentų tekstams apdoroti ir atgaminti.

4. Laiškų skyrius

5. Centrinis archyvas

6. Apžiūra

Biuras, kaip ir kita ikimokyklinio ugdymo tarnybos organizacinė struktūra, kuriama įmonėse, mokslinių tyrimų ir plėtros organizacijose, aukštosiose mokyklose. Biuro struktūra paprastai apima šiuos padalinius (skyrius, sektorius, grupes): 1. Ekspedicija yra specializuota sritis, kuri priima ir siunčia dokumentus bei korespondenciją paštu ir per kurjerį.
2. Dokumentų apskaitos ir registravimo skyrius, kurio užduotys apima gaunamų, siunčiamų ir vidaus dokumentų registravimą, priimtų dokumentų įforminimo taisyklių laikymosi kontrolę, nuorodų ir informacijos masyvo sudarymą ir tvarkymą.
3. Kontrolės grupė (biuras, inspekcija, skyrius) stebi žodinių vadovo įsakymų vykdymo laiką, analizuoja veiklos drausmę, informuoja vadovybę apie dokumentų ir nurodymų vykdymo eigą.
4. Laiškų (piliečių kreipimųsi) grupė yra atsakinga už piliečių pasiūlymų, prašymų ir skundų priėmimą ir į juos atsižvelgimą. Jo funkcijos yra šios:
- apeliacijų rengimas svarstyti vadovybei;
- atsakomųjų dokumentų rengimo laiko kontrolė struktūriniuose organizacijos padaliniuose;

Pranešti pareiškėjams apie jų apeliacijų nagrinėjimo rezultatus;

Piliečių priėmimo asmeniniais klausimais organizavimas organizacijos vadovybės.
5. Dokumentų rengimo grupė perspausdina dokumentus iš juodraščių, skaito ir redaguoja dokumentų tekstus, fiksuoja atliktus darbus.
6. Kopijavimo biuras, kaip taisyklė, veikia tose organizacijose, kurių veikla susijusi su didelių norminių ar administracinių dokumentų platinimu. Biuro užduotys apsiriboja dokumentų kopijavimu, dokumentų tekstų dauginimu, reklaminės medžiagos, bukletų, brošiūrų ruošimu.
7. Organizacijos archyvas - priima iš struktūrinių padalinių baigtas ir saugojimui paruoštas bylas, teikia jiems metodinę pagalbą, veda apskaitą ir saugo dokumentus, stebi, kaip laikomasi bylų formavimo, saugojimo ir naudojimo struktūriniuose padaliniuose taisyklių, rengia bylas. perduoti į valstybinę saugyklą.
Bendrasis skyrius – tai tarnyba, skirta dirbti su dokumentais vietos valdžios vykdomosios valdžios institucijose ir vykdomosiose struktūrose (merijoje, prefektūroje, savivaldybėje).

Bendruosiuose skyriuose dažniausiai kuriamos tos pačios patalpos, kurios būdingos biurui, tačiau čia jungiami tokie padaliniai kaip protokolų skyrius, laiškų grupė, priėmimas. Šių struktūrų buvimas paaiškinamas veiklos specifika, valdymo procedūrų pobūdžiu, sprendimų priėmimo tvarka ir dokumentacijos šiose institucijose ypatumais.

Protokolo grupė kuriama kaip institucijų, kurios savo struktūroje turi nuolatinį kolegialų organą, dalis. Atlieka šias funkcijas:

Norminių ir administracinių dokumentų projektų (redagavimas, vykdymas ir išleidimas), raštų, pažymų rengimas, derinimas su struktūriniais padaliniais;

Struktūrinių padalinių parengtų dokumentų analizė;

Nuomonių dėl struktūrinių padalinių parengtų dokumentų rengimas;

Kolegialaus organo posėdžių organizavimas ir vedimas, jų veiklos dokumentavimas.

Įstaigos sekretorius visus darbus su dokumentais atlieka mažose įstaigose ir organizacijose, kurios neturi vidinės organizacinės struktūros.

Taigi galiojantys norminiai ir metodiniai dokumentai reglamentuoja valstybės įmonių, įstaigų, organizacijų ikimokyklinio ugdymo tarnybos pavadinimą ir apytikslę struktūrą. Kalbant apie nevalstybines struktūras, sprendimą dėl tarnybos kūrimo, jos pavadinimo ir vidinės struktūros priima organizacijos vadovybė. Bendrose įmonėse šį klausimą sprendžia valdyba, akcinėse bendrovėse - steigiamoji konferencija, kooperatinėse struktūrose - visuotinis kooperatyvo narių susirinkimas.

6. Sąvokos „vadybos dokumentacija“ (DOU) ir „biuro darbo“ sąvokos skirtumai

Sąvokos „darbas biure“ ir „vadybos dokumentacija“ yra nustatytos GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ kaip sinonimai, apibrėžiantys veiklos šaką, teikiančią dokumentaciją ir darbo su oficialiais dokumentais organizavimą. Bet jei pažvelgsime į šių terminų istoriją ir atsiradimo laiką, galime rasti tam tikrų skirtumų tarp jų.

Taigi terminas „biuro darbas“ atsirado Rusijoje, remiantis rusų kalbos žodynais, XVII amžiaus antroje pusėje ir yra kilęs iš frazių „bylos procesas“, o „byla“ tuo metu reiškė teisminę ar administracinis klausimas sprendžiamas valdymo organo. Tai reiškia, kad tuo metu kanceliariniu darbu buvo vadinamas visų pirma teisminių ir administracinių klausimų, kurie buvo neatsiejamai susiję su verslo dokumentų rengimu ir darbu su jais, svarstymas ir sprendimas. Palaipsniui terminų apibrėžimai pasikeitė. Vėliau terminas „byla“ pradėtas vartoti kaip „dokumentų rinkinys, susijęs su bet kokia problema“, o „biuro darbai“ pradėtas vadinti visas su verslo dokumentacija susijusių darbų rinkinys. Šiuo metu abiejų šių terminų - „biuro darbas“ ir „verslas“ - reikšmės yra įtvirtintos GOST R 51141-98.

Terminas „valdymo dokumentų palaikymas“ pradėtas vartoti maždaug aštuntojo dešimtmečio viduryje, kai darbo su dokumentais srityje buvo pradėtos diegti kompiuterinės technologijos ir atsirado naujų informacinių technologijų. Naujojo termino tikslas buvo atspindėti šiuolaikinių technologijų panaudojimą informacijos dokumentavimo ir darbo su dokumentais procesuose. Nepaisant to, kad buvo įvestas naujas terminas – „vadybos dokumentacijos palaikymas“, senasis – „popierizmas“ – nebuvo nustotas vartoti. Galimos priežastys, kodėl sąlygos nebuvo pakeistos:

Naujas terminas yra mažiau patogus naudoti, nes jis susideda iš trijų žodžių frazės, o jo santrumpa (DOU) nėra visiškai aiški ir nėra unikali (pavyzdžiui, DOU yra ikimokyklinio ugdymo įstaiga),

Sąvoka „biuro darbas“ yra suprantama visiems ir lengvai ištariama.

Dėl to pagal GOST R 51141-98 šiuo metu gali būti vartojami abu terminai. Tačiau terminas „vadybos dokumentacijos palaikymas“ pabrėžia informacinį ir technologinį komponentą šiuolaikiniame biuro darbo organizavime ir yra geriau vartojamas kalbant apie kompiuterines technologijas dirbant su dokumentais. Terminas „darbas biure“ daugiausia vartojamas apibūdinti organizacinę pusę ir tradicinius darbo su dokumentais metodus.

7. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų ir automatizuoto dokumentų apdorojimo technologijos ryšys

Su elektroninio dokumento problema glaudžiai susijusi ir ikimokyklinio ugdymo įstaigų elektroninio dokumentų valdymo ir automatizavimo problema. Šiuo metu įvairios įmonės yra sukūrusios ir įdiegusios daugybę automatizuotų dokumentų valdymo sistemų (ADVS), pasižyminčių specifiniais požiūriais ir kompiuterinėmis bei komunikacijos diegimo priemonėmis. Deja, šiems pokyčiams trūksta vieningos terminijos. Plėtros įmonių produktai turi tokius pavadinimus kaip: dokumentų automatizavimo sistema, biuro automatizavimo ir dokumentų srauto kompiuterinė sistema, biuro valdymo sistema, paskirstyta dokumentų valdymo sistema, elektroninis archyvas ir kt. Sukurtų ir sukurtų sistemų pavadinimų įvairovė tik rodo, kad šiandien ši informacinės rinkos sritis dar nesusiformavo kaip savarankiškas segmentas, o kai kuriais atvejais ASUD produktai sprendžiant pasirodo kaip susiję pokyčiai arba šalutinis produktas. kitos sudėtingesnės problemos. Tačiau ASUD skaičius auga gana greitai.

Pagrindinės biuro automatizavimo sistemos funkcinės dalys (komponentai) valdant organizacijas:

Dokumentų kūrimo įrankiai ir taisyklės;

Jų elektroninio archyvo tvarkymas;

Palaikykite dokumentų srautą ir tuo pat metu remkitės įmonės programinės ir techninės įrangos platformomis.

Teigiami aspektai diegiant automatizuotą sistemą dokumentų valdyme:

1. Visuose padaliniuose ir visoje organizacijoje diegiama vieninga, suformatuota, griežtai reglamentuota biuro valdymo technologija.

2. Organizacija tampa visiškai valdoma. Atsiranda galimybė atsakyti į visus klausimus apie dokumentus ir vykdytojus, analizuoti ir valdyti dokumentavimo veiklą.

3. Kadangi kompiuterių tinklas gali apimti ne tik centrinį organizacijos biurą, bet ir geografiškai nutolusius jos padalinius, valdomumas gali apimti visą geografiškai paskirstytą organizacijos struktūrą.

4. Biuro automatizavimo sistema iš tikrųjų yra griežtai formalizuotos ir griežtai dokumentuotos technologinės informacijos apie darbo su dokumentais taisykles ir procedūras nešėja. Dėl to sumažėja organizacijos priklausomybė nuo personalo, kaip fizinio technologinių žinių ir darbo su dokumentais taisyklių nešėjo.

5. Paspartinamas dokumentų judėjimas per organizaciją, ypač organizuojant elektroninį dokumentų valdymą.

6. Sumažinamas biuro darbo darbo intensyvumas. Tačiau reikia nepamiršti, kad poreikis įvesti išsamią ir tikslią informaciją apie dokumentą, tarkime, pirminio jo registravimo metu, kai kuriose darbovietėse gali pareikalauti papildomų pastangų, o kitose darbo vietose naudojant šią informaciją darbo intensyvumas gali būti sumažintas. sumažintas kelis kartus.

7. Kokybinis pelnas pasiekiamas organizuojant vieningą elektroninių dokumentų srautą tarp organizacijų, nes visiškai išnyksta problemos, susijusios su popierinių dokumentų gamyba ir siuntimu, o vėliau vėl įvedant gautų dokumentų rekvizitus ir tekstus.

Dėl nepakankamo valstybinio reguliavimo lygio įvairiose įstaigose yra dideli individualūs biuro darbo organizavimo skirtumai, ypač net atliekant technologines operacijas su dokumentais (nuo registravimo iki spausdinimo). Dėl to kiekvienai organizacijai kiekvieną kartą reikia įgyvendinti brangius individualius projektus. Dar daugiau problemų, susijusių su „pasirinktomis“ sistemomis, kyla šių sistemų veikimo ir kūrimo etapuose. Sąveika tarp skirtingų organizacijų.

Naujų informacinių technologijų panaudojimas ikimokyklinio ugdymo įstaigų srityje leidžia raštvedybą traktuoti kaip efektyvią ir lanksčią priemonę diegiant įvairaus pobūdžio naujoves šioje srityje.

Automatizuotos ikimokyklinio ugdymo sistemos leidžia išspręsti esminį biuro darbo klausimą. Jie leidžia įgyvendinti bet kokį biuro darbo decentralizavimo laipsnį, tuo pačiu užtikrinant centralizuotą apskaitą ir kontrolę. Iki tiek, kad kiekvienas specialistas gali savarankiškai, pagal savo kompetenciją, registruoti dokumentus ir siųsti juos tolimesniam darbui, būdamas visiškai kontroliuojamas savo vadovų. Taigi, organizacija gali dinamiškai atkurti savo struktūrą neprarasdama kontrolės.

Sukuriamos prielaidos efektyvesnių valdymo schemų įgyvendinimui. Tradicinėje praktikoje dokumentai į organizacijos padalinius – vietinius ar nuotolinius – siunčiami nuo organizacijos vadovo iki padalinio vadovo konkretiems atlikėjams. Tai leidžia kiekvieno lygio vadovui efektyviai kontroliuoti savo darbuotojų veiklą, tačiau ilgos ir dažnai formalios grandinės smarkiai sumažina valdymo efektyvumą. Tinkamai sukonstruotas AS DOW leidžia tiesiogiai siųsti dokumentus asmenims, kurie vykdys pavedimus, o vadybininkai išlaiko visišką tiek paties pavedimo priėmimo, tiek jo vykdymo kontrolę.

Yra būtinos sąlygos organizuoti elektroninių dokumentų valdymą tiek, kiek tam yra pasirengusi pati organizacija. Tinkamai sukonstruota sistema veiks tiek su duomenimis apie dokumentų praėjimą ir vykdymą (nepriklausomai nuo to, ar jie popieriniai, ar elektroniniai), tiek su pačiais elektroniniais dokumentais, su kuriais šie duomenys yra susiję. Elektroninių dokumentų įtraukimas į biuro darbo ciklą leidžia pereiti į kokybiškai naują darbo su dokumentais lygį.

Biuro automatizavimo įrankių naudojimas gali padėti sutaupyti darbo ir medžiagų sąnaudų dirbant su dokumentais: efektą lemia organizacijos dokumentacijos veiklos suvienodinimas ir priklausomybės nuo personalo individualios technologinės patirties mažinimas: sutrumpėja darbo su dokumentais laiko ciklai ir vieningos dokumentų erdvės kūrimas ir visiška dokumentų registravimo ir judėjimo bei vykdymo drausmės kontrolė.

8. Vadovo darbo mokslinis organizavimas kaip vadybos ir biuro darbo efektyvumą didinantis veiksnys

Apskaitos tvarkymas yra viena iš valdymo funkcijų, pagrįstų moksliniu organizavimu naudojant šiuolaikines technologijas, o mes gyvename mokslo pažangos epochoje, kur viskas remiasi naujų technologijų tobulėjimu, kurios dar labiau padeda mūsų darbe.

Mokslinis darbo organizavimas – tai toks darbo organizavimas, kai prieš praktinį konkrečios veiklos įgyvendinimą atliekama išsami darbo procesų ir jų įgyvendinimo sąlygų mokslinė analizė, o pačios praktinės priemonės yra pagrįstos šiuolaikinio mokslo pasiekimais ir geriausiais. praktika. Taigi sąvokos „mokslinis darbo organizavimas“ ir „darbo organizavimas“ išreiškia to paties reiškinio (proceso) esmę, o skirtumą tarp šių sąvokų pirmiausia nulemia metodas, požiūris į tas pačias problemas, darbo padėtis. darbuotojų sąveikos tarpusavyje ir su gamybos priemonėmis sistema darbo veiklos procese. Jeigu gamyba yra jautri viskam naujam, kas atsiranda darbo organizavimo srityje, ir sistemingai tai įveda į savo praktiką, tai mes turime teisę kalbėti apie mokslinį darbo organizavimą (SLO). Mokslinis požiūris į darbo organizavimą leidžia gamybos procese geriausiai derinti įrangą ir žmones, užtikrinti kuo efektyvesnį materialinių ir finansinių išteklių panaudojimą, sumažinti darbo intensyvumą ir padidinti darbo našumą. Juo siekiama išsaugoti darbuotojų sveikatą ir praturtinti jų darbo turinį. Svarbus NOT bruožas yra dėmesys sprendžiant tarpusavyje susijusias problemų grupes: „ekonomines (taupyti išteklius, gerinti gaminių kokybę, didinti gamybos efektyvumą); „psichofiziologinę (gerinti darbo aplinką, harmonizuoti psichofiziologinį stresą žmogui, sumažinti sunkumo ir neuropsichikos). darbo įtampa); „socialinis (darbo įvairovės, jo turinio, prestižo didinimas, visiško atlyginimo užtikrinimas). Idėjų apie NOT užduotis plėtojimas yra nuostatos dėl jo funkcijų, t.y. specifiniai NE pasireiškimo bruožai įmonė, jos poveikis įvairiems gamybos aspektams. Kategorija „funkcija“ suteikia galimybę nurodyti bendruosius NOT uždavinius, kiekvienoje iš jų išryškinti ypatingas NOT įtakos gamybai ir jos subjektui – žmogui kryptis, identifikuoti. esminiai skirtumai tarp mokslinio ir „įprasto“ darbo organizavimo, kuris dažnai praleidžia svarbius darbo organizavimo punktus, o tai sukelia nuostolių gamybai.

Ypač reikėtų pabrėžti paskutinę aplinkybę. Dažnai galima susidurti su nuomone, kad sąvokoje „mokslinis darbo organizavimas“ žodis „mokslinis“ yra nereikalingas. Kai kurie autoriai netgi mano, kad nemokslinio darbo organizavimo apskritai negali būti, todėl darbo organizavimo samprata jau suponuoja jos mokslinį pobūdį. Negalime sutikti su tokia nuomone. „Mokslinio darbo organizavimo“ sąvoka atsirado ir įsitvirtino kasdieniame gyvenime kaip priešingybė, priešprieša viskam, kas spontaniška, atsitiktinė, rutina darbo organizavime, kas vis dar gana įprasta gamyboje. Žodis „mokslinis“ kokybiškai apibūdina darbo organizavimą.

Remiantis Rusijos Federacijos civilinio kodekso 51 straipsnio 2 dalimi, organizacija laikoma sukurta nuo jos valstybinės registracijos momento. Nuo šio momento atsiranda civilinės teisės, atitinkančios konkretaus juridinio asmens veiklos tikslus ir su šia veikla susijusias pareigas. Darbo veiklos organizavimas ir registravimas yra privalomas tiek juridiniam asmeniui, tiek individualiam verslininkui.

Šiuolaikinėje įmonėje su sudėtingais technologiniais procesais ir dideliu darbuotojų skaičiumi būtinas racionalus darbo proceso organizavimas. Darbo organizavimas įmonėje – tai priemonių sistema, kuria siekiama sudaryti palankiausias sąlygas efektyviam darbo laiko, medžiagų ir įrangos panaudojimui, siekiant gamybos augimo, darbo našumo didinimo ir normalių, sveikų darbo sąlygų sudarymo.

Funkcine prasme darbo organizavimas įmonėje yra veikla, kuria siekiama nustatyti ir keisti darbuotojų sąveikos su gamybos priemonėmis ir tarpusavyje tvarką, kad būtų pasiektas iš anksto nustatytas darbo veiklos tikslas.

Darbo organizavimo pagrindai:

1. Darbo pasidalijimas – kiekvienam darbuotojui ir kiekvienam skyriui savo pareigų, funkcijų, darbo rūšių, technologinių operacijų paskirstymas.

2. Darbo kooperacija – gamybinių santykių sistemos tarp darbuotojų nustatymas.

3. Normavimas – moksliškai pagrįstų darbo sąnaudų standartų nustatymas bet kokiems darbams atlikti.

4. Darbo vietų organizavimas – racionalus jų išdėstymas per įrangą ir išdėstymą.

5. Darbo vietos aptarnavimo organizavimas – darbo bendradarbiavimas tarp pagrindinių darbuotojų ir pagalbinių tarnybų bei padalinių darbuotojų.

6. Racionalių darbo atlikimo būdų kūrimas.

7. Saugių ir sveikų darbo sąlygų kūrimas.

8. Personalo atranka, mokymas, perkvalifikavimas ir kvalifikacijos kėlimas.

9. Darbo apmokėjimo ir materialinio skatinimo organizavimas.

10. Darbo drausmės ugdymas, darbinės veiklos ir kūrybinės iniciatyvos rėmimas.

11. Darbo planavimas ir apskaita – atliekama siekiant nustatyti būtinąsias bendrąsias darbo sąnaudas, darbuotojų skaičių ir darbo užmokestį.

Organizacinės darbo sąlygos turi įtakos ne tik produktyvumui, bet ir darbuotojo sveikatai bei darbui.

Personalo darbo organizavimas įmonėse ir organizacijose reiškia specifines žmonių ir įrangos sujungimo darbo procese formas ir būdus.

Personalo darbo valdymas – tai ištisas mokslas, kuris nuolat pildomas naujais duomenimis ir stebi gerąsias naujų organizacinių sprendimų praktikas.

Racionalus personalo darbo organizavimas – sutrumpinti laiką, reikalingą darbui atlikti, panaikinti nereikalingus darbuotojų judesius, sudaryti geras darbo sąlygas ir sumažinti darbuotojų įtampą bei nuovargį, kuo ekonomiškiau išnaudoti erdvę ir maksimaliai padidinti personalo produktyvumą. Darbo sutartyje numatytos darbo sąlygos turi atitikti darbo apsaugos reikalavimus. Darbo kodekso 22 straipsnyje nurodyta, kad už darbo apsaugos organizavimą įmonėje atsako darbdavys.

Darbo apsaugos organizavimą įmonėje kontroliuoja Federalinės darbo inspekcijos organai, atstovaujami Valstybinės darbo inspekcijos, Gostekhnadzor, Gosenergonadzor, Valstybinė sanitarinė ir epidemiologinė priežiūra bei kitos federalinės ir regioninės darbo institucijos.

Svarbios įmonės gyvenimo sritys yra darbo organizavimas ir reguliavimas. Darbo standartizavimas visų pirma reiškia darbo laiko normų nustatymą konkrečiam darbui atlikti. Tinkamas darbo organizavimas ir standartizavimas didina darbuotojų suinteresuotumą didinti darbo našumą.

Vadovo darbo organizavimas turi savo specifiką. Standartizuoti vadovo darbo dažnai neįmanoma, nes sėkmingo jo darbo rodiklis yra įmonės finansiniai rezultatai. Daugybė apklausų rodo, kad vadovo darbo organizavimas dažnai turi rimtų trūkumų. Daugeliui vadovų trūksta valdymo kultūros ir darbo organizavimo sudėtingumo. Jie yra perkrauti dabartiniais darbais ir neskiria pakankamai dėmesio ateities problemoms. Netinkamas vadovo darbo organizavimas lemia darbo produktyvumo mažėjimą ir tarnybos vėlavimą. Kad vadybinio darbo organizavimas būtų efektyvus, vadovai turi sudaryti asmeninį darbo planą, pirmiausia išanalizuoti reikalų būklę, apgalvoti kiekvieną darbo rūšį, sugrupuoti pagal tikslą, turinį, apimtį ir vykdymo seką. , nustatykite kiekvienos operacijos trukmę, pradžios ir pabaigos datas.

Vadovo mokslinis darbo organizavimas – tai darbo organizavimo tobulinimo procesas, pagrįstas mokslo pasiekimais ir gerąja praktika. Jeigu vadovas aiškiai reaguoja į viską, kas nauja atsiranda darbo organizavimo srityje, ir sistemingai tai įveda į savo praktiką, tai galima kalbėti apie mokslinį darbo organizavimą.

Mokslinis požiūris į darbo organizavimą leidžia gamybos procese geriausiai derinti įrangą ir žmones, užtikrinti kuo efektyvesnį materialinių ir finansinių išteklių panaudojimą, sumažinti darbo intensyvumą ir padidinti darbo našumą. Juo siekiama išsaugoti darbuotojų sveikatą ir praturtinti jų darbo turinį.

Kontrolės, kaip darbdaviai laikosi darbo teisės aktų, organizavimas patikėtas Federalinei darbo inspekcijai. Tokią išvadą galima daryti remiantis LR CPK nuostatomis. 353 Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

Organizacinių darbo sąlygų pakeitimas yra pagrindas pakeisti darbo sutartį, o kai kuriais atvejais (jei darbuotojas nesutinka) – nutraukti (Rusijos Federacijos darbo kodekso 74 straipsnio 4 dalis).

9. Archyvinių įstaigų veikla teikiant dokumentų tvarkymo paslaugų normatyvinę ir metodinę pagalbą

Organizacijos archyvo darbą ir jo dalyvavimo tvarkant dokumentaciją formas reglamentuoja Pagrindinės skyrių archyvų darbo taisyklės. Valstybės archyvų tarnybos institucijos teikia ministerijoms ir departamentams organizacinę ir metodinę pagalbą diegiant valstybines valdymo dokumentų tvarkymo sistemas, organizuojant dokumentų palaikymo sistemą, derinant standartinius ir konkrečiai šakai būdingus dokumentacijos saugojimo sistemos norminius dokumentus, rengiant. metodiniai dokumentai tam tikrais valdymo dokumentacijos palaikymo klausimais Norminis ir metodinis Raštinės darbo bazė – tai įstatymų, norminių aktų ir metodinių dokumentų visuma, reglamentuojanti dokumentų kūrimo, tvarkymo, saugojimo ir naudojimo technologiją dabartinėje įstaigos veikloje, kaip taip pat biuro darbo tarnybos darbas, jos struktūra, funkcijos, personalas, techninė pagalba ir kt. Į biuro darbo norminę ir metodinę bazę įeina: Rusijos Federacijos teisės aktai informacijos ir dokumentacijos srityje; Rusijos Federacijos prezidento dekretai ir įsakymai, Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretai ir įsakymai, reglamentuojantys dokumentų tvarkymo federaliniu lygmeniu klausimus; federalinių vykdomosios valdžios institucijų teisiniai aspektai tiek pramonės, tiek departamentų pobūdžiui; Rusijos Federaciją sudarančių subjektų atstovaujamųjų ir vykdomųjų institucijų teisės aktai, reglamentuojantys biuro darbo klausimus; norminio ir mokomojo pobūdžio teisiniai aspektai, įstaigų, organizacijų ir įmonių biuro valdymo metodiniai dokumentai; valstybiniai dokumentacijos standartai; vieningos dokumentacijos sistemos; visos Rusijos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikatoriai; valstybinė valdymo dokumentacijos sistema, kurioje yra pagrindiniai reikalavimai ikimokyklinio ugdymo įstaigų dokumentams ir paslaugoms; einamojo ir archyvinio dokumentų saugojimo organizavimo norminiai dokumentai. Tarnybinio darbo normatyvinės ir metodinės bazės sudarymas, susitarus su Rosarkhiv, patikėtas visos Rusijos biuro darbo ir archyvų tyrimų institutui (VNIIDAD), be to, departamentas teikia informacinę pagalbą šiam klausimui tvarkyti. Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto (IAH) Istorijos ir archyvų instituto dokumentų valdymo ir ikimokyklinio ugdymo įstaigų, kurių dėka „Archyvų pramonės informacijos ir nuorodų sistemoje“ yra beveik visi teisiniai aktus, norminius dokumentus ir skelbia unikalias metodines rekomendacijas, reglamentuojančias dokumentų kūrimo ir darbo su jais organizavimo technologiją. IŠVADA

Santykiai tarp organizacijų, institucijų ir verslo dokumentų komunikacija visais lygmenimis turėtų būti vykdomi pagal vienodas visuotinai priimtas taisykles. Darbas su dokumentais bet kurioje organizacijoje, nepaisant jos organizacinės ir teisinės formos, turi būti grindžiamas įstatyminiais, norminiais ir metodiniais pagrindais, susijusiais su dokumentacijos ir darbo su dokumentais klausimais. Valdymo dokumentaciją vykdo speciali tarnyba, veikianti kaip savarankiškas struktūrinis padalinys. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos aptarnavimo efektyvumas priklauso nuo biuro darbuotojų kvalifikacijos, tarnybos aprūpinimo lygio ir darbo sąlygų. Priklausomai nuo priklausymo tam tikrai grupei, ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslauga turės savo specialų pavadinimą ir turės atitinkamą paskirtį. Yra skirtumų tarp termino „dokumentų valdymo palaikymas“, kuris pabrėžia informacinį ir technologinį komponentą šiuolaikiniame biuro darbo organizavime ir geriau vartojamas kalbant apie kompiuterines technologijas dirbant su dokumentais, ir termino „biuro darbas“, kuris yra daugiausia naudojamas apibūdinti organizacinę pusę ir tradicinius darbo su dokumentais metodus. Apskaitos tvarkymas yra viena iš valdymo funkcijų, pagrįstų moksliniu organizavimu naudojant šiuolaikines technologijas, o mes gyvename mokslo pažangos epochoje, kur viskas remiasi naujų technologijų tobulėjimu, kurios dar labiau padeda mūsų darbe. Valstybės archyvų tarnybos institucijos teikia ministerijoms ir departamentams organizacinę ir metodinę pagalbą diegiant valstybines valdymo dokumentacijos sistemas, organizuojant valdymo dokumentų palaikymo sistemą, susitariant dėl standartinių ir konkrečios šakos norminių dokumentų dėl dokumentacijos saugojimo sistemos. valdymui, ir tam tikrais valdymo dokumentacijos palaikymo klausimais metodinių dokumentų rengimas.

Bibliografija

1. Boydachenko P.G. Personalo valdymo paslauga. - Novosibirskas: ECO, 2005 m.

2. Vesnin V.R. Praktinis personalo valdymas: Personalo darbo vadovas. - M.: Teisininkas, 2006 m.

3. Rusijos Federacijos valstybinis standartas GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai“ (patvirtintas 1998 m. vasario 27 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 28).

4. GOST R 6.30-2003 Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai (patvirtinti Rusijos Federacijos valstybinio standarto 2003-03-03 nutarimu Nr. 65-st.)

5. Istrin V.A. Rašto atsiradimas ir raida. M.: 1965 m.

6. Kirsanova M.V. Šiuolaikinis biuro darbas: vadovėlis. pašalpa. - M.: INFRAM, 2003. – 304 p. (serialas „Aukštasis mokslas“).

7. Kuznecova T.V. Biuro darbas. M.: Intel-Synthesis, 1999.

8. Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės (patvirtintos Rosarkhiv valdybos 2002-02-06 sprendimu).

9. Podlesnaya L.V. Valdymo veiklos dokumentavimas. Biuro darbas.M., 2004 m

10. Pshenko A.V. Dokumentacijos palaikymas (Biuro valdymas): Vadovėlis. Nauda. - M.: FORUMAS: INFA-M, 2003. -256 p. (serija „Profesinis mokymas“).

11. Rusijos Federacijos darbo kodeksas.

12. Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose pavyzdinės instrukcijos / parengimas. Archyvų reikalų komitetas (patvirtintas Rusijos Federacijos Vyriausybės 2000 m. spalio 31 d. sprendimu Nr. 1547-r)

13. Federalinis įstatymas „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“, (1995 m. vasario 20 d. N24-FZ).

14. 2006 m. gegužės 2 d. federalinis įstatymas Nr. 59-FZ „Dėl Rusijos Federacijos piliečių apeliacijų nagrinėjimo tvarkos“

15. Khobelkova L.N. Ikimokyklinio ugdymo įstaigų automatizavimas//žurnalas Vidaus archyvas, Nr.6, 2008.- p.18-21.

Bet kurios įmonės sėkmė priklauso nuo jos kompetentingos organizacijos. Tiek vadovybė, tiek kiti darbuotojai turi žinoti, kas yra biuro darbas. Kokie jo bruožai ir kokie dokumentai laikomi svarbiais organizacijos veikloje?

Koncepcija

Kas yra biuro darbas? Bet kuri įmonė, nesvarbu, kokią nuosavybės formą ji turi, veikia įvairių vertybinių popierių pagrindu. Tai įsakymai, laiškai, protokolai. Jie skirstomi į organizacinius ir administracinius dokumentus. Biuro darbas – tai popierių kūrimo darbas, kuris atliekamas pagal visuotinai priimtus standartus.

Paprastai įmonės tam turi specialių darbuotojų, dirbančių šioje srityje. Mažose organizacijose bet kuris darbuotojas gali turėti sekretoriaus pareigas. Jei iššifruosite sąvokos esmę (kas yra biuro darbas), tada termino kilmė bus aiški. Tai yra oficialios informacijos išsaugojimas apčiuopiamoje laikmenoje.

Šiame procese sukuriamas organizacinis ir administracinis dokumentas, kurio dėka aiškūs tolesni veiksmai. Pats žodis „biuro darbas“ atsirado seniai, bet tik nuo XX amžiaus vidurio tapo oficialiu.

Pagrindai

Pradedantiesiems yra biuro darbo ir dokumentų valdymo pagrindai. Jų dėka galėsite išmokti organizuoti visų rūšių juridinį asmenį. Tai sudėtingas procesas, kuriame dalyvauja visi valdymo darbuotojai. Viename skyriuje jie pildo ir surašo dokumentus, o kitame stebi jų judėjimą.

Dabar yra vieninga valstybinė biuro darbo sistema, kurioje nurodytos visos šios srities vykdymo normos. Svarbu kontroliuoti visus etapus, per kuriuos reikia pereiti dokumentus. Taip pat naudojamas valstybinis standartas, kuriame išdėstytos tokio darbo atlikimo taisyklės.

Norint suvienodinti popierių pildymą, reikalingi biuro darbo ir dokumentų valdymo pagrindai pradedantiesiems. To reikia siekiant užtikrinti informacijos palyginamumą vienoje šalyje ir tarptautinėje erdvėje. Standartizavimo ir unifikavimo dėka jums nereikės daug laiko skirti ataskaitoms, nes supaprastės susipažinimo su dokumentais procedūra. Pavyzdys yra forma su detalėmis. Jie sukurti vienai institucijai, šaliai arba kelioms valstybėms. Formose nurodoma įmonės atsakomybė. Prieš masinį spausdinimą turite patikrinti duomenų teisingumą.

Dokumentų srautas apima privalomą dokumentų, reikalingų gamybinėje veikloje, registravimą. Darbuotojų raštingumas siejamas su teisingu dokumentų paskirstymu, jų registravimu ir grupavimu. Dabar vyksta įvairūs seminarai, kuriuose kalbama apie šios profesijos techniką ir paslaptis. Populiari sritis yra personalo įrašų tvarkymas, nes ši sritis apima darbą su daugybe dokumentų.

Šiai sričiai reikalingi kompetentingi specialistai. Be pagrindinio išsilavinimo, jie turi nuolat tobulinti savo įgūdžius ir gauti sertifikatus. Darbuotojai taip pat turi dirbti su analitine sfera. Darbuotojai kuria asmenines personalo bylas, papildo ir patikslina informaciją.

Svarbi jų funkcija – stebėti dokumentų atitiktį teisės normoms. Specialistai pasenusius dokumentus turi skubiai išsiųsti į archyvą, kur jie saugomi reikiamą laikotarpį, dažniausiai ne trumpiau kaip 5 metus. Į pareigas įeina įdarbinimui naudojamų anketų pildymas, klausimų, reikalingų pokalbiui organizuoti, ruošimas.

Biuro darbas ir dokumentų srautas

Bet kurioje įmonėje galite išgirsti tokius žodžius kaip „popierizmas“ ir „dokumentų srautas“. Kas tai yra? Šį darbą atlieka sekretoriai, archyvarai, personalo skyriaus darbuotojai. Apskaitos tvarkymas – tai informacijos fiksavimas ir popierinių bei elektroninių dokumentų gamyba.

Ant jo vystosi dokumentų srautas. Ši sąvoka reiškia įsakymo judėjimą, laišką nuo jo sukūrimo iki įvykdymo. Dokumentai gali būti archyvuojami arba sunaikinti. Priklausomai nuo jų sukūrimo vietos, dokumentų srautas gali būti išorinis ir vidinis. Šaltinis nustato įsakymo, nurodymo, laiško kelią.

Etapai

Biuro darbo ir dokumentų srauto vykdymas grindžiamas savo taisyklėmis. Jų turi būti laikomasi, kad įmonės veikla būtų teisėta. Vidinis dokumentų srautas vykdomas šiais etapais:

Dokumento projekto vykdymas.
Koordinacija.
Projekto pasirašymas.
Datos ir numerio priskyrimas.
Registracija ir vykdymas.
Informacijos teikimas atlikėjams ir kontrolė.
Instrukcijų laikymasis.
Registracija ir saugojimas.
Sunaikinimas arba perdavimas į archyvą.

Išorinio dokumentų srauto etapai yra beveik vienodi, bet šiek tiek skiriasi. Dokumentai organizacijai perduodami iš išorės. Juos išduoda tiekėjų ir vartotojų įmonės, filialai, institucijos, teismai ir piliečiai. Jie turi būti užregistruoti, o tai patvirtina jų kontrolę. Tada seka susipažinimas su jais ir vykdymas. Jei reikia, sugeneruojamas atsakymas. Pabaigoje popierius siunčiamas į archyvą arba sunaikinamas.

Rūšys

Yra ir kitų dokumentų srauto tipų:

Kylantis – nuo darbininkų iki vadovybės.
Mažėjantis – nuo vadovų iki darbuotojų.
Horizontalus – su lygiomis padėtomis.

Popieriaus judėjimas fiksuojamas specialiuose žurnaluose. Jie gali būti išduodami įvairiomis formomis, tačiau dabar populiariausias yra elektroninis dokumentų valdymas.

Teismo procesas

Kas yra teismo procesas? Teismo byloje pateiktas kitoks dokumentų ir daiktinių įrodymų sąrašas. Tinkamas jo saugojimas ir judėjimas užtikrina, kad teisėsaugos sistema veiktų pagal įstatymus.

Teismų dokumentų tvarkymas, palyginti su organizaciniu darbu, niekada nėra savanoriškas. Ją vykdo įgalioti asmenys, jų darbas yra stebimas. Jis taip pat turi etapus, įskaitant popierių sunaikinimą.

Sekretorės darbas

Daugelis darbuotojų nežino apie biuro darbo ir dokumentų srauto pagrindus. Tačiau sekretorei tai yra profesinės pareigos. Šie darbuotojai vykdo pagrindinę vadovybės dokumentų palaikymo veiklą.

Pagal formą ir veiklą įstaiga gali būti:

Centralizuotas – sekretoriai yra viename skyriuje ir pavaldūs vyresniajam specialistui.
Decentralizuotas – darbuotojai yra paskirstyti po įmonės padalinius, todėl atsiskaito savo vadovams.
Mišrus.

Dokumentų srauto įstaigoje principus nustato sekretoriato forma. Šie darbuotojai yra atsakingi už dokumentų tvarkymą.

Instrukcijos

Biuro valdymo pagrindai nustato, kad kiekviena įmonė turi turėti norminį aktą, reglamentuojantį dokumentacijos judėjimą. Biuro valdymo instrukcija yra įmonės vidaus norminis aktas, pagrįstas vadovybės nurodymu.

Popierius galioja neribotą laiką. Jame nurodoma dokumento kilmė ir pateikiami pareigybių, kurių parašai yra oficialūs, sąrašai. Instrukcijose pateikiami dizaino pavyzdžiai, formos, formos.

Apskaita

Biuro darbo pagrindai ir dokumentų srautas įmonėje leidžia šią veiklą atlikti teisingai. Mažose įmonėse šį darbą dažniausiai atlieka darbuotojai arba vadovas. Jeigu tokia atsakomybė darbuotojui nelaikoma tiesiogine ir nenurodyta darbo sutartyje, tuomet turi būti duodamas įsakymas pridėti tokias funkcijas. Dokumente turi būti aprašytos pareigos, atsakomybė ir kompensacija.

Personalo dokumentų tvarkymo principai

Jeigu įstaigoje dirba bent vienas darbuotojas, tuomet būtina sudaryti įdarbinimo dokumentus. Personalo dokumentų tvarkymas – tai su žmonių veikla susijusių oficialių dokumentų judėjimo užtikrinimas. Pareigas atlieka personalo skyriaus darbuotojai. Jie priima, apdoroja ir saugo dokumentus.

Jų pareiga yra apdoroti asmeninę informaciją, kuri laikoma neskelbtina. Personalo dokumentų sraute svarbus slaptumas ir popierių saugojimo taisyklių laikymasis. Biuro valdymo pagrindai leidžia efektyviai susidėlioti įmonės žmonių darbą.

Nors šiuo metu skaitmeninės technologijos aktyviai vystosi, dauguma organizacijų praktiškai nenaudoja dokumentų srauto optimizavimo. Tai apima popierinės korespondencijos naudojimą ir įprastų žurnalų tvarkymą. To priežastis – nenoras naujovėms ir pinigų trūkumas. Tačiau vadovybė turi atsižvelgti į tai, kad optimizavimas su nedidelėmis investicijomis gali pasiekti didelės ekonominės naudos.

Taigi dabar jūs žinote biuro darbo pagrindus. Tikimės, kad pateikta informacija jums buvo naudinga.

Atsakomybė už įrašų tvarkymą paprastai tenka sekretoriui. Šios pareigos nereikalauja specialaus išsilavinimo, į jas dažnai priimami kandidatai, turintys minimalią darbo patirtį. Tačiau dokumentų tvarkymas – atsakingas ir svarbus dalykas, nuo jos tikslumo ir teisingumo labai priklauso sėkminga įmonės veikla.

Biuro darbas gali būti:

bendrieji – susiję su pagrindine įmonės veikla,
personalas – personalo dokumentacijai, tvarkomai personalo skyriaus,
paslaptis – randama kai kuriose vyriausybinėse agentūrose ir turi elgesio standartus,
elektroninis – kai dalis informacijos perduodama skaitmeniniu formatu.

Patiems įsisavinti biuro darbo pagrindus nėra sunku. Geriau pradėti nuo svarbiausio ir pagrindinio dokumento - bylų sąrašo.

Bylų nomenklatūra

Tai dokumentas su visų organizacijos „užduočių“ sąrašu. Šiuo atveju „verslas“ reiškia tos pačios rūšies arba tos pačios krypties verslo dokumentų rinkinį.

Nomenklatūra – tai sistema, leidžianti analizuoti dokumentinę įmonės veiklą. Norėdami jį sudaryti, turite nustatyti visų galimų dokumentų tipų sąrašą. Tada derinkite juos pagal nurodymus.Kiekvienam tipui priskiriamas skaičius – kodas, kurį gali sudaryti keli skaičiai ar raidės, pavyzdžiui, skaičius, metai ar net mėnuo, jei dokumentų apimtis yra didelė.

Pavyzdžiui: 01/BU/2017, kur 01 yra eilės numeris, BU yra apskaita, 2017 yra metai. Taip pat nurodomas saugojimo laikas ir vieta archyve, kada byla ten bus pateikta. Nomenklatūra gali būti tvirtinama tam tikram laikotarpiui – metams, 3 metams arba 5 metams, jei nesitikima pokyčių. Prieš tvirtindami nomenklatūros turinį, tiek, kiek jis susijęs su jų darbu, turi patikrinti skyrių vadovai.

Siekiant patogiai archyvuoti dokumentus, taip pat bylas įtraukti į sistemą, sudaroma nomenklatūra. Tai padeda trumpai apibūdinti biuro darbo pagrindus, atspindi pagrindines verslo dokumentų rūšis, atsižvelgiant į įmonės ypatybes. Paprastai jis sudaromas lentelės pavidalu - bylos pavadinimas, kodas (numeris), vieta archyve, saugojimo laikotarpis. Geriau sugrupuoti bylas pagal jų publikavimo tipą ir skyrių.

Dokumentų rūšys organizacijoje

Bylų skaičius ir dokumentų rūšys tiesiogiai priklauso nuo įmonės veiklos specifikos. Dažnai dokumentų srautas skirstomas į blokus, kuriuos atlieka darbo sričių specialistai. Tačiau yra sąrašas, būdingas bet kuriai įmonei, nesvarbu, ar tai būtų komercinė, ar valstybinė:

Atvyksta – viskas, kas patenka į organizaciją iš išorės – viskas, kas atkeliavo paštu, su kurjeriais, asmeniškai pristatoma kitų organizacijų atstovų.

Siunčiama – siunčiama iš organizacijos – viskas, kas skirta kitiems juridiniams asmenims, taip pat fiziniams asmenims (atsakymai, laiškai, sprendimai).

Vidinis – ne už organizacijos ribų, reguliuojantis įmonės darbą (įsakymai, instrukcijos, nuostatai, nuostatai ir kt.).

Paprastai kiekvienai rūšiai vedamas atskiras registracijos žurnalas, kuriame įrašomas eilės numeris, data, pavadinimas, iš kur dokumentas atkeliavo ar kur buvo išsiųstas, atsakingo asmens vardas ir pavardė.

Jei darbuotojams išdalinti dokumentai įrašomi į žurnalą, gavimo metu paliekamas laukelis pasirašyti. Taip pat žurnale galima padaryti pastabą, kurioje byloje, pagal nomenklatūrą, saugoti pateikiama kopija.

Organizacija taip pat gali vesti vidinių komandiruočių, raktų perdavimo, atvykimo į darbo vietą laiko ir net telefono skambučių žurnalus. Kartais knygelių skaičius veda prie knygų žurnalo įkūrimo. Viskas priklauso nuo poreikio ir esamos praktikos įmonėje.

Žurnalai turi būti sunumeruoti, susiūti ir užantspauduoti; tai daroma siekiant pašalinti lapo keitimo galimybę.

Įrašų tvarkymas yra biuro darbo ir dokumentų srauto pagrindai. Žurnalų ir bylų skaičius priklauso nuo įmonės poreikių ir noro įrašyti visus turimus dokumentus.

Dokumentų srauto taisyklės

Sukūrus bylų nomenklatūrą ir reikalingų žurnalų sąrašą, tikslinga parengti organizacijos dokumentų srauto reglamentą. Tai reglamentas, kuriame paaiškinamos visų esamų dokumentų rinkimo, perdavimo, archyvavimo taisyklės. Jame aprašoma kiekvieno dokumentacijos srauto tvarka ir nustatomas jos perdavimo iš vieno skyriaus į kitą terminas.

Taisyklių pavyzdžiai

Ši nuostata padės išvengti painiavos, atsakomybės perkėlimo ir svarbių verslo dokumentų praradimo. Kiekvienam srautui yra nustatytas maršrutas – pavyzdžiui: paskelbimas, patvirtinimas, registracija, siuntimas gavėjui, padavimas archyve.

Antspaudai ir antspaudai

Dažnai naujokai, ir ne tik jie, negali suprasti, kokiais atvejais reikia organizacijos antspaudo, o kokiais – ne. Atsakymas labai paprastas: siunčiami blankai sertifikuojami antspaudu, nes antspaudo buvimas liudija laiško kilmę. Vidiniams popieriams spausdinti nereikia, nes Vadovybės parašo šiuo atveju visiškai pakanka.

Gauti dokumentai, juos užregistravus, perduodami vadovui, kad jis priimtų sprendimą ir paskirtų atsakingą už vykdymą ar atsakymą. Jiems taip pat nereikia antspaudo. Antspaudas ir antspaudas neturėtų būti painiojami. Antspaudai gali būti labai skirtingi – nuo „Gaunamas Nr...“ iki „Kopija teisinga“, ir jie neturi teisinės galios. Tai tik pagalbinė priemonė sekretorės darbui.

Panašūs straipsniai

Diskutuojama:

Kaip automatizuoti sandėlį ir valdyti sandėlio saugojimo sistemas Integracija su valdymo sistema: Sandėlio apskaitos automatizavimas – tai būdas optimizuoti sandėlio verslo procesus...
Organizacijos dokumentų srauto nuostatai: Išorinis elektroninių dokumentų valdymas Elektroninių...
sukilimo laikotarpio dokumentai: SIMONAS BAR-KOZIVA (BAR-KOKHBA) (? - 135 m. pr. Kr.) Sukilėlių vadas...
Troparionas šventajam Fotijui, Maskvos metropolitui: Biblioteka „Calcedon“ _______________________ Šv. Fotijus, Metropolitenas...