Vidiniai dokumentai. Organizacijos dokumentų srauto nuostatai

Išorinis elektroninių dokumentų valdymas

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų klasifikacijos

EDMS klasifikavimas galimas pagal konkrečias užduotis, tam tikrą „nišą“, užimamą bendros dokumentų srautų sistemos rėmuose. Tokių gaminių savybes lemia specifinės įmonės verslo procesų koncepcijos ir modeliai, kurie yra įvairių biuro darbo sričių automatizavimo pagrindas. Šiuo atveju ekspertai išskiria tokias sprendimų grupes kaip WorkFlow sistemos (verslo procesų automatizavimo technologija), biuro valdymo sistemos, elektroniniai dokumentų archyvai.

kolektyvinės dokumentų apdorojimo sistemos ir integruotos dokumentų valdymo sistemos.

Terminas WorkFlow apibūdina sistemas, skirtas automatizuoti daugybę įmonės verslo procesų, o kiekvieno iš jų savitasis svoris yra mažas. WorkFlow leidžia dirbti su verslo procesais, kurių turinys yra nuolat keičiamas ir papildomas. Svarbi savybė yra galimybė dirbti su nestruktūrizuotais duomenimis.

Šios sistemos leidžia griežtai reguliuoti dokumentų judėjimo kryptis pagal dokumento tipą ir jo detalių reikšmes, automatiškai išsiunčiant dokumentą konkrečiam vykdytojui, kai atsiranda iš anksto suformuluotos sąlygos.

Biuro sistemos- tai automatizuotos sistemos, skirtos kurti ir stebėti dokumentų srautų vykdymą pagal tam tikros darbo eigos logikos pateikimą programinėje įrangoje. Tai yra, mes kalbame apie dokumentų kūrimą srautinio perdavimo režimu su galimybe silpnai ar sunkiai nukreipti ir sekti kiekvieno dokumento gyvavimo ciklą. Biuro valdymo sistemos, kaip taisyklė, yra orientuotos į konkrečias taikymo sritis: finansus, gamybą, pardavimų valdymą, nors jų generuojamos ataskaitos persmelkia visą įmonės organizacinę struktūrą.

Elektroniniai archyvai yra susisteminti įmonių dokumentų katalogai, integruoti į įmonės informacinę sistemą. Popierinių versijų konvertavimas į elektronines atliekamas įvairiais būdais, įskaitant srauto skenavimo metodus. Elektroninius archyvus tiesiogiai sudaro dokumentų saugykla, programinė įranga, užtikrinanti archyvo sąveiką su informacinės sistemos elementais: serveriais, programomis (modulinė sistema), A taip pat viršutinis antstatas – programinė įranga, valdanti saugyklą ir modulinę įvesties/išvesties sistemą.

Kolektyvinio dokumentų apdorojimo sistemos apima paramą bendram darbui su dokumentu, įskaitant dokumentų judėjimo maršrutų parengimą ir judėjimo scenarijaus aprašymą, asmenų, dalyvaujančių dirbant su dokumentu, rato apibrėžimą, jų teisių ir įgaliojimų lygio nustatymą.

Sudėtingos sistemos sintezuoti atskirų programų ir posistemių funkcijas ir numatyti visapusišką įmonės verslo procesų automatizavimą.

IDC, savo ruožtu, siūlo išplėstą EDMS klasifikaciją, išryškindama šiame sektoriuje sistemas, orientuotas į verslo procesų automatizavimą (verslo procesų EDM), įmonių EDMS (į įmonę orientuotas EDM), turinio valdymo sistemas (turinio valdymo sistemas), informacijos valdymo sistemas. (Informacijos valdymo sistemos) – arba portalai, vaizdo valdymo sistemos (Imaging Systems) ir darbo srautų valdymo sistemos (WorkFlow Management Systems).

EDMS orientuota į verslo procesų automatizavimą (verslo procesų EDM), naudojamas konkrečioms vertikalioms ir horizontalioms reikmėms. EDMS sistemos užtikrina visą darbo su dokumentais gyvavimo ciklą, įskaitant darbą su vaizdais, įrašų ir darbo eigų valdymą bei turinio valdymą.

Įmonės EDMS (į įmonę orientuotas EDM) suteikti korporacinę infrastruktūrą (prieinamą visiems verslo vartotojams), skirtą dokumentams kurti, bendradarbiauti su jais ir publikuoti. Pagrindinės įmonės EDMS funkcijos yra panašios į EDMS, orientuotos į verslo procesus, funkcijas. Paprastai šios klasės sprendimai nėra skirti naudoti tik konkrečioje pramonės šakoje ar siaurai problemai spręsti. Οʜᴎ yra diegiamos kaip bendros korporacinės technologijos.

Turinio valdymo sistemos teikti turinio kūrimą, prieigą ir valdymą, turinio pristatymą (iki dokumentų ir objektų sekcijų lygio, kad vėliau būtų galima pakartotinai naudoti ir kompiliuoti). Reikalingos informacijos prieinamumas ne dokumentų, o mažesnių objektų pavidalu palengvina informacijos mainų tarp įdiegtų programų procesą.

Informacijos valdymo sistemos arba portalai teikti informacijos kaupimą, informacijos valdymą ir jos pristatymą internetu/intranetu/ekstranetu. Jų pagalba yra realizuojama galimybė kaupti (ir pritaikyti) patirtį paskirstytoje įmonės aplinkoje, remiantis verslo taisyklių, konteksto ir metaduomenų naudojimu. Portalai suteikia prieigą per standartinę žiniatinklio naršyklę prie daugelio elektroninės prekybos programų (paprastai per ERP sistemos sąsają).

Vaizdo sistemos iš popierinių laikmenų ir mikrofilmų nuskaitytą informaciją konvertuoti į elektroninę formą (dažniausiai TIFF formatu). Ši technologija yra visų paveldėtų popierinių dokumentų ir mikrofilmų informacijos konvertavimo į elektroninę formą pagrindas. Pagrindinės standartinės vaizdo apdorojimo sistemos funkcijos apima: nuskaitymą, saugojimą, daugybę vaizdų paieškos galimybių ir kt.

WorkFlow valdymo sistemos.Šio tipo sistemos yra skirtos teikti bet kokio tipo darbo srautų nukreipimą (nustatant failų maršruto kelius) įmonės struktūriniuose ir nestruktūrizuotuose verslo procesuose. Οʜᴎ yra naudojami siekiant padidinti įmonės verslo procesų efektyvumą ir valdomumo laipsnį. Darbo eigos valdymo sistemos dažniausiai perkamos kaip sprendimo dalis (pavyzdžiui, EDMS sistemos arba PDM sistemos).

Siūloma EDMS klasifikacija taip pat gali būti papildyta įmonių elektroninių įrašų valdymo sistemos.Įmonių dokumentų valdymo programinės įrangos rinkos segmentui jau apie 5 metus. Įmonės įrašai yra fiksuoti laiku ir nekintami, pateikiantys verslo sandorių, įvairių teisių ir pareigų įrodymus ir kt.
Paskelbta ref.rf
Įmonės vartotojai turi patys nustatyti, koks turinys yra labai svarbus norint patekti į įmonę (šiam sprendimui reikia įvertinti ilgalaikius jų verslo poreikius). Įmonių sprendimai, kuriems reikalingas turinio išsaugojimas, apima pagrindines verslo sistemas, įskaitant ERP ir apskaitos sistemas, el. pašto sistemas (pvz., MS Exchange), ataskaitų teikimo ir rezultatų valdymo sistemas, elektroninės prekybos sistemas, bendradarbiavimo programinę įrangą (valdymo sistemas), projektus, internetinius konferencinius skambučius ir kt. ).

Elektroninių dokumentų valdymo sistemų pasirinkimo veiksniai

‣‣‣ Saugojimo tūrio reikalavimai. Jei turite daug dokumentų (pagal saugyklos tūrį), itin svarbu pasirinkti sistemą, kuri palaiko hierarchinę struktūrinę saugyklą (HSM – Hierarchal Storage Management). Šis mechanizmas kaupia aktyviausiai naudojamus duomenis greičiausiose, bet brangiausiose laikmenose, o rečiau naudojama informacija automatiškai perkeliama į lėtesnę ir pigesnę laikmeną.

‣‣‣ Įformintų procedūrų, kurioms reikalinga pagalba joms įgyvendinti, prieinamumas ir kontrolės automatizavimas (tam tikro tipo dokumentų rengimas, standartinių organizacinių funkcijų atlikimas ir kt.).

‣‣‣ Poreikis automatizuoti organizacijos administracinį valdymą. Organizacinės struktūros sudėtingumo laipsnis.

‣‣‣ Geografiškai paskirstytų vienetų prieinamumas. Šis veiksnys kelia tam tikrus reikalavimus nuotolinei prieigai, duomenų replikacijai ir kt.

‣‣‣ Galimybė turėti didelį popierinį archyvą. Kai kuriose dokumentų valdymo sistemose jau integruoti masinio dokumentų įvedimo posistemiai.

‣‣‣ Esamų poreikių neatitinkančios dokumentų srauto sistemos prieinamumas.

‣‣‣ Pažangaus dokumentų maršruto parinkimo ir darbo eigos valdymo poreikis. Šios ypatingos svarbos tęsinys yra poreikis palaikyti savavališkus verslo procesus, galbūt dirbant kartu su taikomųjų programų sistemomis, kad būtų palaikomi šie procesai.

‣‣‣ Reikalavimai dokumentų saugojimo terminams. Ilgą saugojimo laikotarpį (dešimtis metų) verta rimtai apsvarstyti galimybę organizuoti lygiagretų archyvą ant mikrofilmų.

‣‣‣ Sistemos „atvirumo“ ir išplečiamumo reikalavimai. Integracijos su esamomis informacinėmis sistemomis galimybė ir esamos įrangos panaudojimas.

‣‣‣ Būtinybė saugoti dokumentų vaizdus. Konkrečių dokumentų saugojimo formatų naudojimas organizacijoje. Poreikis remti inžinerines ir projektavimo užduotis bei kitas įmonės ypatybes.

‣‣‣ Sukurtų informacijos paieškos įrankių poreikis. Visas kalbinės sistemos palaikymas organizacijoje prieinamiems dokumentams.

‣‣‣ Saugumo reikalavimai (šifravimas, prieigos organizavimas ir kt.). Galimybė naudotis jau turimais prieigos mechanizmais organizacijos informacinėje infrastruktūroje dokumentų srautų sistemoje.

‣‣‣ Reikalavimai tam tikrų standartų laikymuisi: vidaus, pramonės, GOST, tarptautiniai kokybės kontrolės standartai, informacijos saugojimo organizavimo lygis.

Rusijos biuro automatizavimo sistemų rinka

Atsižvelgdami į priklausomybę nuo naudojamų technologijų, RBC analitikai siūlo Rusijos rinkoje pateikiamus EDMS suskirstyti į grupes:

1. Vakarų gamybos sistemos, kūrimo aplinkos.

2. Rusiškos sistemos, pagrįstos Lotus Domino/Notes.

3. Visiškai rusiški įvykiai.

Pirmoje grupėje Rusijos rinkoje atstovaujamos tik trys vakarietiškos sistemos: Documentum, DOCS Open/DOCSFusion ir Lotus Domino.Doc.

Antrajai grupei priklauso tokie sprendimai kaip CompanyMedia ir OfficeMedia (Intertrust), BOSS-Referent (IT), CINDERELLA (NTCIRM), Eskado Interprokom (LAN). Analitikai pastebi „Lotus Domino/Notes“ pagrindu pagamintų produktų populiarumą Rusijos rinkoje.

Visos kitos Rusijoje pateiktos sistemos gali būti priskirtos trečiajai grupei, įskaitant:

1C: Archyvas-1C

„DocsVision“ – skaitmeninis dizainas

RBC dokumentai – RBC SOFT

IIGIintravertas -IIG

IT-Inco – IncoFlow

LanDocs – Lanit

Optima-WorkFlow – Optima

VisualDoc – CenterInvest Soft

Gran Doc - Granitas

Dėklas -EOS

„DocManager“ – „SoftIntegro“.

Eufrato pažinimo technologijos

Effect-Office IKK – „Garant International“ Pažymėtina, kad kol kas didžiąją rinkos dalį valdo rusiškos sistemos, kurios apima Lotus Domino/Notes pagrindu sukurtas sistemas.

Būtent šie programinės įrangos produktai atitinka Rusijos dokumentų srauto ir biuro darbo ypatumus. Vakarų sistemos vis dar užima mažiau nei 10% Rusijos rinkos.

Tuo pačiu metu šiandien dauguma įmonių naudoja skirtingus programinės įrangos įrankius, kurie funkciškai yra skirti automatizuoti tik keletą griežtai ribotų užduočių:

Dokumentų ruošimas - Microsoft Word;

Mašininio vertimo sistemos – PROMT Translation Office 2000: SmarTool Mail Translator, žodynų rengyklė, elektroninis žodynas, WebView, QTrans, iškarpinės vertėjas, integratorius;

Ekonominės informacijos apdorojimo technologijos, pagrįstos skaičiuoklių procesoriais – Microsoft Excel;

Duomenų bazių valdymo sistemų (DBVS) naudojimo technologijos – Microsoft Access;

Kalbos apdorojimo technologijos: kalbos valdymo įrankiai, diktavimo įrankiai, kalbos modelio identifikavimo priemonės – skirtos kompiuteriui atpažinti žmogaus žodžius ir atlikti tam tikrus veiksmus – Open Speech, Natural Dialogue System, Dragon Dictate;

Atidžiau pažvelkime į kai kurias iš aukščiau paminėtų elektroninių dokumentų valdymo sistemų.

Rusijoje pristatomų pagrindinių dokumentų valdymo sistemų apžvalga

„Docs Fusion“ ir „Docs Open“.Šių produktų kūrėja yra įmonė Humminubird. Tai viena populiariausių sistemų pasaulyje, priklausanti „elektroninių archyvų“ klasei. Deja, skirtingos gaminio kartos ir komponentai gavo skirtingus pavadinimus, todėl susipažįstant su juo kyla painiavos. Iš pradžių buvo Docs Open sistema – kliento-serverio programa su storu klientu. Tada buvo sukurtas „Docs Fusion“ taikomųjų programų serveris, kuris leido atsikratyti „storo“ kliento, kuris tiesiogiai pasiekia duomenų bazę, svarbos. Jame yra du klientai: „PowerDocs Windows“ klientas ir „CyberDocs“ žiniatinklio klientas. „Docs Fusion“ platforma įmonei yra perspektyvi. Kad būtų paprasčiau, sistemą toliau vadinsime dokumentais, ty Docs Fusion ir klientais – PowerDocs ir CyberDocs.

„Docs Open“ Rusijoje veikia jau seniai ir jau naudojamas daugelyje organizacijų. Šio produkto platintoja Rusijoje yra neseniai sukurta bendrovė HBS. Dokumentai gali būti efektyviai naudojami didelėse organizacijose, kuriose dirba daug darbuotojų (tūkstančiai žmonių), ir mažose įmonėse, kuriose dirba nuo penkių iki šešių žmonių. Sistema pirmiausia yra skirta organizacijoms, kurios intensyviai kuria ir redaguoja dokumentus (įmonių buveinės, konsultacinės įmonės, valstybinės įstaigos ir kt.).

„PowerDocs“ klientas yra „Windows“ sąsaja, savo dizaino ideologija panaši į „MS Outlook“. Vartotojas gali pasiekti Docs per pačios MS Outlook sąsają ir net Windows Explorer lange, kuris leidžia dirbti su Docs aplankais kaip su įprasta failų sistema. „PowerDocs“ klientas leidžia pasiekti mobiliąją prieigą su galimybe sinchronizuoti prisijungus, įskaitant. ir lėtomis linijomis. Ši funkcija taip pat leidžia užtikrinti stabilų vartotojo darbą nestabiliu vietinio tinklo veikimo režimu. „CyberDocs“ klientas teikia beveik tokias pačias funkcijas kaip „PowerDocs“, bet per interneto naršyklę.

Viename komplekse turi būti įdiegti keli „DocsFusion“ serveriai, o apkrovos balansavimas ir gedimų tolerancija įdiegiami automatiškai. Tai reiškia, kad sugedus vienam iš serverių vartotojai pajus tik nedidelį sistemos sulėtėjimą, o pati sistema iš tiesų gali užtikrinti, kad su ja vienu metu dirbtų pakankamai didelis vartotojų skaičius. Sistemos duomenims saugoti būtina naudoti Microsoft SQL Server arba Oracle. Failų sistema naudojama kaip pačių dokumentų saugykla. Palaikomas HSM hierarchinis duomenų saugojimo mechanizmas.

Sistema leidžia lengvai integruoti ir susieti su kitomis taikomųjų programų sistemomis tiek PowerDocs kliento, tiek serverio lygiu. Dokumentai yra atvira platforma, kurioje yra kūrimo įrankiai, skirti kurti pasirinktines programas arba integruoti su kitomis sistemomis.

Gaminys nėra skirtas naudoti inžinerijos ir projektavimo dokumentų srauto srityje, jis nėra integruotas su CAD/CAM sistemomis. Geografiškai paskirstytose organizacijose gali kilti problemų, nes sistemoje nėra informacijos replikacijos mechanizmų. Jame pateikiami įrankiai, padedantys bendradarbiauti darbo grupės lygiu. Tačiau didelėms organizacijoms šių lėšų neužtenka.

Documentum. Tai dokumentų, žinių ir verslo procesų valdymo sistema, skirta didelėms įmonėms ir organizacijoms. Rusijoje jai atstovauja bendrovė „Documentum Services“. „Documentum“ yra platforma, daugiau nei jau paruoštas produktas, skirta kurti paskirstytus archyvus, palaikyti kokybės standartus, valdyti projektus paskirstytose projektų komandose, organizuoti įmonės biuro darbą, dinamiškai valdyti įmonių intraneto portalų turinį.

Produktas suteikia viską, ko reikia didelei organizacijai – tai integruota sistema, leidžianti kompleksiškai išspręsti gana platų problemų spektrą. Jame yra būtinos funkcijos, reikalingos verslo procesų automatizavimui: maršruto parinkimas, patvirtinimas, platinimas, pranešimai ir vykdymo kontrolė. „Documentum“ yra gana keičiamo dydžio, visą sistemoje saugomą informaciją valdo tam skirtas serverio komponentas – „DocBase“ saugykla. „Documentum“ yra mechanizmų, leidžiančių valdyti informacijos saugojimą: palaiko versijų kūrimą, publikavimą, prieigą, informacijos vietą, suteikia archyvavimo galimybes. Sistema gali efektyviai veikti paskirstytoje architektūroje geografiškai išsklaidytuose vienetuose dėl įdiegtų informacijos replikavimo ir sinchronizavimo mechanizmų bei centralizuoto administravimo. „Documentum“ yra kelių „leidimų“, skirtų įvairioms užduotims: portalų kūrimui, žinių valdymui, standartų laikymosi užtikrinimui / kokybės valdymui, B2B (verslas-verslui) sąveikų organizavimui. Svarbi daugelio pramonės šakų savybė yra galimybė visiškai dokumentuoti visus įvykius ir griežtai sekti tam tikrų procedūrų įgyvendinimą.

Produkte yra įrankiai, leidžiantys kurti programas Documentum aplinkoje, t.sk. Žiniatinklio programos. Tačiau norėdami kurti programas „Documentum“ ir integruoti jas su kitomis programomis, taip pat galite naudoti išorinius kūrimo įrankius: produktas sukurtas remiantis šiuolaikinėmis atviromis technologijomis. Dėl šio atvirumo jo įdiegimas į esamą informacinę aplinką nepareikalaus didelių infrastruktūros modifikavimo išlaidų. „Documentum“ pasižymi galingu formatų palaikymu ir galimybe automatiškai generuoti PDF ir HTML failus iš bet kokių saugomų duomenų. Vienas iš šio produkto naudojimo pramonės įmonėms privalumų yra galimybė jį integruoti su ERP ir CAD/CAM sistemomis.

„Documentum“ diegimo kaina yra gana didelė dėl to, kad tai yra „konstruktorius“, iš kurio surenkamas reikalingas funkcionalumas, ir yra toli nuo „dėžutės“, be to, jį sunku išmokti, o tai akivaizdu. jo funkcinio išsamumo trūkumas. Dėl šios priežasties šiuo gaminiu aprūpinti atskiras darbo grupes ar organizacijas, kuriose dirba apie vieną ar dvi dešimtis darbuotojų, nėra prasmės, nebent tikimasi greito augimo.

Žinoma, „Documentum“ yra vienas galingiausių produktų, tačiau tokią sistemą sau gali leisti tik organizacijos, kurios labai rimtai žiūri į dokumentų automatizavimo užduotį ir yra pasirengusios tam skirti pakankamai finansinių ir intelektinių išteklių.

„LanDocs“. LanDocs sistema visų pirma skirta biuro valdymui ir archyviniam dokumentų saugojimui. Jį sudaro keli komponentai: biuro valdymo sistema, dokumentų serveris (archyvas), skenavimo ir vaizdų vizualizavimo posistemis, nuotolinės prieigos organizavimo naudojant interneto klientą posistemis, pašto serveris.

Biuro valdymo komponentas yra įdiegtas kliento-serverio architektūroje, pagrįsta pramonine DBVS: Oracle arba Microsoft SQL Server. Programinė įranga, skirta centralizuotai valdyti dokumentų saugojimą elektroniniame archyve, yra įdiegta kaip atskiras serveris. Viso teksto dokumentų paieškos modulis yra kaip atskira parinktis, atsižvelgiant į rusų kalbos taisykles. LanDocs pašto paslauga sukurta taip, kad darbuotojai, turintys įdiegtą specialų LanDocs kliento komponentą, galėtų gauti užduočių pranešimus ir pranešti apie juos naudodami standartinę Microsoft Exchange arba Lotus Notes pašto dėžutę. Produktas yra atviras kūrėjams – yra API, skirta „LanDocs“ įterpti į trečiųjų šalių „Windows“ programas. Nuskaitymo ir vaizdų apdorojimo komponentas turi gana pažangias funkcijas: leidžia filtruoti vaizdus, ištaisyti po nuskaitymo atsirandantį iškrypimą ir atpažinti tekstą.

„LanDocs“ sistema nėra skirta komandiniam darbui ir dokumentų kūrimui palaikyti.

Microsoft SharePoint portalo serveris. Sistema yra elektroninis archyvas su sukurtais įrankiais bendradarbiavimui palaikyti. Tai galbūt pirmasis „Microsoft“ produktas, kuris gali pretenduoti į įmonės produktą. Palaiko: bendras dokumentų kūrimas, dokumentų versijų tvarkymas, dokumentų išėmimas ir grąžinimas į archyvą (išsiregistravimas, registracija). Jame nėra „Windows“ kliento. Norint pasiekti archyvą, naudojamas žiniatinklio klientas (trečiųjų šalių kūrėjai gali pridėti savo komponentus) ir į Windows Explorer integruotą komponentą, kuris leidžia pasiekti archyvą kaip failų rinkinį.

Sistema turi gana galingus indeksavimo ir paieškos įrankius. Be to, paieška gali būti atliekama tiek vidinėje informacijos saugykloje (failuose, intraneto svetainėse, Microsoft Exchange duomenų bazėse, Lotus Notes duomenų bazėse), tiek išorinėje (internete). Sistema gali indeksuoti ir publikuoti dokumentus, esančius failų sistemoje vietinio tinklo serveriuose. Arba dokumentus galima perkelti į paties serverio saugyklą (ĸᴏᴛᴏᴩᴏᴇ panašiai kaip MS Exchange 2000 saugykla). Dokumentų registracijos duomenys visada yra talpinami serverio saugykloje, todėl nėra svarbu naudoti atskirą duomenų bazės serverį.

Sistema gana atvira, prie jos galima pridėti įvairių komponentų. Dėl interneto technologijų toks plėtinys yra technologiškai pažangus.

Produktas yra veiksmingiausias kaip informacijos ir infrastruktūros bazė įmonėms, kurios remiasi ne hierarchiniu valdymu, o matriciniu žmonių sąveikos organizavimu ir plokščia valdymo struktūra. Tradicinėms įmonėms tai gali tapti intraneto infrastruktūros nuoroda pastarajai „atgaivinti“, nes šioje sistemoje įterptos sąvokos leidžia informacijos skelbimo portale procesą paversti kasdienio darbo su dokumentais dalimi, o tai nėra reikalauja ypač sudėtingų procedūrų, išteklių ir organizacinių pastangų.

Optima darbo eiga. Nors sistema paprastai vadinama „Optima Workflow“, ji yra daugiau nei darbo eigos produktas. Be bendro darbo srauto organizavimo mechanizmo, leidžia saugoti visus su procesu susijusius dokumentus visą darbo laiką. Šiuo tikslu kaip saugykla naudojamas „Microsoft Exchange“ viešojo aplanko mechanizmas. Naudinga funkcija yra stebėti svarbiausius kelius ir pateikti tarpusavyje susijusių veiklų rinkinį Ganto diagramų pavidalu. Tačiau šį darbą galima atlikti ir MS Project aplinkoje išnaudojant visas jos galimybes, kadangi Optima Workflow leidžia eksportuoti darbo eigos duomenis į šią programą.

Sistema automatizuoja dokumentų registravimo procesus pagal biuro darbo taisykles, įdiegia nutarimų anotavimo ir surinkimo, užsakymų vykdymo ataskaitų teikimo mechanizmus.

Tai, kad „Optima Workflov“ kaip pagrindinę saugyklą ir transportavimą naudoja „Microsoft Exchange“, lemia visas jos galimybes, susijusias su saugojimo patikimumu, apsauga nuo gedimų, galimybe naudoti lėtas ryšio linijas, duomenų sinchronizavimą ir duomenų prieigos apribojimus. Dokumentų versijoms registruoti naudojama DBVS, kuri pasiekiama per ODBC. Kaip jau minėta, klasifikuojant sistemas, darbo eigos sistema yra patogi norint įforminti standartines darbo su dokumentais procedūras organizacijose, kuriose toks darbas yra kasdienė praktika. Kadangi Optima Workflow naudoja Exchange kaip serverį, jį nesunku įdiegti tose įmonėse, kur ji jau naudojama pagal paskirtį – kaip pašto serveris.
Paskelbta ref.rf
Nereikia tikėtis, kad „Optima Workflow“ leis naudoti „Exchange“ kaip elektroninį archyvą – tam yra ir kitų produktų, pavyzdžiui, aukščiau aprašytas „Microsoft SharePoint Portal Server“. „Optima Workflow“ saugo tik vykdomus dokumentus, kol su juo susijęs darbas bus baigtas.

"BOSS Referentas".Šią sistemą sukūrė IT. Ji pirmiausia skirta organizacijoms, kurių vadovybė siekia optimizuoti savo darbuotojų veiklą ir didinti darbo efektyvumą, t. ir ekonominį efektyvumą. „BOSS-Referent“ priklauso sistemų, orientuotų į organizacijos valdymo palaikymą, efektyvų darbuotojų darbą bei žinių kaupimą, kategorijai, o kartu yra sukūręs papildomų paslaugų (apie jas plačiau žemiau).

Pagrindinis BOSS-Referent sistemos tikslas – sukurti korporacinę sistemą, apimančią visų darbuotojų veiklą jų darbo vietose ir palaikančią valdymo verslo procesus. Sistema palaiko rusiškus biuro darbo standartus, organizacinį valdymą, veiklos drausmės kontrolę, sutarčių su išorės organizacijomis sekimą ir dokumentų tvirtinimą. Išskirtinis jos bruožas yra tas, kad būdama visavertė dokumentų valdymo sistema, skirta visų organizacijos darbuotojų darbui, jau turi visas itin svarbias biuro darbui įgyvendinti funkcionalumą. Nuo pat pradžių jame yra sąvokos, vaidmenys ir funkcijos, būdingos sudėtingos hierarchinės struktūros organizacijoms, įskaitant. teritoriškai paskirstyta struktūra Rusijoje. Dar vienas išskirtinis BOSS-Referent sistemos bruožas: joje įgyvendinamos CRM sistemos, sutarčių kontrolės, atsargų apskaitos, srautų nuskaitymo ir atpažinimo (FineReader sistema integruota į BOSS-Referent), elektroninės konferencijos ir skelbimų lentos funkcijos.

Papildomi BOSS-Referent sistemos moduliai apima renginių organizavimo ir planavimo automatizavimą, leidimų biuro veiklos automatizavimą įmonėje, ataskaitų generatorių, fakso serverį.

Sistema įdiegta Lotus Notes platformoje. Dėl šios priežasties, be BOSS-Referent funkcijų, vartotojai gali naudotis visomis gausiomis pačios Lotus Notes aplinkos funkcijomis, įskaitant el. paštą, duomenų replikaciją, galimybę dirbti nuotoliniu būdu ir tt BOSS-Referent yra labiausiai atviras visomis Visomis sistemos prasmėmis jis pateikiamas su visu šaltinio kodu. Prie jo papildomai pridedamas kūrėjo įrankių rinkinys su išsamiu programos programavimo sąsajos funkcijų aprašymu.

IT įmonė sukūrė keletą metodų, kaip įvertinti ekonominį BOSS-Referent EDMS diegimo efektą. Remiantis tokiais skaičiavimais, galima apskaičiuoti realias sutaupytas lėšas konvertuojant į elektroninę formą dokumentų, sutarčių tvirtinimo, sudarymo, paieškos ir saugojimo procesus, dokumentų šablonų naudojimą, užsakymų vykdymo stebėjimo procesų automatizavimą, darbo. su sutartimis ir pan. Tokie metodai kartu su TCO (total cost of ownership) metodais naudojami vertinant sistemų diegimo projektus komercinėse įmonėse.

"Byla". Delo sistema, kuri dar visai neseniai vadinosi Delo-96, yra tipiška biuro automatizavimo sistemų atstovė ir būtent šiuo pajėgumu išpopuliarėjo mūsų šalyje. Ji nuosekliai palaiko visas iš sovietinio biuro darbo paveldėtas ir Rusijoje priimtas biuro darbo taisykles. Kūrėjas, elektroninių biuro sistemų (EOS) įmonė, nustatė kursą, persvarstydama produkto koncepciją, kad būtų sukurta visavertė dokumentų valdymo sistema. Produktas palaiko biuro darbo ideologiją, kurios esmė yra tokia: norint atlikti bet kokius veiksmus organizacijoje, reikia dokumento, prie kurio „pririšamos kojos“, tai yra, užtikrinamas jo judėjimas. Dokumentų judėjimas (nors jie, žinoma, fiziškai nejuda) vyksta dėl dokumentų įrašų pasikeitimų duomenų bazėje. Dokumentams saugoti EOS kompanija neseniai pristatė atskirą produktą, integruotą su Delo sistema, teikiantį elektroninio archyvo funkcijas. Sistema turi žiniatinklio sąsają, kuria patogu organizuoti nuotolinę prieigą ir kurti intraneto portalus. Sistema turi API, leidžiančią ją integruoti su įvairiomis programomis. „Delo“ saugo paskyras naudodama pramoninę DBVS – „Oracle“ arba „Microsoft SQL Server“; atlieka pilną vartotojo veiksmų su dokumentais registravimą. Naujausia versija yra integruota su FineReader atpažinimo sistema, skirta į ją įvesti duomenis iš popierinių dokumentų. Produktas pirmiausia domisi organizacijoms, kurioms itin svarbu įvesti formalizuotą biuro darbą sekretoriatų skyriuose, biuruose ir bendruosiuose skyriuose.

"Eufratas".„Eufratas“ yra paprastas elektroninis archyvas su pagrindinėmis vykdymo valdymo galimybėmis. Sukūrė „Cognitive Technologies“. Įmonė siūlo platų gaminių asortimentą įvairaus dydžio organizacijoms – nuo versijos mažiems biurams iki pasirinkimų didelėms įmonėms. Mūsų atveju kalbėsime apie antrąjį variantą, vadinamą „Eufrato klientas-Server“, kuriame kaip kliento dalis naudojamas „Eufrato biuras“, kuris yra nepriklausomas produktas, galintis veikti nepriklausomai nuo sistemos serverio komponento. .

„Eufratas“ yra pastatytas pagal „darbalaukio“ su nankais paradigmą. Dokumentai yra išdėstyti sluoksniais, kurie gali turėti bet kokį lizdo laipsnį. Eufratas neturi savo failų saugyklos – sistema saugo tik nuorodas į failus ar puslapius internete. Dokumento informacijai saugoti naudojama patentuota DBVS. Produkto rinkinyje yra paslaugų, kurios leidžia sutankinti ir archyvuoti šios DBVS duomenų bazę.

Išskirtinis bruožas yra galimybė atidaryti ir peržiūrėti bet kurį sistemos palaikomo formato dokumentą naudojant integruotą peržiūros priemonę, nors ir be formatavimo ir iliustracijų, tačiau tai nėra problema, nes dokumentą galima atidaryti išoriniame „ gimtoji“ programa. Deja, Eufratas nesuteikia galimybės sekti dokumentų gavimo ir grąžinimo (išsiregistravimo, registracijos) bei versijų saugojimo, o tai gali apsunkinti kolektyvinį darbą su dokumentais. Sistema leidžia apibūdinti dokumentų kategorijas ir bet kuriai kategorijai priskirti bet kokią informaciją.

Norint įvesti informaciją iš popierinės laikmenos, gaminyje yra srautinio perdavimo įvesties sistema, pagrįsta kitu įmonės produktu - Cuneiform teksto atpažinimo sistema. Iš esmės „Eufratas“ – tai dokumentų skenavimo, atpažinimo, registravimo, detalių jiems priskyrimo, indeksavimo, viso teksto paieškos, su dokumentu susijusių užduočių skyrimo, jų vykdymo stebėjimo priemonė. Tai nebrangus sprendimas, kuris gali būti naudingas mažame biure ar įmonėse, kurios nekelia aukštų reikalavimų informacinės sistemos mastelio keitimui.

Kitos sistemos. INŠiame skyriuje pateikiami produktai, kurių išsamus aprašymas iš esmės būtų to, kas buvo pasakyta, pakartojimas. Tačiau tai nereiškia, kad jie jokiu būdu yra prastesni už tuos, kurie aprašyti aukščiau.

„Company Media“ sistemą „Lotus Notes“ pagrindu sukūrė Rusijos įmonė „Intertrust“. Turi platų paslaugų spektrą, kuris palaiko biuro darbą, kolektyvinį dokumentų kūrimą, vykdymo kontrolę, sutarčių valdymą, projektų valdymą, personalo valdymą, turto apskaitą ir kt.
Paskelbta ref.rf
Privalumas yra veiksmingas geografiškai paskirstytų valdymo struktūrų palaikymas specialiais metodais, garantuojančiais užduočių atlikimą, nepaisant perdavimo linijų kokybės. Sistema gali būti plačiai naudojama organizacijoje – tiek kaip biuro automatizavimo pagrindas, tiek kaip priemonė, padedanti darbuotojų darbui visoje organizacijoje. Sistemoje įdiegtos papildomos paslaugos daro ją dar patrauklesnę.

Lotus Domino.doc yra pačios Lotus kompanijos parašyta programa Notes/Domino, turintis pakankamai išvystytą elektroninį archyvą, leidžiantį Notes aplinkoje diegti įmonės dokumentų saugyklą Teikia versijų saugojimo funkcijas, dokumentų išėmimo kontrolę bei grįžimas (išsiregistravimas, registracija). Papildytas Domino Workflow komponentu, jis padeda įgyvendinti darbo srautus. Organizacijoms, naudojančioms Lotus Notes/Domino, gali būti prasminga pasirinkti Domino.doc. Produktas yra nebrangus už vieną vietą, jei tose sėdynėse jau yra Lotus Notes KPL. „Staffware“ produktas patenka į įmonės masto darbo eigos sistemų kategoriją. Sukūrė to paties pavadinimo įmonė hltp://www.staffware.com/, platina Rusijoje Vest-Metatechnology. Tai serverio technologija, skirta darbo srautams valdyti. Įprasti Staffware (kaip ir bet kurios kitos darbo eigos sistemos) vartotojai gali būti telekomunikacijų įmonės, dideli ir vidutinio dydžio bankai, viešbučiai ir kitos organizacijos, kurios kasdien atlieka daugybę reguliuojamų standartinių operacijų.

"Effect-Office" yra Sankt Peterburgo įmonės "Garant International" produktas. Už mažą kainą jis yra gana funkcionalus – jame yra elektroninis archyvas, įrankiai organizacijos struktūrai apibūdinti, prieigos apribojimas vaidmens principu ir maršruto dokumentai. Pagrindinė funkcija – elektroninis archyvas su informacijos paieškos priemonėmis. Kartu jame yra biuro automatizavimo įrankiai, pagrįsti vykdymo kontrolės dokumentų nukreipimo technologijomis. Produktas turi savo el. paštą su POP3/SMTP ir UUCP palaikymu. Išskirtinis bruožas – žemi reikalavimai įrangos ištekliams ir orientacija į mažas organizacijas (iki 100-150 darbuotojų). Apskritai „Effect-Office“ yra pilnas pradinio lygio sprendimas ir turėtų būti geras pasirinkimas, jei organizacija nekelia didelių mastelio reikalavimų arba turi ribotą informacinių technologijų biudžetą.

Suvestinės lentelės

Čia yra įvairių šiame straipsnyje aprašytų sistemų savybių santrauka. Tokias dideles ir sudėtingas sistemas kaip dokumentų valdymo sistemas sunku klasifikuoti. Iš daugybės tokiems gaminiams būdingų savybių pabandėme išskirti pačias reikšmingiausias.

Kaip žinia, susirašinėjimo tarp organizacijų, naudojančių įvairias elektronines dokumentų valdymo sistemas (EDVS), problema yra gana aktuali. Dokumentų srautas tarp dviejų skirtingų organizacijų vis dar vyksta popierine forma, o tai labai apsunkina operatyvų apsikeitimą oficialia informacija. Iki šiol šis procesas atrodė taip: vienos organizacijos EDMS sukurtas dokumentas buvo spausdinamas ant popieriaus, kurjeriu ar paprastu paštu pristatomas kitai organizacijai, kur buvo nuskenuotas ir įvedamas į naują EDMS. Atsižvelgiant į tai, kad kiekviena iš šių organizacijų turi savo dokumentų srautų automatizavimo sistemą, kiekvienam išoriniam apyvartai skirto dokumento pakeitimui pakartotinai taikoma aukščiau aprašyta procedūra.

Priėmus Elektroninio skaitmeninio parašo įstatymą ši problema iš dalies buvo išspręsta, teisiškai leidžiant nepriklausomoms organizacijoms keistis popieriniais dokumentais. Tuo pat metu vieningo elektroninio susirašinėjimo standarto nebuvimas buvo rimta kliūtis praktiškai įgyvendinti šią galimybę. Ši problema ypač iškyla įgyvendinant federalinę tikslinę programą „Elektroninė Rusija“, kurios vienas iš uždavinių – suvienyti valstybės institucijas su vieninga elektroninių dokumentų valdymo sistema.

Atsiradus naujam XML formatui, kurio viena perspektyviausių pritaikymų – perėjimas prie vieningos elektroninės dokumentų valdymo sistemos, ženkliai padidins organizacijų ir jų partnerių, nutolusių filialų, valstybinių įstaigų ir kitų išorės organizacijų ryšių efektyvumą.

2002 m. kovo viduryje IT Co., pirmoji tarp elektroninių dokumentų valdymo sistemų gamybos įmonių, paskelbė baigusi kurti sprendimą, kuris leistų integruoti įvairiose platformose sukurtas elektroninių dokumentų valdymo sistemas į vieną informacinę erdvę.

Išorinis elektroninių dokumentų valdymas – samprata ir rūšys. Kategorijos „Išorinis elektroninių dokumentų valdymas“ klasifikacija ir ypatumai 2017, 2018 m.

Neseniai vienam savo klientui diegiau elektroninį dokumentų valdymą. Proceso metu turėjau paaiškinti daugybę sąvokų, pasakyti, kas tai yra, kaip veikia tokio tipo sistemos. Ir tik po to jis sugebėjo suprasti mano pasiūlymų esmę ir patvirtino darbų planą. Diskusijos metu supratau, kad šia tema labai mažai parašyta paprasta kalba, skirta plačiam skaitytojų ratui. Kaip įprasta, pabandysiu šią sąvoką paaiškinti paprasta kalba.

Svarbu suprasti, kad yra dviejų tipų dokumentų srautas – vidinis (EDMS) ir išorinis (VEDO). Rusijoje įprasta tai vadinti EDI, bet manau, kad teisingiau tai vadinti VEDO ir SED, nes iš esmės šios sąvokos Rusijos Federacijoje yra atskirtos. Tai yra, jei ieškote sistemos mainams su sandorio šalimis, tuomet turite ieškoti EDI, jei vidinio dokumentų srauto, tada EDMS.

Šiame straipsnyje noriu pakalbėti apie išorinį elektroninių dokumentų srautą tarp įmonės ir jos partnerių. Dokumentų mainams tarp vienos įmonės padalinių naudojamos vidinės elektroninės dokumentų valdymo sistemos, joms keliami kiek kitokie reikalavimai. Bet aš jų čia nenagrinėsiu.

Kodėl jums reikalingas elektroninis dokumentų valdymas?

Elektroninis dokumentų valdymas – moderni, patogi alternatyva įprastiems popieriniams dokumentams, kurie naudojami bet kokiai verslo veiklai.

Tradicinis dokumentų srautas yra susijęs su nuolatiniu laiko vėlavimu. Norint pradėti bendradarbiauti su klientu, reikia sąskaitos faktūros, dažnai sutarties, o vėliau pasirašytų sąskaitų, atliktų darbų pažymų ir kt. Visi šie dokumentai yra patvirtinti, atspausdinti, pasirašyti ir užantspauduoti. Po to atsiranda būtinybė juos perduoti verslo partneriui, kur jie taip pat pereina patvirtinimo ir pasirašymo procesą.

Toliau dokumentai su parašais nuskenuojami ir siunčiami el. Po to originalai siunčiami kurjeriu, darbuotojais arba paprastu paštu. Visa tai užima nemažai laiko, popieriniai dokumentai kartais pasimeta ir reikalauja pataisymų (o tai dar labiau lėtina dokumentų gavimo procesą). O jų saugojimui dažnai skiriami ištisi kambariai. Dėl to verslas patiria daug nepatogumų, vėluoja sandorių sudarymas, kyla problemų su apskaita, nes ataskaitinio laikotarpio pabaigoje popieriai vis dar kažkur „vežami“. O jei vienai iš šalių pasirašius sutartyje buvo įvardinti prieštaringi punktai ar buhalterinėje dokumentacijoje rasta klaida, tai teisingo popierinio dokumento gavimo procesas užsitęsia dar toliau, kartais net mėnesius.

Elektroninis dokumentų valdymas leidžia atsikratyti visų šių nepatogumų:

Visi dokumentai „pasirašomi“ elektroniniu būdu, naudojant skaitmeninius parašus. Tai greita ir paprasta.
Norėdami gauti popierinę kopiją, tiesiog atsispausdinkite kopiją. Susidomėję asmenys visą dokumentaciją gauna akimirksniu, ilgai nelaukdami laiškų ar kurjerių.
Sutarčių sudarymas ir bendradarbiavimo užbaigimo patvirtinimas (sąskaitos faktūros ir aktai) vyksta be vėlavimų ir papildomų darbuotojų pastangų.
Sumažėja žmogiškojo faktoriaus įtaka verslui: dokumentai neprarandami, klaidos ištaisomos per trumpą laiką.
Nereikia skirti naudingos vietos keliems popieriniams dokumentams saugoti.

Be to, elektroninis dokumentų valdymas leidžia išspręsti verslo atskaitomybės valstybei problemą. Anksčiau dokumentai buvo priimami tik popierine forma, o įmonės darbuotojai ilgai keliaudavo į mokesčių inspekciją, stovėdavo eilėse pas inspektorių, o inspektoriai savo ruožtu tvarkydavo daug dokumentų, kad patikrintų ataskaitos teisingumą ir įvesti duomenis į bendrą duomenų bazę.

Dabar visas šias problemas galima išspręsti ir naudojantis elektroniniu dokumentų valdymu. Svarbu suprasti, kad mokesčių tarnyba priima griežtai nustatytos formos ataskaitas ir dokumentus elektronine forma. Bet koks kitas formatas nepriimamas. Todėl, diegiant elektroninį dokumentų valdymą, prasminga patikrinti įmonės vidaus dokumentacijos formatą ir prireikus atitinkamai pakoreguoti dokumentų šablonus.

Pirmajame etape valstybė mokesčių deklaracijas pradėjo priimti elektroniniu būdu. Technika pasirodė sėkminga. O pastaruoju metu visi dokumentai priimami ir elektroniniu būdu.

Iš ko susideda elektroninis dokumentų valdymas?

Šio tipo dokumentų sraute dalyvauja 4 šalys:

Prekių ar paslaugų tiekėjas. Šalis, kuri sukuria elektroninį dokumentą.
Pirkėjas arba klientas. Šalis, kuri gauna elektroninį dokumentą.
Pardavėjo įmonė, teikianti elektroninę dokumentų mainų platformą ir elektroninių dokumentų valdymo organizavimo paslaugas.
valstybė. Valstybinės įstaigos, kurioms pardavėja perduoda duomenis apie užfiksuotas operacijas ir įvykdytus dokumentus.

Kaip tai įgyvendinama praktiškai:

Prekių ar paslaugų tiekėjas sugeneruoja elektroninį dokumentą savo apskaitos sistemoje arba tiesiogiai pardavėjo teikiamoje paslaugoje.
Paslaugoje esantis dokumentas akimirksniu išsiunčiamas gavėjai įmonei, kuri jį gauna tiesiogiai tarnyboje arba savo programoje, prijungtoje prie paslaugos.
Platforma įrašo duomenis apie dokumentą.
Gavėjo „pasirašius“ (patvirtinus), dokumento duomenys siunčiami mokesčių inspekcijai.

Taigi dokumento išsiuntimo ir gavimo faktas fiksuojamas automatiškai. Skirtingai nuo popierinių paketų su dokumentais, kuriuos perduoda įmonės darbuotojai, kurjerių ar pašto tarnybos, elektroniniu būdu dokumento negauti ar pamesti neįmanoma. Savalaikio dokumento gavimo faktas elektroninėje sistemoje fiksuojamas automatiškai, šie duomenys gali būti panaudoti kilus ginčui net ir teisme.

Taip pat informacija apie iš abiejų pusių pasirašytus dokumentus automatiškai perduodama mokesčių inspekcijai, o tai sumažina tikimybę, kad bus padarytos apskaitos klaidos, pamestos popierinės kopijos ar kurios nors operacijos neįtraukimas į ataskaitą, o tai pašalina ateityje galimas baudas ir kitas problemas su mokesčių administratorius, susijęs su žmogiškuoju faktoriumi ir taip dažnai naudojamas naudojant popierinių dokumentų valdymą.

Esant popierinių dokumentų srautui, įmonės vadovui sunku kontroliuoti kiekvieno dokumento gavimą laiku. Dažniausiai šie klausimai sprendžiami buhalterių, kurjerių, pardavimų vadybininkų lygmenyje. Dėl to popieriniai originalai ne visada pasiekia buhalterį nepasibaigus ataskaitiniam laikotarpiui. O tai patikrinus gali susilaukti baudų ir kitų bėdų.

Dėl elektroninių dokumentų tvarkymo:

Originalus dokumentas pristatomas akimirksniu. Nereikia pašto, kurjerių ar vadybininkų. Nėra vėlavimų ar susijusių problemų.
Įmonės vadovas gali bet kada patikrinti, kada tiksliai buvo išsiųstas ir gautas dokumentas. O iškilus problemoms, susijusioms su svarbios dokumentacijos trūkumu, darbuotojai neturi galimybės perkelti atsakomybės už savo klaidas „prastam pašto našumui“ ir kitiems išoriniams veiksniams. Tai supranta ir patys įmonės darbuotojai. Todėl vėlavimai ir problemos su dokumentų siuntimu/gavimu įdiegus šią sistemą tampa itin reti.

Norint įgyvendinti bendradarbiavimą per elektroninį dokumentų valdymą, abiem pusėms būtina naudoti programinę įrangą, prijungtą prie kokios nors dokumentų valdymo platformos. Arba, kaip pasirinktis, viena arba abi šalys gali dirbti tiesiogiai dokumentų siuntimo ir gavimo tarnyboje.

Elektroninis parašas

Norint organizuoti elektroninį keitimąsi dokumentais, reikalingas aukštas saugumo ir apsaugos lygis. Visos elektroninių dokumentų valdymo paslaugos naudoja saugų ryšį, duomenų šifravimą, elektroninį skaitmeninį parašą siunčiamo dokumento autentiškumui patvirtinti.

Skaitmeninis parašas yra specialus „elektroninis raktas“, kuris sukuria unikalų skaitmeninį kodą, naudojant matematinį duomenų apdorojimą iš vartotojo sertifikato ir elektroninio dokumento. Viešieji sertifikatai naudojami parašams patikrinti ir patvirtinti. O generavimui (pasirašymui) - vartotojo asmeninis konfidencialus „raktas“.

Dokumentų srauto platformos (paslaugos)

Šiandien yra daugybė platformų, teikiančių dokumentų valdymo paslaugas. Tai Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok ir daugelis kitų. Visi jie atlieka maždaug tas pačias funkcijas:

Elektroninio dokumento gavimas iš vartotojo.
Siunčiamas gavėjui jo paskyroje arba pervedamas į nurodytą sistemą, jei gavėjas dirba su kita paslauga.
Duomenų apie dokumentą ir siuntą įrašymas.

Renkantis sistemą savo įmonei, svarbiausia atsižvelgti į klientų pageidavimus. Čia svarbu, kad jūs arba dirbtumėte toje pačioje sistemoje kaip jums svarbus klientas, arba paslauga turi turėti galimybę integruotis (keisti duomenis) tarp jūsų sistemos ir panašios platformos, kurią naudoja jūsų klientas.

Kai kuriais atvejais galėsite įtikinti pirkėją pradėti dirbti su jums patogia platforma. Tačiau labai dažnai, ypač pradėdami bendradarbiauti su dideliais prekybos tinklais ir įmonėmis, jie jau seniai yra apsisprendę, o viena iš bendradarbiavimo sąlygų yra galimybė dirbti su tam tikra elektroninių dokumentų valdymo platforma.

VEDO ir EDI sistemos: koks skirtumas?

Renkantis dokumentų valdymo sistemą daugelis vartotojų susiduria ir su sistemomis, kurios savęs nepozicionuoja kaip VEDO, t.y. „elektroninis dokumentų valdymas“, bet kaip EDI (dokumentų srautas mažmeninei prekybai).

EDI sistemos yra ypatingas elektroninių dokumentų valdymo atvejis. Jie orientuoti į keitimąsi duomenimis su prekybos partneriais ar platinimo tinklo padaliniais. Jei apskritai bet kokios rūšies teisiškai reikšmingi dokumentai vykdomi per dokumentų srautą, tai čia įgyvendinamas greitas apsikeitimas komercine informacija tarp organizacijų, įskaitant teisiškai reikšmingus dokumentus, reikalingus prekybos operacijoms.

Įprastas elektroninis dokumentų valdymas leidžia naudoti bet kokio tipo dokumentus bet kokiu šalims patogiu formatu. Naudojant EDI, galimų dokumentų sąrašas ir jų formatas yra griežtai reglamentuojami. Nėra galimybės sugeneruoti ir perduoti dokumento įmonės vidiniu formatu arba kuris nėra tiesiogiai susijęs su prekybos operacijomis. Apie tai, kaip veikia EDI, kodėl jis naudojamas tik prekyboje ir kokie jo pranašumai, papasakosiu viename iš sekančių straipsnių.

Integracija su 1C ir kitomis apskaitos sistemomis

Kad elektroninis dokumentų valdymas veiktų efektyviai, labai svarbu, kad jūsų pasirinkta platforma palaikytų integraciją su jūsų apskaitos sistema.

Kodėl to reikia:

Įmonės darbuotojai kuria dokumentus įmonės apskaitos sistemoje;
Po sugeneravimo dokumentas automatiškai perduodamas sistemos viduje vadybininkui ar buhalteriui pasirašyti;
Vadovo patikrintas ir patvirtintas dokumentas turi būti pateiktas be iškraipymo ar rankinio duomenų įvedimo, t.y. papildomos laiko sąnaudos ir galimos klaidos elektroninių dokumentų valdymo tarnyboje;
Jei įdiegta teisingai, duomenų perdavimas vyksta automatiškai. Paspaudus mygtuką „Siųsti dokumentą“, jis automatiškai paverčiamas į elektroninei dokumentų valdymo sistemai reikalingą formą ir išsiunčiamas į tarnybą, kurioje dokumentas įrašomas ir išsiunčiamas gavėjui.

Labai svarbu, kad Jūsų buhalterinė sistema turėtų jau paruoštą sprendimą aptarnavimo pusėje, kurio pagrindu Jūsų specialistai galės įdiegti reikalingą apskaitos programos priedą. Jei tokio sprendimo nėra, geriau nebandyti jo įgyvendinti patiems, tai labai daug darbo reikalaujantis ir sudėtingas procesas. Dokumentų valdymo paslaugos naudoja skaitmeninius parašus ir sudėtingas šifravimo sistemas. Todėl nėra garantijų, kad net ir po visų programuotojų pastangų pasieksite norimą rezultatą. Geriau rinkitės kitą platformą, kurioje rasite tinkamą integravimo variantą.

Paslaugos kaina

Dokumentų valdymo paslaugos paprastai siūlo prisijungti prie paslaugos nemokamai. Už dokumentų siuntimą imamas mokestis. Kai kuriais atvejais tai bus fiksuota kiekvieno siunčiamo dokumento kaina. Kai kur galima pirkti paslaugas paketais, t.y. viena suma skirta 100 dokumentų, kita – 1000 per mėnesį ir t.t.

Į šį klausimą taip pat reikia žiūrėti išmintingai. Viena vertus, kuo didesnę pakuotę pasirinksite, tuo mažesnė bus vieno dokumento siuntimo kaina. Kita vertus, nėra prasmės mokėti už 300, 500 ar 1000 dokumentų paketą, jei dokumentų srautas neviršija 100 dokumentų per mėnesį.

DUK

Ar visus dokumentus reikia siųsti elektroniniu būdu?

Nr. Naudodamiesi elektroniniu dokumentų valdymu, siųsite tik tuos dokumentus, kuriuos patogiausia siųsti tokiu būdu. Dažniausiai tai yra atliktų darbų aktai, mokesčių sąskaitos faktūros, kartais sutartys ir pan. Viskas priklauso nuo jūsų poreikių ir patogumo.

Ar siuntimas apmokamas už dokumentą ar už puslapį?

Sumokate, o sistema fiksuoja dokumento išsiuntimą. Net jei jūsų dokumente yra daug puslapių, jis skaičiuojamas kaip vienas apmokestinamas vienetas.

Kiek tai saugu?

Elektroninis dokumentų valdymas yra visiškai saugus. Be to, už saugumo užtikrinimą atsakinga paslaugą teikianti paslauga. Tam naudojamas skaitmeninis parašas, duomenų šifravimas ir saugus ryšio kanalas. Saugumo lygis yra maždaug toks pat, kaip ir įprastose jūsų banko-kliento paslaugose.

Jei įdiegsime 1C, ar visi vartotojai galės pasiekti elektroninį dokumentų valdymą?

Nr. Be prieigos teisių ribojimo pačioje apskaitos sistemoje, dirbant su elektroniniais dokumentais, prisijungimas ribojamas iki vienos sesijos viename kompiuteryje. Norėdami pasiekti iš kito kompiuterio, turėsite prisijungti nuo nulio naudodami visus slaptažodžius ir kitus saugos metodus.

Ar galima naudotis elektroniniu dokumentų valdymu be elektroninio parašo ir prisijungimo prie mokamų paslaugų?

Nr. Pasirašyti ir naudotis vyriausybės sertifikuota dokumentų valdymo paslauga būtina, kad jūsų dokumentų tvarkymas būtų teisiškai įpareigojantis. Žinoma, dokumentus be elektroninio parašo savo klientams galite siųsti bet kokiais būdais bet kokiais kanalais. Tačiau jie nelaikomi dokumentų srautu. Tai ne kas kita, kaip nuorodos kopijos. Tokiu atveju visada turėsite juos patvirtinti popieriniais originalais.

Ar taip sunku naudotis elektroniniu dokumentų valdymu?

Sunkumai gali kilti tik prisijungimo etape. Tačiau šiai problemai išspręsti dažniausiai pasitelkiami specialistai. Pats naudojimo procesas yra paprastas ir patogus. Vadovas (atsakingas asmuo) patikrina dokumentą, paspaudžia mygtuką „pasirašyti“ ir „siųsti“. Tie. siųsti dokumentus tampa daug lengviau nei keičiantis nuskaitytais dokumentais el. paštu.

Ką daryti, jei mano klientas nesinaudoja mano naudojama platforma?

Turite dvi galimybes. Galite prijungti sandorio šalį prie savo svetainės, pavyzdžiui, savo sąskaita. Arba galite sužinoti, ar yra galimybė integruoti jūsų elektroninių dokumentų valdymo sistemas. Jei taip, tiesiog pasinaudokite šia paslauga. Tada dokumentas bus perduotas pagal šią schemą: iš jūsų - į jūsų sistemą - tada į gavėjo sistemą - ir galiausiai asmeniškai gavėjui. Tai neturės įtakos dokumento gavimo greičiui ar sistemos naudojimo sudėtingumui.

Atnaujinimas: Po ilgų svarstymų nusprendžiau įvesti terminą EDI (išorinis elektroninių dokumentų valdymas), kadangi EDI yra platesnė sąvoka.

Žymos: pridėti žymų

Elektroninis dokumentų valdymas turi būti holistinė, visapusiška valdymo technologija, užtikrinanti pagrindinius darbo su elektroniniais valdymo dokumentais (gaunamais, išsiunčiamais ir vidiniais) procesus, laikantis jų registravimo ir sertifikavimo reikalavimų.

Dokumentacijos paramos vadovybei organizavimo požiūriu galima išskirti du elektroninių dokumentų valdymo elementų diegimo ir naudojimo organizavimo lygius: dokumentų srautą organizacijos viduje ir išorinę organizacijos komunikaciją.

Organizuodama vidaus elektroninių dokumentų valdymo naudojimą, bet kuri organizacija susiduria su šiais klausimais:

Kokiais formatais kurti ir saugoti elektroninius dokumentus;

Kaip derinti elektroninių dokumentų naudojimą su tradicinio biuro darbo ir dokumentų srauto elementais.

Organizacijų elektroninio keitimosi dokumentais poreikis praktiškai lemia tai, kad išorinėje komunikacijoje yra įvairių tradicinio ir elektroninio dokumentų valdymo elementų derinimo galimybių – nuo supaprastintų iki sudėtingų technologijų.

Sudėtingos išorinio elektroninio dokumentų valdymo technologijos apjungia dokumentų registravimą įmonės sistemoje su jų bylų įvedimu, siuntimu gavėjams el. paštu, elektroniniu paštu gautų dokumentų registravimo procedūros automatizavimą įmonės sistemoje. dokumentus priimančią organizaciją, taip pat užtikrinti kriptografinės apsaugos priemonių, įskaitant EDS, naudojimą. Naudojant skaitmeninį parašą išoriniame elektroninių dokumentų valdyme, svarbu atkreipti dėmesį į šiuos dalykus:

Nustatyti asmenų organizacijoje, kurie naudos skaitmeninį parašą, sąrašą;

Pasirinkite konkretų kriptovaliutų paketą ir išspręskite rakto sertifikavimo problemas.

Dviejų ar daugiau įmonių sistemų sąveika tarpusavyje sujungtų dokumentų srautų technologijos rėmuose apima daugelio įvairaus sudėtingumo problemų sprendimą. Sudėtingiausios problemos yra daugiausia techninio pobūdžio ir susijusios, viena vertus, kelių organizacijų ir padalinių įmonių sistemų sąveikos užtikrinimu, kita vertus, informacijos saugumu ir informacijos apsauga kompiuterių tinkluose. Šis problemų rinkinys slypi informatizacijos ir techninės informacijos apsaugos specialistų veiklos srityje.

Kalbant apie dokumentacijos aptarnavimo tarnybų veiklą, bus reikalinga organizacinė ir metodinė elektroniniame dokumentų valdyme dalyvaujančių organizacijų sąveika, įskaitant dokumentų formų, įrašų formatų, dokumentų srauto principų suvienodinimo klausimais. Visa tai būtina norint pasiekti maksimalų aiškumą savo darbe.

Sėkmingam elektroninių dokumentų valdymo diegimui išorinėje organizacijų komunikacijoje ir tarpžinybiniuose informacijos mainuose būtina naudoti bendruosius principus, standartinius sprendimus, taip pat koordinuotus automatizuotų sistemų kūrėjų veiksmus. Būtina toliau konceptualiai plėtoti politiką dokumentų srauto automatizavimo valdymo aparate srityje, užtikrinant sąveiką ir naudojamų sistemų suderinamumą.

Dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimas nuo jų sukūrimo iki to momento, kai baigiamas darbas su jais.

Dokumentų srauto organizavimas turi daug bendro su mechaninio konvejerio organizavimu. Vienu metu įdiegus surinkimo liniją, kartu su gaminių tipizavimu ir dalių standartizavimu, žymiai padidėjo darbo našumas, sumažėjo gamybos proceso savikaina ir prasidėjo masinė gamyba. Tiesa, konvejerio nustatytas ritmas padidino darbo intensyvumą ir darbininkų nervinę įtampą.

Dokumentų srautas įmonėje

Dokumentų srauto organizavimas grindžiamas tais pačiais principais kaip ir mechaninis konvejeris: dokumentų judėjimas turi turėti minimalų grįžimą į ankstesnius etapus, dokumentai turi būti siunčiami atlikėjams pagal jų pareigas, kad būtų išvengta operacijų dubliavimo.

Dokumento eigos schema

Yra išoriniai ir vidiniai dokumentų srauto kontūrai.

Išorinis kontūras prasideda įeinančiais (išoriniais) dokumentais, kurie į įmonę patenka iš išorės. Tai gali būti aukštesnių institucijų įsakymai, įsakymai, nutarimai, klientų partnerių laiškai ir kt. Gauti dokumentai registruojami sekretorių ir siunčiami vykdyti.

Gaunama dokumentacija – tai dokumentai, kuriuos įmonė gavo iš kitų organizacijų. Siunčiami dokumentai – tai dokumentai, kuriuos įmonė (organizacija) siunčia kitoms įmonėms. Siunčiama dokumentacija – tai dokumentai, kuriuose yra įmonėje sugeneruota informacija, siekiant ją perduoti kitoms organizacijoms: laiškai, pažymos, ataskaitos, įsakymai, telegramos, telefono pranešimai ir kt.

Dokumentų srautas– dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų gavimo ar išdavimo momento iki įforminimo ar išsiuntimo užbaigimo.

Yra trys pagrindiniai dokumentų srautai:

– iš kitų organizacijų gaunamus dokumentus (gaunamus);

– kitoms organizacijoms siunčiami dokumentai (išeinantys);

– dokumentai, sukurti organizacijoje ir naudojami organizacijos darbuotojų valdymo procese (vidiniai).

Dokumentų srautas yra neatskiriama ikimokyklinio ugdymo įstaigos dalis, kurios tikslas – teikti informacinę pagalbą įstaigos veiklai, jos dokumentavimui ir anksčiau sukurtos valdymo informacijos saugojimui. Ikimokyklinio ugdymo įstaiga tiesiogiai priklauso nuo valdymo sprendimų, kurių dokumentacija kaip procesas apima tris komponentus: informacinį palaikymą sprendimams, tai yra sprendimo pateikimą informacija (dokumentais), sprendimo dokumentavimą ir jo įgyvendinimo stebėjimą. Pagrindiniai šio proceso komponentai yra: pradinės informacijos gavimas, tikslo (užduoties) nustatymas, reikalingos informacijos paieška (referencinis darbas), sprendimo parengimas (dokumento rengimas), jo tvirtinimas, redagavimas, gamyba, sertifikavimas, siuntimas (perdavimas). adresatui), stebėsenos vykdymo sprendimai. Dokumentų srauto apimtį lemia konkretaus laikotarpio (metų, ketvirčio, mėnesio, dienos) gaunamų, išsiunčiamų ir įstaigos vidaus dokumentų skaičius. Racionalus dokumentų srauto organizavimas apima šiuos principus: tiesumą, tęstinumą, ritmą, lygiagretumą, proporcingumą. Tiesioginio dokumentų judėjimo principas reikalauja, kad dokumentai būtų gabenami trumpiausiu keliu. Paprasčiausia dokumentų srautų judėjimo forma atitinka tiesinį struktūrinių vienetų išdėstymą. Dokumentų srauto tęstinumo principas – nuolatinis dokumentų pateikimas tam lygiui, kuriame dėl jų priimamas sprendimas. Šis principas nesuderinamas su dokumentų „stingimu“, jų kaupimu vienu atveju. Ritmiško dokumentų srauto principas reiškia tolygų dokumentų srautų judėjimą. Lygiagretumo principas reiškia atskirų operacijų atlikimą dokumento apdorojimui jam judant. Pagrindinis šio principo tikslas – sutrumpinti dokumento užpildymo laiką. Lygiagretus atskirų operacijų vykdymas žymiai pagreitina tiek dokumentų eigą, tiek viso dokumento vykdymą. Proporcingumo principas numato proporcingą, vienodą dokumentų judėjimo kanalų apkrovą. Svarbus savarankiškumo ir atsakomybės principas dirbant su dokumentais. Šis principas reiškia, kad atliekant visus veiksmus – nukreipiant, skirstant, derinant, pasirašant ir pan. – būtina griežtai vadovautis įstaigos ir jos dalių funkcijomis, darbuotojų kompetencija. Didelę įtaką dokumentų srautui turi esama įstaigos struktūra ir funkcijos, valdymo veiklos formos ir metodai. Todėl operatyvų dokumentų priėmimą ir įforminimą, be grynai raštvedybos priežasčių, apsunkina ir organizaciniai trūkumai, aiškaus pareigūnų pareigų atskyrimo nebuvimas, nepakankamas kai kurių institucijų ir atskirų jų struktūrinių padalinių funkcijų aiškumas.

Mokslo ir technologijų pažanga pagrįsto valdymo mastai reikalauja mechanizuoti biuro darbą visuose jo etapuose. Biuro darbo procesų mechanizavimas apima techninių priemonių naudojimą dokumentacijos ir dokumentų tvarkymo operacijoms atlikti. Elektroninė įranga tapo tikra būtinybe sprendžiant įmonės valdymo dokumentacijos palaikymo problemas. Kompiuterių eroje reikia patikslinti tradicinį dokumento apibrėžimą, nes šiais laikais dokumentai gali būti žinutės, gautos el. paštu, garso failai ar vaizdo įrašai. Todėl dokumentą galima apibrėžti taip: dokumentas – tai žmogaus suvokimui prieinamos informacijos rinkinys . Yra daugybė oficialių dokumentų kūrimo ir redagavimo programų. Nepaisant sparčios elektroninių dokumentų plėtros, ekspertai mano, kad daugybė organizacinių ir techninių sunkumų neleis jiems artimiausiu metu visiškai pakeisti ir pašalinti iš apyvartos tradicinių dokumentų.

Klausimai diskusijoms

1 Iš kokių skyrių sudaro valdymo kortelės failas?

2 Kokius dokumentų įforminimo terminus žinote?

3 Kuris pareigūnas pašalina dokumentą iš kontrolės?

4 Kas yra dokumentų vykdymo kontrolės objektas?

5 Iš kokių elementų susideda dokumento registracijos rodyklė?

6 Uždėkite „kontrolinį ženklą“ ant dokumentų.

7 Nuo kurio momento skaičiuojamas dokumento vykdymo terminas ir kontrolė?

8 Kokia yra dokumento įforminimo termino pratęsimo tvarka?

9 Koks yra dokumentų srauto tikslas?

10 Kokie dokumentai leidžia analizuoti ir tobulinti dokumentų srautą?

11 Kas yra dokumentų srautas?

12 Apibūdinkite „bylų nomenklatūros“ sąvoką.

13 Apibūdinkite „verslo“ sąvoką.

14 Kas yra dokumentų registravimas?

15 Nurodykite pagrindinius biuro darbo etapus.

16 Įvardykite darbo su dokumentais etapus, būdingus dokumentų srautui.

17 Ką apima sąvoka „bylų formavimas“?

18 Kas atlieka išankstinę dokumentų peržiūrą?

19 Kokiu principu parenkami saugoti ar naikinti dokumentai?

20 Kokiais kriterijais remiantis sudaromos bylų nomenklatūros?

21 Apibrėžkite dokumentų vertės tyrimą.

22 Kokios yra dokumentų ekspertizės užduotys?

23 Kokio tipo bylų sąrašus rengia institucijos?

24 Į kokias grupes galima suskirstyti sąrašais nustatytus dokumentų saugojimo terminus?

25 Kokių reikalavimų reikia laikytis rišant ar paduojant bylas nuolatiniam, laikinam (virš 10 metų) saugojimui ir personalui?

26 Kaip faile numeruojami lapai?

27 Kokie duomenys nurodyti nuolatinio saugojimo inventoriaus tituliniame puslapyje?