Príklady Gtd. Pochopenie metodiky GTD: čo to je a ako to funguje

Prečo je ťažké udržať si všetko v hlave

Naša krátkodobá pamäť je ako hlavná pamäť počítača – je potrebná na prácu s naliehavými úlohami a jej objem je extrémne malý. Zároveň sme schopní priemerne spracovať a pracovať dobre a vôbec len s 1-3. Zároveň neustále rastie množstvo informácií, ktoré si nárokujú našu pozornosť. David Allen, autor knihy How to Get Things Done, opakuje: "Vaša myseľ je na vytváranie nápadov, nie na ich ukladanie." A to je jeden z cieľov jeho prístupu.

O interných povinnostiach

Hlavným zdrojom stresu a negatívnych emócií sú podľa autora nevyriešené alebo porušené povinnosti voči sebe či iným (v origináli ich Allen nazýva otvorené slučky). Depresívne myšlienky znášame ešte ťažšie ako uvedomenie si množstva práce, ktorú musíme urobiť. Môžete sa dozvedieť viac o vzťahu medzi kognitívnymi funkciami, plánovaním a rozpracovanosťou a.

"Akýkoľvek záväzok" by mal, mohol alebo by mal "typ, ktorý je len v mysli, vytvára iracionálne napätie, ktoré nemožno odstrániť, 24 hodín denne, sedem dní v týždni."

Allen tiež verí, že na rozdiel od manuálnej práce nemá intelektuálna práca jasné hranice. A nejde ani tak o to, že po náročnom dni v kancelárii stále premýšľate o práci z domu. Pre Allena neexistuje vôbec žiadny rozdiel medzi prácou a voľným časom. Práca je podľa jeho logiky všetko, do čoho sa snažíme priniesť skutočný stav vecí. Hlavná vec je pred stanovením týchto vašich úloh jasne objasniť výsledky a určiť kroky na ich riešenie.

Ako sa naučiť jasnejšie myslieť

Prvým krokom je vysporiadanie sa s internými povinnosťami. Filozofia Getting Things Done (GTD) predpokladá, že celý proces riadenia práce pozostáva z troch jednoduchých princípov.

Najprv si musíte oslobodiť hlavu – pozbierať všetky nedokončené myšlienky a úlohy do externého systému, ktorému dôverujete.

Potom si ich musíte ujasniť – rozhodnúť sa, čo s týmito informáciami urobíte.

Urob to.

Päť krokov na objasnenie zložitých problémov

1. Zbierka

Zhromaždite všetky otvorené otázky (osobné aj profesionálne), nedokončené záležitosti (v origináli priestranné a neurčité slová, v preklade - "nedokončené") a ďalšie informácie, ktoré vás len znepokojujú. Toto všetko pošlite do oddelenia „Doručená pošta“ – spoľahlivé externé úložisko, ktoré môže byť fyzické (notebooky, priečinky) aj digitálne (akákoľvek aplikácia na správu úloh v predvolenom nastavení obsahuje napríklad priečinok „Doručená pošta“, alebo – ten druhý je úplne vyvinuté na základe GTD). Pridajte k tomu svoju poštu a instant messenger – svoju predvolenú doručenú poštu.

Uložením nedokončených obchodných informácií na nosič si uvoľníte hlavu. Hlavná vec je nevyrábať príliš veľa zoznamov a pravidelne ich aktualizovať a spracovávať.

Akonáhle premýšľate o úlohe „mal by som“, „mal by som“, „mal by som“, táto úloha prejde do kategórie nedokončených

2. Spracovanie

Väčšinou k nám informácie prichádzajú počas celého dňa, no niekomu je pohodlnejšie ich spracovať ráno, zopakovať si ich večer a podobne. Allen vo všeobecnosti odporúča tieto štádiá časom oddeliť. Samotný proces spracovania informácií pozostáva z postupných odpovedí na otázky.

"Čo je to?" (definovanie typu informácie – úlohy, poznámky alebo nápady).

"Vyžaduje si to teraz akciu?" Niektoré informácie nemajú vôbec fungovať, len ich treba vyhodiť. Druhá časť musí byť umiestnená v systéme, aby sa z neho oslobodilo vedomie.

Ak nie je potrebná žiadna akcia a informácie nie sú potrebné, jednoducho sa ich zbavíme.

Ak sa nevyžaduje žiadna akcia, ale informácie sú potrebné, odložíme ich, aby sme sa vrátili neskôr. GTD na to navrhuje vytvoriť zložku „Niekedy / Možno“, do ktorej sa posielajú všetky plány do budúcnosti – od zoznamov kníh, filmov a cestovateľských miest až po zoznam možných pracovných a rodinných projektov.

Ďalšia možnosť: informácie uložíme ako referenciu - pre naše ďalšie akcie a projekty. Na to sú dobré známe možnosti ako Dropbox a Disk Google, ako aj novšie nástroje ako Notebook.

Ak je potrebná akcia, kľúčovou otázkou je „Aká bude ďalšia akcia?“ Buď to urobíte hneď, ak to nezaberie viac ako 2 minúty (5, možno 10 – rozhodnete sa), alebo delegujete na vhodnejšiu osobu a zaradíte ju na „Počkanie“.

Ak akcia vyžaduje presný dátum, odošlite ju do Kalendára (najzrejmejšie sú Kalendár Google, Kalendár Apple, Microsoft Outlook). Akcie bez dátumu vypršania platnosti prechádzajú do zoznamu Ďalšie akcie, čo je v podstate zoznam úloh v správcovi úloh alebo poznámkovom bloku.

Aká je ďalšia akcia? Toto je hlavná otázka pre všetky informácie, ktoré zhromažďujete. Ak odpoviete správne, bude toho veľa na organizovanie. „Ďalšia akcia“ je ďalšia špecifická fyzická akcia, ktorú je potrebné vykonať, aby sa postúpilo k dokončeniu konkrétnej úlohy.

3. Organizácia

V dôsledku spracovania sa získa niekoľko kategórií úložiska, ktoré tvoria váš systém.

Zoznamy aktívnych akcií: kalendár (pre akcie s presným dátumom) a zoznam úloh - v správcovi úloh / notebooku.

Zoznam projektov – úloh, ktoré si vyžadujú vykonanie viac ako jednej akcie (väčšina manažérov úloh má niekoľko úrovní úloh, z ktorých vyplýva aj úroveň projektov, pomôže však len zoznam – zoznam projektov) a referenčné materiály pre - v akomkoľvek pohodlnom a dostupnom úložisku.

Zoznam čakateľov je určený pre úlohy, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť, nie účasť. Okrem nastavenia pripomenutí úloh, ktoré budú niekedy v budúcnosti relevantné, je funkcia pripomenutia dostupná aj vo väčšine aplikácií s úlohami.

Zoznam niekedy/možno – pre úlohy, ktoré sa môžu stať relevantnými v budúcnosti: v skutočnosti zoznam všetkého, čo by ste chceli urobiť, ale nerobte to teraz.

4. Prehľad

Po zhromaždení, spracovaní a usporiadaní máte pripravené algoritmy pre akcie v oblastiach, ktoré sú pre vás relevantné. Aby bol systém stále aktuálny, je potrebné ho z času na čas kontrolovať – predovšetkým kalendár a zoznam úloh, ako aj zoznam projektov, zoznam čakateľov a zoznam úloh. Týždenne si prezrite všetky plány a zoznamy, čím získate pocit integrity a jasnosti mysle: takže vám nič neunikne a sústredíte sa na to hlavné.

5. Poprava

Pri riadení pracovného toku je dôležité správne uprednostniť úlohy. Aby ste zistili, čo a kedy robiť, Allen radí dodržiavať tri vzorce správania.

Úlohám priraďte určité kritériá: kontext (napríklad podľa miesta: domov, kancelária, obchod; alebo podľa povahy práce: hovory, stretnutia atď.); dostupný čas; dostupná energia; vaše osobné priority.

Práca zvyčajne znamená jednu z troch vecí: robíte to, čo si naplánujete, alebo si prácu naplánujete alebo dokončujete úlohy tak, ako sa objavia. Ak sa v určitom bode zaseknete, skúste posúdiť, čo z nasledujúceho robíte a čo sa oplatí robiť.

Práca začína zdola nahor, pričom sa postupuje od nižších cieľov k vyšším. Najprv sa postarajte o svoje súčasné záležitosti, potom - oblasti zodpovednosti a pozornosti (rodina, práca, zdravie, priatelia). Teraz si môžete vziať plány na 1-3 roky dopredu, potom - na perspektívu na 5 alebo viac rokov. Posledným krokom je posúdenie vášho poslania a princípov. Takto si krok za krokom ľahšie vyjasníte všetky svoje záležitosti.

Kľúčové myšlienky

• GTD je komplex, ktorý si vyžaduje dlhú úpravu.
• Napriek tomu je pre mnohých systém užitočný, mnohí ponúkajú aj vlastnú, prepracovanú verziu.
• David Allen sľubuje rozšírenie konceptu systému v novej knihe zameranej na harmonizáciu práce a života.

Zo zákulisia GTD: prečo tisíce fanúšikov systému hľadajú viac.

Na knižnom gigante Amazon.com je tá istá kniha na prvom mieste v produktivite (s viac ako 170 000 titulmi) a v manažmente času (viac ako 70 000 titulov). Kniha sa volá Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Napísal David Allen, mierny superman TM, ktorý sa vydáva za kalifornského manažérskeho konzultanta. Allenova 350-stranová príručka, ktorá bola prvýkrát vydaná v roku 2001, generuje nekonečné recenzie, je medzinárodným bestsellerom už 7 rokov a stále zostáva v rebríčku 20 najlepších obchodných kníh súčasnosti Wall Street Journal.
How to Get Things Done (alebo GTD je skratka anglického názvu) nie je len ďalšou knihou o teórii obchodného myslenia. Allenov systém time managementu bol prispôsobený požiadavkám informačnej doby, čo upútalo pozornosť IT pracovníkov a vytvorilo okolo seba celý kult prívržencov aplikujúcich Allenove rady na celý životný proces.

Základným princípom GTE je prenos všetkých záväzkov, informácií, dôležitých záležitostí z vašej hlavy do systému, ktorému dôverujete. V dôsledku toho, ako Allen sľubuje, získate takmer okamžité zníženie stresu, a tým aj zvýšenie produktivity. Prečo taký jednoduchý systém narobil toľko hluku? Podľa davu fanúšikov Allen dával pokyny chudobným, hromadil sa kopami e-mailov, zápasil s preťažením informáciami, trpel stresom v snahe sledovať neustále rastúci zoznam termínov a povinností.

Fanúšikovia systému sú silou, s ktorou treba počítať. Google vracia viac ako šesť miliónov zhôd na žiadosť GTD, systém inšpiroval mnoho populárnych blogov o osobnej produktivite, splodil celý priemysel tlmočníkov, guruov a tých, ktorí si ho chcú osvojiť. Ako povedal Harry Wolf z Wired: "Allen oživil tradíciu svojpomoci v informačnom veku." Zatiaľ čo niektorí blogeri horlivo sledujú GTD list, iní sa aktívne zapájajú do online diskusií o tom, ako upraviť GTD systém tak, aby vyhovoval ich osobným potrebám.

Je to znak toho, že GTE stráca používateľov, alebo je problém v tom, že sa ľudia snažia systém zneužiť? „Nemôžete dať hotový, univerzálny recept," hovorí Allen. „Ľudia si musia navrhnúť svoj vlastný systém, aby vyhovoval ich prípadom." Allen verí, že GTD rieši problém väčšiny zaneprázdnených ľudí, ktorí si neuvedomujú, že by si mali hlavu oslobodiť od prebytku informácií.

GTD: revolúcia zdola nahor

Na rozdiel od globálnej firemnej kultúry úplne ovplyvnenej marketingovými superguru ako Stephen Covey, Tom Peters a Harry Hamel, ktorí sa zameriavajú na víziu, poslanie a ciele, Allenov systém zdola nahor sľubuje zníženie stresu a zvýšenie produktivity. Každá informácia, ktorú sa náš mozog snaží vystopovať, podnecuje stres. GTD zahŕňa zber a spracovanie každej takejto častice, každého sľubu, prakticky každej myšlienky, ukladá informácie do „kartotéky“ a umožňuje vám ich potom získať prostredníctvom súboru pravidelných prehľadov prípadov.

Spracovanie informácií podľa Allenovej metódy si nevyžaduje filozofické rýpanie v snahe vyvinúť globálnu misiu a víziu. Niekoľko kontextových zoznamov úloh poskytuje pokyny, ako prechádzať pracovným dňom GTD. Rovnako ako mnohí iní v hnutí svojpomoci, Allen urobil kariéru premenením zložitých techník na praktické usmernenia pre korporátny svet. Zistenie, že pracovníci si môžu vyčistiť myseľ tým, že uvoľnia svoju poštu, doručenú poštu a pracovný stôl, bolo osvietením pre masy. Mnoho Allenových fanúšikov zostalo v nemom úžase z prázdnych poštových schránok, čistých stolov a schopnosti cítiť kontrolu nad kopou práce, s ktorou sa museli popasovať. Čoskoro sa však začali zlepšovať.
Zástancovia GTD našli v systéme nedostatky a internet zmenil naše pracovisko a pridal ešte viac nepokojov. Okrem e-mailu máme teraz Facebook, SMS, rýchly kanál a ďalšie spôsoby komunikácie. Rozhodnutia na seba nenechali dlho čakať, pretože globálna komunita fanúšikov vymyslela sériu krokov, ktoré posunuli systém do nových výšin.

Medzitým bol Allen zaneprázdnený distribúciou rovnakého GTD, ktoré bolo opísané v roku 2001. V reakcii na kritiku popisujúcu nedostatky v metodológii Allen povedal, že GTD nie je viazané na technickú implementáciu. „GTD je nadčasový, či už ľudia trávia všetok čas pri počítači, alebo počítač vôbec nemajú. Oba typy ľudí existovali v roku 2001, oba typy sú stále prítomné, “povedal. „Rýchle internetové kanály sú len kvantitatívna, nie kvalitatívna charakteristika. GTD je o správe vašich záväzkov.
Allenova nová kniha Making It All Work, vydaná koncom roka 2008, sľubuje objasniť skutočné základy samosprávy: kontrolu a perspektívu. Bolo príliš neskoro Allen sa rozhodol obrátiť sa tvárou v tvár používateľom? Nepreskočili učeníci svojho gurua?

Nasledovníci GTD a vylepšenia GTD

Nasledovníci GTE Marilyn Mann, Gina Trapani a Leo Babauta vylepšili Allenovu pedantskú systematizáciu na niečo technickejšie, inteligentnejšie a zenovejšie. Upútali tak pozornosť internetovej verejnosti.

Zatiaľ čo Allenova kniha odporúčala používanie papiera, priečinkov a kartoték, väčšina stránok diskutovala o používaní softvéru na riadenie projektov, textových súborov, e-mailových klientov (napríklad Outlook alebo Gmail), PDA, papierových poznámkových blokov a dokonca aj kartoték. Vtipný príspevok Marilyn Mann „Hipster PDA“ (autor navrhol vyrobiť si „handheld“ z papiera – spojiť stoh kartónových kartičiek spinkou) z roku 2004 vyvolal šialenú odozvu a z jeho blogu „43 Folders“ sa stala hviezda. Stále si drží čestné miesto v rebríčku Technorati’s Top 100 a ročne si ho pozrie 8 miliónov ľudí.

Mimochodom, Mann bol jedným z prvých používateľov GTD. Napríklad názov „43 Folders“ je poctou rovnomennému subsystému GTD. Používa 12-mesačný a 31-dňový priečinok na kategorizáciu materiálnych úloh, ku ktorým sa treba vrátiť v konkrétny deň. Mann v blogovom príspevku reviduje Allenove obchodné praktiky, aby boli užitočné pre „vývojárov, programátorov a iných geekov“.

V roku 2004 Mann poukázal na to, že geekovia majú úplne odlišný pracovný postup ako bežní používatelia GTD. Napríklad sú prakticky neoddeliteľné od ich notebookov a technológie, ktorá ich poháňa.

Už v roku 2008. Priacta, americká spoločnosť zaoberajúca sa softvérom na správu času, publikuje zoznam viac ako 100 GTD softvérových titulov. Mnohé z nich sú zadarmo, iné stoja od 10 do 350 dolárov.

Massachusettský konzultant pre osobnú produktivitu Matthew Connell je jedným z mnohých blogerov, ktorí si všimli, že keď skončíte so zberom údajov (základný proces v GTD), zostane vám desivý zoznam úloh bez rady, ako na to. ...

Newyorský IT podnikateľ Mark Horst, autor knihy o osobnej produktivite Bit Literacy, vyvolal búrlivú diskusiu medzi guru time managementu po tom, čo Allenov prístup opísal ako „návrat do predinternetovej éry s jeho vývojovými diagramami. "

Horst navrhuje spravovať úlohy pomocou „inteligentnejších zoznamov úloh“, kde sa položky generujú pomocou e-mailov a zoznamy priorít sa generujú automaticky.

Horsta zasa kritizoval Tim Ferris, autor bestselleru The 4-Hour Work Week. „Technologické tipy v Bit Literacy majú menej použití a kratšiu trvanlivosť ako usmernenia GTD,“ uzavrel Ferris.
Ferrisova kniha propaguje outsourcing úloh pre slabo platených umelcov v rozvojových krajinách, aby zarobili viac peňazí na luxusný život. Kniha bola opakovane kritizovaná za pochybnú etiku, pričom sa úplne zabudlo, že poskytuje užitočné rady týkajúce sa riadenia času a riadenia informácií.

Napriek tomu, že niektorí odborníci nesúhlasia s prístupmi systému, GTD zostáva jedným z popredných systémov riadenia času. Prívrženec GTD a novinár Strážca Ben Hammersley sa stal jej nasledovníkom hneď po tom, čo v roku 2005 vyskúšal radu Davida Allena. Podľa neho je „Ako dať veci do poriadku“ „tak blízko ku kultu, ako môže byť zoznam úloh blízko ku kultu“. Hammersley dodal, že pre neho osobne je náročnosť zvládnutia systému bledšia v porovnaní s tým, ako systém zmenil jeho život.

Problém so službami produktivity je v tom, že každý sa stavia ako miesto, kde môže vyriešiť všetky problémy, ukladať informácie a komunikovať. Väčšina služieb vás žiada, aby ste im určili priority a konali podľa nich.

No málokto sa dokáže sústrediť na plnenie dôležitých úloh a nevenovať pozornosť najrôznejším maličkostiam: urgentným úlohám, požiadavkám kolegov, priateľov či známych. Keď je úloh veľa, je ťažké sa s nimi vyrovnať. Preto v praxi musíte na spravovanie záležitostí využívať viacero služieb. Keď je potrebné urobiť veľa vecí, začneme byť v týchto službách a zoznamoch zmätení a nakoniec ich prestaneme používať.

Metodológia Getting Things Done (GTD) poskytuje univerzálny plán na vybudovanie jednotného systému, v ktorom môžete vyriešiť akýkoľvek problém. Budete si môcť oddýchnuť a nebudete sa báť, pretože budete mať istotu, že na nič nezabudnete. V správnom čase vás systém vyzve, čo treba urobiť a na čo sa zamerať.

Prečo teda mnohí pracujú neproduktívne?

Ľudia začnú neproduktívne pracovať, keď je veľa projektov, prípadov a úloh. Toto všetko si len ťažko udržia v hlave, nieto ešte uprednostnia. Preto sa buď nerobí vôbec nič, alebo to, čo sa robí, sú najjednoduchšie, ale dôležité veci. Objavuje sa ďalší problém: keď sa včera museli riešiť urgentné úlohy.

Okrem toho sa človek začne rýchlejšie unavovať, stáva sa podráždeným. Neustále behá ako veverička v kolese rutiny a skutočne dôležité, menové a strategické projekty sú ponechané bokom.

Zvládnuť túto situáciu pomôže systém Getting Things Done, ktorý opísal David Allen v knihe, ktorá vyšla v roku 2001 a stala sa svetovým bestsellerom.

Povedzte mi o základných konceptoch GTD, ktoré potrebujete vedieť

Rutina- to sú tie skutky, myšlienky a obavy, ktoré rušia, rozptyľujú a plytvajú energiou. Kým sa rutina nepretaví do úloh, nedá sa ovládať. Viacnásobné premýšľanie o rovnakých problémoch je neefektívnym využívaním tvorivej energie, ktorá vytvára frustráciu a stres.

Cieľom GTD je oslobodiť hlavu od rutiny a odstrániť vnútorný stres.

Ľudská operatívna pamäť- oblasť mozgu, kde sa nachádza krátkodobá pamäť. Sem zvyčajne dávame aktuálne nedokončené veci, sľuby dané iným ľuďom a iné myšlienky, ktoré nás trápia. Bohužiaľ, množstvo rutiny, ktorú si môžete uložiť, aby váš mozog správne fungoval, je limitovaný. Ak je vaša RAM plná, rozptyľujú vás malé úlohy a zabúdate na svoje ciele, čo vedie k stresu.

Nástroje na zhromažďovanie informácií- kam idú informácie a kde zaznamenávate, čo je potrebné urobiť. Napríklad:

• organizátori;
• notebooky;
• e-mail;
• kalendár;
• hlasový záznamník.

Košík "Doručená pošta"- jediné úložisko pre rutinu, ktorú premieňate na úlohy a úlohy. Jedným z najdôležitejších pravidiel pre prácu s doručenou poštou je jej pravidelné čistenie.

Jednoduché akcie- jednokrokové akcie, pre ktoré musíte. V praxi je vhodnejšie vyhradiť si na takéto záležitosti päť minút.

Projekt- úloha, ktorej dokončenie vyžaduje viac ako jeden krok. Je potrebné zanechať pripomienku o projekte a popísať prvé kroky na jeho realizáciu. Výsledkom je, že projekt sa zmení na jednoduchú akciu, ktorú je možné dokončiť v priebehu nasledujúcich piatich minút a získať konečný výsledok.

Projekt by mal mať odkaz na kartu alebo súbor, kde sú popísané podrobnosti: zodpovedný, termíny, kategória (napríklad „Marketing“, „Právo“, „Vývoj“), odkazy na menšie karty s úlohami. Je vhodné usporiadať takúto štruktúru.

Kontextový zoznam- zoznam úloh, ktoré je vhodné vykonať za určitých podmienok. Napríklad v kontextovom zozname „Nákupy“ bude zoznam vecí a produktov, ktoré je potrebné kúpiť v obchode. Zoznam hovorov môže obsahovať zoznam hovorov, ktoré môžete uskutočniť, keď máte voľno.

Je vhodné vytvárať individuálne kontextové zoznamy pre ľudí, s ktorými pracujete a komunikujete. Pri stretnutí s konkrétnou osobou môžete rýchlo otvoriť zoznam a vyriešiť potrebné problémy.

Ako mám používať kalendár?

V ňom je potrebné zadať:

• akcie, ktoré by sa mali vykonať v určitom čase (stretnutia, obchodné stretnutia, semináre);
• akcie, ktoré je potrebné vykonať v konkrétny deň (dokončiť projekt do určitého dátumu, zúčastniť sa konferencie);
• informácie o konkrétnych dátumoch (výročia, narodeniny, sviatky).

Na sledovanie všetkých týchto vecí používam Kalendár Google. Táto služba je výhodná, pretože:

• prístupné z telefónu aj z počítača;
• na jednej obrazovke je možné zobraziť niekoľko kalendárov naraz;
• na smartfóne sú pripomienky.

Ak ste si do kalendára niečo pridali, buď to urobíte, alebo to odložíte na iný dátum. Nie je potrebné zahltiť kalendár zoznamom úloh, ktorý sa pravidelne mení zo dňa na deň. Pre takéto zoznamy existujú samostatné riešenia.

Ak potrebujete pravidelne telefonovať zákazníkom, dodávateľom alebo dodávateľom v určitom čase, je lepšie na to použiť CRM systém.

Aké zoznamy by ste mali vytvoriť?

Zoznamy prioritných akcií

Vypracovanie týždenného reportu, preskúmanie webu konkurencie, vyčistenie schránky vo vašej poštovej schránke, vypracovanie technického zadania pre dizajnérov – všetky tieto úkony zaberú viac ako dve minúty, no nemožno ich delegovať na nikoho. Takéto veci dávame na zoznamy prioritných akcií a vykonávame ich počas dňa.

Pravidlá pre prácu s takýmito zoznamami:

• Zoznamov by nemalo byť veľa, stačia dva alebo tri. Napríklad Osobné, Pracovné, Rodinné. Ak máte zo zoznamu úlohu na konkrétny deň, nastavte si pripomienku v kalendári.
• V tomto zozname je vhodné označiť úlohy podľa kontextu: „Na ceste“, „Pri počítači“, „Prečítané“, „Kúpiť“, „Sľuby“. Úlohy môžu mať jeden alebo viac štítkov. Napríklad úloha „Walk the Dog“ by bola pre projekt „Osobný“ a pre štítok „Promises“.
• Pred pridaním úlohy do zoznamu zvážte, či ju vôbec potrebujete urobiť. Ak je odpoveď áno, rozhodnite sa, či potrebujete prípad osobne dokončiť. Môžete predsa poslať hlasovú správu podriadenému a delegovať ho. Úlohy, ktoré ste pridelili, budú označené ako „Priradené“. Bude obsahovať prípady z pracovného aj osobného zoznamu.
• Pravidelne kontrolujte zoznamy. Urobte to, keď máte voľnú minútu. Posuňte úlohy, ktoré je potrebné vykonať ako prvé.
• Upratujte si zoznamy úloh aspoň raz za mesiac.

Zoznam "Jedného dňa"

Tento zoznam bude obsahovať úlohy, ktoré nevyžadujú aktívnu akciu. To môže byť:

• knihy, poznámky, video školenia, ktoré si chcete kúpiť;
• užitočné, ktoré chcete ovládať;
• miesta, ktoré chcete navštíviť;
• veci, ktoré si chcete kúpiť.

Musíte pravidelne nazerať do tohto zoznamu, robiť si poznámky a premeniť ich na ciele, na ktorých sa bude pracovať.

Ako uchovávate referenčné informácie, ktoré sa vám budú hodiť v budúcnosti?

Tieto informácie nevyžadujú žiadnu akciu. Hlavné kritériá na uchovávanie týchto informácií:

• Pohodlné vyhľadávanie podľa názvov, značiek, krátkych popisov.
• Jednoduché umiestnenie informácií do úložiska.
• Intuitívna štruktúra ukladania informácií. Keď prídu nové údaje, musíte rýchlo vybrať kategóriu a podkategóriu, kam ich zaradiť.
• Dostupnosť úložiska z akéhokoľvek zariadenia.

Existujú povinné rituály GTD?

Áno, je ich niekoľko.

Zhromažďovanie všetkých informácií v košíku „Doručená pošta“.

Existuje mnoho nástrojov na zhromažďovanie informácií. To všetko by ale malo prúdiť na jedno miesto, s ktorým budete ďalej pracovať.

Vyprázdnenie priečinka Doručená pošta

Raz alebo dvakrát týždenne budete musieť revidovať zoznam doručenej pošty a triediť nahromadené položky podľa priečinkov alebo skratiek. Tento rituál by sa mal stať zvykom, ktorý je tvorený zrozumiteľným algoritmom akcií a ich systematickým opakovaním.

Mali by ste mať jednoduchý plán krok za krokom, ako týždenne upratať svoj systém úloh. Vytvorte si kalendár, v ktorom si označíte dni, kedy sa prípady riešili. Prideľte si cenu, ak napríklad za 30 dní aspoň 20 vyprázdnite doručenú poštu a vyškrtnete dni v kalendári.

Revízia zoznamu prioritných akcií a zoznamu „Niekedy“, stanovenie priorít

Pri revízii zoznamov je dôležité správne stanoviť priority a byť realistickí, pokiaľ ide o vaše silné stránky. Je to potrebné, aby ste sa nepreťažovali zdrvujúcou úlohou a aby ste netrpeli uvedomením si svojej neefektívnosti.

Ničenie nepotrebných košov

Počas komunikácie s kolegami a partnermi sa často objavujú nové poštové schránky, dokumenty a zoznamy.

Vašou úlohou je všetko čo najviac zautomatizovať, aby dáta prúdili do priečinka Doručená pošta.

Môže to byť buď poštová schránka alebo elektronický plánovač. Služby a Zapier sú vhodné na automatizáciu a presmerovanie informácií. Malo by byť menej košov na zhromažďovanie informácií.

Ako pracovať s košíkom „Doručená pošta“ a triediť nahromadené obaly?

Najprv vyberte úlohu, prípad alebo informácie zo svojej doručenej pošty a odpovedzte na otázku „Čo je toto? Naozaj potrebuješ niečo urobiť?"

Ak nemusíte nič robiť, máte dve možnosti. Ak sú to odpadky, ktoré už nie sú užitočné, vyhoďte ich. Ak sú to užitočné informácie, uložte ich do archívu. Mal by byť štruktúrovaný podľa kategórie a značky, aby bolo ľahké nájsť to, čo hľadáte.

Ak potrebujete niečo urobiť s informáciami, máte tri možnosti:

1. Vyplňte požadované. Ak je akcia dôležitá a nezaberie viac ako 2-5 minút.

2.Delegovať na niekoho. Ak akcia trvá viac ako dve minúty, zvážte, či ju môžete niekomu delegovať.

Pri delegovaní na niekoho by sa malo napísať toto:

• konečný výsledok;
• plán práce (cesta k cieľu);
• termín dokončenia úlohy;
• dátum kontroly a výsledok, ktorý na ňu musí byť pripravený (medzibežný alebo konečný).

3. Odložiť do budúcnosti. Pritom uveďte:

• požadovaný výsledok;
• najbližšia ďalšia akcia, ktorá sa má vykonať. Pamätajte: nie je možné dokončiť projekt ako celok, môžete urobiť len konkrétne jednoduché kroky, ktoré vás priblížia ku konečnému výsledku;
• Konečný termín. Ak neexistuje presný časový rámec, pridajte akciu do zoznamu „Niekedy“.

Môžete si poslať správy, aby ste ich dostali v určený deň. Na tento účel je vhodný „Kalendár Google“ s pripomienkou na správny deň, ako aj aplikácia na poštu, ktorá vám pošle list v určitom čase.

Ako si naplánovať prácu?

Všetky práce možno rozdeliť do troch krokov:

1. Realizácia plánovaného vopred. Môžu to byť strategicky dôležité veci, ktoré vás približujú k vášmu cieľu, alebo rutina, ktorú jednoducho treba urobiť.
2. Vykonávanie práce tak, ako sa neočakávane javí. Vtedy počas dňa prichádzajú úlohy od kolegov, manažérov, listy od klientov.
3. Plánovanie ďalšej práce: zostavenie a revízia zoznamov, stanovenie priorít. Tento bod by vám nemal trvať príliš dlho, kým budete plánovať kvôli plánovaniu.

Prax plánovania prípadov a úloh (memo book) je opísaná v knihe Davida Allena.

David Allen

Poradca pre osobný výkon a riadenie času, autor metodiky GTD Productivity

Na pamätnú knihu potrebujete 43 priečinkov: 31 je označených číslami od 1 do 31, ďalších 12 názvom mesiacov. Denné priečinky sa ukladajú do popredia od zajtra. Za priečinkom s číslom 31 je priečinok na ďalší mesiac a za ním priečinky so zvyškom mesiacov.

Obsah priečinka na nasledujúci deň sa každý deň presunie do odpadkového koša, potom sa priečinok umiestni za posledný z denných priečinkov (akoby sa preniesol do ďalšieho mesiaca). Keď uvoľníte priečinok 31 pre aktuálny mesiac, bude za ním priečinok s názvom nového mesiaca, za ktorým budú nasledovať priečinky s dňami nového mesiaca. Rovnako aj priečinok s aktuálnym mesiacom, kedy uplynul, sa prenesie do ďalšieho roka.

V špecifickom priečinku musíte uložiť dokumenty, ktoré vyžadujú špecifické akcie (formulár, ktorý je potrebné vyplniť, list na odoslanie).
Aby systém fungoval, je potrebné ho denne aktualizovať. Ak zabudnete aktualizovať priečinok zajtrajška, nemôžete dôverovať systému. Uniknú dôležité informácie, s ktorými sa bude treba vysporiadať iným spôsobom.

Ak odchádzate na niekoľko dní, musíte pred odchodom skontrolovať priečinky na dni, počas ktorých budete neprítomní.

Ako to zorganizovať v praxi, berúc do úvahy moderné systémy plánovania:

1. Namiesto pamätnej knihy použite organizér so zoznamami úloh na každý deň a zadávajte si do neho úlohy na aktuálny deň. Stretnutia a záležitosti viazané na čas by sa mali najskôr zaznamenávať a mali by sa nastaviť pripomienky tak, aby ich systém vopred upozornil.
2. Vytvorte súbor so zoznamom úloh na mesiac. Toto je zoznam toho, čo chcete počas tohto obdobia stihnúť. Prípady do nej pridávate počas celého mesiaca. Revízia úloh by mala prebiehať raz týždenne. Pri plánovaní najdôležitejších úloh si rozdeľte týždeň po týždni, aby ste pochopili svoje priority. Budete ich vykonávať v prvom rade, inak sa celý čas bude venovať drobným a neodkladným záležitostiam.
3. Vytvorte súbor s plánmi na rok. Mal by sa revidovať raz za mesiac. Prípady z tohto súboru sa prenesú do mesačných plánov.
4. Urobte si plány na rok na základe dlhodobých cieľov na 3-5 rokov. Tieto veci je lepšie si naordinovať buď na konci roka, alebo počas dovolenky, keď hlava nie je zaťažená každodennými úlohami.

Tieto štyri body nazýva David Allen prirodzeným plánovacím systémom. Tento systém vám umožňuje posúvať sa smerom k cieľom, ktoré sú pre vás dôležité, a nestrácať čas rutinou.

Existuje univerzálny plán, ktorý možno použiť na plánovanie akéhokoľvek projektu?

Jasné. David Allen to nazýva model prirodzeného plánovania. Pozostáva z niekoľkých krokov.

Krok 1. Cieľ a obraz ideálneho výsledku

Určite ideálny konečný výsledok, predstavte si, že ste ho dosiahli.

Popíšte ho so všetkými kritériami úspechu (peniaze, ľudia, uznanie). Čím podrobnejšie opíšete konečný výsledok, tým silnejšia bude motivácia, najmä vo chvíľach, keď potrebujete urobiť konkrétne kroky, ale nie je na to čas.

Krok 2. Zásady

Popíšte zásady, ktorých sa budete držať, keď dosiahnete svoj cieľ. Napríklad: "Dám ľuďom plnú slobodu konania, ak... (držia sa v rozpočte, dokončia projekt pred konkrétnym termínom)." Opýtajte sa sami seba: „Aké činy môžu zasahovať do mojich aktivít? Ako im môžem zabrániť?"

Zásady sú jasné a poskytujú spoľahlivý návod na riadenie činností.

Krok 3. Brainstorming

Premýšľajte o všetkých rôznych nápadoch, ktoré vám prídu na myseľ.

Hlavné princípy brainstormingu:

• nesúď;
• nespochybňujte;
• nehodnotiť;
• nekritizovať;
• myslite na kvantitu, nie na kvalitu;
• vedľajšia analýza a organizácia.

Krok 4. Plán projektu vo forme zoznamu

Usporiadajte si výsledky brainstormingu do zoznamu úloh. Začnite plánovať na konci a pracujte späť. To vám uľahčí plánovanie a identifikáciu prvého kroku k vášmu cieľu. Príklad plánovania od konca:

Účel (ideálny výsledok): hovorí po španielsky a rozumie ľuďom.

Prečo je toto: Chcem komunikovať bez účasti prekladateľov počas obchodných rokovaní so španielskymi partnermi a voľne komunikovať s ostatnými počas dovolenky v Španielsku.

Kroky k cieľu:

• Krok pred dosiahnutím cieľa: Našiel som rodeného hovorcu španielčiny a rozprávam sa s ním dvakrát týždenne.
• Krok predtým: Zložil som jazykovú skúšku B1.
• O krok skôr: Absolvoval som test odbornej spôsobilosti A1.
• Krok pred tým: Osemkrát za mesiac som prebral španielčinu a dokončil som všetky domáce úlohy.
• Krok pred tým: Prihlásil som sa na kurz španielčiny a zaplatil som si mesiac štúdia.
• Krok pred tým: Zozbieral som informácie o kurzoch španielčiny a urobil porovnávaciu tabuľku.
• Prvý krok: V kalendári som si naplánoval čas, kedy budem zbierať informácie o kurzoch španielčiny.

Keď tím pracuje na jednej úlohe a potrebujete usporiadať celý plán na jednom mieste, je vhodné ho použiť. V prvom stĺpci sú v ňom etapy na ceste k cieľu, v druhom sú tie zodpovedné. Ďalej budú kolóny s časovým úsekom. Bunky budú obsahovať stav konkrétnej fázy, napríklad „Plánované“, „Prebieha“, „Dokončené“, „Odložené“.

GTD a prirodzené plánovacie systémy sa môžu zdať skľučujúce. Keď si ho ale prispôsobíte pre seba a začnete ho pravidelne používať, budete mať pocit, že všetko je oveľa jednoduchšie, ako sa na prvý pohľad zdalo.

Môj príbeh bude rozdelený na 2 časti:

• O metóde GTD, ak niekto nevie alebo má čas zabudnúť.
• O konkrétnych nástrojoch na prácu s GTD a konkrétnych príkladoch z mojej osobnej praxe.

0. Predslov

Aký je zvyčajne deň projektového manažéra?

Zákazník volá. Tím sa v chate pýta, prečo je špecifikácia API v rozpore s TOR. Na Vasyi fúka klimatizácia. HR má starosti: Misha prišla s čistou vyžehlenou košeľou. Nechoď do lesa – ten eštebák sa namydlil na rozhovor. Je potrebné objasniť časový plán. Znova skontrolujte úlohy v nástroji na sledovanie. Zákazník volá znova. Niekto hodil do chatu vtipný obrázok. Kolega požiadal, aby sa postaral o jeho záležitosti, keď bol na dovolenke. Zákazník volá znova. Podľa mňa vydanie príde čoskoro. Bolo by fajn nezabudnúť večer nakúpiť potraviny domov, inak manželka uvidí. Vpredu zaostávame. Bolo by pekné prečítať si tento článok. Uf, už je 19:00. Kedy je vydanie?

Spoznávaš sa? hrozné? Potom je tento článok určený práve vám.

Ak neviete, máte šťastie. Alebo možno dokážete ešte viac?

1. Úvod

čo je GTD?

GTD ( Dokončiť veci ) je technika na zvýšenie osobnej efektivity, ktorú vytvoril David Allen a opísal ju v knihe s rovnakým názvom. Názov možno preložiť ako "Ako robiť veci až do konca."

Hlavnou myšlienkou je, že na to, aby ste mohli efektívne pracovať a rásť na sebe, dosiahnuť niečo viac, potrebujete čistú myseľ. Pretože:

• Ťažké úlohy sa nedajú robiť, ak nie je jasné, čo robiť. Neustále premýšľanie o tom, čo robiť a že úloha nebola dokončená, narúša prácu.
• Každodenná rutina (malé úlohy) je rušivá. Vytvára nepohodlie, úlohy „visia v pamäti“ a zbavujú pocitu harmónie.

GTD je o tom, že si nič nepamätáme a zároveň na nič nezabudneme.

2. O GTD

Ako pochopiť, že to potrebujete:

• Orezávate komplexnú časovú os pre kritickú fázu projektu. Musíte vziať do úvahy množstvo rizík a správne rozdeliť úlohy medzi zdroje. Niekto posiela VK vtipný obrázok. Ďalšiu hodinu strávite sledovaním druhotriednej verejnosti.
• Dnes do večera si musíte prečítať a dohodnúť sa na podmienkach. Koncom budúceho týždňa - prezentácia u klienta. Preza v PowerPointe alebo lepšie v Google Slides? Bolo by pekné zistiť, kde je ich kancelária. Chcete si obliecť oblek alebo prísť ako obvykle? (Schválenie TK sa posunulo na 2 dni.)
• Po rannom plánovaní pouvažujte nad prerobením vášho domova v kúpeľni. Potom si nastavím úlohy pred spaním. Navyše je tu rally za 2 hodiny. Prečo sa zamestnať? Napriek tomu naozaj nebudem mať na nič čas.

Tu stojí za to hovoriť o ľudskom multitaskingu samostatne. Téma je diskutabilná. Napríklad sa pozritewikipedia.

Dva dôležité aspekty:

• Veľký počet vedcov sa domnieva, že A) Multitasking neexistuje; B) Čas na rýchle prepínanie medzi úlohami sa stáva „úzkym hrdlom“.
• Multitasking zvyšuje počet chýb.

A tu potrebujeme GTD.

Pretože tu je to, čo GTD ponúka na riešenie problémov:

• Zapisujte si, nie naspamäť.
• Triediť (do súvislostí a dôležitosti) a dekomponovať (zvýrazniť jednoduché kroky v zložitých problémoch).
• Skontrolujte zoznam úloh.

1. Čo treba zaznamenať?

Všetko, s čím potrebujete niečo urobiť. Prichádzajúce listy, otvorené karty prehliadača, neanalyzované súbory na ploche, nedokončená kniha, cvičenie, ktoré sme nevrátili susedovi (pripomínajúc nám, že máme zavesiť poličku).

2. Ako nahrávať?

A) Rozdeľte sa na „kontexty“. Napríklad všetko, čo súvisí s 1 projektom, je v 1 priečinku. Vykonajte opravy je samostatný zoznam. Kúpiť na chate - samostatný zoznam. „Kontexty“ sú založené na mieste / akcii. Kontexty sú spočiatku o miestach, ale my máme o projektoch.

B) Rozložiť. Teda nie napísať “Pripojiť sa k novému projektu”, ale stanoviť si menšie úlohy: “Zostavte vývojový tím”, “Zobraziť dokumentáciu”, “Zoznámte sa so zákazníkom” atď.

3. Ako vykonať kontrolu?

Každý deň kontrolujte zoznam úloh. Zatvorte dokončené úlohy, nastavte nové. Ak úloha nie je vykonaná, potom preformulujte alebo rozložte.

3. Nástroje

Rozhovor o nástrojoch bude prebiehať z pohľadu projektového manažéra. Ale všetko, o čom hovorím, môže použiť každý.

Naše úlohy:

• Použite GTD na svoj každodenný pracovný postup.
• Menej rozptyľovania a viac práce.
• Rýchlo sa zapojte do úloh.

Pokrok nám dal cloud computing a nositeľné zariadenia, a to je to najlepšie, čo sa nám môže stať pri organizovaní našich úloh.

Čo osobne používam:

• iPhone / iPad / MacBook
• Gmail a ďalšie služby Google
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Jednotný ekosystém. Všetky zariadenia majú vstavané možnosti ponorenia. Vypnutie upozornení a pripomienok, synchronizácia údajov, jednoduché vyhľadávanie, dostupné aplikácie a služby atď.

Tipy a triky:

• Hovory a správy
• Poznámky a pripomienky
• Spotlight vyhľadávanie
• Virtuálne desktopy

2. Gmail a ďalšie služby Google

Gmail je najdôležitejší nástroj v práci manažéra a jeden z hlavných „inboxov“. Takto vyzerá môj box. Gmail má v skutočnosti 3 vražedné funkcie:

• Skratky
• Automatické filtrovanie
• Vyhľadávanie

Doručená pošta

Všetky prichádzajúce e-maily filtrujem podľa projektov a podľa hlavných stavov: A) Vyžaduje akciu; B) Musíte sa riadiť odpoveďou. Automatické filtrovanie šetrí čas a automaticky všetko vnorí.

Môžete tiež vidieť čistú schránku. Takto by to malo vyzerať väčšinu času.

3. Wunderlist

Wunderlist - Asistent služby Gmail. Toto je služba todo-shek, ktorá je dostupná na všetkých desktopových a mobilných platformách. Vie triediť úlohy do kategórií a dátumov, posielať upozornenia, robiť kontrolné zoznamy a písať komentáre k úlohám, môžete prikladať súbory. Existuje funkcia pre spoluprácu. Vo všeobecnosti jednoduchý nástroj, ktorý má všetko, čo potrebujete.

Takto vyzerajú moje dnešné úlohy.

4. Evernote

Evernote je cloudová náhrada notebooku. Veľmi výkonný nástroj, ktorý vám umožní nielen písať, ale aj pripájať súbory. Najpohodlnejšie je použiť ho na hlásenie stretnutí a hovorov a iné dôležité nahrávky. Napríklad takto.

Kalendár preberá pripomienky udalostí. Najdôležitejšie je pripojiť ho k telefónu a ďalším zariadeniam. Nič zvláštne.

6. LastPass

LastPass je cloudová služba na vytváranie a ukladanie hesiel. Pamätám si len 3 heslá: z Last Pass, osobného Gmailu a Steamu. Všetko ostatné je uložené v cloude.

5. Ako začať

Raz na jednej z konferencií som počul od rečníka, podľa mňa, výborný nápad. Povedal, že prednášky sú veľmi zaujímavé, ale veľmi zbytočné, ak sa po prednáške človek nevráti domov a nezačne to, čo počul, aplikovať v praxi.

Čo robiť práve teraz? Pozrite sa na svoj počítač a pociťujte smútok.

1. Záložky vs. okná prehliadača

Radi otvárate milión kariet a ukladáte si ich na neskôr? Je to hnusné. Úprimne si to priznajte – k väčšine sa nikdy nedostanete. Prehliadač však spotrebuje všetku batériu a RAM. Jeho reštartovanie bude trvať niekoľko minút. A nájsť to, čo potrebujete rýchlo, bude nemožné.

Nenechávajte príliš veľa. Používajte kontexty. Jedna úloha – jedno otvorené okno a minimálny počet kariet. Ak ste vykonali svoju prácu, zatvorte okno.

2. Pracovná plocha podľa plánu

Pracovná plocha nie je miesto pre skratky. Áno áno!

Windows má ponuku Štart, OSX má Spotlight Search. Je lepšie presmerovať priečinok sťahovania na plochu. Pracujte len so súbormi, ktoré práve potrebujete. Zvyšok je v koši.

3. Zero Inbox

V "prichádzajúcich" listy by nemali ležať. Iba tie, ktoré sa tam objavili od poslednej kontroly pošty. Malé záležitosti - rovno do práce. Veľké - v archíve a pod štítkom "Vybaviť." Ako sa hovorí, majte svoju schránku čistú. Môžete tiež skontrolovať svoju poštu každých pár hodín. Nikto z toho nezomrie.

6. P.S.

Pre ďalšiu osvetu:

• Ten istý článok vo videohovore na študentskej konferencii:https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH kanál "Príbehy z projektovej kancelárie"

"Premýšľali ste niekedy, kam sa pohlo posledných 5 rokov?"
Viktor Pelevin

Veľmi často v živote každého človeka prichádzajú také chvíle, keď je jednoducho nemožné vyrovnať sa s objemom nahromadených prípadov. A momentálne pracujúci na plnení svojej ďalšej úlohy sa mu v hlave neustále točí celý reťazec nevyriešených problémov. Neustále myšlienky, že nemáte čas urobiť niečo dôležité, vám bránia sústrediť sa na dokončenie aktuálnej úlohy. A keď počet nevyriešených prípadov začne rásť ako snehová guľa, už to nadobúda rozmery katastrofy.

V skutočnosti však problém nie je taký zložitý, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať.

Ako dať veci do poriadku. Základy manažmentu času

Na riešenie takýchto problémov existuje metóda racionálnej organizácie času, alebo iným spôsobom time management. Čas v modernom svete je ešte cennejší ako peniaze, pretože na rozdiel od nich sa čas nedá vrátiť ani akumulovať. Schopnosť manažovať pracovný čas pomôže človeku dosiahnuť ciele oveľa rýchlejšie a zároveň si nájsť dostatok voľných minút na komunikáciu s priateľmi a svoj duchovný rozvoj.

Pochopiť to pomôže metóda GTD, ktorá predstavuje jeden zo smerov v time managemente.

Getting Things Done, GTD (v preklade z angličtiny - "uvedenie vecí na dokončenie", ale častejšie a nesprávne - "ako dať veci do poriadku") je technika na zvýšenie osobnej efektivity, ktorú vytvoril David Allen a opísal ju v knihe s rovnomenným názvom, ktorého prvé vydanie vyšlo v roku 2001 a bolo preložené do 23 jazykov.

Klasický model riadenia času má určitý prísny rámec, znamená jasné plánovanie vašich záležitostí, odporúča počítať kroky a stanovovať priority. Pomáha nová metóda, ktorú navrhol odborník David Allen riadiť čas oveľa flexibilnejšie a vyberte si prípady podľa vlastného uváženia, namiesto toho, aby ste sa viazali na pevný denný harmonogram, čo značne uľahčuje úlohu a rýchlejšie vás posúva v implementácii úloh. Tento spôsob môže byť vhodný nielen pre veľkých podnikateľov, ktorým záleží na čo najrýchlejšom splnení svojich plánov, ale aj pre bežné gazdinky, ktoré si plánujú čas na upratovanie.

Tento systém je založený na predpoklade Davida Allena o potrebe slobodného myslenia. Inými slovami, musíte oslobodiť svoje vedomie od všetkých cudzích myšlienok, ktoré sa točia vo vašej hlave. A potom bude súčasná práca vykonaná oveľa rýchlejšie a efektívnejšie. V tomto smere GTD systém dáva jasné pokyny, podľa ktorých môžete problém nielen identifikovať, ale aj rýchlo vyriešiť. Ľudia spravidla trávia veľa času nezmyselným uvažovaním, ktoré spomaľuje proces plnenia zadaných úloh. Pri dôslednom dodržiavaní odporúčaní navrhovaných metódou zostane vaša myseľ vždy čistá a efektivita vašej práce bude 100%.

Vytvárame zoznam úloh, úloh, problémov

Prvá vec, ktorú treba podľa autora nápadu urobiť, je preniesť na papier všetku svoju úzkosť a myšlienky, ktoré vás momentálne zamestnávajú. Zapíšte si všetko, čo sa vám práve točí hlavou – všetky veľké veci, malé veci, dôležité aj nie veľmi dôležité, celkovo všetko. Uvoľnite svoju myseľ na realizáciu úlohy v danej chvíli. Nahrávky sa dajú robiť chaotickým spôsobom, jednoducho si zapíšte všetko, čo vám príde na myseľ. Prípady nie je potrebné hneď triediť podľa dôležitosti. Ak vynecháte alebo neuvediete nejakú úlohu, bude sa vám neustále krútiť v hlave, čo sťažuje koncentráciu.

Ale teraz je zoznam úloh zostavený, čo teraz robiť s týmto zoznamom?

Kladenie správnych otázok

Druhým krokom je analýza zoznamu, ktorý ste napísali.

V duchu položme každej položke v zozname otázku: "Čo je to?".
Táto otázka umožňuje klasifikovať prípady podľa ich dôležitosti.

Druhá otázka znie takto: "Vyžaduje si to akciu?"

Ak je odpoveď záporná, mali by sa vykonať nasledujúce kroky:
- odložiť rozhodnutie na lepšie časy;
- Na prípad, ktorý nestojí za vašu pozornosť, zatiaľ zabudnite;
- dať na chvíľu do archívu.

Pri kladnej odpovedi na položenú otázku je potrebné pristúpiť priamo k realizácii a načrtnúť praktické riešenie problému. Preštudujte si problém, ak jeho realizácia zaberie určitý čas, potom automaticky prejde do kategórie projektov. Tento záznam je možné vykonať na samostatnom hárku. A ak sa pri zvažovaní aktuálneho prípadu okamžite navrhne spôsob, ako ho vyriešiť, potom má zmysel urobiť tento prípad hneď, aby sa nehromadilo veľa nevyriešených problémov.

Keď jeden krok na dosiahnutie stanoveného cieľa nestačí, ponúka sa niekoľko možností, ako sa zo súčasnej situácie dostať:

- zapísať prípad do denníka pred uplynutím lehoty na jeho vybavenie,
- zapíšte si zoznam dôležitých vecí, ktoré musíte urobiť vo vhodnom čase.

Po prejdení všetkých krokov navrhovaných touto teóriou sa môžete naučiť, ako správne stanoviť priority a vybudovať jasný systém hodnôt. Navyše to všetko zvládnete sami, aj bez špeciálneho talentu. A otázka " Ako dať svoje záležitosti do poriadku" už nebude stáť pred vami.