Dokumento legalizavimo procesas. Teisinė dokumento galia, jo norminis pagrindas
| Dokumento pavadinimas: | |
| Dokumento numeris: | 6.10.4-84 |
| Dokumento rūšis: | GOST |
| Priimančioji įstaiga: | SSRS valstybinis standartas |
| Būsena: | Vaidyba |
| Paskelbta: | oficialus leidinys |
| Priėmimo data: | 1984 m. Spalio 9 d |
| Įsigaliojimo data: | 1987 m. Liepos 1 d |
| Peržiūros DATA: | 2001 m. Balandžio 1 d |
GOST 6.10.4-84 Vieningos dokumentavimo sistemos. Teisinės galios suteikimas dokumentams, esantiems mašinų terpėje, ir mašinų rūšiavimo mašinose, sukurtuose kompiuterinių technologijų pagalba. Pagrindinės nuostatos
GOST 6.10.4-84
T54 grupė
TARPTAUTINIS STANDARTAS
Vieningos dokumentacijos sistemos
TEISINIS DOKUMENTŲ ĮGYVENDINIMAS MAŠINOS PRASMĖJE
IR PRIEMONIŲ SUKURTA MAŠINA
KOMPIUTERINĖ ĮRANGA
Pagrindinės nuostatos
Vieningos dokumentacijos sistemos. Konferencija
teisinė jėga dokumentams, susijusiems su programine įranga ir machinogramma
sukurta kompiuterių. Generolas
TSRS valstybinio standartų komiteto 1984 m. Spalio 9 d. Dekretu N 3549 įvedimo laikotarpis buvo nustatytas nuo 1987 m.
REPUBLIKACIJA
Šis standartas nustato reikalavimus, susijusius su rekvizitų, suteikiančių teisinę galią dokumentams, esantiems mašininėje laikmenoje, ir kompiuterio technologijos sukurtu mašininiu gramu, sudėčiai ir turiniui, taip pat šių dokumentų pakeitimo tvarką.
Šis standartas yra privalomas visoms įmonėms, organizacijoms ir institucijoms (toliau - organizacijos), besikeičiančioms informacija apie dokumentus mašinų laikiklyje ir mašinose.
Remiantis šiuo standartu, pramonės ir įmonės standartai gali būti sukurti atsižvelgiant į dokumentų naudojimo mašinoje laikmenoje ir mašinose ypatumus tiek tarp organizacijų, tiek tiesiogiai naudojant organizacijoje.
1. BENDROSIOS NUOSTATOS
1. BENDROSIOS NUOSTATOS
1.1. Mašinos laikmenoje esantis dokumentas turi būti užrašytas, pagamintas ir pažymėtas pagal GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95 reikalavimus. GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, o informacija koduojama pagal visos Sąjungos techninės ir ekonominės informacijos klasifikatorius. Jei visos Sąjungos klasifikatoriuose nėra reikiamos informacijos, leidžiama naudoti registruotų tarpsektorinių ir sektorinių klasifikatorių kodus.
______________
* Galiojimo laikas baigėsi teritorijoje Rusijos Federacija.
1.2. Mašinų diagrama turi būti sukurta atsižvelgiant į valstybinių standartų reikalavimus vieningoms dokumentų sistemoms.
1.3. Mašinų laikiklyje esantis dokumentas ir mašinų diagrama turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei yra atitinkami ministerijų ir departamentų sprendimai.
1.4. Dokumento gabenimas (persiuntimas, persiuntimas ir kt.) Mašinų laikiklyje ir mašinos gramas turėtų būti atliekamas su lydraščiu, parengtu pagal GOST 6.38-90 *. Motyvacinio laiško pavyzdys pateiktas priede.
______________
GOST R 6.30-97 ** (toliau).
** Rusijos Federacijos teritorijoje galioja GOST R 6.30-2003. - Pastaba „CODE“.
1.5. Mašinoje parašytas dokumentas ir mašininis spausdinimas įsigalioja įvykdžius šio standarto reikalavimus ir pasirašius motyvacinį laišką.
1.6. Dokumento įrašymas į mašininę laikmeną ir mašininio gramo sukūrimas turėtų būti atliekamas remiantis duomenimis, užfiksuotais pirminiuose (pirminiuose) dokumentuose, gautuose ryšių kanalais iš automatinių įrašymo įrenginių, arba automatizuoto problemų sprendimo procese.
1.7. Vartotojų organizacijos prašymu, norint vizualiai kontroliuoti kompiuterio laikmenoje sukurtą dokumentą, jis paverčiamas žmonėms suprantama forma įvairiomis techninėmis duomenų rodymo priemonėmis (ekranais, spausdintuvais ir kt.).
2. DUOMENŲ DOKUMENTŲ DĖL MAŠINOS DUOMENŲ IR KOMPIUTERINĖS ĮRANGOS SUKURTAMOS MAŠINOS REIKALAVIMAI
2.1. Mašinos laikiklyje arba rašomojoje mašinėlėje esančiame dokumente turi būti tokia privaloma informacija:
organizacijos pavadinimas - dokumento kūrėjas;
organizacijos vieta - dokumento ar pašto adreso kūrėjas;
dokumento pavadinimas;
dokumento pateikimo data;
asmens, atsakingo už dokumento pateikimo mašininėje laikmenoje ar mašinisto griebtuve teisingumą, kodas arba dokumentą patvirtinusio asmens kodas.
Pastaba. Ministerijų ir departamentų sprendimu leidžiama naudoti papildomus duomenis (telefono numerį, teletipą, asmens, turinčio teisę patvirtinti mašininėje laikmenoje užfiksuotą dokumentą ir mašinos schemą, pareigas ir pavardę ir kt.) Atskiriems dokumentams, esantiems mašinoje ir mašinoje, atspindint jų kūrimo, naudojimo ir perdavimo specifiką. šiuos dokumentus.
2.2. Privalomoji dokumento informacija mašininėje laikmenoje turėtų būti išdėstyta taip, kad būtų galima unikaliai identifikuoti atributą.
2.3. Privalomos mašinos schemos detalės turėtų būti atspausdintos ir išdėstytos pagal valstybinių standartų reikalavimus vieningoms dokumentų sistemoms.
2.4. Reikalavimas „Organizacijos pavadinimas - dokumento kūrėjas“ turėtų būti parašytas tokia forma: identifikavimo kodas pagal Visasąjunginį įmonių ir organizacijų klasifikatorių (OKPO) * ir organizacijos pavadinimas. Leidžiama naudoti nustatytus sutrumpintus pavadinimus.
__________________
* Šis reikalavimas turi būti susietas su GOST 6.38-90 reikalavimais.
Organizacijoms, neturinčioms juridinio asmens teisių, turėtų būti nurodytas organizacijos, kuriai jos yra pavaldžios, OKPO kodas.
2.5. Reikalavimas „Organizacijos vieta - dokumento kūrėjas“ turi būti parašytas tokia forma: identifikacinis kodas pagal Visasąjunginį klasifikatorių „SSRS ir sąjunginių respublikų administracinio teritorinio suskirstymo objektų, taip pat gyvenviečių žymėjimo sistema“ (SOATO) ir gyvenvietės, kurioje yra organizacija, pavadinimas ...
2.6. Reikalavimas „Dokumento pavadinimas“ turi būti parašytas tokia forma: identifikacinis kodas ir dokumento formos pavadinimas pagal Visasąjunginę vadybos dokumentacijos klasifikatorių (OKUD) * visos sąjungos paskirties ar pramonės šakos dokumentams (žinybai), respublikiniam valdymo dokumentų klasifikatoriui - pramonės (žinybinėms), respublikinėms formoms. dokumentus.
______________
* OK 011-93 galioja Rusijos Federacijos teritorijoje.
2.7. Reikalaujama „Dokumento pagaminimo data“ turi būti įrašoma pagal GOST 6.38-90 reikalavimus ir nurodomas dokumentų įrašymo laikas, leidžiantis jį identifikuoti su mašininiu protokolu.
2.8. Reikalavimas „Asmens, atsakingo už teisingą dokumento pateikimą mašininėje laikmenoje arba mašinų lentelėje, kodas“ arba „Dokumentą patvirtinusio asmens kodas“ turi būti parašytas tokia forma: identifikavimo kodas ir pareigos, asmens, atsakingo už teisingą dokumento gaminimą mašininėje laikmenoje arba mašinų lentelėje, pavardė, arba dokumentą patvirtinęs asmuo. Kodo nuosavybės teisė į konkretų asmenį turi būti įregistruota organizacijoje - dokumento, esančio mašininėje laikmenoje, arba to, kuris pagamino mašiną, kūrėjas, taip pat turi būti sukurtos techninės, programinės ir organizacinės sąlygos, kurios atmeta galimybę naudoti kitų žmonių kodus.
2.9. Organizacijos, kurioms taikomos specialios nuostatos, privalo nurodyti 1 dalyje nurodytą informaciją. 2,4; 2.5 pagal šių taisyklių taisykles.
2.10. Mašinų laikiklyje ir mašinoje esančių dokumentų atrankos, priėmimo saugoti ir išdavimo vartotojams, jų panaikinimo ir sunaikinimo tvarką nustato ministerijos ir departamentai.
3. DOKUMENTO ORIGINALAI, DUKLIACIJOS, KOPIJOS MAŠINOS PRIEMONĖSE IR MAŠINOSE
3.1. Originalai, dokumento kopijos ir kopijos mašininėje laikmenoje ir mašinų gramai, gauti naudojant šio kompiuterio komplekso standartinę programinę įrangą, turi tokią pačią teisinę galią, jei jie vykdomi laikantis šio standarto reikalavimų.
3.2. Mašininėje laikmenoje esančio dokumento originalas yra pirmasis dokumento įrašas mašininėje laikmenoje ir jame nurodoma, kad šis dokumentas yra originalas.
Originali rašomoji mašinėlė yra pirmoji kompiuteriu atspausdinta dokumento kopija popieriuje, kurioje yra nuoroda, kad šis dokumentas yra originalas.
3.3. Duomenų kopijos mašininėje laikmenoje yra vėlesnės, autentiškos turiniu, dokumento įrašai mašininėje laikmenoje ir nurodant, kad šie dokumentai yra dublikatai.
Rašomosios mašinėlės dublikatai yra vėlesni, autentiški turinio spaudiniuose ant popieriaus, nurodant, kad jie yra dublikatai.
3.4. Dokumento kopijos mašininėje laikmenoje arba rašomojoje mašinėlėje yra dokumentai, perrašyti iš originalo ar dokumento kopijos mašininėje laikmenoje arba rinkinio į kitą laikmeną, autentiški turiniu ir nurodantys, kad šie dokumentai yra kopijos.
Dublikatuose ir kopijose turi būti privaloma informacija, esanti dokumento originale, mašininėje laikmenoje arba rašomojoje mašinėlėje.
Ant mašininio griebtuvo, kuris yra dokumento kopija mašininėje laikmenoje, papildomai turi būti organizacijos, kuri dokumentą pavertė žmonėms suprantama forma, antspaudas ar antspaudas, sertifikato užrašas ir atitinkami parašai.
4. DOKUMENTO PAKEITIMO PRIEMONĖS APIE MAŠINĄ IR MAŠINĄ
4.1. Mašininėje laikmenoje originalų dokumentą gali pakeisti tik organizacija - dokumento, kuriame privaloma registruoti pakeitimų turinį ir pagrindą, ir asmuo, atsakingas už atliktus pakeitimus, kūrėjas.
Pakeitimų registravimą vykdo organizacija - dokumentų įrašo kūrėja.
4.2. Jei pradinėje mašinos schemoje daromi pakeitimai, ant jų turi būti nurodomi pakeitimų pagrindai, jų įvedimo data ir laikas, pakeitimus atlikusio pareigūno pareigos ir parašas bei jo dekodavimas.
4.3. Organizacija - originalaus dokumento, esančios mašininėje laikmenoje, kūrėja arba rašomoji mašinėlė yra įpareigota pranešti organizacijai - dokumento vartotojams apie visus pakeitimus, atsiųsdama motyvacinį laišką, kuriame pateikiama informacija apie pakeitimus ir kuriame kartu su privaloma informacija pagal 2.1 punktą nurodoma ši informacija:
nuoroda į pakeitimo pagrindą;
pakeitimų atlikimo laikas;
oficialus parašas.
Prireikus motyvacinį laišką antspauduoti arba antspauduoti gali organizacija, sukūrusi dokumento originalą, ant mašininės laikmenos ar rašomosios mašinėlės.
4.4. Dokumento dublikato (kopijos) pakeitimai mašininėje laikmenoje arba spausdinimo mašinėle užrašytas dokumentas, kurį turi vartotojas, atliekami tik remiantis organizacijos - mašininėje laikmenoje esančio dokumento kūrėjo ar rašomosios mašinėlės - pranešimu.
4.5. Pakeistas dokumento originalas, taip pat pakeisto dokumento dublikatas ir kopijos lieka galioti, jei pakeitimai atliekami laikantis šio standarto reikalavimų.
PRIEDAS (nuoroda). MĖGINIO DANGČIO RAIDĖ
PRIEDAS
Nuoroda
Organizacijos rekvizitai - dokumento, sukurto mašininėje laikmenoje ar mašininiame grame, kūrėjas | Prieigos prie dokumentų apribojimo juosta |
|
Pavadinimas į tekstą |
Pagal 1984 12 25 sutartį aš siunčiu jums dokumentus mašininėse laikmenose, įskaitant šią informaciją:
Gamyklos numeris | Tūrio serijos numeris | ||
Rezultatas |
|||
Įgyvendinimas |
|||
Transportas |
Naudojimas: magnetinė juosta - 3.
Pastaba. Motyvacinis laiškas surašomas ant organizacijos firminio blanko pagal GOST 6.38-90 reikalavimus.
Dokumento tekstą patikrina:
oficialus leidinys
Vieningos dokumentacijos sistemos: šeštadienis GOST. -
Maskva: „IPK Standards“ leidykla, 2001 m
GOST 6.10.4-84 Vieningos dokumentavimo sistemos. Teisinės galios suteikimas dokumentams, esantiems mašinų terpėje, ir mašinų rūšiavimo mašinose, sukurtuose kompiuterinių technologijų pagalba. Pagrindinės nuostatos
| Dokumento pavadinimas: | |
| Dokumento numeris: | 6.10.4-84 |
| Dokumento rūšis: | GOST |
| Priimančioji įstaiga: | SSRS valstybinis standartas |
| Būsena: | Vaidyba |
| Paskelbta: | oficialus leidinys Vieningos dokumentacijos sistemos: šeštadienis GOST. - M.: IPK standartų leidykla, 2001 m |
| Priėmimo data: | 1984 m. Spalio 9 d |
| Įsigaliojimo data: | 1987 m. Liepos 1 d |
| Peržiūros DATA: | 2001 m. Balandžio 1 d |
GOST 6.10.4-84 Vieningos dokumentavimo sistemos. Teisinės galios suteikimas dokumentams, esantiems mašinų terpėje, ir mašinų rūšiavimo mašinose, sukurtuose kompiuterinių technologijų pagalba. Pagrindinės nuostatos
Teisinė jėga yra oficialaus dokumento nuosavybė, apie kurią jai pranešama pagal galiojančius teisės aktus, išduodančiosios institucijos kompetencija ir nustatyta registravimo tvarka. Jei nėra reikiamų detalių ar neteisingas jų dizainas, dokumentas neturės teisinės galios (pavyzdžiui, nėra parašo ar datos). Jei jame nėra teksto pavadinimo ar pastabos apie menininką, tai sukels tik tam tikrų sunkumų dirbant su dokumentu, tačiau neturės įtakos jo teisinei reikšmei.
Privalomi reikalavimai, užtikrinantys dokumentų teisinę galią, yra šie:
organizacijos (pareigūno) pavadinimas - dokumento autorius;
dokumento rūšies pavadinimas; dokumento data;
registracijos numeris;
dokumento patvirtinimo antspaudas;
tekstas; parašas;
Parašas yra būtinas bet kurio dokumento atributas. Pareigūnas, pritvirtindamas dokumente parašą, prisiima atsakomybę: už dokumento tikrumą; už visas galimas dokumento įvykdymo (priėmimo) pasekmes. Pasirašymo teisė suteikiama tam tikriems asmenims ir gali būti užtikrinta: įmonės įstatuose; reglamente dėl įmonės (dėl struktūrinio padalinio); biuro darbo instrukcijose; darbuotojo pareigybės aprašyme; įsakyme dėl pareigų paskirstymo. Organizacijos dokumentus pasirašo direktorius arba jo pavaduotojai. Struktūrinių padalinių dokumentus pasirašo jų vadovai. Daugeliu klausimų pasirašymo teisę gali turėti kiti darbuotojai, pavyzdžiui, pagrindiniai įmonės specialistai. Parašas dedamas ant pirmojo dokumento egzemplioriaus, jei reikia - ant kitų egzempliorių, pavyzdžiui, sudarant sutartį.
Dokumento data yra viena iš svarbiausių dokumento detalių. Datos nebuvimas dokumente ją daro negaliojančią.
Antspaudas yra teisiškai reikšminga nuosavybė, naudojama patvirtinant pareigūno parašą ant svarbiausių (ar finansinių) dokumentų.
Antspaude nurodoma: dokumento tikrumas, dokumentas priklauso antspaude nurodytai organizacijai. Antspaudas užklijuojamas ant dokumentų, kuriuos paskelbus:
- - bet kokios teisinės pasekmės, pavyzdžiui, įmonės sukūrimas, reorganizavimas;
- - materialinės pasekmės, pvz., perdavimas materialines vertybes, organizacijos ar asmens teisės į kažką patvirtinimas.
Patvirtinimo antspaudas - kai kurie dokumentai įgyja teisinę galią tik nuo to momento, kai juos patvirtina vadovas ar aukštesnė institucija. Patvirtinimo antspaudas yra oficialaus dokumento rekvizitas, suteikiantis jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį. Privaloma patvirtinti: chartijas, įmonių (filialų) reglamentus; personalo stalai; patikrinimų, priėmimo ir perdavimo aktai; pareigybių aprašymai; sąmatos, verslo planai, ataskaitos ir kt. P.
Registracijos numeris yra papildoma dokumento autentiškumo garantija. Tai rodo, kad dokumentas praėjo visus apdorojimo etapus, yra registruotas ir todėl yra oficialus įmonės dokumentas. Norint suteikti teisinę galią elektroniniam dokumentui, naudojamas elektroninis skaitmeninis parašas. Elektroninis dokumentas pripažįstamas teisiškai reikšmingu tik gavus teigiamą elektroninio skaitmeninio parašo tikrumo tikrinimo rezultatą.
Elektroninis skaitmeninis parašas (EDS) yra elektroninis dokumentas, reikalingas apsaugoti šį elektroninį dokumentą nuo padirbinėjimo, gautas kriptografiškai transformavus informaciją naudojant elektroninio skaitmeninio parašo privatųjį raktą ir leidžiantis nustatyti parašo rakto sertifikato savininką, taip pat nustatyti, ar nėra informacijos iškraipymo elektroniniame dokumente. dokumentas. EDS elektroniniame dokumente yra lygiavertis ranka parašytam popieriniame dokumente, laikantis šių sąlygų:
- - sertifikavimo centro išduotas parašo rakto sertifikatas galioja pasirašant elektroninį dokumentą; patvirtintas elektroninio skaitmeninio parašo elektroniniame dokumente tikrumas;
- - naudojamas elektroninis skaitmeninis parašas pagal jo informaciją, nurodytą parašo rakto sertifikate. Šios technologijos dėka gaunamas elektroninis dokumentas: turintis teisinę galią; patvirtinant dokumento autorystę; patvirtinant, kad dokumente nėra informacijos iškraipymo. Kad popierinio dokumento kopija įgytų teisinę originalo galią, ji turi būti patvirtinta nustatyta tvarka. Šiuo tikslu uždedamas reikalingas „kopijos sertifikavimo ženklas“, kuriame yra: sertifikato užrašas „True“; kopiją patvirtinusio asmens pozicija; jo parašas; sertifikavimo data;
- - spausdinimas (svarbiausiems ar išoriniams dokumentams). Sertifikavimą atlieka pati įmonė arba, jei reikia, notaras.
Pagal norminius teisės aktus arba šalių susitarimu popierinis dokumentas su antspaudu, paverstas elektroniniu dokumentu, gali būti patvirtintas elektroniniu valdininko elektroniniu parašu. Verslui leidžiama patvirtinti:
- - piliečių pateiktų įdarbinant, studijuojant dokumentų kopijas;
- - darbuotojų socialinių problemų sprendimo dokumentų kopijos. Įmonės kopijas tvirtina: organizacijos vadovas; pareigūnas (personalo skyriaus vedėjas).
Ką galėtumėte patarti, jei norite įrodyti, kad jūsų adresatas tikrai gavo jūsų pranešimus ir atsakė į jus, ir jau yra įtarimų dėl jo atsisakymo patvirtinti šią informaciją ateityje? Popierinėje laiško versijoje galite rekomenduoti nurodyti anksčiau išsiųstus el. Laiškus ir gauti kaip atsakymą, be to, nurodyti ne kaip pagrindinę laiško temą. Nepamirškite, kad ne tik jums gali tekti pateikti el. Paštą kaip įrodymą, bet ir nereikėtų lengvabūdiškai vertinti susirašinėjimą, įskaitant kandidatus į šias pareigas, o ne tik su darbuotojais. Šio straipsnio autorius praktiškai susidūrė su tokiu pavyzdžiu. Personalo skyriaus darbuotojas atsisakė pretendento į šias pareigas advokato M. dėl tokio diskriminacinio parametro kaip lytis. Vadovė norėjo dirbti su vyru advokatu, o moteris išsiuntė gyvenimo aprašymą.
Dokumentų legalizavimas elektroninėse laikmenose
Paprastiems sprendimams paprastai nereikia specializuotų sistemų, pakanka bet kokios nuskaitymo ar atpažinimo programos. Didelių apimčių atveju apsvarstykite profesionalių vaizdo sistemų, tokių kaip „Kofax“ „Accent Capture“ ar „ActionPoint“ „InputAccel“, poreikį. Šios sistemos leidžia masiškai įvesti dokumentus organizuojant atskiras įvairių tipų darbo vietas su specialiais serveriais vaizdams apdoroti, konvertuoti ir atpažinti.
Juose įmontuoti algoritmai leidžia gauti vaizdus aukštos kokybės maksimaliu greičiu. Jie pritaikyti pramoninių srautinių skaitytuvų naudojimui. Tokių sistemų kainos svyruoja nuo kelių tūkstančių iki kelių dešimčių tūkstančių dolerių.
Elektroninio dokumento teisinės galios suteikimas
Todėl daugelis ekspertų mano, kad būtina atskirai nustatyti elektroninių įrodymų teikimo ir vertinimo tvarką. Elektroninės komercijos įstatymo projekte siūloma laikyti, kad visos elektroninių dokumentų kopijos, pasirašytos įstatymų nustatyta tvarka, yra originalai. Elektroninis dokumentas negali turėti elektroninės kopijos.
Tačiau ši nuostata išlieka projektu. Šiandien elektroniniai dokumentai turi būti pertvarkyti į rašytinę formą tyrimams teisme. išspausdinta. Cituojant įstatymą: str. Art. 59 „Įrodymų svarba“, 60 „Įrodymų leistinumas“, 1 str. 67 Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekso „Įrodymų vertinimas“ elektroniniam dokumentui suteikiama teisinė galia: - privalomi duomenys; - kūrėjo autoriteto patvirtinimas; - autentiškumas ir tikrumas.
Elektroninių dokumentų saugojimo, apsaugos ir legalizavimo ypatybės
Visos elektroninio dokumento, pasirašyto tuo pačiu elektroniniu parašo analogu (elektroniniu skaitmeniniu parašu), kopijos turi vienodą teisinę galią, jei jų autentiškumas patvirtinamas pagal federalinių įstatymų reikalavimus. 2. Elektroninis analogas (elektroninis skaitmeninis parašas) pasirašytas elektroninis dokumentas turi tokią pačią teisinę galią kaip rašytinis dokumentas ir gali būti pateiktas kaip teisminis įrodymas. 3. Elektroninio dokumento kopija popieriuje turi teisinę reikšmę, jei ją pasirašo elektroninis parašo analogas (elektroninis skaitmeninis parašas), taip pat jei ją patvirtina asmuo, turintis teisę gauti patvirtinimą pagal Rusijos Federacijos norminius teisės aktus.
Elektroninio dokumento teisinė galia ir jo privalomi atributai
Teisinės galios suteikimas dokumentams, esantiems mašinų terpėje, ir mašinų rūšiavimo mašinose, sukurtuose kompiuterinių technologijų pagalba. Pagrindinės nuostatos ". Šis standartas nustato reikalavimus sudėčiai ir turiniui, suteikiančiam teisinę galią elektroniniam dokumentui, taip pat nustato jų keitimo tvarką. Elektroniniame dokumente turi būti: - registracijos numeris; - Registracijos data; - asmens, atsakingo už teisingą dokumento parengimą arba patvirtinusio dokumentą, parašas (kodas); - dokumento turinys; - organizacijos pavadinimas - dokumento kūrėjas; - organizacijos vieta - dokumento ar pašto adreso kūrėjas.
Galima naudoti papildomas detales, svarbiausia, kad privalomus būtų galima unikaliai identifikuoti.
33 .. dokumentų legalizavimas mašininėse laikmenose
Kadangi jei saugote užsakymus personalui elektronine forma, o darbuotojo kvitą apie pažintį saugote popierine forma, tada kilus konfliktui, darbuotojas gali pasakyti, kad jis nebuvo supažindintas su tinkamai organizacijoje saugomu dokumentu. Ir bus neįmanoma įrodyti priešingai. Galima nedviprasmiškai daryti išvadą, kad šiame etape visiškai pereiti prie personalo elektroninio dokumentų valdymo neįmanoma. El. Paštas kaip įrodymas Naudojant el. Paštą kaip įrodymą, kyla didžiulių sunkumų, visų pirma, nustatant asmenį, kuris iš savo pašto dėžutės atsiuntė el. Laišką su ta ar kita informacija.
Be to, jei el. Pašto turinys atskleidžiamas be pranešimo autoriaus sutikimo, laiškas gali būti neįtrauktas į įrodymų sąrašą, nes jis gautas pažeidžiant įstatymus.
Elektroninio dokumento teisinė galia
Kita problema - būtinybė užtikrinti elektroninių dokumentų teisinę galią. Bet kuo toliau, tuo dažniau šią problemą galima išspręsti kaip įprastą organizacinę ir techninę problemą. Dėl to, kad pagaliau buvo priimtas įstatymas, reglamentuojantis elektroninių skaitmeninių parašų (EDS) naudojimą, tapo įmanoma suteikti elektroniniams dokumentams teisinį statusą.
Pagal 2002 m. Sausio 10 d. Federalinio įstatymo „Dėl elektroninių skaitmeninių parašų“ federalinio įstatymo „Dėl elektroninių skaitmeninių parašų“ 4–12 straipsnius // Surinkti Rusijos Federacijos teisės aktai. 2002. Nr. 2, 127 straipsnis. Elektroninis skaitmeninis parašas elektroniniame dokumente yra lygiavertis ranka parašytam popieriniame dokumente, laikantis tam tikrų sąlygų.
Elektroninio dokumento samprata, teisinė jėga
Dėmesio
Pastaruoju metu vis daugiau didelių organizacijų ir įmonių pereina prie skaitmeninio dokumentų valdymo. Žinoma, tai yra labai patogu ir sutaupoma nemažai laiko. Tačiau tai kelia rimtą klausimą: kokia yra elektroninio dokumento teisinė galia? Turinys
- 1 Nuo popieriaus iki elektroninio darbo eigos
- 1.1 Reikalauja apibrėžti teisinę galią
- 2 Korespondencijos apsauga
- 3 Ypatingi atvejai
- 4 Praktiniai patarimai
- 5 Kas toliau?
Nuo popierinio iki elektroninio dokumentų valdymo 2001 m. Įsigaliojo Federalinis įstatymas, reglamentuojantis elektroninių skaitmeninių parašų naudojimą.
Nuo to laiko daugelis organizacijų pakeitė savo darbo eigos formatą: iš popieriaus į skaitmeninį ar mišrų.
Didėjantis unikalumas
Siunčiu teismo adresu paštu kartu su ieškinio pareiškimas 2-NDFL formų, išsiųstų paštu iš darbo vietos, kopijos ir užsakymų dėl priėmimo / atleidimo iš darbo kopijos. Savo darbo metu ne kartą gavau užsakymus ir elektroniniu paštu nuskaitytas dokumentų kopijas. Kaip šią el. Pašto informaciją galima pateikti kaip įrodymą teisme? Notaras atsisako patvirtinti mano atspausdintą korespondenciją. Ką galite patarti tokioje situacijoje? Žinoma, notaras atsisakys patvirtinti iš niekur paimtą popierių. Jis turi atsinešti kompiuterį, iš kurio buvo susirašinėjama el. Paštu, kad jis galėtų patikrinti jo buvimo faktą, tada suformuoti protokolą su išsamus aprašymas jų veiksmai: kompiuterio įjungimas, pašto programos paleidimas, rasti el. laiškai. Tik tada elektroniniai laiškai atspausdinami ir pridedami prie protokolo.
Elektroniniai dokumentai kaip įrodymai
Autentiškumas ir autentiškumas Lengviausias būdas užtikrinti elektroninio dokumento autentiškumą yra elektroninis skaitmeninis parašas (EDS). Vertindamas elektroninio dokumento įrodomąją galią, teismas pirmiausia atsižvelgia į autoriaus formavimo, saugojimo, perdavimo ir identifikavimo metodų patikimumą. Tam, be EDS, svarbi patikima elektroninių dokumentų apdorojimo sistema (patikimas saugojimas).
Kokius dokumentus reikia nedelsiant parengti popierine forma Nepaisant to, ar įmonė turi elektroninę dokumentų valdymo sistemą, visi personalo dokumentai, pagal kuriuos darbo įstatymai, darbo sutartis, kolektyvinė darbo sutartis reikalauja darbuotojo sutikimo, turi būti saugomi popieriuje, su įgaliotų asmenų parašais ir darbuotojas.
Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą
Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze studijuodami ir dirbdami, bus jums labai dėkingi.
Panašūs dokumentai
Elektroninio dokumento samprata ir jo teisinės galios įvertinimas. Teisinis dokumentų srauto režimas, jo automatizavimo principai ir etapai, naudojama įranga ir metodai. Elektroninis elektroninis dokumento skaitmeninis parašas. Konfliktų sprendimo procedūros.
testas, pridėtas 2014-03-14
Elektroninio dokumentų valdymo, dokumentų ir skaitmeninio parašo sąvokų apibrėžimas, jų saugaus naudojimo problemos. Veikimo principai, privalumai ir trūkumai, elektroninių dokumentų teisinės galios pripažinimas lyginant su popieriniais dokumentais.
santrauka, pridėta 2012-05-02
Darbe nagrinėjama teismų sistema, veikianti Ukrainos teritorijoje, visų pirma, zemstvo teismai. Žemskio teismas nagrinėjo civilines bylas, jo įstaiga turėjo vadinamąją teisę suteikti teisinę galią įvairiems dokumentams.
santrauka, pridėta 2005 12 13
Teisinė psichologija. Teorinės psichologijos teorijų esmė. Objektyvumo principas. Asmeninis ir aktyvus požiūris į psichologiją. Sisteminis požiūris į teisinę psichologiją. Kiti teoriniai požiūriai į teisinę psichologiją.
kursinis darbas, pridėtas 2008 02 10
Teisinės atsakomybės sampratos ir esmė. Apsauginiai teisiniai santykiai viešųjų ryšių sistemoje. Teisinės atsakomybės supratimo būdai. Teisinės atsakomybės ženklai, principai, funkcijos. Teigiamos atsakomybės problema.
kursinis darbas, pridėtas 2010 12 12
Mokamų atostogų suteikimo studentų sesijos metu tvarka. Reikalavimo sumokėti mokestį patenkinimas. Teisės formos (šaltinio) samprata kaip būdas suteikti oficialiai teisinei galiai elgesio taisyklę, jos išorinę oficialią išraišką.
santrauka pridėta 2016-12-12
Teisinės atsakomybės samprata, požymiai ir esmė. Teisinę atsakomybę draudžiančios aplinkybės. Teisinės atsakomybės atleidimo pagrindai. Nekaltumo prezumpcija. ATS teisinės atsakomybės įgyvendinimas.
kursinis darbas pridėtas 2007 09 02
Suformuoti personalo skyriaus darbo eigą
* būtinų personalo dokumentų sąrašas, personalo dokumentų rūšys ir rūšys
* bylų nomenklatūra
* dokumentų grupavimas į bylas
personalo dokumentų registravimo, dokumentų legalizavimo reikalavimai
- 1 tęsinio dizaino variantai
* personalo įrašų tvarkymo instrukcijos
* žmogiškųjų išteklių bylų paruošimas perduoti į organizacijos archyvą
* darbdavio atsakomybė už personalo apskaitos tvarkymo reikalavimų pažeidimą
Kokie yra HR registravimo reikalavimai?
Kvalifikuotas personalo administravimas apima visų personalo klausimų dokumentavimą laikantis nustatytų dokumentų tvarkymo taisyklių. Reikalavimą dokumentuoti informaciją pagal tam tikras taisykles nustato 2006 m. Liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ "Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos".
Iš federalinio įstatymo Nr. 149-FZ 11 straipsnio:
- - Rusijos Federacijos įstatymai arba šalių susitarimai gali nustatyti informacijos dokumentavimo reikalavimus.
- - Federalinėse vykdomosiose valdžios institucijose informacija yra dokumentuojama Rusijos Federacijos vyriausybės nustatyta tvarka. Kanceliarinio darbo ir dokumentų srautų taisyklės, kurias nustato kitos valstybės įstaigos, vietos savivaldos institucijos pagal savo kompetenciją, turi atitikti Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatytus reikalavimus, susijusius su biuro darbu ir dokumentų srautu federalinėms vykdomosioms institucijoms.
Valdymo veiklai teisinė dokumentų galia yra labai svarbi, ji patvirtina, kad dokumentai gali būti tikras jose esančios informacijos įrodymas. Teismų praktikoje yra daug pavyzdžių, kai organizacija pralaimėjo bylą dėl netinkamai įvykdytų personalo dokumentų, surašytų pažeidžiant atitinkamo GOST reikalavimus, nes jie teisme nepriimami kaip rašytiniai įrodymai ir neturi teisinės galios. Tai dar vienas patvirtinimas fakto, kad darbo teisiniuose santykiuose (ypač atleidimo iš darbo situacijoje) būtina laikytis visų formalių personalo įrašų tvarkymo subtilybių.
Dokumentų tvarkymo taisyklės
Norėdami teisingai surašyti dokumentą, pirmiausia turite nustatyti, kuriai dokumentų grupei ar dokumentų sistemai jis priklauso.Dokumentų sistema pagal GOST R 51141-98 2.1 punktą yra dokumentų rinkinys, sujungtas pagal kilmės ypatybes, paskirtį, tipą, veiklos sritį, vienodus jų registravimo reikalavimus. "
Pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių OK 011-93, patvirtintą Rusijos Federacijos „Gosstandart“ 1993 m. Gruodžio 30 d. Nutarimu Nr. 299, personalo dokumentuose turėtų būti dvi dokumentų sistemos:
- vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema;
- vieninga pirminės apskaitos dokumentų sistema (darbo apskaitos ir darbo apmokėjimo dokumentų grupė).
Dokumentų tvarkymo taisyklėsįtraukta į organizacinių ir administracinių dokumentų sistemą, apibrėžta GOST R 6.30-2003, patvirtintas 2003 m. kovo 3 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 65-g.
Šis standartas nustato dokumentų rekvizitų ir dokumentų formų registravimo reikalavimus.
Pagrindinių darbo ir jų apmokėjimo apskaitos dokumentų pirminių darbo apskaitos dokumentų ir jų apmokėjimo instrukcijų, kaip naudoti ir pildyti vieningas formas (19 formų personalo registravimui ir 11 formų darbo laiko ir atsiskaitymų su darbuotojais už atlygį registravimui), pateikiama Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. Sausio 5 d. Nr. 1.
Tačiau GOST R 6.30-2003 yra rekvizitų sąrašas, kuriame yra 30 užrašų, deja, nenurodyta, kurie užrašai suteikia dokumentui teisinę galią. Tačiau ne visi užrašai turi įtakos dokumento teisinei galiai.
Taigi, standartinė „Vieningos dokumentacijos sistemos. Suteikiant teisinę galią kompiuterio laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterio technologijos sukurtam mašininiam gramui GOST 6.10.4.-84 ", patvirtintam 1984 m. Spalio 9 d. Rusijos Federacijos„ Gosstandart “nutarimu Nr. 3549, nustatomi reikalavimai sudedamosioms detalėms, suteikiančioms teisinę galią dokumentams, esantiems mašininėje laikmenoje. kompiuterių technologijomis sukurta mašinų diagrama. Tai apima: organizacijos pavadinimą - dokumento kūrėją; organizacijos vieta - dokumento ar pašto adreso kūrėjas; Dokumento pavadinimas; dokumento pateikimo data; asmens, atsakingo už dokumento pateikimo mašininėje laikmenoje ar mašinoje skaitomą teisingumą, kodas arba, paprastai, dokumentą patvirtinusio asmens kodas. Be šių duomenų, dokumente gali būti papildomos informacijos, kuri gali būti privaloma tam tikrų rūšių dokumentams pagal įstatymų ar kitų teisės aktų reikalavimus.
Elektroninė dokumentacija
Šiuolaikinėje personalo tarnyboje, be tradicinių popierinių dokumentų, naudojami ir elektroniniai dokumentai. Art. 11 Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ nustatė specialius reikalavimus tokiems dokumentams:„Elektroninis pranešimas, pasirašytas elektroniniu skaitmeniniu parašu ar kitu ranka parašyto parašo analogu, pripažįstamas elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu dokumentui, pasirašytam ranka, tais atvejais, kai federaliniai įstatymai ar kiti norminiai teisės aktai nenustato ar nereikalauja reikalavimo tokį dokumentą surašyti popieriuje“. .
Šiuo atveju elektroninio dokumento teisinę galią pagal šį įstatymą patvirtina elektroninis skaitmeninis parašas. Elektroninio skaitmeninio parašo teisinė galia pripažįstama, jei automatinėje informacinėje sistemoje yra programinės ir aparatinės įrangos, užtikrinančios parašo identifikavimą, ir jei laikomasi nustatyto jų naudojimo režimo. Be to, minėto federalinio įstatymo nuostatos nedraudžia elektroniniuose dokumentuose naudoti kitus ranka rašyto parašo analogus kaip rekvizitus, identifikuojančius informaciją.
Apskritai elektroninio dokumento detalių sudėtis turi atitikti GOST R 6.30-2003 reikalavimus.
Be to, GOST R 6.30-2003, nurodant detalių, naudojamų rengiant dokumentus, sudėtį, ši sąvoka neapibrėžta. Apibrėžime yra GOST R 51141-98, pagal kurį reikalingas dokumentas yra privalomas oficialaus dokumento įforminimo elementas (GOST R 51141-98 2.1 punktas).
Dokumentų legalizavimas
Teisinę dokumento galią užtikrina kiekvienai dokumentų rūšiai nustatytas rekvizitų rinkinys ir registracija standartą atitinkančioje formoje.Reikėtų prisiminti, kad skirtingus dokumentus sudaro skirtingas detalių rinkinys, o sudarant vieną dokumentą nereikia naudoti visos GOST aprašytos detalės. Kai kurie rekvizitai nesuderinami, pavyzdžiui, rekvizitas „Informaciniai duomenys apie organizaciją“ nurodomas tik raidėmis, o ant firminio blanko nerašoma „Dokumento rūšies pavadinimas“. Rengiant ir vykdant dokumentus, privalomų duomenų sudėtis gali būti papildyta kitomis detalėmis, jei to reikalauja dokumento paskirtis, jo tvarkymas. Prie suvienodintų dokumentų formų galite pridėti papildomos informacijos. Pavyzdžiui, prie įsakymų dėl darbuotojų priėmimo ir atleidimo formos pridėkite reikiamą „personalo skyriaus vadovo parašas“, „tiesioginio vadovo parašas“. Tačiau atskirų detalių pašalinti iš vieningų formų neleidžiama.
Rekvizitų sudėtisapibūdinti konkretų dokumentą lemia dokumento sukūrimo tikslai, jo paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai bei dokumentavimo būdas.
Pagrindinis dokumentas, nustatantis detalių sudėtį ir jų projektavimo reikalavimus, yra GOST R 6.30-2003.
Šiame dokumente nustatoma ši išsami informacija, kuri naudojama rengiant ir vykdant organizacinius ir administracinius dokumentus: sprendimai, įsakymai, įsakymai, laiškai, protokolai, aktai ir kiti dokumentai, įtraukti į OK 011-93 (OKUD):
Dokumento formos kodasir jie tvirtinami pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD). OKUD yra neatsiejama vieningos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikavimo ir kodavimo sistemos dalis ir apima vieningas dokumentavimo sistemas ir dokumentų formas, kurias leidžiama naudoti šalies ekonomikoje.
Organizacijos logotipas ar prekės ženklas (paslaugų ženklas) dedamas ant organizacijos firminio blanko pagal Chartiją (organizacijos reglamentas).
Organizacijos kodas (OKPO) tvirtinamas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių.
OGRN - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris tvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
INN / KPP- mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas nurodomas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
Įmonės pavadinimas, kuris yra dokumento autorius, turi atitikti pavadinimą, įtvirtintą jo dokumentuose. Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą patronuojančios organizacijos pavadinimą (jei yra). Sutrumpintas organizacijos pavadinimas nurodomas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas steigiamuosiuose organizacijos dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu arba po jo. Rusijos Federacijos sudedamųjų subjektų organizacijų pavadinimai, kurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba (rusų), Rusijos valstybinės sudėties Rusijos Federacijos kalba, spausdinami dviem kalbomis.
Filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės pavadinimas nurodomas tuo atveju, jei jis yra dokumento autorius, ir yra po organizacijos pavadinimu.
Įtraukti organizacijos pagrindiniai duomenys pats savaime: pašto adresas; telefono numeris ir kita informacija organizacijos nuožiūra (fakso numeriai, teleksai, banko sąskaitos, el. pašto adresas).
Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento rūšies pavadinimas turi būti nustatytas chartijoje (organizacijos reglamente) ir turi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis (0200000 klasė). Pavyzdžiui, „Vidaus darbo reglamentai“, „Pareigybės aprašymas“.
Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - susirinkimo (sprendimo priėmimo) data, akto - įvykio data.
Dviejų ar daugiau organizacijų išduotuose dokumentuose turi būti viena (viena) data.
Leidžiama du dokumento datos formatavimo būdai: skaitmeninis arba žodinis-skaitmeninis.
Taikant skaitmeninį metodą, dokumento data sudaroma arabiškais skaitmenimis seka:
mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio ir mėnesio diena sudaroma iš dviejų arabų skaitmenų porų, atskirtų tašku; metai - keturiais arabiškais skaitmenimis.
Pvz., Data 2011 m. Vasario 5 d. Turėtų būti suformatuota taip: 2011 05 02.
Data gali būti suformatuota tokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pavyzdžiui, 2011.02.05.
Šis datų formatavimo būdas plačiai naudojamas archyvuose - datos lentynose, aplankuose ir kituose dokumentuose rašomos „atvirkštine“ seka.
Taikant žodinį-skaitmeninį metodą, data turėtų būti paskelbta: 2011 m. Vasario 05 d
Dokumento registracijos numerį sudaro: nuo jo serijos numerio, kurį organizacijos nuožiūra galima papildyti bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai išduodamo dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, o po jų - brūkšnys pagal dokumento autorių eiliškumą.
Dokumento registracijos numeris priskiriamas pagal įrašą, padarytą atitinkamoje registracijos formoje. Skiriami šie registracijos formų tipai: registracijos kontrolės kortelės (RCC); registracijos žurnalai (knygos); ekrano formos (naudojant kompiuterines technologijas). Kai kurių žurnalų ir knygų formas tvirtina oficialios įstaigos. Pavyzdžiui, knygos, skirtos darbo knygų ir jų intarpų judėjimui fiksuoti, forma buvo patvirtinta 2003 m. Spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretu Nr. 69 „Dėl darbo knygų pildymo instrukcijų patvirtinimo“.
Tačiau dauguma formų yra kuriami savo nuožiūra darbdavys. Dokumentų formas galima peržiūrėti puslapyje Dokumentų formos
Neregistruotas dokumentas neturi teisinės galios !!!
Nuoroda į registracijos numerį ir datą dokumente yra registracijos numeris ir dokumento, į kurį reikia atsakyti, data. Šis reikalingas reikalingas laiškams.
Parengimo vieta arba dokumento leidimai nurodomi tuo atveju, jei jį sunku nustatyti pagal detales „Organizacijos pavadinimas“ ir „Informaciniai duomenys apie organizaciją“. Sudarymo ar paskelbimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, galima naudoti tik visuotinai priimtas santrumpas.
Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Kreipiantis į pareigūną su dokumentu, prieš pavardę nurodomi inicialai.
Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardiniu atveju. Asmens, kuriam adresuojamas dokumentas, pozicija nurodoma datinėje byloje,
Pavyzdžiui:
generaliniam direktoriui
AB „Parus“
V.A. Laptevas
arba
UAB "Mayak"
Apskaitos skyrius
Vyriausiasis ekonomistas
V.M. Kočetova
TSINYS 1 PAGE
