Suteikiant jai teisinę galią. Teisinė dokumento galia, jo norminis pagrindas

Reikalavimai teisinę galią turintiems dokumentams (GOST R 6.30-2003 "Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentams")

Įvairiose organizacijose, kuriant projektą ar vykdant gamybos procesą, darbuotojai susirašinėja. Labai dažnai gamybos korespondencijoje pateikiama gana svarbi informacija, nes joje esantys darbuotojai apibūdina atlikto darbo kiekį ir kokybę arba rašo, kaip tai turėtų būti daroma. Todėl tokia korespondencija turi būti teisiškai privaloma.

Tai gana kruopštus procesas, nes legalizuojant dokumentus reikia laikytis tam tikrų taisyklių. Svarbiausia taisyklė - darbdavys laikosi galiojančių teisės aktų. Beje, būtent jis turi kurti vidinę korespondenciją. Be to, darbdavys turi žinoti ir, žinoma, laikytis dokumentų tvarkymo taisyklių, būtinų vidaus korespondencijai sukurti. Darbdavys taip pat yra atsakingas už darbuotojų supažindinimą su visais korespondencijos dokumentais. Kai kurios korespondencijos rašymo taisyklės taikomos įmonės darbuotojams. Pavyzdžiui, darbuotojas negali paskelbti dokumento, kuris nepriklauso jo kompetencijai.

Kad korespondencija įgytų teisinę galią, reikia surinkti tam tikrą informaciją:

1. Turi būti nurodytas dokumentų autorius. Pavyzdžiui, turi būti nurodytas organizacijos, kurioje vyksta vidinis susirašinėjimas, pavadinimas, atitinkamai departamento priklausomybė arba tam tikra organizacinė ir teisinė forma. Siekiant išvengti nereikalingų problemų, rekomenduojama dokumentą atspausdinti naudojant firminius blankus. Kai kuriuose vidaus korespondencijos dokumentuose reikalaujama nurodyti miestą, kuriame dokumentas buvo surašytas.

2. Dokumente turi būti pavadinimas, eiliškumas ir kt.

3. Dokumento turinys nurodo kelias datas: dokumento sukūrimo datą, jo patvirtinimo ir įsigaliojimo datą.

4. Teisiniame dokumente turi būti registracijos numeris. Jis turi atitikti įmonės registracijos sistemą.

5. Dokumento tekstas turėtų tiksliai atskleisti jo pavadinimo esmę. Tai yra vienas iš lemiamų veiksnių kuriant teisinį dokumentą.

6. Dokumentas turi būti patvirtintas įmonės vadovo ar asmens, atsakingo už šio dokumento sukūrimą, parašu. Parašas gali būti taikomas įvairiai. Pavyzdžiui, tiesioginis parašas. Dažniausiai jis naudojamas pasirašant įvairius įsakymus, papildomai nurodoma dokumentą pasirašiusio asmens padėtis ir dekodavimas. Taip pat parašas gali būti uždėtas patvirtinimo antspaudu. Pats kaklas dedamas viršutinėje dešinėje dokumento pusėje. Netiesioginis parašo antspaudas yra dar viena parašo tvirtinimo forma. Toks antspaudas paprastai dedamas patvirtinus, bet kokiu įsakymu. Darbuotojo pareiškime vadovo parašas gali būti pateiktas vadovo nutarimo forma. Tokią rezoliuciją sudaro keturios dalys: 1) šios rezoliucijos gavėjas; 2) įsakymo ar potvarkio aprašymas; 3) galvos parašas; 4) nutarimo pabaigos data. Skyra gali būti dedama tiek viršutiniame dešiniajame dokumento kampe, tiek bet kurioje jo dalyje didžiosiomis raidėmis.

7. Yra dokumentų, kurie be patvirtinimo vizos negali būti teisiškai privalomi. Vizos yra vienas iš sunkiausių rekvizitų, tai yra, jas nėra lengva surašyti. Tarp vizų gali būti: 1) viza įvairiems nesutarimams su profesinės sąjungos organu derinti; 2) Rengiant daugybę dokumentų atsižvelgiama į atstovaujamojo organo nuomonę. 3) Dėl visų surašytų dokumentų pirmiausia reikia susitarti su įmonės teisininku ir vyriausiuoju buhalteriu. Dokumentus, kuriems reikalingas įvairių asmenų pritarimas, nustato galiojančių teisės aktų normos ir įvairios pačios įmonės priimtos normos (jei tokių yra). Įmonės kodai yra skirtingos instrukcijos ar reglamentai, susiję su organizacijos padaliniais. Dokumentų patvirtinimo viza gali būti parengta įvairiomis formomis. Gali būti nuoroda į dokumentą, patvirtinantį šalių susitarimą. Tokiu atveju pati derinimo juosta paprastai yra apatiniame kairiajame kampe. Taip pat gali būti formuluotė ar nuoroda į ją, patvirtinanti susitarimą (turi būti nurodytos asmenų, pasiekusių susitarimą, pozicijos, taip pat jų parašai ir nuorašai). Pabaigoje turėtų būti nurodyta patvirtinimo data. Tokia viza gali būti bet kurioje laisvoje dokumento vietoje.

8. Tokioje būtinoje vietoje kaip pažintinė viza turi būti visi personalo užsakymai ir kiti reikalingi dokumentai. Jie turėtų būti vienaip ar kitaip supažindinti su visais produkcijos korespondencijoje dalyvaujančiais darbuotojais. Reikalavime turi būti nurodyta darbuotojų supažindinimo su rekvizitu data. Pati viza turi būti pritvirtinta dokumento kairėje apačioje, baigiamojoje dalyje arba viduryje. Tam „Goskomstat“ sukūrė specialias formas. Šių formų pagalba dokumentas įgyja teisinę galią, jei jame pateikiama visa reikalinga informacija. Tai palengvina teisininkų, dirbančių su dokumentu, darbą ir daro dokumentą suprantamesnį darbuotojui, kuris yra toli nuo teisinių reikalų.

Norint suteikti teisinę galią vidaus korespondencijos dokumentams, reikėtų atsižvelgti į tai, kokias užduotis išsprendžia pati korespondencija.

1. Informuoja šalis apie atliktą darbą, nustato vienos iš projekto metu dirbančių šalių pasiūlymus ir pageidavimus dėl darbo kokybės ir greičio.

2. Ar viena iš svarbiausių grandžių atostogų atleidimo ar registravimo, darbuotojo perkėlimo į kitą darbo vietą procese.

3. Kilus darbo ginčui, pramoninė korespondencija gali tapti dokumentu, kuris padės išspręsti šį ginčą.

Kad vidinis susirašinėjimas atliktų visas anksčiau išvardytas užduotis, turėtumėte laikytis tokių taisyklių:

1. Dokumentas turėtų būti tinkamai parengtas su visais susirašinėjimui reikalingais rekvizitais.

2. Šio dokumento gavėjas turi sutikti su jo vykdymu. Paprastai sutikimą galima oficialiai patvirtinti rezoliucijos forma.

3. Dokumentui turi būti priskirtas registracijos numeris, kuris turi būti specialiame žurnale, skirtame sekti gaunamus ir siunčiamus dokumentus.

4. Dokumento įforminimo dieną jis turi būti laikomas saugioje vietoje (pavyzdžiui, įmonės seife).

Iš esmės vidinėje darbuotojo korespondencijoje yra įvairūs pareiškimai, tarnybiniai užrašai, o darbdavio vidiniame susirašinėjime su pavaldiniu - įvairūs pranešimai apie darbą ir ne tik. Gamybos korespondencijos dokumentai yra teisėtai įforminami, jei vyksta susirašinėjimas tarp darbuotojų, darbuotojo ir viršininko bei tarp įvairių gamybos padalinių vadovų. Paprastai darbuotojai ir darbuotojai dažniausiai keičiasi oficialiomis žinutėmis.

Šiuo metu technologijos žengė toli į priekį ir jei prieš 15 metų jie keitėsi popieriuje parašytais pranešimais, dabar tai daro naudodamiesi el. Šis metodas leidžia jums nedelsiant pristatyti pranešimą darbuotojui, kuris yra toli nuo jūsų, tačiau jis taip pat turi trūkumų. Sunku įrodyti, kad būtent šis darbuotojas parašė šią žinią, ir niekas kitas. Net jei įvedate slaptažodžių sistemą, sunku tiksliai nustatyti, ar niekas, išskyrus patį darbuotoją, nežino šio slaptažodžio. Todėl, jei manote, kad įmonėje gali kilti arba jau kilo konfliktas, parašykite dokumentą ant popieriaus ir patvirtinkite savo parašu, tai bus daug patikimiau. Be to, nepakenktų registruoti savo dokumentą per asmenį, kuris registruoja visus įmonės dokumentus.

Jei jūs naudojatės el. Paštu, jūsų pranešimą gavęs asmuo turi atsispausdinti šį dokumentą ir jį užregistruoti. Taip pat įmonėje būtina sukurti specialų metodą, kaip reguliariai tikrinti el. Šiuo atveju susirašinėjimas apims du pagrindinius pranašumus: greitas pranešimų siuntimas ir priėmimas, taip pat didelis patikimumas konflikto atveju. Tai žais tik į tavo rankas.

Pareiškimai ir pranešimai yra svarbiausi dokumentai, apsaugantys darbdavio teises sprendžiant įvairius konfliktus. Todėl mes apsvarstysime būdus, kaip suteikti jiems teisinę galią. Projektavimo taisyklės šiame procese yra labai svarbios.

Paprastai įvairios organizacijos samdydamos naudoja specialias formas, kurias darbuotojas turi užpildyti ranka. Užpildęs apatinį dešinįjį kampą, darbuotojas įdeda prašymo numerį ir parašą. Prašymą taip pat galima atsispausdinti kompiuteryje, įdarbinamas asmuo turi tik pasirašyti šią paraišką ir pradėti dirbti. Iš esmės tokia registracija yra gana teisėta, tačiau kai kurie teismai tai suvokia kaip spaudimą darbuotojui. Todėl geriau parašyti pareiškimą ranka, tai leis išvengti nemalonumų kilus konfliktui. Pageidautina, kad vykdant dokumentus būtų pateikti reikalingi duomenys, kitaip dokumentas neįsigalios.

1. Pirmiausia turite nurodyti, kokio tipo dokumentams šis dokumentas priklauso. Tokiu atveju dokumento pavadinimas turėtų būti parašytas „Paraiška“.

3. Tada parašomas programos autorius. Kaip ir adresate, taip ir jūs rašote savo vardą ir pavardę.

4. Apibūdinę adresatą ir autorių, parašykite patį teiginio turinį (tekstą).

5. Teksto rašymo pabaigoje sudarytojas uždeda savo parašą ir paraiškos parašymo datą.

6. Paprastai pasirašius kompiliatoriui, pasirašoma sutartis, tai yra, jus pasamdęs vadovas pasirašo dokumentą. Tai neprivaloma ir viskas priklauso nuo įmonės požiūrio į šį klausimą. Todėl nebijokite, kad jūsų nepriims į darbą, kai nebus vadovo parašo.

7. Be to, išsprendus visus klausimus, prašymą registruoja į gaunamų dokumentų registrą įgaliotas asmuo, kuris pritvirtina dokumento registracijos numerį, jo priėmimo datą ir savo parašą. Tai yra privaloma procedūra, nes be jos dokumentas negali įsigalioti. Įgaliotas organizacijos asmuo dažniausiai yra asmeninis darbdavio sekretorius.

8. Būtina parengti asmens, kuriam adresuojama paraiška ir kuris gali išspręsti šią problemą, rezoliuciją. Nutarimą turi sudaryti parašas, jo parengimo data ir sprendimas dėl prašymo išdavimo, nurodant visus duomenis apie asmenį, su kuriuo jis susijęs.

9. Užpildžius paraišką, įmonės vadovas pateikia jai pastabas apie jos įgyvendinimą. Jie dedami į bet kurią laisvą laiško vietą. Be to, vadybininkas gali įdėti žymas į atvejį, kuriame yra jūsų programa.

Pranešimai taip pat yra neatskiriama dokumentų, reikalingų normaliai įmonės veiklai, dalis. Darbdavys praneša darbuotojui apie būsimus pokyčius pranešimu. Tai gali būti atleidimas, kitos atostogos, būsimi darbo sutarties pakeitimai ir kt.

Teisiniai pranešimai turėtų būti rašomi popieriuje, kaip to reikalauja darbo teisė. Gavęs pranešimą, darbuotojas pats pasirašo dokumentą. Būtent tokia turėtų būti kiekvienos įmonės darbo tvarka, kai nė vienas iš teismų negali rasti kaltės dėl dokumentų vykdymo.

Norėdami padidinti pasitikėjimą, pateiksiu keletą Darbo kodekso ištraukų, kurios patvirtina, kad yra tik rašytinė pranešimo forma. 74 straipsnis reiškia, kad darbdavys keičia darbo sąlygas. Tuo pačiu metu darbuotojas turi visišką teisę atsisakyti darbo arba pasiūlyti darbdaviui naujas darbo sąlygas. Jei darbuotojas atsisako dirbti, darbdavys turi jam pasiūlyti naujas darbo sąlygas. Taip pat darbdavys, prieš keisdamas darbo sąlygas, privalo pateikti darbuotojui išankstinio pranešimo laišką.

79 straipsnis. Šiame straipsnyje kalbama apie darbo sutarties nutraukimą. Terminuota darbo sutartis nutraukiama, jei pasibaigė šios sutarties terminas. Tokiu atveju darbuotojas prieš tris dienas turi gauti pranešimą apie atleidimą iš darbo dėl planuojamo darbo pabaigos. Darbdavys turi teisę pratęsti šio darbuotojo darbo terminą tik tais atvejais, kai darbuotojas neprieštarauja ir toliau bendradarbiauti su darbdaviu.

123 straipsnyje kalbama apie kasmetinių atostogų gavimą. Darbuotojas turi teisę gauti kasmetines atostogas iš įmonės. Tokiu atveju darbdavys turi pranešti darbuotojui apie atostogų pradžią likus dviem savaitėms iki jų pradžios. Laiškas su pranešimu darbuotojui išsiunčiamas gavus. atostogų pradžia ir pabaiga priklauso nuo metinio atostogų grafiko. Darbuotojas turi teisę atsisakyti atostogų arba jas atidėti bet kuriam įmonės turimam laikui. Jei darbuotojas atsisakė kasmetinių atostogų, jam pridedamas dienų skaičius nuo šių atostogų iki kitų.

180 skirsnyje aprašoma kompensacija, kurią teikia organizacija, samdanti darbuotoją už nuolatinį darbą, staiga sumažėjus personalui, bankrutavus įmonei ar esant kitoms netikėtoms aplinkybėms. Mažinant darbuotojų skaičių, darbuotojui apie atleidimą turi būti pranešta prieš du mėnesius. Šis laikotarpis skiriamas tam, kad darbuotojas galėtų susirasti darbą pagal savo specialybę. Visais šiais atvejais darbdavys turės patvirtinti darbuotojo pranešimo faktą tam tikrą laiką, atitinkantį darbo teisės aktų reikalavimus. Todėl tokie pranešimai darbuotojui įteikiami asmeniniu parašu. Ir svarbiausia teikiant pranešimą yra ne tiek darbuotojo pasirašymas, kiek tokio pranešimo gavimo datos nurodymas. Pranešime turėtų būti tokia pat informacija, kokia turėtų būti bet kuriame personalo dokumente. Toliau mes apsvarstysime dokumentų, susijusių su vidine korespondencija, registravimo sistemą. Dokumentų registravimo sistema leidžia darbdaviui sėkmingai apsiginti iškilus pramoninėms bėdoms. Kuo geresnė ir paprastesnė bus sukurta registracijos sistema, tuo lengviau darbdaviui bus ginti savo teises. Tokiais atvejais geriau dar kartą žaisti saugiai. Paprastai dokumentų registravimo sistema naudojama šiais atvejais.

Pranešime turėtų būti tokia pat informacija, kokia turėtų būti bet kuriame personalo dokumente. Toliau mes apsvarstysime dokumentų, susijusių su vidine korespondencija, registravimo sistemą.

Dokumentų registravimo sistema leidžia darbdaviui sėkmingai apsiginti iškilus pramoninėms bėdoms. Kuo geresnė ir paprastesnė bus sukurta registracijos sistema, tuo lengviau darbdaviui bus ginti savo teises. Tokiais atvejais geriau dar kartą žaisti saugiai.

Paprastai dokumentų registravimo sistema naudojama šiais atvejais:

1. Dokumentų prieinamumo tikrinimas ir jų judėjimo stebėjimas.

2. Naudodamasi registracijos sistema, įmonė gali suteikti teisinę galią bet kuriam registruotam dokumentui.

3. Registracija leidžia pasiekti optimalų darbo eigos greitį.

4. Kilus bet kokiam pramoniniam konfliktui, žurnalų registravimo sistema patvirtins dokumento sukūrimą norima data.

Registracijos sistemos žurnalų, atliekančių dokumentų registravimo funkciją, skaičius priklauso nuo įmonės krypties. Kad registracijos žurnaluose būtų galima patvirtinti dokumento sukūrimo datą, tai yra, kad žurnalas įrodytų, kad dokumento vėliau nebuvo galima įrašyti į registraciją, reikėtų laikytis kai kurių taisyklių.

1. Žurnalas turi būti tvirtas viršelis, kad bet koks įvykis negalėtų pakenkti vertingai informacijai.

2. Norėdami įrodyti, kad jie negalėjo ištraukti lapo iš žurnalo ar įdėti papildomo, turėtumėte pradėti žurnalą su klijų dangteliu. Taip pat nepakenktų numeruoti puslapius, kad būtų užtikrintas didesnis saugumas.

3. Kurdami žurnalą, turėtumėte sukurti patikinimo įrašą. Šiame įraše yra: žurnalo pavadinimas ir jo paskirtis, puslapių skaičius (pirmiausia reikia rašyti skaičiais, o paskui - didžiosiomis raidėmis), registracijos data ir įmonės vadovo parašas. Patvirtinimo įrašas klijuojamas galiniame registracijos knygos puslapyje, taip pat priekiniame viršelyje.

4. Žurnalą turi užantspauduoti įmonės teisininkas ir pasirašyti vadovas.

Vidinį žurnalo vaizdą kuria bendrovė, nes nėra teisinės priežasties priskirti žurnalams jokių specialių formų vidiniam susirašinėjimui.

Kai, remiantis bylos medžiaga, būtina išspręsti visas gamybai reikalingas problemas, darbuotojams suteikiama dokumento kopija. Tai daroma siekiant apsaugoti dokumentą nuo atsitiktinio ar ypatingo sugadinimo. Dokumento originalas paprastai atiduodamas tik skyriaus vedėjams, net ir tada ne visada. Paprastai originalas yra seife direktoriaus kabinete.

Dokumento kopijos skirstomos į dvi rūšis: faksimilinės ir nemokamos. Faksimilinė kopija visiškai pakartoja dokumentą, joje yra visos detalės, ypač detalių vieta dokumente. Nemokama firmos kopija sukuriama naudojant firmos rašomąsias mašinėles ar kompiuterius. Jis ne taip tiksliai atvaizduoja dokumentą, tačiau visiškai perteikia dokumente esančios informacijos esmę. Paprastai nemokama kopija skiriasi nuo originalo tuo, kad ji nepakartoja savo formos.

Darbuotojas, bet kokiam tikslui paėmęs dokumento kopiją, tai patvirtina. Tuo pačiu jam tenka atsakomybė už dokumento saugumą. Norėdamas įsitikinti, kad kopija visiškai atspindi originalo informaciją, ją paėmęs asmuo ją atidžiai išnagrinėja, teisingai užrašo žodį ir pasirašo kopiją gavimo ženklui. Paprastai kopija pasirašoma laisvame kampe, kur nėra įrašų. Jei dokumentas pateikiamas kitoms organizacijoms, jo kopijos antspauduojamos organizacijos, kuriai perduodamas, antspaudu. Taip pat yra tokio tipo kopija kaip kopija. Jis skiriasi nuo įprastos kopijos tuo, kad turi tas pačias teisines savybes kaip ir originalas. Dublikatas yra labai naudingas kreipiantis į teismą, nes jį perduodant originalas yra ant jūsų stalo ir jūs nesijaudinate dėl jo saugumo. Nepamirškite, kad teismai turi tendenciją kartkartėmis pamesti dokumentus, todėl geriausia nerizikuoti, ypač jei dokumentai yra svarbūs.

Organizacijose, vykdydami gamybos procesą, darbuotojai tarpusavyje vykdo vidinę korespondenciją. Jie rašo pareiškimus, pranešimų pagalba informuoja vieni kitus apie atlikto darbo eigą ar kaip tai padaryti. Dažnai tokie dokumentai yra labai svarbūs, todėl turi būti teisiškai privalomi.

Norint suteikti dokumentui teisinę galią, reikia laikytis šių taisyklių:

darbdavys, kurdamas vidaus korespondencijos dokumentą, privalo laikytis galiojančių teisės aktų;

darbuotojas gali paskelbti dokumentą tik neperžengdamas savo kompetencijos ribų;

darbdavys privalo laikytis dokumentų surašymo ir tvarkymo taisyklių, taip pat su ja supažindinti darbuotojus (jei reikia).

Informacija, suteikianti dokumentui teisinę galią

Privaloma rekvizitų sudėtis, suteikianti sukurtiems dokumentams teisinę galią:

1. Dokumento autorius (organizacijos, įstaigos, įmonės pavadinimas, nurodant padalinį arba organizacinę ir teisinę formą). Alternatyva būtų atspausdinti dokumentą ant blankų. Kai kuriuose dokumentuose papildomai nurodomas miestas, kuriame šis dokumentas buvo paskelbtas.

2. Dokumento pavadinimas (nutartis, reglamentas ir kt.).

3. Dokumento sukūrimo, patvirtinimo, įsigaliojimo data.

4. Šio dokumento registracijos indeksas (numeris) pagal įmonėje priimtą registracijos sistemą.

6. Organizacijos vadovo ar jo įgalioto asmens parašas. Galvos parašą galima tvirtinti keliomis formomis, visų pirma:

6.1. Tiesioginis parašas (kaip pagal užsakymus vieningomis formomis - nurodant poziciją, parašo iššifravimą ir patį parašą)

6.2. Tiesioginis patvirtinimo antspaudas, pasirašytas organizacijos vadovo (arba įgalioto pareigūno). Patvirtinimo antspaudas tvirtinamas viršutinėje viršutinėje dokumento dalyje dešinėje pusėje.

6.3. Netiesioginis patvirtinimo antspaudas, tarpininkauja, pavyzdžiui, patvirtinant įsakymu. Toks antspaudas paprastai uždedamas ant viršutinės dokumento dalies dešinėje pusėje (kaip ir suvienodintoje formoje T-3 - Personalo lentelė).

6.4. Pavyzdžiui, vadovo nutarimo forma dėl darbuotojo pareiškimo. Nutarime būtinai turi būti keturi komponentai: nutarimo gavėjas, pats administracinis veiksmas ar nurodymas, vadovo parašas ir nutarimo data. Rezoliucija paprastai dedama ranka bet kurioje laisvoje dokumento vietoje, bet dažniausiai jos viršuje.

7. Patvirtinamos vizos tiems dokumentų tipams, kurie be tokių vizų neturės visos teisinės galios. Pavyzdžiui, vizos patvirtinimas pirminėje profesinės sąjungos įstaigoje, atsižvelgiant į atstovaujamosios organizacijos nuomonę, teisininko patvirtinimas, su vyriausiuoju buhalteriu ir kt. Dokumentus, kuriems reikalingas patvirtinimas, nustato galiojančių teisės aktų reikalavimai, vieningos formos ir pačios organizacijos vidaus vietiniai nuostatai, visų pirma instrukcijos dėl darbo biure arba departamentų nuostatai ir kt. (Jei tokių yra). Patvirtinimo viza gali būti šių formų:

7.1. Patvirtinimą patvirtinančio dokumento nuoroda (suvienodinta T-7 forma). Patvirtinimo kaklas paprastai tvirtinamas prie apatinės formos dalies kairėje pusėje.

7.2. Nurodymai, patvirtinantys patvirtinimą, asmens ar asmenų, su kuriais buvo patvirtintas patvirtinimas, pozicija, parašas / parašai, jų iššifravimas ir patvirtinimo data. Patvirtinimo viza paprastai dedama apatinėje dokumento dalyje arba bet kurioje laisvoje vietoje.

8. Pažintinės vizos turi būti pagal visus personalo įsakymus ir kitus dokumentus, kurie iš esmės turi būti perduoti tam tikram darbuotojų ratui. Į šį rekvizitą taip pat įtraukiama ranka parašyta darbuotojų supažindinimo su pasirašytu dokumentu data. Pažintinė viza dedama apatinėje dokumento dalyje centre arba kairėje pusėje.

„Goskomstat“ sukurtos vieningos formos yra kuriamos atsižvelgiant į dokumentų teisinės galios suteikimą ir jose yra visos nurodytos detalės (nors yra išimčių, pavyzdžiui, darbuotojo asmeninė kortelė - vieningoje formoje T-2 nėra registracijos numerio, nes šie dokumentai nėra saugomi chronologiškai, tačiau abėcėlės tvarka).

Visų nurodytų detalių pavyzdys vieningoje formoje pateikiamas žemiau, naudojant vieningos formos T-6 pavyzdį - atostogų užsakymą.

Vidaus korespondencijos dokumentų legalizavimas

Vidaus korespondencija organizacijoje sprendžia šias užduotis:

1. Raštu išreiškia ir dokumentuoja vienos iš šalių, darbdavio ar darbuotojo, nuomonę, prašymą, pasiūlymą arba informuoja kitą šalį.

2. Tai neatsiejama darbo sutarties nutraukimo, darbuotojų perkėlimo, atostogų išdavimo ir kitų personalo procedūrų dalis.

3. Tarnauja kaip būtini dokumentiniai įrodymai nagrinėjant darbo ginčą.

Kad vidinis susirašinėjimas atliktų visas pirmiau minėtas užduotis, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Dokumentas turi būti tinkamai surašytas su visais jam būtinais rekvizitais.

2. Dokumentas turi turėti registracijos numerį pagal gaunamų ir siunčiamų dokumentų žurnalą.

3. Šiam dokumentui turi būti pateiktas oficialus šalies gavėjos atsakymas. Pavyzdžiui, rezoliucijos forma.

4. Dokumentas turi būti saugomas laikantis nustatytų archyvo reikalavimų.

Dažniausiai darbuotojas palaiko vidinę korespondenciją naudodamas išrašus, tarnybą ir memorandumus, o darbdavys - pranešimų forma. Vidaus korespondencijos dokumentai surašomi ne tik tuo atveju, jei būtina keistis oficialiais pranešimais tarp darbuotojų, bet ir tarp skyrių vadovų ir darbuotojų, vienų padalinių vadovų ir kitų ir kt.

Šiuo metu daugiausia šios korespondencijos vyksta 2005 m elektroniniu formatu, pranešimais elektroniniu paštu ... Tokiais pranešimais nepaprastai sunku įrodyti, kad šį elektroninį dokumentą sukūrė būtent šis darbuotojas (net ir nustatant slaptažodžius reikės įrodyti, kad niekas, išskyrus šį konkretų darbuotoją, nežinojo slaptažodžio, kad galėtų patekti į konkretų el. Laišką). Todėl konflikto ar galimo konflikto atveju rekomenduojama dokumentus surašyti popierine forma, patvirtinant savo parašu ir registruotis per įmonės, atsakingos už dokumento registravimą, pareigūną.

Tokiam susirašinėjimui galima suteikti teisinę galią, jei darbuotojas atsispausdina el. Be to, įmonės vidaus dokumentuose (vidiniuose vietiniuose nuostatuose) kaip veikiantis komunikacijos mechanizmas turi būti nustatytas būtent šis keitimosi informacija būdas, taip pat pranešimų tikrinimo dažnumas.

Apsvarstykite bendri principai teisinės galios suteikimas vidaus korespondencijos dokumentams - pareiškimams ir pranešimams. Šie dokumentai dažnai yra pagrindinis įrodymas darbo ginčai, todėl kompetentingas darbas su jais yra nepaprastai svarbus norint apsaugoti darbdavio interesus.

Paraiškų registravimo ir legalizavimo ypatybės

Darbdavys suinteresuotas, kad darbuotojų asmeniniai pareiškimai būtų pildomi ranka. Paprastai organizacijos naudoja šablonų formas, kuriose bent jau darbuotojo parašas ir prašymo pasirašymo data turi būti užpildyti ranka. Dažnai tokia prašymų registracija teisminiuose procesuose aiškinama kaip spaudimo darbuotojui faktas.

Iš esmės programą galima sukurti automatizuotai, tačiau vis dėlto po to ją atsispausdina ir pasirašo šią paraišką rengiantis asmuo.

Patartina, kad paraiškoje, atsižvelgiant į pirmiau nurodytą dokumentų teisinės galios suteikimo procedūrą, būtų pateikiama ši informacija:

1. Dokumento pavadinimas yra „Paraiška“.

2. Adresatas - kam siunčiama paraiška, nurodant pareigas konkrečioje organizacijoje, vardas ir pavardė. pareigūnas.

3. Kompiliatorius - iš ko jis siunčiamas, nurodant pareigas ir vardą. darbuotojas.

4. Pareiškimo tekstas.

5. Pareiškėjo parašas.

6. Paraiškos parengimo data.

7. Sutarties parašai (jei reikia, dažniausiai su struktūrinio padalinio vadovu). Šis atributas yra neprivalomas. Todėl jo buvimą lemia darbo su tokiais dokumentais principai konkrečioje organizacijoje.

8. Paraiškos registracijos numeris. Pagal gaunamų dokumentų žurnalą (arba kitą žurnalą, atsižvelgiant į registracijos sistemos konstrukciją konkrečioje organizacijoje), dokumentui priskiriamas numeris, nurodant numerį, dokumento priėmimo datą ir atsakingo asmens (pavyzdžiui, sekretoriaus) parašą. Asmuo, atsakingas už šių dokumentų priėmimą, nurodo numerį.

9. Asmens, kuriam buvo adresuota paraiška arba kuris yra įgaliotas išspręsti konkretų klausimą, sprendimas. Nutarime turi būti ranka parašytas parašas, data ir administracinis sprendimas dėl prašymo, nurodant konkretų pareigūną (jo vardą ar pavardę ar tiesiog skyrių), kuriam siunčiamas šis įsakymas, ir (jei reikia) datą, iki kurios turi būti įvykdytas nutarime nurodytas nurodymas.

10. Atlikus personalo procedūras remiantis šiuo pareiškimu, jame galima padaryti pastabas apie vadovo įsakymo vykdymą (žr. 8 pavyzdį). Paprastai jie dedami apatinėje dokumento dalyje kairėje arba bet kurioje laisvoje vietoje.

11. Gali būti žymimi bylos numeris, į kurį buvo išsiųsta ši paraiška.

Pateiksime teiginio su visa reikalinga detale pavyzdį.

Pranešimų registravimo ir legalizavimo ypatybės

Darbdavys rašo pranešimus, norėdamas apie ką nors informuoti darbuotoją. Pavyzdžiui, norėdamas jį įspėti apie siūlomą etatų mažinimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 180 straipsnis), apie artėjančias kitas kasmetines atostogas pagal įmonės atostogų grafiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnis), apie artėjantį darbo sutarties sąlygų pakeitimą (Rusijos Federacijos darbo kodekso 74 straipsnis), apie tai, kad sutrumpinama terminuota darbo sutartis su darbuotoju (Rusijos Federacijos darbo kodekso 79 straipsnis) ir kt.

Oficialūs pranešimai apie darbo teisės aktuose numatytos tvarkos laikymąsi turi būti surašyti tik popierine forma, nes šie dokumentai patvirtins, kad laikomasi nustatytos tvarkos, o darbuotojas šio pranešimo gavimo faktą paprastai patvirtina pačiame dokumente.

Toliau pateikiamos Darbo kodekso ištraukos, patvirtinančios rašytinės formos pranešimo reikalavimą tam tikrais atvejais, kai laikomasi darbo teisės aktų reikalavimų.

Dokumento fragmentas

Rusijos Federacijos darbo kodeksas 74 straipsnis. Šalių nustatytų darbo sutarties sąlygų keitimas dėl priežasčių, susijusių su organizacinių ar technologinių darbo sąlygų pokyčiais (...) Darbdavys yra įpareigotas pranešti darbuotojui apie būsimus darbo sutarties sąlygų pakeitimus, kuriuos nustatė šalys, taip pat priežastis, dėl kurių atsirado tokių pakeitimų poreikis. rašymas ne vėliau kaip per du mėnesius, nebent šiame kodekse numatyta kitaip. Jei darbuotojas nesutinka dirbti naujomis sąlygomis, tai darbdavys privalo rašymas pasiūlyti jam kitą darbdavio turimą darbą (tiek laisvas pareigas arba darbuotojo kvalifikaciją atitinkantį darbą, tiek laisvą žemesnes pareigas ar mažiau apmokamą darbą), kurį darbuotojas gali atlikti atsižvelgdamas į savo sveikatos būklę. 79 straipsnis. Terminuotos darbo sutarties nutraukimas Terminuota darbo sutartis nutraukiama pasibaigus jos galiojimo laikotarpiui. Apie darbo sutarties nutraukimą dėl jos pasibaigimo darbuotojui turi būti pranešta raštu ne vėliau kaip prieš tris kalendorines dienas iki atleidimo iš darbo, išskyrus atvejus, kai baigiasi terminuotos darbo sutarties, sudarytos tuo metu, kai neatvyko darbuotojas, pareigos. 123 straipsnis. Kasmetinių mokamų atostogų suteikimo prioritetas Apmokamų atostogų suteikimo tvarka nustatoma kasmet pagal atostogų grafiką (…). Darbuotojui turi būti pranešta apie atostogų pradžios laiką pagal tapybą ne vėliau kaip likus dviem savaitėms iki jo pradžios. 180 straipsnis. Garantijos ir kompensacijos darbuotojams likvidavus organizaciją, sumažinus organizacijos darbuotojų skaičių ar darbuotojus (...) Darbuotojai asmeniškai informuojami apie būsimą atleidimą, susijusį su organizacijos likvidavimu, organizacijos darbuotojų skaičiaus ar darbuotojų sumažinimu. pagal tapybą mažiausiai prieš du mėnesius iki atleidimo.

Visais šiais atvejais darbdavys turės patvirtinti darbuotojo pranešimo faktą tam tikrą laiką, atitinkantį darbo teisės aktų reikalavimus. Todėl tokie pranešimai darbuotojui įteikiami asmeniniu parašu. Ir svarbiausia pristatant pranešimą yra ne tiek darbuotojo pasirašymas, kiek nurodoma tokio pranešimo gavimo data.

Pranešime yra visa ta pati informacija, kuri turėtų būti pateikta bet kuriame personalo dokumente.

Vidinė korespondencijos dokumentų registravimo sistema

Darbdaviui bus lengviau apsiginti kilus darbo konfliktui (įskaitant teisminį), jei organizacija turi gerai sukurtą dokumentų registravimo sistemą. Įmonės registracijos sistema reikalinga:

atsiskaitymas už dokumentų prieinamumą ir jų judėjimo stebėjimas;

įmonės dokumentų legalizavimas;

optimalus vidinio dokumentų srauto organizavimas įmonėje;

ginant darbdavio interesus teisinio konflikto atveju. Tokiu atveju žurnalo registracijos sistema patvirtins dokumento sukūrimą konkrečią dieną.

Žurnalų (apskaitos knygų), kuriuos reikia saugoti, skaičius tiesiogiai priklauso nuo organizacijos veiklos ypatumų. Kad apskaitos žurnalai (knygos) atliktų ne tik dokumentų registravimo funkciją, bet ir kilus konfliktui, galėtų būti įrodymas, kad dokumentas tikrai buvo sukurtas tam tikru laikotarpiu ir jo nebuvo galima įvesti vėliau, rekomenduojama laikytis šių šių žurnalų dizaino taisyklių.

Žurnalai turėtų:

turėti kietą dangtelį (kad būtų laikomasi galiojimo laiko);

turėti klijų įrišimą (kad įrodytumėte neįmanoma ar sunku pašalinti lapą ar pridėti lapą prie esamo žurnalo);

turėti sunumeruotus puslapius nuo pradžios iki pabaigos;

būti susiūtam;

būti patvirtintas juridinio asmens antspaudu ir organizacijos vadovo parašu (išskyrus dvi pirmąsias darbo knygų apskaitos knygas, kurios turi būti patvirtintos vašku arba antspaudu (2003 m. balandžio 16 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės nutarimo Nr. 225 „Dėl darbo knygų“ 41 punktas).

Žurnalų vidinį vaizdą, kuriame galima registruoti vidinės korespondencijos dokumentus, kuria pačios organizacijos, nes nėra vieningos žurnalų formos. Žemiau pateikiama apytikslė jų forma.

Kopijos ir kopijos

Dažnai vidaus korespondencijos dokumentai perduodami pareigūnams kopijų ar dublikatų pavidalu, ypač jei dokumento originalas siunčiamas aukštesniam pareigūnui arba jis yra įrašomas į bylos medžiagą, tačiau pagal dokumentą reikia imtis tam tikrų tolesnių veiksmų.

Kopijuoti dokumentas gali būti faksimilinis arba nemokamas. Faksimilinė kopija visiškai atkuria dokumento turinį ir visas jo išorines savybes - originalo detales (įskaitant parašą ir antspaudą) arba jų dalį, ypač jų vietą. Nemokama kopija sukurta rašomosiomis mašinėlėmis, joje yra visos dokumento detalės, tačiau nebūtinai kartojama jo forma.

Už dokumentus atsakingas darbuotojas patvirtina kopijas. Kopijos tvirtinamos tvirtinant žodžius „Tiesa“ arba „Kopija yra tiesa“ ir nurodant atsakingo asmens parašą, jo iššifravimą ir datą. Paprastai sertifikavimo įrašas dedamas apatinėje dokumento dalyje bet kurioje laisvoje vietoje.

Jei dokumentas pateikiamas kitoms organizacijoms, ant dokumentų kopijų (jų išrašų) būtinai užklijuokite antspaudą .

Dublikatas - oficialaus dokumento, turinčio teisinę originalo galią, kopijos kopiją.

* * *

Taigi nereikėtų nuvertinti vidinės korespondencijos dokumentų - dažnai atliktos procedūros teisėtumo pripažinimas priklauso nuo jų teisingo dizaino ir tvarkymo. Tačiau būtent su šiais dokumentais darbdaviai dažniausiai nežino, kaip elgtis. Tokie vertybiniai popieriai nėra registruojami, neapskaitomi, nepatvirtinami, o tai neigiamai veikia ne tik dokumento teisinę galią, bet ir įmonėje atliekamas valdymo procedūras. Dažnai dėl to darbdavys negali įrodyti konkretaus darbuotojo kaltės ir negali kreiptis teisiniais būdais drausminės nuobaudos taikymas arba darbo sutarties su darbuotoju nutraukimas. Daugelis įmonių pradeda kurti darbo su dokumentais sistemą dėl jau padarytų klaidų, tačiau geriau užkirsti kelią neigiamoms pasekmėms, nei spręsti jų rezultatus.

1 Ranka parašyta data

2 Ranka parašyta data

Raktažodžiai:

1 -1

Teisinę dokumento galią užtikrina kiekvienai dokumentų rūšiai nustatytas rekvizitų rinkinys ir registracija standartą atitinkančioje formoje.
Reikėtų prisiminti, kad skirtingus dokumentus sudaro skirtingas detalių rinkinys, o sudarant vieną dokumentą nereikia naudoti visos GOST aprašytos detalės. Kai kurie rekvizitai nesuderinami, pavyzdžiui, rekvizitas „Informaciniai organizacijos duomenys“ nurodomas tik raidėmis, o ant firminio blanko nerašoma „Dokumento rūšies pavadinimas“. Rengiant ir vykdant dokumentus, privalomų duomenų sudėtis gali būti papildyta kitomis detalėmis, jei to reikalauja dokumento paskirtis, jo tvarkymas. Prie suvienodintų dokumentų formų galite pridėti papildomos informacijos. Pavyzdžiui, prie darbuotojų priėmimo ir atleidimo iš darbo formos pridėkite reikiamą „personalo skyriaus vadovo parašas“, „tiesioginio vadovo parašas“. Tačiau atskirų detalių pašalinti iš vieningų formų neleidžiama.
Rekvizitų sudėtisapibūdinti konkretų dokumentą lemia dokumento sukūrimo tikslai, jo paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai bei dokumentavimo būdas.
Pagrindiniai dokumentai, nustatantys rekvizitų sudėtį ir jų projektavimo reikalavimus, yra GOST R 6.30-2003. Biuro darbo federalinėse vykdomosiose institucijose taisyklės buvo patvirtintos Rusijos Federacijos Vyriausybės 2009 m. Birželio 15 d. Nutarimu Nr. 477.

Šie dokumentai nustato šias detales, kurios naudojamos rengiant ir vykdant organizacinius ir administracinius dokumentus - dekretus, įsakymus, įsakymus, laiškus, protokolus, aktus ir kitus dokumentus, įrašytus į OK 011-93 (OKUD):
Dokumento formos kodasir jie tvirtinami pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD). OKUD yra neatsiejama vieningos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikavimo ir kodavimo sistemos dalis ir apima vieningas dokumentavimo sistemas ir dokumentų formas, leidžiamas naudoti šalies ekonomikoje.
Organizacijos logotipas ar prekės ženklas (paslaugų ženklas) dedamas ant organizacijos firminio blanko pagal Chartiją (organizacijos reglamentas).
Organizacijos kodas (OKPO) tvirtinama pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių.
OGRN - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris tvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
INN / KPP- mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas nurodomas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
Įmonės pavadinimas, kuris yra dokumento autorius, turi atitikti pavadinimą, įtvirtintą jo dokumentuose. Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą patronuojančios organizacijos pavadinimą (jei yra). Sutrumpintas organizacijos pavadinimas nurodomas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas steigiamuosiuose organizacijos dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu arba po jo. Dalykų organizacijų pavadinimai Rusijos Federacijakurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba (rusų kalba), valstybine Rusijos Federacijos subjektų kalba, spausdinami dviem kalbomis.
Filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės pavadinimas nurodomas tuo atveju, jei jis yra dokumento autorius, ir yra po organizacijos pavadinimu.
Organizacijos nuorodos apima pats savaime: pašto adresas; telefono numeris ir kita informacija organizacijos nuožiūra (fakso numeriai, teleksai, banko sąskaitos, el. pašto adresas).
Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento rūšies pavadinimas turi būti nustatytas chartijoje (organizacijos reglamente) ir turi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis (0200000 klasė). Pavyzdžiui, „Vidaus darbo reglamentai“, „Pareigybės aprašymas“.
Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - susirinkimo (sprendimo priėmimo) data, akto - įvykio data.
Dviejų ar daugiau organizacijų išduotuose dokumentuose turi būti viena (viena) data.
Leidžiama du dokumento datos formatavimo būdai: skaitmeninis arba žodinis-skaitmeninis.
Taikant skaitmeninį metodą, dokumento data sudaroma arabiškais skaitmenimis seka:
mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio ir mėnesio diena sudaroma iš dviejų arabų skaitmenų porų, atskirtų tašku; metai - keturiais arabiškais skaitmenimis.
Pvz., Data 2011 m. Vasario 5 d. Turėtų būti suformatuota taip: 2011 05 02.
Data gali būti suformatuota tokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pavyzdžiui, 2011.02.05.
Šis datų formatavimo būdas plačiai naudojamas archyvuose - datos lentynose, aplankuose ir kituose dokumentuose rašomos „atvirkštine“ seka.
Taikant žodinį-skaitmeninį metodą, data turėtų būti paskelbta: 2011 m. Vasario 05 d
Dokumento registracijos numerį sudaro: nuo jo serijos numerio, kurį organizacijos nuožiūra galima papildyti bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai išduodamo dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, o po jų - brūkšnys pagal dokumento autorių eiliškumą.
Dokumento registracijos numeris priskiriamas pagal įrašą, padarytą atitinkamoje registracijos formoje.

Skiriami šie registracijos formų tipai:

Registracijos ir kontrolės kortelės (RCC);

Registracijos žurnalai (knygos);

Ekrano formos (naudojant kompiuterines technologijas).

Kai kurių žurnalų ir knygų formas patvirtina oficialios įstaigos. Pavyzdžiui, knygos, skirtos darbo knygų ir jų intarpų judėjimui fiksuoti, forma buvo patvirtinta 2003 m. Spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretu Nr. 69 „Dėl darbo knygų pildymo instrukcijų patvirtinimo“.
Tačiau dauguma formų yra kuriami savo nuožiūradarbdavys. Dokumentų formas galite rasti aukščiau pateiktuose dokumentuose.

Neregistruotas dokumentas neturi teisinės galios !!!
Nuoroda į registracijos numerį ir datą dokumente yra registracijos numeris ir dokumento, į kurį reikia atsakyti, data. Šis reikalingas reikalingas laiškams.
Parengimo vieta ar dokumento leidimai nurodomi tuo atveju, jei jį sunku nustatyti pagal rekvizitus „Organizacijos pavadinimas“ ir „Informaciniai duomenys apie organizaciją“. Sudarymo ar publikavimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, galima naudoti tik visuotinai priimtas santrumpas.
Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Kreipiantis į pareigūną su dokumentu, prieš pavardę nurodomi inicialai.
Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardiniu atveju. Asmens, kuriam adresuojamas dokumentas, pozicija nurodoma datinėje byloje.
Pavyzdžiui:
generaliniam direktoriui
AB „Parus“
V.A. Laptevas
arba

UAB "Mayak"
Apskaitos skyrius
Vyriausiasis ekonomistas
V.M. Kočetova

Dokumente neturėtų būti daugiau kaip keturi adresatai. Žodis „Kopijuoti“ prieš antrą, trečią, ketvirtą adresatą nenurodytas. Jei gavėjų skaičius didesnis, sudaromas dokumentų platinimo sąrašas.
Kintamasis „Adresatas“ gali apimti pašto adresą. Pašto adreso elementai nurodomi pašto paslaugų teikimo taisyklių nustatyta tvarka.
Kreipdamiesi į organizaciją, nurodykite jos pavadinimą, tada pašto adresą, taip pat leidžiama sutelkti kiekvieną kintamojo „Adresas“ eilutę ilgiausios eilutės atžvilgiu.

Pavyzdžiui:

Valstybės agentūra
Visos Rusijos moksliniai tyrimai
Dokumentacijos ir archyvinių reikalų institutas
Profsoyuznaya g., 82, Maskva, 117393
Kreipdamiesi į asmenį, nurodykite gavėjo pavardę ir vardą, tėvavardį, tada pašto adresą,

Pavyzdžiui:

Abramovas Olegas Pavlovičius
šv. Sadovaya, 5 m., Apt. 12,
Lipki, Tulos sritis, 301264
Kreipiantis į dokumentą tuo pačiu metu organizacijai ir asmeniui („kopijoje“), adresas turėtų būti parengtas taip:
Moskovsky rajono vidaus reikalų departamentas
Sankt Peterburgas
Katedros vedėjas
S.M.Titovas
Sviridovas Petras Aleksejevičius
šv. Portovaja, 82, apt. 17
Lomonosovas
Leningrado sritis, 196754 m
Dokumento patvirtinimo antspaudas- oficialaus dokumento, suteikiančio jo turiniui norminį ar teisinį pobūdį, reikalavimas. Dokumento patvirtinimas yra specialus dokumento įgyvendinimo būdas, leidžiantis jį platinti tam tikram organizacijų, pareigūnų ir piliečių ratui.
Dokumentą galima patvirtinti dviem būdais:
pareigūnas (pareigūnai);
specialiai išduotas dokumentas.
Abu patvirtinimo būdai turi tą patį teisinį poveikį.
Dokumento patvirtinimo antspaudas yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.
Kai dokumentą tvirtina pareigūnas, patvirtinimo antspaudą turi sudaryti žodis PATVIRTINTA (be kabučių), dokumentą tvirtinančio asmens pareigos vardas, pavardė, parašas, inicialai, pavardė ir patvirtinimo data.

pavyzdžiui

PATVIRTINTA
Generalinis direktorius
AOZT "raudonos burės"
Asmeninis parašas I.S. Sergejevas
12.01.2011
Leidžiama centruoti elementus, palyginti su ilgiausia dokumento atributo „Patvirtinimo parašas“ eilute.

pavyzdžiui

PATVIRTINTA
Generalinis direktorius
UAB "Lomonosovo porceliano fabrikas"
Asmeninis parašas I.S. Sergejevas
12.01.2011
Kai dokumentą patvirtina keli pareigūnai, jų parašai yra tame pačiame lygyje.
Kai dokumentas patvirtinamas nutarimu, sprendimu, įsakymu, protokolu, patvirtinimo antspaudą sudaro žodis PATVIRTINTA (PATVIRTINTA, PATVIRTINTA arba PATVIRTINTA), patvirtinančio dokumento pavadinimas instrumentinėje byloje, jo data, numeris.

pavyzdžiui

PATVIRTINTA
Visuotinio susirinkimo sprendimu
akcininkai 2010 m. rugsėjo 15 d. Nr. 14
arba
PATVIRTINTA
Pirmininko įsakymu
banko valdyba
2011-02-01 Nr. 12
Ne kiekvienas dokumentas turi patvirtinimo antspaudą.

Orientacinis patvirtintinų dokumentų sąrašas.
Veiksmai (patikrinimai ir auditai; baigtų statybos objektų, įrangos priėmimas; nurašymai; ekspertizė, bylų perdavimas; organizacijų, įstaigų, įmonių likvidavimas ir kt.).
Susitarimai (dėl darbų gamybos, materialinio ir techninio tiekimo, patalpų nuomos; dėl prekių, sutarčių, mokslinio ir techninio bendradarbiavimo, atsakomybės ir kt.).
Užduotys (objektų, techninių konstrukcijų projektavimui, kapitalinei statybai; mokslinių tyrimų, projektavimo ir inžinerijos bei technologijos darbams atlikti; techniniai ir kt.)
Nurodymai (taisyklės) - (pareigūnas; dėl darbo biure; saugos priemonės; vidaus darbo taisyklės ir kt.)
Standartai (žaliavų, medžiagų, elektros energijos suvartojimas; technologinis dizainas; darbuotojų skaičius ir kt.)
Ataskaitos (apie gamybinę veiklą, komandiruotes, tyrimų projektus ir kt.)
Sąrašai (darbuotojų, kurių darbo laikas nereguliarus, pareigos; įmonės, kurioms taikomos tam tikros lengvatos; standartinė dokumentinė medžiaga, sukurta ministerijų, departamentų ir kitų organizacijų veikloje, nurodant medžiagų laikymo laikotarpius ir kt.)
Planai (gamyba; statyba ir montavimas, projektavimas ir tyrimas, tiriamasis darbas, naujos technologijos įdiegimas; kooperatyviniai produktų pristatymai; produktų paskirstymas pagal nustatytą nomenklatūrą; pajamos už būstą ir komunalines paslaugas, kapitalinis remontas; valdybos, mokslo ir technikos tarybos, mokslininko darbas patarimai ir kt.)
Nuostatai (dėl organizacijos; struktūrinio padalinio; premijos, kvalifikacijos kėlimas ir kt.)
Programos (darbas ir veikla; mokymai ir kt.)
Kūrinių gamybos kainos.
Sąmatos (valdymo aparatų, pastatų, patalpų, statinių priežiūros išlaidos; įmonės fondo lėšų panaudojimas; naujų produktų gamybos paruošimui ir plėtrai; kapitalo statybai ir kt.)
Valstybiniai standartai, pramonė, techninės sąlygos.
Struktūra ir personalas.
Tarifų tarifai.
Organizacijos chartijos.
Suvienodintų dokumentų formos.
Personalo lentelės ir jų pakeitimai.
Rezoliucija.
Rezoliucijoje pateikiama nuoroda dėl dokumente nurodyto klausimo sprendimo (paruošimo).
Nutarime, kurį ant dokumento užrašo atitinkamas pareigūnas, nurodomi vykdytojų vardai, pavardės, inicialai, įsakymo turinys (jei reikia), terminas, parašas ir data.

Pavyzdžiui:

A. V. Zaiceva
Nikitinas P.S.
Paruoškite projektą
Susitarimai su firma „Hermes“
iki 2011-01-21
Asmeninis parašas
data
Rezoliuciją leidžiama išduoti atskirame lape.
Pavadinimas į tekstą apima santrauka dokumentas. Pavadinimas turi atitikti dokumento tipo pavadinimą. Pavadinimas gali atsakyti į klausimus:
apie ką (apie ką), ką (kam)?
pavyzdžiui: įsakymas sukurti atestacijos komisiją; pagrindinio dizainerio pareigybės aprašymas.
Leidžiama nenurodyti A5 formato dokumentų teksto pavadinimo.
Kontrolinis ženklasdokumento įforminimas nurodomas raide „K“, žodžiu ar antspaudu „Control“.
Dokumento tekstas parengtas valstybine Rusijos Federacijos kalba arba Rusijos Federacijos sudedamųjų dalių valstybinėmis kalbomis pagal Rusijos Federacijos ir Rusijos Federacijos sudedamųjų dalių teisės aktus.
Dokumentų tekstai sudaromi klausimyno, lentelės, vientiso teksto forma arba kaip šių struktūrų derinys.
Sudarant tekstą klausimyno forma, apibūdinamo objekto charakteristikų pavadinimai turėtų būti išreikšti daiktavardžiu vardininku arba frazė su antrojo asmens veiksmažodžiu esamojo ar būtojo laiko daugiskaitoje („turėti“, „savo“ arba „buvo“, „buvo“ ir t. .). Žodžiu išreikštos savybės turi atitikti žymenų pavadinimus.
Lentelės stulpeliuose ir eilutėse turi būti antraštės, išreikštos daiktavardžiu vardininku. Stulpelių ir eilučių paantraštės turėtų atitikti antraštes.

Jei skaičiuoklė atspausdinta daugiau nei viename puslapyje, lentelės stulpeliai turėtų būti sunumeruoti ir tik šių stulpelių numeriai turėtų būti atspausdinti kituose puslapiuose.
Nuoseklus tekstaspaprastai susideda iš dviejų dalių.
Pirmoje dalyje nurodykite dokumento surašymo priežastis, pagrindus, tikslus,
antrajame (galutiniame) - sprendimai, išvados, prašymai, pasiūlymai, rekomendacijos.
Tekste gali būti tik baigiamoji dalis (pavyzdžiui, užsakymai - administracinė dalis be pareiškimo; laiškai, pareiškimai - prašymas be paaiškinimo).
Dokumento, parengto remiantis kitų organizacijų dokumentais arba anksčiau išduotais dokumentais, tekste nurodykite jų duomenis:
Dokumento pavadinimas;
organizacijos pavadinimas - dokumento autorius;
dokumento data;
dokumento registracijos numeris;
antraštė į tekstą.
Jei tekste yra keli sprendimai, išvados ir pan., Jį galima suskirstyti į skyrius, poskyrius, pastraipas, kurie sunumeruoti arabiškais skaitmenimis.
Dokumentuose (užsakymas, užsakymas) organizacijos, veikiančios vieno žmogaus valdymo principais, taip pat organizacijos vadovybei adresuoti dokumentai, tekstas pateikiamas vienaskaitos pirmuoju asmeniu („tvarka“, „pasiūlymas“, „prašyti“).
Dokumentuose kolegialūs organaitekstas pateikiamas vienaskaitos trečiuoju asmeniu („nusprendžia“, „nusprendžia“).
Bendruose dokumentuose tekstas nurodomas daugiskaitos pirmasis asmuo („mes užsakome“, „nusprendėme“).
Protokolo tekstas pateikiamas daugiskaitos trečiojo asmens kalba („išklausė“, „kalbėjo“, „nusprendė“, „nusprendė“).
Dokumentuose, nustatančiuose organizacijų, jų struktūrinių padalinių teises ir pareigas (nuostatai, instrukcijos), taip pat pateikiant aprašą, faktų ar išvadų vertinimą (aktą, pažymą), naudokite trečiojo asmens vienaskaitos ar daugiskaitos pateikimo formą („skyrius atlieka funkcijas“). , „Asociacija apima“, „komisija įsteigė“).
Raidėmis naudojamos šios pateikimo formos:
- daugiskaitos pirmasis asmuo („prašau atsiųsti“, „siųsti atsiųsti“);
- vienaskaitos pirmuoju asmeniu („manau, kad tai reikalinga“, „prašau pabrėžti“);
- nuo vienaskaitos trečiojo asmens („ministerija neprieštarauja“).
Programos prieinamumo ženklas, nurodytos dokumento tekste, sudaromos taip:
Naudojimas: 5 litrai. 2 egzemplioriais.
Jei laiške yra priedas, kuris nėra įvardytas tekste, nurodykite jo pavadinimą, lapų skaičių ir egzempliorių skaičių; jei yra kelios paraiškos, jos sunumeruojamos ,

Pavyzdžiui:

Programos.
1. Regioninių paskolų tarnybos reglamentas, 5 puslapiai. 1 egzemplioriuje.
2. Regioninio skolinimo departamento 7 puslapių dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. 2 egzemplioriais.
Ženklas dedamas viena pastraipa nuo kairiosios dokumento paraštės trim intervalais.
Jei priedai surišti, lapų skaičius nenurodomas.

Kiekvienas personalo pareigūnas darbo procese turi parengti daug tos pačios rūšies dokumentų, o šie dokumentai turi būti surašyti teisingai ir vienodai. Žinoma, teisės aktai apibrėžia pagrindinę vieningų formų, darbo knygų pildymo tvarką, darbo sutarties turinį. Tačiau norint organizuoti darbą su dokumentais jūsų įmonėje, patartina parengti personalo įrašų valdymo instrukciją ir darbo eigos grafiką.

Suformuoti personalo skyriaus darbo eigą
* būtinų personalo dokumentų sąrašas, personalo dokumentų rūšys ir rūšys
* bylų nomenklatūra
* dokumentų grupavimas į bylas
personalo dokumentų rengimo, dokumentų legalizavimo reikalavimai
- 1 tęsinio dizaino variantai
* personalo įrašų tvarkymo instrukcijos
* personalo tarnybos bylų paruošimas perduoti į organizacijos archyvą, saugojimo laikotarpiai
* darbdavio atsakomybė už personalo apskaitos tvarkymo reikalavimų pažeidimą

Kokie yra HR registravimo reikalavimai?

Kvalifikuotas personalo įrašų tvarkymas apima visų personalo klausimų dokumentavimą laikantis nustatytų dokumentų tvarkymo taisyklių.
Reikalavimą dokumentuoti informaciją pagal tam tikras taisykles nustato 2006 m. Liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ "Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos".

Iš federalinio įstatymo Nr. 149-FZ 11 straipsnio:

1. - Rusijos Federacijos įstatymai arba šalių susitarimai gali nustatyti informacijos dokumentavimo reikalavimus.
2. - Federalinėse vykdomosiose institucijose informacija yra dokumentuojama Rusijos Federacijos vyriausybės nustatyta tvarka. Kanceliarinio darbo ir dokumentų srauto taisyklės, kurias nustato kitos valstybės institucijos, vietos savivaldos institucijos pagal savo kompetenciją, turi atitikti Rusijos Federacijos Vyriausybės nustatytus reikalavimus, susijusius su biuro darbu ir dokumentų srautu federalinėms vykdomosioms institucijoms.

Personalo skyriaus vadovai ir darbuotojai turėtų atsiminti, kad teisingai surašyti dokumentą reiškia suteikti jam teisinę galią. Būtina skirti pakankamai dėmesio ne tik turiniui, bet ir dokumento formai. Teisinė dokumento galia yra oficialaus dokumento nuosavybė, apie kurią jai pranešta pagal galiojančius teisės aktus, išduodančiosios institucijos kompetencija ir nustatyta registravimo tvarka (GOST R 51141-98 2.1 punktas).
Valdymo veiklai teisinė dokumentų galia yra labai svarbi, ji patvirtina, kad dokumentai gali būti tikras jose esančios informacijos įrodymas. Teismų praktikoje yra daug pavyzdžių, kai organizacija pralaimėjo bylą dėl netinkamai įvykdytų personalo dokumentų, surašytų pažeidžiant atitinkamo GOST reikalavimus, nes teisme jie nepriimami kaip rašytiniai įrodymai ir neturi teisinės galios. Tai dar vienas patvirtinimas fakto, kad darbo teisiniuose santykiuose (ypač atleidimo iš darbo situacijoje) būtina laikytis visų formalių personalo įrašų tvarkymo subtilybių.

Dokumentų tvarkymo taisyklės

Norint tinkamai surašyti dokumentą, pirmiausia reikia nustatyti, kuriai dokumentų grupei ar dokumentų sistemai jis priklauso.
Dokumentų sistema pagal GOST R 51141-98 2.1 punktą yra dokumentų rinkinys, sujungtas pagal kilmės ypatybes, paskirtį, tipą, veiklos sritį, vienodus jų registravimo reikalavimus. "
Pagal visos Rusijos valdymo dokumentų klasifikatorių OK 011-93, patvirtintą 1993 m. Gruodžio 30 d. Rusijos Federacijos „Gosstandart“ nutarimu Nr. 299, HR administracija turėtų apimti dvi dokumentų sistemas:
- vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema;
- vieninga pirminės apskaitos dokumentų sistema (darbo jėgos apskaitos ir apmokėjimo dokumentų grupė).
Dokumentų tvarkymo taisyklėsįtraukta į organizacinių ir administracinių dokumentų sistemą, apibrėžta GOST R 6.30-2003, patvirtintas 2003 m. kovo 3 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 65-g.
Šis standartas nustato dokumentų rekvizitų ir dokumentų formų registravimo reikalavimus.
Nurodymai, kaip naudoti ir pildyti vieningas formas (19 formų personalo registravimui ir 11 formų darbo laiko ir atsiskaitymų su darbuotojais už atlygį registravimui), pagrindinės darbo ir jos apmokėjimo apskaitos dokumentai yra pateikiami 2004 m. Sausio 5 d. Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto dekrete Nr. Nr. 1.
Tačiau GOST R 6.30-2003 yra išsamios informacijos sąrašas, kuriame yra 30 užrašų; deja, nenurodyta, kurie užrašai suteikia dokumentui teisinę galią. Tačiau ne visi užrašai turi įtakos dokumento teisinei galiai.
Taigi, standartinė „Vieningos dokumentacijos sistemos. Suteikiant teisinę galią kompiuterio laikmenoje esantiems dokumentams ir kompiuterio technologijos sukurtam mašininiam gramui GOST 6.10.4.-84 ", patvirtintam 1984 m. Spalio 9 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto nutarimu Nr. 3549, nustatomi reikalavimai sudedamosioms detalėms, suteikiančioms teisinę galią dokumentams, esantiems mašininėje laikmenoje, ir kompiuterių technologijomis sukurta mašinų diagrama. Tai apima: organizacijos pavadinimą - dokumento kūrėją; organizacijos vieta - dokumento ar pašto adreso kūrėjas; Dokumento pavadinimas; dokumento pateikimo data; asmens, atsakingo už dokumento pateikimo mašininėje laikmenoje ar mašinoje skaitomą teisingumą, kodas arba, paprastai, dokumentą patvirtinusio asmens kodas. Be šių detalių, dokumente gali būti papildomos informacijos, kuri tam tikrų rūšių dokumentams gali būti privaloma pagal įstatymų ar kitų teisės aktų reikalavimus.

Elektroninė dokumentacija

Šiuolaikinėje personalo tarnyboje, be tradicinių popierinių dokumentų, naudojami ir elektroniniai dokumentai. Art. 11 Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ nustatė specialius reikalavimus tokiems dokumentams:
"Elektroninis pranešimas, pasirašytas elektroniniu skaitmeniniu parašu ar kitu ranka parašyto parašo analogu, pripažįstamas elektroniniu dokumentu, lygiaverčiu dokumentui, pasirašytam ranka, tais atvejais, kai federaliniai įstatymai ar kiti norminiai teisės aktai nenustato ar nereikalauja reikalavimo tokį dokumentą surašyti popieriuje." .
Šiuo atveju elektroninio dokumento teisinę galią pagal šį įstatymą patvirtina elektroninis skaitmeninis parašas. Elektroninio skaitmeninio parašo teisinė galia pripažįstama, jei automatinėje informacinėje sistemoje yra programinės ir aparatinės priemonės, užtikrinančios parašo identifikavimą, ir jei laikomasi nustatyto jų naudojimo režimo. Be to, minėto federalinio įstatymo nuostatos nedraudžia naudoti kitų elektroninio dokumento ranka parašo analogų kaip rekvizitus, identifikuojančius informaciją.
Apskritai elektroninio dokumento detalių sudėtis turi atitikti GOST R 6.30-2003 reikalavimus.
Be to, GOST R 6.30-2003, nurodant rekvizitų, naudojamų rengiant dokumentus, sudėtį, ši sąvoka neapibrėžta. Apibrėžime yra GOST R 51141-98, pagal kurį reikalingas dokumentas yra privalomas oficialaus dokumento įforminimo elementas (GOST R 51141-98 2.1 punktas).

Dokumentų legalizavimas

Teisinę dokumento galią užtikrina kiekvienai dokumentų rūšiai nustatytas rekvizitų rinkinys ir registracija standartą atitinkančioje formoje.
Reikėtų prisiminti, kad skirtingus dokumentus sudaro skirtingas detalių rinkinys, o sudarant vieną dokumentą nereikia naudoti visos GOST aprašytos detalės. Kai kurie rekvizitai nesuderinami, pavyzdžiui, rekvizitas „Informaciniai organizacijos duomenys“ nurodomas tik raidėmis, o ant firminio blanko nerašoma „Dokumento rūšies pavadinimas“. Rengiant ir vykdant dokumentus, privalomų duomenų sudėtis gali būti papildyta kitomis detalėmis, jei to reikalauja dokumento paskirtis, jo tvarkymas. Prie suvienodintų dokumentų formų galite pridėti papildomos informacijos. Pavyzdžiui, prie darbuotojų priėmimo ir atleidimo iš darbo formos pridėkite reikiamą „personalo skyriaus vadovo parašas“, „tiesioginio vadovo parašas“. Tačiau atskirų detalių pašalinti iš vieningų formų neleidžiama.
Rekvizitų sudėtisapibūdinti konkretų dokumentą lemia dokumento sukūrimo tikslai, jo paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai bei dokumentavimo būdas.
Pagrindinis dokumentas, nustatantis rekvizitų sudėtį ir jų projektavimo reikalavimus, yra GOST R 6.30-2003.
Šiame dokumente nustatoma ši išsami informacija, naudojama rengiant ir vykdant organizacinius ir administracinius dokumentus - sprendimai, įsakymai, įsakymai, laiškai, protokolai, aktai ir kiti dokumentai, įtraukti į OK 011-93 (OKUD):
Dokumento formos kodasir jie tvirtinami pagal visos Rusijos valdymo dokumentacijos klasifikatorių (OKUD). OKUD yra neatsiejama vieningos techninės, ekonominės ir socialinės informacijos klasifikavimo ir kodavimo sistemos dalis ir apima vieningas dokumentavimo sistemas ir dokumentų formas, leidžiamas naudoti šalies ekonomikoje.
Organizacijos logotipas ar prekės ženklas (paslaugų ženklas) dedamas ant organizacijos firminio blanko pagal Chartiją (organizacijos reglamentas).
Organizacijos kodas (OKPO) tvirtinamas pagal visos Rusijos įmonių ir organizacijų klasifikatorių.
OGRN - pagrindinis juridinio asmens valstybinis registracijos numeris tvirtinamas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
INN / KPP- mokesčių mokėtojo identifikacinis numeris / registracijos priežasties kodas nurodomas pagal mokesčių institucijų išduotus dokumentus.
Įmonės pavadinimas, kuris yra dokumento autorius, turi atitikti pavadinimą, įtvirtintą jo dokumentuose. Virš organizacijos pavadinimo nurodykite sutrumpintą pavadinimą, o jei jo nėra - visą patronuojančios organizacijos pavadinimą (jei yra). Sutrumpintas organizacijos pavadinimas nurodomas tais atvejais, kai jis yra įtvirtintas steigiamuosiuose organizacijos dokumentuose. Sutrumpintas pavadinimas (skliausteliuose) dedamas po visu vardu arba po jo. Rusijos Federacijos sudedamųjų subjektų organizacijų pavadinimai, kurie kartu su valstybine Rusijos Federacijos kalba (rusų kalba), Rusijos valstybinės sudėties Rusijos Federacijos kalba, spausdinami dviem kalbomis.
Filialo, teritorinio skyriaus, atstovybės pavadinimas nurodomas tuo atveju, jei jis yra dokumento autorius, ir yra po organizacijos pavadinimu.
Organizacijos nuorodos apima pats savaime: pašto adresas; telefono numeris ir kita informacija organizacijos nuožiūra (fakso numeriai, teleksai, banko sąskaitos, el. pašto adresas).
Organizacijos parengto ar paskelbto dokumento rūšies pavadinimas turi būti nustatytas chartijoje (organizacijos reglamente) ir turi atitikti OKUD numatytas dokumentų rūšis (0200000 klasė). Pavyzdžiui, „Vidaus darbo reglamentai“, „Pareigybės aprašymas“.
Dokumento data yra jo pasirašymo ar patvirtinimo data, protokolui - susirinkimo (sprendimo priėmimo) data, akto - įvykio data.
Dviejų ar daugiau organizacijų išduotuose dokumentuose turi būti viena (viena) data.
Leidžiama du dokumento datos formatavimo būdai: skaitmeninis arba žodinis-skaitmeninis.
Taikant skaitmeninį metodą, dokumento data sudaroma arabiškais skaitmenimis seka:
mėnesio diena, mėnuo, metai. Mėnesio ir mėnesio diena sudaroma iš dviejų arabų skaitmenų porų, atskirtų tašku; metai - keturiais arabiškais skaitmenimis.
Pvz., Data 2011 m. Vasario 5 d. Turėtų būti suformatuota taip: 2011 05 02.
Data gali būti suformatuota tokia seka: metai, mėnuo, mėnesio diena, pavyzdžiui, 2011.02.05.
Šis datų formatavimo būdas plačiai naudojamas archyvuose - datos lentynose, aplankuose ir kituose dokumentuose rašomos „atvirkštine“ seka.
Taikant žodinį-skaitmeninį metodą, data turėtų būti paskelbta: 2011 m. Vasario 05 d
Dokumento registracijos numerį sudaro: nuo jo serijos numerio, kurį organizacijos nuožiūra galima papildyti bylos indeksu pagal bylų nomenklatūrą, informacija apie korespondentą, vykdytojus.
Dviejų ar daugiau organizacijų bendrai išduodamo dokumento registracijos numerį sudaro kiekvienos iš šių organizacijų dokumento registracijos numeriai, o po jų - brūkšnys pagal dokumento autorių eiliškumą.
Dokumento registracijos numeris priskiriamas pagal įrašą, padarytą atitinkamoje registracijos formoje. Skiriami šie registracijos formų tipai: registracijos kontrolinės kortelės (RCC); registracijos žurnalai (knygos); ekrano formos (naudojant kompiuterines technologijas). Kai kurių žurnalų ir knygų formas patvirtina oficialios įstaigos. Pavyzdžiui, knygos, skirtos darbo knygų ir jų intarpų judėjimui fiksuoti, forma buvo patvirtinta 2003 m. Spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos dekretu Nr. 69 „Dėl darbo knygų pildymo instrukcijų patvirtinimo“.
Tačiau dauguma formų yra kuriami savo nuožiūra darbdavys. Dokumentų formas galima peržiūrėti puslapyje Dokumentų formos
Neregistruotas dokumentas neturi teisinės galios !!!
Nuoroda į registracijos numerį ir datą dokumente yra registracijos numeris ir dokumento, į kurį reikia atsakyti, data. Šis reikalingas reikalingas laiškams.
Parengimo vieta ar dokumento leidimai nurodomi tuo atveju, jei jį sunku nustatyti pagal rekvizitus „Organizacijos pavadinimas“ ir „Informaciniai duomenys apie organizaciją“. Sudarymo ar publikavimo vieta nurodoma atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą, galima naudoti tik visuotinai priimtas santrumpas.
Adresatas gali būti organizacijos, jų struktūriniai padaliniai, pareigūnai ar asmenys. Kreipiantis į pareigūną su dokumentu, prieš pavardę nurodomi inicialai.
Organizacijos ir jos struktūrinio padalinio pavadinimas nurodomas vardiniu atveju. Asmens, kuriam adresuojamas dokumentas, pozicija nurodoma datinėje byloje,
Pavyzdžiui:
generaliniam direktoriui
AB „Parus“
V.A. Laptevas
arba

UAB "Mayak"
Apskaitos skyrius
Vyriausiasis ekonomistas
V.M. Kočetova

TSINYS 1 PAGE

Tačiau šis įstatymas sutelktas siaurai: jis orientuotas į teisinę elektroninio parašo galią dokumentuose ir sutapatina jį su ranka. Tuo pačiu metu vis dar nėra bendro teisėkūros akto, kuris mūsų šalyje reglamentuotų ED. Darbo eigoje naudojama tiek daug dokumentų rūšių, kad įstatymuose labai sunku nustatyti kiekvieną iš jų. Todėl šiandien skaitmeninė darbo eiga yra reguliuojama netiesiogiai, pasitelkiant keletą skirtingų teisės aktų. Vienas iš jų yra Rusijos Federacijos civilinis kodeksas, visų pirma, 160 straipsnis. Jame numatyta galimybė pasirašyti dokumentus ne tik ranka, bet ir bet kokius kitus, kuriuos numato Rusijos teisės aktai, įskaitant skaitmeninius. Šiandien popierinių ir elektroninių dokumentų teisinė galia pripažįstama lygi tik tais atvejais, kai laikomasi visų reikalingų detalių.

Dokumentų legalizavimas elektroninėse laikmenose

Vienas iš pagrindinių elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo aspektų yra viešojo EDS rakto nuosavybės patvirtinimas konkrečiam asmeniui išduodant parašo rakto sertifikatą, kuriame turi būti: unikalus parašo rakto sertifikato registracijos numeris, parašo rakto sertifikato, esančio sertifikavimo centro registre, pradžios ir galiojimo data; parašo rakto sertifikato savininko pavardė, vardas ir tėvavardis; elektroninio skaitmeninio parašo viešasis raktas; elektroninio skaitmeninio parašo priemonių, kuriomis naudojamas šis viešasis elektroninio skaitmeninio parašo raktas, pavadinimas; sertifikavimo centro, išdavusio parašo rakto sertifikatą, pavadinimas ir vieta; informacija apie santykius, kuriuos įgyvendinant elektroninis dokumentas su elektroniniu skaitmeniniu parašu turės teisinę reikšmę.

Elektroninio dokumento teisinės galios suteikimas

Dėmesio

2010 liepa 09:19 Pastaruoju metu vis daugiau organizacijų pereina prie elektroninių dokumentų valdymo sistemų. Kai kurie nori visiškai pašalinti dokumentus iš praktikos. Parengę dokumentą, mes dažnai jį pamirštame iki patikrinimo, pranešimo ar konflikto, kai šis dokumentas naudojamas kaip įrodymas.

Darbo konfliktai dažniausiai sprendžiami teisme. O kaip šiuo atveju yra su elektroniniais dokumentais? Byloje esantys įrodymai, vadovaujantis LR BK 183 str. Rusijos Federacijos Civilinio proceso kodekso 55 straipsnis yra informacija apie faktus, gautus įstatymų nustatyta tvarka, kuriais remdamasis teismas nustato aplinkybių, pagrindžiančių šalių reikalavimus ir prieštaravimus, buvimą ar nebuvimą, taip pat kitas aplinkybes, kurios yra svarbios teisingam bylos nagrinėjimui ir išsprendimui.

Elektroninių dokumentų saugojimo, apsaugos ir legalizavimo ypatybės

Pavyzdžiui, Civilinio proceso kodekse numatyta sąlyga, kad skaitmeniniai įrodymai taip pat laikomi įrodymais proceso metu, tačiau juos patikrinti būtina. Ir čia gali kilti siuntėjo identifikavimo problema. Todėl dvišalis susitarimas su organizacija, su kuria atliekamas el. Paštas, šiuo atveju būtų labai pageidautina priemonė.
Grįžti į turinį Geriausia praktika Siekiant išvengti ginčų, rekomenduojama vesti korespondencijos, faksų ir el. Laiškų žurnalą. Tai nėra būtina, tačiau tai bus papildoma garantija, kad tas ar kitas pranešimas bus perduotas. Be to, kai kurios organizacijos naudoja mišrią darbo eigos formą, kurioje pasirašyti dokumentai saugomi archyve, o darbe naudojama jų skaitmeninė versija.
Šis požiūris patikimai apsaugos jūsų organizaciją nuo įvairių teisinių incidentų.

Elektroninio dokumento teisinė galia ir jo privalomi atributai

Be to, negalima tinkamai užtikrinti perduotos informacijos konfidencialumo. Taigi, ar elektroniniai dokumentai turi teisinę galią, galima nustatyti keliais punktais:

• elektroninio skaitmeninio parašo buvimas, kuris buvo gautas įstatymų nustatyta tvarka;
• elektroninių skaitmeninių parašų naudojimas tik sertifikuotomis telekomunikacijų priemonėmis;
• egzistuoja šalių susitarimas dėl elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo arba taisyklės, kuriose išdėstyta ED išsaugojimo ir elektroninio skaitmeninio parašo naudojimo tvarka.

Tik įvykdžius šias sąlygas galima garantuoti elektroninio dokumentų valdymo teisinę galią. atgal į turinį Ypatingi atvejai Ne paslaptis, kad nemaža dalis kolegų ar klientų susirašinėjimo vyksta keičiantis žinutėmis el. paštu.

33 .. dokumentų legalizavimas mašininėse laikmenose

Elektroninių dokumentų srautus Rusijoje reguliuoja:

• federalinis įstatymas Nr. 402-FZ „Dėl apskaitos“, 2011 m. Gruodžio 6 d.,
• federalinis įstatymas Nr. 63-FZ „Dėl elektroninių parašų“, 2011 m.
• rusijos finansų ministerijos įsakymas N 174n „Dėl sąskaitų faktūrų išrašymo ir gavimo elektroninėmis priemonėmis telekomunikacijų kanalais, naudojant patobulintą kvalifikuotą elektroninį parašą, patvirtinimo tvarkos“, 2015 m. Lapkričio 10 d.

Kuo elektroninis dokumentas tampa legalus? Kompiuteryje sukurtas dokumentas arba popierinio dokumento nuskaitymas dar nėra teisiškai reikšmingas. Dėl skirtingi tipai dokumentai turi skirtingus teisinės galios garantus. Įforminti dokumentai Tokie dokumentai apima sąskaitas faktūras, ataskaitų teikimą, darbo sutartį su nuotoliniu darbuotoju, prašomų dokumentų sąrašą.

Elektroninio dokumento teisinė galia

Be abejo, praeis šiek tiek laiko, kol elektroninis parašas taps plačiai naudojamas organizacijoms keičiantis dokumentais. Tačiau niekas netrukdo greitai įvesti skaitmeninius parašus ir atitinkamai elektroninius dokumentus organizacijose. Tiesą sakant, teisės aktuose jau egzistavo elektroninio parašo, kaip įprasto parašo analogo, samprata.

Svarbu

Ši situacija leido naudoti elektroninį parašą, su sąlyga, kad šalys pasirašė susitarimą, kuriame buvo nustatytos visos EDS naudojimo sąlygos. Dėl šios priežasties Rusijos praktikoje yra realių skaitmeninių parašų naudojimo pavyzdžių, pavyzdžiui, tarpbankinėje mainų sistemoje. Jei tam tikri galimi teisiniai konfliktai iš tiesų kelia susirūpinimą, galima rinktis kompromisą.

Prie elektroninių dokumentų, turinčių teisinių pasekmių, gali būti pateikiamos popierinės kopijos su „tikru parašu“.

Elektroninio dokumento samprata, teisinė jėga

Elektroninis duomenų mainai yra tikrovė, su kuria šiandien susiduria beveik visi. Informacinės sistemos, kompiuterių tinklai, el. Paštas - tai nėra išsamus priemonių, kuriomis keičiamasi duomenimis elektronine forma, sąrašas. Dokumentų srautų automatizavimo sistemos naudojimas yra svarbus veiksnys, prisidedantis prie sprendimų priimančių ir jų įgyvendinimą kontroliuojančių asmenų darbo efektyvumo padidėjimo, t.
organizacijų vadovai. Daugiau nei 80% įmonių informacinių išteklių sutelkta dokumentuose, o dokumentų srautas yra pagrindinė valdymo technologija: valdymo sprendimai yra sudaromi, apie juos pranešama atlikėjams, o tada jie kontroliuojami dokumentų forma.

Didėjantis unikalumas

Rekvizitai, apibrėžiantys teisinę galią Teisinis veiklos reguliavimas elektroniniais dokumentais pateikiamas šioms detalėms. Taip pat skaitykite

• dokumento rūšies pavadinimas (išskyrus raides);
• serijos numeris;
• įmonės pavadinimas,
• registracijos data;
• kūrimo ir pasirašymo vieta;
• elektroninis skaitmeninis parašas (popieriuje - tai įprastas parašas).

Jie taip pat suteikia teisinę galią dokumentui ir popieriui. Elektroninį skaitmeninį parašą galite gauti tik sertifikavimo centre, kuris yra registruotas NSO.
Toks parašas yra lygiavertis ranka parašytam parašui ir turi tą patį teisinį poveikį. turinys Korespondencijos apsauga Pats pranešimas, paraiška ar užsakymas elektronine forma neturi teisinės galios, nes nėra jokios garantijos, kad apdorojant dokumentas nebus pakeistas.

Elektroniniai dokumentai kaip įrodymai

Elektroninių dokumentų naudojimo teismo procesuose problema nėra tokia nauja, pirmą kartą ji buvo svarstyta 1979 m. SSRS valstybinio arbitražo instrukcijose Nr. I-1-4 „Dėl dokumentų, parengtų naudojant elektroninius dokumentus, naudojimo kaip įrodymo arbitražo bylose. skaičiavimo technologija ". Paskelbus pirmąjį šį klausimą reglamentuojantį norminį aktą, jo 1 punkte iškilo vis dar neišspręsta elektroninio dokumento originalo ir kopijos nustatymo problema. Joje sakoma, kad jei ginčo išsprendimui reikalingas dokumento originalas, tuomet pirmoji kopija turi būti pateikta teismui. Taigi, tai buvo apie teismo aprūpinimą kompiuteriu, kuriame buvo sukurta byla. Ši keistenybė atsiranda dėl esminio rašytinių įrodymų ir elektroninių įrodymų skirtumo.