Kaip sekasi atlikti reikalus. Naudojant David Allen GTD sistemą
Ieškote būdų, kaip dirbti mažiau ir nuveikti daugiau? Ėmęsi dviejų dešimčių projektų, ar praradai situacijos kontrolę? Gal tiesiog susikaupė nuovargis: darbas, namai, fitnesas, sveika gyvensena, draugai, tėvai, šeima, vaikai?
Šiuo atveju jums gali padėti Davidas Allenas ir jo GTD metodas. Tai antistresinė vakcina, kuri išmokys valdyti laiką ir protą.
GTD metodo esmė
Davidas Allenas sukūrė ir išbandė asmeninę veiklos strategiją, kad maksimaliai padidintų vertę įdedant mažiausiai pastangų. Jis apibūdino būdą, kaip efektyviai paskirstyti laiką tarp svarbių ir būtinų darbų. Jo metodo pavadinimas – Getting Things Done (GTD) – verčiamas kaip „užbaigti reikalus“, nors reikšmė labiau tinka „kaip sutvarkyti reikalus“. Principai paprasti:
1. Visi nebaigti darbai iš galvos perkeliami į išorinį diską. Informacija renkama ir įrašoma į sąrašą. Įnešama viskas: net ir mažiausia. Sąrašas turėtų būti prieinamas bet kuriuo metu, jį reikia nuolat žiūrėti.
2. Paaiškinimai įrašomi, kad ateityje nereikėtų gaišti laiko mąstant apie problemą.
3. Sukuriama priminimų apie sąrašus sistema. Juos reikia reguliariai (kasdien, kas savaitę) atnaujinti: išbraukti atliktas užduotis, įvesti naujas. Valdymas vykdomas: horizontaliai – per visą darbų sąrašą; vertikalus – kiekvienu konkrečiu atveju (kas buvo padaryta ir kokios perspektyvos).
Norėdami optimizuoti savo darbą, suplanuokite konkretų užduoties laiką ir datą. Naudokite planuoklį arba kalendorių. Klausykite Davido Alleno patarimų. Atlikite visus veiksmus paeiliui.
Praktikuojamės?
1. Perdavimas. Mintyse paryškinkite ir vienu sakiniu ant popieriaus užrašykite pirmąją jūsų galvoje iškylančią situaciją / užduotį / projektą. Nesvarbu, ar siekis susijęs su profesine veikla, šeima ar asmenybe. Tai turėtų atrodyti kaip sėkmingas darbo rezultatas. Pavyzdžiui:
· Išvykti atostogauti į Maldyvus vienas / su visa šeima;
· Įkurti gamyklą / parduotuvių tinklą Čeliabinske;
· Iškepti pyragą / blynelius pagal močiutės receptą.
2. Paaiškinimai. Užsirašykite konkrečius fizinius veiksmus, kurių reikia imtis norint pažangą šiame projekte. Ką tu gali padaryti dabar? Kur eiti? Kam man skambinti? Ką rašyti? Su kuo pasikalbėti?
· Paskambinkite į kelionių agentūrą, kad pasirinktumėte maršruto variantus;
· Siųsti paruoštą užklausą el. paštu;
· ABV parduotuvėje pirkite miltus, sviestą, kiaušinius.
3. Pagalvokite, kaip tai rekomenduoja daryti
Davidas Allenas. Kas pasikeitė po trumpo apmąstymo? Paprastai konkrečios užduoties paryškinimas ne tik sustiprina jos kontrolę, bet ir leidžia atsipalaiduoti. Kadangi susiformavo konkretus norimo rezultato įvaizdis, nubrėžti pirmieji žingsniai link jo, nustatyti reikalingi ištekliai.
Galvok ne apie problemą, o apie tai, kaip ją išspręsti.
Apmąstymas ir tikslų nustatymas yra jūsų intelektualus darbas. Intelektualaus darbo produktyvumą lemia atsakymas į klausimą: „Kokie tikėtini darbo rezultatai? Kuo aiškiau apibrėžtas rezultatas, tuo didesnis jūsų intelektinis produktyvumas.
Problema virsta konkrečia užduotimi, kurią reikia išspręsti. Procesas suskirstytas į paprastus veiksmus, iš kurių artimiausias įvykdomas nedelsiant. Žmogus nepergyvena užduočių viena po kitos: noriu kada nors išmokti dainuoti, skubiai reikia padaryti projektą, pasiimti vaiką iš darželio. Tai sudaro sąrašą ir nustato konkrečių veiksmų atlikimo kelią:
· Norint išmokti dainuoti, reikia paskambinti korepetitoriui – tai užtruks 2 minutes. Skambinu dabar;
· Projektui reikia nueiti į parduotuvę pirkti medžiagų pagal sąrašą, kad rytoj padarytum maketą, o pakeliui vaiką pasiimsiu.
GTD sistemos dėka galvos neapkrauna karštligiškos mintys apie neįgyvendintus projektus. Sąrašas jau prieš jus. Galite atsipalaiduoti ir pereiti prie kito žingsnio.
Tai kaip prekybos centre
Galite vaikščioti ir nuolat turėti omenyje produktus, kuriuos turite nusipirkti. Tai atima visas jėgas, bet vis tiek kažkas, bet tai bus pamiršta arba susirinksite krūvą nereikalingų daiktų.
Arba galite ateiti į parduotuvę su sąrašu, surašytu ant popieriaus (išmaniojo telefono): tokiu atveju smegenų resursai išleidžiami tik proceso optimizavimui. Pažvelgęs į sąrašą ir pamatęs ten pieną, eini ir perki, atkreipdamas dėmesį į veislę, gamintoją, pagaminimo datą, kainą. Tai atneša daugiau naudos sveikatai ir šeimai.
Nustačius rezultatą, žmogus juda teisinga kryptimi, nuolatos sau užduodamas klausimą: „Kokį kitą žingsnį reikia žengti, kad priartėtume prie tikslo?
Nematerialias mintis paverskite fiziniais veiksmais
Davidas Allenas siūlo pagalbinių įrankių rinkinį, kad išlaisvintų smegenis nuo rutinos, kad būtų galima dirbti su pasauliniais projektais. Užduočių sąrašą galima išsaugoti naudojant, pavyzdžiui:
- dienoraštis;
- dėklai popieriaus lapams;
- aplankai su lipdukais;
- elektroniniai organizatoriai arba sklandytuvai;
- užduočių vadovai (žr. mūsų).
Daugelį didžiulių projektų sudaro nedideli veiksmai, kurių kiekvienas trunka 1–2 minutes. Tokiu atveju tereikia padaryti ir pamiršti. Tai yra dviejų minučių principas – vienas iš pagrindinių GTD. Įpraskite tai naudodami paprastą sekiklį (apie tai rašėme).
Elektroninę Davido Alleno knygos „Kaip sutvarkyti reikalus“ versiją galite atsisiųsti iš šių nuorodų: bookscafe.net, BookPoisk, FB2LIT.
Tuo pačiu metu, jei dauguma elektroninių bibliotekų siūlo įžanginį fragmentą su nuoroda pabaigoje, kur sumokėję galėsite atsisiųsti visą knygą (kaina nuo 170 iki 400 rublių), tai bookscafe.net siūlo dvi iš 7 Davido Alleno knygų už Laisvas.
Mūsų svetainėje galite studijuoti šiuolaikinius laiko valdymo būdus.
Puikus pasirinkimas nemokamų savęs tobulinimo priemonių: planuotojai, organizatoriai, dienoraščiai, kontroliniai sąrašai – spauskite nuorodą „40+ sąrašų, kurie padės susitvarkyti reikalus“.
Popierinį knygos variantą „Kaip susitvarkyti“ galite įsigyti internetinėse parduotuvėse: Ozonas, Labirintas, knyga24.
Išvada
Ar daug metų svajojote išmokti tvarkyti savo gyvenimą? Atėjo laikas. Padarykite proveržį: padidinkite savo efektyvumą, palengvinkite bet kokį darbą. Išlaisvinkite savo mintis nuo rutinos, tapkite kūrybišku žmogumi.
Pradėkite šiandien. Ne tik skaitykite knygą, bet ir naudokite GTD metodus. Asmeninė praktinė patirtis yra naudingesnė nei dešimtys perskaitytų knygų. Iššūkis naudoti GTD 40 dienų. Kodėl 40? Nes būtent per tiek laiko žmogus spėja įsisavinti, įsitraukti, įvertinti naujas veiklas. GTD metodas optimizuoja intelektualinį darbą profesinėje ir asmeninėje srityse. Bus tvarka reikaluose, bus tvarka galvoje ir gyvenime.
Taigi. Koks tavo kitas žingsnis?
Neprarask. Prenumeruokite ir gaukite nuorodą į straipsnį savo paštu.
Davido Alleno knygos „Kaip atlikti reikalus: produktyvumo be streso menas“ pratarmė prasideda taip: „Bet kuriam šiuolaikiniam žmogui labai trūksta laiko, ir kiekvienas skundžiasi savo netvarkingumu – pamiršti apie svarbų dalyką. susitikti, pavėluosite arba nespėjate paskambinti telefonu. Dėl to pablogėja santykiai su kolegomis, draugais, žlunga darbo planai, pablogėja savijauta. Kuo labiau organizuotas žmogus, tuo lengviau jam sekasi susitvarkyti darbą, buities darbus ir gyvenimą apskritai, tuo geresni jo santykiai su aplinkiniais.
Tokios situacijos daugeliui žinomos. O knygos autoriaus pažadas padėti tapti organizuotesniems daugeliu atžvilgių paaiškina jos sėkmę. Tai liudija ne tik nuo 2001 metų vien Amerikoje parduota per 600 tūkstančių kopijų, bet ir daugelio autorių tolesnis Alleno koncepcijos vystymas, specialios programinės įrangos, įskaitant mobiliąsias aplikacijas, kūrimas, paremtas Getting Things Done (GTD) metodu. Visi internetiniai ištekliai yra skirti individualiems Alleno metodams (pavyzdžiui, „43 aplankai“). Tai aiškiai parodo, kad autoriaus įvykiai padarė didelę įtaką tokiai sričiai kaip asmeninis. Todėl šiame straipsnyje kalbėsime apie GTD sampratą, veikimo principus, taip pat kai kuriuos praktinius aspektus, kuriuos kiekvienas gali pritaikyti savo veikloje.
Kaip viską padaryti iki galo
Pabaigti darbus- asmeninio efektyvumo didinimo technika, sukurta ir aprašyta Davido Alleno to paties pavadinimo knygoje. Santrumpa GTD yra labiau paplitusi. Vikipedijoje rašoma, kad verčiant frazę iš anglų kalbos į rusų kalbą, klaidingai vartojama formuluotė „sutvarkyti reikalus“ (tokiu pavadinimu rusiškame vertime išleista knyga), o reikia „sutvarkyti reikalus“. Įdomus faktas yra tai, kad rusakalbių ir anglakalbių Vikipedijų interpretacijos apie patį GTD metodikos supratimą skiriasi: pirmoji vadina ją nepriklausoma ir ribotai susijusia su laiko valdymu, o antroji teigia, kad GTD yra metodas. laiko valdymo sistema.
Daugelis ekspertų atkreipia dėmesį į specifinį Allenui būdingą pateikimo stilių. Jo idėjos, skirtingai nei Stepheno Covey pateiktos „“, nėra įkvepiančios, tačiau pateikia griežtą ir išsamų algoritmo aprašymą. Skirtingai nei Covey, kuris nestokoja filosofinių apmąstymų ir reikalauja aiškiai suformuluoti misiją, apimančią pagrindinį gyvenimo tikslą, Allenas, priešingai, kuria sistemą „iš apačios į viršų“. Jis įsitikinęs, kad norint pakeisti savo gyvenimą, reikia pradėti ne nuo globalių užduočių, o nuo smulkiausių aplinkinių smulkmenų sutvarkymo.
„Rekomenduoju veikti pagal principą“ iš karto“ – taip autorius apibūdina savo metodo taikymą. Anot Alleno, reikia ne tik skaityti ir užsirašyti, bet ir iš tikrųjų pradėti juo naudotis, nes tam nereikia ypatingų įgūdžių, o rezultatas neprivers laukti.
Taigi, apsiginklavę autoriaus patarimais, prieiname prie svarbiausio dalyko: klausimo apie daiktų atvedimo iki galo metodo esmę. Daugelis kritikuoja GTD koncepciją dėl jos sudėtingumo ir nesuprantamumo, o tai tuo pat metu netrukdo kiekvienam kurti savo sistemą, priėmus tik keletą postulatų. Žemiau pateikiamos tik tokios rekomendacijos iš knygos „Getting Things Done“:
Erdvės organizavimas
Viena pirmųjų knygoje pateiktų rekomendacijų. Anot Alleno, darbo vieta yra tarsi kontrolinis taškas, kuriame prasideda kiekviena diena. Esmė čia labai abstrakti – esmė ne tiek ta, kad darbo vieta nebūtų perpildyta popieriais ir išsibarsčiusiais biuro įrankiais (tai reikalavimas, būdingas kiekvienam, kuris griebiasi laiko planavimo), o tame, kad reikia ją organizuoti tiek, kiek galima "sau. ", Pagal jūsų veiklos tipą ir poreikius. Taip pat yra specifiškumas: GTD metodas reiškia, kad be stalo, žinoma, yra ir šių atributų:
- popieriaus padėklai (ne mažiau kaip trys gabalėliai);
- A5 formato popieriaus pakuotė;
- rašiklis arba pieštukas;
- lipnūs lapeliai (~ 8 x 8 cm);
- savaržėlės;
- Skalbinių segtukai dideliems popieriaus rutuliams;
- segiklis;
- škotas;
- trintukas;
- prietaisas etikečių klijavimui;
- Aplankai popieriams;
- dienoraštis;
- Šiukšliadėžė.
Nuorodų informacijos saugojimo sistema
Tokia sistema reikalinga kiekvienam. Spintelė korespondencijai saugoti, daug aplankų, etikečių klijavimo aparatas – žodžiu, viskas, kas prisideda prie bet kokios gaunamos informacijos struktūrizavimo, siekiant vėliau lengvai ją pasiekti. Autorius įsitikinęs, kad laiško ar dokumento įdėjimo į tokią sistemą procesas turėtų užtrukti ne ilgiau kaip 60 sekundžių. Todėl geriau sutvarkyti kažką panašaus į abėcėlinį katalogą, kuris leis greitai ir patogiai pasiekti informaciją.
Sąrašai
Be kalendoriaus planavimo priemonės, kiekvienas turi turėti 4 sąrašus:
1. „Kiti žingsniai“. Šiame sąraše surašykite dalykus, kuriuos turite padaryti artimiausiu metu. Nesvarbu, kokia tai forma – popierinis sąsiuvinis ar tekstinis dokumentas asmeninio kompiuterio darbalaukyje, svarbu, kad jis nuolat būtų su jumis. Tokiu būdu turėsite nuolatinį priminimą apie tai, ką reikia padaryti. Tokį sąrašą reikia redaguoti, kasdien jame daryti naujus įrašus.
2. Projektai. Šiuo pavadinimu Allen reiškia įmones, kurios yra keli susiję poveiksmiai, todėl jiems atlikti reikia daugiau nei vieno veiksmo. Projektus reikia stebėti, kad būtų galima spręsti apie jų įgyvendinimo eigą (kas savaitę).
3. Atidėtas. Šiame sąraše pateikiami projektai, kurių įgyvendinimas yra kažkam deleguotas arba reikalauja išorinių veiksnių įtakos. Taip pat juos reikia sistemingai tikrinti (bent kartą per savaitę).
4. Kada nors / gal. Iš sąrašo pavadinimo aišku, kad tai neapibrėžtų ateities užduočių sąrašas, pavyzdžiui, nubėgti maratoną ar pradėti rašyti tinklaraštį.
Šių sąrašų tvarkymas glaudžiai susijęs su pagrindiniais principus GTD: rinkimas, apdorojimas, organizavimas, peržiūra ir veiksmas.
Kolekcija. Davidas Allenas vartoja terminą „krepšelis“, reiškiantį informacijos fiksavimą bet kurioje laikmenoje, siekiant išlaisvinti protą. Tai gali būti organizatorius, dienoraštis, nešiojamas kompiuteris. Turite viską išmesti iš galvos (šiuo atveju perkelti) ir pereiti į kitą etapą.
Gydymas. Apdorojant informaciją, ji turėtų būti suskirstyta į du tipus: vieną, kuriai reikia veiksmų, ir kitą, kuriai nereikia. Dirbdami su pirmuoju tipu, tai darome patys, deleguojame arba atidedame. Dirbdami su antruoju, atidedame į nuorodų informaciją, atsikratome, įtraukiame į sąrašą „kada nors“.
Dviejų minučių taisyklė - jei atlikti darbą užtrunka mažiau nei 2-5 minutes, jį reikia atlikti nedelsiant.
Apžvalga užduočių sąrašą reikia atlikti kasdien arba kuo dažniau. GTD reikalauja bent kartą per savaitę peržiūrėti visas veiklas, projektus ir „atidėtus“ elementus.
Veiksmas. Fizinis užduočių vykdymas.
Be to, kas jau buvo pasakyta, norime atkreipti jūsų dėmesį į tai, kad GTD nėra unikali priemonė, o technikų rinkinys. Galite juos remtis, koreguoti, keisti pagal savo veiklos tipą ir poreikius.
Pasiekimų kontrolė
Kad smulkmenos, į kurias išskirstėme savo didelius, judėtų link užbaigimo, svarbu suprasti, kokio tikslo siekiame, kokių rezultatų norime pasiekti. Kaip jau minėta, pagal tai planuojama eilė nuoseklių veiksmų ir priminimų, sujungtų į vieną susistemintą sistemą. Kuo sunkesnė užduotis, tuo labiau ji turėtų būti padalinta į mažesnes „plytas“ ir kuo detalesnė ši sistema. Pažvelkime atidžiau į pasiekimų etapus:
- Atsakymas į klausimą, ko norime pasiekti. Turime aiškiai suprasti, kodėl atliekame tam tikrus veiksmus. Tai tarsi lankininkas, taikiantis į taikinio akis. Jis gali atlikti daugybę veiksmų nuo lanko stygos traukimo iki šaudymo, tačiau rezultatas vis tiek bus patikrintas strėle pataikius į taikinio centrą. Neatsakęs į klausimą, jis gali pasiųsti rodyklę į auditoriją.
- Atsakymas į klausimą – kaip mes norime pasiekti. Čia daugumai žmonių pradeda aktyviai dirbti idėjų generatorius, išduodantis ir tinkamas, ir atvirai kliedesį. Pirma, viską sutvarkius be kritikos, o paskui atrinkus tinkamiausius, tikslą lengviau pasiekti.
- Pasirinkti geriausią trajektoriją ir sekti ją tiesiogiai. Taigi, atsakę į klausimus, galite susidaryti aiškų planą, kuriuo vadovaudamiesi galime pasiekti savo tikslą.
Jūsų gyvenimas susideda iš užsibrėžtų tikslų, jūsų veiksmų serijos ir pasiektų rezultatų. Kuo geriau galėsite struktūrizuoti informaciją įvairiais lygiais, kurti ir sekti veiksmų grandines, tuo geriau galėsite susitvarkyti savo reikalus.
Šiek tiek apie autorių
Pabaigai šiek tiek apie patį autorių. David Allen (g. 1945 m. gruodžio 28 d., Shreveport, JAV) yra laiko valdymo ir asmeninio produktyvumo ekspertas ir konsultantas. Būdamas paauglys, jis mėgo, laimėjo Luizianos valstijos debatų čempionatą. Universitete jis įgijo Amerikos istorijos studijų specialybę. Baigęs koledžą D. Allenas ilgai ieškojo savo vietos gyvenime. Jo paties patikinimu, iki 35 metų jis pakeitė mažiausiai 35 profesijas. Jo užimamų pareigų sąrašas išties įspūdingas, o kartais net egzotiškas. Būsimasis treneris dirbo padavėju, virėju restorane, karatė mokytoju, magas, tekintoju, vitaminų ir mopedų pardavėju, kelionių agentu, turizmo vadybininku, kraštovaizdžio dizaineriu. Devintajame dešimtmetyje jis pradėjo kurti mokymo programas „Lockheed Corporation“ vadovams ir vadovams.
Šiandien D. Allenas vadovauja nuosavai koučingo įmonei efektyvaus valdymo ir produktyvumo srityje. Pats Allenas retai veda viešus seminarus. Jis taip pat yra vienas iš Actioneer Inc – įmonės, kuri specializuojasi biuro reikmenų gamyboje, įkūrėjų.
Allenas parašė tris knygas – jau išgarsėjusią „Getting Thinging Done: The Art of Streso Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life“, taip pat „Maing It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Gyvenimas".
4brain vartotojams nuolaida
Pats Allenas labai retai veda viešus seminarus, tai daro jo sertifikuoti studentai. Taigi Rusijoje, Baltarusijoje ir Kazachstane jos sertifikuotas partneris yra „Everconsult“ įmonė, vedanti mokymus apie GTD.
Bendrovė „Everconsult“ susisiekė su mumis ir pasiūlė visiems mūsų svetainės naudotojams 15% nuolaidą jų renginiams (kurie domisi). ... Norėdami gauti nuolaidą registracijos metu, tereikia įvesti reklamos kredito kodą.
Atskleisiu keletą efektyvumo paslapčių gyvenime ir versle...
Mažas lapelis, kaip susitvarkyti verslą ir pradėti gyventi efektyviai!
Davidas Allenas asmeniškai kviečia į treniruotę Maskvoje. Turiu pasakyti, kad jo knygų parduota daugiau nei 2 milijonai egzempliorių!
Ir jo sistema tikrai veikia!
Kai tik pažinsi GTD sistemą, tavo gyvenimas nebebus toks kaip!
Prisimenu, kad mane labai sužavėjo Davido Alleno pasirodymas!
Griebiame tūkstantį daiktų, pakeliui stengdamiesi nepamiršti kasdienių smulkmenų, dažnai pamirštame tikslą, bet prisimename neišvengiamai artėjančius terminus.
Kartais užduočių lavinos baimė tiesiogine to žodžio prasme paralyžiuoja smegenis ir apima apatija, vilkinimas, depresija. Darbas tokiais momentais juda lėtai, rodos, net pelės žymeklis vos ropoja per monitorių.
Ši situacija yra tuo pavojingesnė, kuo daugiau žmonių dirba komandoje, ypač kai kalbama apie kūrimo komandą.
Idėja pakviesti į mūsų konferencijąDavidas Allenas buvo netikėtas, bet neatsitiktinis. Iš pirmo žvilgsnio asmeninė GTD koncepcija pateikia geras rekomendacijas kiekvienam kūrėjui atskirai ir visam kūrimo procesui. Žinoma, GTD metodas nėra toks „aštrintas“ programinės įrangos kūrimo procesui, kaip judrus, tačiau nepaisant to, jis gali jį papildyti arba tapti pirmuoju žingsniu komandos perėjimo prie judrios kūrimo metodikos kelyje. Kas yra GTD programuotojui?
GTD principų taikymą kuriant padalinkime į du blokus: asmeninį, kai kalbama apie individualų žmogų, ir komandinį, kai kalbama apie įmonę ar kūrėjų grupę. Apskritai principai tie patys, tačiau komandoje juos įgyvendinti daug sunkiau, nes bus garantuotas sabotažas ir darbuotojų ar komandos vadovo pasipriešinimas.
Joks žmogus nėra sala
Vienas iš GTD metodo pagrindų – užduočių perkėlimo iš žmogaus atminties į išorinį šaltinį principas. Taigi žmogaus smegenys nustoja nerimauti dėl visų planų, nuo nereikšmingų iki globalių, galvojimo, o ima koncentruotis ties šiuo metu tikrai svarbiomis užduotimis ir jų įgyvendinimu. Kažkas sako, kad GTD metodas efektyviai naudojamas norint atlaisvinti asmeninę erdvę ir rasti pusiausvyrą tarp darbo ir, pavyzdžiui, pomėgio ar šeimos. Tačiau žvelgiant iš praktiško kūrėjo pozicijų, GTD pirmiausia reikalingas tam, kad būtų išlaikytas balansas tarp darbo ir... darbo.
Programuotojai, sistemų architektai ir projektų vadovai nuolat dalyvauja kelių prioritetų, užduočių ar projektų rėmuose. Dažnai aplinkybės neleidžia atlikti vienos užduoties, todėl turite sugebėti greitai atstatyti. Toks skubėjimas iš projekto į projektą dažnai generuoja stresą, bet ne tą, kuris kyla iš nemylimo darbo, o stresą kaip fiziologinį ir emocinį reiškinį. Kuo didesnis nerimo lygis, tuo sunkiau susidoroti su pavestomis užduotimis. Čia atsiranda GTD.
Filtrų nustatymas darbų sąraše
Visų pirma, reikia nustatyti apribojimus, tarp visų užduočių pasirenkant pagrindinį. Palikdami pagrindinį dalyką, jūs išlaisvinate laiką ir energiją bei sukuriate impulsą veikti su daug mažesnėmis pastangomis nei tada, kai laikote visas smulkmenas savo galvoje. Yra rutina, yra svarbūs projektai, yra ateities planai. Tuo pačiu metu visos šios kategorijos turi pagrindinį dalyką. Norėdami tai paryškinti, turite atlikti kelis veiksmus:
- pasirinkti pradėtas, bet nebaigtas užduotis;
- atrinkti didžiausią susirūpinimą keliančius atvejus;
- pasirinkti dalykus, kurių nenorite daryti ir kurie nuolat atidedami;
- pasirinkti įprastus dalykus, įskaitant buitinius.
Paprastai pagrindinis yra pirmosiose trijose grupėse. Atitinkamai, pirmenybė turėtų būti teikiama varginantiems ir nebaigtiems darbams – ne veltui sakoma, kad tikslus „Getting Things Done“ vertimas – „priimk reikalus į pabaigą“.
Organizuojame bendravimą
Nesvarbu, laisvai samdomas darbuotojas ar programuotojas, dirba nuotoliniu būdu ar komandoje, jis nuolat yra komunikacijos srityje: klientų skambučiai, vadovybės klausimai, vartotojų ir kolegų užklausos, informaciniai pranešimai iš SDK tiekėjų ir kt. ryšių negalima pavadinti nereikšmingais, tačiau jie turi mokėti kompetentingai apdoroti ...
- Nustokite tikrinti savo el. paštą kas 5 minutes – nustatykite iššokančius pranešimus, į kuriuos galėsite pažvelgti akies krašteliu. Įdėkite savo laiškus į aplankus ir perskaitykite juos, kai jie atnaujinami tam tikru momentu.
- Padalinkite visus ryšius pagal kontekstą: Skype, mobilieji skambučiai, fiksuotojo ryšio telefonas, bendravimas paštu ir tt Kiekviename kanale skirkite šiek tiek laiko bendravimui.
- Peržiūrėkite darbo ir asmeninius pokalbius. Galbūt, jei naujas darbuotojas jums be galo rašo arba senas kolega užduoda tokius pačius darbinius klausimus, turėtumėte paprašyti jų paruošti klausimus, skirti laiko pabendrauti ir išsiaiškinti visus sudėtingus dalykus.
- Stebėkite savo interneto naršyklę. Kūrėjai dažnai žiūri į profilių temas forumuose ar specializuotose svetainėse. Ten juos įstrigo įdomios temos ir diskusijos, kurios neturi nieko bendra su dabartine užduotimi. Tikrai įdomios temos skaitymą geriau atidėti naudojant žymes naršyklėje arba specialias nuorodų saugojimo priemones (pavyzdžiui, „Pocket“ priedą, kurį taip pat galima įdiegti kaip programą mobiliajame įrenginyje ir sinchronizuoti žymes).
- Sukurkite užrašų knygelę ir (arba) programą, kurioje surašysite visas užduotis su skubos ir svarbos žymomis. GTD verslo valdymui supažindina su laiko, konteksto (vietos), veiksmo sąvokomis. Norėdami tinkamai nustatyti užduočių prioritetus, įsivaizduokite paprastą filtrą, pavyzdžiui, „Excel“. Kiekvienai užduočiai priskirkite laiko parametrą (pagal valandą arba paros laiką), vietą (namai, darbas, gatvė, sporto salė, parduotuvė ir kt.). O tada užduotis paskirstykite maždaug taip: „prašyti pastabų dėl techninės užduoties – darbas – 14:00“ arba „skambinti į padangų servisą – gatvė – vakaras“. Tokiems įrašams yra daug programų, pradedant „Windows Task Scheduler“, kurią galite naudoti savo reikmėms, iki „Evernote“, „Rainlendar“ ir kruopščiai parašytų priminimų išmaniajame telefone.
Įsitikinę, kad turite tokį sąrašą, sumažinsite nerimą ir padėsite susitelkti ties kiekviena užduotimi.
Yra globalesnė problema, kuri taip pat turi įtakos bet kokio tipo užimtumo kūrėjams. Šiandien beveik kiekvieną savaitę išleidžiami nauji įrankiai, vadovai, komunalinės programos kūrėjams, karts nuo karto pasirodo pranešimai apie naujas karkasų versijas, naujas bibliotekas ir net naujas programavimo kalbas. Visa ši informacija kelia itin didelį profesionalų susidomėjimą, o kartais net sužavi ir priverčia išbandyti ką nors naujo (sukurti paprastą mobiliąją aplikaciją, „Brainfuck“ parašyti „Labas, pasauli!“ arba suburti naują atvirojo kodo projektą). Yra tik viena išeitis: paskirstyti interesus pagal jų svarbą esamų projektų, trumpalaikių ir ilgalaikių tikslų atžvilgiu. Susitelkimas į vieną užduotį leidžia padidinti asmeninį produktyvumą, atlaisvinti laiko ir pradėti mokytis naujos informacijos.
5 optimizavimo žingsniai
GTD metodas nustato penkis darbo su darbų sąrašu etapus.
Informacijos rinkimas.Reikia surinkti visas užduotis – tiesiog imk ir surašyk tušinuku arba į tekstinį failą visus įprastus, neužbaigtus, pasaulinius reikalus. Kartu svarbu atsiminti, kad, pavyzdžiui, užduotyje „Snegovik LLC greitosios ataskaitos parašymas“ slepiasi kelios svarbios ir papildomos užduotys, į kurias reikia atkreipti dėmesį: surinkti kliento reikalavimus, parengti ir patvirtinti techninę specifikaciją. , paprašykite duomenų masyvo ataskaitos testavimui ir tt... Būtina surašyti absoliučiai visas užduotis – kiek vėliau jas sugrupuosite.
Atkreipkite dėmesį ne tik į tuos projektus, kurie yra atmintyje, bet ir į tuos, kurie yra kompiuteryje – dažnai chaoso ne mažiau nei mintyse. Vertėtų suskirstyti failus į aplankus, atitinkančius kiekvieną projektą, atskirti asmens dokumentus nuo darbuotojų.
Apdorojimo procesas.Apdorokite informaciją pagal GTD pasiūlytą schemą: jei kažkas jau vykdoma, reikia tęsti darbą iki galo, jei pavyksta greičiau nei per dvi minutes – iš karto.
Klasikinis GTD apdorojimo algoritmas
Kalbant apie jums svarbų projektą, svarbu atsižvelgti į keletą niuansų.
- Atidėkite neskubias užduotis, pvz., nepagrindinių medžiagų, kurios neturi nieko bendra su esamu darbu, studijavimą.
- Jei įmanoma, deleguokite užduotis, pavyzdžiui, kolegoms ar laisvai samdomiems darbuotojams. Jei kodą rašote greitai ir efektyviai, bet nelabai mokate kurti svetainę, reklamuoti ar kurti, kreipkitės į profesionalus. Net jei tai jūsų pačių projektas, investicijos į kokybišką kažkieno darbą greitai atsipirks.
- Išmokite pasakyti ne. Tai turbūt vienas iš sunkiausių įgūdžių: visada yra dešimtys pažįstamų, kurių „Windows“ sugedo, į kodą įsivėlė klaida, reikalinga „Android“ programinė įranga ir prašoma „iPhone“ jailbreak. Šios nedidelės užduotys užima daug laiko. Jei nenorite gadinti santykių, internete susiraskite keletą galimų vadovų ir nusiųskite nuorodas kenčiantiems.
Sąrašo organizavimas.Perėjus pirmuosius du ir sunkiausius etapus, reikia organizuoti darbą su užduotimis. Čia galite naudoti paprastą taisyklę: padalinkite laiką savaitėmis, savaitės pabaigoje peržiūrėkite sąrašą ir sukurkite naują. Visos užduotys turėtų būti suskirstytos pagal terminus ir prioritetus. Norėdami tvarkyti užduotis, galite naudoti bet kurias jums patinkančias programas: tai mobiliosios „OneNote“ ir „Evernote“, „Asana“, „Redmine“, „Google“ kalendorius ir pan.
Šiame etape svarbiausia daug dėmesio skirti darbui su dabartiniais ar keliais projektais. Norėdami tai padaryti, galite naudoti minčių žemėlapius, kurie atspindės visus darbo etapus vaizdinės struktūros-žemėlapio pavidalu, pagal kuriuos tęsite projektą. Yra daug nemokamų ir mokamų programų su įdomiomis funkcijomis, leidžiančiomis sukurti minčių žemėlapį. Mums patinka patogus, nemokamas ir rusifikuotas , kuriame sukūrėme apytikslį nebaigto žemėlapio vaizdą, kuris nepretenduoja į teisingumą:
1 dalis
2 dalis
Nereikėtų skirstyti užduočių į paprastas ir sudėtingas, viską reikia daryti tvarkingai, tada laikas bus paskirstytas racionaliai.
Padaryta peržiūra.Šiame etape reikia pažymėti, kas buvo padaryta, išanalizuoti gedimų priežastis, sudaryti kito etapo (pvz., savaitės) planą.
Tiesą sakant, veiksmas.Užduotys turi būti atliekamos pagal turimus išteklius: pastangas, laiką, atlikimo vietą, taip pat nustatytą prioritetą. Jei norint greitai išspręsti problemą, jums trūksta išteklių, kurie pasirodys vėliau, pabandykite atidėti užduotį tuo metu, kai pasirodys priemonės geriau ją atlikti. Pavyzdžiui, jei baigiate kurti darbalaukio programą ir kai kuriems pakeitimams atlikti reikia atnaujinto SDK, kurio jūsų įmonė dar neįsigijo, bet planuojate įsigyti artimiausiu metu, atlikite pakeitimus, kuriuos galite atlikti. dabartinėje versijoje ir atlikite likusių pakeitimų užduotį aplanke arba faile su ateities užduotimis. Žinoma, ieškojimas būdų, kaip išspręsti problemą turimomis priemonėmis, atskleidžia jus kaip profesionalą, tačiau tam reikia didelių ir ne visada pagrįstų jūsų laiko ir pastangų išlaidų.
Štai keletas patarimų, kaip naudoti GTD principus, jei esate komandos kūrėjas arba dirbate savarankiškai.
- Suplanuokite savo projektą iš pradžių, o ne pakeliui, padalinkite jį į išsprendžiamas užduotis.
- Pabrėžkite konkrečius projekto darbo etapus ir pažymėkite darbo svarbą ir skubumą.
- Atlikite kiekvieną užduotį iki galo, nepalikdami jos vėlesniam laikui. Net jei žinote tik ilgą problemos sprendimo būdą, išspręskite ją. Tolesnio pertvarkymo metu bus galima atsikratyti neoptimalaus sprendimo.
- Reguliariai peržiūrėkite užduočių sąrašus, kad peržiūrėtumėte, kas buvo padaryta, ir pakeistumėte planus.
- Susikoncentruokite ties viena užduotimi vienu metu – taip sutaupysite laiko ir pastangų.
- Kiekvienam etapui skirkite laiko ir skirkite jam maksimalų dėmesį: reikalavimų rinkimui, kūrimui, vienetų testavimui ir kt.
GTD neįgyvendinama per vieną dieną – pirmiausia atsiranda kažkokie atskiri elementai, tada formuojasi taisyklės, galiausiai atsiranda įprotis ir apčiuopiamas rezultatas. Svarbiausia nesustoti. Beje, malonu, jei kai kuriuos savo GTD įgūdžius galite perkelti į komandą, su kuria dirbate – tai gali žymiai optimizuoti darbą įmonės viduje.
Saugumas yra skaičiais
Nepaisant to, kad GTD, kaip taisyklė, yra orientuotas į individualų asmenį, jis taikomas ir komandai, kurioje svarbu gebėti apibrėžti projekto viziją, tikslus, identifikuoti projektus ir priskirti atsakomybės sritis. Be to, daugelyje organizacijų jau egzistuoja ir sėkmingai naudojamas, galbūt, artimiausias GTD logikai subjektas - Ganto diagrama. Ganto diagrama labai tiksliai atspindi projekto išteklių, užduočių ir papildomų užduočių poreikį, apytikslį kiekvienos užduoties atlikimo laiką, darbo su užduotimi pradžios ir pabaigos datas, projekto etapus, kurie gali prasidėti tik pasibaigus darbui. ankstesnį etapą ir reikalingų išteklių atleidimą.
Tačiau dažnai visas išteklių ir užimtumo planavimo darbas yra švaistomas. Siedamas GTD su programinės įrangos kūrimu, Robertas Peakas, GTD evangelistas ir konsultacinės bendrovės David Allen CTO, vadovavęs techniniams projektams ir temą suprantantis vargu ar prasčiau nei pats generalinis direktorius, apie Ganto diagramą rašė:
„Mačiau tiek daug laiko, energijos ir pinigų nugrimzta į sudėtingas Ganto diagramas, kurios buvo sunaikintos pirmuoju vadovo pirštų paspaudimu. Bet kuri įmonė, kuri pasikliauja ABC prioritetiniais kodais ir griežtomis vadelėmis, kad programuotojai liktų programinės įrangos kūrimo užnugaryje, laukia kartaus nusivylimo.
Jis taip pat atskleidžia koncepcijos esmę. Faktas yra tas, kad jis skirtas ne tiek planavimui, kiek gebėjimui grįžti į nesėkmės tašką. Leiskite mums paaiškinti išsamiau. Bet kurio žmogaus ir bet kurios komandos gyvenime pasitaiko momentų, kai nukrypstama nuo užsibrėžtų tikslų ir visa veikla panyra į chaosą. Taip gali nutikti tiek dėl išorinių priežasčių, tiek dėl priežasčių, susijusių su individualia vidine įtaka: laikinai pasikeitus projekto eigai, atsiradus naujam investuotojui su nauja vizija, pertrauka itin skubiems darbams (pavyzdžiui, pasirengimas paroda). GTD užduotis komandoje – nesunkiai sugrįžti į tą tašką, kuriame reikėjo nutolti nuo darbo plano ir toliau veikti kaip anksčiau.
„GTD proto šlavimo dalis yra pakankamai paprasta, Davidas (Allenas) dažnai tai vadina savotišku „psichinės RAM“ atminties išmetimu. Atrodo, tarsi periodiškai tikrintumėte savo smegenis, kad pamatytumėte, kas pritraukia jūsų dėmesį, ištraukite ir pažiūrėkite į tai. Atrodo, kad sudarote šiuos galimybių (projektų ir tolesnių veiksmų) sąrašus, kurie suteikia jums apsaugos tinklą, užtikrinantį, kad kad ir ką darytumėte, darytumėte tai teisingai ir laikydamiesi dviejų minučių taisyklės (jei galite padarykite ką nors per trumpesnį laiką, padarykite tai per mažiau nei 2 minutes – apytiksliai) ir galvodami apie kitą veiksmą gausite statišką darbo būsenos momentinę nuotrauką, kurią naudodami galėsite lengvai grįžti į tą akimirką, kurią baigėte.
Kūrimo komandoje yra keturios pagrindinės veiklos, kurios pačios veikia kaip komandos GTD elementai.
- Regresinis testavimas – tikrinamos jau pataisytos šaltinio kodo dalys, taip pat su pakeistu kodu susieto funkcionalumo funkcionalumas. Kaip ekstremalaus programavimo dalis, jis iliustruoja GTD pakartojamumo, peržiūros ir nedviprasmiškumo požiūriu.
- Darbas su dokumentacija – dokumentacijos kūrimas ir testavimas leidžia tiesiog perkelti svarbias žinias ir užduotis ant popieriaus. Nei naudotojams, nei testuotojams, nei kūrėjams jų nepamiršti – jei reikia, galite pasiskaityti dokumentaciją ir patikslinti neaiškų dalyką arba rasti atsakymą į klausimą apie programos veikimą.
- Kodo pakeitimas yra kodo tobulinimo procesas nekeičiant funkcionalumo. Ekstremalaus programavimo šalininkai atlieka periodinius pertvarkymus, kad pagerintų programos veikimą, supratimą ir kodo skaitomumą. Yra įmonių ir komandų, kurios vengia pertvarkyti. Daugeliu atvejų taip yra dėl baimės, kad kodo pakeitimai sukels sistemos gedimą. Paprastai toks požiūris veda į programos stagnaciją ir senėjimą.
- Protų šturmas. Procesas, kuris viena ar kita forma vyksta bet kurioje komandoje. Tai tik informacijos ir idėjų rinkinys. Smegenų šturmo metu ir po jo taip pat gali būti generuojami minčių žemėlapiai.
Daugeliu atvejų programuotojas darbe atlieka daug daugiau užduočių nei rašo kodą. Be to, kuo daugiau patirties ir kvalifikacijos jis turi, tuo įvairesnių užduočių jam skiriama. Tam tikru momentu ištinka krizė, kai pareigos ir įsipareigojimai pradeda slegti darbuotoją ir gerokai sumažinti jo produktyvumą. Akivaizdu, kad su tuo galima ir reikia kovoti, ir ne direktyviniais metodais bei represinėmis priemonėmis, o GTD pagalba, kuria siekiama evoliuciškai pakeisti požiūrį į darbą. Daugybė šį metodą išbandžiusių žmonių apžvalgų pasakoja apie didelius sunkumus pradžioje ir ne mažiau reikšmingas sėkmes proceso pabaigoje. Juk sakoma, kad įprotis susiformuoja per 21 dieną. Kodėl nepabandžius?
P.S.: Konferencijos metu bus galima nemokamai klausytis GTD metodo autoriaus Davido Alleno kalbos ir užduoti jam klausimų.Lapkričio 17 d. (antradienį) 19:15 UTC. Jis kalbės apie GTD požiūrį į informacijos perteklių ir pasidalins naujausiais žmogaus produktyvumo tyrimais.
Remiantis naujausiu „Life Architect“ atliktu Productivity Scan, GTD metodika gali padidinti asmeninį produktyvumą ir efektyvumą bent 20%.
GTD® įrodė savo vertę tiek asmeniniam naudojimui, tiek organizacijoms įvairiose pramonės šakose. Ją sėkmingai taiko tiek aukščiausioji vadovybė, tiek naujieji įmonių, įtrauktų į Fortūnos sąrašo TOP-50, darbuotojai.
„Getting Things Done“ yra laiko valdymo technika, kurią sukūrė David Allen ir aprašyta jo to paties pavadinimo knygoje.
Pagrindinė metodo idėja yra ta, kad žmogui reikia iškrauti galvą nuo nereikalingos įprastos informacijos, perkeliant ją į išorinę laikmeną, ar tai būtų padėklai su popieriais, dienoraščio knyga ar.
Deividas siūlo tam tikrą algoritmą, kuriuo galima efektyviai apdoroti didelį kiekį informacijos, organizuoti savo laiką.
Pagal GTD metodą su gaunama informacija geriau dirbti keliais etapais:
2. Apdorojimas.
3. Organizacija.
5. Veiksmai.
Pakalbėkime apie šiuos etapus išsamiau.
Kolekcija
Pagrindinė mintis – bet kokia jūsų gauta užduotis, idėja, informacija ir pan. turi būti įrašyta į kokią nors laikmeną: popieriuje, paštu, nešiojamajame ar kišeniniame kompiuteryje. Galbūt naudosite skirtingus įrankius įvairiai įvesties informacijai įrašyti. Tai ne esmė. Pagrindinės idėjos yra šios:
Nieko nepamiršite
Iškrausite galvą nuo didelio kiekio įprastos informacijos.
Informacija, parašyta popieriuje, gali būti renkama į dėklus, failus ar el. laiškus, gautus el. paštu, į konkrečius aplankus ir pan., priklausomai nuo rinkimo įrankių.
Kad ši schema veiktų, gaunamos informacijos dėklai turi būti tvarkomi tam tikru laikotarpiu, pavyzdžiui, kartą per savaitę. Apdorodami padėklus, jūs iš tikrųjų juos ištuštinate.
Pavyzdžiui, vienu paspaudimu galite užsirašyti visas užduotis, idėjas, pastabas internetinio tvarkyklės skiltyje „Užduotys“.
Organizacija
Surinkta informacija (krepšelis, dėklas, Inbox konteineris) apdorojama griežtai pagal šį algoritmą:
Paimkime kitą viršutinį gautųjų krepšelio elementą.
Jei elementas reikalauja veiksmo ir tai užtrunka šiek tiek laiko (iki 5 minučių), tada mes iš karto jį vykdome.
Jei užduotis reikalauja daug laiko, tuomet ją kam nors deleguojame arba atidedame.
Jei elementas „Gautieji“ nereikalauja veiksmų, šį elementą išmetame, dedame į „Kada nors gal“ dėklą (sąrašą) arba paliekame šį elementą kur nors archyve kaip informacinę informaciją.
Norėdami organizuoti darbą su tomis užduotimis, kurioms reikia tolesnių veiksmų, Davidas Allenas siūlo tokias užduotis suskirstyti į kelis sąrašus:
Toliau nurodyti veiksmai
Turėtumėte turėti papildomų konkrečių veiksmų, kurių reikia imtis, sąrašą. Tik tokiu atveju galėsite dirbti kuo efektyviau, „šlifuodami“ daugybę bylų.
Internetiniame organizatoriuje „TimeMaster“ panašus sąrašas vaizduojamas kaip „todo“ lapas
Projektai
Užduotys, kurių tikslams pasiekti reikia daugiau nei vieno veiksmo, iš esmės yra projektai. Pavyzdžiui, norint pasiruošti pristatymui, reikia paskambinti organizatoriams, apmokėti sąskaitą už kambarį ir pan. Kiekvienam projektui reikėtų nustatyti tolesnius veiksmus.
„TimeMaster“ internetinis organizatorius leidžia per kelias sekundes padalyti užduotis į papildomas užduotis.
Atidėtas
Jei užduotis buvo deleguota arba dėl kokių nors priežasčių gali būti atlikta šiek tiek vėliau, tokias užduotis reikėtų sudėti į atskirą sąrašą.
„TimeMaster“ internetinis organizatorius turi kontaktus, kuriais galite laikyti užduočių sąrašus.
Kada nors gal
Yra užduočių, kurios šiuo metu neaktualios, neaišku ar bus aktualios ateityje, bet tokia galimybė yra. Tokios užduotys pateikiamos atskirame sąraše.
Interneto rengyklėje TimeMaster tokius sąrašus galite tvarkyti per kelias sekundes, naudodami kontekstus.
Davidas Allenas rekomenduoja atsisakyti klasikinio griežto dienos planavimo, kai visa diena suplanuota minutėmis. Toks planavimas retai būna praktiškas, nes galite bet kada išsiblaškyti ir planai gali keistis.
Davidas mano, kad užduotys yra sunkios ir lanksčios.
Lanksčios užduotys eikite į paprastą sąrašą. Tai užduotys, kurias galima atlikti bet kuriuo metu, todėl jas galima atlikti eilės tvarka. Į šią kategoriją patenka dauguma paprasto žmogaus užduočių.
Sunkios užduotys– tai užduotys, susietos su konkrečiu laiku. Pavyzdžiui, baigiasi susitikimo, konferencijos, suplanuoto skambučio, užduoties galiojimo laikas.
Tikslinga kalendoriuje palikti tik sunkias užduotis. Dienos pradžioje peržiūrite savo kalendorių sąrašą ir užduočių sąrašą. Patogiausia, kai užduočių sąrašas ir kalendorius yra tame pačiame puslapyje. Taip planuoti lengviau. Jei dienos pradžioje neplanuojama sunkių dalykų, tuomet lanksčias užduotis galite atlikti eilės tvarka: priklausomai nuo laiko, jėgų ir resursų, užduotis atliekate nuo aukščiausio iki mažiausio prioriteto. Kai tik ateina sunkios užduoties metas, jūs pertraukiate, atliekate sunkią užduotį ir vėl grįžtate prie sąraše esančių užduočių atlikimo. Tai lanksčiausias, paprasčiausias ir patogiausias planavimo būdas sprendžiant daug bylų.
Davidas savo knygoje taip pat mini planavimą iš viršaus į apačią. Jis naudoja tikslų, projektų ir užduočių peržiūros „iš oro“ analogiją:
1. einamieji reikalai;
2. einamieji projektai;
3. techninė užduotis;
4. ateinantys metai (1-2 metai);
5. penkerių metų perspektyva (3-5 metai);
Tačiau, kaip pripažįsta pats Deividas, jo knygoje pagrindinis akcentas yra einamųjų reikalų ir projektų apdorojimo metodų aprašymas, o strateginiam planavimui turėtų būti skiriamos atskiros knygos. Beje, strateginio planavimo metodus aprašė Steve Covey, ne mažiau žinomas pasaulinis laiko valdymo srities ekspertas. Tai teigiama straipsnyje apie strateginį planavimą.
Daugiau apie GTD techniką galite perskaityti to paties pavadinimo Davido Alleno knygoje „Getting Things Done“ arba sužinoti, kaip šią ir kitas technikas pritaikyti praktikoje naudojant internetinį organizatorių ir kitus įrankius mūsų vaizdo kurse.
Kodėl sunku viską laikyti savo galvoje
Mūsų trumpalaikė atmintis yra tarsi pagrindinė kompiuterio atmintis – ji reikalinga dirbant su neatidėliotinais darbais, o jos apimtis itin maža. Tuo pačiu mes galime apdoroti vidutiniškai, o dirbti gerai ir iš viso tik su 1-3. Tuo pačiu metu informacijos, kuri reikalauja mūsų dėmesio, kiekis nuolat auga. Davidas Allenas, knygos „How to Get Things Done“ autorius, kartoja: „Jūsų protas skirtas idėjoms kurti, o ne jas kaupti“. Ir tai yra vienas iš jo požiūrio tikslų.
Apie vidinius įsipareigojimus
Anot autoriaus, pagrindinis streso ir neigiamų emocijų šaltinis – neišspręsti ar pažeisti įsipareigojimai sau ar kitiems (originale Allenas juos vadina atviromis kilpomis). Slegiančios mintys yra dar sunkiau pakeliamos nei suvokimas, kiek darbo turime atlikti. Galite sužinoti daugiau apie pažinimo funkcijų, planavimo ir nebaigto darbo ryšį ir.
"Bet koks įsipareigojimas" turėtų, galėtų ar turėtų "tipo, kuris yra tik galvoje, sukuria neracionalią įtampą, kurios negalima pašalinti 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę".
Allenas taip pat mano, kad, skirtingai nei fizinis darbas, intelektinis darbas neturi aiškių ribų. Ir net nėra taip, kad po įtemptos dienos biure vis galvoji apie darbą namuose. Allenui nėra jokio skirtumo tarp darbo ir laisvalaikio. Pagal jo logiką darbas yra viskas, į ką mes stengiamės atnešti tikrąją dalykų būklę. Svarbiausia, prieš nustatydami šias savo užduotis, aiškiai išaiškinkite rezultatus ir nustatykite jų sprendimo žingsnius.
Kaip išmokti mąstyti aiškiau
Pirmas žingsnis – susitvarkyti su vidiniais įsipareigojimais. „Getting Things Done“ (GTD) filosofija daro prielaidą, kad visas darbo valdymo procesas susiveda į tris paprastus principus.
Pirmiausia reikia išlaisvinti galvą – visas nebaigtas mintis ir užduotis surinkite į išorinę sistemą, kuria pasitikite.
Tada reikia juos išsiaiškinti – nuspręsti, ką daryti su šia informacija.
Daryk.
Penki žingsniai, kaip išspręsti sudėtingas problemas
1. Kolekcija
Surinkite visus atvirus klausimus (tiek asmeninius, tiek profesinius), nebaigtus darbus (originale talpus ir neapibrėžtas žodis, vertime - "nebaigtas") ir kitą informaciją, kuri jus tiesiog neramina. Siųskite visa tai į „Inbox“ skyrių – patikimą išorinę saugyklą, kuri gali būti tiek fizinė (užrašų knygelės, aplankai), tiek skaitmeninė (bet kurioje užduočių valdymo programoje pagal nutylėjimą yra, pavyzdžiui, aplankas „Inbox“ arba – pastarasis yra visiškai sukurta remiantis GTD). Prie šio pridėkite savo paštą ir momentinius pasiuntinius – numatytuosius gautuosius.
Saugodami nebaigtą verslo informaciją nešiklyje, išlaisvinate galvą. Svarbiausia nedaryti per daug sąrašų ir reguliariai juos atnaujinti bei apdoroti.
Kai tik pagalvoji apie užduotį „turėčiau“, „turėčiau“, „turėčiau“, ši užduotis patenka į nebaigtų kategoriją.
2. Apdorojimas
Dažniausiai informacija pas mus ateina visą dieną, bet kažkam patogiau ją apdoroti ryte, peržiūrėti vakare ir pan. Allenas paprastai rekomenduoja atskirti šiuos etapus laikui bėgant. Pats informacijos apdorojimo procesas susideda iš nuoseklių atsakymų į klausimus.
"Kas tai?" (informacijos tipo apibrėžimas – užduotys, pastabos ar idėjos).
„Ar dėl to dabar reikia imtis veiksmų? Dalis informacijos visai neskirta veikti, ją tiesiog reikia išmesti. Kita dalis turi būti dedama į sistemą, kad iš jos išlaisvintų sąmonę.
Jei nereikia jokių veiksmų ir informacijos nereikia, mes jos tiesiog atsikratome.
Jei nereikia imtis jokių veiksmų, bet informacija reikalinga, mes ją atidedame, kad galėtume grįžti vėliau. Tam GTD siūlo sukurti aplanką „Kada nors / Galbūt“, kuriame būtų siunčiami visi ateities planai – nuo knygų, filmų ir kelionių vietų sąrašų iki galimų darbo ir šeimos projektų sąrašo.
Kitas variantas: išsaugome informaciją kaip nuorodą – tolimesniems savo veiksmams ir projektams. Tam tinka gerai žinomos parinktys, tokios kaip „Dropbox“ ir „Google“ diskas, taip pat naujesni įrankiai, tokie kaip „Notebook“.
Jei reikia imtis veiksmų, pagrindinis klausimas yra "Koks bus kitas veiksmas?" Arba tai darote iš karto, jei tai užtrunka ne ilgiau nei 2 minutes (5, o gal ir 10 – nuspręsite patys), arba deleguojate tinkamesniam žmogui ir įtraukite jį į „Laukiančių sąrašą“.
Jei veiksmui reikia tikslios datos, nusiųskite jį į Kalendorių (akivaizdžiausi yra Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook). Veiksmai, kurių galiojimo laikas nesibaigia, patenka į kitų veiksmų sąrašą, kuris iš esmės yra užduočių tvarkytuvėje arba bloknote esančių užduočių sąrašas.
Koks tolesnis veiksmas? Tai yra pagrindinis bet kokios renkamos informacijos klausimas. Jei atsakysite teisingai, bus daug ką organizuoti. „Kitas veiksmas“ yra kitas konkretus, fizinis veiksmas, kurį reikia atlikti, norint atlikti tam tikrą užduotį.
3. Organizacija
Apdorojimo metu gaunamos kelios saugyklos kategorijos, kurios sudaro jūsų sistemą.
Aktyvių veiksmų sąrašai: kalendorius (veiksmams su tikslia data) ir užduočių sąrašas – užduočių tvarkyklėje / bloknote.
Projektų sąrašas – užduočių, kurioms atlikti reikia daugiau nei vieno veiksmo, sąrašas (dauguma užduočių valdytojų turi kelis užduočių lygius, nurodančius projektų lygį, bet padės tik sąrašas – projektų rodyklė) ir jiems skirta informacinė medžiaga – bet kurioje patogioje ir prieinamoje saugykloje.
Laukiančiųjų sąrašas skirtas užduotims, kurioms reikia jūsų dėmesio, o ne dalyvavimo. Taip pat nustatykite priminimus apie užduotis, kurios kada nors taps aktualios ateityje – priminimo funkcija taip pat pasiekiama daugumoje užduočių programėlių.
Kada nors / Galbūt sąrašas – užduočių, kurios gali tapti aktualios ateityje: iš tikrųjų sąrašas visko, ką norėtumėte padaryti, bet nedarykite to dabar.
4. Apžvalga
Surinkę, apdoroję ir sutvarkę, turite paruoštus algoritmus veiksmams jums aktualiose srityse. Kad sistema būtų atnaujinta, ją reikia retkarčiais peržiūrėti – pirmiausia kalendorių ir darbų sąrašą, taip pat projektų sąrašą, laukiančiųjų sąrašą ir darbų sąrašą. Kas savaitę peržiūrėkite visus planus ir sąrašus – tai suteiks vientisumo ir proto aiškumo jausmą: nieko nepraleisite ir sutelkite dėmesį į pagrindinį dalyką.
5. Vykdymas
Valdant darbo eigą svarbu teisingai nustatyti užduočių prioritetus. Norint išsiaiškinti, ką ir kada daryti, Allenas pataria vadovautis trimis elgesio modeliais.
Užduotims priskirkite tam tikrus kriterijus: kontekstą (pavyzdžiui, pagal vietą: namai, biuras, parduotuvė; arba darbo pobūdis: skambučiai, susitikimai ir pan.); turimas laikas; turima energija; savo asmeninius prioritetus.
Darbas paprastai reiškia vieną iš trijų dalykų: jūs darote tai, ką planuojate, arba suplanuojate darbus, arba atliekate užduotis, kai jos kyla. Jei tam tikru momentu užstringate, pabandykite įvertinti, ką iš šių dalykų darote ir ką verta daryti.
Darbas prasideda nuo apačios į viršų, pereinant nuo žemesnių tikslų prie aukštesnių. Pirmiausia susitvarkyk savo einamuosius reikalus, paskui – atsakomybės ir dėmesio sferas (šeima, darbas, sveikata, draugai). Dabar galite imtis planų 1-3 metams į priekį, po to – perspektyvai 5 ir daugiau metų. Paskutinis žingsnis – įvertinti savo misiją ir principus. Taip žingsnis po žingsnio jums bus lengviau išsiaiškinti visus savo reikalus.
