Postopek legalizacije dokumenta. Pravna moč dokumenta, njegova normativna podlaga
| Ime dokumenta: | |
| Številka dokumenta: | 6.10.4-84 |
| Vrsta dokumenta: | GOST |
| Gostiteljsko telo: | Državni standard ZSSR |
| Stanje: | Igrati |
| Objavljeno: | uradna objava |
| Datum sprejetja: | 9. oktober 1984 |
| Datum začetka veljavnosti: | 1. julij 1987 |
| Datum revizije: | 1. aprila 2001 |
GOST 6.10.4-84 Enotni dokumentacijski sistemi. Dajanje pravne veljave dokumentom na strojnem nosilcu in strojno ocenjenem stroju, ustvarjenem z računalniško tehnologijo. Osnovne določbe
GOST 6.10.4-84
Skupina T54
MEDDržavni standard
Enotni dokumentacijski sistemi
PRAVNA IZVRŠITEV DOKUMENTOV NA STROJNEM MEDIJU
IN STROJ, KI GA JE USTVARIL ORODJE
RAČUNALNIŠKA OPREMA
Osnovne določbe
Enotni sistemi dokumentacije. Konferenca o
pravno veljavo za dokumente o programski opremi in strojnem programu
ki so jih ustvarili računalniki. Splošno
Z odlokom Državnega odbora za standarde ZSSR z dne 9. oktobra 1984 N 3549 je bilo obdobje uvajanja določeno od 1. 7. 1987
REPUBLIKACIJA
Ta standard določa zahteve za sestavo in vsebino rekvizitov, ki dajejo pravno veljavo dokumentom na strojnem mediju in strojnem gramu, ustvarjenem z računalniško tehnologijo, ter postopek za spremembe teh dokumentov.
Ta standard je obvezen za vsa podjetja, organizacije in ustanove (v nadaljevanju organizacije), ki izvajajo izmenjavo informacij o dokumentih na strojnem nosilcu in strojih.
Na podlagi tega standarda je mogoče razviti industrijske in podjetniške standarde, pri čemer se upoštevajo posebnosti uporabe dokumentov na strojnem mediju in strojih tako med organizacijami kot tudi, če se uporabljajo neposredno v organizaciji.
1. SPLOŠNE DOLOČBE
1. SPLOŠNE DOLOČBE
1.1. Dokument na strojnem mediju je treba posneti, izdelati in označiti v skladu z zahtevami GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, informacije pa so kodirane v skladu z vseevropskimi klasifikatorji tehničnih in ekonomskih informacij. Če v vseevropskih klasifikatorjih ni potrebnih informacij, je dovoljeno uporabljati kode registriranih medsektorskih in sektorskih klasifikatorjev.
______________
* Poteklo na ozemlju Ruska federacija.
1.2. Tabela strojev mora biti izdelana ob upoštevanju zahtev državnih standardov za enotne sisteme dokumentacije.
1.3. Dokument na strojnem nosilcu in strojnem načrtu je treba uporabljati le, če obstajajo ustrezne odločitve ministrstev in resorjev.
1.4. Prevoz (prenos, posredovanje itd.) Dokumenta na strojnem nosilcu in strojnem gramu je treba opraviti s spremnim pismom, sestavljenim v skladu z GOST 6.38-90 *. Vzorec spremnega pisma je vključen v dodatek.
______________
GOST R 6.30-97 ** (v nadaljevanju).
** Na ozemlju Ruske federacije velja GOST R 6.30-2003. - Opomba "KODA".
1.5. Strojno napisani dokument in strojni tisk začneta veljati po izpolnitvi zahtev tega standarda in podpisu spremnega pisma.
1.6. Snemanje dokumenta na strojni medij in ustvarjanje strojnega grama morata temeljiti na podatkih, zabeleženih v izvirnih (primarnih) dokumentih, ki jih po komunikacijskih kanalih prejmejo avtomatske snemalne naprave ali v postopku avtomatiziranega reševanja problemov.
1.7. Na zahtevo uporabniške organizacije se za vizualni nadzor nad dokumentom, ustvarjenim na strojnem mediju, z različnimi tehničnimi sredstvi za prikaz podatkov (zasloni, tiskalniki itd.) Pretvori v človeško berljivo obliko.
2. ZAHTEVE ZA PODROBNOSTI DOKUMENTOV NA STROJNEM MEDIJU IN STROJU, USTVARJENEM RAČUNALNIŠKO OPREMO
2.1 Dokument na strojnem nosilcu ali tablici stroja mora vsebovati naslednje obvezne podatke:
ime organizacije - ustvarjalca dokumenta;
kraj organizacije - ustvarjalec dokumenta ali poštni naslov;
naslov dokumenta;
datum predložitve dokumenta;
koda osebe, odgovorne za pravilnost izdelave dokumenta na strojnem nosilcu ali strojnem grabežu, ali praviloma koda osebe, ki je dokument odobrila
Opomba. S sklepom ministrstev in resorjev je dovoljeno uporabiti dodatne podatke (telefonska številka, teletip, položaj in priimek osebe, ki ima pravico overiti dokument, zabeležen na strojnem mediju in strojni karti itd.) Za posamezne dokumente na strojnem mediju in stroju, ki odražajo posebnosti ustvarjanja, uporabe in prenosa teh dokumentov.
2.2. Obvezne podrobnosti dokumenta na strojnem mediju morajo biti postavljene tako, da omogočajo enolično identifikacijo atributa.
2.3. Obvezne podrobnosti strojne karte je treba natisniti in postaviti v skladu z zahtevami državnih standardov za enotne dokumentacijske sisteme.
2.4. Zahtevano "Ime organizacije - ustvarjalec dokumenta" mora biti napisano v naslednji obliki: identifikacijska koda v skladu z vseunijskim klasifikatorjem podjetij in organizacij (OKPO) * in ime organizacije. Dovoljeno je uporabljati uveljavljena okrajšana imena.
__________________
* Ta pogoj mora biti povezan z zahtevami GOST 6.38-90.
Za organizacije, ki nimajo pravic pravne osebe, je treba navesti kodo OKPO organizacije, ki so ji podrejene.
2.5. Zahtevani "Lokacija organizacije - ustvarjalec dokumenta" mora biti napisana v naslednji obliki: identifikacijska koda po vseevropskem klasifikatorju "Sistem označevanja predmetov upravno-teritorialne delitve ZSSR in republik Unije, pa tudi naselij" (SOATO) in ime naselja, v katerem se nahaja organizacija ...
2.6. Zahtevani "Ime dokumenta" mora biti napisan v naslednji obliki: identifikacijska koda in ime obrazca dokumenta v skladu z vsevezniškim klasifikatorjem upravljalne dokumentacije (OKUD) * za dokumente univerzalnega namena ali panoge (oddelki), republiški klasifikator upravljalne dokumentacije - za industrijo (oddelki), republiški obrazci dokumentov.
______________
* OK 011-93 velja na ozemlju Ruske federacije.
2.7. Zahtevani "Datum izdelave dokumenta" mora biti zabeležen v skladu z zahtevami GOST 6.38-90 in naveden je čas snemanja dokumenta, kar omogoča njegovo identifikacijo s strojnim protokolom.
2.8. Zahtevana "Koda osebe, odgovorne za pravilno izdelavo dokumenta na strojnem nosilcu ali strojnem grafikonu" ali "Koda osebe, ki je dokument odobrila", mora biti napisana v naslednji obliki: identifikacijska koda in položaj, priimek osebe, odgovorne za pravilno izdelavo dokumenta na strojnem mediju ali strojni karti, ali oseba, ki je dokument odobrila. Lastništvo kode do določene osebe mora biti registrirano pri organizaciji - ustvarjalcu dokumenta na strojnem nosilcu ali tistem, ki je izdelal pisalni stroj, in ustvariti je treba tehnične, programske in organizacijske pogoje, ki izključujejo možnost uporabe kod drugih ljudi.
2.9. Organizacije, za katere veljajo posebne določbe, morajo navesti podrobnosti iz odstavkov. 2,4; 2.5 v skladu s pravili teh predpisov.
2.10. Postopek za izbiro, sprejem v hrambo in izdajo potrošnikom dokumentov na nosilcu stroja in stroju, njihov preklic in uničenje določijo ministrstva in službe.
3. IZVORNICI, DUPLIKATI, KOPIJE DOKUMENTA O STROJNIH MEDIJIH IN STROJIH
3.1. Izvirniki, dvojniki in kopije dokumenta na računalniškem mediju in strojni grami, pridobljeni s standardno programsko opremo tega računalniškega kompleksa, imajo enako pravno veljavo, če so izvedeni v skladu z zahtevami tega standarda.
3.2. Izvirnik dokumenta na računalniškem mediju je prvič zapis dokumenta na strojnem mediju in vsebuje oznako, da je ta dokument izvirnik.
Izvirni pisalni stroj je prva računalniško natisnjena kopija dokumenta na papirju in vsebuje oznako, da je ta dokument izvirnik.
3.3. Dvojniki dokumenta na računalniškem mediju so pozneje v času, verodostojni po vsebini, zapisi dokumenta na strojnem mediju in vsebujejo navedbo, da so ti dvojniki.
Dvojniki pisalnega stroja so kasneje, izpisi na papirju so verodostojni po vsebini in vsebujejo oznako, da so dvojniki.
3.4. Kopije dokumenta na računalniškem mediju ali pisalnem stroju so dokumenti, prepisani iz izvirnika ali dvojnika dokumenta na strojnem nosilcu podatkov ali pisave na drug medij, verodostojni po vsebini in vsebujejo navedbo, da so ti dokumenti kopije.
Dvojniki in kopije morajo vsebovati obvezne podrobnosti, ki jih vsebuje izvirni dokument na strojnem nosilcu ali v pisalnem stroju.
Na strojnem grabežu, ki je kopija dokumenta na strojnem nosilcu, mora biti poleg žiga ali pečata organizacije, ki je izvedla preoblikovanje dokumenta v čitljivo obliko, overitveni napis in ustrezni podpisi.
4. POSTOPEK ZA SPREMEMBO DOKUMENTA NA STROJNEM MEDIJU IN STROJU
4.1. Samo organizacija - ustvarjalec dokumenta z obvezno registracijo vsebine in podlage sprememb ter odgovorna oseba za vnesene spremembe - lahko spremeni izvirni dokument na strojnem mediju.
Registracijo sprememb izvede organizacija - ustvarjalec zapisa dokumenta.
4.2. Če se na prvotni grafični kartici izvedejo spremembe, morajo biti na njej navedeni razlogi za spremembe, datum, čas njihove uvedbe, položaj in podpis uradnika, ki je spremembe izvedel, in njegovo dekodiranje.
4.3. Organizacija - ustvarjalec izvirnega dokumenta na strojnem mediju ali strojno berljivem stroju je dolžna organizacijo - uporabnike dokumenta obvestiti o vseh spremembah tako, da pošlje spremno pismo, vključno z informacijami o spremembah in vsebuje, skupaj z navedbo obveznih podrobnosti v skladu z oddelkom 2.1, naslednje podatke:
navedba podlage za spremembo;
čas sprememb;
uradni podpis.
Po potrebi lahko spremno pismo odtisne ali odtisne organizacija, ki je ustvarila izvirni dokument na strojnem mediju ali pisalnem stroju.
4.4. Spremembe dvojnika (kopije) dokumenta na strojnem nosilcu ali tipkarskega dokumenta, ki ga ima uporabnik, se izvedejo le na podlagi obvestila organizacije - ustvarjalca dokumenta na strojnem nosilcu ali pisalnem stroju.
4.5. Spremenjeni izvirni dokument ter dvojnik in kopije spremenjenega dokumenta ostanejo veljavni, če so spremembe izvedene v skladu z zahtevami tega standarda.
DODATEK (sklic). VZORČEK POKRITI PISMO
PRIPONKA
Referenca
Rekviziti organizacije - ustvarjalec dokumenta na strojnem mediju ali stroju | Vrstica za omejitev dostopa do dokumentov |
|
Naslov besedila |
V skladu z dogovorom z dne 25.12.84 vam pošiljam dokumente na strojnem mediju, vključno z naslednjimi informacijami:
Tovarniška številka | Serijska številka zvezka | ||
Izhod |
|||
Izvajanje |
|||
Prevoz |
Uporaba: magnetni trak - 3.
Opomba. Spremno pismo je sestavljeno na zaznamkih organizacije v skladu z zahtevami GOST 6.38-90.
Besedilo dokumenta preveri:
uradna objava
Enotni dokumentarni sistemi: Sat. GOST. -
M.: Založba standardov IPK, 2001
GOST 6.10.4-84 Enotni dokumentacijski sistemi. Dajanje pravne veljave dokumentom na strojnem nosilcu in strojno ocenjenem stroju, ustvarjenem z računalniško tehnologijo. Osnovne določbe
| Ime dokumenta: | |
| Številka dokumenta: | 6.10.4-84 |
| Vrsta dokumenta: | GOST |
| Gostiteljsko telo: | Državni standard ZSSR |
| Stanje: | Igrati |
| Objavljeno: | uradna objava Enotni dokumentarni sistemi: Sat. GOST. - M.: Založba standardov IPK, 2001 |
| Datum sprejetja: | 9. oktober 1984 |
| Datum začetka veljavnosti: | 1. julij 1987 |
| Datum revizije: | 1. aprila 2001 |
GOST 6.10.4-84 Enotni dokumentacijski sistemi. Dajanje pravne veljave dokumentom na strojnem nosilcu in strojno ocenjenem stroju, ustvarjenem z računalniško tehnologijo. Osnovne določbe
Pravna moč je last uradnega dokumenta, ki mu ga sporočajo veljavna zakonodaja, pristojnost organa izdaje in ustaljeni postopek za registracijo. Pomanjkanje potrebnih podrobnosti ali njihova nepravilna zasnova lahko privede do dejstva, da dokument ne bo imel pravne veljave (na primer ni podpisa ali datuma). Če ne vsebuje naslova besedila ali opombe o umetniku, bo to povzročilo le določene težave pri delu z dokumentom, vendar ne bo vplivalo na njegov pravni pomen.
Obvezni rekviziti, ki zagotavljajo pravno veljavnost dokumentov, so:
ime organizacije (uradnik) - avtor dokumenta;
ime vrste dokumenta; datum dokumenta;
registrska številka;
žig za odobritev dokumenta;
besedilo; podpis;
Podpis je obvezen atribut katerega koli dokumenta. Uradnik, ki podpiše dokument, prevzame odgovornost: za verodostojnost dokumenta; za vse možne posledice izvršitve (začetek veljavnosti) dokumenta. Pravica do podpisa je podeljena določenim osebam in jo je mogoče zagotoviti: v ustanovni listini podjetja; v uredbi o podjetju (o strukturni enoti); v navodilih za pisarniško delo; v opisu delovnega mesta zaposlenega; v odredbi o razdelitvi dajatev. Dokumente organizacije podpiše direktor ali njegovi namestniki. Dokumente strukturnih oddelkov podpisujejo njihovi vodje. Pri številnih vprašanjih imajo lahko drugi zaposleni pravico podpisati, na primer vodilne strokovnjake podjetja. Podpis se da na prvi izvod dokumenta, če je potrebno - na druge izvode, na primer pri sklepanju sporazuma.
Datum dokumenta je ena najpomembnejših podrobnosti dokumenta. Odsotnost datuma na dokumentu ga razveljavi.
Pečat je pravno pomembna lastnina in se uporablja za potrditev podpisa uradnika na najpomembnejših (ali finančnih) dokumentih.
Pečat označuje: verodostojnost dokumenta, dokument pripada organizaciji, ki je navedena na pečatu. Pečat je nameščen na dokumentih, katerih objava vključuje:
- - kakršne koli pravne posledice, na primer ustanovitev, reorganizacija podjetja;
- - materialne posledice, npr materialne vrednosti, potrjevanje pravice organizacije ali posameznika do nečesa.
Potrditveni žig - nekateri dokumenti dobijo pravno veljavnost šele, ko jih odobri vodja ali višji organ. Homologacijski žig je rekvizit uradnega dokumenta, ki daje normativni ali pravni značaj njegovi vsebini. Obvezna odobritev so: listine, predpisi o podjetjih (podružnicah); kadrovske mize; dejanja pregledov, akti prevzema in prenosa; opisi delovnih mest; ocene, poslovni načrti, poročila itd. P.
Registrska številka je dodatno jamstvo za verodostojnost dokumenta. Označuje, da je dokument prestal vse faze obdelave, je registriran in je tako uradni dokument podjetja. Da bi elektronski dokument dobil pravno veljavo, se uporablja elektronski digitalni podpis. Elektronski dokument je pravno pomemben le s pozitivnim rezultatom preverjanja pristnosti elektronskega digitalnega podpisa.
Elektronski digitalni podpis (EDS) je elektronski dokument, potreben za zaščito tega elektronskega dokumenta pred ponarejanjem, pridobljen kot rezultat kriptografskega preoblikovanja informacij z uporabo zasebnega ključa elektronskega digitalnega podpisa in omogoča identifikacijo lastnika potrdila s podpisnim ključem, pa tudi ugotavljanje odsotnosti izkrivljanja informacij v elektronskem dokument. EDS v elektronskem dokumentu je enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu, pod naslednjimi pogoji:
- - potrdilo o podpisnem ključu, ki ga izda certifikacijski center, velja v času podpisa elektronskega dokumenta; potrjena je bila pristnost elektronskega digitalnega podpisa v elektronskem dokumentu;
- - elektronski digitalni podpis se uporablja v skladu z njegovimi podatki, navedenimi v potrdilu s podpisnim ključem. Zahvaljujoč tej tehnologiji se pridobi elektronski dokument: ki ima pravno veljavo; potrditev avtorstva dokumenta; potrjuje odsotnost izkrivljanja informacij v dokumentu. Da bi kopija papirnega dokumenta imela pravno veljavo izvirnika, mora biti overjena na predpisan način. V ta namen se postavi potrebna "oznaka overitve kopij", ki vsebuje: overitveni napis "True"; položaj osebe, ki je kopijo overila; njegov podpis; datum potrdila;
- - tiskanje (za najpomembnejše ali zunanje dokumente). Potrdilo opravi podjetje samo ali po potrebi notar.
V skladu z regulativnimi pravnimi akti ali po dogovoru strank lahko papirni dokument s pečatom, ki se pretvori v elektronski dokument, potrdi z elektronskim digitalnim podpisom uradnika. Podjetja lahko potrdijo:
- - kopije dokumentov, ki jih državljani predložijo ob zaposlovanju, študiju;
- - kopije dokumentov za reševanje socialnih problemov zaposlenih. V podjetju kopije overjajo: vodja organizacije; uradnik (vodja kadrovske službe).
Kaj lahko svetujete, če želite dokazati, da je vaš naslovnik prejel vaša sporočila in vam zagotovo odgovoril, in že obstajajo sumi njegove zavrnitve potrditve teh podatkov v prihodnosti? V papirni različici pisma lahko priporočite, da se sklicujete na predhodno poslana e-poštna sporočila in prejeta kot odgovor, mimogrede pa ne kot glavni predmet pisma. Ne pozabite, da boste morda morali kot dokaz predložiti e-pošto, ne smete biti neresni glede dopisovanja s svoje strani, tudi s kandidati za to funkcijo in ne samo z zaposlenimi. Avtor tega članka je v praksi naletel na naslednji primer. Uslužbenec kadrovske službe je prosilca za to funkcijo, odvetnika M., zavrnil na diskriminatorni podlagi, kot je spol. Upravitelj je želel sodelovati z moškim odvetnikom, ženska pa je poslala življenjepis.
Legalizacija dokumentov na elektronskih medijih
Za preproste rešitve običajno niso potrebni posebni sistemi; zadostuje kakršen koli program za skeniranje ali prepoznavanje. Za večje količine upoštevajte potrebo po profesionalnih slikovnih sistemih, kot sta Kofaxov Accent Capture ali ActionPoint's InputAccel. Ti sistemi omogočajo množično vnašanje dokumentov z organizacijo ločenih delovnih mest za različne vrste dela, z namenskimi strežniki za obdelavo, pretvorbo in prepoznavanje slik.
Vgrajeni algoritmi omogočajo pridobivanje slik visoka kvaliteta z največjo hitrostjo. Usmerjeni so v uporabo industrijskih pretočnih optičnih bralnikov. Cene takšnih sistemov se gibljejo od nekaj tisoč do nekaj deset tisoč dolarjev.
Dajanje elektronske listine pravno veljavno
Zato mnogi strokovnjaki menijo, da je treba ločeno določiti postopek zagotavljanja in ocenjevanja elektronskih dokazov. Osnutek zakona o elektronskem poslovanju predlaga, da se upošteva, da so vse kopije elektronskih dokumentov, podpisanih na način, predpisan z zakonom, izvirniki. Elektronski dokument ne more imeti elektronske kopije.
Toda ta določba ostaja osnutek. Danes je treba elektronske dokumente spremeniti v pisno obliko za raziskovanje na sodišču. natisnjeno. Citiram zakon: čl. Umetnost. 59 "Ustreznost dokazov", 60 "Dopustnost dokazov", čl. 67 "Ocena dokazov" Zakonika o pravdnem postopku Ruske federacije Torej je pravna moč dana elektronskemu dokumentu: - obvezne podrobnosti; - potrditev avtorjeve avtoritete; - verodostojnost in pristnost.
Značilnosti shranjevanja, zaščite in legalizacije elektronskih dokumentov
Vse kopije elektronskega dokumenta, podpisanega z istim elektronskim analogom podpisa (elektronski digitalni podpis), imajo enako pravno vrednost, če je njihova verodostojnost potrjena v skladu z zahtevami zveznih zakonov. 2. Elektronski dokument, podpisan z elektronskim analogom (elektronski digitalni podpis), ima enako pravno veljavo kot pisni dokument in se lahko predloži kot sodni dokaz. 3. Kopija elektronskega dokumenta na papirju ima pravni pomen, če je podpisan z elektronskim analogom podpisa (elektronski digitalni podpis), pa tudi če ga overja oseba, ki ima pravico do overitve v skladu z zakonskimi predpisi Ruske federacije.
Pravna moč elektronskega dokumenta in njegovi obvezni atributi
Dajanje pravne veljave dokumentom na strojnem nosilcu in strojno razvrščenem stroju, ustvarjenem z računalniško tehnologijo. Osnovne določbe ". Ta standard določa zahteve za sestavo in vsebino podrobnosti, ki dajejo pravno veljavo elektronskemu dokumentu, ter postopek za njihovo spreminjanje. Elektronski dokument mora vsebovati: - registracijsko številko; - datum registracije; - podpis (šifra) osebe, odgovorne za pravilno pripravo dokumenta, ali osebe, ki je dokument odobrila; - vsebina dokumenta; - ime organizacije - ustvarjalca dokumenta; - kraj organizacije - ustvarjalec dokumenta ali poštni naslov.
Možno je uporabiti dodatne podrobnosti, glavna stvar je, da je obvezno mogoče enolično določiti.
33 .. legalizacija dokumentov na strojnih nosilcih
Ker če naročila za osebje hranite v elektronski obliki, zaposleni pa potrdilo o seznanitvi v papirni obliki, lahko zaposleni v primeru konflikta trdi, da ni bil seznanjen z dokumentom, ki je bil pravilno shranjen v organizaciji. In nemogoče bo dokazati nasprotno. Nedvoumno je mogoče sklepati, da je v tej fazi popoln prehod na osebno elektronsko upravljanje dokumentov nemogoč. E-pošta kot dokaz Uporaba e-pošte kot dokaz povzroča ogromno težav, predvsem pri identifikaciji osebe, ki je iz svojega nabiralnika poslala e-pošto s temi ali drugimi podatki.
Poleg tega, če je vsebina e-pošte razkrita brez soglasja avtorja sporočila, je lahko pismo izključeno s seznama dokazov, saj prejet je bil v nasprotju z zakonom.
Pravna moč elektronskega dokumenta
Druga težava je potreba po zagotovitvi pravne veljave elektronskih dokumentov. Toda dlje, pogosteje je ta problem mogoče rešiti kot navaden organizacijski in tehnični problem. Zaradi dejstva, da je bil končno sprejet zakon, ki ureja uporabo elektronskih digitalnih podpisov (EDS), je bilo mogoče elektronskim dokumentom dati pravni status.
V skladu z zveznim zakonom "O elektronskih digitalnih podpisih" Zvezni zakon "O elektronskih digitalnih podpisih" z dne 10. januarja 2002, člen 4-12 // Zbrana zakonodaja Ruske federacije. 2002. Št. 2. Člen 127., Elektronski digitalni podpis v elektronskem dokumentu je pod določenimi pogoji enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu.
Pojem elektronskega dokumenta, njegova pravna moč
Pozor
V zadnjem času vse več velikih organizacij in podjetij prehaja na upravljanje digitalnih dokumentov. Seveda je to zelo priročno in prihrani veliko časa. Toda tu se zastavlja resno vprašanje: kakšna je pravna moč elektronskega dokumenta? Vsebina
- 1 Od papirja do elektronskega poteka dela
- 1.1 Pogoji za opredelitev pravne veljave
- 2 Zaščita korespondence
- 3 Posebni primeri
- 4 Praktični nasveti
- 5 Kaj je naslednje?
Od papirja do upravljanja z elektronskimi dokumenti Leta 2001 je začel veljati zvezni zakon, ki ureja uporabo elektronskih digitalnih podpisov.
Od takrat je veliko organizacij spremenilo obliko svojega poteka dela: iz papirja v digitalno ali mešano.
Vse večja edinstvenost
Na naslov sodišča pošljem po pošti skupaj z tožbeni zahtevek kopije obrazcev 2-NDFL, poslane po pošti z mesta dela in kopije naročil za sprejem / odpoved. Med svojim delom sem po e-pošti večkrat prejemal naročila in skeniral kopije dokumentov. Kako je mogoče te podatke iz elektronske pošte predstaviti kot dokaze na sodišču? Notar mi noče zagotoviti tiskane korespondence. Kaj lahko svetujete v takšni situaciji? Seveda bo notar zavrnil overitev papirja, vzetega od nikoder. S seboj mora prinesti računalnik, iz katerega je bila opravljena e-poštna korespondenca, da lahko preveri dejstvo, da je prisotna, nato pa sestavi protokol z natančen opis njihova dejanja: vklop računalnika, zagon poštnega programa, najdena e-poštna sporočila. Šele nato se elektronska sporočila natisnejo in priložijo zapisnikom.
Elektronski dokumenti kot dokazi
Pristnost in pristnost Najprimernejši način za zagotovitev pristnosti elektronskega dokumenta je uporaba elektronskega digitalnega podpisa (EDS). Pri oceni dokazne moči elektronskega dokumenta sodišče najprej upošteva zanesljivost načinov oblikovanja, hrambe, prenosa in identifikacije avtorja. Za to je poleg EDS pomemben zaupanja vreden sistem za obdelavo elektronskih dokumentov (zaupanja vredno shranjevanje).
Katere dokumente je treba takoj sestaviti v papirni obliki Ne glede na to, ali ima podjetje sistem elektronskega upravljanja dokumentov, morajo biti vsi kadrovski dokumenti, po katerih delovna zakonodaja, pogodba o zaposlitvi, kolektivna pogodba zahteva soglasje delavca, shranjeni na papirju, s podpisi pooblaščenih oseb in zaposleni.
Pošljite svoje dobro delo v bazo znanja preprosto. Uporabite spodnji obrazec
Študentje, podiplomski študentje, mladi znanstveniki, ki bodo pri študiju in delu uporabljali bazo znanja, vam bodo zelo hvaležni.
Podobni dokumenti
Pojem elektronskega dokumenta in ocena njegove pravne veljave. Pravni režim poteka dela, načela in stopnje njegove avtomatizacije, uporabljena oprema in tehnike. Elektronski digitalni podpis elektronskega dokumenta. Postopki reševanja sporov.
test, dodan 14.03.2014
Opredelitev konceptov elektronskega upravljanja dokumentov, dokumentov in digitalnega podpisa, problemi njihove varne uporabe. Načela delovanja, prednosti in slabosti, prepoznavanje pravne veljave elektronskih dokumentov v primerjavi s papirnatimi dokumenti.
povzetek, dodan 05.05.2012
Delo preučuje pravosodni sistem, ki deluje na ozemlju Ukrajine - zlasti zemska sodišča. Sodišče Zemsky je obravnavalo civilne zadeve, njegov urad je imel tako imenovano pravico, da daje pravno moč različnim dokumentom.
povzetek, dodano 13.12.2005
Pravna psihologija. Bistvo teoretičnih pristopov v pravni psihologiji. Načelo objektivnosti. Osebni in dejavnostni pristopi v psihologiji. Sistemski pristop v pravni psihologiji. Drugi teoretični pristopi v pravni psihologiji.
seminarska naloga, dodana 10.2.2008
Pojmi in bistvo pravne odgovornosti. Zaščitna pravna razmerja v sistemu odnosov z javnostmi. Pristopi k razumevanju pravne odgovornosti. Znaki, načela, funkcije pravne odgovornosti. Problem pozitivne odgovornosti.
seminarska naloga, dodana 12.11.2010
Postopek zagotavljanja plačanega dopusta med študentskim delom. Izpolnitev zahtevka za plačilo takse. Koncept oblike (vira) prava kot načina, ki daje pravilu pravne veljave pravilo ravnanja, njegov zunanji uradni izraz.
povzetek dodan 12.12.2016
Pojem, znaki in bistvo pravne odgovornosti. Okoliščine, ki izključujejo pravno odgovornost. Razlogi za izvzetje iz pravne odgovornosti. Domneva nedolžnosti. Izvajanje pravne odgovornosti ATS.
seminarska naloga dodana 02.09.2007
Za oblikovanje poteka dela kadrovske službe
* seznam zahtevanih kadrovskih dokumentov, vrst in sort kadrovske dokumentacije
* nomenklatura primerov
* razvrščanje dokumentov v primere
zahteve za registracijo kadrovske dokumentacije, legalizacija dokumentov
- Možnosti oblikovanja nadaljevanja 1
* navodila o vodenju kadrovskih evidenc
* priprava datotek za osebje za prenos v arhiv organizacije, obdobja hrambe
* odgovornost delodajalca za kršitev zahtev za vodenje kadrovskih evidenc
Kakšne so zahteve za vodenje kadrovske evidence?
Kvalificirana kadrovska administracija vključuje dokumentiranje vseh kadrovskih zadev v skladu z uveljavljenimi pravili za papirologijo. Zahteva po dokumentiranju informacij v skladu z določenimi pravili je določena z zveznim zakonom z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ "O informacijah, informacijskih tehnologijah in varovanju informacij".
Iz 11. člena zveznega zakona št. 149-FZ:
- - Zakonodaja Ruske federacije ali dogovor strank lahko določa zahteve za dokumentiranje informacij.
- -V zveznih izvršnih organih se podatki dokumentirajo na način, ki ga je določila vlada Ruske federacije. Pravila pisarniškega dela in pretoka dokumentov, ki jih določijo drugi državni organi, organi lokalne samouprave v njihovi pristojnosti, morajo biti v skladu z zahtevami, ki jih je določila vlada Ruske federacije v zvezi s pisarniškim delom in pretokom dokumentov za zvezne izvršne organe.
Za dejavnosti upravljanja je pravna moč dokumentov zelo pomembna, kar potrjuje, da lahko dokumenti služijo kot resnični dokaz informacij, ki jih vsebujejo. Sodna praksa pozna veliko primerov, ko je organizacija izgubila primer zaradi nepravilno izvedenih kadrovskih dokumentov, sestavljenih v nasprotju z zahtevami ustreznega GOST, saj na sodišču niso sprejeti kot pisni dokazi in nimajo pravne veljave. To je še ena potrditev dejstva, da je treba v delovnih pravnih razmerjih (zlasti v razrešitvi) upoštevati vse formalne tankočutnosti vodenja kadrovskih evidenc.
Pravila za obdelavo dokumentov
Če želite pravilno sestaviti dokument, morate najprej določiti, kateri skupini dokumentov ali dokumentacijskemu sistemu pripada.Sistem dokumentacije v skladu z oddelkom 2.1 GOST R 51141-98 je sklop medsebojno povezanih dokumentov glede na značilnosti izvora, namen, vrsto, obseg dejavnosti, enotne zahteve za njihovo registracijo. "
V skladu z vseruskim klasifikatorjem upravljalne dokumentacije OK 011-93, odobrenim z Resolucijo Državnega standarda Ruske federacije z dne 30. decembra 1993 št. 299, morajo kadrovske evidence vključevati dva sistema dokumentov:
- enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije;
- enoten sistem primarne računovodske dokumentacije (skupina dokumentacije o računovodstvu in plačilih dela).
Pravila za obdelavo dokumentovvključeni v sistem organizacijske in administrativne dokumentacije, opredeljeno z GOST R 6.30-2003, odobren z odlokom Državnega standarda Ruske federacije z dne 3. marca 2003 št. 65-st.
Ta standard določa zahteve za registracijo podatkov o dokumentih in za obrazce dokumentov.
Navodila o uporabi in izpolnjevanju enotnih obrazcev (19 obrazcev za evidentiranje osebja in 11 obrazcev za evidentiranje izrabe delovnega časa in obračunov z osebjem za plačilo) primarne računovodske dokumentacije za evidentiranje dela in njegovo plačilo vsebujejo odlok Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 5. januarja 2004 št. Št. 1.
Vendar GOST R 6.30-2003 vsebuje seznam podrobnosti, ki vsebuje 30 napisov; na žalost ni navedeno, kateri napisi dajejo pravno veljavo dokumentu. Vendar vsi napisi ne vplivajo na pravno veljavo dokumenta.
Tako je standard „Enotni dokumentacijski sistemi. Dajanje pravne veljave dokumentom na strojnem nosilcu in strojnem gramu, ustvarjenem z računalniško tehnologijo GOST 6.10.4.-84 ", odobren z Resolucijo Gosstandart-a Ruske federacije z dne 9. oktobra 1984 št. grafikon stroja, ki ga je ustvarila računalniška tehnologija. Sem spadajo: ime organizacije - ustvarjalec dokumenta; kraj organizacije - ustvarjalec dokumenta ali poštni naslov; Naslov dokumenta; datum predložitve dokumenta; koda osebe, odgovorne za pravilnost izdelave dokumenta na strojnem mediju ali strojno berljivem, ali praviloma koda osebe, ki je dokument odobrila. Toda poleg teh podrobnosti lahko dokument vsebuje še dodatne podrobnosti, ki so za nekatere vrste dokumentov zaradi zahtev zakona ali drugih predpisov obvezne.
Elektronska dokumentacija
V sodobni kadrovski storitvi se poleg tradicionalnih dokumentov na papirju uporabljajo tudi elektronski dokumenti. V čl. 11 Zvezni zakon št. 149-FZ je določil posebne zahteve za take dokumente:"Elektronsko sporočilo, podpisano z elektronskim digitalnim podpisom ali drugim analogom lastnoročnega podpisa, se prizna kot elektronski dokument, enakovreden dokumentu, podpisanemu z lastnoročnim podpisom, v primerih, ko zvezni zakoni ali drugi regulativni pravni akti ne določajo ali nakazujejo zahteve, da se tak dokument sestavi na papirju." .
V tem primeru je pravna moč elektronskega dokumenta na podlagi tega zakona potrjena z elektronskim digitalnim podpisom. Pravna moč elektronskega digitalnega podpisa se prizna, če je v avtomatiziranem informacijskem sistemu programska in strojna oprema, ki zagotavlja identifikacijo podpisa, in če se upošteva uveljavljeni režim njihove uporabe. Poleg tega določbe omenjenega zveznega zakona ne prepovedujejo uporabe drugih analogov lastnoročnega podpisa v elektronskih dokumentih kot rekviziti za identifikacijo informacij.
Na splošno mora biti sestava podrobnosti elektronskega dokumenta v skladu z zahtevami GOST R 6.30-2003.
Poleg tega GOST R 6.30-2003, ki navaja sestavo rekvizitov, uporabljenih pri pripravi dokumentov, tega pojma ne opredeljuje. Opredelitev vsebuje GOST R 51141-98, v skladu s katero je zahtevani dokument obvezen element formalizacije uradnega dokumenta (klavzula 2.1 GOST R 51141-98).
Legalizacija dokumentov
Pravna moč dokumenta je zagotovljena z nizom rekvizitov, določenih za vsako vrsto dokumentov, in registracijo na obrazcu, ki ustreza standardu.Ne smemo pozabiti, da so različni dokumenti sestavljeni iz različnih sklopov podrobnosti in pri sestavljanju enega dokumenta vam ni treba uporabiti vseh podrobnosti, opisanih v GOST. Nekateri rekviziti se medsebojno izključujejo, na primer rekvizit »Referenčni podatki o organizaciji« je naveden samo s črkami, medtem ko na naslovu »Ime vrste dokumenta« ni zapisano. V postopku priprave in izvedbe dokumentov lahko sestavo obveznih podrobnosti dopolnimo z drugimi podrobnostmi, če to zahteva namen dokumenta, njegova obdelava. Enotnim obrazcem dokumentov lahko dodate dodatne podrobnosti. Na primer v obliki ukazov za sprejem in odpuščanje zaposlenih dodajte zahtevani "podpis vodje kadrovske službe", "podpis neposrednega nadzornika". Odstranjevanje posameznih podrobnosti iz enotnih obrazcev ni dovoljeno.
Sestava rekvizitovoznačevanje določenega dokumenta določajo cilji ustvarjanja dokumenta, njegov namen, zahteve po vsebini in obliki tega dokumenta, način dokumentacije.
Glavni dokument, ki določa sestavo potrebščin in zahteve za njihovo zasnovo, je GOST R 6.30-2003.
Ta dokument določa naslednje podrobnosti, ki se uporabljajo pri pripravi in \u200b\u200bizvedbi organizacijskih in upravnih dokumentov - odločb, odredb, odredb, pisem, zapisnikov, aktov in drugih dokumentov, vključenih v OK 011-93 (OKUD):
Koda obrazca dokumentain so pritrjeni v skladu z Vseruskim klasifikatorjem upravljalne dokumentacije (OKUD). OKUD je sestavni del Enotnega sistema klasifikacije in kodiranja tehničnih, ekonomskih in socialnih informacij in zajema enotne sisteme dokumentacije in obrazce dokumentov, dovoljene za uporabo v nacionalnem gospodarstvu.
Logotip ali blagovna znamka organizacije (službena znamka) je postavljena na pisemskem pismu organizacije v skladu z Listino (predpisom o organizaciji).
Koda organizacije (OKPO) je pritrjena v skladu z vseruskim klasifikatorjem podjetij in organizacij.
OGRN - glavna državna registrska številka pravne osebe je pritrjena v skladu z dokumenti, ki jih izda davčni organ.
INN / KPP- identifikacijska številka davčnega zavezanca / šifra razloga za registracijo se navede v skladu z dokumenti, ki jih izda davčni organ.
Ime podjetja, ki je avtor dokumenta, mora ustrezati imenu, zapisanemu v njegovih sestavnih dokumentih. Nad imenom organizacije navedite okrajšano ime, v odsotnosti pa polno ime nadrejene organizacije (če obstaja). Skrajšano ime organizacije je podano v primerih, ko je zapisano v ustanovnih dokumentih organizacije. Okrajšano ime (v oklepajih) je pod polnim imenom ali za njim. Imena organizacij sestavnih delov Ruske federacije, ki so skupaj z državnim jezikom Ruske federacije (ruskim), državnim jezikom sestavnih delov Ruske federacije, natisnjena v dveh jezikih.
Ime podružnice, teritorialnega oddelka, predstavništva je navedeno, če je avtor dokumenta, in je pod imenom organizacije.
Reference organizacije vključujejo samo po sebi: poštni naslov; telefonsko številko in druge podatke po presoji organizacije (številke faksa, teleksi, bančni računi, e-poštni naslov).
Ime vrste dokumenta, ki ga organizacija sestavi ali objavi, mora biti določeno z listino (predpisom o organizaciji) in mora ustrezati vrstam dokumentov, ki jih predvideva OKUD (razred 0200000). Na primer, "Notranji predpisi o delu", "Opis dela".
Datum dokumenta je datum njegovega podpisa ali odobritve, za zapisnik - datum seje (odločanja), za akt - datum dogodka.
Dokumenti, ki jih izdata dve ali več organizacij, morajo imeti en (en) datum.
Dovoljeno dva načina oblikovanja datuma dokumenta: digitalno ali besedno-digitalno.
Pri digitalni metodi je datum dokumenta sestavljen z arabskimi številkami v zaporedju:
dan v mesecu, mesec, leto. Dan v mesecu in mesecu sta sestavljena z dvema paroma arabskih številk, ločenih s piko; leto - s štirimi arabskimi številkami.
Na primer, datum 5. februar 2011 naj bo oblikovan tako: 02/05/2011.
Datum lahko oblikujete v naslednjem zaporedju: leto, mesec, dan v mesecu, na primer 2011.02.05.
Ta način oblikovanja datumov se pogosto uporablja v arhivih - datumi na policah, mapah in drugih dokumentih so zapisani v "obratnem" zaporedju.
Pri verbalno-digitalni metodi je treba objaviti datum: 5. februar 2011
Registrska številka dokumenta je sestavljena iz njene serijske številke, ki jo lahko organizacija po lastni presoji dopolni z indeksom primera po nomenklaturi zadev, podatki o dopisniku, izvršiteljih.
Registracijska številka dokumenta, ki sta ga skupaj izdali dve ali več organizacij, je sestavljena iz registrskih številk dokumenta vsake od teh organizacij, čemur sledi poševnica v vrstnem redu avtorjev v dokumentu.
Registrska številka dokumenta se dodeli na podlagi vpisa v ustrezni registracijski obrazec. Ločijo se naslednje vrste obrazcev za registracijo: kartice za nadzor registracije (RCC); dnevniki registracije (knjige); zaslonski obrazci (pri uporabi računalniške tehnologije). Za nekatere revije in knjige obrazce odobrijo uradni organi. Na primer, oblika knjige za evidentiranje gibanja delovnih knjižic in vložkov vanje je bila odobrena z odlokom Ministrstva za delo Ruske federacije z dne 10. oktobra 2003 št. 69 "O odobritvi navodil za izpolnjevanje delovnih knjižic".
Toda večina oblik se razvijajo po lastni presoji delodajalec. Obrazce dokumentov si lahko ogledate na strani Obrazci dokumentov
Neregistriran dokument nima pravne veljave !!!
Povezava do registrske številke in datuma dokument vključuje registracijsko številko in datum dokumenta, na katerega je treba odgovoriti. Ta zahtevek je potreben za pisma.
Kraj priprave ali izdaje dokumenta so navedene v primeru, da ga je težko določiti z rekvizitoma "Ime organizacije" in "Referenčni podatki o organizaciji". Kraj zbiranja ali objave je naveden ob upoštevanju sprejete upravno-teritorialne delitve, uporabljajo se lahko le splošno sprejete kratice.
Naslovnik lahko obstajajo organizacije, njihovi strukturni oddelki, uradniki ali posamezniki. Pri naslovu dokumenta na uradnika so pred priimkom označene začetnice.
Ime organizacije in njene strukturne enote je navedeno v imenskem primeru. Položaj osebe, na katero je dokument naslovljen, je naveden v dativu,
Na primer:
direktorju
OJSC "Parus"
V.A. Laptev
ali
LLC "Mayak"
Računovodska služba
Glavni ekonomist
V.M. Kochetova
NADALJUJE 1 na STRANI
