Kaip apdorojama siunčiamo laiško kopija? Verslo elektroninio pašto taisyklės. Verslo laiškas: pavyzdys

Tamara Vorotyntseva - mokymo įmonės "VERSLO PARTNERIS" (Maskva) plėtros direktorė. Praktikuojantis verslo treneris, knygos „Personalo mokymo sistemos kūrimas“ ir publikacijų verslo leidiniuose Rusijoje, Kazachstane ir Ukrainoje autorė. Interneto adresų sąrašo kūrėjas: „El. pašto korespondencija versle“ serveryje subscribe.ru! Knyga yra praktinis vadovas verslo žmonėms, kurie aktyviai susirašinėja su klientais ir partneriais. Jame pateikiamos priemonės, padėsiančios elektroninę komunikaciją padaryti efektyvią, optimalią laiko ir rezultatų atžvilgiu, kuo labiau atitinkančias šiuolaikinėje verslo bendruomenėje priimtas normas ir taisykles. Autorius duoda praktinių patarimų, savo pastebėjimus iliustruoja atvejai iš gyvenimo, pateikia argumentuotas išvadas. Knygos tekste gausu atpažįstamų tikros dalykinės korespondencijos pavyzdžių. Autorius dalijasi savo pastebėjimais, technikomis, „gudrybėmis“, kurios gali reikšmingai paveikti verslo el. pašto efektyvumą ir efektyvumą. Jei esate verslo žmogus ir jums svarbu rašyti operatyviai, glaustai, kompetentingai, laikantis gero verslo stiliaus taisyklių, ši knyga taps jūsų patikimu asistentu.

Knyga:

Dirbdami su laukeliais "To" ("To"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), atminkite, kad tai yra svarbi el. laiško dalis, turinti įtakos tolesniems dalyvių veiksmams. susirašinėjime.

"To" ("Tai").Šiame lauke pateikiamas gavėjo, kuriam tiesiogiai skirtas laiškas, adresas ir jame esanti informacija. Laiško autorius laukia atsakymo iš pagrindinio gavėjo. Jei šiame laukelyje yra du adresatai, tai laiško autorius laukia atsakymo iš kiekvieno ar vieno iš jų (atminkite tai, jei gavėjų sąraše atsiras jūsų vardas). Tuo pačiu metu (jei esate siuntėjas) atminkite, kad į laukelį „Kam“ („Kam“) įtraukti daugiau nei vieną adresatą nelabai patartina. Į keliems adresatams išsiųstą laišką galite negauti vieno atsakymo, nes visi manys, kad atsakys kitas.

Jei laiškas skirtas jums, bet kopijoje yra kitų gavėjų, atsakydami būtinai naudokite mygtuką „Atsakyti VISIEMS“! Taip bus išsaugotas korespondencijos iniciatoriaus nurodytas adresatų ratas.

„Kopijuoti“ („Ss“). VŠiame lauke nurodykite gavėjų adresus, kurie, jūsų nuomone, turėtų žinoti apie susirašinėjimą šiuo klausimu. Šie adresatai informaciją gauna tik „informacijai“. Kopijoje esantis gavėjas dažniausiai neprivalo atsakyti į laišką, tačiau esant reikalui, jis tai gali padaryti.

PASTABA. SVARBU!

Jei jūsų vardas yra lauke „Cc“ („Cc“), tada, pradėdami susirašinėjimą, atminkite, kad yra situacijų, kai nepaprastai svarbu būti mandagiems. Naudokite tokias frazes: „Leiskite man prisijungti prie diskusijos“ arba „Leiskite man prisijungti prie jūsų pokalbio“ arba „Leiskite man pasakyti savo nuomonę“.

"Bcc" ("Bcc").Šį lauką kai kuriose įmonėse naudoti draudžiama, nes tai priemonė, prieštaraujanti etikos komunikacijos standartams. Šio lauko tikslas – pakviesti adresatą tapti „slaptu liudytoju“.

Jei jūsų verslo praktikoje įprasta naudoti šią sritį savo darbe, atsižvelkite į šiuos dalykus. „Aklosios kopijos“ gavėjas lieka nematomas pagrindiniam gavėjui ir kopijos gavėjams. Kartais ne iš vietos siuntėjas ir „slaptasis gavėjas“ turi preliminarų susitarimą (ar vėlesnę informaciją) dėl tokio informavimo būdo priežasties ir tikslo.

PASTABA. SVARBU!

„Paslėptas“ gavėjas visiškai neturėtų įsitraukti į korespondenciją iš šio lauko.

Verslo komunikacija yra savas pasaulis su savo dėsniais. Daug kas priklauso nuo to, kaip laikomės šių įstatymų: koks įspūdis, kurį darome kolegoms ir partneriams, darbo našumas ir net karjeros pažanga.

Ypatingą vietą dalykinėje komunikacijoje užima dalykinė korespondencija, kuri yra kasdienė daugumos biuro darbuotojų pareiga ir ne tik. Gebėjimas tinkamai vesti verslo korespondenciją gali būti gera pagalba sudarant pelningus sandorius ir formuojant verslo įvaizdį.

Pažvelkime į kai kurias verslo laiško ypatybes. Taigi verslo korespondencija yra tokia:

• šabloninių frazių ir klišių naudojimas
• emocinis neutralumas,
• semantinis pateikimo tikslumas ir trumpumas,
• gerai struktūrizuota argumentacija.

Verslo korespondencija anglų kalba – tai tas pats taisyklių ir klišių rinkinys, kai kurias rekomenduojame naudoti visiems, dirbantiems su užsienio partneriais ar tarptautinėse įmonėse. Atkreipiame jūsų dėmesį į keletą naudingų frazių, kurios praskaidrins jūsų verslo susirašinėjimą. Šios frazės pabrėš jūsų profesionalumą ir padės formuoti verslo žmogaus įvaizdį. Pradėti? M!

1. Rasti pridedamą

Pradėkime nuo klasikos. Dažnai prie laiško reikia pridėti įvairių dokumentų ar kitų bylų. Norint informuoti gavėją apie priedą, ši frazė puikiai tinka. Juk žodis „Prisirišimas“ vertime reiškia „prisirišimas“. Frazė turėtų būti naudojama laiško pabaigoje.

Štai keli naudojimo pavyzdžiai:

• Pridedame mano portfolio.
• Pridedame sutarties / sutarties kopiją.

2. Persiunčiau

Šią frazę galima naudoti, jei reikia persiųsti laišką kitiems gavėjams. Norint apie tai pranešti adresatui, puikiai tinka frazė „persiunčiau“. Pavyzdžiui:

• Persiunčiau jums Anos CV.
• Persiunčiau jums Jono el. laišką.

3. Aš padariau kopiją

Žmogus, neišmanantis visų dalykinio susirašinėjimo ypatumų paslapčių, gali nesuprasti, ką reiškia ši keista santrumpa. Bet mes esame profesionalai. „I’ve cc’ed“ yra santrumpa, reiškianti I have carbon copied. Frazė reiškia „įdėkite ką nors į kopiją, kad gautumėte laiškus“.

Taigi, jei jums reikia ką nors informuoti, kad į kopiją įtraukėte kitus gavėjus, drąsiai naudokite šią frazę. Pavyzdžiui:

• Į šį el. laišką parašiau Sara.
• Šiuose el. laiškuose nukopijau Džeką ir Džimį.

Kalbant apie santrumpas, kurių negalima naudoti dalykinėje korespondencijoje, šiuo atveju dažniausiai daroma išimtis.

4. Daugiau informacijos

Ši frazė yra įrodytas būdas mandagiai užbaigti laišką anglų kalba. „Daugiau informacijos“ reiškia „daugiau informacijos“, „daugiau informacijos“. Naudojimo pavyzdžiai:

• Norėdami gauti daugiau informacijos, susisiekite su manimi bet kuriuo metu.
• Norėdami gauti daugiau informacijos, rašykite mūsų pardavimų vadybininkui.

Kita frazė, padedanti mandagiai užbaigti, yra „Jei turite klausimų, nedvejodami susisiekite su manimi“. Išvertus tai reiškia „Jei turite klausimų, nedvejodami rašykite man“.

5.Laukiu

Frazė „žiūrėti į priekį“ reiškia „žiūrėti į priekį“. Taigi, jei nekantriai laukiate adresato atsakymo ar kito veiksmo, tuomet bus visai tikslinga naudoti šią frazę. Pavyzdžiui:

• Laukiu jūsų atsakymo.
• Nekantriai laukiu jūsų atsakymo.

Frazę geriausia vartoti laiško pabaigoje.

Rašant laišką reikia būti mandagiam net tada, kai nelabai norisi. Gebėjimas rašyti kompetentingus laiškus bet kokioje situacijoje atspindi Jūsų profesionalumą, geras manieras ir verslo etikos išmanymą. Baigdamas primename, kad dalykinėje korespondencijoje turite parodyti formuluotės tikslumą ir nepriekaištingą raštingumą. Taip pat nepriimtina naudoti santrumpas (su retomis išimtimis).

Rašykite el. laiškus taisyklingai anglų kalba, mieli draugai! Sėkmės!

Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:

• Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
• Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl gerai valdydami šį įrankį galite labai palengvinti savo gyvenimą.
• Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando jus patraukti, atitraukti ir suklaidinti.

Šiuo požiūriu pažiūrėkime į darbą su el. Pradėkime nuo paprasto.

Laiško dizainas

Aš naudoju „Mozilla Thunderbird“ pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią laukų sąraše.

Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija

Galbūt kažkas nežino, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.

• Kam: rašome pagrindinį adresatą arba kelis adresatus, atskirtus kabliataškiais.
• Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio nesitikime atsakymo.
• Paslėpta kopija: rašome tam, kuris turėtų susipažinti su laišku, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Jis ypač tinka masiniam verslo laiškų, pavyzdžiui, pranešimų, siuntimui.

Neteisus masiniu paštu nurodykite gavėjus laukuose „Cc“ arba „To“. Kelis kartus per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ įrašyta 50–90 adresatų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kuriuos pažįstate. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios nežino viena apie kitą? Jūs turite būti pasirengęs bent jau nereikalingiems paaiškinimams, maksimaliai – bendradarbiavimo su vienu iš jų nutraukimui. Nedaryk taip.

Laiško tema

Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) savo įmonių tinklaraščiuose apie temos eilutės svarbą. Bet ten dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur temos eilutė išsprendžia problemą „el. paštas turi būti atidarytas“.

Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą „laišką ir jo autorių reikia lengvai atpažinti ir tada surasti“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakomųjų laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba Fwd, tarp kurių teks ieškoti norimos raidės tema.

Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos viduriniosios grandies vadovo korespondencijos apimtis. Nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus, jų raidžių skaičius kartais nukrenta iki 200 ir daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nesiųskite laiškų su tuščia tema.

Taigi, kaip teisingai suformuluoti temos eilutę?

Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, įsitikinkite, kad nesate vienas iš jūsų įmonės, bendraujančių su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus į tai.

Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?

Klaida # 2 : prašmatni, parduodama antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti verslo susirašinėjime? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės tikslą: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.

Laiško tekstas

Yra daug rašymo vadovų įvairioms progoms. Pavyzdžiui, Maksimas Iljakovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžio meistrai turi daug naudingų dalykų. Patariu perskaityti jų straipsnius bent jau norint pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašymo stilių.

Rašydami laišką turime nuosekliai priimti kelis sprendimus.

Mandagumo klausimas ... Laiško pradžioje galite susilieti mandagumo ar net švelnumo dvasia: „Mano brangusis Rodya, jau daugiau nei du mėnesius aš su tavimi nekalbėjau raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nepatyriau. miegok kitą naktį, galvodamas“. Tai labai mandagu ir labai brangu – tiek laiko tokiai įžangai sukurti, tiek pašnekovui perskaityti. Tai verslo korespondencija, prisimeni? Konkursui ne epistolinio žanro rašinys ir ne laiškas Raskolnikovo mamai, o dalykinė korespondencija.

Mes gerbiame savo ir gavėjo laiką!

Prasminga prisistatyti ir priminti pažinties aplinkybes tik pirmame laiške, atsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo tęsinys ar dabartinis susirašinėjimas, pirmoje dienos raidėje rašome: „Labas, Ivanai“, antroje ir vėlesnėse: „Ivanai, ...“.

Kreiptis ... Visada nerimaudavau, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką trims mergaitėms, vardu Anna. Be jokių abejonių parašiau „Sveika, Ana“ ir nesimaudžiau. Tačiau taip būna ne visada.

Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi to paties pavadinimo? Galite išvardyti juos pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcherija, Avdotya ir Piotras Petrovičius“. Bet tai ilgai ir užima daug laiko. Galite parašyti: "Sveiki, kolegos!"

Aš naudoju taisyklę, kad nurodyčiau vardu tą, kuris yra lauke „Kam“. O tiems, kurie yra kopijoje, visai nesikreipkite. Ši taisyklė tuo pačiu leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) Laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.

Citata ... Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera forma neištrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžę prie šio susirašinėjimo galėtumėte lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią mažėjančiomis datomis.

Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros nustatymai“ → „Kūrimas ir adresavimas“. Turėtų būti taip.

Laiško tikslas ... Verslo laiškai yra dviejų tipų:

• kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
• o kai ko nors norime iš pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.

Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug daugiau nei pranešančių. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turėtų būti nurodytas raginimas veikti, o po jo – paskutinis laiško sakinys.

Neteisus : "Porfirijus Petrovičiau, aš žinau, kas mirtinai nulaužė seną moterį".

Teisingai : "Porfiry Petrovičiau, tai aš nulaužiau seną moterį, prašau imtis priemonių mane suimti, aš pavargau nuo kančių!"

Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.

Parašas tekste ... Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia nustatyti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai...“. „Mozilla“ tai atliekama skiltyje „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.

Rašyti ar nerašyti kontaktus paraše – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esi kaip nors susijęs su pardavimu – būtinai rašyk. Net jei sandoris neįvyks remiantis bendravimo rezultatais, ateityje būsite nesunkiai rastas pagal kontaktus iš parašo.

Pabaigai dar vienas laiško korpuso bruožas tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekste. Pavyzdžiui, „Porfirijaus Petrovičiau, jei neateisi manęs suimti penktadienį iki 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11.50 val.). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir nuspręsti dėl jo. Ši „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo neatsakymą. Kaip visada, į šios funkcijos naudojimą reikia žiūrėti išmintingai. Jeigu žmogus į tavo laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne įžeisti, tai šiek tiek įtempti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.

Priedai

Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir tuo pačiu populiarių klaidų šaltinis.

Klaida : didžiulis priedo dydis. Dažnai gaunami elektroniniai laiškai su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Korespondento pašto programa beveik neabejotinai sustings kelioms minutėms veltui bandant atsisiųsti šio priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone ...

Asmeniškai aš tokius laiškus iš karto ištrinu. Ar nenorite, kad jūsų laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitant? Patikrinkite priedo dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.

O jei viršys?

• Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaitymai gaunami gana gerai.
• Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar arba 7zip. Kai kurie failai yra puikiai suglaudinti.
• Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos saugykla debesyje: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į saugyklą debesyje. Bet man labiau patinka debesyje saugomą informaciją tvarkyti pats, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.

Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas ... Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą mes įmonėje ruošėme komercinį pasiūlymą, skirtą... tegul tai Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau vadovo laišką su projektiniu pasiūlymu tvirtinti, o priede buvo failas pavadinimu „DlyaFedi.docx“. Su vadybininku, kuris man tai atsiuntė, įvyko dialogas maždaug taip:

Gerbiamas vadove, ar esate asmeniškai pasirengęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedijos akivaizdoje?

Kažkaip ne, gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.

Kodėl priedą pavadinote „ForFedi“? Jei aš jį atsiųsiu dabar, ar manai, kad jis pirks iš mūsų kirvius šiam CP?

Vėliau ketinau pervardyti...

Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus pirkėjo atmetimą – arba priversti save papildomai pervardyti failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Mikhailovičiui.docx“ arba dar geriau – „KP_Nebo_Topory.docx“.

Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme elektroninį paštą kaip „veidą“. Pažiūrėkime į el. paštą kaip į efektyvaus darbo įrankį ir pakalbėkime apie jo išsiblaškymą.

Darbas su raidėmis

El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, paštu reikia tvarkytis sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafiką.

Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie pašto atvykimą. Jei pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, mirksės šalia laikrodžio esanti piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir nematytų laiškų bedugnę – minus valanda ar dvi nuo gyvenimo.

Galinga kažkieno valia leidžia nesiblaškyti nuo pranešimų, o paprastiems žmonėms geriau negundyti likimo ir jų išjungti. „Mozillla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Parinktys“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.

Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?

Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko laiškų analizei, atidarote pašto programą ir matote visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.

Dažnai klausiama, kaip su reakcijos laiku ir skubiais el. Atsakymas yra toks: pašte neturite skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (toks skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).

Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko varytuvu“) skelbia standartą, kaip atsakyti į el. laišką iki 24 valandų. Tai normali geros formos taisyklė – nesitikėk momentinių atsakymų iš pašnekovo el. Jei yra skubus laiškas, apie tai praneškite greitesniais ryšio kanalais.

Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjungiame pašto programą pagal savo tvarkaraštį.

Ką turėtume daryti nuėję į paštą ir pradėję veiklą, vadinamą „el. laiškų analize“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?

Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, " ". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru patikrintų komentarus, pridėtų ar patobulintų aprašytą sistemą.

Svarbu suprasti ir sutikti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planavimo priemonė ar archyvas. Todėl aplankas „Gautieji“ visada turi būti tuščias. Jei pradėjote analizuoti gautuosius, nesustokite ir nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.

Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pasirinkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.

1. Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
2. Jūs turite atsakyti, bet atsakymo paruošimas užtruks daugiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi nuostabia Doit.im paslauga. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
3. Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar paprastu susipažinimu, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.

Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.

• 0_Paleisti. Neturiu tokio aplanko, bet jei neturite planuoklio, kartoju, čia galite įdėti laiškus, kuriuos reikia išsamiai išstudijuoti. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
• 1_Nuor.Čia dedu laiškus su pagrindine informacija: sveikinimo laiškus su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietus į artėjančius skrydžius ir pan.
• 2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui yra atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių „Dangaus“ darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
• 3_Muziejus.Čia sviedžiu tas raides, kurias gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Taip pat čia perkeliami aplankai su uždarytais projektais iš „2_Projects“. Žodžiu, pirmieji kandidatai išbraukti saugomi „Muziejuje“.
• 4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroniniais dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų susitaikymo išrašai, kelionių bilietai. Aplankas daugeliu atžvilgių turi kažką bendro su aplankais „2_Projektai“ ir „1_Sprav“, jame saugoma tik apskaitos informacija, o aplanke „2_Projektai“ – valdymo informacija. „4_Dokumentuose“ – mirusi informacija, o „2_Projektuose“ – gyva informacija.
• 5_Žinios.Čia pridedu tik tikrai naudingus laiškus, prie kurių noriu sugrįžti po kurio laiko įkvėpimo ar sprendimų ieškojimo.

Yra ir kitų pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ pažymėjo žymės langelį Pažymėti pranešimus kaip skaitytus. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl žymės langelio nebėra! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Parinktys“ → „Išplėstinė“ → „Skaityti ir rodyti“.

Antra, mes naudojame filtrai ... Anksčiau aktyviai taikiau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: advokato laiškai 99% atvejų yra susiję su projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra, nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų laiškų patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – gautųjų dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik tam, kad suskirstyčiau į aplankus automatines įprastas laiškus iš įvairių sistemų, tai yra laiškus, kuriems nereikia priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai sukonfigūruojami meniu Įrankiai → Pranešimų filtrai.

Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. laiškas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.

Taip, ir dar vienas dalykas. Jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atėjimą? ;)

Šiandien neretai teismai rašytiniais įrodymais priima el. Tačiau tam jis turi turėti teisinę galią. Tuo tarpu aiškios ir vienodos virtualaus susirašinėjimo teisėtumo nustatymo taisyklės ir metodai dar nėra sukurti, todėl kyla daug problemų.

Pažvelkime į kelis būdus, kaip padaryti el. laiškus teisiškai įpareigojančius.

Seniai praėjo laikai, kai laiškai ant popieriaus buvo vienintelė bendravimo priemonė. Ekonominių santykių tarp ekonominės veiklos subjektų plėtra jau neįsivaizduojama be informacinių technologijų naudojimo. Tai ypač aktualu, kai rangovai yra skirtinguose miestuose ar net šalyse.

Bendravimas elektroniniu ryšiu padeda sumažinti materialines išlaidas, taip pat leidžia greitai suformuoti bendrą poziciją konkrečiais klausimais.

Tačiau į tokią pažangą nereikėtų žiūrėti tik iš teigiamos pusės. Tarp ekonominių santykių subjektų dažnai kyla įvairių ginčų, dėl kurių jie kreipiasi į teismus. Teismas sprendimą priima remdamasis šalių pateiktų įrodymų vertinimu.

Kartu analizuojamas kiekvieno įrodymo aktualumas, leistinumas, patikimumas atskirai, įrodymų visumos pakankamumas ir sąsajumas. Ši taisyklė yra įtvirtinta tiek Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekse (71 str. 2 punktas), tiek Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekse (67 str. 3 punktas). Teismas, nustatydamas pateiktų įrodymų leistinumą ir patikimumą, dažnai užduoda klausimus, kurių sprendimas turi esminės įtakos bylos baigčiai.

Elektroninio dokumentų valdymo naudojimą verslo subjektų santykiuose reglamentuoja Rusijos Federacijos civilinio kodekso normos. Visų pirma, 2 str. 434 nurodyta: rašytinė sutartis gali būti sudaryta pasikeičiant dokumentais elektroniniu ryšiu, leidžiančiu patikimai nustatyti, kad dokumentas yra iš sutarties šalies.

Pagal 1 str. Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekso 71 straipsnis ir Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekso 1 str. Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 75 str., rašytinis įrodymas yra dalykinis susirašinėjimas, kuriame yra informacija apie bylai nagrinėti ir išspręsti svarbias aplinkybes, sudaryta skaitmeninio įrašo forma ir gauta elektroniniu ryšiu.

Norint naudoti elektroninius dokumentus teisminiuose procesuose, turi būti įvykdytos dvi sąlygos. Pirma, kaip jau minėta, jie turi būti teisiškai privalomi. Antra, dokumentas turi būti įskaitomas, tai yra, jame turi būti iš esmės suprantama ir suprantama informacija.

Šis reikalavimas išplaukia iš bendrųjų teisminio proceso taisyklių, kurios suponuoja, kad teisėjai betarpiškai suvokia informaciją iš įrodymų šaltinių.

Neretai teismas atsisako kaip įrodymą prie bylos pridėti nurodytų sąlygų neatitinkantį elektroninį susirašinėjimą, o vėliau priima sprendimą, neatitinkantį suinteresuoto asmens teisėtų reikalavimų.

Panagrinėkime pagrindinius el. laiškų įteisinimo būdus prieš ir po bylos nagrinėjimo.

Darbas su notaru

Jeigu procesas dar nepradėtas, tuomet norint suteikti juridinę galią elektroniniam susirašinėjimui, reikia pasitelkti notarą. 1 str. Notariato teisės aktų pagrindų (pagrindai) 102 punkte nurodyta, kad suinteresuotų asmenų prašymu notaras pateikia teisme ar administracinėje institucijoje reikalingus įrodymus, jeigu yra pagrindo manyti, kad įrodymų pateikimas vėliau taps neįmanomas arba apsunkintas. Ir 1 str. 103 Pagrindai numato, kad notarė, siekdama pateikti įrodymus, tiria rašytinius ir daiktinius įrodymus.

Pagal 2 str. Pagrindų 102 p., notaras nepateikia įrodymų byloje, kad suinteresuotųjų asmenų kreipimosi į jį metu yra teismo ar administracinės institucijos nagrinėtina. Priešingu atveju teismai notaro patvirtintą elektroninį susirašinėjimą pripažįsta neleistinu įrodymu (2010-03-11 devinto AAC nutartis Nr. 09AP-656/2010-GK).

Verta priminti, kad remiantis 4 str. Pagrindų 103 p., įrodymų teikimas nepranešus vienai iš šalių ir suinteresuotiems asmenims vykdomas tik tais atvejais, kurie netoleruoja delsimo.

Įrodymų tyrimo procedūroje surašomas protokolas, kuriame, be detalaus notaro veiksmų aprašymo, turi būti ir informacija apie patikrinimo datą ir vietą, patikrinimą atliekantį notarą, suinteresuotus asmenis. jame dalyvaujančius asmenis, taip pat išvardija patikrinimo metu nustatytas aplinkybes. Patys elektroniniai laiškai yra atspausdinti ir pridedami prie protokolo, kurį pasirašo patikrinime dalyvaujantys asmenys, notaras ir užantspauduoja savo antspaudu. Remiantis Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2010 m. balandžio 23 d. nutarimu Nr. VAS-4481/10, notarinis elektroninio pašto dėžutės apžiūros protokolas yra pripažintas tinkamu įrodymu.

Šiuo metu ne visi notarai teikia elektroninių laiškų sertifikavimo paslaugas, o jų kaina yra gana didelė. Pavyzdžiui: vienas iš Maskvos miesto notarų ima 2 tūkstančius rublių už vieną aprašomosios protokolo dalies puslapį.

Įrodymų užtikrinimu suinteresuotas asmuo kreipiasi į notarą su atitinkamu pareiškimu. Jame turėtų būti nuoroda:

• įrodymai, kuriuos reikia užtikrinti;
• aplinkybės, kurias patvirtina šie įrodymai;
• pagrindai, dėl kurių reikalaujama pateikti įrodymus;
• nebuvimas kreipimosi į notarą bylos bendrosios kompetencijos teismo, arbitražo teismo ar administracinės institucijos procese.

Atsižvelgiant į techninį laiškų siuntimo procesą, elektroninio pašto aptikimo vietos gali būti adresato kompiuteris, siunčiančio pašto serveris, gavėjo pašto serveris, asmens, kuriam adresuojamas el. laiškas, kompiuteris.

Notarai elektroninio pašto dėžutės turinį tikrina nuotoliniu būdu, tai yra, naudoja nuotolinę prieigą prie pašto serverio (tai gali būti pagal sutartį elektroninių ryšių paslaugą teikiančio teikėjo serveris; domeno vardų registratoriaus el. arba nemokamo pašto interneto serverio), arba tiesiogiai iš atitinkamo asmens kompiuterio, kuriame įdiegta el. pašto programa (Microsoft Outlook, Netscape Messenger ir kt.).

Nuotoliniam patikrinimui, be prašymo, notarui gali reikėti leidimo iš jūsų domeno vardų registratoriaus arba interneto paslaugų teikėjo. Viskas priklauso nuo to, kas tiksliai pagal sutartį teikia paramą pašto dėžučių ar elektroninio pašto serverio darbui.

Sertifikatas iš tiekėjo

Devintojo AAC nutarimai 2009-04-06 Nr.09AP-3703/2009-AK, 2009-04-27 Nr.09AP-5209/2009, FAS MO 2010-05-13 Nr. kad teismai pripažįsta ir elektroninės korespondencijos leistinumą, jeigu ją patvirtina interneto tiekėjas arba domenų vardų registratorius, atsakingas už pašto serverio valdymą.

Teikėjas arba domenų vardų registratorius suinteresuoto asmens prašymu elektroninę korespondenciją patvirtina tik tuo atveju, jei valdo pašto serverį ir tokia teisė yra nurodyta paslaugų sutartyje.

Tačiau elektroninio susirašinėjimo apimtys gali būti gana didelės, o tai savo ruožtu gali apsunkinti dokumentų pateikimo popieriuje procesą. Atsižvelgdamas į tai, teismas kartais leidžia teikti elektroninę korespondenciją elektroninėse laikmenose. Taigi Maskvos srities arbitražo teismas, priimdamas 2008-08-01 sprendimą byloje Nr. А41-2326 / 08, nurodė teismui pateiktos elektroninės korespondencijos keturiuose kompaktiniuose diskuose leistinumą.

Bet nagrinėjant bylą apeliacinėje instancijoje, Dešimtasis AAC 2008-10-09 nutartimi byloje Nr. А41-2326 / 08 pripažino nuorodą į el. laišką nepagrįsta ir panaikino pirmosios instancijos teismo sprendimą. Pavyzdžiui, nurodant, kad suinteresuotas asmuo nepateikė sudarytoje šalių sutartyje numatytų dokumentų.

Taigi elektroniniai laiškai dėl ginčo dalyko teismui turi būti pateikiami raštu, o visi kiti dokumentai gali būti pateikti elektroninėse laikmenose.

Virtualioje korespondencijoje nurodytų faktų įrodinėjimas padės patvirtinti laiškų turinį, nurodant juos vėlesniame popieriniame susirašinėjime. Kitų rašytinių įrodymų panaudojimas atsispindi 2010-12-20 9-ojo AAB nutarime Nr.09AP-27221/2010-GK. Tuo tarpu teismas, nagrinėdamas bylą ir vertindamas šalių pateiktus įrodymus, turi teisę popierinio susirašinėjimo su nuorodomis į elektroninį susirašinėjimą nelaikyti leistinu.

Jis tik atsižvelgia į tai ir priima sprendimą, remdamasis visapusiška visų pateiktų įrodymų analize.

Dėl pagalbos iš eksperto

Jeigu procesas jau prasidėjo, tuomet tam, kad elektroniniam susirašinėjimui suteiktų juridinę galią, turite pasinaudoti teise pasitelkti ekspertą. 1 str. Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 82 str., reglamentuojama, kad siekiant išsiaiškinti klausimus, kylančius nagrinėjant bylą, kuriai reikia specialių žinių, arbitražo teismas dalyvaujančio byloje asmens prašymu skiria ekspertizę. arba joje dalyvaujančių asmenų sutikimu.

Jeigu ekspertizės skyrimas yra nustatytas įstatymu ar susitarimu arba būtina patikrinti pareiškimą dėl pateiktų įrodymų suklastojimo, arba jeigu reikalinga papildoma ar pakartotinė ekspertizė, arbitražo teismas gali paskirti ekspertizę savo iniciatyva. Ekspertizės, siekiant patikrinti pateiktus įrodymus, skyrimą taip pat numato LR BK str. 79 Rusijos Federacijos civilinio proceso kodeksas.

Prašyme dėl teismo ekspertizės skyrimo būtina nurodyti organizaciją ir konkrečius ekspertus, kurie ją atliks, taip pat klausimų, dėl kurių sprendimo suinteresuotas asmuo nusprendė kreiptis į teismą, spektrą. ekspertizės paskyrimas. Be to, reikėtų pateikti informaciją apie tokio tyrimo išlaidas, laiką ir sumokėti visą teismo užstato sumą. Įtrauktas ekspertas turi atitikti jam keliamus reikalavimus. Federalinio įstatymo „Dėl valstybinės teismo ekspertizės veiklos Rusijos Federacijoje“ 13 str.

Eksperto išvados dėl elektroninio susirašinėjimo tikrumo įrodymo papildymą bylos medžiaga patvirtina teismų praktika (Maskvos arbitražo teismo 2009-21-08 nutartis byloje Nr. A40-13210 / 09-110-153; 2009 m. FAS MO 2010-01-20 Nr. KG-A40 / 14271-09).

Sutarties pagrindu

3 str. Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 75 str., pažymima, kad dokumentai, gauti elektroniniu ryšiu, pripažįstami rašytiniais įrodymais, jei tai nurodyta šalių susitarime. Atitinkamai būtina nurodyti, kad susirašinėjimo ir dokumentų, gautų faksimilinio ryšio priemonėmis, internetu ir kitomis elektroninio ryšio priemonėmis, teisinę galią šalys pripažįsta vienodą su originalais. Kartu sutartyje turi būti nurodytas elektroninio pašto adresas, iš kurio bus siunčiamas elektroninis susirašinėjimas, informacija apie įgaliotą asmenį, įgaliotą jį vesti.

Sutartyje turi būti nurodyta, kad nurodytą elektroninio pašto adresą šalys naudoja ne tik darbo korespondencijai, bet ir darbų rezultatams perduoti, ką patvirtina FAS MO pozicija 2009-01-12 nutarime. Nr. KG-A40 / 12090-08. 2010-24-12 devintojo AAC nutarime Nr.09AP-31261/2010-GK pabrėžta, kad sutartyje turi būti numatyta galimybė patvirtinti techninę užduotį ir pareikšti pretenzijas dėl teikiamų paslaugų ir atliktų darbų kokybės el. .

Be to, šalys sutartyje gali numatyti, kad elektroniniu paštu siunčiamus pranešimus ir žinutes jos atpažįsta, tačiau per tam tikrą laikotarpį turi būti papildomai patvirtintos kurjeriu arba registruotu paštu (2008 m. balandžio 25 d. trylikto AAC nutarimas Nr. . A56-42419 / 2007).

Apibendrinant galima teigti, kad šiandien egzistuoja praktika, kai teismų elektroninis susirašinėjimas naudojamas kaip rašytinis įrodymas. Tačiau, atsižvelgiant į proceso teisės aktų reikalavimus dėl įrodymų leistinumo ir patikimumo, į virtualų susirašinėjimą teismas atsižvelgia tik tada, kai jis turi juridinę galią.

Šiuo atžvilgiu kyla daug problemų, nes dar nėra suformuota vieninga elektroninio susirašinėjimo teisėtumo nustatymo metodika. Suinteresuoto asmens teisė kreiptis į notarą siekiant pateikti įrodymus yra užtikrinta, tačiau nėra Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos norminio akto, reglamentuojančio notarų tokių paslaugų teikimo tvarką. Dėl to nėra vieno požiūrio, kaip nustatyti jų vertę ir suformuoti aiškų šios teisės įgyvendinimo mechanizmą.

Yra keletas būdų, kaip įteisinti elektroninę korespondenciją, kad ją būtų galima pateikti kaip įrodymą teisme: elektroninio susirašinėjimo su notaro apsauga, interneto tiekėjo pažyma, nuoroda į el. laiškus tolesnėje popierinėje korespondencijoje, taip pat jų autentiškumo patvirtinimas teismo medicinos ekspertize. .

Kompetentingas požiūris į elektroninės korespondencijos, kaip rašytinio įrodymo, pateikimą laiku leis verslo subjektams visiškai atkurti pažeistas teises sprendžiant ginčus.

Per pastaruosius dešimtmečius verslo korespondencija elektroniniu paštu įgijo didžiulį populiarumą ir tapo vienu iš pagrindinių verslo komunikacijos būdų. Šiandien sunku rasti tokį žmogų, kuris nenaudotų el. pašto tarpasmeninio bendravimo praktikoje. Nepaisant to, daugelis šiandien užduoda klausimą: ar būtų laikomasi visų taisyklių? Kaip kompetentingo laiško pagalba susidaryti gerą įspūdį apie siuntėją?

Šiame straipsnyje aprašomos dalykinio susirašinėjimo el. paštu taisyklės, o straipsnyje pateikiami praktiniai patarimai padės išmokti teisingo dalykinio bendravimo rašant el.

Daugelis žmonių savo dieną pradeda tikrindami, ar pašto dėžutėje nėra naujų pranešimų. Tačiau, deja, nepaisant šio keitimosi informacija būdo paplitimo, daugelis nemoka taisyklingai vartoti dalykinio susirašinėjimo kalbos, el. laiškus painioja su neformaliu bendravimo būdu.

Dėl pristatymo greičio supaprastina apsikeitimą svarbiais oficialiais dokumentais, blankais, pareiškimais, tačiau ir čia žmonės klysta siųsdami laiškus. Dažnai atsitinka taip, kad kurdami el. laišką keičiantis bet kokiais failais, adresatai dėl kokių nors priežasčių nesudaro pridedamų eskizų ir neįveda temos, o tai gali apsunkinti gavėjų darbą. Šio straipsnio tikslas – atsakyti į klausimą: kaip išsiųsti elektroninį laišką ir laikytis visų dalykinio rašytinio bendravimo el. paštu taisyklių?

Rašant el. laiškus būtina užpildyti visus pateiktus laukus

Verslo elektroninio pašto taisyklės įpareigoja laiško siuntėją užpildyti visus el. laiške pateiktus laukelius, tokius kaip gavėjo ir laiško siuntėjo adresas ir vardas, pavardė. Turi būti aprašyta tema, kuri trumpai apibūdintų siunčiamo laiško esmę. Labai dažnai nuo teisingai aprašytos temos priklauso išsiųsto laiško likimas ir jame nurodytos problemos sprendimo greitis. Verslo laiškas turėtų prasidėti sveikinimu – šis paprastas pagarbos parodymas gavėjui yra labai svarbus susirašinėjime. Po sveikinimo turėtų būti tekstas, vadinamas „laiško turiniu“, o pabaigoje paliekamas parašas, pavyzdžiui, „Pagarbiai, Brisovas Petras Ivanovičius“.

Sveikinimai verslo korespondencijoje

Verta daugiau dėmesio skirti šiam klausimui, nes pagarbos gestas yra labai svarbus bet kuriuo verslo komunikacijos aspektu. Optimali pasisveikinimo frazė yra „Laba diena“ arba „Labas“. Vykdant dalykinę korespondenciją el. paštu siuntėjas gali naudoti frazes „Labas vakaras“ arba „Labas rytas“, nes gavėjas laišką gali perskaityti daug vėliau, nei buvo gautas. Taip pat neteisinga naudoti įprastus pasisveikinimo posakius.

Po sveikinimo žodžio ar frazės turėtumėte susisiekti su gavėju vardu ir tėvavardžiu, o jei siuntėjui vardas nežinomas, galite praleisti šį momentą. Tada galite pereiti prie laiško tikslo nustatymo.

Prisegti failai verslo el. pašto korespondencijoje

Jei pagrindinis laiško tikslas yra ne tik rašytinis pasakojimas ir problemos esmės pristatymas, bet ir failo siuntimas, tuomet geriau pirmiausia prisegti siunčiamą objektą. Dažnai atsitinka taip, kad daugelis siuntėjų dėl neatidumo, laiško tekste išdėstę problemos esmę, pamiršta pridėti reikiamą priedą. Toks aplaidumas gali neigiamai paveikti dalykinio laiško siuntėjo dalykinę reputaciją.

Pašto adresas turi būti atpažįstamas ir glaustas

Verslo el. pašto taisyklės įpareigoja siuntėją turėti atpažįstamą el. pašto vardą, kuriame turi būti pateikta teisinga informacija apie siuntėjo vardą. Oficialūs laiškai ir kreipimaisi atrodo labai nesuprantamai ir kvailai, kai elektroninio pašto adresu nurodomi neformalūs posakiai ar žodžiai, pavyzdžiui, elektroninio pašto adresas „limon_petya“. Suaugusiam žmogui tai atrodo labai neoriai. Verslo korespondencijai geriausia sukurti atskirą el. pašto adresą ir laikytis verslo el. pašto etiketo.

Greito atsakymo (atsakymo) funkcijos naudojimas atsakyti į anksčiau gautus el

Funkcija Reply arba Response (sutrumpintai Re :) padeda vartotojui greitai reaguoti į anksčiau išsiųstas siuntėjo žinutes. Ši funkcija taip pat turi universalią galimybę perskaityti ankstesnį susirašinėjimą su pašnekovu tam tikra tema. Bet dalykinio susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės įpareigoja siuntėją pervardyti dalykinio laiško temą, jei susirašinėjimo metu pasikeičia diskusijos esmė.

Prieš siųsdami verslo laišką, patikrinkite, ar nėra rašybos ir skyrybos klaidų

El. paštas supaprastina keitimąsi informacija, tačiau dalykiniame susirašinėjime neturėtumėte nepaisyti rusų kalbos taisyklių, nes neatsargiai padaryta klaida gali turėti įtakos siuntėjo patikimumui. Prieš siunčiant laišką, reikėtų kelis kartus peržiūrėti tekstą ir atidžiai patikrinti, ar jame nėra ofografinių ir skyrybos klaidų. Daugelis el. pašto programų turi rašybos tikrinimo funkciją, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į žodžius, pabrauktus raudona linija. Jei abejojate dėl teisingos rašybos, turėtumėte ieškoti pagalbos internete arba patikrinti rašybą naudodami rašybos žodyną.

Paskirties laukas turi būti užpildytas paskutinis

Kad būtų išvengta nebaigtų ar neredaguotų laiškų siuntimo, verslo laiško gavėjo adresą reikėtų įvesti paskutinę akimirką prieš išsiuntimą. Ši taisyklė taip pat yra verslo el. pašto korespondencijos pagrindų dalis. Pasitaiko, kad pildant adresato laukelį el. paštas gali pasiūlyti anksčiau naudotų gavėjų sąrašą, čia taip pat reikėtų sutelkti dėmesį, kad per klaidą neišsiųstumėte surašyto dalykinio laiško trečiajai šaliai adresatui.

Verslo laiško struktūrizavimas

Teksto struktūrizavimo taisyklės taikomos ne tik popierinėms laikmenoms, bet ir dalykinio susirašinėjimo el. paštu taisyklėms. Gavėjui ne visada patogu monitoriaus ekrane skaityti didelius raidžių teksto kiekius. Norėdami supaprastinti šį dalyką, turėtumėte suskaidyti tekstą į logiškai suformuotas mažas pastraipas ir vengti sudėtingų sakinių rašydami verslo laiškų tekstą. Optimalus vieno sakinio ilgis verslo laiške turėtų būti ne daugiau kaip penkiolika žodžių.

Verslo laiško esmė turėtų būti išdėstyta iš esmės

Be nurodytos dalykinio laiško temos, gavėją turėtų dominti ir aiškiai suformuluotas pagrindinis teksto pirmasis ir antras sakiniai. Siuntėjo užduotis – laiško pradžioje nurodyti problemos ar klausimo, kuriuo jis kreipiasi į gavėją, esmę. Pirmame sakinyje reikia nurodyti verslo laiško siuntimo tikslą. Pavyzdys: „Informuojame, kad prievolės pagal 2017-02-01 sutartį Nr. 45 „Dėl birių medžiagų tiekimo“ terminai baigiasi. Norėdami pratęsti sutartį, turėtumėte pateikti pakartotinį dokumentų paketą. Dėl nustatyto tikslo gavėjas turi galimybę įsigilinti į pagrindinę verslo laiško idėją. Jei laiško tekstas yra per didelis, geriau naudoti objekto pridėjimo funkciją kaip priedą tekstinio dokumento pavidalu, tačiau tuo pačiu metu teksto lauke turėtumėte palikti pridedamą eskizą. kuri apšviečia verslo laišką. Pavyzdys: „Siunčiame jums elektroninę Mak-Stroy LLC laiško kopiją peržiūrėti. Apie savo sprendimą dėl 2017-01-02 sutarties Nr.45 „Dėl birių medžiagų tiekimo“ pratęsimo prašome informuoti iki laiške nurodyto termino.“

Į kiekvieną verslo el. laišką turi būti atsakyta

Yra neigiamų dalykinio susirašinėjimo pavyzdžių, kai gavėjas verslo laišką dėl kokių nors priežasčių ignoruoja. Kartais tikrai gali pasitaikyti atvejų, kai dėl tam tikrų situacijų nepavyksta atsakyti, pavyzdžiui, problemos sprendimo laikas gali užtrukti kelias dienas arba gavėjas susimąsto ir negali iš karto atsakyti į užduotą klausimą. Šiuo atveju reikėtų trumpai pakomentuoti šį reikalą, pavyzdžiui, „Sveiki, Petrai Ivanovičiau. Jūsų laišką gavau, bet šiandien man sunku atsakyti, nes tenka konsultuotis su aukštesne vadovybe. Pranešiu apie jūsų problemą mūsų įmonės generaliniam direktoriui ir iki savaitės pabaigos pateiksiu oficialų atsakymą. Pagarbiai jūsų, pardavimo skyriaus vadybininkas Belovas Ivanas Gennadievičius.

Verta prisiminti, kad jei atsakymas nebuvo pateiktas per tris darbo dienas, tai dalykinio laiško gavėjo tylėjimo faktas gali būti vertinamas kaip ignoravimas ir atsisakymas bendrauti su siuntėju.

Rašydami atsakymo laiškus turėtumėte atsakyti į visus pateiktus klausimus

Jei gavėjui siunčiamas laiškas yra klausimojo pobūdžio, tai rašydami laišką į klausimus turėtumėte atsakyti tokia tvarka, kokia yra gautame verslo laiško tekste. Jei buvo užduodami klausimai, siuntėjas tikisi į juos gauti konkrečius atsakymus. Rašant laišką atsakymai neturėtų būti numeruojami, tereikia mintį išdėstyti eilės tvarka. Norint atsakyti į visus pateiktus klausimus, pirmiausia reikia kelis kartus perskaityti gautą verslo laišką, o jei klausimų būtų per daug, geriau juos surašyti atskirai, kad jų nepraleistumėte. Jei neįmanoma atsakyti į kai kuriuos pateiktus klausimus, verta atkreipti dėmesį, kad šiuo metu dėl kokių nors priežasčių negalime atsakyti.

Nenaudokite santrumpų, jaustukų ir didžiųjų raidžių

Yra neigiamų verslo korespondencijos pavyzdžių, kai siuntėjai ją praskiedžia naudodami neformalius ženklus šypsenėlių pavidalu. Jų naudojimas yra populiarus bendraujant socialiniuose tinkluose, tačiau dalykinio susirašinėjimo taisyklės tokioms emocijų apraiškoms nepritaria, nes gavėjas gali nežinoti tikrosios jų reikšmės ir laikyti jas nesuprantamų skyrybos klaidų rinkiniu.

Taip pat turėtumėte atsisakyti rašyti tekstą didžiosiomis raidėmis. Internete žodžių rinkinys, parašytas didžiosiomis raidėmis, vadinamas „ryškiomis frazėmis“ ir dažniau tokios frazės turi neigiamą atspalvį. Gavėjas, skaitydamas el. pašto verslo laišką, tokį šriftą gali vertinti neigiamai, o tai neigiamai paveiks prasmės suvokimą. Jei verslo laiške reikia pabrėžti kurio nors momento svarbą, geriau naudoti įžangines frazes, pavyzdžiui: „Atkreipiame dėmesį, kad ne vėliau kaip iki 2017-10-02 turite pateikti dokumentų paketą sutarties pratęsimui. “ arba „Atkreipiame dėmesį, kad sutarčiai atnaujinti dokumentus reikia pateikti iki 2017-02-10.“

Nebūtina perduoti slaptos informacijos el. paštu

Norint perduoti asmeninę ar konfidencialią informaciją, geriau atsisakyti el. pašto dėžučių, nes kyla grėsmė, kad kibernetiniai nusikaltėliai perims informaciją savo samdinių tikslais. Ši informacija gali būti: telefono numeriai, slaptažodžiai iš banko kortelių, asmeninių banko sąskaitų ir kt. Svarbu atsiminti, kad informacija yra saugoma pašto agento serveryje ir gali būti pavogta įsilaužimo atveju.

Laiško pabaigoje turi pasirašyti siuntėjas

Kaip minėta anksčiau, kiekviename išsiųstame laiške turi būti konkretus parašas. Dažnai pašto dėžutės kūrėjai pristato parašo blokavimo funkciją, kurioje galite įvesti savo pavadinimą, vardą ir kontaktinį telefono numerį. Vėliau šis blokas bus automatiškai rodomas kiekvienos raidės pabaigoje, o tai supaprastins spausdinimą. Svarbu teisingai surašyti parašą, kad atsakydamas į laišką gavėjas turėtų galimybę teisingai susisiekti su siuntėju. Parašo pavyzdys gali atrodyti taip: „Pagarbiai, Nikolajus Aleksandrovičius Petrovas, +79810000000“.

Darant išvadas galima pastebėti, kad norint suprasti, kaip vesti dalykinį susirašinėjimą el. paštu, nereikia įsisavinti papildomų ir sudėtingų pagrindų. Tereikia laikytis elementarių etiketo taisyklių ir rusų kalbos normų.