Proces legalizacji dokumentu. Moc prawna dokumentu, jego podstawa normatywna

Nazwa dokumentu:
Numer dokumentu:	6.10.4-84
Typ dokumentu:	GOST
Organ hosta:	Standard stanowy ZSRR
Status:	Gra aktorska
Opublikowany:	oficjalna publikacja
Data przyjęcia:	09 października 1984
Data wejścia w życie:	01 lipca 1987
Data rewizji:	01 kwietnia 2001

GOST 6.10.4-84 Zunifikowane systemy dokumentacji. Przywrócenie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszyny i maszynie ocenianej maszynowo stworzonej przez technologię komputerową. Postanowienia podstawowe

GOST 6.10.4-84

Grupa T54

MIĘDZYNARODOWY STANDARD

Zunifikowane systemy dokumentacji

WYKONYWANIE PRAWNE DOKUMENTÓW NA NOŚNIKU MASZYNOWYM
I MASZYNA STWORZONA ZA POMOCĄ ŚRODKÓW
WYPOSAŻENIE KOMPUTERA

Postanowienia podstawowe

Ujednolicone systemy dokumentacji. Przyznanie
moc prawna do dokumentów dotyczących oprogramowania i programów maszynowych
utworzone przez komputery. Generał

Dekretem Państwowego Komitetu Normalizacyjnego ZSRR z dnia 9 października 1984 N 3549, okres wprowadzania został ustalony od 01.07.1987 r.

REPUBLIKACJA

Norma ta określa wymagania dotyczące składu i treści wymagań, które nadają moc prawną dokumentom na nośniku maszynowym i gramaturze maszynowej utworzonej za pomocą technologii komputerowej, a także procedurę dokonywania zmian w tych dokumentach.

Norma ta jest obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorstw, organizacji i instytucji (zwanych dalej organizacjami) prowadzących wymianę informacji na nośniku maszynowym i maszynach.

Na podstawie tego standardu można opracować standardy branżowe i korporacyjne, biorąc pod uwagę specyfikę korzystania z dokumentów na nośnikach maszynowych i maszynach zarówno między organizacjami, jak i gdy są używane bezpośrednio w organizacji.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Dokument na nośniku maszyny musi być zapisany, wyprodukowany i oznaczony zgodnie z wymaganiami GOST 6.10.1-88 *, GOST 6.10.3-83, GOST 8303-93, GOST 19768-93, GOST 20731-86, GOST 25465-95, GOST 25752-83, GOST 25764-83, OST 24.958.01-84 - OST 24.958.74-84, R 50-54-76-88, a informacje są kodowane zgodnie z ogólnounijnymi klasyfikatorami informacji technicznych i ekonomicznych. W przypadku braku niezbędnych informacji w klasyfikatorach ogólnounijnych dopuszcza się stosowanie kodów zarejestrowanych klasyfikatorów międzysektorowych i sektorowych.
______________
* Wygasł na terytorium Federacja Rosyjska.

1.2. Wykres maszynowy musi być tworzony z uwzględnieniem wymagań stanowych standardów dotyczących ujednoliconych systemów dokumentacji.

1.3. Dokument na nośniku maszyny i schemat maszyny powinny być używane tylko wtedy, gdy istnieją odpowiednie decyzje ministerstw i departamentów.

1.4. Transport (transfer, spedycja itp.) Dokumentu na nośniku maszyny i gramogramie powinien być przeprowadzony z listem motywacyjnym sporządzonym zgodnie z GOST 6.38-90 *. Przykładowy list motywacyjny znajduje się w załączniku.
______________
GOST R 6.30-97 ** (dalej).

** Na terytorium Federacji Rosyjskiej obowiązuje GOST R 6.30-2003. - Uwaga „KOD”.

1.5. Dokument napisany maszynowo i wydruk maszynowy stają się skuteczne po spełnieniu wymagań tej normy i podpisaniu listu motywacyjnego.

1.6. Rejestracja dokumentu na nośniku maszynowym i tworzenie maszynogramu powinno odbywać się na podstawie danych zapisanych w oryginalnych (pierwotnych) dokumentach otrzymanych kanałami komunikacyjnymi z automatycznych urządzeń rejestrujących lub w procesie automatycznego rozwiązywania problemów.

1.7. Na żądanie organizacji użytkowników, w celu wizualnej kontroli dokumentu utworzonego na nośniku maszynowym, jest on konwertowany do postaci czytelnej dla człowieka za pomocą różnych technicznych środków wyświetlania danych (wyświetlacze, drukarki itp.).

2. WYMAGANIA DOTYCZĄCE SZCZEGÓŁÓW DOKUMENTÓW NA NOŚNIKU MASZYNY I MASZYNIE UTWORZONEJ PRZEZ SPRZĘT KOMPUTEROWY

2.1. Dokument na nośniku maszyny lub schemat maszyny musi zawierać następujące obowiązkowe dane:

nazwa organizacji, która utworzyła dokument;

lokalizacja organizacji - twórca dokumentu lub adres pocztowy;

tytuł dokumentu;

data produkcji dokumentu;

kod osoby odpowiedzialnej za poprawność wykonania dokumentu na nośniku maszynowym lub chwytaku maszynowym lub, co do zasady, kod osoby, która zatwierdziła dokument.

Uwaga. Decyzją ministerstw i resortów dopuszcza się stosowanie dodatkowych danych (numer telefonu, telegazeta, stanowisko i nazwisko osoby, która ma prawo poświadczać dokument zapisany na nośniku maszynowym oraz schemat maszyny itp.) Dla poszczególnych dokumentów na nośniku maszynowym i maszynie, odzwierciedlając specyfikę powstania, użytkowania i transmisji te dokumenty.

2.2. Obowiązkowe szczegóły dokumentu na nośniku maszynowym powinny być umieszczone w sposób umożliwiający jednoznaczną identyfikację atrybutu.

2.3. Obowiązkowe szczegóły schematu maszyny należy wydrukować i umieścić zgodnie z wymaganiami stanowych standardów dotyczących ujednoliconych systemów dokumentacji.

2.4. Wymagane „Nazwa organizacji - twórca dokumentu” należy wpisać w następującej formie: kod identyfikacyjny według Ogólnounijnego Klasyfikatora Przedsiębiorstw i Organizacji (OKPO) * oraz nazwa organizacji. Dozwolone jest używanie ustalonych skróconych nazw.
__________________
* To wymaganie musi być powiązane z wymaganiami GOST 6.38-90.

W przypadku organizacji, które nie mają praw osoby prawnej, należy wskazać kod OKPO organizacji, której są podporządkowane.

2.5. Wymagane „Lokalizacja organizacji - twórca dokumentu” należy wpisać w następującej formie: kod identyfikacyjny według klasyfikatora ogólnounijnego „System oznaczeń obiektów podziału administracyjno-terytorialnego ZSRR i republik związkowych oraz osiedli” (SOATO) oraz nazwa miejscowości, w której znajduje się organizacja ...

2.6. Wymagana „Nazwa dokumentu” musi być zapisana w następującej formie: kod identyfikacyjny i nazwa formularza dokumentu według Ogólnounijnego Klasyfikatora Dokumentacji Zarządzania (OKUD) * dla dokumentów o przeznaczeniu ogólnounijnym lub branżowym (wydziałowym), republikański klasyfikator dokumentacji zarządczej - dla przemysłu (wydziałowy), formularze republikańskie dokumenty.
______________
* OK 011-93 obowiązuje na terytorium Federacji Rosyjskiej.

2.7. Wymagany „Data sporządzenia dokumentu” musi być odnotowany zgodnie z wymaganiami GOST 6.38-90 oraz wskazany czas rejestracji dokumentu, umożliwiający identyfikację z protokołem maszyny.

2.8. Wymagany „Kod osoby odpowiedzialnej za prawidłowe wykonanie dokumentu na nośniku maszynowym lub schematu maszyny” lub „Kod osoby, która zatwierdziła dokument” musi być zapisany w następującej formie: kod identyfikacyjny i stanowisko, nazwisko osoby odpowiedzialnej za prawidłowe wykonanie dokumentu na nośniku maszynowym lub schematu maszyny, lub osoba, która zatwierdziła dokument. Własność kodu do konkretnej osoby musi być zarejestrowana w organizacji - twórcy dokumentu na nośniku maszynowym lub tej, która wyprodukowała maszynę do pisania, oraz stworzyć warunki techniczne, programowe i organizacyjne wykluczające możliwość korzystania z kodów innych osób.

2.9. Organizacje podlegające przepisom specjalnym muszą podać szczegóły, o których mowa w ustępach. 2,4; 2.5 zgodnie z zasadami niniejszego regulaminu.

2.10. Tryb selekcji, przyjmowania do przechowywania i wydawania konsumentom dokumentów na nośniku maszynowym i maszynie, ich unieważniania i niszczenia ustalają ministerstwa i resorty.

3. ORYGINAŁY, DUPLIKATY, KOPIE DOKUMENTU NA NOŚNIKU MASZYNY I MASZYNIE

3.1. Oryginały, duplikaty i kopie dokumentu na nośniku maszynowym oraz gramatury maszynowe uzyskane za pomocą standardowego oprogramowania tego kompleksu komputerowego mają taką samą moc prawną, jeżeli są wykonane zgodnie z wymaganiami niniejszej normy.

3.2. Oryginał dokumentu na nośniku maszynowym jest pierwszym zapisem dokumentu na nośniku maszynowym i zawierającym informację, że dokument ten jest oryginałem.

Oryginalna maszyna do pisania to pierwsza wydrukowana komputerowo kopia dokumentu na papierze i zawierająca informację, że ten dokument jest oryginałem.

3.3. Duplikaty dokumentu na nośniku maszynowym są późniejsze, autentyczne pod względem treści, zapisy dokumentu na nośniku maszynowym i zawierają wskazanie, że te dokumenty są duplikatami.

Duplikaty maszyny do pisania to wszystkie późniejsze wydruki na papierze, które są autentyczne w treści i zawierają wskazanie, że są duplikatami.

3.4. Kopie dokumentu na nośniku maszynowym lub maszynie do pisania to dokumenty przepisane z oryginału lub kopii dokumentu na nośniku maszynowym lub w składzie na inny nośnik, autentyczne w treści i zawierające wskazanie, że są to kopie.

Duplikaty i kopie muszą zawierać obowiązkowe dane zawarte w oryginalnym dokumencie na nośniku maszynowym lub na maszynie do pisania.

Na chwytaku maszynowym, który jest kopią dokumentu na nośniku maszynowym, dodatkowo musi znajdować się stempel lub pieczęć organizacji, która dokonała przekształcenia dokumentu w formę czytelną dla człowieka, napis certyfikacyjny i odpowiednie podpisy.

4. PROCEDURA WPROWADZANIA ZMIAN W DOKUMENCIE NA NOŚNIKU W MASZYNIE I MASZYNIE

4.1. Jedynie organizacja - twórca dokumentu z obowiązkową rejestracją treści i podstawy zmian oraz osoba odpowiedzialna za dokonane zmiany - może zmienić oryginalny dokument na nośniku maszynowym.

Rejestracji zmian dokonuje organizacja - twórca zapisu dokumentu.

4.2. W przypadku wprowadzenia zmian do oryginalnej karty maszyny należy wskazać na niej powody tych zmian, datę, godzinę ich wprowadzenia, stanowisko i podpis funkcjonariusza, który dokonał zmian oraz jego dekodowanie.

4.3. Organizacja - twórca oryginalnego dokumentu na nośniku maszynowym lub maszynie do pisania jest zobowiązana do powiadomienia organizacji - użytkowników dokumentu o wszelkich zmianach poprzez przesłanie listu motywacyjnego zawierającego informację o zmianach oraz zawierającego wraz ze wskazaniem obowiązkowych danych zgodnie z pkt 2.1 następujące informacje:

wskazanie podstawy zmiany;

czas wprowadzania zmian;

oficjalny podpis.

W razie potrzeby list motywacyjny może zostać ostemplowany lub ostemplowany przez organizację, która utworzyła oryginalny dokument, na nośniku maszynowym lub maszynie do pisania.

4.4. Zmiany w duplikacie (kopii) dokumentu na nośniku maszynowym lub maszynie do pisania, które są w posiadaniu użytkownika, dokonywane są wyłącznie na podstawie zawiadomienia organizacji - twórcy dokumentu na nośniku maszynowym lub na składzie.

4.5. Zmodyfikowany dokument oryginalny, jak również duplikat i kopie zmodyfikowanego dokumentu, zachowują ważność, jeżeli zmiany są dokonywane zgodnie z wymaganiami tej normy.

ZAŁĄCZNIK (odniesienie). PRZYKŁADOWY LIST PRZEWODNI

ZAŁĄCZNIK
Odniesienie


Wymagania organizacji - twórca dokumentu na nośniku maszynowym lub maszynie		Pasek ograniczeń dostępu do dokumentów

Tytuł do tekstu

Zgodnie z umową z dnia 25.12.2008 r. Przesyłam Państwu dokumenty na nośnikach maszynowych zawierające następujące informacje:


Numer fabryczny taśma magnetyczna	Numer seryjny woluminu
		Wynik
		Realizacja
		Transport

Zastosowanie: taśma magnetyczna - 3.

Uwaga. List motywacyjny jest sporządzany na papierze firmowym organizacji zgodnie z wymaganiami GOST 6.38-90.

Tekst dokumentu weryfikuje:
oficjalna publikacja
Zunifikowane systemy dokumentacji: sob. GOST. -
M.: Wydawnictwo Norm IPK, 2001

GOST 6.10.4-84 Zunifikowane systemy dokumentacji. Przywrócenie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszyny i maszynie ocenianej maszynowo stworzonej przez technologię komputerową. Postanowienia podstawowe

Nazwa dokumentu:
Numer dokumentu:	6.10.4-84
Typ dokumentu:	GOST
Organ hosta:	Standard stanowy ZSRR
Status:	Gra aktorska
Opublikowany:	oficjalna publikacja Zunifikowane systemy dokumentacji: sob. GOST. - M .: Wydawnictwo Norm IPK, 2001
Data przyjęcia:	09 października 1984
Data wejścia w życie:	01 lipca 1987
Data rewizji:	01 kwietnia 2001

Moc prawna jest własnością dokumentu urzędowego, o której poinformowano go obowiązującym prawem, kompetencjami organu wydającego oraz ustaloną procedurą rejestracji. Brak niezbędnych szczegółów lub ich nieprawidłowy projekt może prowadzić do tego, że dokument nie będzie miał mocy prawnej (np. Brak podpisu lub daty). Jeśli nie będzie zawierał tytułu do tekstu lub uwagi o artyście, doprowadzi to tylko do pewnych trudności w pracy z dokumentem, ale nie wpłynie na jego znaczenie prawne.

Obowiązkowe wymagania zapewniające moc prawną dokumentów to:

nazwa organizacji (urzędnik) - autor dokumentu;

nazwa rodzaju dokumentu; data dokumentu;

numer rejestracyjny;

pieczęć zatwierdzenia dokumentu;

tekst; podpis;

Podpis jest wymaganym atrybutem każdego dokumentu. Urzędnik, składając podpis na dokumencie, przejmuje odpowiedzialność: za autentyczność dokumentu; za wszystkie możliwe konsekwencje wykonania (uchwalenia) dokumentu. Prawo do podpisania jest przyznawane określonym osobom i może być zabezpieczone: w statucie przedsiębiorstwa; w rozporządzeniu w sprawie przedsiębiorstwa (w sprawie jednostki strukturalnej); w instrukcjach do pracy biurowej; w opisie stanowiska pracownika; w kolejności dotyczącej podziału ceł. Dokumenty organizacji podpisuje dyrektor lub jego zastępcy. Dokumenty oddziałów strukturalnych podpisują ich szefowie. W wielu sprawach inni pracownicy, na przykład wiodący specjaliści przedsiębiorstwa, mogą mieć prawo do podpisu. Podpis jest składany na pierwszej kopii dokumentu, jeśli to konieczne - na innych kopiach, na przykład przy zawieraniu umowy.

Data dokumentu jest jednym z najważniejszych szczegółów dokumentu. Brak daty na dokumencie unieważnia go.

Pieczęć jest prawnie istotną własnością i służy do poświadczenia podpisu urzędnika na najważniejszych (lub finansowych) dokumentach.

Pieczęć wskazuje: autentyczność dokumentu o przynależności dokumentu do organizacji wskazanej na pieczęci. Pieczęć umieszczana jest na dokumentach, których publikacja obejmuje:

- wszelkie konsekwencje prawne, na przykład utworzenie, reorganizacja przedsiębiorstwa;
- skutki materialne, np. transfer wartości materialne, poświadczenie prawa organizacji lub osoby do czegoś.

Pieczęć certyfikacyjna - niektóre dokumenty uzyskują moc prawną dopiero od momentu ich zatwierdzenia przez kierownika lub wyższą jednostkę. Stempel to rekwizyt urzędowego dokumentu, który nadaje jego treści charakter normatywny lub prawny. Obowiązkowej akceptacji podlegają: statuty, regulaminy przedsiębiorstw (oddziałów); stoły kadrowe; akty kontroli, akty przyjęcia i przekazania; opisy stanowisk pracy; szacunki, biznesplany, raporty itp. P.

Numer rejestracyjny jest dodatkową gwarancją autentyczności dokumentu. Wskazuje, że dokument przeszedł wszystkie etapy przetwarzania, jest zarejestrowany i tym samym jest oficjalnym dokumentem przedsiębiorstwa. Aby nadać moc prawną dokumentowi elektronicznemu, stosuje się elektroniczny podpis cyfrowy. Dokument elektroniczny jest uznawany za ważny z prawnego punktu widzenia dopiero po pozytywnym wyniku weryfikacji autentyczności elektronicznego podpisu cyfrowego.

Elektroniczny podpis cyfrowy (EDS) to dokument elektroniczny przeznaczony do ochrony tego dokumentu elektronicznego przed fałszowaniem, uzyskany w wyniku kryptograficznej transformacji informacji przy użyciu klucza prywatnego elektronicznego podpisu cyfrowego i umożliwiający identyfikację właściciela certyfikatu klucza podpisu, a także stwierdzenie braku zniekształcenia informacji w elektronicznym dokument. EDS w dokumencie elektronicznym jest równoznaczne z podpisem odręcznym w dokumencie papierowym, z zastrzeżeniem następujących warunków:

- certyfikat klucza podpisu wydany przez centrum certyfikacji jest ważny w momencie podpisywania dokumentu elektronicznego; autentyczność elektronicznego podpisu elektronicznego w dokumencie elektronicznym została potwierdzona;
- elektroniczny podpis cyfrowy jest używany zgodnie z jego informacjami określonymi w certyfikacie klucza podpisu. Dzięki tej technologii uzyskuje się dokument elektroniczny: mający moc prawną; potwierdzenie autorstwa dokumentu; potwierdzenie braku zniekształcenia informacji w dokumencie. Aby kopia dokumentu papierowego miała moc prawną oryginału, musi zostać poświadczona w określony sposób. W tym celu umieszcza się wymagany „znak certyfikacji kopii”, który zawiera: napis certyfikacyjny „Prawda”; stanowisko osoby, która poświadczyła kopię; jego podpis; data certyfikacji;
- drukowanie (dla najważniejszych lub zewnętrznych dokumentów). Certyfikacji dokonuje sama firma lub w razie potrzeby notariusz.

Zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi lub za zgodą stron dokument papierowy z pieczęcią po przekształceniu w dokument elektroniczny może zostać poświadczony elektronicznym podpisem cyfrowym urzędnika. Firmy mogą certyfikować:

- kopie dokumentów przedłożonych przez obywateli podczas zatrudniania, studiowania;
- kopie dokumentów do rozwiązywania problemów socjalnych pracowników. W przedsiębiorstwie kopie poświadczane są przez: kierownika organizacji; urzędnik (kierownik działu personalnego).

Co możesz poradzić, jeśli chcesz udowodnić, że Twój adresat na pewno odebrał Twoje wiadomości i odpowiedział Ci na pewno, a już istnieją podejrzenia co do jego odmowy potwierdzenia tych informacji w przyszłości? Możesz zalecić w papierowej wersji listu odwołanie się do wcześniej wysłanych e-maili i otrzymanych w odpowiedzi, a nawiasem mówiąc, nie jako główny temat listu. Nie zapominaj, że nie tylko będziesz musiał dostarczyć e-mail jako dowód, ale nie powinieneś lekceważyć korespondencji z Twojej strony, w tym z kandydatami na dane stanowisko, a nie tylko z pracownikami. Autor artykułu natknął się w praktyce na następujący przykład. Pracownik działu personalnego odmówił kandydatowi na stanowisko, prawnikowi M., w odniesieniu do tak dyskryminującego parametru jak płeć. Kierownik chciał pracować z męskim prawnikiem, ale kobieta przesłała CV.

Legalizacja dokumentów na nośnikach elektronicznych

W przypadku prostych rozwiązań zwykle nie są potrzebne żadne specjalistyczne systemy; wystarczy dowolny program do skanowania lub rozpoznawania. W przypadku dużych wolumenów należy wziąć pod uwagę zapotrzebowanie na profesjonalne systemy obrazowania, takie jak Accent Capture firmy Kofax lub InputAccel firmy ActionPoint. Systemy te pozwalają na masowe wprowadzanie dokumentów z organizacją oddzielnych zadań dla różnych rodzajów pracy, z dedykowanymi serwerami do przetwarzania, konwersji i rozpoznawania obrazów.
Wbudowane w nie algorytmy pozwalają uzyskać obrazy wysoka jakość z maksymalną prędkością. Są ukierunkowane na wykorzystanie przemysłowych skanerów strumieniowych. Ceny takich systemów wahają się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy dolarów.

Nadanie dokumentowi elektronicznemu mocy prawnej

Dlatego wielu ekspertów uważa, że \u200b\u200bkonieczne jest odrębne ustalenie procedury dostarczania i oceny dowodów elektronicznych. Projekt ustawy o handlu elektronicznym proponuje uznanie, że wszystkie kopie dokumentów elektronicznych podpisane w sposób określony przez prawo są oryginałami. Dokument elektroniczny nie może mieć kopii elektronicznej.

Ale ten przepis pozostaje szkicem. Obecnie dokumenty elektroniczne muszą zostać przekształcone w formę pisemną do badań w sądzie. wydrukowane. Cytując prawo: art. Sztuka. 59 „Istotność dowodów”, 60 „Dopuszczalność dowodów”, art. 67 „Ocena dowodów” Kodeksu postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej Tak więc dokument elektroniczny ma moc prawną: - dane obowiązkowe; - potwierdzenie autorytetu twórcy; - autentyczność i autentyczność.

Cechy przechowywania, ochrony i legalizacji dokumentów elektronicznych

Wszystkie kopie dokumentu elektronicznego podpisane tym samym elektronicznym odpowiednikiem podpisu (elektroniczny podpis cyfrowy) mają taką samą wartość prawną, pod warunkiem, że ich autentyczność zostanie potwierdzona zgodnie z wymogami prawa federalnego. 2. Dokument elektroniczny podpisany elektronicznym analogiem (elektroniczny podpis cyfrowy) ma taką samą moc prawną jak dokument pisemny i może zostać przedstawiony jako dowód sądowy. 3. Kopia dokumentu elektronicznego na papierze ma znaczenie prawne, jeżeli jest podpisana elektronicznym analogiem podpisu (elektroniczny podpis cyfrowy), a także jeśli jest poświadczona przez osobę uprawnioną do certyfikacji zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej.

Moc prawna dokumentu elektronicznego i jej obowiązkowe atrybuty

Przywrócenie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszyny i maszynie ocenianej maszynowo stworzonej przez technologię komputerową. Przepisy podstawowe ”. Niniejsza norma określa wymagania dotyczące składu i treści szczegółów, które nadają dokumentowi elektronicznemu moc prawną, a także określa procedurę dokonywania w nich zmian. Dokument elektroniczny musi zawierać: - numer rejestracyjny; - Data rejestracji; - podpis (kod) osoby odpowiedzialnej za prawidłowe przygotowanie dokumentu lub zatwierdzającej dokument; - treść dokumentu; - nazwa organizacji - twórca dokumentu; - lokalizacja organizacji - twórca dokumentu lub adres pocztowy.
Możliwe jest użycie dodatkowych szczegółów, najważniejsze jest to, że te obowiązkowe można jednoznacznie zidentyfikować.

33 .. legalizacja dokumentów na nośnikach maszynowych

Ponieważ jeśli przechowujesz zamówienia dla personelu w formie elektronicznej, a osobno pokwitowanie pracownika do zapoznania się w formie papierowej, to w przypadku konfliktu pracownik może powiedzieć, że nie zapoznał się z dokumentem, który był prawidłowo przechowywany w organizacji. I nie da się udowodnić czegoś przeciwnego. Można jednoznacznie stwierdzić, że na tym etapie pełne przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami kadrowymi jest niemożliwe. E-mail jako dowód Wykorzystanie e-maila jako dowodu powoduje przede wszystkim ogromne trudności z identyfikacją osoby, która wysłała e-mail ze swojej skrzynki pocztowej z taką lub inną informacją.
Ponadto, jeśli treść wiadomości e-mail zostanie ujawniona bez zgody autora wiadomości, wówczas pismo może zostać wykluczone z listy dowodów, ponieważ został odebrany z naruszeniem prawa.

Moc prawna dokumentu elektronicznego

Kolejnym problemem jest konieczność zapewnienia mocy prawnej dokumentów elektronicznych. Ale im dalej, tym częściej ten problem można rozwiązać jako zwykły problem organizacyjny i techniczny. Dzięki temu, że ostatecznie uchwalono ustawę regulującą stosowanie elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS), stało się możliwe nadanie dokumentom elektronicznym statusu prawnego.

Zgodnie z ustawą federalną „O elektronicznych podpisach cyfrowych” Ustawa federalna „o elektronicznych podpisach cyfrowych” z dnia 10 stycznia 2002 r., Art. 4-12 // Zgromadzone ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej. 2002. Nr 2. Art. 127., Elektroniczny podpis cyfrowy w dokumencie elektronicznym jest równoważny z podpisem odręcznym na dokumencie papierowym, pod pewnymi warunkami.

Pojęcie dokumentu elektronicznego, jego moc prawna

Uwaga

Ostatnio coraz więcej dużych organizacji i przedsiębiorstw przechodzi na cyfrowe zarządzanie dokumentami. Oczywiście jest to bardzo wygodne i oszczędza znaczną ilość czasu. Ale to rodzi poważne pytanie: jaka jest moc prawna dokumentu elektronicznego? Zadowolony

1 Od papierowego do elektronicznego obiegu dokumentów
- 1.1 Wymagania określające moc prawną
2 Ochrona korespondencji
3 Przypadki specjalne
4 Praktyczne porady
5 Co dalej?

Od papieru do elektronicznego obiegu dokumentów W 2001 r. Weszła w życie ustawa federalna regulująca stosowanie elektronicznych podpisów cyfrowych.

Od tego czasu wiele organizacji zmieniło format swojego przepływu pracy: z papierowego na cyfrowy lub mieszany.

Zwiększanie wyjątkowości

Na adres sądu wysyłam pocztą wraz z pozew kopie formularzy 2-NDFL wysyłanych pocztą z miejsca pracy oraz kopie zamówień do przyjęcia / zwolnienia. Podczas mojej pracy wielokrotnie otrzymywałem zamówienia i skanowałem kopie dokumentów pocztą elektroniczną. W jaki sposób informacje zawarte w wiadomości e-mail mogą zostać przedstawione jako dowód w sądzie? Notariusz odmawia poświadczenia mojej drukowanej korespondencji. Co możesz doradzić w takiej sytuacji? Oczywiście notariusz odmówi poświadczenia dokumentu zabranego znikąd. Musi przynieść komputer, z którego prowadzona była korespondencja e-mail, aby mógł zweryfikować fakt jego obecności, a następnie sporządzić protokół z szczegółowy opis ich działania: włączanie komputera, uruchamianie programu pocztowego, znajdowanie e-maili. Dopiero wtedy e-maile są drukowane i dołączane do protokołu.

Dokumenty elektroniczne jako dowód

Autentyczność i autentyczność Najłatwiejszym sposobem zapewnienia autentyczności dokumentu elektronicznego jest użycie elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS). Oceniając moc dowodową dokumentu elektronicznego, sąd bierze pod uwagę przede wszystkim rzetelność metod tworzenia, przechowywania, przesyłania i identyfikacji autora. W tym celu oprócz EDS ważny jest zaufany system przetwarzania dokumentów elektronicznych (zaufana pamięć masowa).
Jakie dokumenty należy niezwłocznie sporządzić w formie papierowej Niezależnie od tego, czy w przedsiębiorstwie istnieje elektroniczny system zarządzania dokumentami, wszystkie dokumenty kadrowe, zgodnie z którymi przepisy prawa pracy, układy zbiorowe pracy wymagają zgody pracownika, muszą być przechowywane na papierze, z podpisami osób upoważnionych i pracownik.

Wysyłanie dobrej pracy do bazy wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy korzystający z bazy wiedzy w swoich studiach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Podobne dokumenty

Pojęcie dokumentu elektronicznego i ocena jego mocy prawnej. Reżim prawny przepływu pracy, zasady i etapy jego automatyzacji, sprzęt i stosowane techniki. Elektroniczny podpis cyfrowy dokumentu elektronicznego. Procedury rozwiązywania konfliktów.

test, dodano 14.03.2014

Definicja pojęć elektronicznego zarządzania dokumentami, dokumentem i podpisem cyfrowym, problemy ich bezpiecznego użytkowania. Zasady działania, zalety i wady, uznanie mocy prawnej dokumentów elektronicznych w porównaniu z dokumentami papierowymi.

streszczenie, dodano 02.05.2012

Praca dotyczy systemu sądownictwa funkcjonującego na terytorium Ukrainy - w szczególności sądów ziemskich. Sąd Żemskiego rozpatrywał sprawy cywilne, jego biuro miało tzw. Prawo do nadawania mocy prawnej różnym dokumentom.

streszczenie, dodano 13.12.2005

Psychologia prawna. Istota podejść teoretycznych w psychologii prawa. Zasada obiektywizmu. Podejścia osobiste i aktywności w psychologii. Podejście systemowe w psychologii prawniczej. Inne podejścia teoretyczne w psychologii prawniczej.

praca semestralna, dodano 10.02.2008

Pojęcia i istota odpowiedzialności prawnej. Ochronne stosunki prawne w systemie public relations. Podejścia do rozumienia odpowiedzialności prawnej. Znaki, zasady, funkcje odpowiedzialności prawnej. Problem pozytywnej odpowiedzialności.

praca semestralna dodana w dniu 11.12.2010

Tryb udzielania urlopu płatnego na czas trwania sesji studenckiej. Zaspokojenie roszczenia o zapłatę opłaty. Pojęcie formy (źródła) prawa jako sposób nadania normie postępowania oficjalnej mocy prawnej, jej zewnętrzne oficjalne wyrażenie.

streszczenie dodane 12.12.2016

Pojęcie, znaki i istota odpowiedzialności prawnej. Okoliczności wykluczające odpowiedzialność prawną. Podstawy do zwolnienia z odpowiedzialności prawnej. Domniemanie niewinności. Realizacja odpowiedzialności prawnej ATS.

praca semestralna dodano 02/09/2007

Aby utworzyć przepływ pracy działu HR
* wykaz wymaganych dokumentów kadrowych, rodzaje i odmiany dokumentacji kadrowej
* nazewnictwo spraw
* grupowanie dokumentów w sprawy
wymagania dotyczące rejestracji dokumentacji kadrowej, legalizacji dokumentów
- Opcje projektowe kontynuacji 1
* instrukcja zarządzania dokumentacją kadrową
* przygotowanie akt obsługi kadrowej do przeniesienia do archiwum organizacji, okresy przechowywania
* odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji kadrowej

Jakie są wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji kadrowej?

Kwalifikowana administracja kadrowa polega na dokumentowaniu wszystkich spraw kadrowych zgodnie z ustalonymi zasadami formalności.
Wymóg dokumentowania informacji zgodnie z określonymi zasadami określa ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 nr 149-FZ „O informacjach, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”.

Z artykułu 11 ustawy federalnej nr 149-FZ:

- Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej lub porozumienie stron może określać wymagania dotyczące dokumentowania informacji.
-W federalnych władzach wykonawczych informacje są dokumentowane w sposób ustalony przez Rząd Federacji Rosyjskiej. Zasady pracy urzędu i obiegu dokumentów ustalone przez inne organy państwowe, organy samorządu terytorialnego w ramach ich właściwości muszą być zgodne z wymogami określonymi przez Rząd Federacji Rosyjskiej w zakresie pracy urzędów i obiegu dokumentów dla federalnych organów wykonawczych.

Kierownicy i pracownicy działu HR powinni pamiętać, że prawidłowe sporządzenie dokumentu oznacza nadanie mu mocy prawnej. Należy zwrócić odpowiednią uwagę nie tylko na treść, ale także na formę dokumentu. Moc prawna dokumentu jest własnością dokumentu urzędowego przekazanego mu przez obowiązujące przepisy, kompetencje organu wydającego i ustaloną procedurę rejestracji (klauzula 2.1 GOST R 51141-98).
Dla działań zarządczych bardzo ważna jest moc prawna dokumentów, która potwierdza, że \u200b\u200bdokumenty mogą służyć jako prawdziwy dowód informacji w nich zawartych. Praktyka sądowa zna wiele przykładów, kiedy organizacja przegrała sprawę z powodu niewłaściwie wykonanych dokumentów personalnych sporządzonych z naruszeniem wymagań odpowiedniego GOST, ponieważ nie są one akceptowane w sądzie jako pisemne dowody i nie mają mocy prawnej. To kolejne potwierdzenie faktu, że w stosunkach pracy (zwłaszcza w sytuacji zwolnienia) konieczne jest przestrzeganie wszelkich formalnych subtelności prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Zasady przetwarzania dokumentów

Aby poprawnie sporządzić dokument, należy najpierw określić, do której grupy dokumentów lub systemu dokumentacji należy.
System dokumentacji zgodnie z klauzulą \u200b\u200b2.1 GOST R 51141-98 to zestaw dokumentów połączonych ze sobą zgodnie z cechami pochodzenia, przeznaczeniem, rodzajem, zakresem działalności, jednolitymi wymaganiami ich rejestracji. ”
Zgodnie z Wszechrosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządzania OK 011-93, zatwierdzonym Uchwałą Gosstandart Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 1993 r. Nr 299, dokumentacja pracownicza powinna zawierać dwa systemy dokumentów:
- ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;
- ujednolicony system podstawowej dokumentacji księgowej (grupa dokumentacji do rozliczania pracy i płatności).
Zasady przetwarzania dokumentówobjęte systemem dokumentacji organizacyjno-administracyjnej, zdefiniowany przez GOST R 6.30-2003, zatwierdzony dekretem Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej z dnia 3 marca 2003 r. nr 65-st.
Ten standard ustanawia wymagania dotyczące rejestracji szczegółów dokumentów i form dokumentów.
Instrukcje dotyczące stosowania i wypełniania ujednoliconych formularzy (19 formularzy do ewidencji personelu i 11 formularzy do rejestrowania wykorzystania czasu pracy i rozliczeń z pracownikami w zakresie wynagrodzeń) podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności zawarte są w dekrecie Państwowego Komitetu Statystyki Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.
Jednak GOST R 6.30-2003 zawiera listę wymagań, która zawiera 30 napisów, niestety nie wskazano, które napisy nadają dokumentowi moc prawną. Jednak nie wszystkie napisy wpływają na moc prawną dokumentu.
Stąd standard „Zunifikowane systemy dokumentacji. Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym i gramie maszynowym utworzonym przez technologię komputerową GOST 6.10.4.-84 ", zatwierdzone Uchwałą Gosstandart Federacji Rosyjskiej z dnia 9 października 1984 r. Nr 3549, ustanawia wymagania dotyczące składu wymagań, które nadają moc prawną dokumentom na nośniku maszynowym i wykres maszynowy utworzony za pomocą technologii komputerowej. Należą do nich: nazwa organizacji - twórca dokumentu; lokalizacja organizacji - twórca dokumentu lub adres pocztowy; Tytuł dokumentu; data przedstawienia dokumentu; kod osoby odpowiedzialnej za prawidłowość wykonania dokumentu na nośniku maszynowym lub do odczytu maszynowego lub, co do zasady, kod osoby, która zatwierdziła dokument. Ale oprócz tych szczegółów, dokument może zawierać dodatkowe informacje, które dla niektórych rodzajów dokumentów mogą być obowiązkowe z uwagi na wymagania prawa lub innych przepisów.

Dokumentacja elektroniczna

Oprócz tradycyjnych dokumentów papierowych w nowoczesnej usłudze HR wykorzystuje się również dokumenty elektroniczne. W sztuce. 11 Ustawa federalna nr 149-FZ ustanowiła specjalne wymagania dotyczące takich dokumentów:
„Wiadomość elektroniczna podpisana elektronicznym podpisem cyfrowym lub innym analogiem podpisu odręcznego jest uznawana za dokument elektroniczny równoważny z dokumentem podpisanym odręcznym podpisem w przypadkach, gdy przepisy federalne lub inne regulacyjne akty prawne nie ustanawiają lub nie nakładają wymogu sporządzenia takiego dokumentu na papierze”. .
W takim przypadku moc prawną dokumentu elektronicznego na mocy tego prawa potwierdza elektroniczny podpis cyfrowy. Moc prawną elektronicznego podpisu cyfrowego uznaje się, jeśli w zautomatyzowanym systemie informatycznym znajduje się oprogramowanie i sprzęt zapewniający identyfikację podpisu oraz jeśli przestrzegany jest ustalony tryb ich stosowania. Ponadto przepisy wspomnianej ustawy federalnej nie zabraniają stosowania innych analogów podpisu odręcznego w dokumentach elektronicznych jako wymogu identyfikacji informacji.
Ogólnie rzecz biorąc, skład szczegółów dokumentu elektronicznego musi być zgodny z wymaganiami GOST R 6.30-2003.
Ponadto GOST R 6.30-2003, wymieniając kompozycję szczegółów użytych do przygotowania dokumentów, nie definiuje tego pojęcia. Definicja zawiera GOST R 51141-98, zgodnie z którym wymóg dokumentu jest obowiązkowym elementem formalizacji dokumentu urzędowego (klauzula 2.1 GOST R 51141-98).

Legalizacja dokumentów

Moc prawną dokumentu zapewnia zestaw wymagań ustalonych dla każdego typu dokumentów oraz rejestracja na formularzu zgodnym z normą.
Należy pamiętać, że różne dokumenty składają się z innego zestawu szczegółów i przy kompilacji jednego dokumentu nie trzeba wykorzystywać wszystkich szczegółów opisanych w GOST. Niektóre wymagania wykluczają się wzajemnie, na przykład wymaganie „Dane referencyjne o organizacji” jest wskazane tylko literami, a „Nazwa typu dokumentu” nie jest zapisana na papierze firmowym. W procesie przygotowania i realizacji dokumentów skład obowiązkowych danych może być uzupełniony o inne szczegóły, jeśli wymaga tego cel dokumentu, jego przetwarzanie. Możesz dodać dodatkowe szczegóły do \u200b\u200bujednoliconych formularzy dokumentów. Np. Dodaj wymagany „podpis kierownika działu personalnego”, „podpis bezpośredniego przełożonego” do formularza zleceń przyjęcia i zwolnienia pracowników. Jednak usuwanie poszczególnych szczegółów z ujednoliconych formularzy nie jest dozwolone.
Skład rekwizytówCharakterystyka konkretnego dokumentu jest zdeterminowana celami powstania dokumentu, jego przeznaczeniem, wymaganiami co do treści i formy tego dokumentu oraz sposobu dokumentacji.
Głównym dokumentem określającym skład wymagań i wymagania dotyczące ich projektowania jest GOST R 6.30-2003.
Dokument ten określa następujące szczegóły, które są wykorzystywane przy przygotowywaniu i realizacji dokumentów organizacyjnych i administracyjnych - dekrety, zarządzenia, rozkazy, pisma, protokoły, akty i inne dokumenty zawarte w OK 011-93 (OKUD):
Kod formularza dokumentuale są umieszczone zgodnie z Wszechrosyjskim Klasyfikatorem Dokumentacji Zarządzania (OKUD). OKUD jest integralną częścią Jednolitego systemu klasyfikacji i kodowania informacji technicznych, ekonomicznych i społecznych i obejmuje ujednolicone systemy dokumentacji i formy dokumentów dopuszczonych do użytku w gospodarce narodowej.
Logo lub znak towarowy organizacji (znak usługowy) jest umieszczony na papierze firmowym organizacji zgodnie z Kartą (rozporządzenie w sprawie organizacji).
Kod organizacji (OKPO) jest umieszczony zgodnie z ogólnorosyjskim klasyfikatorem przedsiębiorstw i organizacji.
OGRN - główny państwowy numer rejestracyjny osoby prawnej jest umieszczony zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.
INN / KPP- numer identyfikacyjny podatnika / kod przyczyny rejestracji jest nadawany zgodnie z dokumentami wydanymi przez organy podatkowe.
Nazwa firmy, który jest autorem dokumentu, musi odpowiadać nazwisku zawartemu w jego dokumentach założycielskich. Nad nazwą organizacji należy podać skróconą nazwę, aw przypadku jej braku - pełną nazwę organizacji macierzystej (jeśli istnieje). Skróconą nazwę organizacji podaje się w przypadkach, gdy jest zapisana w dokumentach założycielskich organizacji. Skrócona nazwa (w nawiasach) jest umieszczana pod pełną nazwą lub po niej. Nazwy organizacji podmiotów wchodzących w skład Federacji Rosyjskiej, które wraz z językiem państwowym Federacji Rosyjskiej (rosyjski), językiem państwowym podmiotów Federacji Rosyjskiej, są drukowane w dwóch językach.
Nazwa oddziału, wydziału terytorialnego, przedstawicielstwa jest wskazana w przypadku, gdy jest autorem dokumentu i znajduje się pod nazwą organizacji.
Dane dotyczące organizacji obejmują sama w sobie: adres pocztowy; numer telefonu i inne informacje według uznania organizacji (numery faksów, teleksów, rachunków bankowych, adres e-mail).
Nazwa rodzaju dokumentu sporządzonego lub opublikowanego przez organizację musi być określona w statucie (rozporządzenie w sprawie organizacji) i musi odpowiadać rodzajom dokumentów przewidzianych przez OKUD (klasa 0200000). Na przykład „Wewnętrzne przepisy pracy”, „Opis stanowiska”.
Data dokumentu to data jego podpisania lub zatwierdzenia, do protokołu - data posiedzenia (podjęcia decyzji), dla aktu - data zdarzenia.
Dokumenty wydane przez dwie lub więcej organizacji muszą mieć jedną (jedną) datę.
Dozwolony dwa sposoby formatowania daty dokumentu: cyfrowe lub werbalno-cyfrowe.
Metodą cyfrową datę dokumentu sporządza się cyframi arabskimi w kolejności:
dzień miesiąca, miesiąc, rok. Dzień miesiąca i miesiąc zapisuje się dwoma parami cyfr arabskich oddzielonymi kropką; rok - czterema cyframi arabskimi.
Na przykład data 5 lutego 2011 powinna mieć następujący format: 02/05/2011.
Datę można sformatować w następującej kolejności: rok, miesiąc, dzień miesiąca, na przykład 2011.02.05.
Ta metoda formatowania dat jest szeroko stosowana w archiwach - daty na półkach, folderach i innych dokumentach zapisywane są w „odwrotnej” kolejności.
Metodą werbalno-cyfrową należy podać datę: 05.02.2011
Numer rejestracyjny dokumentu składa się z od numeru seryjnego, który według uznania organizacji może być uzupełniony o indeks sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw, informacje o korespondencie, wykonawcach.
Numer rejestracyjny dokumentu wydanego wspólnie przez dwie lub więcej organizacji składa się z numerów rejestracyjnych dokumentu każdej z tych organizacji, po których następuje ukośnik w kolejności autorów w dokumencie.
Numer rejestracyjny dokumentu jest nadawany na podstawie wpisu w odpowiednim formularzu rejestracyjnym. Wyróżnia się następujące rodzaje formularzy rejestracyjnych: karty kontrolne rejestracji (RCC); dzienniki rejestracyjne (książki); formularze ekranowe (przy korzystaniu z technologii komputerowej). W przypadku niektórych czasopism i książek formularze są zatwierdzane przez oficjalne organy. Na przykład forma książki do rejestracji ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich została zatwierdzona dekretem Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 „O zatwierdzeniu instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń”.
Ale większość form są opracowywane według własnego uznania pracodawca. Formularze dokumentów można przeglądać na stronie Formularze dokumentów
Niezarejestrowany dokument nie ma mocy prawnej !!!
Link do numeru i daty rejestracji dokument zawiera numer rejestracji i datę dokumentu, na który należy odpowiedzieć. To wymaganie jest wymagane w przypadku listów.
Miejsce przygotowania lub wydania dokumentu są wskazane w przypadku, gdy trudno jest go ustalić na podstawie wymagań „Nazwa organizacji” i „Dane referencyjne o organizacji”. Miejsce sporządzenia lub publikacji wskazane jest z uwzględnieniem przyjętego podziału administracyjno-terytorialnego, można stosować tylko ogólnie przyjęte skróty.
Adresat mogą istnieć organizacje, ich podziały strukturalne, urzędnicy lub osoby. Adresując dokument do urzędnika, przed nazwiskiem podaje się inicjały.
Nazwa organizacji i jej jednostki strukturalnej jest wskazana w mianowniku. Stanowisko osoby, do której adresowany jest dokument, jest wskazane w celowniku,
Na przykład:
do CEO
OJSC „Parus”
V.A. Laptev
lub

LLC „Mayak”
Dział księgowości
Główny ekonomista
V.M. Kochetova

KONTYNUACJA 1 na STRONIE

Podobne artykuły