Утверждены:

Советом Адвокатской палаты

Ивановской области

20 сентября 2013 года

Протокол № 12

 

Рекомендации по ведению, хранению и уничтожению соглашений (договоров) между адвокатом и доверителем об оказании юридической помощи, квитанций об оплате 

юридической помощи и адвокатских производств.

 

1.  Соглашение (договор).

1.1.  Соглашение (договор) об оказании юридической помощи заключается между адвокатом и доверителем в простой письменной форме. Составляется и подписывается соглашение (договор) в двух экземплярах. Один экземпляр  хранится у доверителя, второй у адвоката. На экземпляре адвоката должна стоять отметка доверителя о получении второго экземпляра договора, заверенная личной подписью доверителя.

1.2. Соглашение (договор) об оказании юридической помощи подлежит обязательной регистрации в «журнале регистрации договоров (соглашений)», где ему присваивается порядковый номер. Форма журнала прилагается. (Приложение № 1)

Номер соглашения (договора) должен соответствовать порядковому номеру записи в журнале регистрации.

Регистрации подлежат  все соглашения (договора), заключенные адвокатами независимо от того, с физическим или юридическим лицом заключено соглашение (договор).

 

1.2.1.   Соглашение (договор) об оказании юридической помощи хранится у адвоката, заключившего соглашение (договор) в течение всего срока исполнения.

После списания денежных средств, установленных соглашением (договором) об оказании юридической помощи, соглашение (договор) хранится непосредственно адвокатом не менее трех лет.

 

1.2.2. В каждом адвокатском образовании ведется один журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, в котором регистрируются все соглашения адвокатов, работающих в данном адвокатском образовании. Руководитель адвокатского образования своим решением закрепляет лицо (лиц) ответственное за ведение журнала и порядок его хранения. Адвокат, учредивший адвокатский кабинет, ведет журнал самостоятельно.

1.2.3. Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью и подписью руководителя адвокатского образования (в адвокатском кабинете – подпись адвоката, учредившего адвокатский кабинет) Записи в журнале производятся четко и разборчиво. Любые исправления и дополнения должны заверяться печатью и подписью руководителя адвокатского образования.

1.2.4. Журнал должен иметь надпись  о дате начала и окончания ведения журнала

1.2.5.   Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом (адвокатами) как документ, содержащий сведения, относящиеся к адвокатской тайне, не может быть ни кем истребован без согласия руководителя адвокатского образования, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством об адвокатской деятельности и КПЭА,  либо корпоративными решениями и правилами, принятыми уполномоченными на то органами адвокатского сообщества. Это правило распространяется  на копии журнала и выписки из журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвоката (адвокатов).

1.2.6. Президент, Вице-президент Адвокатской палаты, а также уполномоченные ими лица, вправе проверить порядок ведения и хранения журнала регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом, а также истребовать его либо заверенную копию (выписку) в следующих случаях:

- при поступлении в Адвокатскую палату жалобы Доверителя на действия (бездействие) адвоката;

 - в порядке рассмотрения дисциплинарного производства в отношении адвоката, если в рамках рассмотрения дисциплинарного производства исследуются обстоятельства заключения соглашения (соглашений) об оказании юридической помощи.

- в проверке исполнения решений Совета Адвокатской палаты.

 

1.2.7 Журнал регистрации соглашений об оказании юридической помощи адвокатом должен храниться в условиях обеспечивающих его сохранность и ограничивающий доступ к нему посторонних лиц.

1.2.8.   При полном заполнении журнала регистрации, в нем делается запись об окончания его ведения, одновременно с этим заводится новый журнал. Оконченный журнал хранится в документации адвокатского образования не менее пяти лет, после чего может быть уничтожен, о чем составляется соответствующий акт.

1.3. После истечения сроков хранения соглашения (договоры) уничтожаются. Составляется акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Акт содержит в себе следующие данные:

- порядковый номер соглашения (договора),

- дату составления соглашения (договора),

- ФИО доверителя,

- ФИО адвоката,

- сумму, определенную соглашением (договором),

- дату окончания соглашения (договора).

Акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения хранятся в адвокатском образовании либо у адвоката постоянно.

 

2.  Квитанция на оплату юридической помощи.

Квитанционные книжки об оплате юридической помощи по соглашению между адвокатом и доверителем хранятся в документах адвокатских образований в течение 5 лет.

 

3. Адвокатское производство.


3.1.  Кроме того, адвокатское производство является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

3.2. Адвокатское производство является одним из способов сохранения адвокатской тайны; содержащиеся в нем сведения и материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения.

3.3.  Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя. 
Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).

На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:

- наименование адвокатского образования;
-фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
- Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
- номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления либо дата поступления требования органов дознания, органов предварительного следствия или суда.
- дата принятия поручения;
-номер ордера адвоката и дата его выдачи;
-наименование органа, в производстве которого находится дело;
-уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.

3.5. Адвокатское производство следует хранить не менее трех лет с даты исполнения в полном объеме поручения, взятого на себя на основании соглашения об оказании юридической помощи, и не менее трех лет с момента вступления в законную силу соответственного судебного решения. Порядок хранения адвокатского производства определяется адвокатом, либо адвокатским образованием, в котором адвокат осуществляет свою деятельность.

 

Приложение 1

                                                                         к Порядку  регистрации адвокатскими образованиями

соглашений об оказании юридической помощи

                                     

ЖУРНАЛ

регистрации соглашений об оказании

юридической помощи адвокатами

№№

п/п

Дата

заключения

соглашения

Сведения о

доверителе

(Ф.И.О., наименование юридического лица, адрес)

Ф.И.О.

адвоката

(адвокатов)

заключив-шего соглашение

Сведения об исполнении, расторжении

соглашения.

   

  1.

      2.

         3.

       4.

      5.

   
             

 

Примечание:

1) В графе «1» производится нумерация соглашений по мере возрастания с начала ведения журнала до его окончания.

2) В графу «2» вносится дата (число, месяц, год  «00.00.00») заключения соглашения.

3) В графу «3» вносятся сведения о доверителе, с которым непосредственно заключено соглашение об оказании юридической помощи, т.е. лицо (юридическое, физическое), с которым определялись существенные условия соглашения, кто подписал соглашение и кто производит оплату по соглашению. Если доверителей несколько, то вносятся только те, кто подписал соглашение.

4) В графу «4» вносятся все адвокаты, заключившие соглашение.

5) В графе «5» указывается дата исполнения, расторжения соглашения.

6) Адвокатские образования могут вносить в журнал регистрации и иные сведения о соглашении (например: коротко предмет соглашения, изменения и дополнения в соглашения и т.д.).